En los años pasados, todos experimentaron cómo los cambios rápidos, impredecibles y dinámicos pueden modificar completamente la rutina personal y profesional. Prácticamente todas las empresas fueron forzadas a adaptarse a nuevas formas de trabajo, enfrentando muchos retos en el camino. En estas circunstancias se dió aún más enfoque a sistemas tecnológicos, buscando apoyo en ellos para realizar el trabajo, mantener la coordinación y comunicación entre equipos y brindar la visibilidad requerida a todos los involucrados.
Sin embargo, en éste artículo queremos resaltar la importancia no solo de contar con un software adecuado, sino con soluciones tecnológicas escalables que puedan crecer y contraerse en función de las necesidades presentes y futuras del negocio, así como acompañar durante la adaptación a nuevas circunstancias de gestión que se deriven de la nueva realidad.
Uno de los enfoques principales que comparten los departamentos modernos de TI (Tecnología de la Información) es evitar la obsolescencia de los sistemas, así como costos extra y mantener una gran cantidad de diferentes herramientas, que puedan ser difíciles de administrar y utilizar.
Características principales de una solución tecnológica escalable:
Accesible desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Flexible para incrementar sus funcionalidades y áreas de cobertura (procesos, áreas, oficinas en diferentes ciudades y países) en función de las necesidades del negocio.
Capaz de gestionar una gran cantidad de datos e incrementar o disminuir esa capacidad en función de los cambios que experimente el negocio.
Integrada con otros sistemas y plataformas tecnológicas.
Beneficiosa para cualquier miembro de la organización, independientemente de su posición jerárquica o rol.
Y por último, lo suficientemente poderosa y al mismo tiempo sencilla para usuarios con distinto nivel de madurez en su uso.
¿Cómo escoger una plataforma tecnológica correcta?
1. Enfoque en las plataformas en la nube
En las circunstancias del trabajo moderno, la plataforma tecnológica no puede estar limitada a una computadora en la oficina. Por esa y más razones, como la necesidad de contar siempre con una sola fuente de la verdad accesible para todos, el software en la nube se vuelve indispensable. Además, este tipo de herramientas a menudo reciben actualizaciones de funcionalidades y cuentan con planes de pago bastante económicos.
2. Búsqueda de líderes en el sector
Hoy en día ya que hay una gran variedad de aplicaciones y plataformas en el mercado, escoger la correcta para tu organización puede ser una tarea realmente abrumadora. Un buen recurso de apoyo pueden ser los estudios de Gartner o Forrester sobre los líderes tecnológicos, premiaciones, comportamientos de las acciones, así como las comunidades de usuarios. Conocerlos te ayudará a darte una idea de por cuales plataformas empezar la revisión.
3. Seguridad y administración a nivel empresarial
No cabe duda que la seguridad de los datos es una cuestión primordial. Vale la pena estudiar a detalle con qué tipo de certificaciones de seguridad cuenta la plataforma, su nivel de disponibilidad, si es posible habilitar acceso de sesión único (SSO) y qué otros controles pone a disposición para administrar mejor la cuenta empresarial.
4. Facilidad de uso y adaptabilidad
Para evitar que después de la compra la plataforma se quede sin uso, es importante que los equipos de trabajo vean en ella una facilidad para su trabajo, en vez de un esfuerzo adicional. Por eso la plataforma debe de ser amigable e intuitiva en su uso, contar con una variedad de herramientas y ser flexible para poder ser adaptada a las necesidades particulares de tu negocio.
5. Integraciones nativas y herramientas para desarrollos propios
Tarde o temprano se puede presentar la necesidad de integrar la nueva plataforma con el software empresarial existente, y lo mejor sería estar preparado para ello. Revisa cuáles son las integraciones existentes y si se puede conectar con desarrollos propios mediante una API, WebService o utilizar una herramienta de automatización tipo Zapier.
Sin duda alguna, encontrar una plataforma adecuada para la organización puede requerir de mucho esfuerzo, pero también trae muchas ventajas. Solo así el negocio puede optimizar el rendimiento del sistema existente en beneficio de la eficiencia y la rentabilidad de la organización.
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