Para Smartsheet es importante escuchar a sus usuarios, por ello muchas de las mejoras de la plataforma se basan en los comentarios, solicitudes y retroalimentación recibidos a lo largo del año. Así que, en este 2024 vamos a poder experimentar las siguientes novedades en la plataforma: 1. Mejora en la galería de plantillas Esta actualización mejorará la navegación del menú, agilizará la búsqueda de soluciones y proporcionará sugerencias automáticas de plantillas, ofreciendo una experiencia más eficiente y rápida. 2. Nuevas vistas de Smartsheet Vas a poder visualizar tu información de diferentes formas, ampliando las posibilidades de trabajo. - Línea de tiempo: La vista de línea de tiempo facilitará la planificación y gestión visual del trabajo basado en el tiempo. Resultará útil para el seguimiento de planes de cartera, hojas de ruta, proyectos individuales, campañas publicitarias, eventos y más. - Vista de cuadrícula: Se planea implementar una forma fácil de aplicar filtros a una única columna en la hoja, brindando la capacidad de ordenar columnas según distintos valores y revertir estos cambios en cualquier momento. Además, se modificará la manera en que se gestiona el formato de las columnas. Se tendrá la opción de ocultar o mostrar la barra de herramientas ubicada en la parte superior, permitiéndote maximizar el espacio en pantalla y mantener tus datos siempre visibles. - Vista de tarjetas: En el próximo año, Smartsheet experimentará una renovación completa de su diseño. Además, al editar tareas o descripciones de tarjetas, la vista incluirá un panel de detalles para facilitar ediciones rápidas sin perder el contexto. - Visualización de carga de trabajo: Se actualizarán las vistas de recursos con un nuevo panel más intuitivo y visual. Los planes Business y Enterprise tendrán acceso a un mapa de calor y vista de cronograma de actividades Esta vista estará disponible exclusivamente en las hojas de proyectos, permitiendo identificar quién está trabajando en qué, corregir sobre-asignaciones y tomar decisiones informadas para equilibrar la carga laboral. 3. Expansión de los límites de Smartsheet: En 2024, cada hoja admitirá cinco millones de celdas y cinco millones de enlaces por hoja. Independientemente de la cantidad de fórmulas o enlaces que existan, la hoja se abrirá y responderá a las ediciones con la misma rapidez o incluso mayor que hoy en día. ¿Increíble, no es así? 4. Galería de archivos: Se lanzará una nueva biblioteca de contenido de archivos adjuntos que consolida todos los archivos en un solo lugar; con esta mejora podrás gestionar y tener a la vista todos los contenidos adicionales a los elementos de Smartsheet. Además, podrás acceder a una hoja de metadata con la información de tus archivos desde su tamaño, fecha de carga, versión y estado de aprobación. 5. Actualización en los tableros: Nuevas plantillas de temas y estilos: Ya sea para los colores de la empresa o el tamaño y tipo de letra que se usa para los widgets y tipos de gráficos. Paneles más grandes: Disminuye los espacios en blanco y haz posible que tu panel se vea en cualquier pantalla. Entrega a través de correo electrónico: Envía automáticamente tus paneles y guarda widgets como imágenes para luego incorporarlos como soporte en presentaciones de PowerPoint u otros documentos analíticos. Smartsheet es una plataforma flexible que se mantiene a la vanguardia para brindar la mejor experiencia a sus usuarios. Todas estas actualizaciones permitirán explotar aún más la plataforma, eficientar los procesos y explorar nuevas formas de colaborar. En SYSTEC Consulting, destacamos por nuestra experiencia en el uso efectivo de Smartsheet. Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades que se implementarán el próximo año. Si buscas maximizar tu uso de Smartsheet, mejorar la eficiencia de tus procesos, gestionar tu tiempo de manera efectiva y dominar las nuevas funcionalidades para aumentar tu productividad, consulta nuestros servicios en https://www.systec-consulting.net/servicios o contáctanos directamente en info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En este mundo digital en constante cambio, la innovación se ha vuelto clave para que las organizaciones alcancen el éxito. Quedarse siempre de la misma manera ya no es suficiente; las empresas deben adaptarse y evolucionar constantemente para mantenerse competitivas. En este contexto, es fundamental crear una cultura de la innovación y cambio en el lugar de trabajo. En este artículo, vamos a explorar cómo fomentar esta cultura y por qué es tan importante para impulsar la innovación en las organizaciones. Primero definamos, ¿qué es la cultura de la innovación? Se trata de crear un entorno donde los empleados se sientan inspirados y motivados para proponer nuevas ideas y soluciones. Para lograr esto, las organizaciones deben promover la apertura, la experimentación y la aceptación de riesgos calculados. Aquí te presentamos 4 elementos para fomentar dicha cultura: 1. Liderazgo en la innovación: Los líderes desempeñan un papel fundamental en la creación de una cultura de innovación. Son los encargados de fomentar la creatividad al inspirar a sus equipos y establecer un ejemplo de mentalidad abierta hacia el cambio. Además, es importante que estén dispuestos a escuchar y respaldar las ideas de los empleados. 2. Empoderar a los empleados: La innovación no debe ser responsabilidad exclusiva de solo un pequeño grupo de personas. Todos en la organización tienen el potencial de contribuir con ideas valiosas. Empoderar a los empleados para que participen activamente en el proceso de innovación puede llevar a descubrimientos sorprendentes. Algunas técnicas que puedes utilizar son: Comunicación y retroalimentación: Establece canales de comunicación abierta y fomenta la retroalimentación constante, ya sea por formularios o encuestas, para que los empleados se sientan escuchados y puedan compartir ideas libremente. Reconocimiento y recompensas: Establece sistemas de reconocimiento y recompensas para aquellos empleados que contribuyan con ideas innovadoras y que las implementen con éxito. Equipos multidisciplinarios: Promueve la interacción entre empleados de diferentes departamentos y experiencias, ya que la diversidad de perspectivas puede impulsar la innovación. Espacios creativos y zonas de descanso: Crea entornos de trabajo que fomenten la creatividad, con áreas designadas para la relajación y la reflexión. 3. Fomentar la colaboración: La innovación a menudo surge de la interacción entre diferentes áreas y disciplinas. Fomentar la colaboración entre equipos y departamentos puede generar nuevas perspectivas y soluciones creativas. Las herramientas tecnológicas y espacios de trabajo colaborativo pueden facilitar este proceso. 4. Aprender de los fracasos: En una cultura de innovación, los errores no se ven como fracasos, sino como oportunidades de aprendizaje. Las organizaciones deben permitir que los empleados experimenten y, en caso de fracaso, analizar lo que salió mal y cómo mejorar. En conclusión, podemos asegurar que el fomentar una cultura de creatividad y cambio en el lugar de trabajo es esencial para impulsar la innovación y mantenerse competitivo en el entorno empresarial. La innovación ya no es una opción, es una necesidad para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones. Al entender la importancia de la cultura de innovación, empoderar a los empleados, fomentar la colaboración y aprender de los fracasos, las empresas pueden crear un entorno para la generación de nuevas ideas y la implementación exitosa de soluciones innovadoras. Además, esto no solo beneficia a las organizaciones, sino también a los empleados al proporcionar un ambiente de trabajo emocionante y estimulante en el que pueden crecer y prosperar. En SYSTEC Consulting tenemos las herramientas que necesitas para facilitar la implementación de la cultura de la innovación, por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web https://www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.

Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro. A lo largo de la historia, hemos sido testigos de diversas revoluciones tecnológicas que transformaron la forma de vivir, desde la invención del fuego y la rueda, hasta la era de las computadoras y los smartphones. En la actualidad, nos encontramos en otro periodo de transición impulsado por la inteligencia artificial. En el 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes, organizado por SYSTEC Consulting y Smartsheet, hablamos sobre el futuro de Smartsheet con la inteligencia artificial generativa. No es de sorprenderse, dado que este tema se está convirtiendo en una tendencia, surgiendo en entornos que antes no imaginábamos. Smartsheet, como siempre, no se va a conformar con hacer lo mismo que los demás. Ya planea un futuro de integraciones innovadoras en diferentes ámbitos. Descubre los puntos clave para la futura implementación en este artículo. Primero que nada, es importante reconocer que varios aspectos de este tema han generado controversias en los últimos años, en gran medida debido a plataformas como ChatGPT, que han ampliado el acceso de sus beneficios al público en general. Estos temas abarcan principalmente las implicaciones éticas en lo profesional, la seguridad de los datos privados de las empresas y el desplazamiento de las personas en favor de la tecnología. Abordar estas tres problemáticas clave resulta desafiante debido a la diversidad de puntos de vista. Por ejemplo: - Existen dos perspectivas principales respecto al uso deshonesto o poco ético de la inteligencia artificial: algunos creen que la responsabilidad recae en el individuo, no en la herramienta, mientras que otros argumentan que la disponibilidad de estas herramientas facilita prácticas deshonestas. - En relación con la privacidad de datos, hay quienes temen que las inteligencias artificiales puedan absorber información privada de personas y empresas de manera inadvertida debido a un mal manejo de los algoritmos. Por otro lado, se sostiene que la inteligencia artificial puede fortalecer los sistemas de seguridad, contribuyendo a verificar la autenticidad y legitimidad de los datos. - En cuanto al impacto laboral, surgen dos opiniones predominantes: algunos advierten sobre el riesgo de reemplazar el trabajo humano y pérdida de empleos, mientras que otros creen que el conocimiento y uso adecuado de la IA pueden generar más empleos y diversificar las oportunidades laborales. Sin duda, se podría extender esta lista de puntos de vista contrastantes, pero lo que más llama la atención, es cómo todos estos podrían ser válidos si se cumplieran las condiciones que plantea cada uno. La verdadera problemática que identificamos es que todos están enfocados en escenarios teóricos proyectados hacia un posible futuro en lugar de abordar una realidad concreta y tangible. Nosotros, que preferimos hablar más sobre los hechos, opinamos que independientemente de que sea “buena” o “mala”, la inteligencia artificial está creciendo y se convertirá en el nuevo estándar en los próximos años. Nos corresponde adaptarnos para aprovechar sus beneficios al máximo y prepararnos para esta transición, buscando generar un impacto positivo en nuestras vidas y en la sociedad. Al parecer, Smartsheet comparte una visión similar al ser consciente de los riesgos y las consecuencias asociadas al uso de inteligencia artificial en el entorno empresarial, donde la seguridad de los datos y la integridad de muchísimos trabajos están en juego. Por este motivo, han establecido cinco principios fundamentales que guiarán esta significativa transformación: Mantener los valores: Atribuir la creación de contenido a las personas sin limitar su independencia de la IA, ni restringir a dejar de pensar o idear nuevos conceptos. Conservar la confianza de los clientes: Reforzar la seguridad de los datos, proporcionar transparencia en el uso de la IA y garantizar la privacidad de los usuarios. Empoderar a las personas: Liberar el potencial creativo al reducir la carga de trabajo repetitivo y tedioso, permitiendo a los usuarios alcanzar mayores logros. Ofrecer valor a los clientes: Asegurar que la inteligencia artificial sea una herramienta genuinamente útil para los usuarios, en lugar de una implementación por moda. Ser únicos: En un entorno donde esta tecnología se vuelve común, Smartsheet resalta a través de detalles auténticos y valiosos, marcando la diferencia frente a otras plataformas similares. Con esto, Smartsheet garantiza un impacto positivo de la nueva tecnología tanto para individuos como para empresas. Así, podemos utilizarla con confianza en nuestras hojas de datos sensibles, sin temor a filtraciones o pérdida de información. Aunque ya hay sugerencias de elementos recientes y descripciones de texto creadas por inteligencia artificial, la próxima gran implementación de Smartsheet será un asistente virtual que nos acompañará para ayudarnos con diversas tareas. Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro.

Antecedentes: Empecemos por conocer a nuestro cliente, una cadena de marcas de comida rápida que ha sido usuario de Smartsheet durante años. Además de la licencia de la plataforma, cuentan con la aplicación DataMesh que facilita la transferencia de información entre hojas de Smartsheet sin requerir fórmulas o referencias. Smartsheet es una herramienta clave que utilizan en múltiples áreas de la empresa. Juntos, hemos creado soluciones específicas que han mejorado significativamente su trabajo y les han permitido abordar distintos retos. Hoy compartiremos nuestra experiencia trabajando en una de estas soluciones, centrada en el seguimiento de accidentes e incidentes, así como en las medidas correctivas que surgen a raíz de estos eventos. Retos importantes a los que se enfrentaban: - Los accidentes e incidentes se tenían que reportar al corporativo inmediatamente, de manera estandarizada y sencilla, desde cualquier ubicación de las diversas cadenas de restaurantes. - Era importante llevar un registro y revisar a detalle todas las circunstancias, incluyendo factores como las horas trabajadas, el estado de las instalaciones y los últimos mantenimientos, para identificar posibles causas de los incidentes y facilitar la implementación de campañas de prevención. - La plataforma tenía que realizar la asignación automática de diferentes horarios, estados, número de registros, clasificación de los sucesos y otros datos relevantes para el proceso. - En el proceso, era indispensable alertar a las personas correctas sobre los incidentes, teniendo en cuenta que estas responsabilidades variaban en función de la marca donde ocurrían los sucesos. - Se necesitaba comunicación constante entre el gerente, el accidentado y el encargado del seguimiento, así como una efectiva comunicación entre áreas para garantizar la correcta ejecución de investigaciones y medidas correctivas. - El cliente buscaba medir la duración de los procesos y tener visibilidad de métricas clave como los días sin incidentes en cada marca o restaurante, la gravedad de los incidentes, la duración de la atención y la implementación de medidas correctivas, entre otros KPIs fundamentales. Soluciones que brindó Smartsheet Para abordar estos desafíos, se diseñó una solución integral que constaba de dos hojas principales dentro de la plataforma: La primera hoja está destinada al registro detallado de los incidentes, lo que permite documentar con precisión cada suceso, incluyendo factores como la ubicación, fecha, hora, personas involucradas y otros detalles relevantes. La segunda hoja está diseñada específicamente para el seguimiento y la gestión de las medidas correctivas. En esta hoja, se registran las acciones tomadas para abordar cada incidente, se asignan responsabilidades, se establecen plazos y se realiza un seguimiento continuo del progreso También se implementó un formulario accesible para todo el personal de la empresa, permitiendo a cualquier empleado completarlo para reportar cualquier incidente. Esta solución resolvió eficazmente el desafío de la comunicación entre restaurantes y la sede central, al garantizar notificaciones inmediatas, permitiendo una gestión ágil y respuestas rápidas. Con flujos de automatización, se logró la asignación automática de personal dependiendo la marca en donde se presentaba el accidente, además de la implementación de flujos colaborativos de alertas, solicitudes de actualización y aprobación. Esto aseguró que, ante la aparición de un nuevo caso, todos los responsables tengan acceso inmediato a la información necesaria. Los flujos operacionales también sirven para automatizar cambios en el estado y otros datos esenciales de acuerdo a la etapa del proceso de investigación. Esto permitió ahorrar tiempo al equipo para que se enfoquen en lo que realmente es importante: atender el accidente de la mejor manera. Mediante el uso de fórmulas logramos que la hoja fuera lo más automática posible. Por ejemplo, se puede rastrear automáticamente la duración de la jornada de un colaborador y determinar si el accidente ocurrió durante el día, la tarde o la noche. De igual forma, se implementó un sistema de generación de códigos únicos para cada investigación, lo que facilita la comunicación efectiva y permite un seguimiento óptimo de cada caso. Integramos la posibilidad de adjuntar archivos para cargar evidencias esenciales en el proceso de investigación. Con la aplicación móvil de Smartsheet, los empleados pueden tomar fotos al instante para documentar el estado de las instalaciones en el momento del accidente Creamos un tablero que centraliza la información en tiempo real de los nuevos reportes de accidentes generados mediante formularios, con un calendario de días sin accidentes por marca, que se reinicia automáticamente en caso de un nuevo incidente. Además, en el tablero, logramos una visualización clara de los indicadores necesarios, como la duración de las investigaciones, desde la presentación del reporte hasta la implementación de medidas preventivas En conclusión, con ayuda de Smartsheet y SYSTEC Consulting, el cliente logró obtener una solución unificada, funcional e integral para registrar de la manera correcta y estandarizada todos los accidentes, dar un óptimo seguimiento a la investigación de los mismos y mantener bajo control la aplicación de las medidas correctivas o preventivas. Si tú al igual, buscas asegurar las condiciones correctas de tus instalaciones, programar el mantenimiento de manera oportuna, reducir el tiempo de atención a los accidentes e incidentes, y evitar consecuencias negativas para tu negocio. Te invitamos a consultar nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada y ayudarte en lo que necesitas.

Ha llegado la última entrega sobre esta valiosa aplicación premium que nos permite integrar diferentes flujos de trabajo a través de documentos de Excel, Google Sheets o archivos .csv con Smartsheet. En este artículo, te mostraremos un ejemplo de lo fácil y práctico que es trabajar con Data Shuttle. Nuestro ejemplo se enfoca en un directorio de colaboradores externos, una herramienta útil para gerentes de recursos humanos, directores de proyectos o administradores de comunicaciones internas que buscan dar seguimiento a personas clave en el desarrollo de un proyecto o tarea específica. En este escenario, la empresa opera de forma remota, con personas ubicadas en todo el mundo, aprovechando la flexibilidad que brinda el trabajo desde casa. Sin embargo, esto significa que la comunicación puede llegar a ser un desafío, pues no todos estarán disponibles al mismo tiempo, debido a jornadas distintas y diferentes horarios. En la hoja principal, podemos identificar a cada colaborador con un código único, y así saber su país de residencia, el desfase de horario respecto a la hora local y sus horarios de disponibilidad. Además, con ayuda de algunas fórmulas avanzadas y de la nueva función TIME, de la cual hablaremos más a detalle en un próximo artículo, podrás calcular la hora local real y el total de horas en las que estará disponible cada persona, considerando una jornada local máxima de 08:00 a 18:00 hrs. Para este caso, la empresa utiliza una herramienta especializada ERP para gestionar todos sus diferentes recursos, incluyendo los humanos. Se le solicitó al área de RRHH asignar al personal adecuado a los proyectos o actividades correspondientes. Como es mucho más sencillo continuar trabajando en Smartsheet, gestionando en esta plataforma las tareas y los flujos de automatización de alertas, recordatorios y solicitudes de aprobación, se usará Data Shuttle para facilitar la integración de ambas áreas. Gracias a esta herramienta, el departamento de RRHH podrá exportar un archivo .csv directamente desde su herramienta especializada con los datos relevantes del personal externo. Así, toda la información se obtiene en Smartsheet a través de un flujo de carga. El flujo de importación de datos de Data Shuttle se configura para vincular la información de todas las filas con el Número de empleado, de manera que toda la información que se modifique en el archivo .csv también genera cambios en la hoja de Smartsheet. Por otro lado, el flujo añadirá filas para los empleados y subcontratistas nuevos. En el ejemplo se puede notar que la distancia y el horario de trabajo hacen imposible la comunicación en tiempo real, lo que representa un gran riesgo para el éxito de las actividades. Por ello, un flujo de automatización presente en la hoja ha enviado una alerta al área de Recursos Humanos, solicitando un cambio de recurso o un mejor acuerdo para conseguir una disponibilidad de horas apropiada. Después de negociar con los involucrados, Recursos Humanos consiguió que se desplazaran sus horarios de disponibilidad para dar una ventana de dos horas para comunicarse. Para facilitar la integración de la información nueva, se añadieron estos dos cambios al archivo .csv, en donde, además, se asignan nuevos recursos para otras tareas. El archivo .csv exportado desde la herramienta ERP, contiene la información de diferentes filas, con los valores separados por comas. El flujo de carga de Data Shuttle vincula estos valores al número de empleado correspondiente en la hoja de Smartsheet. Gracias a un flujo configurado para activarse automáticamente al adjuntar un archivo nuevo, basta con agregarlo a los adjuntos de la hoja para que los nuevos datos se integren en segundos. Es importante tener en cuenta que, debido al formato UTF-8 requerido para los archivos .csv, es necesario evitar el uso de acentos y ciertos caracteres especiales, como la "ñ". Esto significa que algunos nombres aparecerán sin tildes o con una "n" en lugar de la "ñ". Como se puede apreciar en la captura, tanto León Torres como María de Lourdes han ajustado sus horarios de inicio de 10:00 a 08:00, otorgando así dos horas disponibles para la comunicación y el seguimiento de las actividades en las que participan. Además, se han añadido todos los nuevos recursos y los cálculos ya se han realizado automáticamente. ¡Todo gracias a las fórmulas! Tal parece que hemos dedicado más tiempo a explicar nuestro ejemplo que a mostrar el funcionamiento de Data Shuttle, pero esto es completamente normal. La herramienta es tan sencilla de configurar y autónoma que requiere muy poco de nuestro tiempo o esfuerzo para llevar a cabo sus funciones. ¿Qué te pareció este ejemplo? Sin duda, una demostración fácil de cómo podemos vincular Smartsheet con herramientas especializadas (como un ERP a través de un simple archivo .csv) y la aplicación premium de Data Shuttle. Así que no pienses en deshacerte de tus flujos de trabajo preexistentes, ni te rompas la cabeza pensando en integraciones de datos entre tus archivos de Excel o Google Sheets y Smartsheet; mejor deja esa labor a Data Shuttle y contáctanos en www.systec-consulting.net para poderte apoyarte con la contratación y configuración de esta poderosa herramienta.

La productividad y la eficiencia no solo dependen de nuestro equipo de trabajo, sino también del entorno en el que operamos. Contar con los recursos necesarios para desempeñar tareas y procesos de manera efectiva, es un aspecto clave en cada organización. Por eso, Smartsheet es lo que necesitas para elevar y potencializar tu productividad. La plataforma te brinda la capacidad de trabajar de forma más eficiente y organizada al establecer prioridades, plazos y asignar tareas, mientras se monitorea el progreso. Además, se evita la duplicación de esfuerzos y fomenta una comunicación fluida entre los miembros del equipo. Descubre aquí 3 formas en las que puedes medir la eficiencia y productividad: 1. Vista de Gantt Esta vista es una de las herramientas disponibles en la plataforma que facilita un seguimiento actualizado y detallado de tus proyectos. Al aprovechar esta vista, Smartsheet automatiza el uso de líneas de base, seguimiento de variaciones, identificación de rutas críticas y cálculos de % completado. En un solo clic, podrás evaluar la productividad y eficiencia del trabajo realizado. 2. Fórmulas y funciones En Smartsheet, tienes acceso a una variedad de funciones que te permitirán incrementar la productividad en tu trabajo y así tener un impacto positivo en la organización. Conoce 3 funciones que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más eficaz y eficiente: - IF: Esta función permite evaluar un criterio y proporcionar un resultado definido en caso de que se cumpla, y otro resultado si no se cumple. Si dicha evaluación es verdadera, podemos ejecutar una acción específica, mientras que si es falsa, podemos llevar a cabo una acción diferente. - COUNTIF y SUMIF: Estas funciones te brindan la capacidad de contar y sumar en función de criterios específicos. Esto significa que puedes realizar sumas solo para presupuestos de proyectos atrasados o cantidades de actividades de un tipo particular, entre muchas otras acciones. - INDEX MATCH: El conjunto de estas fórmulas permiten buscar y devolver el valor de una celda en una tabla, lo que resulta muy útil para transferir información de una hoja a otra. *Es importante destacar que puedes vincular otras hojas de Smartsheet a través de fórmulas en tu hoja de cuadrícula. De esta manera, todas tus hojas están conectadas entre sí y se actualizan automáticamente. 3. Tableros Los tableros o dashboards son herramientas extremadamente versátiles que te permiten visualizar y compartir aspectos importantes de tu trabajo a un nivel ejecutivo. Con tan solo una URL, tienes acceso a información precisa y actualizada. En estos tableros, podrás observar indicadores clave, como el estado de las tareas, su progreso y gráficos que muestran los logros y desafíos de tu equipo. En resumen, la productividad y la eficiencia son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Smartsheet se destaca como una herramienta clave para alcanzar estos objetivos. Con esta plataforma, tienes la oportunidad de desbloquear todo tu potencial, lo que se traduce en un aumento significativo de tu productividad y beneficios a largo plazo. Recuerda, la capacidad de gestionar proyectos, colaborar en tiempo real y automatizar tareas te ofrece ventajas para lograr un crecimiento continuo y un impacto positivo en tu organización. En SYSTEC Consulting somos expertos en el uso de la plataforma, si te interesa eficientar procesos, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, consulta nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.

A veces, por diferentes razones, pueden surgir muchas dudas en algún proceso interno de la empresa. La falta de claridad en un proceso generará muchos problemas para el trabajo en equipo y errores en las etapas que debemos seguir. Por eso, en este artículo te compartiremos las claves para crear un flujo de trabajo. De esta manera, tu equipo conocerá los pasos a seguir y se reducirá la probabilidad de equivocaciones. Para empezar, ¿qué es un flujo de trabajo? Es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Es como seguir un camino con múltiples paradas o etapas que deben cumplirse, con un punto inicial y un punto final. Para representar o visualizar estos flujos de trabajo vamos a usar una herramienta llamada diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se vinculan al mapeo de los procesos de negocio. Existen diversas situaciones en donde podrás usarlos, por ejemplo: Establecer cadenas de aprobación de proyectos según el presupuesto. Lanzar un nuevo producto o servicio. Crear un proceso de onboarding para la incorporación de nuevos empleados. En fin, los casos en los que se pueden aplicar son prácticamente ilimitados. Son muy útiles para guiar a tu equipo en la dirección correcta, alineándose con las metas y objetivos de cada proceso. Es importante recordar que los diagramas siempre irán después del mapeo de los procesos, pero mucho antes de la automatización de los mismos. Ya que estos contienen una descripción detallada paso a paso de todo el proceso, y su representación visual resulta invaluable cuando se implementa una automatización. Pero, ¿cómo se construye un diagrama de flujo? Para esto, se utiliza una serie de símbolos y formas que se seleccionan según el paso o la etapa definida en el mapeo de procesos. A continuación, vamos a conocer los principales: Comenzamos con el óvalo, que indica el punto de inicio o finalización de nuestros procesos. Sirve como la figura inicial y final en los diagramas de flujo. Luego, encontramos el rombo, que simboliza una decisión clave durante la elaboración del proceso. Recuerda que puede aparecer varias veces según las autorizaciones necesarias. El siguiente elemento es el rectángulo que representa las acciones o pasos a seguir para completar el proceso. Los círculos se usan para indicar saltos en las acciones, lo que significa que se pueden omitir ciertos pasos según la situación en el proceso. Por último, las flechas funcionan como conectores que representan las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones. Cuando combinamos todos estos elementos, podemos interpretar los diagramas y utilizarlos como guía para rastrear nuestro progreso hacia el resultado deseado y asegurarnos de seguir el camino correcto. Debes de saber que existen diversos tipos de diagramas de flujo, cada uno diseñado para visualizar diferentes procesos y atender necesidades específicas: - Diagrama de flujo de proceso: Este es el diseño estándar en donde los elementos se organizan en orden cronológico. Es recomendable utilizarlo cuando los equipos desean visualizar y comprender un nuevo proceso de manera inmediata. - Diagrama de flujo de carriles: En este diagrama las unidades o áreas de la empresa están separadas, pero a la vez se interrelacionan. Es ideal para procesos complejos que involucran múltiples departamentos trabajando a la vez. - Notación del modelado de proceso de negocio: Este enfoque utiliza un lenguaje unificado con símbolos estandarizados para representar el proceso. Se recomienda para procesos internos que no afectan a clientes u otras partes externas. - Proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes: Este tipo de diagrama en carriles prioriza a quien crea y recibe datos, ya sea interna o externamente. Es ideal usarlo cuando se busca tener una visión clara de cómo se obtiene la información necesaria en el proceso. Ahora que ya conoces los tipos que existen y para qué sirven, aquí tienes algunas recomendaciones para preparar tu propio diagrama de flujo: 1. Selecciona un proceso: Identifica el proceso que deseas visualizar. Puede ser aquel en el que surgen muchas dudas o donde se producen más errores, ya que al abordar este proceso, es posible notar mejoras en el equipo. 2. Reúnete con tus equipos: Abre un espacio para discutir los procesos diarios, identifica los pasos que necesitan decisiones y establece un orden. Aprovecha esta oportunidad para proponer y revisar soluciones y evitar ineficiencias en el proceso actual. 3. Selecciona el tipo de diagrama a utilizar: Esto será importante, ya que, una vez que tengas claro el proceso, puedes seleccionar el flujograma correcto para visualizar los pasos a seguir. Considera si hay alguna acción específica que inicia el proceso, pues esta será tu punto de partida. 4. Define a los participantes y sus acciones: El mapeo del proceso puede ser complicado, pero si ya sabes quiénes son los participantes y su relevancia en puntos de decisión, establece plazos para evitar retrasos y asegúrate de que los colaboradores tengan la información necesaria para tomar decisiones. 5. Diseña tu flujo de trabajo: Es momento de actuar y diseñar, con apoyo de las figuras, el flujo de trabajo que tu equipo y tú han decidido establecer para el proceso deseado. Una vez que esté listo, compártelo con todos los miembros del equipo. Esperamos que este artículo te sea útil para visualizar tus procesos. Recuerda la importancia de mapear los procesos antes de considerar la automatización en una plataforma externa. En SYSTEC Consulting somos expertos en el mapeo de procesos y en las herramientas para automatizar tus procesos, si te interesa conocer más, te invitamos a visitar nuestra página web https://www.systec-consulting.net/servicios o a contactarnos en info@systec-consulting.net. Estaremos encantados de brindarte toda la ayuda que necesites.

La gestión de proyectos eficiente se ha convertido en un factor crítico para el éxito de prácticamente cualquier organización hoy en día. En un mundo cada vez más dinámico, competitivo y en donde surgen nuevas tendencias, como lo son los equipos remotos, los enfoques híbridos, la inteligencia artificial, el análisis de datos y la automatización (por mencionar solo algunos). Sin duda, la habilidad para planificar, ejecutar y supervisar proyectos de manera efectiva es esencial para alcanzar las metas, mantenerse competitivo y satisfacer las expectativas de los clientes. En este artículo, conocerás un poco del cambio que están experimentando las prácticas de gestión de proyectos y cómo las empresas están reconfigurando su enfoque al abordar sus proyectos, desde pequeñas tareas hasta iniciativas a gran escala, con herramientas específicas. Ahora bien, ¿cómo se está logrando este cambio? Uno de los pilares clave para esta transformación son las herramientas tecnológicas. Como ya se mencionó anteriormente, la gestión se ha vuelto cada vez más compleja, y la adopción de herramientas tecnológicas ha demostrado ser una estrategia efectiva para optimizar la ejecución de dichos proyectos. Estas herramientas llegan a facilitar la colaboración en equipo, mejorar la visibilidad y permitir una toma de decisiones eficaz. Una de las ventajas más destacadas radica en una planificación más eficiente. Ya que se logra una organización más detallada y precisa, donde se pueden definir fechas de compromiso, asignar responsables, establecer prioridades, detallar cada paso, y no solamente esto, también puedes gestionar la asignación de recursos de manera eficiente y optimizar la ruta crítica del proyecto, ¿sorprendente no es así? La comunicación no se queda atrás, las herramientas facilitan la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación geográfica. Lo que promueve una comunicación transparente, reduciendo malentendidos y retrasos. ¡Mantente tranquilo! También puedes lograr una mayor visibilidad del proyecto en todo momento. Los datos clave, como el estado de las tareas, el progreso y los costos, están disponibles instantáneamente. Así tendrás una supervisión constante y la capacidad de realizar ajustes rápidos en caso de desviaciones o problemas imprevistos. Bueno, ya tengo los datos, ¿qué hago con ellos? Otro de los aspectos más destacados de la gestión de proyectos con herramientas tecnológicas es la capacidad de tomar decisiones más informadas y estratégicas. La tecnología proporciona acceso instantáneo a datos críticos. Esto permite a los líderes evaluar el estado actual del proyecto y su alineación con los objetivos estratégicos en tiempo real. Además, estas herramientas permiten una visión holística al integrar datos de diversas fuentes, lo que facilita la comprensión profunda de los factores que afectan al proyecto. La automatización y análisis avanzado impulsados por la tecnología también desempeñan un papel fundamental. Al liberar a los equipos de la carga de trabajo manual y monótono, los gerentes pueden centrarse en tareas estratégicas y creativas. Además, los algoritmos y la inteligencia artificial pueden identificar patrones y tendencias que los humanos podrían pasar por alto, brindando información adicional para la toma de decisiones. En conjunto, estas capacidades impulsadas por la tecnología elevan la calidad y la velocidad de la toma de decisiones en la gestión de proyectos, lo que lleva a resultados más exitosos. Pero, ¿qué plataforma debo utilizar? Fácil… Smartsheet Smartsheet es una plataforma que desempeña un rol crucial en la gestión de proyectos al proporcionar datos en tiempo real y representaciones visuales. Sin embargo, su verdadero valor se manifiesta en la promoción de la colaboración y la cohesión dentro de los equipos de proyectos, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la calidad de las decisiones tomadas. Smartsheet, a través de su capacidad de proporcionar datos actualizados en tiempo real, equipa a los líderes con información precisa. Las diferentes vistas, como gráficos de Gantt y paneles de control, permiten una comprensión rápida y efectiva del estado del proyecto. Esto es fundamental para la toma de decisiones estratégicas, ya que permite a los gerentes identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora de manera eficiente. Además, actúa como un facilitador de la colaboración en equipos de proyectos. Permite a los miembros del equipo trabajar de manera conjunta en documentos compartidos, lo que fomenta una comunicación efectiva y el intercambio de ideas. ¿Quieres algo más específico? Para una gestión efectiva de proyectos, es esencial contar con las herramientas adecuadas como las cinco hojas de Smartsheet para optimizar la gestión de proyectos. Estas cinco hojas de Smartsheet se han convertido en un "must-have" para cualquier profesional de la gestión de proyectos. Desde el seguimiento del progreso hasta la gestión de recursos, estas hojas automatizadas agilizan las tareas cotidianas y permiten un enfoque más estratégico en la ejecución de proyectos: 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt 2. Control de issues 3. Gestión de riesgos 4. Control de cambios 5. Minutas de reunión. La gestión de proyectos no solo trata de tareas y fechas límite; se trata de lograr objetivos claros que impulsen el éxito organizacional. ¿Qué es lo que se busca? Dar la dirección correcta a tu organización con objetivos claros Para alcanzar objetivos claros y definidos que, a su vez, impulsan el éxito organizacional, es importante reconocer que cada proyecto tiene un propósito más grande y una contribución estratégica a la misión general de la organización. Por esta razón, la clave de una gestión de proyectos efectiva es la alineación de los objetivos del proyecto con los objetivos organizacionales. Cada proyecto debe ser visto como un medio para lograr un fin, ya sea aumentar la eficiencia operativa, lanzar un nuevo producto o servicio, expandir el mercado, o mejorar la satisfacción del cliente. Los líderes de proyectos deben comprender cómo su trabajo contribuye a los resultados finales de la empresa y asegurarse de que cada paso que dan esté dirigido hacia esos objetivos. Y lo mejor es que no necesitas una nueva herramienta para lograr lo anterior, Smartsheet facilita el alineamiento de los objetivos organizacionales. Asegúrate de consultar otros artículos relevantes en el sitio web de SYSTEC Consulting para obtener más información sobre la gestión de proyectos, herramientas tecnológicas y consejos prácticos para la mejora de procesos, o bien, si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma en la nube que permite crear soluciones para simplificar y automatizar la ejecución del trabajo, aumentando así la colaboración dentro de tu equipo. Esta herramienta no solo facilita la planificación eficiente de tus proyectos y la entrega en tiempo y forma de los mismos, sino que también aumenta la productividad al eliminar tareas manuales y repetitivas en tu organización. Es una plataforma que se adapta a empresas de todos los sectores y tamaños, así como a todos los departamentos internos. Esto significa que podrás diseñar soluciones integrales para diversas áreas, desde recursos humanos, ventas, marketing, hasta administración y por supuesto gestión de proyectos. La colaboración entre las personas y los equipos de trabajo es uno de los pilares fundamentales de Smartsheet por lo que es posible invitar a diferentes personas a visualizar o editar la información, incluso si son personas externas a tu organización. Dicha colaboración va a depender del tipo de usuario: usuario con licencia y usuarios gratuitos. Si bien los usuarios gratuitos van a poder modificar y/o actualizar la información que les sea compartida, van a experimentar ciertas limitaciones en el espacio de trabajo. ¿Aún no estás convencido?, sigue leyendo este artículo y conoce los beneficios de contar con una licencia en Smartsheet. A continuación, 5 razones por las que necesitas una licencia Smartsheet: 1. Accede sin restricciones a la plataforma: Obtén la capacidad de ser el propietario de procesos y la posibilidad de crear contenido. 2. Crea todos los elementos disponibles: Como usuario con licencia, no tendrás límites a la hora de generar espacios de trabajo, carpetas, hojas, flujos de automatización, formularios, paneles e informes. 3. Fomenta la colaboración dentro de tu equipo: Con una licencia podrás compartir y publicar hojas, reportes y tableros, además de acceder al registro de actividad para hacer un seguimiento de las acciones de los usuarios con los que compartes tus hojas. 4. Modifica elementos: Haz cambios en el cuerpo y base de tu hoja, al tener licencia podrás agregar columnas, cambiar sus propiedades y eliminarlas. 5. Edita la configuración del proyecto: El licenciamiento de Smartsheet te permite realizar ajustes en la configuración de los proyectos que llevas en la plataforma, incluyendo la modificación de días festivos, horarios laborales y días de trabajo. También te ofrece la capacidad de visualizar la disponibilidad y capacidad de recursos en la plataforma. Ahora que ya conoces los beneficios de convertirte en usuario con licencia, el siguiente paso es aprender a explotar todas estas funcionalidades y volverte un máster de la plataforma. Recuerda que al cambiar tu cuenta gratuita a una de usuario con licencia podrás cubrir todas tus necesidades y así sobrepasar todas aquellas limitantes de la cuenta gratuita. ¡Aprovecha todas estas ventajas! Haz de Smartsheet tu plataforma segura para el seguimiento de tus proyectos, automatización del trabajo y la herramienta principal de tu organización. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet ofrece varias opciones para automatizar tus flujos de trabajo, simplificando la gestión y liberando tu tiempo para otras tareas y una comunicación más efectiva. Sin embargo, en algunos casos, la integración con recursos externos es la única forma de trabajar. En el artículo anterior, conociste algunas de las características de Data Shuttle, una aplicación premium que expande el alcance de Smartsheet, permitiendo la integración con documentos de Excel y Google Sheets. En esta ocasión, conocerás paso a paso cómo crear un flujo de trabajo, de manera que puedas entender mejor el funcionamiento de la herramienta, así como sus posibles usos en el entorno laboral. Vamos a tomar como ejemplo una hoja de Smartsheet en la que se sigue el progreso de las oportunidades de venta de unos productos en distintas regiones del país. En este lugar, se centraliza la información de cada cliente y el producto de su interés, junto con los costos reales, ponderados y la probabilidad de compra. Por otro lado, cada distribuidor regional se encarga de monitorear su área de ventas. En este caso, la Región Centro supervisa las ventas en CDMX, Puebla y Tlaxcala. Debido a que aún no cuentan con una licencia de Smartsheet, siguen trabajando con Google Sheets, pero como tú ya tienes un esquema centralizado de información en Smartsheet, necesitas actualizar tu información con sus reportes. Las imágenes anteriores muestran que la Región Centro proporciona información más detallada, omitiendo fechas y nombres en algunos casos. Lo que se necesita es que la información se actualice de manera instantánea, sin intervención de nadie, ni de ningún tipo de alerta o notificación. Con el poder de Data Shuttle, se puede establecer un flujo de trabajo que automatice la importación de toda la información nueva. 1. Primero crea un flujo de carga (upload) en Data Shuttle, ya que se busca cargar la información desde el reporte en Google Sheets hacia tu hoja centralizada de Smartsheet. 2. Después, selecciona tú “archivo fuente”, que en este caso es el reporte de Google Sheets. Para acceder a él, simplemente inicia sesión (Haz clic en el botón Sign In, de color azul) con tu cuenta de Google Drive y otorga permiso a Smartsheet para tener acceso a la base de datos. *Este proceso se realizará una sola vez al intentar añadir cualquier elemento de Google Drive en Data Shuttle. 3. Luego, selecciona el “archivo objetivo”, que es la hoja de Smartsheet en donde se recopilarán los datos. En este paso, defines cómo se comportará el flujo de trabajo. En el ejemplo, se copiarán todos los datos de cada fila cuando Data Shuttle detecte una coincidencia única entre los valores de una columna específica. 4. La siguiente opción te permite establecer filtros para seleccionar los datos a copiar y aquellos que se excluirán. En este ejemplo, no se aplicará ningún filtro y se dejará en blanco. 5. Ahora sigue la parte más importante: El mapeo de columnas. En este paso, se definen las columnas de las que se tomará información y hacia dónde deberán ser vinculadas. Data Shuttle intentará hacer coincidir automáticamente las columnas del archivo fuente con las del archivo objetivo si tienen nombres similares o iguales. Aún así tienes la libertad de personalizar estas conexiones según tus necesidades. *En este caso, es importante notar que el “identificador único de columna” debe ser un valor único para cada fila. Esto asegura que la información se dirija correctamente a su destino sin confusiones. 6. Antes de terminar, configura un calendario de actualizaciones, para que la información se actualice todos los días en períodos cortos de tiempo (el mínimo es de 15 minutos). De esta manera, tu información en Smartsheet estará siempre al día y actualizada. 7. Finalmente, tendrás la opción de crear fórmulas para los datos que se van a transferir, pero en este caso, se omitirá, ya que no es necesario para el ejemplo. ¡Listo! Con esto ha quedado configurado tu flujo de trabajo, deja de preocuparte por actualizar manualmente la información y concéntrate en continuar con la búsqueda de clientes para maximizar tu productividad. Seguro has notado el potencial de esta herramienta y como sabemos que cada situación es única, te invitamos a visitarnos en www.systec-consulting.net o bien escríbenos a info@systec-consulting.net, para ayudarte a encontrar el flujo de trabajo a la medida para tu entorno de trabajo. Te esperamos en el próximo artículo, donde te presentaremos ejemplos aún más fascinantes del uso de Data Shuttle. Así podrás comprender el mundo de posibilidades que tendrás en tus manos al adquirir esta increíble aplicación premium de Smartsheet.

En el entorno laboral, los conflictos son situaciones a las que estamos expuestos, es prácticamente imposible evitarlos. Lo más recomendable siempre será resolverlos de una manera pacífica y armoniosa, ya que esto no solo contribuye al éxito de los equipos, sino que también evita que se conviertan en problemas de convivencia entre los compañeros de trabajo. Por esta razón, aquí te presentamos 10 consejos o herramientas para resolver tus conflictos en las primeras etapas, con el objetivo de evitar que los conflictos crezcan a un nivel más complejo y retrase tus proyectos o el trabajo diario. 1. Mantén la calma: Los conflictos a menudo crecen cuando perdemos los estribos y nos enojamos con quienes los provocan. Si es necesario, tómate un respiro para comenzar a idear una solución. 2. Escucha activamente: En un conflicto, es común no escuchar, sino que solo se busca tener un argumento para refutar o discutir el punto de vista de la otra persona. Para poder resolver el conflicto necesitas escuchar cómo se siente la otra persona. 3. Acepta el problema: Cuando los conflictos se presentan, no los ignores. Anima a tu equipo a buscar o trabajar en una solución juntos. Y recuerda, el tiempo es clave, no dejes que pase mucho, ya que puede complicar aún más el conflicto y generar más tensión. 4. Establece un acuerdo: En medio del conflicto siempre hay dos lados, cada uno con puntos válidos y argumentos no negociables. Escribir estos argumentos hacen que llegar a un acuerdo sea más sencillo. 5. Evita ataques: Promueve un ambiente respetuoso y libre de interrupciones para una comunicación efectiva, evita los comentarios de desaprobación y no busques culpables. 6. Conviértete en un moderador: A veces, además de un líder, debes asumir varios roles sin tomar partido. Es importante que si un conflicto se presenta seas imparcial para que todo tu equipo se sienta comprendido. 7. Fomenta un buen ambiente laboral: Para que tu equipo se sienta seguro compartiendo sus opiniones, crea un ambiente laboral de confianza. Refuerza el “salario emocional” y fomenta la evaluación constante para promover la libre expresión. 8. Indaga o consulta: A veces, la respuesta al conflicto no estará dentro de tus manos, sino que posiblemente debas consultar a un experto en el tema. Una vez que hayas consultado, evalúa las opciones para que elijas el mejor acuerdo. 9. Crea un plan de riesgos: Antes de comenzar nuevos proyectos, planifica para identificar posibles riesgos y desarrollar un plan de contingencia. Una sesión en equipo para discutir y anticipar riesgos puede ser altamente productiva al prepararse para enfrentarlos. 10. Evalúa las soluciones: Establece un plazo definido para probar las soluciones acordadas. Si no funcionan, reúnete nuevamente para buscar enfoques diferentes. Si funcionan, evalúa cómo mejorarlos o identifica soluciones similares de manera oportuna con tu equipo. Sin duda, estos consejos pueden facilitar el proceso de resolución de problemas, ya sea que apliques todos en un solo momento o seleccionando los más adecuados para los conflictos específicos en tu entorno laboral. ¡Y no lo olvides! Aplicar estas herramientas requiere paciencia, trabajar en tu inteligencia emocional y practicar una escucha activa para abordar los problemas de manera imparcial y efectiva. Sí te interesa aprender más tips sobre la resolución de problemas, gestión de recursos, gestión de procesos, gestión de proyectos, innovación, liderazgo y más. Te invitamos a visitar nuestra página web systec-consulting.net o puedes contactarnos en info@systec-consulting.net. Estaremos encantados de brindarte toda la ayuda que necesites.

La colaboración en el entorno laboral es un elemento clave para garantizar el éxito de todo el equipo de trabajo. Por eso, contar con una plataforma que facilite compartir el trabajo de manera rápida y sencilla resulta imprescindible y necesario. Sin lugar a dudas, Smartsheet es esa plataforma que te llevará al siguiente nivel de colaboración y garantizará la sintonía en tu trabajo. En el entorno laboral, es común tener que utilizar diferentes herramientas para comunicarnos con clientes, proveedores y colaboradores. Ya sea por medio de correos electrónicos u otras plataformas, es fácil que nuestra comunicación se vea obstaculizada o dependa de otros factores. En nuestro artículo de este mes, te presentamos 4 maneras de compartir tus hojas, informes y paneles en Smartsheet, para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. 1. Invitar a colaborar en tu hoja/informe/tablero mediante el botón de compartir Compartir documentos en Smartsheet te facilita la inclusión de nuevos colaboradores en tu hoja, informe o tablero. Estas personas tendrán acceso y podrán ver la información, con permisos que pueden variar desde administrador y editor hasta observador. Es importante tener en cuenta que los colaboradores que agregues de esta manera deben tener una cuenta de Smartsheet para acceder y visualizar la información. Esta forma de enviar la información es recomendable cuando el objetivo es que tu equipo de trabajo tenga acceso directo a la información y trabaje en el día a día con ella. 2. Publicar tu hoja En ocasiones, necesitamos que un cliente o un colaborador no tan activo en el equipo pueda acceder a la información de nuestra hoja, pero no necesariamente hacer grandes cambios en ella. La funcionalidad de publicar te permitirá compartir tu hoja en una URL única que se actualiza en tiempo real. Al publicar tu hoja, puedes restringir el acceso y también elegir si deseas que la información sea editable o exclusivamente de consulta. A diferencia de compartir con el botón verde, esta opción permite enviar información de Smartsheet a personas sin una cuenta en la plataforma. 3. Enviar como adjunto en formato PDF o Excel Compartir tu información de esta manera es sencillo, simplemente envía un correo electrónico con un archivo adjunto a cualquier persona. Esto funciona sin importar si están en la hoja o tienen una licencia de Smartsheet; recibirán un documento PDF o Excel según tu elección. Además, puedes programar el envío para que sea automático en un horario específico, como cada lunes por la mañana o mensualmente, ¡tú decides lo que mejor te funcione! Así mismo, también tienes la opción de enviar datos específicos de una fila por correo, lo que te permite compartir información selectiva. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la información compartida de esta manera es estática, lo que significa que cualquier modificación posterior al envío no se verá reflejado en el PDF o Excel enviado. 4. Flujos automatizados Si necesitas automatizar la comunicación de cambios en tus hojas, programar recordatorios de fechas de inicio, gestionar aprobaciones o solicitar actualizaciones específicas, los flujos de trabajo automatizados son tu solución ideal. Estos flujos envían notificaciones a tus clientes y/o colaboradores a través de correo electrónico, permitiéndoles aprobar o rechazar consultas y modificar datos seleccionados directamente en el correo. Para aprender más de los flujos automatizados te recomendamos leer nuestro artículo Desencadena la magia y deja que tu trabajo se haga solo, donde podrás entender con mayor detalle cómo funciona esta gran herramienta de Smartsheet. Ahora que ya conoces las 4 formas de compartir y distribuir tu información de Smartsheet, haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece y elige la que más se ajuste a tus necesidades. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos y colaborar con tu equipo de trabajo con datos actualizados en tiempo real. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo colaborar con tu equipo, crear flujos automatizados en tus hojas o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.