Incluso hoy en día, los documentos desempeñan un papel fundamental en la formalización y finalización de los procesos empresariales. Cuando estamos por cerrar una venta, contratar un empleado, renovar un contrato o muchas situaciones más, necesitamos que esa documentación esté completa y firmada.
Muchas veces la formalización de estos documentos pueden alentar fácilmente nuestro proceso. La preparación y firma de documentos en plataformas no conectadas a la red lleva mucho tiempo y se puede prestar a errores costosos, particularmente a medida que la cantidad de documentos aumenta. Además, una vez que los documentos están listos para la firma, es difícil mantenerlos en sus diferentes estados y tomar medidas rápidamente.
Gracias a la integración de DocuSign con Smartsheet ahora se pueden crear documentos, enviarlos para que se firmen, hacer un seguimiento del estado de las firmas, ahorrar tiempo, reducir los costos y errores y, en última instancia pero no menos importante, impulsar el negocio desde Smartsheet.
Crea y envía documentos personalizados en minutos
La integración de Smartsheet con DocuSign combina dos entradas: (1) la plantilla existente de DocuSign y, (2) los datos de una hoja para crear y enviar documentos personalizados para cada fila. Una vez que se seleccione una de sus plantillas, la asignará a los campos de la hoja para brindar funciones de firma y personalizar el contenido.
Por ejemplo, supongamos que se utiliza una hoja para hacer un seguimiento de los solicitantes de empleo y se quiere utilizar la integración a fin de generar rápidamente contratos laborales para los candidatos que obtienen el puesto. Se asignarán las funciones de firma en la plantilla de contrato a las columnas de contacto Solicitante y Gerente de contrataciones de la hoja de seguimiento de solicitantes y, a continuación, se incorporarán otros campos personalizados de la hoja, como Función, Salario y Fecha de inicio.
Gracias al asistente paso a paso del generador de documentos y a la interfaz intuitiva de la función de arrastrar y colocar, solo se tarda unos minutos en finalizar la asignación de la plantilla.
A continuación, se podrá utilizar cada asignación una y otra vez para generar y enviar rápidamente versiones personalizadas de hasta 100 filas de la hoja al mismo tiempo (o agregarlas a mi carpeta de borradores de DocuSign para su revisión final y modificaciones). De hecho, solo se requieren cuatro pasos sencillos para hacerlo:
Seleccionar las filas.
Abrir el generador de documentos.
Hacer clic en el botón “Generar” situado junto a la asignación.
Elegir “Enviar con DocuSign”.
El generador de documentos crea un sobre personalizado para cada fila y lo entrega a DocuSign para que se envíe al proceso de firmas. Una vez que todas las partes hayan firmado un documento, se adjuntará automáticamente una copia totalmente ejecutada a la fila correspondiente de la hoja para guardarla y acceder a ella rápidamente.
Aumenta la visibilidad y toma medidas más rápidamente con los estados en tiempo real
Sin ningún esfuerzo adicional, se puede hacer un seguimiento del estado de las firmas de cada documento directamente desde las hojas. Solo se debe habilitar el seguimiento en el asistente del generador de documentos para que Smartsheet agregue una columna especial a la hoja.
A medida que los estados se actualizan en DocuSign, la columna de seguimiento también reflejará inmediatamente esos cambios. Esto hace que sea más fácil el que se mantengan informados a través de los paneles y los informes de progreso. También se puede utilizar la columna de seguimiento para poner en marcha flujos de trabajo automatizados, como registrar las fechas de envío y finalización o archivar una fila de su hoja una vez que el documento de esa fila se haya ejecutado por completo.
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