Para competir en el mercado actual, las organizaciones ya no pueden confiar únicamente en los viejos recursos de aumentar ingresos y reducir costos. Ahora, el éxito de las organizaciones empresariales depende de su capacidad para involucrar a los clientes, acelerar el desarrollo de productos y atraer talento de clase mundial antes que la competencia.
Estas nuevas necesidades comerciales están cambiando fundamentalmente la naturaleza del trabajo. Según un estudio encargado en octubre de 2018 realizado por Forrester Consulting en nombre de Smartsheet (“Cumplimiento de los principales objetivos comerciales con la gestión colaborativa del trabajo”), las empresas están viendo:
Un aumento en el número y la escala de proyectos (77% de las organizaciones)
La responsabilidad de la difusión de las habilidades de gestión de proyectos en toda la organización, en lugar de quedarse con una función de gestión dedicada (70% de las organizaciones)
El trabajo de proyecto no estructurado (tareas imprevistas o no contabilizadas que se requieren para completar proyectos) está en aumento (70% de las organizaciones)
Para tener éxito en este panorama cambiante e impulsar el éxito de los proyectos, la mayoría de las organizaciones encuestadas están de acuerdo en que es fundamental para ellas encontrar una manera de facilitar la colaboración y la transparencia dentro de los equipos y entre los silos, así como también proporcionar supervisión en tiempo real que empodera a los gerentes. Sin embargo, el mismo estudio encargado por Smartsheet encuentra que las herramientas tradicionales de administración de proyectos no pueden satisfacer las demandas de las empresas en la actualidad. De hecho, están “poniendo en peligro los resultados comerciales clave”.
El fracaso de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos
Si bien las herramientas tradicionales de administración de proyectos respaldan de manera eficaz la administración de costos y asignación de recursos, por lo general están dirigidas a administradores de proyectos profesionales que cuentan con capacitación especializada, y no son fáciles de adoptar por los trabajadores de la información responsables de administrar proyectos en el entorno laboral actual.
Según el estudio de Forrester Consulting encargado por Smartsheet y citado anteriormente, las empresas encuestadas no cumplen una de las tres métricas de entrega clave en más de un tercio de las veces:
El 35% de los proyectos no cumplen con la intención comercial original
El 38% de los proyectos no cumplen con los plazos iniciales
El 34% de los proyectos no terminan dentro del presupuesto
Estas deficiencias ponen en juego los ingresos, la innovación y la satisfacción del cliente para toda la organización.
Para tener éxito en cumplir con las prioridades comerciales en evolución, las empresas deben trabajar de manera diferente recurriendo a lo que Forrester llama herramientas o soluciones de gestión de trabajo colaborativo (CWM), que mejoran la capacidad de las organizaciones para planificar y entregar proyectos rápidamente y tienen el potencial para brindar a las empresas una transparencia total en la ejecución del trabajo moderno, sin dejar de estar alineado con la cartera estratégica.
Forrester define la gestión del trabajo colaborativo como “herramientas de software que respaldan la unión de proyectos y procesos de trabajo al permitir que los usuarios creen espacios de trabajo personales y de equipo; invitar a otros usuarios, internos y externos a la organización, a colaborar en artefactos digitales; identificar los requisitos y la capacidad de la carga de trabajo; y asignar actividades a otros usuarios para cumplir con los elementos de trabajo y luego realizar un seguimiento del progreso”.
Según el estudio citado anteriormente, las organizaciones ven valor en las herramientas CWM que permiten a los equipos planificar y ejecutar el trabajo en todos los flujos de trabajo.
De hecho, este estudio encontró que las plataformas CWM permiten a los equipos planificar y entregar proyectos más rápidamente, lo que a su vez:
Apoya el crecimiento de los ingresos
Mejora la experiencia del cliente
Conduce a empleados más felices y más empoderados
Los beneficios comerciales que las herramientas y plataformas CWM ofrecen a las organizaciones son claros. Para seguir siendo competitivas, las organizaciones deben repensar las formas en que realizan el trabajo y aprovechar las herramientas y plataformas que brindan la flexibilidad y la transparencia que necesitan para moverse rápidamente.
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