La gestión ágil de proyectos o agile project management es un conjunto de metodologías para desarrollar proyectos caracterizados de una especial rapidez y flexibilidad en su planeación y ejecución. En sectores constantemente cambiantes, las organizaciones necesitan desarrollar servicios en corto tiempo para ser altamente competitivas y por lo tanto, también requieren de herramientas flexibles para gestionar la apremiante necesidad del cambio constante. Los gráficos burn-down y burn-up son herramientas que ayudan a los gerentes de proyectos ágiles a realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos y proporcionan un método eficaz de comunicación sobre el estado y el avance del proyecto en cuestión. La principal ventaja del uso de estos gráficos radica en la simplicidad de su interpretación. Los gráficos contienen cantidades mínimas de datos, pero exploran la relación de esos datos de la manera más efectiva, permitiéndonos tomar decisiones realistas acerca del trabajo pendiente. Burn-Down Chart Este tipo de gráfico muestra la relación entre dos piezas esenciales de información. Mientras en el eje vertical se marca el trabajo pendiente por realizar, en el eje horizontal se representa la cantidad de tiempo que llevará completar las tareas. Se traza una línea a lo largo del gráfico que indica el número de tareas (normalmente representadas en metodología ágil por puntos de historia) que se van completando con el tiempo de ejecución del proyecto. Además, una segunda línea puede actuar como una guía la cuál debería ser la tasa de avance ideal. La pendiente de la curva generada ayuda a ver la velocidad del equipo y permite al administrador del proyecto hacer previsiones más acertadas. Para generar el gráfico primero es necesario realizar una tabla en una hoja de Smartsheet con los días a graficar. En una columna se mostrará el trabajo pendiente por realizar y en otra el avance ideal. Es importante mencionar que las columnas del avance pueden estar automatizadas mediante el uso de fórmulas, sobre todo si se cuenta con una hoja de sprints. También pueden ser de captura manual según la flexibilidad necesaria. Luego se inserta un widget de gráfico en un tablero de control de Smartsheet, seleccionando el rango de la tabla generada, vamos a estar observando la curva de trabajo completado. Gracias al uso de este gráfico el gerente del proyecto obtiene el contexto para medir si el equipo está trabajando de manera eficiente, y si está a tiempo para completar el proyecto en la fecha acordada. Burn-Up Chart El gráfico de burn-up es muy similar al gráfico anterior, con la diferencia de que se parte del cero y se va marcando la cantidad de trabajo completado, generando la curva hacia arriba y no hacia abajo. Los ejes de un gráfico de burn-up contienen los mismos datos que el gráfico de burn-down, pero invierten la información para que, en lugar de realizar una cuenta hacia atrás del número de tareas, se esté observando el progreso obtenido. En otra palabras, el enfoque de este gráfico es mostrarnos cuánto trabajo ha completado el equipo en un momento dado, en lugar de cuánto queda por completar. El gráfico de burn-up también muestra la línea de trabajo realizado ideal; sin embargo, hay otra información valiosa que tiene el gráfico de burn-up y que los gráficos de burn-down no tienen. Estos incluyen una línea de alcance que rastrea cuando se agregaron o eliminaron tareas. De esta manera, se vuelve más sencillo para el equipo y el administrador del proyecto identificar el momento de cambios al alcance del proyecto así como su impacto. Una vez generados los gráficos en los tableros de control de Smartsheet, estos se van a estar actualizando directamente con la información proveniente de las tablas generadas. Además, recuerda que puedes compartir tu tablero de control con cualquier colaborador dentro y fuera de tu organización, sin preocuparse por si cuenta o no con una licencia de Smartsheet. Este es solo un ejemplo de lo que podemos realizar con los tableros de Smartsheet para gestionar nuestro trabajo. Si necesitas más apoyo en el desarrollo de soluciones para la metodología ágil, escríbenos a info@systec.com.mx y platicar de cómo podemos ayudarte.

La automatización es uno de los pilares principales de Smartsheet ya que busca reducir actividades repetitivas, monótonas, y agilizar la ejecución de nuestros procesos y proyectos. Gracias a la automatización, nuestros equipos de trabajo logran tener más tiempo para el trabajo productivo, la innovación y la mejora de procesos. Algunas de las herramientas empleadas en Smartsheet para realizar acciones automáticas son los flujos de trabajo, el bloqueo / desbloqueo de filas, y el copiado / movimiento de renglones a otras hojas. Los flujos de trabajo nos permiten mantener informados a todas las partes involucradas con diferentes alertas y recordatorios, pedir automáticamente autorizaciones pendientes, o solicitar actualizaciones de la información. Recientemente Smartsheet liberó dos nuevas funcionalidades relacionadas con los flujos de trabajo para automatizar aún más el trabajo. Registro de fechas Esta nueva funcionalidad nos permite guardar automáticamente la fecha de realización de algún cambio en una columna del tipo fecha de nuestra selección. Es una funcionalidad que sobre todo tiene una implicación directa en la trazabilidad y transparencia de la información, ya que podemos estar al tanto de cuándo algún estado o valor cambia, y tener el registro histórico de dichas modificaciones. Por ejemplo, con este flujo ahora podemos obtener inmediatamente la fecha cuando un colaborador marca como terminada su tarea, cuando se autoriza un presupuesto, o cuando cambia el estatus del proceso, sin tener que capturarlas manualmente. Asignación de personas La segunda nueva acción es un flujo para asignar personas. Con la ayuda de esta automatización es posible asignar a un contacto responsable inmediatamente en cuanto se modifica cierto dato de la hoja. Por ejemplo, al asignar en nuestra hoja un dato como puede ser el departamento, área asignada, tipo de trabajo, estatus de la tarea etc. automáticamente se cargará en la columna designada el contacto responsable de dicha área o tarea de una forma dinámica y automática, según sea el dato seleccionado. Anteriormente era posible asignar automáticamente a personas por medio de fórmulas y múltiples rutas condicionales en la columna del tipo lista de contacto; no obstante esto era un proceso complejo y no tan amigable con el usuario. La automatización de “Asignar personas” resuelve este problema ya que podemos personalizar el detalle del flujo y su desencadenador en una interfaz sencilla de usar. Con esto, la asignación de colaboradores se puede realizar de forma dinámica según sean las modificaciones o nuevos valores que vayan entrando en tu hoja, además de poder relacionar este flujo directamente con otras alertas o recordatorios. Gracias a las nuevas acciones recién liberadas, los flujos de trabajo se vuelven aún más inteligentes, brindándonos más posibilidades y permitiendo llegar aún más lejos en la automatización de nuestros procesos. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con las hojas de Smartsheet? Conoce nuestra oferta de cursos https://www.systec.com.mx/smartsheet-capacitacion o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

La hoja es el elemento clave de una solución en Smartsheet, ya que esta es la base de trabajo y el lugar donde se almacenan todos los datos. Gracias a la flexibilidad de la herramienta, es fácil adaptar las hojas a las necesidades únicas de cada empresa para realizar el seguimiento a una amplia variedad de procesos desde la realización de tareas y control de proyectos hasta gestión de inventarios, directorio de empleados, proveedores o clientes. Para ayudarte a aprovechar al máximo la capacidad de tus hojas, te presentamos 8 consejos y mejores prácticas de trabajo con este elemento tan importante. 1. Empieza por planear y organizar tu hoja Antes de crear una cuadrícula en blanco y comenzar a trabajar en ella, revisa el propósito de esta hoja y decide qué va a representar cada fila de tu tabla: puede ser una tarea, un ticket de soporte, una solicitud, un proceso de seguimiento a cliente, entre otros. Solo después de tener claros estos puntos, procede a agregar todas las columnas pertinentes a tu proceso o proyecto definidos, aprovechando todos los tipos de columna que nos ofrece Smartsheet. ¡No te olvides de utilizar símbolos, listas de contactos y las columnas automáticas del sistema! 2. Asegura la colaboración eficiente Ahora que tienes la estructura base de tu hoja, pregúntate cómo se va a alimentar la información de dicha hoja. ¿Va a haber una persona responsable de su mantenimiento o varias personas van a estar colaborando al mismo tiempo? ¿O, tal vez, se necesita recopilar información de la organización entera? Dependiendo de las respuestas a estas preguntas puedes optar por compartir tu hoja otorgando los permisos necesarios a personas identificadas o generar un formulario para recopilar información rápidamente de cualquier colaborador. Adicional a eso, revisa qué alertas, recordatorios y solicitudes vas a necesitar para que todos estén informados del progreso y el proceso fluya de forma natural. 3. Protege información sensible Cuando diferentes equipos, áreas o personas colaboran activamente en los procesos de trabajo en una hoja, puede ser necesario proteger la información sensible, ocultarla o evitar que no sea editable. Recuerda que en Smartsheet cuentas con la opción de bloquear filas y columnas o esconderlas de la vista para que los editores y observadores de la hoja no sean capaces de visualizarlas o realizar modificaciones en ellas. 4. Resalta datos importantes La experiencia visual es uno de los factores importantes que a veces pasa desapercibido al momento de configurar las hojas de trabajo. No obstante, aplicar un color de fondo diferente o utilizar otro tipo de fuente puede ser clave para poder encontrar fácilmente los datos críticos entre múltiples columnas y filas. Aprovecha la herramienta de formato condicional para generar reglas de formato dinámicas y enfocarse a los datos que requieren mayor atención. 5. Aplica filtros y utiliza distintas vistas de hoja Aunque la vista de cuadrícula es la vista más utilizada de Smartsheet, no es la única y, a veces, no es la más ventajosa. Es mejor observar algunos procesos en la vista de tarjetas Kanban, como puede ser el caso de seguimiento a oportunidades de venta. Si tu hoja de Smartsheet corresponde a la lista de tareas o entregables de contenido de marketing, puedes revisar las fechas clave cómodamente en la vista de calendario. Por último, el uso de vista de Gantt es un elemento indispensable en la gestión eficiente de ejecución de proyectos. Cualquiera que sea tu selección de vista, puedes configurar, compartir y aplicar los filtros necesarios para navegar rápidamente a la información requerida. 6. Automatiza con ayuda de fórmulas Las fórmulas le dan considerable poder a nuestras hojas. Con la ayuda de funciones podemos realizar operaciones aritméticas, calcular valores numéricos como montos o duraciones de días entre fechas, o, incluso, automatizar ciertos aspectos de nuestra hoja. Revisa tu hoja y verifica si hay algunas columnas que se pueden automatizar. ¿Tal vez tienes un semáforo o una columna de estado que depende del porcentaje de progreso? o ¿el área responsable se selecciona en función al tipo de trabajo solicitado? Si es así, utiliza la función de “IF” para generar la fórmula requerida y ahorra tiempo al no tener que realizar el llenado de datos de forma manual. 7. Aprovecha el resumen de hoja Uno de los errores más comunes en el uso de Smartsheet surge cuando las hojas se utilizan como hojas de cálculo de otros sistemas, realizando cálculos estadísticos y resúmenes en la misma hoja en la parte de arriba o al lado. La recomendación es siempre mantener las hojas limpias y proporcionar más contexto acerca del proceso o calcular indicadores críticos en una ventana de tu hoja diseñada específicamente para eso llamada “Resumen de Hoja”. 8. Archiva automáticamente filas antiguas Optimiza tus hojas y mantén solo los datos relevantes. Utiliza flujos de copiar y mover filas para archivar los datos antiguos de procesos terminados o enviar la información a áreas correspondientes para mayor seguimiento. Con la ayuda de estos flujos de Smartsheet puedes concentrarte en los elementos de trabajo que necesitan de tu atención y tenerlas siempre a la mano en tu hoja. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con las hojas de Smartsheet? Conoce nuestra oferta de cursos https://www.systec.com.mx/smartsheet-capacitacion o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Si tú, al igual que nosotros, te has encontrado alguna vez realizando cálculos estadísticos en Smartsheet y pensando en cómo puedes hacerlos de forma más sencilla,¡tenemos una solución para tí! En este artículo te contamos acerca de la aplicación premium de Smartsheet llamada Pivot App. El principal objetivo de Pivot App es el generar una tabla dinámica con los datos de una hoja o inclusive un reporte de Smartsheet, con el objetivo de realizar: resúmenes, métricas y KPIs. Dichas tablas dinámicas siempre van a estar actualizadas en tiempo real, simplificando cálculos, evitando errores manuales, y contando con la posibilidad de siempre agregar a dicha tabla dinámica nuevos requerimientos. La aplicación Pivot App toma y recopila los datos existentes en una o varias hojas de Smartsheet o reportes, permitiendo seleccionar la combinación de columnas y filas requeridas. Las tablas generadas se actualizan constantemente debido a la capacidad de configurar la periodicidad con la que queremos que nuestros datos se revisen. De esta forma no será necesario asignar a alguien para el mantenimiento u organización de estos. Resumiendo, los puntos fuertes de Pivot App son los siguientes: Creación automática de métricas u hojas de resúmenes en cuestión de segundos, con la información extraída de una hoja o un reporte de Smartsheet. Consideración de gran cantidad de variables y realización de cálculos puntuales (SUM, COUNT, AVG, MAX, MIN) sin ninguna interacción manual con fórmulas. Actualización constante de métricas de acuerdo a la periodicidad establecida o inclusive en tiempo real para que la información extraída siempre esté precisa y correcta. Flexibilidad de la herramienta y facilidad de uso para que puedas crear rápidamente todas las tablas dinámicas necesarias y olvidarte del mantenimiento de cálculos. Pivot App es para ti si: Necesitas resumir y analizar grandes cantidades de datos para crear comparaciones, patrones o tendencias significativas. Quieres obtener una visualización clara de los datos relevantes, organizando, ordenando y resumiendo fácilmente según diferentes criterios. Tienes hojas de Smartsheet dinámicas que cada día actualizan, agregan y modifican sus datos, y quieres tener la confianza de que las métricas siempre consideren la última versión de la información. El uso de fórmulas no es tu fuerte, sobre todo si se trata de varias condiciones lógicas y operaciones complejas. Valoras tu tiempo y quieres invertirlo en tareas productivas de alto valor en lugar de dedicarlo a la realización y mantenimiento de cálculos de Smartsheet. ¿Quieres obtener más información sobre el uso de Pivot App? Visita nuestra página systec.com.mx/smartsheet-premium-apps o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Smartsheet es una herramienta que constantemente va evolucionando y mejorando, siempre escuchando las necesidades de los usuarios, y adaptándose a las nuevas tendencias de mercado. En esta ocasión, como una de las grandes mejoras anunciadas desde ENGAGE 2020, Smartsheet renovó los reportes, incluyendo lo siguiente: Rediseño gráfico de generador de informes La ventana de edición de reportes de Smartsheet ha cambiado totalmente, dejando atrás los campos de ¿Quién?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Qué?. La nueva interfaz consolida todas las opciones de edición en la barra superior de la pantalla, lo cual la hace mucho más intuitiva y acorde al lenguaje de diseño con el que cuenta Smartsheet. Por otro lado, el generador de informes ahora te lleva de la mano en la configuración, abriendo de uno en uno los diferentes elementos que se necesitan en la creación del reporte para que la experiencia de su preparación sea más sencilla que nunca. Grupos de condiciones lógicas Una de las principales fortalezas de los reportes es la posibilidad de agregar una gran cantidad de condiciones lógicas que se utilizan para filtrar la información en función a valores numéricos, fechas, usuarios, estados etc. Gracias a los filtros es posible hacer los reportes tan únicos y específicos como lo necesites. En esta actualización Smartsheet agregó la posibilidad de contar con múltiples grupos de condiciones, los cuales podemos combinar por medio de las reglas lógicas de “y”, y “o”. Combina los diferentes grupos de filtros y define la relación entre ellos para lograr reportes más específicos y precisos. Agrupación de la información Una de las funcionalidades totalmente nuevas es la capacidad de poder agrupar información. Ahora es posible combinar conjuntos de datos similares con el propósito de organizar las filas en categorías o clasificaciones lógicas. Con esta funcionalidad de agrupación podemos estructurar mejor nuestros informes para que la información sea mucho más clara, y con un solo vistazo observar datos clave. Resumen de datos críticos Y por último, otra gran novedad en los reportes es la función de Resumir, que de forma automática realiza una sumatoria, conteo, cálculos de promedio, máximo o mínimo, de todo nuestro informe y de cada grupo de datos. Ahora podemos extraer rápidamente la información clave de nuestros informes sin escribir ni una sola fórmula. Con estas nuevas características Smartsheet vuelve aún más valioso uno de sus componentes clave como son los reportes, dándole un cambio completo y brindando a los usuarios más posibilidades para empoderarnos a realizar reportes precisos y eficaces. ¿Quieres obtener más información sobre el uso de Smartsheet? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Con todos los cambios que se originan día a día en el mundo actual, la antigua forma de trabajar con procesos manuales ya no es suficiente. Lo mismo ocurre con la mayoría de las soluciones de gestión del trabajo que presentan el mismo enfoque antiguo. Para alcanzar los objetivos establecidos, se necesita una forma de trabajo que facilite la colaboración, que nos proporcione la información que requerimos para generar resultados, pero también que nos libere de la repetición manual para que podamos enfocarnos en las actividades más productivas y eficaces. Creemos que Smartsheet es una solución óptima para la coordinación de este nuevo trabajo dinámico, independientemente del lugar donde laboras. Para confirmarlo vamos a revisar 5 problemas comunes y cómo Smartsheet ayuda a superarlos. Problema 1: Estamos constantemente conectados, pero esto no incrementa la productividad Solución: Colaborar en actividades de forma efectiva No es necesario solamente estar conectados y pendientes a las llamadas y correos. Más bien necesitamos colaborar de una forma eficiente que permita trabajar en conjunto para realizar entregas rápidamente y con calidad. Por ejemplo, Smartsheet es accesible para todos, tanto dentro como fuera de la empresa. Además nos brinda varias funcionalidades para adaptar la herramienta al trabajo requerido, conversar y revisar documentos a través de la plataforma, y analizar información en tiempo real. Problema 2: No contamos con la información necesaria para avanzar en nuestros procesos. Solución: Tener una única fuente de la verdad, siempre actualizada y relevante La consolidación de información en una plataforma que sirve como única fuente de verdad permite que incluso los equipos más dispersos se mantengan conectados entre sí en múltiples ubicaciones y tengan acceso a la información crítica más reciente. Problema 3: Perdemos nuestro tiempo más productivo en tareas repetitivas de bajo valor Solución: Automatizar los procesos manuales y repetitivos El 86% de los trabajadores dicen que la automatización les ayudó a ser más eficientes y productivos. Además el 59% de los empleados notan un ahorro de aproximadamente 6 horas a la semana (fuente: reporte anual de Smartsheet, 2017) . Es ahí donde se vuelve crucial el uso de automatizaciones, fórmulas y otras funcionalidades de Smartsheet que ayudan a reducir los procesos manuales, evitando así los errores humanos más comunes en el trabajo y agilizando las operaciones laborales. Problema 4: Tenemos que mostrar nuestro trabajo realizado en reportes estáticos o láminas de Powerpoint Solución: Proporcionar visibilidad en tiempo real de avances Los paneles e informes de Smartsheet nos ayudan a ahorrar tiempo pero también brindan visibilidad en tiempo real sin la necesidad de recalcular métricas o actualizar el estado del proyecto. De esta forma podemos dedicar menos tiempo a informar sobre el trabajo y más tiempo realmente haciendo el trabajo. Además, se puede recuperar hasta un día a la semana reduciendo el tiempo en juntas de seguimiento y revisión. Problema 5: Nos faltan las herramientas o habilidades técnicas para lograr lo que necesitamos Solución: Utilizar plataformas amigables que se adapten a medida de los requerimientos únicos La tecnología no debe ser un obstáculo para sus logros. Por esta razón, es importante contar con una plataforma que cumpla con estándares de seguridad, pero que también ofrezca una interfaz de usuario intuitiva, paneles fáciles de diseñar e informes configurables. Adicionalmente es ideal que permite personalizar sus propios flujos de trabajo y soluciones sin la necesidad de soporte técnico. Por eso, más de 80,000 empresas utilizan y confían en Smartsheet con su trabajo. Es así cómo Smartsheet se vuelve una solución que ofrece distintas ventajas y funcionalidades para resolver la mayoría de los problemas actuales en los procesos y proyectos, presentando importantes oportunidades para que las empresas sean más competitivas e innovadoras. Si te queda alguna duda o quieres obtener más información acerca de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx.

Gestión de proyectos es uno de los casos de usos más populares de Smartsheet, donde la nueva plataforma de 10,000ft puede complementar a la perfección a Smartsheet con su administración eficiente de los recursos humanos. Por ejemplo, a través de 10,000ft los líderes de proyectos pueden conformar equipos exitosos para realizar el trabajo necesario, obtener una visualización clara de la utilización de recursos y proporcionar a los miembros una hoja de tiempo fácil de llenar. Y Smartsheet seguría siendo la plataforma donde todos estos equipos planificarían sus proyectos y trabajo, aprovechando todas sus funcionalidades de automatización y colaboración. Anteriormente, el uso de estas plataformas era independiente, pero para facilitar el trabajo y agilizar aún más la administración de proyectos y portafolio, el equipo de Smartsheet desarrolló un panel de integración entre los dos sistemas ¡que ya está disponible!. Vamos a ver cómo funciona el panel en este artículo: Todos los usuarios con una licencia de Smartsheet y de 10,000ft pueden usar el panel de integración cuyo acceso se ubica en el panel lateral de las hojas de Smartsheet. En primer lugar, con esta integración podemos generar automáticamente un proyecto en 10,000ft sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet o conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales. Como siguiente paso podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos asignar un “placeholder” de 10,000ft que aparecerá automáticamente en nuestra columna de “Asignado a”. Les recordamos que los placeholders son asignaciones temporales que están relacionadas al rol y disciplina específicos y que podemos utilizar para una mejor planeación de utilización de recursos. Durante este proceso, la integración con 10,000ft nos va a traer automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva. Una vez confirmadas las asignaciones, está información inmediatamente se transfiere al proyecto de 10,000ft y sus vistas de recursos. A partir de este momento, cualquier cambio realizado en las fechas o duraciones de las actividades, en el porcentaje de la asignación o, incluso, en en reemplazo de recursos, enseguida se reflejará tanto en el panel como en la plataforma de 10,000ft. Con el objetivo de proporcionar una rápida navegación, desde el panel de integración tenemos acceso al proyecto y a las páginas personales de los recursos, que nos permiten revisar cualquier detalle. De esta forma, con la ayuda de la integración podemos mantener los datos sincronizados sin ningún esfuerzo adicional y ganar una vista, que nos permite comparar nuestros planes para observar el impacto de cambiar los cronogramas o asignar distintos recursos, lo cual es clave para lograr una mejora en la coordinación del trabajo. ¿Quieres obtener más información sobre 10,000ft o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Smartsheet, siendo una herramienta que busca facilitar la ejecución del trabajo diario, ofrece una gran cantidad de integraciones nativas y adicionales con otras aplicaciones y sistemas para que puedas administrar todo tu trabajo fácilmente desde una sola plataforma y aprovechar beneficios adicionales. Las integraciones con las que cuenta Smartsheet actualmente se pueden dividir en 2 grupos principales: Add-ons (o extensiones) y Conectores. 1. Add-ons / Extensiones En este grupo vamos a poder encontrar una gran cantidad de distintas integraciones que realizan ciertas acciones puntuales. La mayoría de estas extensiones son nativas de Smartsheet o desarrolladas por sus partners, y no requieren de algún costo adicional. Por ejemplo, Smartsheet se conecta perfectamente con aplicaciones de paquetería como Microsoft Office y Gsuite. Además podemos integrar Smartsheet con una gran variedad de herramientas de mensajería y comunicación como Microsoft Teams, Slack, Workplace y Google Hangouts. Adicionalmente, existen muchas extensiones con apps de almacenamiento, formularios externos, automatización de procesos, o manejo de contenido creativo con Adobe Creative Cloud. Incluso podemos aprovechar de aplicaciones para analizar datos y visualizar información de Smartsheet en gráficos de Tableau, Power BI, Domo etc. Accede a la siguiente liga para revisar el listado completo de extensiones: https://www.smartsheet.com/marketplace/apps 2. Conectores Los conectores son integraciones más complejas que permiten sincronizar la información en tiempo real, ofreciendo conexión bidireccional. En este momento Smartsheet tiene disponibles 4 conectores, que se adquieren de forma adicional a las licencias: Jira de Atlassian: una elección popular para la gestión operativa de proyectos ágiles, administración y seguimiento de errores e incidencias, comúnmente utilizada por equipos de TI. El conector de Smartsheet para Jira te permite conectar la información entre ambas plataformas para ganar más visibilidad y control de los proyectos. Salesforce: conecta Smartsheet de forma bidireccional con la popular plataforma CRM para la gestión de relaciones con clientes y seguimiento de oportunidades de venta. Este puede utilizarse para sincronizar datos entre las dos plataformas, organizar, compartir y actualizar información de los clientes de la mejor manera. Microsoft Dynamics 365: nos permite crear flujos de trabajo flexibles que garantizarán la alineación de los datos entre plataformas y el intercambio automatizado de información clave del cliente entre los equipos de su organización. ServiceNow: con este conector es posible administrar los detalles de un proyecto generado en ServiceNow directamente en Smartsheet, regresando todos los cambios en los datos críticos del proyecto. Claramente, las integraciones que revisamos hasta el momento son una gran ayuda para poder conectar Smartsheet con otras herramientas. Pero ¿qué pasa si el sistema que ustedes utilizan en su trabajo no está listado entre todos estos conectores y add-ons? En este caso Smartsheet también tiene distintas soluciones preparadas: Data Uploader: aplicación premium de Smartsheet que es una solución perfecta si lo que necesitas es traer grandes cantidades de datos emitidos por otro sistema a Smartsheet, especialmente si lo tienen que hacer de forma periódica. API de Smartsheet: permite desarrollar integraciones y conexiones propias a cualquier otro sistema o aplicativo de interés, incluso a las herramientas propias de la organización. Bridge: una nueva herramienta de Smartsheet que hace posible automatizar los procesos de tu empresa mediante una interfaz sin código, generando flujos de trabajo entre Smartsheet y otros sistemas. Y tú ¿ya estás utilizando alguna de las extensiones o conectores de Smartsheet? ¿Tienes alguna duda o necesitas más información? Entra a https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx y te proporcionamos el mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

Los procesos de negocio dependen de múltiples sistemas para ejecutar el trabajo y almacenar datos importantes; pero, generalmente requieren pasos manuales e intervención humana para cerrar la brecha. Por esta razón Smartsheet lanza Bridge - una nueva plataforma que automatiza los procesos de tu empresa con la ayuda de una interfaz sin código, generando flujos de trabajo entre Smartsheet y otros sistemas. ¡Ahora es más fácil integrar tus sistemas empresariales sin necesidad de desarrollar conectores propios o involucrar personal técnico experto en programación y código! ¿Cómo funciona Bridge? Bridge nos ofrece infinitas posibilidades de desarrollar soluciones sin programación para crear flujos de trabajo avanzados. Cada flujo se compone de distintos elementos, como trigger o desencadenador, acciones a realizar, estados, rutas condicionales etc. Todos estos elementos se posicionan en el flujo de forma muy sencilla, arrastrando el elemento y soltándolo en la ubicación correcta (drag & drop). Para facilitar la experiencia para los usuarios nuevos, Bridge cuenta con un Centro de Soluciones donde encontraremos plantillas y ejemplos de flujoscon varias aplicaciones muy populares, por ejemplo: Microsoft Teams, Workplace, Marketo, Harvest, Mailgun, Messenger, Slack etc. No obstante se puede generar un flujo totalmente personalizadoa través del uso de HTTP calls para conectar Smartsheet con cualquier sistema que también cuente con una API. Además, se pueden ubicar todos los flujos generados en carpetas o espacios de trabajo para tener una mejor organización de flujos según la hoja específica de Smartsheet o un área de empresa. Beneficios de Bridge El poder conectar Smartsheet con otros sistemas que utilizas en tus operaciones diarias es clave para que tu trabajo fluya más rápido y correctamente. Con Bridge ahora es posible: Automatiza procesos de negocio rutinarios: Asegura cumplir con todos los pasos de tus procesos de negocio, independientemente de que tan simple o complejo sean, eliminando los pasos manuales y repetitivos. Opera con eficiencia: Ya que una acción en Smartsheet puede provocar enseguida otra acción en un sistema o incluso varios sistemas distintos, reduce retrasos y evita errores. Crea una única fuente de verdad: Integra sistemas empresariales que guíen las operaciones y decisiones estratégicas. Responde a necesidades específicas de tu negocio: Resuelve retos comerciales con soluciones personalizadas. Ejemplos de uso Cada empresa puede tener distintos casos de uso para una herramienta como Bridge. Vamos a revisar algunos ejemplos: Ejemplo 1: Iniciación de proyecto Activa un flujo de trabajo de Bridge cuando se crea un nuevo proyecto en Smartsheet. Usa Bridge para encontrar y asignar el mejor equipo disponible según el tipo de proyecto en el sistema de gestión de recursos y activa correos electrónicos personalizados para el cliente y otras personas involucradas. Posibles integraciones: Smartsheet, Marketo y Harvest Ejemplo 2: Bot de encuesta Durante conferencias o eventos, usa Bridge para empezar una encuesta a través de una plataforma de chat, recopilar las respuestas y guardarlas automáticamente en una hoja de Smartsheet Por ejemplo, se puede utilizar: Smartsheet y Workplace Ejemplo 3: Exponer comentarios más recientes Con la ayuda de Bridge podemos facilitar la revisión del estado de tareas o actividades clave al exponer el comentario de fila más reciente en una celda de la fila, sin tener que navegar a la sección de conversaciones. Integración requerida: Smartsheet Ejemplo 4: Actualizaciones meteorológicas Conecta Bridge a un servicio meteorológico para recibir pronóstico en tiempo real. Cuando llega una alerta, Bridge puede acceder a una hoja de Smartsheet donde se rastrea la ubicación de los proyectos y puede transmitir la advertencia sólo a aquellos en el área afectada, lo cual puede ser especialmente útil para los proyectos de construcción. Posibles integraciones: Smartsheet, Google Geocode, Dark Sky Si quieres obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet-bridge o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Tradicionalmente en los meses de Octubre y Noviembre Smartsheet nos tiene una gran variedad de actualizaciones que se anuncian durante la conferencia anual llamada ENGAGE. Muchas de las nuevas herramientas ya están disponibles en su ambiente de Smartsheet, ¡vamos a revisarlas! Nuevas herramientas de anotación y más formatos de “Pruebas” Las últimas mejoras ocurrieron en la funcionalidad de Pruebas, que se integró a Smartsheet el año pasado y rápidamente ganó popularidad entre los usuarios. Durante el año, el equipo de Smartsheet fue continuamente agregando más funcionalidades a esta herramienta. Ahora con la ayuda de Pruebas podemos cargar múltiples archivos a una fila para su revisión, agregar comentarios puntuales, colocar marcas en forma de flecha o cuadro (parte de la última actualización), solicitar opiniones o aprobaciones de otras personas involucradas, cargar versiones nuevas de documentos y completar la prueba cuando se haya terminado todo el trabajo para que quede en formato de consulta sin la posibilidad de agregar nuevos comentarios. Anteriormente, solo se permitía la revisión en Pruebas de 2 archivos: PDFs e imágenes. Ahora Smartsheet amplió significativamente los formatos aceptables y podemos cargar documentos Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones PowerPoint. Además, ahora es posible cargar vídeos para revisarlos fotograma por fotograma e identificar cualquier área de mejora. Fórmulas de columna ¿Cuántas veces les ha pasado que al recibir la información a través del formulario la fórmula no se copiaba correctamente de otro renglón, o alguien la modificó por error? Ahora solo es necesario crear la fórmula una vez, utilizando el argumento @row en vez de números de filas. Luego hay que convertirla en una fórmula de columna para que se aplique automáticamente a todas las celdas de esa columna, independientemente de cómo se agregan filas nuevas. Además, se incluyó un mecanismo de protección de fórmulas que no permite editar ni eliminar la fórmula a nivel de celda. Solamente los propietarios y los administradores de las hojas podrán modificar la fórmula de columna generada en un menú especial. Generador de documentos PDF Una funcionalidad nueva que fue introducida a Smartsheet y que seguramente nos va a brindar muchos beneficios es el “Generador de Documentos PDF”. Esta herramienta nos permite crear documentos personalizados en PDF como pueden ser órdenes de compra, cartas, facturas, cotizaciones etc. con datos de nuestras filas u hoja entera y sin tener que abandonar nunca la plataforma de Smartsheet, así ahorrando tiempo y eliminando los pasos manuales que suelen ser propensos a errores. El procedimiento es muy sencillo: se necesita una plantilla de documento en PDF con campos rellenables y la hoja de Smartsheet con datos. Incluso es posible cargar mas de una plantilla del documento por hoja para asegurarnos que cualquier archivo que se necesite estará listo en un par de minutos. Además, una vez llenado el documento a través del generador lo podemos descargar a nuestra computadora o adjuntarlo a la fila de Smartsheet correspondiente. Todas estas funcionalidades nuevas ya están funcionando en todos los planes Business, Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. No obstante, si requieres ayuda con la demostración de estas u otras herramientas de Smartsheet, no dudes en contactarnos por info@systec.com.mx

Una de las sorpresas más agradables que nos preparó Smartsheet este año es WorkApps, una plataforma que permite crear aplicaciones intuitivas de escritorio o dispositivos móviles sin código de programación. El objetivo de esta herramienta es empoderar a los usuarios a generar espacios únicos que consoliden información tanto de Smartsheet como de fuentes externas pertinentes a un proyecto o proceso. Vamos a revisar paso a paso en este artículo toda la funcionalidad de esta plataforma que por ahora ya está disponible en modalidad de pruebas. Crea tu aplicación en un par de minutos Con WorkApps el proceso de creación de tu propia aplicación es muy sencillo: puedes utilizar una de las aplicaciones precargadas de Smartsheet o empezar desde cero. De hecho, entre las aplicaciones precargadas puedes encontrar algunas para el control de proyectos, administración de reuniones y gestión de tickets de TI. Además, si optas por apoyarte con el ejemplo de Smartsheet enseguida obtienes todas las hojas, reportes e incluso tableros necesarios en tu cuenta, así como la configuración estándar de la aplicación. No obstante, si deseas crear una aplicación personalizada, puedes generarla tu mismo especificando todos los componentes. En WorkApps podemos agregar hojas, reportes, tableros y formularios de Smartsheet. El último tipo de contenido que podemos agregar es contenido web que se refiere a vídeos, documentos, láminas y hojas de Google o Microsoft Office Online, entre otros. Genera roles y otorga distintos permisos Una vez seleccionados todos los componentes accesibles desde la aplicación, vamos a tener la opción de generar roles (es decir dirección, miembros de equipo, responsables, etc.) y habilitar ciertos componentes como tableros, reportes y hojas de acuerdo al tipo de rol, otorgando distintos permisos. WorkApps nos da la posibilidad de crear tantos grupos de roles como sea necesario y asignar a las personas correspondientes a estos grupos directamente desde el menú de la edición de la app. Los permisos varían entre “Editor”, “Observador” o "Sin Acceso”. Esta última opción nos sirve para ocultar ciertos componentes si no queremos que un grupo tenga acceso a este nivel de detalle. Una de las diferencias más importantes entre un espacio compartido en Smartsheet y WorkApps consiste en que en WorkApps podemos consolidar información incluso de varios espacios de trabajo y proporcionar un fácil acceso a los archivos requeridos. Personaliza tu aplicación Con WorkApps es fácil tanto construir la aplicación como personalizarla de acuerdo a los lineamientos de tu empresa. Para cada hoja de Smartsheet podemos definir la vista predeterminada para la versión web y móvil de la plataforma, así como aplicar algún filtro preestablecido. Además, es posible agregar un logo y un ícono de la aplicación, decidir sus colores y darle un título. Esta aplicación estará disponible desde la página de WorkApps o en la app móvil de Smartsheet para las personas a las que le diste acceso. ¿Estás interesado en probar o conocer más de WorkApps? Te recordamos que ahora solo está disponible en modalidad preview, pero puedes solicitar la demo o tu acceso escribiéndonos a info@systec.com.mx

El año 2020 presentó desafíos para muchas empresas y personas, pero al mismo tiempo ofreciendo oportunidades para repensar nuestras formas de realizar distintas experiencias. Así es como la conferencia anual de Smartsheet, llamada ENGAGE, este año se volvió virtual. Con esta modalidad llegó a un número mucho más grande de usuarios, independientemente de sus localidades. ENGAGE 2020 se convirtió en la conferencia más grande de Smartsheet, de todas las que han organizado. Miles de usuarios apasionados por la plataforma pudieron descubrir el futuro de Smartsheet directamente de su presidente y CEO Mark Mader, así como escuchar historias de éxito inspiradoras de líderes que logran lo que parecía imposible, demostrando que se puede alcanzar cualquier meta. Además, cada participante tuvo la oportunidad de asistir a sesiones informativas y pláticas técnicas sobre la herramienta, ver demostraciones de nuevas funcionalidades y resolver cualquier duda con la ayuda de consultores expertos. Pero lo más importante de todo es que cada asistente recibió inspiraciones e ideas sobre cómo Smartsheet puede ayudar a transformar la forma en la que cada quién ejecuta su trabajo y crear el futuro del trabajo que desea. Bienvenidos a la era del trabajo dinámico Durante los últimos meses la mayoría de nosotros está asistiendo a videollamadas desde casa, saltando entre correos electrónicos, herramientas de trabajo y aplicaciones de mensajería. Pero los líderes empresariales que utilizan Smartsheet están seguros: no es una nueva forma de trabajar, sigue siendo la forma antigua nada más en una nueva envoltura. En este momento de extrema incertidumbre y cambio, tenemos una oportunidad única de repensar todo, no solo las herramientas que usamos, sino la forma fundamental en que abordamos el trabajo. Ahora es más importante que nunca estar listo para aprovechar al máximo cada oportunidad. La idea y el objetivo principal de ENGAGE fue mostrar a todos los profesionales cómo pueden transformar el trabajo dentro de su organización para que en 2021 comience una nueva era de innovación, no solo un regreso a la normalidad. Más que una simple plataforma para el trabajo Cuando las personas y las tecnologías colaboran, pueden lograr cosas impresionantes. Smartsheet está para apoyar y acompañar a todos en este camino. Con este enfoque Smartsheet prepara y anuncia el lanzamiento de nuevos productos y funcionalidades para lograr mayor automatización en los procesos y operaciones, impulsar la coordinación y colaboración en las organizaciones, y asegurar su lugar como la plataforma central de la ejecución de trabajo que se conecta y se integra fácilmente con otras herramientas que utilizamos. Durante el evento nos sorprendieron con las actualizaciones de la interfaz completa de la plataforma, una nueva experiencia de construcción y edición de tableros y un generador de documentos PDF con los datos de la hoja, así como mayor funcionalidad y un rediseño de los reportes, entre algunas otras características muy esperadas por los usuarios. Para ampliar aún más sus capacidades y llevar a otro nivel el trabajo con la plataforma, Smartsheet desarrolló dos productos nuevos: Bridge y WorkApps. Estos serán un factor diferenciador clave de cualquier otra herramienta, ofreciendo a los usuarios de Smartsheet infinitas posibilidades. ¡No te pierdas nuestros próximos eventos, webinars y artículos, donde explicaremos con más detalle cada una de las nuevas funcionalidades! SYSTEC - nombrado partner del año 2020 en la Región de América Por segundo año consecutivo y gracias a nuestro impecable servicio al cliente y una alta calidad del trabajo, Smartsheet reconoció el trabajo de SYSTEC. A nuestro Premio de Excelencia de Innovación del año pasado se suma el Premio del Partner del Año en la Región de América. Con la comunidad creciente de partners de Smartsheet en todo el mundo, recibir este premio es un gran honor y orgullo, que reafirma nuestra expertise de la herramienta en soluciones desarrolladas, en implementaciones exitosas con clientes en EEUU, México y América Latina, y en el gran número de cursos impartidos. Nuestro compromiso, como siempre, es seguir ofreciéndoles el mejor servicio posible y apoyarles en que sean exitosos usando Smartsheet. Si quieres saber más de nosotros, conocer más de nuestra experiencia con Smartsheet y ver cómo te podemos apoyar para que su uso sea más efectivo, ¡no dudes en contactarnos! ¿Tienes alguna duda o comentario? Contáctanos para proporcionarte mayor detalle sobre Smartsheet o agendar una demo en nuestra página: systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx