Search this site

La seguridad de la información es un factor importante al seleccionar una plataforma para administrar datos, coordinar proyectos y facilitar la colaboración entre equipos. Cuando una herramienta como Smartsheet forma parte de procesos empresariales, conocer los estándares que respaldan su gestión de seguridad permite evaluar con mayor precisión cómo se abordan aspectos como la protección de la información, la privacidad, el acceso a los datos y la continuidad operativa. Smartsheet concentra esta información en su Trust Center, donde publica documentación relacionada con seguridad, privacidad, cumplimiento y confiabilidad. Dentro de este espacio se encuentran sus certificaciones, informes de auditoría y diferentes prácticas de seguridad que pueden ser consultadas por las organizaciones durante sus procesos de evaluación de proveedores tecnológicos. El conjunto de certificaciones de Smartsheet abarca distintas áreas de gestión. Entre ellas se encuentran ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 27017:2015, ISO/IEC 27018:2019, ISO/IEC 27701:2019 e ISO/IEC 22301:2019. A estas se suma SOC 2 Type 2, que corresponde a un informe de examen independiente sobre determinados controles de la organización. Cada estándar tiene un propósito específico, por lo que conocer qué cubre cada uno ayuda a interpretar correctamente la información de seguridad de la plataforma. Certificaciones de Smartsheet ¿Qué certificaciones de seguridad tiene Smartsheet? No todas las certificaciones de Smartsheet evalúan los mismos aspectos. Algunas se concentran en la gestión de la seguridad de la información, mientras que otras abordan la seguridad de los servicios cloud, la protección de información personal, la privacidad o la continuidad del negocio. Para tener una visión general antes de revisar cada estándar, podemos agruparlos de la siguiente manera: Estándar Enfoque principal ISO/IEC 27001:2022 Gestión de la seguridad de la información ISO/IEC 27017:2015 Seguridad de servicios en la nube ISO/IEC 27018:2019 Protección de información personal en nubes públicas ISO/IEC 27701:2019 Gestión de la privacidad ISO/IEC 22301:2019 Continuidad del negocio SOC 2 Type 2 Evaluación independiente de determinados controles Esta diferenciación permite entender mejor el alcance de cada evaluación. La seguridad de una plataforma empresarial no depende de un único estándar, sino de diferentes procesos y controles que cubren necesidades específicas. ¿Qué certificaciones de seguridad tiene Smartsheet? ¿Qué significa ISO/IEC 27001 para la seguridad de Smartsheet? Cuando una empresa evalúa la seguridad de una plataforma SaaS, no basta con conocer qué controles técnicos ofrece. También es necesario saber cómo se gestionan los riesgos relacionados con la información. La ISO/IEC 27001:2022 establece los requisitos para crear, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (ISMS). Su enfoque se basa en la gestión de riesgos y contempla la protección de tres propiedades fundamentales de la información: Confidencialidad: limitar el acceso a la información a las personas autorizadas. Integridad: mantener la información completa y protegida frente a modificaciones no autorizadas. Disponibilidad: procurar que la información pueda utilizarse cuando sea necesaria. Para Smartsheet, contar con esta certificación significa que su sistema de gestión de seguridad de la información ha sido evaluado frente a los requisitos establecidos por este estándar. Para las empresas que consideran incorporar la plataforma a procesos donde se manejan datos importantes, esta certificación constituye un elemento adicional dentro de la evaluación del proveedor. La ISO/IEC 27001 también proporciona una estructura para identificar riesgos, establecer controles y revisar de forma continua la eficacia del sistema de gestión. Esto permite analizar la seguridad desde una perspectiva organizacional y no únicamente desde las características técnicas de una plataforma. Punto clave: una certificación ISO/IEC 27001 no significa que la responsabilidad sobre los datos desaparezca para el cliente. La organización continúa siendo responsable de configurar adecuadamente sus usuarios, permisos, procesos y políticas internas. ¿Qué aporta ISO/IEC 27017 a la seguridad de Smartsheet? La gestión general de la seguridad necesita considerar también las particularidades de los servicios en la nube. La ISO/IEC 27017:2015 proporciona controles y orientación específicos para entornos de computación cloud y contempla tanto a proveedores como a clientes de estos servicios. El estándar complementa los controles de seguridad establecidos en otros marcos de referencia y ayuda a abordar aspectos relacionados específicamente con la prestación y utilización de servicios cloud. Esto resulta relevante para una plataforma SaaS, donde los usuarios dependen de una infraestructura tecnológica administrada por el proveedor para almacenar, procesar y compartir información. En el caso de Smartsheet, esta certificación forma parte de un esquema más amplio de seguridad. Para una organización que utiliza la plataforma para gestionar proyectos, procesos o información empresarial, permite incorporar la seguridad específica de los servicios cloud dentro de la revisión general del proveedor. La evaluación de este estándar también puede ayudar a los equipos de tecnología y seguridad a formular preguntas más precisas sobre el funcionamiento de los servicios cloud, la gestión de responsabilidades y los controles utilizados para proteger la información dentro de este tipo de infraestructura. ¿Qué protege ISO/IEC 27018 en Smartsheet? La protección de la información personal requiere consideraciones adicionales cuando los datos se procesan dentro de servicios de nube pública. La ISO/IEC 27018:2019 se enfoca precisamente en la protección de información de identificación personal, conocida como PII, en este tipo de entornos. El estándar establece objetivos y controles relacionados con el tratamiento y protección de información personal cuando una organización actúa como procesador de PII. Esto incluye aspectos relacionados con la forma en que se gestiona esta información dentro de los servicios cloud. Para las empresas, este aspecto puede adquirir especial relevancia cuando Smartsheet forma parte de procesos que contienen información relacionada con empleados, clientes, proveedores u otras personas. La certificación proporciona otro elemento que puede revisarse durante una evaluación de proveedores, particularmente cuando la protección de datos personales forma parte de los requisitos internos de seguridad y cumplimiento. Además de revisar la certificación del proveedor, las organizaciones deben analizar sus propios procesos de tratamiento de información personal. La manera en que los usuarios introducen, comparten, modifican o exportan datos dentro de Smartsheet también forma parte de la gestión de privacidad de cada empresa. ¿Qué protege ISO/IEC 27018 en Smartsheet? ¿Cómo aborda Smartsheet la privacidad con ISO/IEC 27701? La seguridad de la información y la privacidad están relacionadas, pero requieren controles y procesos específicos. La ISO/IEC 27701:2019 amplía los principios de gestión de seguridad de ISO/IEC 27001 y 27002 hacia la administración de la privacidad. Este estándar proporciona orientación para establecer, implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de Información de Privacidad (PIMS). Su enfoque contempla procesos relacionados con el tratamiento de información personal y ayuda a las organizaciones a establecer una estructura para gestionar sus responsabilidades en materia de privacidad. Smartsheet incluye ISO/IEC 27701 dentro de su programa de privacidad. La compañía señala que este estándar puede ayudar a establecer controles relacionados con diferentes leyes y regulaciones de protección de datos, como GDPR y CCPA. Para una empresa que utiliza Smartsheet, la evaluación de privacidad puede considerar diferentes aspectos de su operación, entre ellos: Qué información personal se procesa. Qué controles existen para protegerla. Cómo se gestionan las responsabilidades relacionadas con el tratamiento de datos. Qué documentación proporciona el proveedor. Qué obligaciones permanecen bajo responsabilidad del cliente. Punto clave: contar con ISO/IEC 27701 no sustituye las obligaciones legales de una empresa. El cumplimiento también depende de cómo cada organización recopila, utiliza, almacena, comparte y elimina información personal. ¿Qué papel tiene ISO/IEC 22301 en la continuidad del negocio? La seguridad también está relacionada con la capacidad de una organización para mantener sus operaciones frente a interrupciones. La ISO/IEC 22301:2019 establece requisitos para un Sistema de Gestión de Continuidad del Negocio (BCMS) y se enfoca en la preparación, respuesta y recuperación ante eventos que pueden afectar las operaciones. Para una plataforma utilizada en la gestión de proyectos, procesos y datos empresariales, la continuidad puede tener una relación directa con las actividades cotidianas de los equipos. Una interrupción de los servicios tecnológicos puede afectar flujos de trabajo, colaboración y acceso a información necesaria para determinadas operaciones. La certificación ISO/IEC 22301 complementa el enfoque de seguridad de Smartsheet al incorporar la continuidad del negocio dentro de la evaluación de sus capacidades. De esta manera, la revisión no se limita a la protección de los datos, sino que también considera la preparación de la organización ante situaciones que puedan interrumpir sus operaciones. Para las empresas, esto puede formar parte de una evaluación más amplia de resiliencia tecnológica. La continuidad del proveedor debe analizarse junto con los procesos internos de recuperación, las dependencias tecnológicas y los procedimientos que la organización tiene establecidos para responder ante interrupciones. Smartsheet Admin Center con Governance Controls ¿Qué evalúa SOC 2 Type 2? Además de las certificaciones ISO, Smartsheet cuenta con un SOC 2 Type 2. Aquí es importante hacer una distinción: SOC 2 no es una certificación ISO. Se trata de un informe elaborado a partir de un examen independiente realizado por un tercero. Los informes SOC proporcionan información sobre controles relacionados con determinados criterios, entre ellos la seguridad, disponibilidad y confidencialidad de los sistemas utilizados para procesar datos de los usuarios. El alcance concreto depende del informe correspondiente y de los controles que hayan sido objeto del examen. La denominación Type 2 también es relevante. Este tipo de examen evalúa la existencia y efectividad operativa de determinados controles durante un periodo establecido, en lugar de limitarse a revisar su diseño en un único momento. Por ello, puede proporcionar a los equipos responsables de seguridad, tecnología y cumplimiento información adicional para evaluar los controles de un proveedor. Al revisar un informe SOC 2 Type 2, una organización puede prestar atención a: El periodo evaluado. Los controles incluidos dentro del alcance. Los criterios de servicio considerados. Los resultados del examen independiente. Las responsabilidades que corresponden al proveedor y las que permanecen con el cliente. Smartsheet indica que su informe SOC 2 Type 2 puede solicitarse a través de su equipo de Security and Governance. Este tipo de documentación puede formar parte de los procesos de evaluación de proveedores tecnológicos, siempre teniendo en cuenta el alcance específico del informe. Importante: las certificaciones ISO y los informes SOC 2 cumplen funciones diferentes. Al revisar la documentación de un proveedor, conviene identificar qué estándar o control se está evaluando y cuál es el alcance de esa evaluación. ¿Qué otros controles de seguridad ofrece Smartsheet? Las certificaciones y auditorías proporcionan un marco para evaluar determinados procesos, pero la seguridad de una plataforma también depende de los controles técnicos y operativos que se aplican de manera cotidiana. Smartsheet documenta diferentes capacidades relacionadas con identidad, acceso, cifrado, monitoreo, desarrollo seguro, gestión de vulnerabilidades y respuesta ante incidentes. Entre las capacidades de seguridad que Smartsheet documenta se encuentran: Cifrado de datos en reposo y en tránsito, con AES-256 para datos en reposo y TLS 1.2/1.3 para datos en tránsito. Autenticación y gestión de identidades, con opciones como SSO, MFA y sincronización de directorios mediante SCIM. Controles de acceso basados en roles, destinados a administrar los permisos de los usuarios. Registros de actividad y reportes de eventos, que facilitan la trazabilidad de determinadas acciones. Pruebas de penetración realizadas por terceros independientes. Programa de recompensas por detección de vulnerabilidades mediante HackerOne. Monitoreo de eventos e incidentes las 24 horas, junto con capacidades internas de respuesta. Ciclo de vida de desarrollo de software seguro (SSDLC), que incorpora estándares de la industria, herramientas de análisis y automatización. Smartsheet también señala que utiliza expertos externos independientes para realizar pruebas de penetración de determinados servicios en línea al menos una vez al año. Los resultados de estas evaluaciones pueden ponerse a disposición de los clientes bajo las condiciones establecidas por Smartsheet. Estos controles complementan las certificaciones porque permiten observar cómo se aplican determinadas prácticas de seguridad en la operación diaria. Para una empresa, revisarlos puede ser especialmente útil al momento de definir la configuración que tendrá su cuenta y las políticas que deberán seguir los usuarios. ¿Cómo se relacionan las certificaciones con el cumplimiento? El Trust Center de Smartsheet reúne también información sobre diferentes marcos regulatorios y de industria, entre ellos SOC, ISO, HIPAA, FedRAMP, FERPA, GLBA, GxP e ITAR. Estos elementos no deben interpretarse todos como certificaciones de seguridad, ya que pertenecen a categorías diferentes y responden a distintos requisitos. Esta distinción es importante cuando una empresa realiza una evaluación de cumplimiento. Una certificación ISO demuestra conformidad con los requisitos de un estándar específico, mientras que un informe SOC 2 proporciona evidencia sobre controles examinados por un tercero independiente. De igual manera, determinados programas o marcos regulatorios pueden establecer requisitos particulares para sectores o tipos de información concretos. Por ello, la revisión de cumplimiento debe considerar el estándar aplicable, su alcance y las responsabilidades que permanecen del lado del cliente. También es necesario analizar cómo se configurará la plataforma, quién tendrá acceso a la información y qué políticas internas se aplicarán durante su utilización. ¿Por qué son importantes estas certificaciones para una empresa? Para una organización que evalúa una plataforma de gestión de trabajo, las certificaciones y auditorías pueden formar parte de un proceso más amplio de gestión de riesgos de proveedores. Revisar esta documentación permite conocer los estándares bajo los cuales ha sido evaluado el proveedor y obtener información adicional sobre sus prácticas de seguridad y gestión. La revisión también puede ayudar a los equipos de tecnología, seguridad, compras y cumplimiento a formular preguntas más específicas antes de implementar la plataforma. El alcance de cada certificación, los controles incluidos y la documentación disponible pueden incorporarse a los criterios utilizados para aprobar un nuevo servicio tecnológico. Antes de implementar una plataforma, una organización puede revisar aspectos como: Alcance de las certificaciones: qué servicios y procesos están cubiertos. Gestión de identidades: cómo se administran usuarios y métodos de autenticación. Permisos: quién puede acceder, modificar o compartir información. Integraciones: qué aplicaciones externas tendrán acceso a los datos. Políticas internas: cómo se gestionarán la retención, el acceso y el intercambio de información. Responsabilidades: qué controles corresponden al proveedor y cuáles debe configurar la empresa. La seguridad no termina con la evaluación del proveedor. Una implementación adecuada requiere definir responsabilidades, establecer políticas de acceso y configurar Smartsheet de acuerdo con las necesidades de seguridad y gobierno de cada organización. ¿Dónde consultar la documentación oficial de seguridad de Smartsheet? El Smartsheet Trust Center es el principal punto de referencia para consultar información actualizada sobre seguridad, cumplimiento, privacidad, confiabilidad y residencia de datos. La documentación disponible permite conocer los estándares aplicables y profundizar en las prácticas de seguridad que Smartsheet pone a disposición de sus clientes. Smartsheet también mantiene recursos específicos para equipos que necesitan revisar aspectos técnicos, de gobierno y administración. Estos materiales incluyen guías, documentos técnicos y otros recursos relacionados con la configuración y gestión empresarial de la plataforma. Para cualquier proceso formal de evaluación, es recomendable consultar directamente la documentación vigente de Smartsheet y revisar el alcance específico de cada certificación o informe. De esta manera, la organización puede basar su análisis en información actualizada y aplicable a sus propios requisitos. Smartsheet cuenta con un conjunto de certificaciones y evaluaciones que cubren diferentes dimensiones de seguridad, privacidad y continuidad. ISO/IEC 27001: gestión de la seguridad de la información. ISO/IEC 27017: controles relacionados con servicios en la nube. ISO/IEC 27018: protección de información personal en nubes públicas. ISO/IEC 27701: gestión de la privacidad. ISO/IEC 22301: continuidad del negocio. SOC 2 Type 2: examen independiente de determinados controles durante un periodo establecido. Cada estándar aporta información diferente y debe analizarse de acuerdo con su alcance. Las certificaciones y auditorías pueden apoyar la evaluación de un proveedor, pero la seguridad también depende de la configuración de la plataforma, las políticas internas y la forma en que la organización administra sus datos. Las certificaciones de seguridad de Smartsheet ofrecen diferentes puntos de referencia para comprender cómo la plataforma aborda la seguridad de la información, los servicios cloud, la protección de datos personales, la privacidad y la continuidad del negocio. Revisar cada estándar desde su propósito específico permite obtener una visión más precisa de las prácticas y controles que respaldan el servicio. Para una empresa, esta revisión debe formar parte de una evaluación más amplia. Además de analizar las certificaciones y auditorías del proveedor, es necesario definir políticas de acceso, administrar correctamente los permisos, establecer responsabilidades y configurar Smartsheet de acuerdo con las necesidades de seguridad y gobierno de la organización. ¿Quieres conocer cómo implementar Smartsheet de acuerdo con las necesidades de seguridad y gobierno de tu organización? Agenda una llamada con nuestras especialistas o visita nuestro sitio web SYSTEC Consulting para conocer más sobre nuestras soluciones y servicios de Smartsheet.

La inteligencia artificial forma parte cada vez más de las herramientas que utilizan los equipos para trabajar con información, configurar procesos y analizar datos. En Smartsheet, distintas capacidades de IA están integradas directamente en la plataforma y permiten trabajar con fórmulas, texto, resúmenes, análisis de datos, formularios y búsqueda. Para equipos que ya cuentan con experiencia en Smartsheet, estas funciones representan nuevas formas de interactuar con soluciones existentes y de agilizar determinadas tareas dentro de las hojas. Para aprovechar estas capacidades correctamente, es importante entender qué hace cada herramienta y cuáles son sus condiciones de uso. La generación de una fórmula mediante lenguaje natural, por ejemplo, tiene un funcionamiento diferente al llenado inteligente de un formulario o a la búsqueda mediante lenguaje natural. Cada capacidad responde a una necesidad concreta y cuenta con requisitos de disponibilidad que deben considerarse antes de incorporarla a una solución. Table View, formularios y búsqueda inteligente Construcción de soluciones con IA en Smartsheet Smartsheet cuenta con herramientas de IA que se integran directamente con los datos de una hoja. Entre sus capacidades se encuentran la generación de fórmulas, la generación y procesamiento de texto, los resúmenes y el análisis de datos. Estas herramientas permiten introducir instrucciones en lenguaje natural para obtener determinados resultados a partir de la información disponible en la hoja. La herramienta Generate formulas permite describir qué se necesita calcular y utilizar IA para generar una fórmula. Una vez creada, la fórmula funciona como una fórmula normal dentro de Smartsheet y puede convertirse en una fórmula de columna cuando se utiliza el punto de entrada correspondiente. Smartsheet también permite utilizar referencias a columnas mediante Autocomplete para construir las instrucciones. Esta capacidad puede utilizarse para trabajar con cálculos y lógica dentro de una hoja. Algunas de sus aplicaciones incluyen: Generar fórmulas a partir de instrucciones en lenguaje natural. Procesar, calcular o extraer información de la hoja. Comprender una fórmula existente mediante una explicación generada por IA. Crear texto o resúmenes utilizando información de la misma fila. Analizar los datos de una hoja mediante gráficos o métricas generados por IA. El alcance de estas herramientas también tiene límites que conviene considerar al diseñar soluciones. Smartsheet especifica que el modo de generación de fórmulas utiliza valores de celdas de la hoja actual y no permite referenciar datos de Sheet Summary u otras hojas. Tampoco permite especificar rangos de celdas como A3:B6 dentro de este modo. Por esta razón, la generación mediante IA debe entenderse como una herramienta integrada al trabajo de configuración y análisis, no como un reemplazo de la lógica que requiere una solución de Smartsheet. La fórmula generada debe revisarse antes de incorporarse a procesos donde sus resultados tengan impacto sobre métricas, cálculos o información utilizada por otros usuarios. IA en Table View: generación de fórmulas mediante lenguaje natural Table View incorpora una experiencia específica para trabajar con fórmulas mediante IA. Smartsheet anunció esta capacidad, extendiendo a Table View la generación de fórmulas que anteriormente estaba disponible en Grid View. Desde Table View, el usuario puede cambiar entre una entrada basada en lenguaje natural y la sintaxis tradicional de fórmulas. Esto permite describir la intención de un cálculo para que la IA genere una fórmula o introducir una fórmula directamente para solicitar una explicación sobre su funcionamiento. El flujo puede resultar útil durante distintas tareas de configuración y mantenimiento de una hoja. Por ejemplo, un usuario puede utilizar la capacidad para: Describir qué resultado necesita calcular. Obtener una fórmula con referencias a las columnas correspondientes. Revisar la explicación de una fórmula existente. Trabajar con lenguaje natural durante la construcción de un cálculo. Cambiar posteriormente a la sintaxis de fórmula para revisar o modificar el resultado. La documentación también muestra que Smartsheet continúa ampliando la presencia de herramientas de IA dentro de las experiencias de trabajo con datos. En Table View, la generación de fórmulas permite utilizar una interfaz basada en lenguaje natural sin abandonar el espacio donde se gestionan los datos de la hoja. IA en Table View de Smartsheet Intelligent Form Fill: completar formularios con texto o voz La captura de información es otra de las áreas donde Smartsheet incorpora IA. Intelligent Form Fill permite que usuarios autenticados completen un formulario mediante voz o pegando un bloque de texto en un único campo. La IA analiza la información proporcionada y completa los campos correspondientes del formulario. El usuario puede proporcionar las respuestas de todo el formulario o actualizar determinados campos mediante lenguaje cotidiano. Smartsheet ofrece ejemplos como “assign to me” o “remind me in a week” y señala que la función también puede realizar conversiones de unidades, como pasar horas a minutos. Además, permite completar múltiples campos a partir de una misma entrada. Una característica especialmente útil es la posibilidad de trabajar con información que ya se encuentra escrita en otro lugar. Smartsheet indica que, si el usuario cuenta con notas o información previa, puede pegar un bloque de texto en el campo de Intelligent Form Fill para que la IA analice el contenido y complete los campos correspondientes. El funcionamiento contempla algunas condiciones específicas que deben considerarse: Está disponible para usuarios autenticados y con sesión iniciada. Funciona en formularios web desde desktop y dispositivos móviles. No está disponible para usuarios anónimos o no autenticados. Admite respuestas en español, además de otros idiomas. Puede procesar hasta 4,000 caracteres, aproximadamente 750 palabras. Requiere una conexión estable a internet para el servicio de transcripción. La relación con las listas desplegables y los contactos también requiere atención. Cuando la información proporcionada no coincide exactamente con una opción disponible en un dropdown, la IA intenta encontrar la coincidencia lógica más cercana. En el caso de los contactos, Smartsheet recomienda configurar una lista de contactos predefinida y restringida para facilitar la asignación mediante nombres. Intelligent Form Fill está disponible en los planes Pro, Business y Enterprise. La función también puede desactivarse individualmente desde la configuración de un formulario mediante la opción correspondiente. Intelligent Form Fill Smartsheet Búsqueda con IA: filtros mediante lenguaje natural La búsqueda dentro de Smartsheet también incorpora capacidades de inteligencia artificial. Este año Smartsheet anunció la disponibilidad general del filtrado mediante lenguaje natural dentro de Search. La función permite escribir qué se está buscando y convierte la consulta en un filtro inteligente. La consulta puede incluir diferentes tipos de información. Smartsheet utiliza como ejemplos términos relacionados con tipos de recursos, como “form” o “row”, y referencias temporales como “last year”, “last 180 days” o “2024”. La plataforma interpreta estos elementos y los utiliza para generar el filtro correspondiente. Esto permite realizar búsquedas utilizando instrucciones más cercanas al lenguaje cotidiano. En lugar de seleccionar manualmente cada criterio dentro de los filtros disponibles, el usuario puede expresar la información que necesita localizar y dejar que la herramienta convierta esa consulta en un filtro. La capacidad está disponiblepara los planes Pro, Business, Enterprise y Advanced Work Management. También está disponible bajo los modelos de suscripción Legacy Collaborator y User Model indicados por Smartsheet. Analizar datos mediante IA Además de generar fórmulas y facilitar la búsqueda, Smartsheet incluye una herramienta denominada Analyze data. De acuerdo con el Learning Center, esta función utiliza el contenido de la hoja y el contexto asociado para generar un gráfico o métricas agregadas mediante un modelo de IA generativa. El usuario puede proporcionar instrucciones adicionales para refinar el gráfico o las métricas obtenidas. Esta capacidad permite trabajar directamente sobre los datos disponibles en la hoja para obtener una representación o un resumen analítico. El proceso parte del contenido existente y permite realizar ajustes mediante nuevas instrucciones, por lo que puede utilizarse durante la exploración de información y el análisis de determinados conjuntos de datos. Junto con las herramientas de generación de fórmulas y texto, Analyze data forma parte del conjunto de herramientas de IA que Smartsheet integra dentro de la experiencia de trabajo con hojas. La plataforma también proporciona una explicación breve junto con determinados resultados generados por IA para aportar información adicional sobre el análisis realizado. Cómo se relacionan estas capacidades dentro de Smartsheet Las funcionalidades de IA cubren diferentes tareas dentro de una solución y pueden analizarse de acuerdo con el momento del trabajo en el que intervienen. Smartsheet documenta capacidades para generar fórmulas y contenido, analizar información, completar formularios y realizar búsquedas mediante lenguaje natural. Una forma sencilla de organizar estas capacidades es: Construcción: Generate formulas permite crear fórmulas a partir de instrucciones. Trabajo en Table View: la IA permite generar o explicar fórmulas directamente desde esta vista. Captura: Intelligent Form Fill interpreta texto o voz y completa los campos correspondientes. Análisis: Analyze data genera gráficos o métricas a partir del contenido de una hoja. Búsqueda: Natural language filtering permite convertir consultas en lenguaje natural en filtros inteligentes. Esta clasificación ayuda a entender el alcance de cada herramienta sin asumir que todas realizan la misma función. Cada capacidad tiene un punto de entrada diferente y trabaja sobre información disponible dentro de Smartsheet, por lo que conocer sus condiciones y limitaciones resulta fundamental para decidir dónde utilizarla. Consideraciones para implementar IA en Smartsheet La documentación oficial de Smartsheet muestra que las capacidades de IA tienen condiciones específicas relacionadas con planes, entornos, permisos y tipo de usuario. Por ello, antes de incorporar una funcionalidad a una solución, es necesario comprobar que esté disponible para la cuenta y configuración correspondiente. También es importante revisar las características propias de cada herramienta. Por ejemplo, la generación de fórmulas tiene restricciones sobre las referencias que puede utilizar, mientras que Intelligent Form Fill requiere usuarios autenticados y tiene condiciones específicas para trabajar con listas de contactos. La búsqueda mediante lenguaje natural, por su parte, cuenta con sus propios requisitos de disponibilidad por plan y entorno. Al evaluar una implementación, conviene revisar: Disponibilidad: confirmar que la función esté incluida en el plan contratado. Entorno: verificar que la capacidad esté disponible en la región correspondiente. Permisos: revisar qué usuarios pueden utilizar la herramienta. Estructura de los datos: comprobar que la información necesaria se encuentre disponible en la hoja o formulario. Limitaciones: conocer qué referencias, entradas o escenarios no son compatibles. Validación: revisar los resultados generados antes de utilizarlos dentro de procesos relevantes. Este último punto es especialmente importante cuando la IA interviene en fórmulas, análisis o captura de información. Smartsheet proporciona herramientas para generar resultados a partir de instrucciones, pero la persona que administra la solución continúa siendo responsable de determinar si ese resultado corresponde con la lógica y los requerimientos del proceso. Smart Assist Smartsheet IA aplicada al trabajo diario en Smartsheet Las herramientas de IA de Smartsheet cubren diferentes momentos del trabajo con información. Generate formulas facilita la creación de cálculos mediante lenguaje natural; Table View incorpora esta experiencia directamente en su interfaz; Analyze data permite generar gráficos o métricas a partir del contenido de una hoja; Intelligent Form Fill facilita la captura de información mediante texto o voz; y la búsqueda con lenguaje natural permite convertir consultas en filtros inteligentes. Para los equipos que ya utilizan Smartsheet, conocer estas capacidades permite identificar en qué tareas puede resultar útil la interacción mediante lenguaje natural. La decisión de utilizar una función determinada debe partir de la necesidad del proceso, la información disponible y las condiciones técnicas de la cuenta. De esta manera, la IA se incorpora como una herramienta dentro del trabajo cotidiano sin perder de vista las características específicas de cada solución. La incorporación de inteligencia artificial en Smartsheet continúa ampliando las formas en que los usuarios pueden trabajar con sus datos y soluciones. La generación de fórmulas, Table View, Analyze data, Intelligent Form Fill y la búsqueda mediante lenguaje natural cubren necesidades diferentes, desde la configuración de cálculos hasta la captura, análisis y localización de información. Para aprovechar estas herramientas es necesario conocer no solo sus posibilidades, sino también sus condiciones de disponibilidad y sus limitaciones. Una implementación adecuada parte de los procesos y de la información que ya utiliza la organización, para después determinar qué capacidades de IA pueden incorporarse de acuerdo con el plan, el entorno y los requerimientos de cada solución. Si quieres conocer cómo implementar estas capacidades de IA en Smartsheet de acuerdo con las necesidades de tu organización, agenda una llamada con nuestras especialistas o visita nuestro sitio web SYSTEC Consulting para conocer más sobre nuestras soluciones y servicios.

Adoptar una nueva plataforma de gestión del trabajo puede representar una oportunidad para mejorar la manera en que una organización coordina proyectos, distribuye responsabilidades y da seguimiento a sus objetivos. Centralizar la información, facilitar la colaboración, automatizar tareas repetitivas y obtener mayor visibilidad sobre el trabajo son algunos de los beneficios que una solución de este tipo puede aportar a los equipos. Para aprovecharlos, la implementación de cada proceso requiere una estrategia que considere las necesidades operativas y la manera en que las personas ejecutan su trabajo diariamente. Una nueva plataforma también permite revisar los procesos existentes y encontrar oportunidades para hacerlos más claros, ágiles y escalables. En lugar de trasladar cada paso exactamente como se realizaba antes, el equipo puede analizar cómo comienza una solicitud, qué información necesita cada responsable, dónde se toman decisiones y qué actividades pueden automatizarse. De esta manera, la implementación deja de ser únicamente un cambio de herramienta y se convierte en una oportunidad para construir una gestión del trabajo más organizada y eficiente. Plataforma digital para mejorar la productividad laboral. 1. Define qué quieres mejorar antes de comenzar Antes de configurar un nuevo workflow, es importante establecer qué resultado espera conseguir la organización. Tener un objetivo claro ayuda a determinar qué información debe centralizarse, qué actividades necesitan seguimiento y qué funcionalidades pueden aportar mayor valor. Dependiendo del proceso, el propósito puede estar relacionado con reducir tiempos de entrega, mejorar la visibilidad de los proyectos, centralizar solicitudes, facilitar la colaboración entre áreas o disminuir el trabajo administrativo. Por ejemplo, un equipo de marketing puede recibir solicitudes mediante correos electrónicos, mensajes y reuniones. Al implementar una plataforma de gestión del trabajo, el objetivo no debería limitarse a reunir todas las solicitudes en un mismo espacio. Puede plantearse un objetivo más concreto: establecer un proceso en el que cada solicitud incluya desde el inicio la información necesaria, tenga un responsable definido, cuente con una fecha de entrega y pueda consultarse fácilmente durante todo su ciclo de trabajo. Esta claridad facilita tanto la configuración como la posterior evaluación de los resultados. 2. Mapea el proceso antes de llevarlo a la plataforma Una vez definido el objetivo, el siguiente paso es comprender cómo funciona actualmente el proceso. Mapearlo permite visualizar las etapas que atraviesa el trabajo, las personas involucradas y los momentos en los que se toman decisiones. También ayuda a identificar información que se solicita varias veces, actividades que dependen de una persona específica o puntos en los que el trabajo suele detenerse. Al analizar el proceso, conviene identificar: Quién inicia la solicitud y qué información debe proporcionar. Qué etapas atraviesa el trabajo hasta completarse. Quién es responsable de cada etapa. Qué aprobaciones o decisiones son necesarias. En qué puntos suelen generarse retrasos o retrabajo. Imaginemos un proceso de solicitud de contenido que comienza con un brief, continúa con la asignación de un responsable, pasa por redacción, edición y aprobación, y termina con la publicación. Al representar cada etapa, resulta más sencillo determinar qué información debe registrarse desde el inicio y qué personas necesitan intervenir en cada momento. Las metodologías de implementación de software recomiendan analizar y documentar los procesos existentes antes de definir cómo funcionarán dentro de una nueva solución. 3. Identifica oportunidades para optimizar el proceso Revisar un proceso antes de implementarlo también permite encontrar oportunidades para simplificarlo. Algunas actividades son necesarias y deben permanecer; otras pueden reorganizarse para facilitar el flujo de trabajo y algunas pueden automatizarse cuando son repetitivas. Esta revisión ayuda a aprovechar las capacidades de la nueva plataforma desde el diseño del workflow. Por ejemplo, un proceso de aprobación puede involucrar a varias personas porque históricamente cada una ha participado en una etapa determinada. Al analizar el flujo completo, el equipo puede descubrir que algunas personas necesitan visibilidad sobre el avance, pero no necesariamente intervenir directamente en la aprobación. Con esta información, es posible establecer un proceso más fluido en el que cada participante tenga el nivel de responsabilidad que realmente necesita. La implementación se convierte así en una oportunidad para mejorar la gestión de procesos y no solamente para digitalizar las actividades existentes. 4. Comienza con un proceso que pueda medirse Cuando una organización adopta una nueva plataforma, puede ser conveniente comenzar con un proceso específico antes de extender la estructura a todos los equipos. Un workflow piloto permite conocer cómo funciona la configuración en la práctica, recopilar comentarios de los usuarios y realizar ajustes con base en información real. Después, los aprendizajes pueden utilizarse para implementar otros procesos con mayor consistencia. Un buen candidato para comenzar puede ser un proceso frecuente, relevante para el negocio y suficientemente estructurado para establecer indicadores. Por ejemplo, un área de marketing puede comenzar con la gestión de solicitudes y aprobación de contenidos. Después de analizar su funcionamiento, la misma lógica puede adaptarse a campañas, eventos o proyectos internos. Las buenas prácticas de adopción de plataformas de gestión del trabajo también recomiendan comenzar con un workflow de alto impacto antes de ampliar su implementación. 5. Traduce las necesidades del proceso a una estructura clara Con el workflow definido, llega el momento de determinar cómo se representará dentro de la plataforma. Cada elemento debe responder a una necesidad concreta del proceso. Las tareas representan el trabajo que debe realizarse; los responsables establecen quién tiene ownership sobre cada actividad; los estados muestran el avance; las fechas permiten controlar los tiempos y los campos pueden concentrar información necesaria para ejecutar el trabajo. Una estructura de workflow puede contemplar: Tareas: representan las actividades que deben completarse. Responsables: establecen quién tiene ownership sobre cada actividad. Estados: muestran en qué etapa se encuentra el trabajo. Fechas: permiten controlar plazos y tiempos de entrega. Campos: concentran información necesaria para ejecutar o evaluar el trabajo. Por ejemplo, un proceso de solicitud de diseño puede organizarse como: Solicitud → Revisión → Asignación → Producción → Aprobación → Entrega. A partir de esta estructura, el equipo puede definir qué información debe proporcionar quien solicita el trabajo, quién debe revisarlo, qué criterios determinan su prioridad y qué condiciones permiten avanzar a la siguiente etapa. El resultado es un workflow que proporciona mayor claridad sobre el trabajo y facilita que cada persona conozca sus responsabilidades. 6. Establece reglas de trabajo antes de automatizar La automatización de procesos puede ayudar a reducir actividades manuales y mantener los workflows en movimiento. Para aprovecharla correctamente, primero es necesario establecer reglas claras sobre lo que debe suceder en cada etapa. Una automatización funciona a partir de condiciones previamente definidas: quién recibe una tarea, cuándo debe enviarse una notificación, qué ocurre cuando cambia un estado o qué acción debe ejecutarse cuando se aproxima una fecha límite. Supongamos que cada vez que una solicitud pasa a la etapa de aprobación debe notificarse al responsable correspondiente. Definir esta regla permite reducir el seguimiento manual y facilita que el trabajo continúe sin depender de recordatorios individuales. También pueden automatizarse asignaciones, notificaciones, actividades recurrentes y actualizaciones de estados. La clave está en utilizar la automatización de procesos para facilitar un workflow que ya cuenta con una estructura clara y objetivos definidos. 7. Involucra al equipo que ejecutará el proceso Una nueva plataforma puede transformar la experiencia de trabajo de las personas que participan en un proceso, por lo que su perspectiva resulta fundamental durante la implementación. Los usuarios que ejecutan las tareas diariamente pueden identificar necesidades, excepciones o puntos de fricción que no siempre son visibles para quienes diseñan el workflow. Una pregunta como ¿En qué parte de este proceso pierdes más tiempo? puede proporcionar información valiosa. La respuesta puede revelar que determinada información llega demasiado tarde, que una aprobación genera retrasos o que un equipo dedica una cantidad considerable de tiempo a solicitar actualizaciones. Incorporar estos hallazgos permite ajustar el proceso antes del lanzamiento y facilita que las personas comprendan cómo la nueva plataforma puede contribuir a mejorar su trabajo. La gestión del cambio considera la participación y adopción de los usuarios como componentes importantes de una implementación tecnológica. 8. Capacita al equipo utilizando situaciones reales La capacitación tiene mayor impacto cuando está relacionada con las actividades que las personas realizan diariamente. En lugar de concentrarse únicamente en explicar las funciones disponibles, es recomendable utilizar situaciones que reproduzcan el proceso que el equipo deberá seguir después de la implementación. Por ejemplo, una sesión puede comenzar con una situación concreta: llega una nueva solicitud, se revisa la información, se asigna a una persona, se establece una fecha de entrega y posteriormente se envía a aprobación. Recorrer el workflow completo permite que los usuarios entiendan qué deben hacer en cada etapa y cómo se relaciona su trabajo con el de los demás participantes. También ofrece una oportunidad para detectar dudas y realizar ajustes antes de ampliar el uso de la nueva plataforma. 9. Mide los resultados después de la implementación Una implementación debe evaluarse a partir de los objetivos definidos desde el inicio. El número de personas que utilizan una plataforma proporciona información sobre adopción, pero no necesariamente indica si el nuevo proceso está generando mejoras operativas. Para obtener una visión más completa, es necesario relacionar los indicadores con aquello que la organización buscaba transformar. Algunos indicadores que pueden ayudar a evaluar el nuevo proceso son: Tiempo promedio de ciclo. Cumplimiento de fechas de entrega. Número de tareas retrasadas. Solicitudes incompletas o devueltas. Tiempo dedicado al seguimiento manual. Nivel de adopción del nuevo workflow. Si el objetivo inicial era reducir los tiempos de entrega, por ejemplo, comparar el tiempo promedio antes y después de la implementación puede mostrar si el nuevo proceso está generando el resultado esperado. También puede analizarse dónde se concentra actualmente el trabajo y qué etapas requieren nuevos ajustes. Medir estos datos convierte la plataforma en una fuente de información para la toma de decisiones y permite continuar optimizando los procesos. 10. Ajusta el proceso y amplía su alcance La implementación de un workflow no termina cuando el equipo comienza a utilizarlo. La experiencia de los usuarios, los resultados obtenidos y la evolución de las necesidades del negocio pueden revelar nuevas oportunidades para mejorar la estructura. Revisar periódicamente el proceso permite ajustar responsabilidades, simplificar etapas, incorporar nuevas automatizaciones o mejorar los mecanismos de seguimiento. Una vez que un proceso piloto está consolidado, sus aprendizajes pueden servir como base para implementar otros workflows. Un modelo utilizado para gestionar solicitudes de contenido puede adaptarse, por ejemplo, a solicitudes de diseño, campañas de marketing o proyectos internos. Esta evolución permite construir una gestión del trabajo cada vez más consistente y aprovechar la plataforma de manera progresiva. Los enfoques de gestión del cambio también destacan la importancia de reforzar las nuevas prácticas después del lanzamiento para sostener los resultados. Una nueva plataforma es una oportunidad para trabajar mejor Implementar una nueva plataforma de gestión del trabajo puede ayudar a una organización a centralizar información, mejorar la colaboración, automatizar actividades y obtener una visión más completa de sus proyectos y procesos. Para aprovechar estas capacidades, es importante dedicar tiempo a comprender el workflow, establecer responsabilidades, definir reglas y acompañar a las personas durante la adopción. El valor de una implementación está en construir una forma de trabajo clara, medible y capaz de adaptarse a las necesidades del equipo. Con objetivos definidos, procesos bien estructurados y una estrategia de mejora continua, una nueva plataforma puede convertirse en un elemento importante para impulsar la productividad y facilitar la gestión del trabajo a medida que la organización crece. ¿Quieres conocer cómo una plataforma de gestión del trabajo puede ayudarte a estructurar y optimizar tus procesos? Agenda una llamada con nuestras especialistas o visita nuestro sitio web SYSTEC Consulting para conocer más sobre las soluciones que pueden ayudarte a gestionar el trabajo de manera más eficiente.

La administración de usuarios es una parte fundamental para mantener organizados los espacios de trabajo y controlar quién participa en cada proceso. En organizaciones donde distintos equipos colaboran de manera constante en hojas, informes, dashboards y workspaces, gestionar cada contacto de forma individual puede complicar el mantenimiento de los accesos y aumentar el trabajo administrativo. Smartsheet permite organizar contactos mediante grupos de contacto, una funcionalidad disponible para Group Admins y System Admins en planes Business y Enterprise. Los grupos reúnen a diferentes usuarios bajo una misma estructura que puede utilizarse para compartir información y facilitar la colaboración con varios integrantes al mismo tiempo. Guía para gestionar usuarios y accesos Smartsheet ¿Qué son los grupos de contacto en Smartsheet? Los grupos de contacto permiten reunir usuarios que comparten una función, equipo o responsabilidad dentro de una organización. Su administración se realiza desde las herramientas administrativas de Smartsheet y está orientada a facilitar tareas que requieren trabajar con varias personas de manera recurrente. Una organización puede crear grupos para áreas como Marketing, Finanzas, Operaciones, Recursos Humanos o una PMO, pero también puede establecer grupos asociados con proyectos específicos. La estructura dependerá de cómo esté organizada la operación y de los recursos a los que cada equipo necesita acceder. Los grupos tienen utilidad especialmente cuando una misma audiencia necesita recibir información o participar en determinados recursos de manera recurrente. Smartsheet señala que los Group Admins en planes Business y Enterprise pueden organizar contactos en grupos para facilitar el envío de información y el uso compartido de elementos con varias personas. ¿Quién puede administrar los grupos de contacto? La administración de grupos requiere permisos específicos. Los Group Admins pueden crear y administrar grupos y sus integrantes, mientras que los System Admins, como nivel superior de administración, cuentan con estas capacidades y además pueden gestionar la configuración y administración general de la cuenta. Los usuarios sin funciones administrativas deben solicitar estos cambios a un administrador. Esta distribución permite asignar responsabilidades dentro de la administración de usuarios. Por ejemplo, el System Admin puede mantener el control general de la cuenta mientras los Group Admins se encargan de mantener actualizados determinados grupos de trabajo. La asignación de responsabilidades también resulta relevante cuando la estructura de una organización cambia. Un grupo que inicialmente pertenecía a un área puede requerir un nuevo responsable, por lo que Smartsheet permite transferir la propiedad de los grupos a otro usuario desde User Management. Panel web de Smartsheet Admin Center Cómo crear un grupo de contacto La creación y administración de grupos se realiza desde las funciones administrativas de Smartsheet. Para comenzar, el administrador debe ingresar a Admin Center y acceder a la sección correspondiente a la administración de usuarios y grupos. El proceso puede resumirse en los siguientes pasos: Ingresar a Admin Center con una cuenta que tenga permisos de Group Admin o System Admin. Acceder a Users and Groups y localizar las herramientas de administración de grupos. Seleccionar la opción para crear un nuevo grupo. Definir un nombre que identifique claramente el propósito del grupo. Agregar los integrantes correspondientes. Guardar la configuración para completar la creación. El nombre del grupo es un elemento importante para la administración posterior. Una nomenclatura consistente permite identificar rápidamente qué usuarios pertenecen a cada grupo y cuál es su finalidad. Para una organización con diferentes regiones y departamentos, por ejemplo, puede ser útil establecer una estructura que incorpore ambos criterios, siempre que responda a la forma en que se gestionan los equipos. Cómo agregar integrantes a un grupo Una vez creado el grupo, el administrador puede incorporar a los usuarios que deben formar parte de él. Esta tarea debe mantenerse alineada con la estructura real de los equipos para evitar que una persona conserve accesos o pertenencias que ya no corresponden con sus responsabilidades. La administración de usuarios de Smartsheet también permite revisar la pertenencia de una persona a los grupos existentes. Desde User Management, los System Admins pueden seleccionar un usuario y utilizar View Group Membership para consultar los grupos a los que pertenece, acceder a sus detalles o retirarlo de grupos específicos. Para organizaciones con grandes volúmenes de usuarios, Smartsheet también contempla la incorporación masiva de integrantes. La documentación relacionada con grupos indica que es posible copiar y pegar hasta 1,000 direcciones de correo electrónico desde un archivo de Excel o CSV en la opción Add Members, lo que permite agilizar la configuración de grupos numerosos. Mantener actualizada la membresía de los grupos Crear un grupo no significa que su configuración pueda permanecer sin revisión. Los equipos cambian, las responsabilidades se reasignan y los usuarios pueden incorporarse o dejar una organización. Por ello, la administración de grupos debe contemplar también la actualización periódica de sus integrantes. Desde User Management, los System Admins pueden consultar la membresía de un usuario y retirarlo de grupos específicos. También existe la opción Remove from Groups, que permite eliminar al usuario de todos los grupos de la cuenta. Esta capacidad resulta especialmente útil durante los procesos de cambio de puesto o salida de una persona. Al revisar la pertenencia a grupos como parte del proceso de administración de usuarios, es posible identificar estructuras que necesitan actualizarse y reducir el riesgo de mantener accesos que ya no son necesarios. User Management de Smartsheet Grupos de contacto y colaboración Uno de los principales usos de los grupos de contacto está relacionado con la colaboración. Cuando varias personas necesitan trabajar con un mismo recurso, el grupo permite gestionar la audiencia desde una estructura centralizada. Los grupos pueden utilizarse para compartir elementos y facilitar el envío de información a múltiples integrantes. Esto resulta útil en equipos que trabajan continuamente con los mismos conjuntos de usuarios, ya que la administración de la membresía queda concentrada en el grupo. Por ejemplo, una organización puede contar con un grupo denominado PMO para los integrantes responsables de la gestión de proyectos. Cuando sea necesario compartir determinados recursos con ese equipo, el grupo puede formar parte de la estructura de colaboración correspondiente. Si posteriormente se incorpora un nuevo integrante a la PMO, el administrador actualiza la membresía del grupo sin tener que reconstruir toda la estructura organizativa. Administración de grupos y permisos de acceso La gestión de grupos debe entenderse junto con el modelo de permisos de Smartsheet. La pertenencia a un grupo organiza a los usuarios, pero el nivel de acceso que tendrán sobre un recurso depende de los permisos establecidos al compartirlo. Smartsheet utiliza diferentes niveles de permisos para controlar las acciones que los colaboradores pueden realizar sobre hojas, informes y otros elementos. Por esta razón, la administración de grupos debe formar parte de una estrategia más amplia de control de acceso y colaboración. Esta distinción es importante para los administradores porque permite mantener una estructura organizada sin asumir que todos los integrantes de un grupo tendrán las mismas capacidades en cada recurso. Los permisos deben definirse de acuerdo con las responsabilidades que cada equipo necesita desempeñar. Revisar la pertenencia de un usuario a los grupos Cuando es necesario investigar qué grupos están asociados con una persona determinada, los administradores pueden hacerlo desde User Management. Smartsheet permite seleccionar al usuario correspondiente y utilizar View Group Membership para consultar sus grupos. Desde esta sección también es posible revisar los detalles de cada grupo o retirar al usuario cuando sea necesario. Esta función puede ser útil durante revisiones administrativas, cambios organizacionales y procesos de incorporación o salida de personal. También proporciona una forma práctica de identificar la estructura de pertenencia de un usuario cuando se necesita analizar cómo está organizado su acceso dentro de la cuenta. Transferir la propiedad de un grupo La continuidad administrativa es otro aspecto que debe considerarse. Si la persona responsable de determinados grupos cambia de puesto o deja de participar en la administración de la cuenta, la organización necesita conservar el control sobre esas estructuras. Smartsheet incluye la opción Transfer Owned Groups, disponible desde las acciones de administración de usuarios. Esta función permite transferir los permisos de propietario de los grupos de un usuario a otro usuario dentro del plan. La transferencia evita que la administración quede vinculada a una única persona y facilita la continuidad cuando cambian las responsabilidades internas. Como parte de una estrategia de gobierno, conviene identificar quién es responsable de cada grupo y establecer procedimientos para actualizar esa responsabilidad cuando sea necesario. Grupos de contacto y workspaces Los grupos también pueden participar en la estructura de acceso de los workspaces. La documentación de Smartsheet contempla situaciones en las que una persona puede tener acceso a un workspace mediante un Contact Group, en lugar de aparecer como usuario compartido individualmente. Esto es relevante cuando un equipo completo necesita trabajar dentro de un workspace. La administración del grupo permite mantener organizada la membresía y facilita la identificación de cómo determinados usuarios obtuvieron acceso a los recursos. Si un usuario necesita convertirse en propietario de un workspace y su acceso proviene de un Contact Group, Smartsheet indica que debe contactar directamente al propietario del workspace para gestionar el cambio correspondiente. Grupos de contacto y workspaces Buenas prácticas para la administración de grupos de contacto Una estructura de grupos funciona mejor cuando responde a la organización real de la empresa y cuenta con responsables claramente definidos. Antes de crear nuevos grupos, conviene determinar qué necesidad operativa resolverán, quién administrará sus integrantes y qué recursos utilizarán. Algunas prácticas recomendables son: Definir una nomenclatura consistente: utiliza nombres que permitan identificar rápidamente el área, proyecto o función asociada con cada grupo. Asignar responsables: establece quién tendrá la responsabilidad de mantener actualizada la membresía. Revisar periódicamente los integrantes: incorpora nuevos usuarios y elimina aquellos que ya no necesitan pertenecer al grupo. Evitar estructuras innecesarias: cada grupo debería responder a una necesidad concreta de colaboración o administración. Revisar los accesos durante los cambios organizacionales: los movimientos internos y las bajas de usuarios son momentos adecuados para revisar las membresías. Mantener la continuidad administrativa: cuando cambia el responsable de un grupo, utiliza las funciones de transferencia disponibles para conservar su administración. Una política de administración bien definida ayuda a que los grupos se mantengan alineados con la estructura actual de la organización y evita que se conviertan en conjuntos de usuarios desactualizados. Administración de grupos de contacto como parte del gobierno de Smartsheet La administración de grupos de contacto forma parte de una gestión más amplia de usuarios, permisos y colaboración. Cuando una organización trabaja con numerosos equipos y recursos compartidos, contar con una estructura clara facilita las tareas administrativas y permite mantener mayor control sobre la forma en que los usuarios participan en el trabajo. El valor de los grupos está en convertir una necesidad recurrente de administración en una estructura que puede mantenerse a lo largo del tiempo. Con responsables definidos, membresías actualizadas y criterios claros para asignar accesos, los equipos pueden trabajar con una organización más consistente dentro de Smartsheet. Para aprovechar correctamente estas capacidades, es importante revisar cómo están configurados actualmente los usuarios, grupos, permisos y recursos de trabajo de la organización. Una evaluación especializada puede ayudar a identificar oportunidades de mejora y establecer una estructura que acompañe el crecimiento de los equipos. ¿Quieres optimizar la administración de usuarios y grupos en tu organización? Agenda una llamada con nuestras especialistas para conocer cómo podemos ayudarte a estructurar y aprovechar mejor Smartsheet. También puedes visitar nuestro sitio web para encontrar más información sobre nuestras soluciones y servicios.

La administración de una plataforma de gestión del trabajo requiere establecer quién puede gestionar usuarios, configurar determinados controles y supervisar la cuenta. En Smartsheet, estas responsabilidades corresponden al rol de System Admin, una función que permite administrar diferentes aspectos del plan desde el Admin Center. Conocer el alcance de este rol facilita la gestión de usuarios, la asignación de responsabilidades y la continuidad de los recursos cuando una persona cambia de función o deja la organización. El System Admin también interviene en situaciones que requieren una gestión centralizada de los usuarios. Por ejemplo, cuando un colaborador deja la empresa, puede ser necesario transferir a otra persona la propiedad de las hojas, reports, dashboards o workspaces asociados con su cuenta. Para entender este proceso correctamente, primero es necesario distinguir entre la administración de la cuenta y la propiedad de los activos dentro de la plataforma. System Admin, permisos y transferencia de activos ¿Qué es un System Admin? El System Admin es un administrador del plan que cuenta con capacidades para gestionar usuarios y determinadas configuraciones a nivel de cuenta. Desde el Admin Center puede administrar aspectos relacionados con usuarios, grupos, seguridad, autenticación, licencias y otras funciones disponibles de acuerdo con el tipo de plan contratado. Estas herramientas permiten centralizar tareas administrativas que afectan a la organización y no únicamente a un recurso individual. La persona que ocupa este rol no necesariamente es quien crea o administra las hojas utilizadas por los equipos. Un System Admin puede encargarse de la configuración y administración general de la plataforma sin ser propietario de ningún sheet, report o dashboard. Esta separación es importante para definir correctamente las responsabilidades dentro de una cuenta y evitar asumir que un rol administrativo implica automáticamente la propiedad de todos los recursos. ¿Qué puede hacer un System Admin? Las funciones disponibles pueden variar de acuerdo con el plan y las capacidades habilitadas en la cuenta. Sin embargo, el Admin Center concentra herramientas que permiten gestionar diferentes aspectos de la administración de Smartsheet. Entre las principales funciones se encuentran: Administración de usuarios: agregar, editar, desactivar o eliminar usuarios. Gestión de roles: asignar y modificar determinados roles administrativos. Administración de grupos: gestionar grupos y sus integrantes. Gestión de seguridad: configurar controles de seguridad disponibles para la organización. Autenticación: administrar determinadas opciones relacionadas con el acceso a la cuenta. Gestión de dominios: administrar configuraciones relacionadas con los dominios de la organización. Reportes administrativos: consultar información relacionada con usuarios, accesos y actividad. Gestión de licencias: administrar la asignación y disponibilidad de licencias de acuerdo con las capacidades del plan. Transferencia de propiedad: transferir permisos de propietario de determinados activos a otro usuario. Supervisión del plan: consultar información sobre la utilización de la cuenta mediante herramientas disponibles en el Admin Center. Estas funciones convierten al System Admin en un punto central para la administración de la cuenta. A partir de esta gestión también puede identificar cambios que requieren atención, como la salida de un usuario, la modificación de sus responsabilidades o la necesidad de asignar la propiedad de determinados recursos a otra persona. ¿Qué permisos tiene un System Admin? Los permisos del System Admin están relacionados principalmente con la administración del plan y sus usuarios. Esto significa que puede realizar acciones administrativas que no están disponibles para cualquier usuario, especialmente aquellas relacionadas con la configuración general de la cuenta y la gestión centralizada de usuarios. Sin embargo, tener el rol de System Admin no significa que la persona sea automáticamente propietaria de todos los activos de la organización. La propiedad y los permisos de una hoja, report, dashboard o workspace se administran de acuerdo con las reglas específicas de cada recurso. Importante: el rol de System Admin corresponde a la administración de la cuenta, mientras que la propiedad de un activo corresponde a la responsabilidad sobre ese recurso específico. Esta distinción permite que una organización tenga, por ejemplo, un System Admin perteneciente al área de TI, mientras que las hojas y dashboards sean propiedad de responsables de proyectos, finanzas, operaciones o cualquier otra área. El administrador puede gestionar la cuenta sin necesidad de crear o administrar directamente el contenido de esos equipos. Administración del plan y sus usuarios Smartsheet System Admin y propiedad de los activos Dentro de Smartsheet, los usuarios pueden tener diferentes niveles de acceso a los recursos. Una persona puede ser propietaria de una hoja, tener permisos de administrador sobre un workspace o simplemente contar con acceso para consultar o editar determinado contenido. Por ello, cuando un usuario deja de trabajar en la organización, no basta con considerar su rol dentro de la cuenta: también es necesario identificar qué activos dependen de su usuario. La transferencia de propiedad permite asignar esos recursos a otra persona para que el trabajo pueda continuar. Smartsheet permite transferir permisos de propietario de determinados activos, como sheets, reports y dashboards, a otro usuario que cumpla con los requisitos establecidos para recibirlos. Este proceso puede gestionarse de manera individual desde el propio activo o mediante las herramientas de administración disponibles para el System Admin. La ruta adecuada depende de la situación y del alcance de la transferencia que se necesita realizar. ¿Cuándo es necesario transferir activos? La transferencia de activos puede ser necesaria cuando un usuario deja la organización, cambia de puesto o deja de ser responsable de determinados recursos. El objetivo es evitar que hojas, reports, dashboards u otros elementos importantes queden vinculados a una persona que ya no gestionará esos recursos. Antes de retirar a un usuario del plan, es recomendable identificar los activos de los que es propietario y determinar quién continuará administrándolos. Entre los elementos que pueden requerir una revisión se encuentran: Hojas utilizadas para procesos operativos. Reports que consolidan información de diferentes recursos. Dashboards utilizados para seguimiento y toma de decisiones. Workspaces utilizados para organizar proyectos y recursos. La transferencia debe considerar también los requisitos de acceso del nuevo propietario. No todos los activos siguen exactamente las mismas reglas, por lo que es importante revisar las condiciones específicas de cada tipo de recurso antes de completar el cambio. ¿Cómo puede un System Admin transferir activos desde el Admin Center? Cuando un usuario deja la organización y es necesario transferir sus permisos de propietario, el System Admin puede utilizar User Management dentro del Admin Center. Esta opción permite gestionar los activos asociados con un usuario desde una ubicación centralizada, en lugar de depender de que la persona saliente realice cada transferencia individualmente. El procedimiento general parte de la identificación del usuario y continúa con la selección del nuevo propietario. La ruta puede resumirse de la siguiente manera: Ingresar al Admin Center. Abrir Users and Groups. Acceder a User Roles and Reports o User Management, según la interfaz disponible. Localizar al usuario cuyos activos necesitan transferirse. Abrir las acciones disponibles para ese usuario. Seleccionar Transfer Owner Permissions. Elegir al usuario que recibirá la propiedad. Completar la transferencia siguiendo las indicaciones de Smartsheet. Esta función resulta especialmente útil cuando la salida de un usuario requiere gestionar varios recursos. En lugar de solicitar que el colaborador realice cada cambio individualmente, el System Admin puede centralizar la transferencia desde las herramientas administrativas disponibles para el plan. System Admin transferir activos desde el Admin Center ¿A quién se pueden transferir los activos? La persona que recibirá la propiedad debe cumplir con los requisitos establecidos por Smartsheet para el tipo de activo que se está transfiriendo. Para hojas, reports y dashboards, la transferencia de propiedad se realiza hacia otro usuario de Smartsheet y requiere que se cumplan las condiciones de acceso correspondientes. En el caso de los workspaces, el proceso tiene consideraciones adicionales. El nuevo responsable debe tener acceso al workspace y, dependiendo del procedimiento utilizado, puede ser necesario asignarle previamente el nivel de acceso correspondiente. La transferencia de un workspace también puede involucrar los elementos que contiene, por lo que es importante revisar qué se está transfiriendo antes de completar la operación. Por esta razón, el nuevo propietario debe identificarse antes de iniciar el proceso y comprobar que podrá continuar trabajando con los recursos. La selección del responsable no debe limitarse a encontrar otro usuario disponible: debe considerar quién tendrá la responsabilidad operativa sobre la información y los procesos asociados con esos activos. Transferencia desde el Admin Center o desde el propio activo Existen diferentes formas de transferir la propiedad de un recurso. Cuando un usuario continúa dentro de la organización y únicamente necesita entregar la responsabilidad de una hoja, report, dashboard o workspace, puede realizar la transferencia directamente desde el recurso, siempre que cuente con los permisos necesarios. Por otro lado, cuando la transferencia forma parte de la salida de un usuario, el System Admin puede utilizar las herramientas de User Management para transferir los permisos de propietario asociados con sus activos. Esto permite gestionar el cambio desde el nivel administrativo de la cuenta y resulta especialmente útil cuando se necesita realizar una transferencia relacionada con la baja de un usuario. La diferencia principal está en el alcance de la operación: una transferencia individual se realiza sobre un recurso específico, mientras que una acción administrativa puede utilizarse para gestionar los activos asociados con un usuario dentro del plan. ¿Qué sucede cuando un usuario deja la organización? La salida de un usuario debe contemplar tanto su acceso a la cuenta como la propiedad de los recursos que administraba. Smartsheet recomienda transferir los permisos de propietario antes de retirar al usuario del plan cuando sea necesario conservar esos recursos bajo la responsabilidad de otra persona. El proceso puede seguir una secuencia sencilla: Identificar al usuario → revisar sus activos → seleccionar al nuevo propietario → transferir la propiedad → retirar el acceso del usuario. Seguir esta secuencia permite que la organización conserve la responsabilidad sobre sus recursos antes de completar la salida. La transferencia también proporciona una oportunidad para identificar qué elementos forman parte de procesos importantes y quién deberá continuar administrándolos. ¿Qué sucede si el propio System Admin deja la organización? La salida de un System Admin requiere considerar un nivel adicional de administración porque esta persona tiene responsabilidades relacionadas con la cuenta. Antes de que el administrador deje la organización, debe definirse quién asumirá las funciones administrativas y comprobar que el nuevo responsable tenga las condiciones necesarias para desempeñarlas. La transición puede organizarse en cuatro etapas: Identificar al System Admin actual. Seleccionar al nuevo responsable administrativo. Realizar el cambio correspondiente en la administración de la cuenta. Transferir por separado los activos que fueran propiedad del System Admin. Este último punto es importante. El cambio del responsable administrativo no sustituye automáticamente la transferencia de sus hojas, reports, dashboards o workspaces. Si el System Admin también es propietario de recursos, estos deben gestionarse mediante el procedimiento de transferencia correspondiente. Contar con más de una persona con capacidades administrativas también puede facilitar la continuidad cuando un administrador no está disponible. La documentación de Smartsheet contempla la administración de múltiples usuarios con funciones administrativas, por lo que la organización puede establecer una estructura que reduzca la dependencia de una sola persona. Admin Center con formulario Add user El Admin Center como punto de gestión El Admin Center concentra las herramientas que permiten al System Admin gestionar diferentes aspectos de la cuenta. Desde allí puede acceder a funciones relacionadas con usuarios y grupos, seguridad, autenticación, dominios, licencias, reportes administrativos y otras capacidades disponibles según el plan. Para el System Admin, conocer la estructura del Admin Center facilita la localización de las funciones necesarias cuando se presenta un cambio en la organización. Una salida de personal, por ejemplo, puede requerir revisar usuarios, transferir activos y posteriormente retirar accesos. La administración centralizada permite realizar estas acciones desde las herramientas correspondientes y mantener una estructura de usuarios actualizada. El conocimiento del Admin Center también permite que el administrador tenga una visión más completa de la cuenta. Esto facilita identificar quién tiene determinadas responsabilidades, qué usuarios requieren modificaciones y qué acciones administrativas deben realizarse cuando cambian las funciones dentro de la organización. Conclusión El System Admin tiene un papel fundamental en la administración de una cuenta de Smartsheet. Sus responsabilidades abarcan la gestión de usuarios, grupos, determinadas configuraciones de seguridad, licencias y otras funciones disponibles desde el Admin Center. Su alcance administrativo permite mantener organizada la cuenta y gestionar cambios que afectan a los usuarios y a los recursos asociados con ellos. La transferencia de activos forma parte de estos procesos, pero debe entenderse como una acción distinta a la transferencia del rol de System Admin. Cuando un usuario deja la organización, el administrador puede identificar sus activos y transferir los permisos de propietario a otro usuario que cumpla con los requisitos correspondientes. Si quien deja la organización es el propio System Admin, será necesario gestionar por separado la continuidad de la administración y la propiedad de los activos que pudiera tener. Contar con una estructura clara de administración permite gestionar estos cambios de manera ordenada y mantener la continuidad de la información. Si necesitas definir una estrategia de administración de usuarios, establecer procesos de transferencia o aprovechar mejor las capacidades de Smartsheet, agenda una llamada con nuestras especialistas o visita nuestro sitio web para conocer más sobre nuestras soluciones y servicios de consultoría.

Las plataformas tecnológicas se han convertido en componentes fundamentales para la operación de las organizaciones. A través de ellas se gestionan proyectos, procesos, información, usuarios y flujos de trabajo que requieren accesibilidad y control constante. Por esta razón, administrar una plataforma tecnológica implica mucho más que configurar usuarios o resolver problemas técnicos. El administrador debe mantener una visión integral de la infraestructura, identificar riesgos, proteger la información y asegurar que los sistemas funcionen de acuerdo con las necesidades del negocio. Plataformas tecnológicas: seguridad, eficiencia y continuidad Una administración adecuada también requiere establecer procesos de monitoreo, mantenimiento y evaluación que permitan detectar oportunidades de mejora antes de que afecten la operación. ¿Qué implica administrar una plataforma tecnológica? El administrador de una plataforma tecnológica tiene la responsabilidad de mantener un entorno funcional, seguro y controlado. Para conseguirlo, necesita conocer cómo se utiliza la plataforma, qué procesos dependen de ella, qué información almacena y qué usuarios tienen acceso. Esta gestión requiere establecer procedimientos claros para actividades como la administración de cuentas, actualización de sistemas, monitoreo, respaldo de información y atención de incidentes. Además, las plataformas suelen formar parte de ecosistemas tecnológicos más amplios. Una modificación en la configuración, integración o permiso puede afectar otros procesos, por lo que cualquier cambio debe realizarse con criterios de control y trazabilidad. 1. Conocer la plataforma y sus dependencias Una administración eficiente comienza con un inventario claro de los componentes tecnológicos. El responsable de la plataforma debe identificar los sistemas, aplicaciones, integraciones, bases de datos, servicios y usuarios relacionados con su operación. Esta información facilita la identificación de dependencias y permite evaluar qué elementos podrían verse afectados ante una falla o modificación. También es recomendable documentar: Funciones principales de la plataforma. Usuarios y perfiles existentes. Integraciones con otros sistemas. Información almacenada y procesada. Procesos críticos que dependen de la plataforma. Responsables de cada componente. La documentación debe mantenerse actualizada. Una configuración que no está documentada puede generar dificultades durante una auditoría, una migración o un incidente de seguridad. 2. Implementar una gestión adecuada de accesos La administración de usuarios representa uno de los puntos fundamentales de la seguridad de cualquier plataforma tecnológica. Cada usuario debe contar únicamente con los permisos necesarios para realizar sus funciones. Para ello, es importante establecer perfiles de acceso y revisar periódicamente si los privilegios asignados siguen siendo adecuados. Una política de gestión de accesos debería contemplar: Creación y eliminación controlada de cuentas. Asignación de permisos según funciones. Revisión periódica de usuarios y privilegios. Protección de cuentas con permisos administrativos. Autenticación multifactor cuando esté disponible. Revocación inmediata de accesos que ya no sean necesarios. También es importante establecer un proceso para los cambios de puesto y las bajas de colaboradores. Los permisos deben actualizarse como parte de estos procesos para evitar cuentas activas o privilegios innecesarios. 3. Monitorear el rendimiento y la actividad La administración tecnológica requiere monitoreo continuo. Esperar a que los usuarios reporten una falla puede retrasar la detección de problemas y aumentar su impacto. El monitoreo permite observar indicadores relacionados con disponibilidad, rendimiento, capacidad y actividad de los sistemas. Los registros de eventos también pueden proporcionar información relevante para detectar comportamientos inusuales o accesos no autorizados. Dependiendo de las características de la plataforma, el administrador puede establecer indicadores relacionados con: Disponibilidad del servicio. Tiempo de respuesta. Capacidad utilizada. Errores recurrentes. Actividad de usuarios. Eventos de seguridad. Incidentes y tiempos de recuperación. La información obtenida debe utilizarse para tomar decisiones. El monitoreo es más útil cuando permite detectar tendencias, anticipar necesidades de capacidad y establecer acciones preventivas. 4. Gestionar vulnerabilidades y actualizaciones Las vulnerabilidades pueden aparecer en sistemas, aplicaciones, componentes, integraciones o configuraciones. Por esta razón, la gestión de seguridad debe incluir procesos periódicos de identificación y evaluación. El administrador debe conocer las actualizaciones disponibles, evaluar su impacto y establecer prioridades de acuerdo con el nivel de riesgo. Las actualizaciones críticas requieren especial atención, pero también es necesario mantener una estrategia general de mantenimiento. Antes de realizar cambios relevantes, es recomendable considerar: Qué componentes serán modificados. Qué procesos podrían verse afectados. Si existe un respaldo disponible. Cómo se validará el cambio. Qué procedimiento se seguirá en caso de reversión. Las pruebas de vulnerabilidad y las evaluaciones de seguridad también pueden ayudar a identificar configuraciones que requieren atención antes de que sean utilizadas para comprometer la plataforma. 5. Proteger la información que administra la plataforma La seguridad tecnológica debe considerar el ciclo completo de la información: cómo se obtiene, dónde se almacena, quién puede consultarla, cómo se comparte y cuándo debe eliminarse. El administrador necesita conocer qué información es crítica para la organización y aplicar controles adecuados para protegerla. Entre las medidas que pueden formar parte de esta estrategia se encuentran: Control de acceso basado en roles. Cifrado cuando corresponda. Protección de credenciales. Registro de actividades relevantes. Restricción de accesos innecesarios. Políticas para almacenamiento y transferencia de información. También es importante considerar los accesos realizados por proveedores, integraciones y servicios externos. Cada conexión con otro sistema debe evaluarse desde una perspectiva de seguridad y necesidad operativa. Es decir, es importante considerar que, en algunos casos, las organizaciones deben validar que la plataforma cumpla con estándares internacionales de seguridad, ya que esto contribuye a asegurar la adopción de buenas prácticas reconocidas en la industria y la implementación de controles alineados con marcos de referencia globales. 6. Establecer una estrategia de respaldos y recuperación Los respaldos forman parte de la continuidad operativa y deben administrarse como un proceso, no como una actividad ocasional. El administrador debe determinar qué información requiere respaldo, con qué frecuencia debe realizarse y cuánto tiempo debe conservarse. También es necesario definir quién puede acceder a los respaldos y cómo se protegerán. Una estrategia adecuada debe considerar: Frecuencia de los respaldos. Retención de la información. Ubicación de las copias. Protección contra accesos no autorizados. Procedimientos de restauración. Pruebas periódicas de recuperación. Un respaldo que nunca ha sido probado no garantiza por sí mismo la recuperación de la operación. Las pruebas permiten verificar que la información pueda restaurarse y que los procedimientos establecidos sean funcionales. 7. Preparar una respuesta ante incidentes Incluso con controles adecuados, una organización debe estar preparada para responder ante incidentes. Una caída del servicio, una cuenta comprometida, una filtración de información o una modificación no autorizada requieren procedimientos definidos. La respuesta debe establecer quién toma decisiones, cómo se comunica el incidente y qué acciones deben realizarse para contenerlo y recuperar la operación. Un procedimiento de respuesta puede incluir: Identificación y clasificación del incidente. Contención del problema. Análisis de la causa. Recuperación de los servicios. Documentación de las acciones realizadas. Evaluación posterior y aplicación de medidas preventivas. La documentación de incidentes permite identificar patrones y mejorar los controles existentes. 8. Gestionar los cambios de forma controlada Las modificaciones en una plataforma tecnológica pueden afectar configuraciones, integraciones, permisos y procesos relacionados. Por ello, los cambios deben contar con un procedimiento que permita evaluar su impacto antes de implementarlos. También es recomendable mantener registros de las modificaciones realizadas y de las personas responsables. Un proceso de gestión de cambios puede contemplar: Solicitud y descripción del cambio. Evaluación de impacto y riesgos. Aprobación. Pruebas. Implementación. Validación posterior. Plan de reversión cuando sea necesario. Esta trazabilidad facilita la resolución de problemas y permite conocer qué modificaciones pudieron haber generado una incidencia. 9. Mantener una estrategia de mejora continua La administración de plataformas tecnológicas requiere revisiones periódicas. Las necesidades del negocio, los usuarios y las amenazas de seguridad cambian con el tiempo, por lo que los procedimientos deben actualizarse. El administrador puede realizar evaluaciones periódicas para identificar: Controles que requieren actualización. Permisos que ya no son necesarios. Vulnerabilidades pendientes. Procesos que generan tareas manuales innecesarias. Problemas recurrentes. Necesidades de capacitación. Oportunidades para optimizar la operación. La información obtenida mediante estas evaluaciones permite establecer prioridades y construir una hoja de ruta de mejora tecnológica. La seguridad debe formar parte de la administración diaria La seguridad de una plataforma tecnológica no depende únicamente de herramientas especializadas. También está relacionada con la forma en que se administran los usuarios, los permisos, las actualizaciones, los cambios, los respaldos y los incidentes. Por ello, el administrador debe integrar criterios de seguridad en las actividades cotidianas y mantener una visión preventiva. Una plataforma correctamente administrada necesita controles técnicos, procesos documentados y responsables capaces de actuar ante diferentes escenarios. Administrar una plataforma tecnológica requiere equilibrar disponibilidad, rendimiento, seguridad y necesidades operativas. La gestión de usuarios, el monitoreo, las actualizaciones, la protección de información, los respaldos y la respuesta ante incidentes forman parte de una misma estrategia. Adoptar estas prácticas permite construir una administración tecnológica más organizada y preparada para responder ante cambios, incidentes y nuevas necesidades del negocio. La tecnología puede facilitar la operación de una organización, pero su efectividad depende también de los procesos que existen detrás de ella. Contar con una administración estructurada permite aprovechar mejor las plataformas, reducir riesgos y generar condiciones para una operación más eficiente y segura. ¿Quieres fortalecer la gestión de tus plataformas tecnológicas? En SYSTEC Consulting podemos ayudarte a identificar oportunidades de mejora, optimizar tus procesos y establecer una gestión tecnológica alineada con las necesidades de tu organización. Visita nuestro sitio web para conocer más sobre nuestras soluciones y servicios.

Durante años, Microsoft Project se convirtió en una herramienta fundamental para equipos responsables de planificar proyectos complejos, administrar cronogramas y coordinar recursos. Sin embargo, la evolución del trabajo empresarial está llevando a muchas organizaciones a revisar sus plataformas actuales y analizar nuevas estrategias para gestionar sus proyectos. Microsoft anunció el retiro de Project Online para el 30 de septiembre de 2026, un cambio que ha llevado a muchas empresas a evaluar cómo conservar sus datos, mantener sus procesos y garantizar una transición adecuada hacia nuevas soluciones de gestión del trabajo. Microsoft anunció el retiro de Project Online Para las organizaciones que cuentan con años de información almacenada en proyectos, la migración no representa únicamente mover archivos de una plataforma a otra. Implica proteger el conocimiento operativo, mantener la continuidad de los equipos y construir una base más flexible para los nuevos modelos de trabajo. En este escenario, la migración de Microsoft Project a Smartsheet se presenta como una alternativa para empresas que buscan modernizar la gestión de proyectos, mejorar la colaboración y centralizar información estratégica. Más allá de trasladar datos: modernizar la gestión del trabajo Una migración tecnológica representa una oportunidad para revisar la forma en que los equipos colaboran. Actualmente, las organizaciones necesitan conectar diferentes áreas, automatizar procesos repetitivos y ofrecer visibilidad en tiempo real sobre proyectos y operaciones. Smartsheet está diseñado como una plataforma de Intelligent Work Management, un enfoque que integra personas, datos y procesos para ayudar a las empresas a coordinar trabajo a escala empresarial. Esto permite que equipos de diferentes áreas puedan trabajar con información centralizada y tomar decisiones con mayor contexto. Algunas capacidades clave incluyen: Gestión de proyectos y portafolios. Automatización de flujos de trabajo. Dashboards ejecutivos. Reportes personalizados. Seguimiento de avances en tiempo real. Integración con otros sistemas empresariales. El reto de migrar proyectos sin perder información valiosa Los proyectos empresariales acumulan mucho más que fechas y tareas. Cada archivo contiene decisiones, aprendizajes y procesos que ayudan a los equipos a entender cómo se ha desarrollado el trabajo a través del tiempo. Durante una migración de Microsoft Project, las organizaciones deben considerar elementos como: Cronogramas existentes. Dependencias entre actividades. Fechas clave. Asignación de recursos. Plantillas utilizadas por los equipos. Reportes y procesos de seguimiento. Una estrategia adecuada permite identificar qué información debe conservarse, qué procesos pueden optimizarse y cómo preparar a los usuarios para trabajar en un nuevo entorno. Smartsheet permite importar archivos provenientes de Microsoft Project en formatos como .mpp, .mpx, .mspdi y .xml, facilitando la transferencia inicial de información hacia nuevos espacios de trabajo. Dashboard de gestión de proyectos para la migración de Microsoft Project Cómo preparar una migración de Microsoft Project a Smartsheet Una transición exitosa requiere planificación. Antes de comenzar, es importante comprender qué proyectos están activos, qué información es crítica y cuáles son los objetivos que la organización busca alcanzar. 1. Analizar los proyectos existentes El primer paso consiste en identificar los proyectos actuales, sus responsables y la información que debe mantenerse. Este análisis ayuda a evitar migraciones innecesarias y permite priorizar aquellos proyectos con mayor impacto para la organización. 2. Definir una estrategia de migración Cada organización tiene necesidades diferentes. Algunas requieren trasladar proyectos históricos; otras necesitan reconstruir procesos para aprovechar nuevas capacidades. Una estrategia clara debe considerar: Qué información será migrada. Qué procesos serán rediseñados. Qué usuarios participarán. Cómo será la capacitación. 3. Facilitar la adopción de los equipos La tecnología por sí sola no garantiza una transición exitosa. La adopción depende de que los usuarios comprendan cómo la nueva plataforma puede facilitar su trabajo diario. Smartsheet utiliza una interfaz flexible basada en hojas de trabajo, vistas visuales y automatizaciones, permitiendo que diferentes perfiles dentro de una organización participen en la gestión del trabajo. Panel de control de proyecto con un presupuesto actual. Beneficios de migrar hacia una plataforma de gestión del trabajo moderna Una vez completada la transición, las organizaciones pueden aprovechar nuevas formas de administrar proyectos y procesos. Entre los principales beneficios destacan: Mayor visibilidad empresarial Los líderes pueden consultar avances, indicadores y estados de proyectos mediante dashboards y reportes centralizados. Procesos más eficientes Las automatizaciones permiten reducir tareas manuales relacionadas con actualizaciones, aprobaciones y seguimiento. Colaboración entre equipos La información deja de estar aislada en archivos individuales y se convierte en un recurso compartido para diferentes áreas. Escalabilidad Las empresas pueden comenzar con proyectos específicos y ampliar la plataforma hacia procesos operativos, portafolios y equipos completos. La migración como una oportunidad de transformación El cambio desde Microsoft Project hacia una nueva plataforma no debe verse únicamente como una actualización tecnológica. Es una oportunidad para analizar cómo trabaja la organización y construir procesos más conectados. Las empresas que aprovechan esta transición pueden conservar la experiencia acumulada en sus proyectos mientras adoptan herramientas que responden mejor a las necesidades actuales de colaboración, automatización y visibilidad. Preparar una migración con anticipación permite reducir riesgos, proteger información importante y establecer una base sólida para la gestión del trabajo futuro. ¿Tu organización está evaluando una migración desde Microsoft Project? Nuestro equipo puede ayudarte a analizar tu estrategia de transición, identificar oportunidades de mejora y construir un camino hacia una gestión de proyectos más eficiente con Smartsheet. Agenda una llamada con nuestros especialistas o visita nuestro sitio web para conocer más soluciones de gestión del trabajo empresarial.

La planificación siempre ha sido uno de los pilares de una gestión de proyectos exitosa. Sin embargo, a medida que las organizaciones gestionan más iniciativas de forma simultánea, mantener una visión clara sobre recursos, prioridades y capacidad se vuelve cada vez más complejo. Los equipos trabajan en entornos dinámicos donde las necesidades del negocio evolucionan constantemente. Una nueva iniciativa puede requerir atención inmediata, una fecha de entrega puede ajustarse o la disponibilidad de recursos puede cambiar a lo largo del trimestre. Ante este panorama, contar con información actualizada ya no es suficiente; también resulta necesario comprender el posible impacto de las decisiones antes de ejecutarlas. Planificación de escenarios con Smartsheet: Herramientas de planificación digital que optimizan la utilización del tiempo y los recursos. Con el lanzamiento de Scenario Planning, Smartsheet incorpora una nueva capacidad que permite a las organizaciones analizar diferentes posibilidades de planificación y visualizar su impacto sobre proyectos, recursos y portafolios. Esta funcionalidad ayuda a los equipos a tomar decisiones con mayor confianza y a mantener la alineación entre los objetivos estratégicos y la capacidad real de ejecución. Una nueva perspectiva para la planificación de proyectos La gestión de proyectos moderna exige mucho más que el seguimiento de tareas y cronogramas. Los responsables de proyectos, PMO y líderes de operaciones necesitan comprender cómo una decisión puede afectar al resto de las iniciativas que forman parte del portafolio. Cada cambio tiene implicaciones. La incorporación de un nuevo proyecto, una modificación en las prioridades o un ajuste en la disponibilidad de recursos puede influir directamente en las fechas de entrega y en la carga de trabajo de los equipos. Scenario Planning permite analizar estas situaciones dentro de un entorno seguro, facilitando una visión más completa antes de avanzar con cualquier ajuste. De esta manera, los equipos pueden evaluar diferentes caminos y comprender mejor las implicaciones de cada decisión. Planificación de escenarios: Optimización del rendimiento mediante programación y análisis de recursos por disciplina para los próximos 30 días. Una mejor gestión de recursos comienza con una mejor visibilidad La planificación de recursos es uno de los mayores desafíos para las organizaciones que gestionan múltiples proyectos al mismo tiempo. Mantener un equilibrio adecuado entre capacidad y demanda requiere información confiable y una visión clara de cómo se distribuye el trabajo. Cuando los responsables cuentan con una comprensión más profunda de la disponibilidad de sus equipos, resulta más sencillo identificar oportunidades de optimización y anticipar posibles riesgos. Scenario Planning contribuye a este proceso al ofrecer una visión que ayuda a responder preguntas clave relacionadas con la capacidad operativa, la asignación de recursos y la planificación futura. Entre los aspectos que los equipos pueden analizar se encuentran: La capacidad disponible para nuevas iniciativas. El impacto de cambios en cronogramas y fechas de entrega. La distribución de recursos entre proyectos prioritarios. Posibles puntos de saturación dentro de los equipos. Ajustes necesarios para cumplir objetivos estratégicos. Esta información permite que la planificación deje de ser un ejercicio reactivo y se convierta en una práctica más estratégica y alineada con las necesidades del negocio. Una herramienta diseñada para la gestión de portafolios A medida que crece el número de proyectos dentro de una organización, también aumenta la necesidad de tomar decisiones que consideren el impacto global sobre el portafolio. Los líderes necesitan equilibrar prioridades, recursos y objetivos de negocio mientras mantienen la visibilidad sobre el trabajo en curso. Para lograrlo, resulta fundamental contar con herramientas que faciliten una planificación más informada. Scenario Planning aporta valor precisamente en este punto. La funcionalidad permite explorar distintas posibilidades dentro de la planificación del portafolio y comprender cómo cada decisión puede influir en la capacidad organizacional. Este nivel de visibilidad facilita conversaciones más productivas entre áreas de negocio, PMO y equipos de liderazgo. Las decisiones dejan de centrarse únicamente en necesidades inmediatas y pueden apoyarse en una visión más amplia del impacto operativo y estratégico. Gráfico de capacidad y asignación del equipo de liderazgo Smartsheet Prepararse para el cambio con mayor confianza El cambio forma parte natural de cualquier organización. Las prioridades evolucionan, aparecen nuevas oportunidades y los equipos deben adaptarse continuamente para responder a los objetivos del negocio. La capacidad de anticipar escenarios y comprender sus posibles consecuencias se ha convertido en un elemento fundamental para una gestión eficiente. Cuando los equipos cuentan con herramientas que facilitan este análisis, es posible reducir incertidumbre y fortalecer la toma de decisiones. Scenario Planning amplía las capacidades de planificación dentro de Smartsheet al proporcionar una forma más estructurada de evaluar recursos, capacidad y prioridades. El resultado es una mayor visibilidad para los responsables de proyectos y una mejor alineación entre estrategia y ejecución. Para las organizaciones que buscan optimizar la planificación de proyectos, fortalecer la gestión de recursos y mejorar la administración de portafolios, esta nueva funcionalidad representa una oportunidad para trabajar con mayor claridad y responder de forma más efectiva a las necesidades del negocio. Descubre todo el potencial de Smartsheet para tu organización La incorporación de Scenario Planning es solo una de las muchas capacidades que ayudan a las organizaciones a mejorar la gestión de proyectos, recursos y portafolios dentro de Smartsheet. Si quieres conocer cómo aprovechar esta funcionalidad y construir procesos más eficientes para tu equipo, nuestro equipo de especialistas puede ayudarte. Agenda una llamada con nuestros especialistas y descubre cómo llevar la planificación estratégica de tu organización al siguiente nivel. También puedes visitar nuestro sitio web para conocer más soluciones, mejores prácticas y casos de éxito que están transformando la manera en que las empresas gestionan su trabajo.

Toda organización opera bajo condiciones de incertidumbre. Los proyectos evolucionan, las prioridades cambian y factores internos o externos pueden afectar los resultados esperados. Por ello, la gestión de riesgos se ha convertido en una práctica fundamental para mantener el control sobre los objetivos, optimizar recursos y fortalecer la capacidad de respuesta ante situaciones imprevistas. Aunque la identificación de riesgos suele formar parte de la planificación de proyectos, muchas organizaciones continúan enfocándose únicamente en detectar posibles amenazas sin profundizar en el análisis de sus consecuencias. La verdadera efectividad de una estrategia de administración de riesgos radica en comprender el impacto potencial de cada evento y definir acciones que permitan reducir sus efectos antes de que afecten el desempeño de la organización. Manos gestionan un juego de bloques, destacando la importancia de estrategias efectivas de administración de riesgos mediante símbolos de advertencia. ¿Qué significa gestionar el impacto de los riesgos? La gestión del impacto de riesgos consiste en evaluar las consecuencias que un evento podría generar sobre los objetivos de un proyecto, proceso o estrategia empresarial. Este análisis permite determinar cuáles son los riesgos que requieren mayor atención y cuáles pueden monitorearse con menor frecuencia. Más allá de identificar una situación de riesgo, es necesario comprender cómo podría afectar variables críticas como: Costos y presupuestos. Cronogramas y fechas de entrega. Disponibilidad de recursos. Continuidad operativa. Cumplimiento de objetivos estratégicos. Experiencia de clientes o usuarios. Cuando las organizaciones incorporan esta perspectiva dentro de sus procesos de evaluación de riesgos, obtienen una visión más clara de las posibles consecuencias y pueden tomar decisiones respaldadas por información relevante. La relación entre el impacto de riesgos y la toma de decisiones La calidad de las decisiones depende, en gran medida, de la capacidad para anticipar escenarios y comprender sus posibles efectos. La gestión estratégica de riesgos proporciona información que ayuda a los líderes y equipos a establecer prioridades, asignar recursos y definir planes de acción de manera más precisa. Un riesgo con baja probabilidad de ocurrencia puede representar una amenaza significativa si su impacto es elevado. Del mismo modo, un riesgo frecuente podría requerir atención constante incluso cuando sus consecuencias sean limitadas. Analizar ambos factores permite construir una visión más equilibrada y realista del panorama operativo. Este enfoque favorece decisiones más informadas porque aporta claridad sobre: Los riesgos que podrían comprometer resultados clave. Las áreas con mayor nivel de exposición. Los recursos necesarios para implementar acciones preventivas. Los posibles efectos de retrasar una respuesta. La información obtenida durante el análisis de impacto también facilita la comunicación entre equipos y promueve una comprensión compartida de las prioridades organizacionales. Por qué la evaluación de riesgos debe ser un proceso continuo Los riesgos cambian a medida que evolucionan los proyectos y las operaciones. Nuevos requisitos, modificaciones en el mercado, ajustes presupuestarios o cambios en la disponibilidad de recursos pueden alterar el nivel de exposición de una organización. Por esta razón, la evaluación de riesgos no debe limitarse a una actividad realizada al inicio de un proyecto. Mantener revisiones periódicas permite actualizar información, identificar variaciones en el entorno y adaptar las estrategias de respuesta según las necesidades del momento. Un proceso continuo de monitoreo ayuda a: Detectar cambios en la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. Actualizar planes de mitigación. Identificar riesgos emergentes asociados a nuevas actividades o procesos. Mantener alineados a los equipos responsables. Mejorar la capacidad de adaptación ante situaciones inesperadas. La actualización constante de la información contribuye a que la organización mantenga una visión realista de sus riesgos y pueda actuar con mayor rapidez cuando sea necesario. El papel de la visibilidad en la gestión de riesgos Uno de los principales desafíos en la administración de riesgos es la fragmentación de la información. Cuando los datos relacionados con riesgos, responsables, acciones preventivas y seguimiento se encuentran dispersos en múltiples documentos o canales de comunicación, resulta más difícil obtener una visión completa de la situación. La visibilidad permite que las organizaciones comprendan el estado de cada riesgo y evalúen cómo puede afectar los objetivos establecidos. Además, facilita la coordinación entre áreas y mejora la capacidad para responder de manera oportuna. Entre los beneficios de contar con información accesible y actualizada se encuentran: Mayor transparencia en la toma de decisiones. Seguimiento más eficiente de acciones correctivas y preventivas. Identificación temprana de cambios en el nivel de riesgo. Mejor coordinación entre equipos y responsables. Mayor capacidad para priorizar iniciativas estratégicas. La visibilidad también fortalece la rendición de cuentas al establecer claramente quién es responsable del seguimiento y control de cada riesgo identificado. Cómo la mitigación de riesgos protege el desempeño organizacional La mitigación de riesgos busca reducir la probabilidad de ocurrencia de un evento o limitar sus consecuencias cuando no es posible evitarlo por completo. Este proceso forma parte de una estrategia integral de gestión y contribuye a proteger la continuidad de las operaciones. Las acciones de mitigación pueden incluir: Ajustes en procesos internos. Planes de contingencia. Diversificación de recursos o proveedores. Capacitación de equipos. Controles adicionales de supervisión y monitoreo. La efectividad de estas medidas depende de la calidad del análisis realizado previamente. Comprender el impacto potencial de un riesgo permite asignar esfuerzos de manera proporcional a su relevancia y optimizar el uso de recursos disponibles. Además de reducir interrupciones, una estrategia sólida de mitigación ayuda a fortalecer la resiliencia organizacional y mejora la capacidad para enfrentar escenarios complejos sin comprometer objetivos clave. La gestión de riesgos como parte de una cultura organizacional La gestión de riesgos genera mejores resultados cuando forma parte de la cultura de trabajo y no únicamente de un proceso administrativo. Integrar esta práctica en la toma de decisiones cotidianas permite que los equipos desarrollen una mayor conciencia sobre los factores que pueden afectar el desempeño de la organización. Una cultura orientada a la prevención promueve: Mayor participación de los equipos en la identificación de riesgos. Comunicación más efectiva entre áreas. Evaluaciones periódicas basadas en información actualizada. Mayor capacidad para anticipar desafíos operativos. Procesos de mejora continua respaldados por datos. Cuando la gestión de riesgos se integra en las operaciones diarias, la organización fortalece su capacidad para adaptarse a los cambios y mantener el enfoque en sus objetivos estratégicos. La gestión de riesgos va mucho más allá de identificar posibles amenazas. Comprender el impacto de cada riesgo permite priorizar acciones, optimizar recursos y fortalecer la toma de decisiones en todos los niveles de la organización. A medida que los proyectos y las operaciones se vuelven más complejos, contar con procesos sólidos de evaluación de riesgos, monitoreo y mitigación resulta fundamental para proteger los objetivos del negocio. Las organizaciones que incorporan estas prácticas de forma continua desarrollan una mayor capacidad de adaptación, mejoran su resiliencia y están mejor preparadas para enfrentar escenarios de incertidumbre sin perder de vista sus metas estratégicas. La gestión de riesgos es un proceso continuo que ayuda a las organizaciones a anticipar desafíos, proteger sus objetivos y tomar decisiones con mayor confianza. Desarrollar una estrategia basada en la evaluación, el monitoreo y la mitigación de riesgos permite fortalecer la resiliencia organizacional y mejorar el desempeño de los proyectos a largo plazo. ¿Quieres seguir aprendiendo sobre gestión de proyectos, colaboración, productividad y mejores prácticas empresariales? Visita nuestro sitio web y explora más artículos, guías y recursos diseñados para ayudarte a optimizar el trabajo de tus equipos y alcanzar mejores resultados.

Durante años, la gestión de proyectos se ha centrado en supervisar actividades, asignar responsables y garantizar el cumplimiento de fechas de entrega. Sin embargo, las necesidades de las organizaciones han cambiado considerablemente. Actualmente, las empresas ya no ejecutan proyectos de manera aislada, sino que administran múltiples iniciativas simultáneas que involucran a distintas áreas, equipos interdisciplinarios y objetivos estratégicos que deben mantenerse alineados. Esta transformación ha modificado la manera en la que las organizaciones entienden la ejecución del trabajo. Hace algunos años, la prioridad consistía en completar tareas individuales y monitorear el progreso de cada proyecto por separado; hoy, las empresas necesitan coordinar iniciativas que impactan directamente en la estrategia del negocio, la experiencia del cliente, la innovación y la capacidad de adaptación frente a los cambios del mercado. Colaboradores analizan los beneficios de la nueva funcionalidad de portafolio en Smartsheet, diseñada para optimizar la gestión centralizada de proyectos. A medida que aumenta el volumen de trabajo, también aparecen nuevos desafíos. Cuando cada departamento utiliza metodologías distintas y almacena la información en herramientas separadas, mantener una visión global del trabajo se vuelve una tarea cada vez más compleja. Las organizaciones suelen enfrentar problemas como: Duplicación de esfuerzos entre departamentos. Información dispersa en múltiples plataformas. Dificultad para priorizar proyectos. Retrasos en la identificación de riesgos. Falta de visibilidad para los líderes y tomadores de decisiones. Uso ineficiente de los recursos. Exceso de tiempo invertido en tareas administrativas. Estas dificultades afectan directamente la capacidad de respuesta de las empresas. Cuando la información se encuentra fragmentada, los líderes deben dedicar una parte importante de su jornada a recopilar datos, actualizar reportes y solicitar avances a distintos equipos antes de poder tomar una decisión. Tablero de control del portafolio del proyecto, mostrando el estado de aprobación, capacidad del equipo y próximos proyectos, esencial para actualizar reportes y tomar decisiones informadas. De acuerdo con el informe Pulse of the Profession 2024, elaborado por el Project Management Institute (PMI), las organizaciones que implementan prácticas maduras de gestión de portafolios tienen mayores probabilidades de cumplir sus objetivos estratégicos, optimizar recursos y mejorar el desempeño general de sus proyectos. Ante esta realidad, las organizaciones ya no pueden depender únicamente de herramientas destinadas a supervisar tareas individuales. La gestión moderna exige una mayor capacidad de coordinación, visibilidad y adaptación para responder a las prioridades del negocio en tiempo real. Como parte de esta evolución, Smartsheet incorporó Portafolio (Portfolios), una funcionalidad diseñada para centralizar la gestión de múltiples iniciativas dentro de una misma plataforma. Su propósito es ayudar a los equipos a reducir la complejidad operativa, fortalecer la colaboración entre áreas y facilitar una toma de decisiones basada en información actualizada y accesible. ¿Qué es un Portafolio en Smartsheet? Portafolio (Portfolios) es una funcionalidad que permite administrar, supervisar y priorizar múltiples proyectos desde una estructura centralizada dentro de Smartsheet. Su objetivo principal es transformar la manera en que los equipos organizan su trabajo, ofreciendo una visión unificada que facilite la coordinación entre áreas y mejore la capacidad de respuesta ante los cambios del negocio. A diferencia de la gestión tradicional, donde cada proyecto suele construirse manualmente y operar de forma independiente, Portafolio proporciona una estructura estandarizada que conecta todos los elementos necesarios para administrar el ciclo completo de una iniciativa. La herramienta integra componentes como: Formularios de recepción de solicitudes. Plantillas de proyectos. Espacios centralizados de seguimiento. Dashboards ejecutivos. Reportes consolidados. Procesos automatizados. Esta estructura busca reducir la complejidad operativa y facilitar la escalabilidad a medida que las organizaciones incrementan el número de proyectos que desarrollan. De acuerdo con Smartsheet, la funcionalidad está diseñada especialmente para equipos que necesitan una solución accesible y rápida de implementar, sin requerir la complejidad de herramientas empresariales avanzadas. Más allá de centralizar proyectos, Portafolio busca establecer una metodología de trabajo uniforme que permita a las organizaciones mantener un mejor control sobre sus iniciativas y asegurar que cada proyecto contribuya a los objetivos estratégicos del negocio. ¿Por qué Smartsheet lanzó esta nueva modalidad? La forma de gestionar proyectos ha cambiado considerablemente durante la última década. Las organizaciones han pasado de administrar proyectos aislados a coordinar conjuntos completos de iniciativas que involucran distintos departamentos, recursos compartidos y objetivos interdependientes. Esta transformación ha dado lugar a un nuevo desafío: mantener el control operativo sin aumentar la complejidad administrativa. Actualmente, es común que diversas áreas trabajen simultáneamente en decenas de iniciativas que deben coordinarse para alcanzar objetivos compartidos. Un retraso en un proyecto puede afectar otros procesos, modificar prioridades y generar un impacto directo en el cumplimiento de las metas organizacionales. Sin una estructura adecuada, resulta difícil identificar estas dependencias con suficiente anticipación. En muchos casos, las organizaciones detectan los problemas cuando los retrasos ya han comenzado a afectar a otros equipos, reduciendo su capacidad de respuesta. Smartsheet identificó que numerosos usuarios dedicaban una parte importante de su jornada laboral a actividades administrativas que podrían automatizarse, como: Crear proyectos manualmente. Duplicar plantillas. Consolidar información. Actualizar reportes. Elaborar dashboards. Compartir avances mediante correos electrónicos. Estas actividades no solo consumen tiempo, sino que también aumentan la posibilidad de cometer errores humanos y limitan la capacidad de los líderes para enfocarse en tareas de planeación y toma de decisiones. El lanzamiento de Portafolio responde a esta necesidad, ofreciendo una solución que simplifica la coordinación entre áreas y proporciona una estructura que permite administrar múltiples iniciativas sin incrementar la carga operativa. ¿Cómo pueden las organizaciones coordinar múltiples proyectos sin incrementar la complejidad de su operación? A medida que las organizaciones crecen, también aumenta la cantidad de iniciativas que deben ejecutarse de forma simultánea. Ya no se trata únicamente de administrar un proyecto a la vez; actualmente, los equipos suelen trabajar en lanzamientos de productos, campañas de marketing, implementaciones tecnológicas, procesos de contratación, iniciativas de transformación digital y proyectos internos que involucran a diversas áreas de la empresa. Aunque cada proyecto tenga objetivos específicos, todos comparten un mismo desafío: la necesidad de mantenerse alineados con las prioridades estratégicas del negocio. Cuando esta coordinación se realiza de manera manual, la complejidad operativa incrementa rápidamente. Los equipos pueden encontrarse utilizando diferentes herramientas, metodologías y formatos de trabajo, lo que dificulta la comunicación y provoca una fragmentación de la información. Como consecuencia, los líderes deben invertir más tiempo en recopilar datos, actualizar reportes y solicitar avances a distintas áreas antes de poder tomar una decisión. Esta situación genera una serie de problemas que afectan directamente la productividad organizacional: Se pierde visibilidad sobre el estado real de los proyectos. Se incrementa el riesgo de duplicar esfuerzos. Los equipos trabajan de forma aislada. Los recursos se asignan de manera poco eficiente. Se dificulta identificar prioridades. Los retrasos suelen detectarse cuando ya han comenzado a afectar otras iniciativas. Panel de control de gestión de solicitudes que muestra las solicitudes abiertas por departamento y su prioridad, lo cual es crucial para abordar problemas que afectan la productividad organizacional. Frente a estos desafíos, la respuesta no consiste en incorporar más herramientas o aumentar la cantidad de procesos administrativos. La clave está en construir un modelo de trabajo que permita simplificar la gestión sin perder capacidad de control. Para lograrlo, tres elementos se vuelven fundamentales: la automatización, la centralización y la estandarización. La automatización permite eliminar tareas repetitivas que consumen tiempo y recursos. Actividades como la creación de nuevos proyectos, la asignación de responsables, la actualización de estados y la generación de reportes pueden ejecutarse automáticamente, reduciendo errores humanos y permitiendo que los equipos se concentren en actividades estratégicas. La centralización busca reunir toda la información en un único espacio de trabajo. En lugar de consultar diversas hojas de cálculo, correos electrónicos o documentos independientes, los líderes pueden acceder a una vista integral que les permita monitorear el desempeño general, identificar riesgos y dar seguimiento a las iniciativas en tiempo real. Por otra parte, la estandarización establece una metodología común para todos los proyectos. Trabajar bajo procesos unificados facilita la colaboración entre departamentos, mejora la consistencia operativa y reduce las diferencias que suelen existir cuando cada equipo desarrolla sus propias formas de trabajo. La combinación de estos tres elementos permite transformar la gestión tradicional de proyectos en una práctica más estratégica y sostenible. El objetivo deja de ser únicamente cumplir con fechas de entrega y pasa a enfocarse en garantizar que todas las iniciativas contribuyan al cumplimiento de los objetivos organizacionales. Precisamente bajo esta lógica, Smartsheet desarrolló la funcionalidad Portafolio, una solución diseñada para ayudar a las organizaciones a coordinar múltiples proyectos desde una sola plataforma, manteniendo la visibilidad, la colaboración y el control operativo sin aumentar la complejidad administrativa. ¿Cómo funciona Portafolio? La funcionalidad acompaña el ciclo completo de vida de un proyecto mediante un proceso estructurado que facilita la organización del trabajo. Recepción y gestión de solicitudes (Intake) Todo comienza con la recepción de nuevas iniciativas. Los usuarios pueden enviar solicitudes mediante formularios digitales que recopilan información estandarizada sobre los proyectos que desean implementar. Este proceso ayuda a: Centralizar la demanda. Evitar solicitudes informales. Establecer criterios homogéneos. Reducir la pérdida de información. Además, los líderes pueden visualizar todas las solicitudes pendientes desde un solo espacio. Priorización estratégica No todos los proyectos tienen el mismo impacto dentro de una organización. Portafolio permite analizar las iniciativas antes de aprobarlas, considerando factores como: Recursos disponibles. Prioridades del negocio. Fechas de entrega. Dependencias. Riesgos potenciales. Esto facilita que los equipos enfoquen sus esfuerzos en los proyectos con mayor valor estratégico. Creación automatizada de proyectos Una vez aprobada una iniciativa, la plataforma puede generar automáticamente un nuevo proyecto utilizando plantillas previamente configuradas. Cada proyecto puede incluir: Cronogramas. Responsables. Entregables. Tareas. Fechas límite. Recursos asignados. Este proceso reduce significativamente el tiempo de implementación y garantiza la consistencia entre proyectos. Monitoreo centralizado Todos los proyectos activos se consolidan en una sola vista. Los responsables pueden supervisar: Estado general. Nivel de avance. Riesgos. Bloqueos. Responsables. Indicadores clave. Esta centralización elimina la necesidad de consultar múltiples hojas de trabajo. Dashboards y reportes ejecutivos Uno de los principales beneficios de la funcionalidad es la capacidad de convertir grandes volúmenes de información en visualizaciones fáciles de interpretar. Los dashboards permiten identificar rápidamente: Proyectos atrasados. Riesgos críticos. Carga de trabajo. Avance general. Cumplimiento de objetivos. Esta información ayuda a los líderes a tomar decisiones basadas en datos actualizados. Panel de control de Smartsheet que muestra un resumen del portafolio de proyectos: incluye métricas clave, distribución de proyectos por departamento y región, detalles de proyectos activos y elementos pendientes, junto con un resumen financiero. ¿Qué beneficios aporta a las organizaciones? Mayor visibilidad organizacional Todos los involucrados pueden acceder a la misma información en tiempo real. Esto favorece la transparencia y mejora la comunicación entre equipos. Estandarización de procesos Cada proyecto sigue una metodología uniforme, lo que reduce inconsistencias y facilita la colaboración. Reducción del trabajo manual Las automatizaciones disminuyen considerablemente el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Mejor administración de recursos Los líderes pueden identificar dónde asignar tiempo, presupuesto y talento humano. Toma de decisiones basada en datos La información consolidada permite actuar rápidamente ante riesgos y oportunidades. Escalabilidad operativa Las organizaciones pueden incrementar la cantidad de proyectos sin aumentar proporcionalmente la complejidad de su gestión. ¿Quiénes pueden aprovechar esta funcionalidad? Portafolio está diseñado para distintos tipos de equipos y departamentos. Entre ellos: Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Project Managers. Equipos de Tecnología. Recursos Humanos. Marketing. Operaciones. Equipos de innovación. Equipos de transformación digital. También resulta útil para empresas que están transitando de una gestión reactiva a una gestión estratégica. El lanzamiento de Portafolio en Smartsheet responde a una necesidad cada vez más presente en las organizaciones: gestionar múltiples iniciativas sin perder visibilidad ni aumentar la carga administrativa. Más que una nueva funcionalidad, propone una forma de trabajo más conectada, eficiente y alineada con los objetivos del negocio. Centralizar la información, automatizar procesos y contar con una visión integral del trabajo permite a las organizaciones optimizar recursos, identificar riesgos con anticipación y tomar decisiones basadas en información actualizada. A medida que los proyectos aumentan en número y complejidad, este tipo de gestión deja de ser una ventaja competitiva y se convierte en una necesidad operativa. Si tu organización busca aprovechar al máximo las capacidades de Smartsheet y fortalecer la gestión de sus proyectos, visita el sitio web de SYSTEC Consulting o agenda una llamada con nuestros especialistas para conocer cómo podemos ayudarte a implementar una solución alineada con tus objetivos de negocio.

La colaboración efectiva es uno de los pilares de la gestión de proyectos moderna. Sin embargo, trabajar en equipo no consiste únicamente en compartir información, sino en garantizar que cada participante tenga acceso a las herramientas y datos que necesita para desempeñar sus funciones sin comprometer la integridad del proyecto. Una administración adecuada de los permisos en Smartsheet dentro de una plataforma de trabajo colaborativo puede marcar la diferencia entre un flujo de trabajo organizado y un entorno propenso a errores, duplicidad de información y modificaciones accidentales. Smartsheet ofrece diversas opciones para controlar el acceso a hojas, reportes y espacios de trabajo, permitiendo que las organizaciones establezcan una estructura clara de responsabilidades. De acuerdo con la documentación oficial de la plataforma, los niveles de permisos están diseñados para facilitar la colaboración entre equipos internos, directivos, clientes y colaboradores externos, manteniendo un equilibrio entre productividad y seguridad. Gestión avanzada de permisos en Smartsheet: optimiza el acceso y saca partido de los nuevos roles de colaboración para aumentar la seguridad. A medida que los proyectos involucran a un mayor número de participantes, resulta indispensable comprender cómo funciona cada nivel de acceso y aprovechar las nuevas opciones de colaboración disponibles para asignar permisos de forma estratégica. La importancia de administrar correctamente los permisos Uno de los errores más frecuentes en la gestión de proyectos consiste en otorgar permisos excesivos a personas que no requieren intervenir directamente en la información. Aunque esta práctica suele realizarse con la intención de agilizar la comunicación, también incrementa la probabilidad de que se modifiquen datos importantes, se alteren fechas de entrega o se eliminen registros por accidente. La administración adecuada de permisos permite establecer límites claros sobre las acciones que cada persona puede realizar dentro de una hoja de trabajo. Esto no solo ayuda a proteger la información, sino que también facilita la colaboración y mejora la trazabilidad de las actividades, ya que cada integrante conoce sus responsabilidades y el alcance de su participación. Smartsheet recomienda asignar a cada colaborador el nivel mínimo de acceso necesario para ejecutar sus tareas. Esta práctica favorece una gestión más ordenada y reduce los riesgos asociados con la manipulación innecesaria de la información. Además, una estructura de permisos bien definida resulta especialmente útil cuando participan equipos multidisciplinarios, proveedores, clientes o líderes de distintas áreas que requieren visibilidad sobre el progreso de un proyecto sin necesidad de intervenir directamente en la operación diaria. Permisos de equipos multidisciplinarios en Smartsheet: Diferentes niveles de acceso para Viewer, Commenter, Editor, Admin y Owner, destacando quiénes pueden ver, comentar, editar o eliminar datos en la hoja. Tipos de acceso y roles en Smartsheet Smartsheet maneja distintos niveles de permisos y tipos de usuario que pueden variar según el plan y la configuración de la organización. Estos roles permiten equilibrar colaboración, control y seguridad dentro de los proyectos. Viewer (Visualizador) Este nivel está dirigido a las personas que únicamente necesitan consultar información. Sus capacidades incluyen: Visualizar el contenido de la hoja Revisar comentarios existentes Aplicar filtros y ordenar la información Exportar o descargar contenido (si está habilitado) Este nivel suele asignarse a clientes, directivos o personas que requieren monitorear el avance sin intervenir. Commenter (Comentarista) El permiso Commenter permite interactuar sin modificar datos operativos. Incluye: Agregar comentarios en tareas o filas Adjuntar archivos Responder conversaciones existentes Eliminar sus propios comentarios Este rol es clave para recibir retroalimentación sin comprometer la estructura del proyecto. Contributor (Colaborador) El rol de Contributor está diseñado para usuarios que necesitan participar activamente en la alimentación de información, sin tener control total sobre la estructura o configuración del proyecto. A diferencia del Editor, el Contributor puede aportar datos o actualizar información específica dentro de su alcance, pero sin asumir responsabilidades de administración ni cambios estructurales amplios. Este rol es especialmente útil para: Equipos externos que alimentan información al proyecto Colaboradores que actualizan datos operativos específicos Usuarios que participan en ejecución sin gestionar la estructura Este modelo ayuda a distribuir responsabilidades de forma más precisa, evitando otorgar permisos excesivos. Editor Los editores participan directamente en la actualización del proyecto. Pueden: Editar información existente Agregar filas nuevas Actualizar tareas y responsables Modificar datos operativos Este permiso debe asignarse únicamente a quienes ejecutan el trabajo diario. Admin El rol de administrador permite gestionar configuraciones más amplias del proyecto: Administrar permisos de otros usuarios Configurar automatizaciones Gestionar elementos de la hoja o espacio de trabajo Compartir contenido con otros colaboradores Suele asignarse a líderes de proyecto o responsables operativos. Owner (Propietario) El propietario tiene control total sobre la hoja. Sus capacidades incluyen: Administrar todos los permisos Transferir la propiedad Eliminar la hoja Gestionar configuraciones generales Se recomienda limitar este acceso a una o dos personas responsables del proyecto. Guest (Invitado): acceso externo controlado El rol de Guest permite invitar usuarios externos a colaborar dentro del entorno de Smartsheet con permisos limitados, sin necesidad de asignarles una licencia completa dentro de la organización. Este tipo de acceso es ideal cuando se trabaja con: Clientes externos Proveedores Consultores Stakeholders del proyecto Los invitados pueden tener permisos como Viewer o Commenter dependiendo de la configuración, lo que permite mantener un control estricto sobre la información mientras se habilita la colaboración externa. Colaboración y comunicación facilitadas en Smartsheet, con un panel de conversaciones que muestra interacciones entre miembros del equipo para gestionar proyectos de manera eficiente. Miembros invitados y acceso provisional Smartsheet también permite gestionar miembros invitados y accesos provisionales dentro de las organizaciones. El acceso provisional permite que ciertos usuarios participen temporalmente dentro de la plataforma antes de convertirse en miembros con licencia, dependiendo del modelo de suscripción. Para mantener un entorno de trabajo ordenado, se recomienda: Evitar asignar permisos de Editor cuando solo se necesita comentar o visualizar información Revisar periódicamente los usuarios con acceso a las hojas Limitar permisos administrativos a roles clave Retirar accesos una vez finalizado el proyecto Estas prácticas ayudan a mantener el control sobre la información y facilitan la administración a largo plazo. Cronograma del proyecto con diagrama de Gantt que muestra fases y tareas desde la planificación hasta el cierre, destacando el estado de cada tarea y los responsables asignados. Imaginemos una hoja destinada al seguimiento de un proyecto de marketing: Project Manager: Owner (control total del proyecto) Coordinador del proyecto: Admin (supervisión y configuración) Diseñador: Editor (actualización de avances y materiales) Director: Commenter (retroalimentación estratégica) Cliente externo: Viewer (solo consulta) Proveedor de datos: Contributor (alimentación de información puntual) Stakeholder externo: Guest (acceso limitado según necesidad) Esta estructura permite que cada participante intervenga únicamente en lo necesario, evitando errores y sobrecarga de permisos. Construye una colaboración más eficiente con una estrategia de permisos adecuada La administración de permisos no solo protege la información, también mejora la eficiencia operativa y la coordinación entre equipos. Una estructura clara permite que cada colaborador entienda su rol dentro del proyecto y participe de forma ordenada. El rol de Commenter, junto con tipos de acceso como Contributor y Guest, representa una evolución importante hacia modelos de colaboración más flexibles, seguros y adaptados a entornos de trabajo modernos. Implementar estas prácticas permite a las organizaciones optimizar la gestión de proyectos, reducir errores y mejorar la comunicación entre todos los participantes. Administrar correctamente los permisos en Smartsheet es una práctica fundamental para construir entornos de trabajo más seguros, organizados y eficientes. Asignar el nivel de acceso adecuado a cada participante no solo protege la información, sino que también facilita la colaboración entre equipos internos, clientes y responsables de la toma de decisiones. Si tu equipo busca optimizar la administración de proyectos y aprovechar al máximo las capacidades de Smartsheet, en SYSTEC Consulting podemos ayudarte a implementar mejores prácticas y diseñar estrategias que impulsen la colaboración entre tus equipos. Te invitamos a visitar nuestro sitio web para conocer nuestros servicios y recursos especializados o, si prefieres una asesoría personalizada, agenda una llamada con nuestros especialistas para identificar las necesidades de tu organización y encontrar la solución más adecuada para tus proyectos.

Las reuniones se han convertido en una de las principales herramientas para coordinar actividades, compartir avances y mantener alineados a los equipos de trabajo. Sin embargo, con la evolución de los entornos laborales y el aumento de la carga operativa, muchas organizaciones han comenzado a cuestionar si todas las juntas son realmente necesarias. Ahora las empresas enfrentan un desafío importante: mantener una comunicación efectiva sin comprometer el tiempo que los colaboradores necesitan para desarrollar actividades estratégicas. Para lograrlo, cada vez más organizaciones adoptan herramientas y metodologías que les permiten optimizar la forma en que los equipos trabajan y colaboran. Plataformas digitales: la clave para reducir reuniones innecesarias y aliviar el estrés laboral. ¿Cómo se originó la cultura de las reuniones y por qué es momento de reducirlas? Las reuniones nacieron como un mecanismo para facilitar la coordinación y la toma de decisiones dentro de las organizaciones. Con el paso del tiempo, se convirtieron en una práctica habitual para resolver cualquier necesidad, desde compartir actualizaciones de proyectos hasta solicitar información que podría obtenerse de otras maneras. La transformación de los modelos de trabajo ha puesto en evidencia una problemática: depender excesivamente de las reuniones puede afectar la productividad y dificultar la concentración de los equipos. De acuerdo con Atlassian (2024), las reuniones son identificadas como uno de los principales obstáculos para la productividad entre los trabajadores del conocimiento, ya que interrumpen los flujos de trabajo y limitan el tiempo disponible para actividades de mayor valor. Reducir la cantidad de reuniones no significa eliminar la comunicación, sino adoptar dinámicas más eficientes que permitan a los equipos mantenerse informados sin depender constantemente de encuentros programados. El impacto de las reuniones excesivas en la productividad Las reuniones frecuentes pueden parecer necesarias, pero también generan consecuencias importantes en el desempeño diario de los equipos. Según el Work Trend Index de Microsoft, los colaboradores dedican el 57% de su tiempo laboral a actividades de comunicación, como reuniones, correos electrónicos y mensajes, mientras que solo el 43% se destina a actividades de creación, análisis y ejecución de trabajo. Además, el 68% de los trabajadores afirma no contar con suficiente tiempo ininterrumpido para concentrarse en sus actividades prioritarias. Cuando las reuniones se vuelven excesivas, las organizaciones pueden enfrentar situaciones como: Interrupciones constantes durante la jornada laboral. Disminución de la capacidad de concentración. Retrasos en la ejecución de proyectos. Fatiga y saturación de información. Menor agilidad en la toma de decisiones. ¿Cómo las plataformas de colaboración transforman la dinámica de trabajo? Las plataformas de colaboración permiten centralizar la información y facilitar el acceso a documentos, avances y responsabilidades sin necesidad de convocar una reunión para cada actualización. Su principal función es fortalecer la comunicación asíncrona, permitiendo que las personas colaboren y se mantengan informadas sin la necesidad de coincidir al mismo tiempo. Entre sus principales aportaciones se encuentran: Centralizar la información de proyectos y tareas. Asignar responsables y fechas de entrega. Mantener un seguimiento actualizado del progreso. Documentar acuerdos y decisiones. Facilitar la comunicación entre distintas áreas. Este modelo permite que los colaboradores consulten la información cuando la necesiten y dediquen más tiempo a actividades estratégicas. Beneficios de disminuir la dependencia de las reuniones Adoptar una cultura de colaboración más eficiente puede generar beneficios significativos para las organizaciones. Cuando los equipos dejan de depender de las reuniones para compartir información y dar seguimiento a sus actividades, es posible optimizar los tiempos de trabajo, fortalecer la comunicación y facilitar el cumplimiento de los objetivos. Mayor productividad Reducir las reuniones innecesarias permite que los colaboradores recuperen tiempo para enfocarse en actividades que aportan mayor valor a la organización. En lugar de interrumpir constantemente su jornada para asistir a sesiones de seguimiento, los equipos pueden dedicar más tiempo a la ejecución de proyectos, la resolución de problemas y el desarrollo de nuevas iniciativas. Además, contar con espacios de trabajo centralizados disminuye la necesidad de solicitar actualizaciones frecuentes, ya que la información se encuentra disponible y accesible para todos los involucrados. Esto ayuda a reducir las distracciones y favorece periodos de concentración más prolongados. Mejor organización Tener la información centralizada facilita la gestión de proyectos y evita que los datos se dispersen entre correos electrónicos, mensajes instantáneos o documentos almacenados en distintas plataformas. Una mejor organización permite que los colaboradores identifiquen rápidamente las prioridades, consulten el historial de actividades y den seguimiento a los avances sin depender de una reunión para obtener claridad sobre el estado de un proyecto. Como resultado, se reducen los errores, la duplicidad de esfuerzos y la pérdida de información relevante. Mayor autonomía Cuando las responsabilidades, los objetivos y las fechas de entrega están claramente definidos, cada integrante del equipo puede administrar mejor su tiempo y tomar decisiones relacionadas con sus actividades diarias. Este nivel de autonomía fomenta una cultura laboral basada en la confianza y la responsabilidad compartida. Los colaboradores cuentan con las herramientas necesarias para avanzar en sus tareas sin esperar instrucciones constantes o la aprobación de cada paso mediante una reunión. Toma de decisiones más ágil La disponibilidad inmediata de la información permite que los procesos de aprobación y seguimiento se desarrollen de forma más rápida y eficiente. Los líderes y equipos de trabajo pueden acceder a datos actualizados en cualquier momento, identificar posibles retrasos y actuar oportunamente ante cualquier situación que requiera atención. Esto reduce los tiempos de espera y favorece una respuesta más rápida ante los cambios o nuevas prioridades. Mayor transparencia La visibilidad de los avances, pendientes y responsabilidades fortalece la coordinación entre áreas y mejora la comunicación interna. Cuando todos los involucrados tienen acceso a la misma información, se genera un entorno de trabajo más transparente y colaborativo. Esto facilita el seguimiento de los proyectos, evita malentendidos y promueve una mayor alineación entre los objetivos individuales y los objetivos organizacionales. De acuerdo con el informe Anatomy of Work, los colaboradores dedican alrededor del 60% de su tiempo a coordinar el trabajo, mientras que consideran que casi dos tercios de las reuniones son innecesarias. Aunque las plataformas de colaboración ofrecen múltiples beneficios, su implementación requiere una estrategia clara. Algunos errores frecuentes son: Utilizar demasiados canales de comunicación al mismo tiempo. No definir responsables de cada actividad. Mantener información desactualizada. Generar un exceso de notificaciones. Intentar eliminar por completo las reuniones. Es importante recordar que no todas las reuniones son negativas. Algunas continúan siendo fundamentales, especialmente aquellas relacionadas con la planeación estratégica, la resolución de problemas complejos y las sesiones creativas. Las organizaciones que implementan procesos de colaboración eficientes reservan las reuniones para conversaciones que realmente aportan valor, mientras que el seguimiento operativo puede gestionarse de manera continua y organizada, teniendo como objetivo hacer las reuniones mas significativas. En un entorno laboral cada vez más preocupado por sus colaboradores, la capacidad de colaborar de forma inteligente se ha convertido en un factor importante para aumentar la productividad, mejorar la experiencia de los colaboradores y construir equipos más ágiles y orientados a resultados. Las organizaciones que priorizan una colaboración eficiente tienen la oportunidad de recuperar uno de sus recursos más valiosos: el tiempo. Al disminuir la dependencia de las reuniones para compartir información y dar seguimiento a las actividades, los equipos pueden concentrarse en tareas estratégicas, trabajar con mayor autonomía y tomar decisiones de forma más ágil. Te invitamos a visitar nuestro sitio web para conocer nuestros servicios y recursos especializados.