La comunicación entre equipos y sus miembros es esencial para una colaboración asertiva dentro de las organizaciones, una resolución rápida de cualquier compromiso y un avance firme en todo proyecto o proceso del negocio. Es por eso que la integración de Smartsheet con Microsoft Teams  es una solución efectiva para facilitar la comunicación entre equipos, que centraliza toda la información y notificaciones importantes. En este artículo conocerás cómo esta integración puede transformar tu forma de trabajar y cómo aprovechar al máximo sus funcionalidades. ¿Qué es la integración de Smartsheet con Microsoft Teams? Lo primero a saber sobre esta integración de Smartsheet con Microsoft Teams es que es una integración nativa de la plataforma, por lo que  no requiere de un pago adicional, ya que viene incluida en los  planes de licenciamiento Business y Enterprise. Esta combinación proporciona una experiencia de colaboración más fluida, eliminando la necesidad de alternar entre diferentes plataformas y facilitando la comunicación en tiempo real. Características clave de la integración: 1. Acceso directo a Smartsheet desde Microsoft Teams La integración permite a los usuarios añadir hojas, proyectos y paneles de Smartsheet a los canales y chats de Microsoft Teams. Esto significa que los miembros del equipo pueden ver y actualizar la información de Smartsheet sin salir del entorno de Teams, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia. 2. Notificaciones y actualizaciones en tiempo real Los usuarios pueden configurar notificaciones para recibir actualizaciones automáticas sobre cambios en Smartsheet en canales o por mensajes directos en Teams. Esto asegura que todos los miembros del equipo estén informados de los avances y cambios importantes en el proyecto, sin necesidad de revisar múltiples aplicaciones. 3. Colaboración contextual También permite a los equipos discutir elementos específicos de Smartsheet dentro de Teams. Por ejemplo, puedes iniciar una conversación sobre una tarea particular o un informe desde el canal o chat relevante, lo que ayuda a mantener todas las discusiones relacionadas en un solo lugar y evita la dispersión de información. Beneficios de la Integración Combinando la potencia de Smartsheet para gestionar proyectos con la flexibilidad de Microsoft Teams para comunicarte, podrás centralizar tu trabajo, mejorar la colaboración y aumentar la productividad de tu equipo, veremos cómo: Mejora de la comunicación: Centralizando la comunicación dentro de Teams, la integración reduce la necesidad de alternar entre diferentes aplicaciones. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza el riesgo de perder información importante. Actualizaciones instantáneas: Las notificaciones en tiempo real aseguran que todos los miembros del equipo estén al tanto de los cambios en Smartsheet, lo que mejora la coordinación y la toma de decisiones.  Eficiencia aumentada: Al integrar Smartsheet con Teams, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente al mantener la información y las discusiones en una sola plataforma. Esto ayuda a reducir la fricción y a mantener el enfoque en las tareas clave. Centralización de la Información: Toda la información relevante del proyecto, junto con las discusiones y decisiones, se encuentra en un solo lugar, facilitando la gestión y el seguimiento del progreso del proyecto. ¿Cómo configurar la Integración? 1. Instalar la aplicación Smartsheet en Microsoft Teams Paso 1:  Ve a la tienda de aplicaciones de Microsoft Teams y busca "Smartsheet". Paso 2:  Instala la aplicación siguiendo las instrucciones proporcionadas. Paso 3:  Autentica tu cuenta de Smartsheet desde Teams. 2. Agregar la pestaña de Smartsheet Paso 1:  Dentro de un canal o chat en Teams, haz clic en el signo "+"  para agregar una nueva pestaña. Paso 2:  Elige Smartsheet y configura la pestaña con el contenido que desees mostrar. 3. Ajustar notificaciones Configura las preferencias de notificación para recibir actualizaciones importantes en el canal adecuado, siguiendo las instrucciones indicadas en el siguiente artículo: link Las integraciones que Smartsheet provee siempre tiene como objetivos mejorar nuestra experiencia, definitivamente la integración de Smartsheet con Microsoft Teams revoluciona la forma en que trabajamos en equipo. Al conectar tus proyectos, tareas y conversaciones en una sola plataforma, podrás mejorar la comunicación, aumentar la productividad y reducir el tiempo dedicado a buscar información. Centraliza toda tu gestión de proyectos y mantén a tu equipo alineado en tiempo real. ¿Aún no lo has probado? ¡Es hora de experimentar la sinergia entre estas dos potentes herramientas! ¿Necesitas más consejos sobre cómo aprovechar Smartsheet para tu negocio? Visítanos en   www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net . Estaremos encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal para ti.

Hay personas que dicen que la clave de su éxito es la rutina, levantarse a cierta hora de la mañana, comer ciertos alimentos, hacer ejercicio, bañarse, meditar, cuidar tu piel, hacer un lunch, arreglarse e irse al trabajo. Muchos aseguran que al tener una rutina establecida  con una secuencia y frecuencia de actividades, el día les rinde más, como si tuvieran más horas para lograr los objetivos en tiempo y forma.  Bueno, pues en la gestión de proyectos existen herramientas que nos ayudan a verificar que nuestra secuencia de actividades no presente ningún retraso  y el tenerlas dentro de nuestro diagrama de Gantt hará que estemos pendientes de aquellas actividades que puedan afectar en la duración de nuestro proyecto.  En Smartsheet existen tres tipos de rutas  que serán nuestras aliadas para detectar las dependencias en nuestras tareas y calcular la duración de cada una. Vamos a conocerlas más de cerca, para identificar la diferencia entre ellas y aprovechar su uso en la plataforma: Ruta crítica del proyecto Comencemos con la ya conocida ruta crítica del proyecto, se refiere a la secuencia más larga de actividades  que deben finalizar puntualmente para completar exitosamente el proyecto en su totalidad. Cabe destacar que cualquier retraso en las tareas críticas provocará un retraso en el cronograma del resto del proyecto.  Esta ruta crítica del proyecto se puede habilitar en Smartsheet, usando la vista de Gantt en donde podrás realizar más configuraciones de tu proyecto. Una vez en la vista de Gantt selecciona el siguiente icono: Inmediatamente verás reflejada en tu diagrama de Gantt la ruta crítica activada con un color rojo . Estas serán todas las actividades que deberemos mantener en tiempo para no causar retrasos.  Recuerda que también existe la función de ISCRITICAL  que se usa en una columna de casilla de verificación para que puedas tener estas tareas identificadas en cualquier vista que uses en Smartsheet.  Ruta de resumen La ruta de resumen te muestra cuáles son las subtareas  que afectan la fecha de finalización de una fila resumen  (padre) en particular, que puede ser un grupo de actividades, una etapa o fase del proyecto.  Esta ruta de resumen es una variante de la ruta crítica del proyecto, ya que solo te mostrará aquella parte de la ruta crítica, que afecta una fase de tu proyecto en particular ,  analizando todas las tareas secundarias en la jerarquía. Para mostrar la ruta de resumen, una vez abierta la vista de Gantt en tu hoja, deberás seleccionar una barra de fase y darle clic derecho.  Se desplegaran las siguientes opciones:  Al seleccionar la opción de mostrar ruta de resumen se resaltarán en naranja  las tareas que afectan directamente la duración de esta fase.  Rutas de predecesoras Por último existen  rutas de actividades , estas se basan en  relaciones de predecesoras . Puedes activarla para identificar rápidamente tareas  que interfieran en la fecha de inicio de una tarea vital de tu plan de trabajo.  Para habilitarla debes estar en la vista de Gantt y dar clic sobre cualquiera de las barras de tareas, en donde se desplegará el siguiente menú: Al seleccionar la opción de mostrar ruta, en tu gráfico de Gantt verás en color morado todas las predecesoras de la tarea indicada.  Con estas tres rutas podrás gestionar tu proyecto con solo observar tu vista de Gantt, ya que tendrás toda la información de tus tareas clave disponible y a la mano. Las rutas harán más sencilla tu gestión de proyectos al mostrar las dependencias establecidas, resaltar las tareas que no pueden retrasarse, o identificar cuales puedes presentar un atraso sin afectar las fechas  de inicio de una fase o de otra tarea en cuestión.  Si quieres obtener más información sobre cómo usar las rutas clave en Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web   www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net  para recibir atención personalizada.

Por muchos años, el valor más importante que ofrecían las empresas a sus trabajadores, era la remuneración económica y la diferencia entre estar en un trabajo y otro era simplemente en dónde se ganaba más. Con el asentamiento de los millennials en el entorno empresarial, esta cultura ha cambiado drásticamente, inclinándose por la búsqueda no sólo de prestaciones adicionales como seguro médico y vales de despensa, sino también por un  entorno laboral agradable , que mejore el estilo de vida de las personas. Podrá parecer algo que no representa ninguna verdadera ventaja, pero los beneficios de estar feliz en el trabajo y de tener un entorno favorable que permita el desarrollo personal y profesional de manera paralela, entrega mucho más valor a las personas que sólo lo material. Esto a su vez, genera un mayor retorno de productividad, creatividad y calidad en el desempeño de los colaboradores, generando un círculo virtuoso entre empleado y empleador. En la actualidad, sabemos que la mejor manera de obtener los verdaderos beneficios de la participación de los empleados, es fomentando  ambientes de cooperación, respeto, comprensión y apoyo, de manera que se sientan inclinados a actuar de manera recíproca con la empresa. Buen ambiente laboral Mal ambiente laboral 1 Se identifican áreas de oportunidad en los equipos, educándolos para mejorar su desempeño. Se persigue a los culpables, evidenciando sus errores y deficiencias para poner el ejemplo ante el resto del equipo. 2 Hay confianza en los empleados y se promueve la libertad y creatividad en el desarrollo de sus actividades. Se vigilan todas las acciones de los empleados y hay regaños cuando hacen algo distinto a lo que los líderes consideran correcto. 3 Los trabajadores importan y hay flexibilidad para atender sus necesidades. No hay flexibilidad y los empleados deben adaptarse a las necesidades de la empresa y los clientes. 4 Se favorece el desarrollo personal de los empleados, respetando sus horarios de descanso y reduciendo al mínimo las distracciones. El empleado debe operar el máximo tiempo que permitan las leyes y descansar el mínimo. Si tiene tiempo libre, hay que aprovecharlo en otra actividad. 5 Se fomenta la transparencia y la honestidad de manera recíproca entre empleado y empleador, sirviendo de ejemplo para el trato entre compañeros. Hay secrecía y separación entre los equipos para mantener un control de los “buenos” y “malos” empleados, generando desconfianza y conflictos entre los compañeros. Cuando se está tan acostumbrado a trabajar en un mal ambiente laboral, se vuelve algo normal y aceptable dentro de nuestras vidas, pero eso no significa que deja de tener efectos negativos en nuestro comportamiento y desempeño laboral. Por otro lado, un buen ambiente de trabajo tiene efectos muy benéficos para todos los involucrados ; tal como se puede notar en la siguiente tabla: Buen ambiente laboral Mal ambiente laboral 1 Los empleados se sienten respaldados y comprendidos, por lo que buscan contribuir, sin miedo a exponer sus fallas. Los empleados tienen miedo de cometer errores, por lo que mienten cuando sucede y evitan tener más responsabilidades. 2 Los trabajadores encuentran diversas formas de generar mejores resultados y las comparten con el equipo y el empleador. Los trabajadores tienen sus trucos y secretos para ser eficientes, pero sólo los comparten con los compañeros con lo que mantienen buenas relaciones.  3 Una buena percepción de la empresa fomenta la reciprocidad y la proactividad para devolver valor a través de un mejor desempeño. La mala percepción de la empresa, genera conflictos internos y fomenta el sabotaje. 4 Los empleados están más sanos física y psicológicamente, se ausentan menos y son más productivos. Los empleados con estrés y desgaste presentan más ausencias por enfermedad y aprovechan  cualquier circunstancia para evitar el trabajo. 5 Se identifican problemas y urgencias más rápidamente y las personas se apoyan para resolverlas. Los problemas y urgencias se ocultan y se convierten en responsabilidad de los culpables, prolongándose y agravándose. Con los avances en estudios psicológicos de la actualidad, se sabe que estos efectos no ocurren de manera deliberada o conveniente por parte de los empleados, sino que es un efecto natural debido a las diferentes emociones positivas o negativas que experimentan. Lo respaldan estudios, como el presentado en un artículo del periódico El Economista  y otro de la página web de la certificación Great Place To Work . A las nuevas generaciones les importa cada vez más su bienestar mental y social, por lo que persiguen entornos laborales en donde puedan integrarse de una manera más sana y desarrollar sus capacidades al máximo, rodeados de comprensión, apoyo y respeto. Crear un buen clima laboral para las empresas emergentes puede resultar sencillo, debido a que pueden educarse desde cero en las buenas prácticas y acciones que se deben tomar para lograrlo. Sin embargo, en una empresa que lleva muchos años, es más complicado establecer cambios, ya que podrá haber resistencia por parte de quienes no compartan la ideología y también habrá que modificar las prácticas que anteriormente se realizaban con normalidad. Para lograr el éxito de cualquier cambio estratégico que busque mejorar el desempeño y la productividad de los equipos, es importante ser  transparente con todos los colaboradores respecto a las acciones que se tomarán y los beneficios que estas generarán, de manera que todos se encuentren alineados y avancen en la misma dirección. Las acciones a tomar podrán variar un poco de una empresa a otra, pero, en general, todas comparten el mismo objetivo de mejorar las condiciones de trabajo. Esta búsqueda debería suceder de manera constante a lo largo de la vida de la empresa, de forma que retenga a sus empleados y se vuelva más atractiva para el nuevo talento. Para guiarte, puedes incluir en tus estrategias, las acciones listadas a continuación: Realiza un plan de mejora de salarios . Es el principal motivo por el que las personas trabajan; cuando un empleado se siente reconocido por su trabajo adecuadamente, tendrá más ganas de contribuir y menos de irse a otro lado. Añade prestaciones especializadas a tu paquete de compensación . Investiga las necesidades específicas de tu grupo de trabajadores y ofréceles algo que beneficie a ambos, como permisos de paternidad, cursos y capacitación pagadas o membresías para ir al gimnasio. Reduce al mínimo la jornada laboral . Puede sonar incongruente, pero si las personas tienen más tiempo para descansar, el tiempo que pasen trabajando lo harán con el 100% de sus capacidades en lugar de estar desvelados y fatigados. Maneja jornadas y acuerdos con flexibilidad . Cuando permites que los trabajadores se vayan a sus casas cuando han terminado con sus actividades, no dudarán en quedarse tiempo adicional o trabajar algún día de descanso cuando se presente una urgencia. Fomenta la cultura work from anywhere (trabajar desde cualquier parte) . Dale la mayor libertad posible a tus colaboradores para que realicen su trabajo desde donde les parezca más cómodo; para que este proceso sea exitoso, identifica las normas y leyes que deben acatar, así como los riesgos que puedan estar implicados, y atiéndelos para facilitar esta práctica. Organiza actividades divertidas y relajantes . Invita a tus empleados y fomenta la comunicación, el trabajo en equipo y el respeto entre ellos, de manera que se aprecien y cuiden entre sí, al mismo tiempo que liberan algo de estrés laboral. Reduce los requerimientos que no aportan valor a tu negocio . Aligera tu código de vestimenta, sé menos estricto con los horarios de entrada y salida cuando las actividades lo permitan y facilita una interacción fluida entre toda la pirámide organizacional, independientemente de los roles y jerarquías que manejes en tu empresa. No te conformes con esta pequeña lista, sigue explorando formas de mejorar las condiciones de trabajo de tus equipos para generar una mayor productividad y mejorar los servicios que ofreces. Así, la próxima vez que tus empleados platiquen con sus conocidos de tu empresa, lo harán con  orgullo poniendo en alto tu imagen como un gran empleador. Yo aprendí mucho sobre el ambiente laboral en SYSTEC, así que si quieres algunos consejos sobre cómo planificar y ejecutar estrategias en tu empresa, no dudes en buscarnos en www.systec-consulting.net   o escríbenos a info@systec-consulting.net .

Con el auge de las herramientas de inteligencia artificial generativa , cada vez más personas están aprovechando sus capacidades. Estas herramientas no solo mejoran la eficiencia en nuestras actividades diarias, sino que también introducen nuevas metodologías y habilidades. Y a medida que la comunidad de usuarios crece, surgen estrategias para optimizar el uso de estas tecnologías . Esto incluye nuevas técnicas para mejorar la comunicación entre usuarios y la inteligencia artificial, como los  chatbots. Aunque te comuniques con las computadoras en lenguaje natural, la forma en que ellas reciben instrucciones y entienden los requerimientos no es comparable con la de los seres humanos. Tú has sido educado para integrar diferentes factores técnicos y culturales, como los intereses y necesidades de los involucrados en un proyecto, mientras que la inteligencia artificial aprende después, basándose en tu comportamiento y resultados. Por eso, al comunicarte a través de chatbots, debes entender siempre la diferencia en capacidades y contextos entre la inteligencia humana y la artificial. La técnica que se enfoca en diseñar estas estrategias de comunicación se conoce como  ingeniería de instrucciones . Esta disciplina abarca un  conjunto de modelos, ideas, estructuras y conceptos  que buscan hacer más eficiente el uso de la IA generativa. La ingeniería de instrucciones contrarresta el impulso de generar instrucciones de manera instintiva, transformándolo en un proceso estructurado y orientado a objetivos.  Esto mejora los resultados y reduce el número de iteraciones necesarias para alcanzarlos.  A continuación, los 5 pilares comunes para el diseño de instrucciones  enfocados en los chatbots: 1. Definir el objetivo: Debes tener claro el resultado final deseado y sus características cruciales. 2. Diseñar las instrucciones:  Es importante considerar el tipo de chatbot y el contexto que se desea abordar. 3. Probar y ajustar: Es necesario refinar los resultados mediante un proceso iterativo de interacciones con el chatbot. 4. Incorporar contexto: Añade contexto desde el inicio o conforme se obtienen resultados favorables para acercarse más a lo esperado. 5. Optimización contínua: Mejora las metodologías tras cada implementación para un uso más eficiente de la herramienta. Teniendo presentes estos cinco puntos, puedes diseñar estrategias de interacción con los chatbots para generar resultados con mayor eficacia . Los esquemas de instrucciones permiten especificar requerimientos de manera clara tanto para el usuario como para la inteligencia artificial, fragmentando el resultado final en los componentes clave que lo definen. Por ejemplo, si deseas escribir una carta de recomendación para un compañero y necesitas inspiración inicial pero no quieres un formato estándar o austero, sino algo más auténtico, en lugar de pedir a la IA "redacta una carta de recomendación" , puedes descomponer tu requerimiento en los siguientes componentes: Rol : Actúa como el gerente del departamento de TI. Contenido : Redacta una carta de recomendación para un programador senior. Formato : Constrúyela en dos párrafos pequeños, de manera concreta y utilizando lenguaje técnico del área de TI. A través de este esquema, se establece el perfil del remitente, permitiendo que la IA simule el tipo de lenguaje y la relación que podría tener con el colaborador. Además, al definir el contenido específico y las características de estilo deseadas se asemeja más a algo que redactarías por tu cuenta. Los profesionales de la ingeniería de instrucciones emplean estos modelos de interacción para configurar chatbots en diversas aplicaciones. Esto ha dado lugar a una proliferación de plataformas que ofrecen soluciones variadas aprovechando la IA generativa. Entre ellas se encuentran herramientas para creación de contenido, generación de imágenes o multimedia, análisis de información, diseño de código, y muchas más. De hecho, así es como Smartsheet ha comenzado a integrar la inteligencia artificial en su plataforma. Sus chatbots han sido preconfigurados para enfocar el alcance de la IA, logrando resultados más precisos y adaptados a necesidades específicas. Por ejemplo, existe un chatbot especializado en la creación y corrección de fórmulas. Ahora, imagina que tienes una hoja para dar seguimiento a un proceso de auditorías.  Después de la visita de un supervisor, se entrega un reporte al departamento correspondiente, y el gerente tiene hasta quince días hábiles para responder con un plan de acción. Podrías sentir la tentación de pedir al asistente virtual algo como  “suma quince días a la visita del supervisor” , pero esto no deja claro el resultado deseado.  En su lugar, utiliza un esquema de instrucciones  para obtener un resultado preciso en cuestión de segundos: Tipo de dato requerido : Fecha. Función: Obtener la fecha que corresponde a quince días hábiles posteriores a la visita. Consideraciones: La empresa cierra el 22 y 23 de julio. Con lo anterior, ya se creó una instrucción precisa y directa para generar la fórmula: “Obtén una fecha quince días hábiles después de [Fecha de auditoría], considerando que el 22 y 23 de julio de 2024 no son días hábiles. ” Nota que Smartsheet referencia directamente la columna “Fecha de auditoría” , permitiendo que el asistente virtual la vincule automáticamente en la fórmula. Además, se especificó que el 22 y 23 no son días hábiles, para que la función los tenga en cuenta. A medida que te familiarices más con el uso del asistente virtual y la inteligencia artificial, integrarás este tipo de esquemas en tus instrucciones de forma natural, volviéndote cada vez más eficiente. Lo mejor de estas prácticas es que son fáciles de sistematizar, lo que permite compartirlas con personas de otras áreas o con menos experiencia,  ayudándolas a adoptar estas herramientas con mayor fluidez. ¡Ahora es tu turno de crear tus propios esquemas para interactuar con el asistente virtual de Smartsheet!  Si tienes dudas sobre cómo adaptarlos a tus procesos administrativos, no dudes en visitar   www.systec-consulting.net  o envíanos un mensaje a info@systec-consulting.net . Estaremos encantados de ayudarte a personalizar y optimizar tus esquemas para que se ajusten perfectamente a tus necesidades.

En América Latina , las pequeñas empresas desempeñan un papel fundamental en la economía de la región. Estas empresas generan una gran parte de los empleos disponibles y ofrecen oportunidades en diversos sectores. Sin embargo, muchas de estas organizaciones carecen de sistemas de integración y  gestión de equipos,  lo que les hace perder competitividad frente a los avances e innovaciones tecnológicas globales.  Por lo tanto, las herramientas de gestión se vuelven fundamentales, no solo para la eficiencia operativa, sino también para el  crecimiento sostenible a largo plazo. Aquí es donde Smartsheet  se destaca como la solución ideal para facilitar esta integración, proporcionando las funcionalidades necesarias para promover la colaboración y la comunicación efectiva.  En este artículo, explorarás los beneficios que esta poderosa herramienta ofrece a las pequeñas empresas y por qué es importante considerar la implementación de este tipo de soluciones, sin importar el tamaño de tu organización. Integrando un equipo de trabajo por primera vez Integrar un equipo de trabajo de manera eficiente es esencial para iniciar proyectos y llevar a cabo procesos de manera eficaz. Es crucial asegurar la comunicación entre los miembros del equipo y proporcionar las herramientas necesarias para facilitar este proceso y contribuir al éxito global.  Smartsheet ofrece una  serie de funciones  óptimas que te ayudarán en este proceso: 1. Gestión de tareas y proyectos:  Crea y asigna tareas de manera clara y sencilla. Cada miembro del equipo puede ver las actividades que se les han asignado, los plazos y el impacto de su trabajo en el objetivo general. 2. Comunicación transparente:  Facilita una comunicación fluida con comentarios personalizables, menciones a personas específicas y la opción de adjuntar documentos. Asegurando que todos estén alineados y actualizados sobre los avances y cambios en el proyecto. 3. Planificación de recursos: Gestiona el tiempo y el presupuesto de manera eficiente, garantizando que los recursos disponibles se asignen de forma óptima para maximizar la productividad y minimizar costos. 4. Automatización de procesos: Simplifica los flujos de trabajo repetitivos mediante la automatización de tareas como notificaciones de estado, recordatorios de plazos y aprobaciones, liberando así tiempo para actividades más estratégicas y creativas. 5. Análisis y reportes en tiempo real: Genera informes detallados y análisis en tiempo real para evaluar el progreso del proyecto y tomar decisiones informadas basadas en datos concretos. ¿Cómo beneficia esto a una pequeña empresa? Adoptar Smartsheet representa un paso significativo hacia la mejora continua y  el crecimiento sostenible.  Además de mejorar la eficiencia operativa, esta herramienta promueve una cultura organizacional basada en la colaboración y el éxito compartido entre los miembros del equipo. Integrar efectivamente a los equipos desde el principio establece una base sólida para enfrentar desafíos y aprovechar oportunidades emergentes. La inversión en este tipo de herramientas puede parecer inalcanzable para muchas empresas que se enfocan solo en el costo inicial sin considerar los múltiples beneficios que pueden aportar. Sin embargo, es importante recalcar que Smartsheet ofrece numerosas ventajas significativas, como  una mayor eficiencia operativa, reducción de errores y acceso a información detallada en tiempo real para tomar decisiones más precisas. En conclusión, herramientas como Smartsheet fortalecen la cohesión del equipo y promueven un ambiente de trabajo lleno de colaboración y orientado a resultados. Si estás buscando dar ese siguiente paso en tu empresa e integrar por primera vez un equipo de trabajo en sinergia,  no lo pienses más y  descubre cómo Smartsheet puede ser la herramienta definitiva para lograrlo. ¿Necesitas más consejos sobre cómo aprovechar las diversas vistas integradas en Smartsheet para tu negocio? Visítanos en   www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net . Estaremos encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal para ti.

Imagina tu proyecto como una expedición a una cueva, el presupuesto serían todos los recursos necesarios para completar la aventura, como lámparas, cascos, snacks, cuerdas, etc. Así como necesitas estos suministros para tu expedición, tu proyecto requiere todos los recursos detallados en el presupuesto. Esta planificación se convierte en una guía esencial para gestionar y utilizar eficientemente los recursos disponibles,  asegurando que puedas alcanzar el objetivo de tu proyecto sin contratiempos. Pero, en términos precisos...  ¿Qué es un presupuesto de proyectos? El presupuesto es un plan que detalla cuánto invertirás, en qué lo harás y cuándo. Responder a estas preguntas te ayudará a evitar el riesgo de quedarte sin recursos o exceder el presupuesto establecido. En artículos anteriores, se ha revisado cómo elaborar un cronograma , qué otros  componentes pueden mejorar la gestión de proyectos  y las fases esenciales  a seguir. En este último en particular, se mencionó que para concluir la fase de planificación es necesario tener el presupuesto finalizado, junto con los cronogramas y diagramas. Por ello, a continuación, conocerás los 6 pasos para crear el presupuesto de tu proyecto: 1. Fija los objetivos de tu proyecto  Recuerda que los objetivos representan los resultados que esperas al finalizar el proyecto. Definirlos claramente es el punto de partida ideal, ya que te ayudará a establecer la dirección del proyecto y servirá como guía para trabajar en todos sus componentes. Para establecerlos, considera usar la metodología SMART,  que es una de las más efectivas y sencillas. 2. Determina el alcance de tu proyecto Los objetivos guiarán el proyecto, pero ¿hasta dónde vas a llegar?, ¿cuándo lo vas a hacer? y  ¿qué vas a entregar? ... Responder a estas preguntas te ayudará a definir el alcance de tu proyecto.  De igual forma, considera los siguientes puntos: Evalúa tus recursos disponibles , si ya cuentas con un presupuesto fijo, ajusta los entregables  para cumplir con esa suma. O si tienes la flexibilidad de definir el presupuesto después, revisa los recursos y  la carga de trabajo  de tu equipo para ese momento. ¿Tu proyecto ya tiene una fecha de entrega establecida o aún la estás definiendo? Calcula los tiempos cuidadosamente , ya que un cronograma ajustado puede aumentar el presupuesto , limitando tu capacidad para negociar precios con proveedores o pedir tiempo extra para los colaboradores. Define los límites reales de tu proyecto  para evitar gastos excesivos relacionados con entregables que no estaban contemplados desde el inicio. 3. Crea tu cronograma  del proyecto con fases Establece tu cronograma con  fases y  dependencias para saber cuándo será necesario gastar. Esto te ayudará a determinar cuánto dinero necesitarás en fechas específicas. Además, tener todas tus tareas a la vista dará claridad a tus objetivos y al uso del dinero, ayudando a  evitar gastos ocultos. 4. Haz los números de tu proyecto Ya tienes los objetivos, los límites del proyecto y el cronograma,  ¿qué falta? ...  Enumerar los recursos necesarios para cada fase o tarea del proyecto.  Puedes apoyarte en diversas categorías adaptables a cada proyecto.  Aquí tienes una lista de las más comunes: Miembros del equipo: ¿Quiénes realizarán las tareas? ¿Son todos internos o necesitas contratar a personas externas? Capacitación:  Asegúrate de que todo el personal sepa cómo desarrollar las tareas asignadas. De lo contrario, podrían producirse retrasos que descontrolen el presupuesto. Equipamiento:  Tal vez necesites nuevas herramientas o computadoras para que todo funcione como lo necesitas. Espacio:  Considera dónde trabajará tu equipo y las condiciones del ambiente, como conexiones a internet, escritorios, etc. Investigaciones:  Si necesitas lanzar un producto, reserva fondos para estudios de mercado. Si vas a construir, destina un porcentaje a estudios del terreno. Servicios profesionales: Contempla si necesitas consultores externos, servicios legales para evitar multas, o especialistas en marketing para campañas de productos. Viajes:  Considera los viáticos de tu equipo si necesitan desplazarse o si el proyecto incluye alguna experiencia en otro lugar. 5. Calcula los montos  El presupuesto es una estimación de costos. Aunque no podemos predecir el futuro, existen diferentes métodos para ayudarte a calcularlo con la mayor precisión posible. Recuerda que no  hay una única forma o un método 100% certero para esta estimación. Calcula y suma el costo de cada elemento individual:  Este enfoque funciona mejor cuando tienes toda la información detallada y ya se ha elaborado un cronograma. Fija un monto para el proyecto:  Con este método, comienzas con un monto fijo y lo divides entre todas las tareas de tu cronograma. Compara presupuestos:  Revisa proyectos similares para que puedas tener una referencia de cuánto necesitarás. Considera diferentes escenarios: Ten en cuenta todos los escenarios posibles, incluyendo el lugar y las condiciones en las que se desarrollará tu proyecto. 6. Considera un fondo de emergencias  Es común que ocurran imprevistos en cualquier proyecto, como incidencias inesperadas, cambios en los horarios o variaciones en el precio de los materiales debido a la situación global. Para estas situaciones, es recomendable reservar entre un 5% y un 10% del presupuesto total como fondo de emergencia.  Este fondo te permitirá enfrentar problemas inesperados sin comprometer el éxito del proyecto. ¡Con estos consejos, estás listo para empezar a elaborar el presupuesto de tu proyecto!  Por último, te recomendamos realizar el seguimiento del presupuesto mediante una herramienta tecnológica adecuada. Una plataforma como Smartsheet  puede facilitar la gestión y el monitoreo de tus finanzas en tiempo real, asegurándote de que cada gasto esté alineado con tu plan inicial. Además, la tecnología te permite realizar ajustes rápidos y precisos cuando sea necesario, manteniendo el control total sobre tu proyecto. La visibilidad y transparencia que ofrece esta plataforma no solo mejorarán la eficiencia de tu proyecto, sino que también te proporcionarán datos valiosos para futuras planificaciones. Si quieres obtener más información sobre cómo crear tus presupuestos en Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web   www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net  para recibir atención personalizada.

La gestión de proyectos es fundamental en el mundo empresarial, sin embargo, la forma en que se realiza ha evolucionado notablemente gracias a los avances tecnológicos que demandan herramientas más eficientes y colaborativas. Una de las innovaciones más recientes de Smartsheet ha sido el desarrollo de la vista de línea de tiempo, la cual simplifica considerablemente la manera en que los equipos planifican, organizan y ejecutan sus proyectos. Si bien Smartsheet ya ofrece diversas herramientas para la gestión de proyectos como la vista de cuadrícula, el diagrama de Gantt y las tarjetas, la nueva vista de línea de tiempo añade una capa adicional de flexibilidad y claridad. Conoce un poco más de las opciones existentes: 1. Vista de Cuadrícula: Esta es la vista tradicional que presenta datos y tareas en formato tabular. Es ideal para quienes valoran una presentación organizada y detallada, aunque puede resultar compleja al intentar visualizar el panorama general y las interdependencias entre las tareas. 2. Vista de Gantt: Otra herramienta poderosa que muestra las tareas según su duración y fechas de ejecución. Es excelente para visualizar dependencias y el progreso del proyecto, aunque puede parecer algo estática y limitada en personalización y visualización de múltiples proyectos simultáneamente. 3. Vista de Tarjetas: La más adecuada para proyectos que adoptan un enfoque ágil, facilitando a los equipos mover tareas entre estados de manera intuitiva y visual. Sin embargo, puede no ofrecer una visualización detallada de la línea de tiempo y las fechas límite. Afortunadamente, la vista de línea de tiempo combina lo mejor de las vistas anteriores y añade nuevas funcionalidades para hacer la gestión de proyectos más fluida y transparente. ¿Cuáles son sus características? Permite a los equipos ver y gestionar sus tareas según las fechas en tiempo real. Al mostrar las tareas en una línea de tiempo y organizar la información para facilitar el seguimiento del proyecto, los equipos pueden comprender rápidamente la visión general y ajustar los detalles de manera sencilla. Dentro de las funcionalidades que ofrece se encuentran: Visualización de la línea de tiempo Proporciona una vista panorámica clara y accesible. Ya sea para hojas de ruta de productos o campañas de marketing, esta herramienta organiza tareas y resalta hitos con una claridad y perspectiva inigualables. Agrupación por temas Puedes organizar elementos en carriles visuales como equipo, región o estado para obtener una visión simple y directa de los datos de tu proyecto. Edición en contexto Cada hito y barra representa una tarea organizada por fecha. Haz clic en cualquier elemento para ver y modificar sus detalles dentro del contexto del proyecto. Reacción a los cambios Mantente actualizado con la información más reciente del proyecto. Todos los cambios realizados por los miembros del equipo se guardan y reflejan instantáneamente en la línea de tiempo, asegurando que siempre tengas los datos más actualizados disponibles. La vista de línea de tiempo de Smartsheet no solo permite a los equipos planificar y organizar sus proyectos de manera más eficiente, sino que también facilita el seguimiento del progreso en tiempo real y la identificación de posibles retrasos. Además, al estar integrada en la plataforma, aprovecha todas las capacidades colaborativas y de automatización de Smartsheet, impulsando así tu productividad. La introducción de esta vista representa un avance significativo en la gestión eficiente de proyectos. Al proporcionar una perspectiva visual clara y dinámica, esta nueva funcionalidad complementa las vistas existentes y brinda a los usuarios un mayor control y flexibilidad sobre sus proyectos. Adaptándose a necesidades específicas, la vista de línea de tiempo se convierte en una herramienta invaluable para cualquier Project manager. ¿Necesitas más consejos sobre cómo aprovechar las diversas vistas integradas en Smartsheet para tu negocio? Visítanos en www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net, estaremos encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal para ti.

En SYSTEC Consulting, estamos entusiasmados con la nueva función del asistente virtual de IA en Smartsheet y buscamos constantemente formas de aprovechar su versatilidad. El chatbot del Analizador de Datos ofrece una interacción única, facilitando conversaciones fluidas y el desarrollo de ideas y requisitos mediante instrucciones secuenciales y retroalimentación constante. Durante nuestro webinar, discutimos los objetivos de la inteligencia artificial y sus funciones en el asistente virtual de Smartsheet, así como las diversas necesidades que aborda. Por ello, en este artículo, nos enfocaremos en el analizador de datos, destacando la importancia del fraseo de las instrucciones. Además, conocerás las ventajas y objetivos de la inteligencia artificial generativa, junto con las características y usos específicos del analizador. El analizador es la tercera función del asistente virtual y está diseñado para recibir instrucciones en lenguaje natural y analizar toda la información de la hoja sin necesidad de vincularla a filas o columnas específicas. Para entender mejor su alcance y objetivos, aquí algunas de sus funcionalidades: Comprende lenguaje natural en múltiples idiomas, eliminando la necesidad de escribir código, funciones o fórmulas. Acumula instrucciones en el chat para crear una memoria temporal que facilita la construcción de requerimientos a través de retroalimentación y seguimiento. Analiza el contenido de la hoja para entender los objetivos y funciones de las diferentes filas y columnas. Genera conclusiones instantáneas en forma de texto, números o gráficos basados en los datos proporcionados. Enfocado en resolver dudas y necesidades en tiempo real, sin generar contenido almacenado en Smartsheet. Presenta ciertas limitaciones en el cálculo de duraciones entre fechas, numeración automática de columnas y creación de resúmenes sin contexto. De manera más práctica, esta herramienta es invaluable cuando necesitas obtener datos específicos sobre el desempeño de tu trabajo de forma rápida y sin complicaciones. Además, durante las etapas de planificación y definición de estrategias, facilita la generación de métricas, y en las etapas de monitoreo y control, agiliza la identificación de tendencias de avance y valores críticos. Para ilustrar su uso, aquí tienes un ejemplo: una hoja que resume toda la planificación presupuestal y los costos de las diferentes etapas de un proyecto de voluntariado humanitario en curso. Uno de los objetivos más importantes es optimizar el uso del presupuesto, asegurando que el capital se aproveche de la mejor manera posible. Para dialogar con los responsables de las diferentes tareas, es necesario tener claro el impacto de cada fase en relación con las demás. Se podría considerar la creación de una hoja independiente para analizar los presupuestos y costos por fase, junto con otras métricas, aunque aún no está claro si este esfuerzo será verdaderamente beneficioso para el equipo. Por eso, se aprovecharán las capacidades del analizador para simplificar este análisis. Puedes notar que se pidió comparar el costo de cada una de las fases, representándolos como porcentaje y, además, graficándolos. Este sencillo gráfico se presenta al equipo mediante una captura de pantalla, facilitando la comprensión de la información y la importancia de enfocarse en las tareas de la fase de Ejecución. Como se mencionó anteriormente, el asistente virtual adquiere más valor al cumplir funciones prácticas para abordar necesidades diarias que al crear soluciones complejas a largo plazo. Es fácil subestimar este tipo de acciones cuando se dispone de tiempo, pero cuando hay múltiples actividades que supervisar constantemente, contar con un compañero tan eficiente comienza a añadir valor al trabajo de manera significativa. Siguiendo con el mismo ejemplo, también podrías estudiar al responsable de las actividades que ha consumido más presupuesto del asignado. Con estos datos, puedes tener reuniones de investigación y retroalimentación para realizar mejores estimaciones en el futuro o prever posibles incidencias o riesgos durante la ejecución. La información parece coherente, pero se encontró un valor "blank" que carece de sentido. Al estudiar la hoja, puedes notar que la fila seleccionada cumple con los criterios indicados a la inteligencia artificial, pero no hay ningún responsable asignado en las fases, lo que provoca este valor erróneo. Por esto es muy importante ser claro y preciso al dar instrucciones al asistente virtual, especialmente en la formulación de las mismas. La eficacia de los resultados mejorará significativamente al construir enunciados explícitos y exhaustivos sobre el resultado esperado y los datos a analizar. Pero tampoco hay que alarmarse si nos encontramos con este tipo de errores, gracias al historial de conversaciones y a la posibilidad del asistente virtual de comprender el lenguaje natural, podemos tan solo pedirle que corrija el resultado anterior realizando pequeños ajustes. Observa cómo continúa el requerimiento como si estuvieras hablando con un asistente real, todo esto es posible gracias a la naturalidad con la que se puede interactuar con los chatbots de inteligencia artificial. Las funcionalidades del analizador de datos son amplias y fascinantes, adaptándose a las necesidades específicas de tu entorno laboral y a tu habilidad para interactuar con el asistente virtual. Aprovecharlas al máximo significa una notable reducción en el tiempo y esfuerzo dedicados a tareas repetitivas. Si te interesa conocer más sobre esta herramienta o buscas actualizar tu cuenta a Enterprise para acceder a las herramientas de inteligencia artificial en Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o envíanos un mensaje a info@systec-consulting.net. Estamos aquí para ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel.

¿Te has detenido a reflexionar sobre los cambios de hábitos que podrías implementar en tu rutina diaria para mejorar tu bienestar o avanzar en tu carrera profesional?... Así como te haces estas preguntas en tu vida personal, también es importante considerar cómo mejorar la administración de los proyectos que llevas a cabo. Ya que, siempre existen oportunidades para perfeccionar la gestión de proyectos. En este artículo, explora componentes y procesos adicionales que puedes incorporar dentro de una solución para optimizar y lograr una gestión integral de proyectos, así como perfeccionarla continuamente. Regresando a la fase de planificación, un tema explorado a fondo en artículos anteriores fue el ciclo de vida de un proyecto), donde se definieron cronogramas, presupuestos y asignación de recursos, entre otros aspectos. En este momento, te concentrarás en los procesos adicionales indispensables para el seguimiento y ejecución de proyectos. El primer paso y la recomendación principal es identificar qué aspectos del proyecto, además del cronograma de actividades, necesitan ser controlados. Por ejemplo: presupuestos, riesgos, contactos del equipo de trabajo, solicitudes de cambio, etc. Una vez identificados todos los procesos necesarios, el siguiente paso es preparar las hojas para su registro y seguimiento. Cada hoja debe ubicarse dentro de una carpeta que puedas replicar para cada proyecto. Esto asegura la estandarización de procesos, sin importar el tipo de proyecto o el equipo que lo esté trabajando. Aquí tienes algunos ejemplos de hojas adicionales que puedes incluir: 1. Presupuesto: Primero, es importante definir qué es un presupuesto: se trata de un plan que detalla las operaciones y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, basado en referencias de precios como horas de servicio o materiales, con el fin de lograrlo dentro de un período específico, siempre expresado en términos monetarios. El presupuesto, al igual que el cronograma, es fundamental para guiar el proyecto. Es crucial reservar un espacio en el cronograma para el presupuesto y los costos actuales, facilitando así su comparación directa. En SYSTEC Consulting, recomendamos mantener un control presupuestal en una hoja aparte. Esta hoja debe incluir parámetros que permitan realizar estimaciones presupuestarias, registrar los costos actuales, alertar al equipo sobre desviaciones presupuestarias, identificar rápidamente gastos significativos mediante indicadores de color, entre otras funcionalidades. 2. Gestión de riesgos Un riesgo en el proyecto es un evento o condición incierta que, de materializarse, puede tener tanto efectos positivos como negativos. Representa la medida en que un proyecto puede verse afectado por un evento potencial, sea este de origen interno o externo. Tener una hoja que consolide todos los riesgos identificados y los clasifique por severidad y probabilidad es fundamental. Esto facilita la ejecución de planes de mitigación si algún riesgo se presenta durante el proyecto, ahorrando tiempo y evitando impactos graves gracias a la preparación anticipada para enfrentar contingencias. 3. Registro de problemas Un problema se define como un evento que ya ha ocurrido y requiere una acción inmediata para minimizar su impacto negativo en los objetivos del proyecto. A diferencia de los riesgos, los problemas no pueden ser mitigados sino solo resueltos una vez identificados. Es importante establecer una comunicación efectiva entre el equipo ejecutor del proyecto y otros stakeholders. Esto garantiza que cualquier problema o incidente durante la ejecución pueda ser reportado y abordado rápidamente. Mantener una hoja dedicada al seguimiento de problemas en plataformas como Smartsheet facilita el registro y la resolución de cada incidencia a través de formularios, evitando así retrasos y riesgos que puedan comprometer el éxito del proyecto. 4. Acuerdos del proyecto Los acuerdos del proyecto se establecen para definir las intenciones iniciales, ya sea de forma escrita o verbal, y pueden originarse a partir de un contrato o reuniones donde se discuten los requisitos y expectativas. Es muy beneficioso que todos los involucrados en el proyecto tengan estos acuerdos a la mano para consultarlos en caso de dudas. Tener estos acuerdos por escrito también sirve como respaldo en caso de que el cliente solicite algo diferente o haya alguna confusión sobre lo establecido. 5. Directorio de equipo Un directorio de equipo es una colección centralizada, organizada y de fácil acceso de perfiles de miembros del equipo, información de contacto, roles y responsabilidades dentro de un proyecto u organización. Tener una hoja con todos los actores de tu proyecto responsabiliza a cada miembro involucrado y permite que cualquier información necesaria se consulte casi de inmediato, facilitando la comunicación en tiempo real con la persona correspondiente. 6. Lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas se refieren a todo conocimiento adquirido a través de experiencias,  exitosas o no, durante la realización de un proyecto. El objetivo de estas lecciones es mejorar la ejecución de futuros proyectos. Estas son una referencia valiosa para proyectos similares futuros. Mantener una hoja donde se registren garantiza un aprendizaje continuo. Cada gestión de proyectos es única y puede incluir más componentes de los mencionados aquí. Sin embargo, incluso los proyectos más cortos y sencillos pueden beneficiarse de la incorporación de elementos adicionales más allá de una simple lista de tareas. En los próximos artículos, te daremos recomendaciones para mejorar, optimizar e implementar estos componentes en tu gestión actual de proyectos. ¡No te los pierdas, logra aprender trucos y consejos basados en nuestra experiencia con diversos clientes! Para obtener más información sobre cómo gestionar tus proyectos con Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En la actualidad, la implementación de nuevas tecnologías en las organizaciones se ha convertido en un factor clave para potenciar la productividad, mantener la competitividad y optimizar los procesos internos. Una de las plataformas tecnológicas más populares y eficientes es Smartsheet. Esta herramienta en la nube es ideal para mejorar la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos en equipos de trabajo, gracias a su enfoque en proyectos, procesos y colaboración. Sin embargo, su adopción, al igual que cualquier otra nueva tecnología, puede presentar desafíos. Para asegurar una transición exitosa, es importante considerar consejos y estrategias que puedan facilitar el proceso y maximizar los beneficios de la plataforma. A continuación, algunas recomendaciones clave: 1. Comprende las necesidades de tu organización Antes de implementar Smartsheet, es crucial comprender las necesidades y procesos específicos de tu organización. Realiza un análisis exhaustivo de cómo se llevan a cabo los proyectos y tareas actualmente, identificando qué áreas podrían beneficiarse de esta herramienta. 2. Establece y comunica los objetivos de la implementación Para garantizar el éxito y asegurar el retorno de la inversión, es fundamental establecer objetivos a corto y mediano plazo. Después, estarás monitoreando el avance hacía estos objetivos y podrás tomar medidas adecuadas para cumplirlos. Recuerda comunicar claramente los objetivos y beneficios de la plataforma a todos los miembros de la organización. 3. Comienza con proyectos piloto Opta por iniciar con proyectos piloto en equipos o departamentos específicos en lugar de implementar la plataforma en toda la organización de una vez. Esta estrategia facilitará la identificación y resolución de cualquier problema o ajuste necesario antes de una implementación a gran escala. 4. Revisa y optimiza los flujos de trabajo La implementación de un nuevo sistema es una excelente oportunidad de identificar las ineficiencias en los procesos de negocio, tomar nota de las áreas de oportunidad y mejorar la gestión general. Definir procesos y flujos de trabajo claros y eficientes es fundamental para optimizar la gestión de trabajo en tu organización. Establecer roles, responsabilidades y plazos de manera transparente contribuirá a una mayor eficacia en la ejecución de tareas. 5. Forma un equipo de implementación Designa un equipo interno responsable de la implementación y adopción. Este equipo debe contar con representantes de diversos departamentos y niveles jerárquicos para asegurar una visión completa y una mejor aceptación de la nueva plataforma en toda la organización. 6. Proporciona capacitación adecuada Es importante brindar capacitación adecuada sobre el uso de la plataforma Esto puede incluir sesiones de capacitación presenciales, tutoriales en línea y material de referencia. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, más probable será su adopción. Aquí, tienes algunos recursos de ayuda que serán valiosos en este proceso: - Centro de ayuda y aprendizaje: https://help.smartsheet.com/es El lugar indicado para empezar a resolver tus dudas. En este espacio encontrarás consejos y una biblioteca extensa de artículos de ayuda para facilitar tu interacción con la plataforma. - Comunidad de Smartsheet: https://community.smartsheet.com Un espacio de colaboración con miles de usuarios como tú, donde puedes expresar tus inquietudes, compartir experiencias y opiniones. Te sorprenderá la cantidad de diferentes ideas que se comparten en la comunidad cada día. - Blog y recursos de SYSTEC Consulting: https://www.systec-consulting.net/articulos Visita nuestro blog con artículos de Smartsheet, checa nuestro canal en YouTube o entra a los grupos de usuarios hispanohablantes en Facebook y LinkedIn. - Capacitación y consultoría personalizados: https://www.systec-consulting.net/servicios Si deseas agilizar la curva de aprendizaje o contar con la guía de expertos, contrata alguno de los servicios de soporte con costo adicional como, cursos de capacitación, bolsas de horas de consultoría o implementación de soluciones. 7. Fomenta la colaboración Fomenta la colaboración en tiempo real entre equipos y departamentos. Anima a los empleados a utilizar las funciones de colaboración, como comentarios, formularios para registro de datos, envío de solicitudes y notificaciones al correo electrónico, revisión de documentos en línea, entre otros. 8. Personaliza según las necesidades Aprovecha la capacidad de personalización de Smartsheet para adaptarla a las necesidades de tu organización. Desde plantillas personalizadas hasta flujos de trabajo automatizados y dashboards ejecutivos, personalizar la plataforma optimiza su utilidad y aceptación en tu organización. 9. Integra con herramientas existentes en tu compañía Smartsheet se integra fácilmente con herramientas y plataformas, como Microsoft Excel, Google Drive, Slack y Microsoft Teams, entre otras. Además, mediante su API abierta, se puede conectar con sistemas ERP, CRM o SAP. 10. Fomenta el liderazgo desde arriba La participación activa y el respaldo de la alta dirección son esenciales para el éxito de la adopción. Los líderes deben comprometerse utilizando la herramienta y fomentando su uso entre los empleados. 11. Conoce toda la familia de productos de Smartsheet Además de la plataforma central, Smartsheet ofrece aplicaciones premium y soluciones para gestionar recursos y activos digitales (imágenes, videos, folletos, presentaciones, logotipos, etc.). Conocer su oferta completa puede resolver integralmente los requerimientos de tu negocio. 12. Evalúa y ajusta continuamente La implementación no termina una vez que la plataforma está en funcionamiento. Es importante realizar un seguimiento constante de su uso y desempeño. Analizar métricas y resultados permitirá identificar posibles mejoras y optimizar la eficiencia operativa para garantizar que la plataforma satisface las necesidades cambiantes de la organización. En resumen, la adopción exitosa de Smartsheet en una organización requiere una combinación de comprensión de las necesidades específicas, capacitación adecuada, liderazgo sólido y un enfoque centrado en la colaboración y la personalización. Siguiendo estos consejos y estrategias, estarás en el camino correcto para asegurar una transición exitosa y maximizar los beneficios de esta herramienta. ¡Aprovecha al máximo el potencial de la plataforma y lleva la colaboración en equipo a un nuevo nivel tecnológico! Si quieres conocer más acerca de Smartsheet y los servicios que brindamos, visita nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para atención personalizada.

Ha llegado la última entrega (Parte 1, Parte 2) sobre esta valiosa aplicación premium que nos permite integrar diferentes flujos de trabajo a través de documentos de Excel, Google Sheets o archivos .csv con Smartsheet. En este artículo, te mostraremos un ejemplo de lo fácil y práctico que es trabajar con Data Shuttle. Nuestro ejemplo se enfoca en un directorio de colaboradores externos, una herramienta útil para gerentes de recursos humanos, directores de proyectos o administradores de comunicaciones internas que buscan dar seguimiento a personas clave en el desarrollo de un proyecto o tarea específica. En este escenario, la empresa opera de forma remota, con personas ubicadas en todo el mundo, aprovechando la flexibilidad que brinda el trabajo desde casa. Sin embargo, esto significa que la comunicación puede llegar a ser un desafío, pues no todos estarán disponibles al mismo tiempo, debido a jornadas distintas y diferentes horarios. En la hoja principal, podemos identificar a cada colaborador con un código único, y así saber su país de residencia, el desfase de horario respecto a la hora local y sus horarios de disponibilidad. Además, con ayuda de algunas fórmulas avanzadas y de la nueva función TIME, de la cual hablaremos más a detalle en un próximo artículo, podrás calcular la hora local real y el total de horas en las que estará disponible cada persona, considerando una jornada local máxima de 08:00 a 18:00 hrs. Para este caso, la empresa utiliza una herramienta especializada ERP para gestionar todos sus diferentes recursos, incluyendo los humanos. Se le solicitó al área de RRHH asignar al personal adecuado a los proyectos o actividades correspondientes. Como es mucho más sencillo continuar trabajando en Smartsheet, gestionando en esta plataforma las tareas y los flujos de automatización de alertas, recordatorios y solicitudes de aprobación, se usará Data Shuttle para facilitar la integración de ambas áreas. Gracias a esta herramienta, el departamento de RRHH podrá exportar un archivo .csv directamente desde su herramienta especializada con los datos relevantes del personal externo. Así, toda la información se obtiene en Smartsheet a través de un flujo de carga. El flujo de importación de datos de Data Shuttle se configura para vincular la información de todas las filas con el Número de empleado, de manera que toda la información que se modifique en el archivo .csv también genera cambios en la hoja de Smartsheet. Por otro lado, el flujo añadirá filas para los empleados y subcontratistas nuevos. En el ejemplo se puede notar que la distancia y el horario de trabajo hacen imposible la comunicación en tiempo real, lo que representa un gran riesgo para el éxito de las actividades. Por ello, un flujo de automatización presente en la hoja ha enviado una alerta al área de Recursos Humanos, solicitando un cambio de recurso o un mejor acuerdo para conseguir una disponibilidad de horas apropiada. Después de negociar con los involucrados, Recursos Humanos consiguió que se desplazaran sus horarios de disponibilidad para dar una ventana de dos horas para comunicarse. Para facilitar la integración de la información nueva, se añadieron estos dos cambios al archivo .csv, en donde, además, se asignan nuevos recursos para otras tareas. El archivo .csv exportado desde la herramienta ERP, contiene la información de diferentes filas, con los valores separados por comas. El flujo de carga de Data Shuttle vincula estos valores al número de empleado correspondiente en la hoja de Smartsheet. Gracias a un flujo configurado para activarse automáticamente al adjuntar un archivo nuevo, basta con agregarlo a los adjuntos de la hoja para que los nuevos datos se integren en segundos. Es importante tener en cuenta que, debido al formato UTF-8 requerido para los archivos .csv, es necesario evitar el uso de acentos y ciertos caracteres especiales, como la "ñ". Esto significa que algunos nombres aparecerán sin tildes o con una "n" en lugar de la "ñ". Como se puede apreciar en la captura, tanto León Torres como María de Lourdes han ajustado sus horarios de inicio de 10:00 a 08:00, otorgando así dos horas disponibles para la comunicación y el seguimiento de las actividades en las que participan. Además, se han añadido todos los nuevos recursos y los cálculos ya se han realizado automáticamente. ¡Todo gracias a las fórmulas! Tal parece que hemos dedicado más tiempo a explicar nuestro ejemplo que a mostrar el funcionamiento de Data Shuttle, pero esto es completamente normal. La herramienta es tan sencilla de configurar y autónoma que requiere muy poco de nuestro tiempo o esfuerzo para llevar a cabo sus funciones. ¿Qué te pareció este ejemplo? Sin duda, una demostración fácil de cómo podemos vincular Smartsheet con herramientas especializadas (como un ERP a través de un simple archivo .csv) y la aplicación premium de Data Shuttle. Así que no pienses en deshacerte de tus flujos de trabajo preexistentes, ni te rompas la cabeza pensando en integraciones de datos entre tus archivos de Excel o Google Sheets y Smartsheet; mejor deja esa labor a Data Shuttle y contáctanos en www.systec-consulting.net para poderte apoyarte con la contratación y configuración de esta poderosa herramienta.

Todos los usuarios de Smartsheet disfrutan de numerosas funcionalidades; desde la creación de fórmulas y automatizaciones para manejar datos, hasta la presentación de la información de manera visual y efectiva a través de los paneles. Sin embargo, para aquellos usuarios de licencias Business y superiores, existe la oportunidad de contratar aplicaciones Premium que extienden aún más el alcance de las posibilidades de Smartsheet. Con diferentes casos de uso, cada aplicación Premium ocupa su lugar en el entorno laboral. Una de estas aplicaciones es Data Shuttle, una poderosa herramienta que actúa como un puente entre hojas de cálculo de Excel, Google Sheets, archivos .csv y nuestras hojas de Smartsheet. Con su ayuda, puedes transferir información de manera sencilla, automática y programada a Smartsheet, incluso desde otros sistemas como ERP, CRM, SAP o bases de datos. Data Shuttle opera a través de flujos de trabajo de carga (upload) o descarga (offload) de información que se podrán activar sobre determinadas hojas de Smartsheet. Los flujos de carga permiten tomar información de un documento adjunto con un tamaño máximo de 1000 MB o almacenado en la nube a través de los servicios de OneDrive/Sharepoint, Google Drive o Box y actualizar la información de la hoja objetivo. Los flujos de descarga hacen lo contrario, trasladando la información de la hoja en cuestión hacia un documento adjunto o almacenado en la nube. Una ventaja destacada de estos flujos es su flexibilidad. Pueden ser activados manualmente o programados para ejecutarse automáticamente en fechas y horas específicas, e incluso configurados para repetirse a intervalos de minutos u horas. Esto garantiza que la información en las hojas se mantenga siempre actualizada en momentos críticos para un seguimiento efectivo. Es importante mencionar que nosotros tenemos el control total sobre la información transferida a través de los flujos, lo que nos permite seleccionar y filtrar los datos, excluyendo información no relevante o sensible. Con esto, podemos crear archivos aptos para diferentes interesados sin revelar información sensible como costos, datos personales, etc. También podemos personalizar la forma en que se actualiza la información del archivo objetivo. Por ejemplo, podemos forzar a que se borren las filas que no coincidan con ningún valor del archivo fuente, o que se añadan nuevas filas cuando se encuentren valores nuevos. Gracias a esta y otras formas de configurar los flujos, se tiene una gran adaptabilidad a múltiples casos de uso. Por último, existe la opción de utilizar como archivo fuente "el último adjunto" disponible en la hoja en lugar de un archivo específico. Esto permite a los usuarios adjuntar documentos para actualizar automáticamente la información en la hoja, ofreciendo una mayor flexibilidad y comodidad en el proceso. En más de una ocasión, es posible que nos hemos enfrentado a la necesidad de combinar hojas de cálculo de Excel o Google Sheets con Smartsheet. Sin embargo, cuando la simple exportación e importación de datos ya no es suficiente, Data Shuttle eleva la integración de estas herramientas a un nivel superior. Lo que facilita la automatización y crea nuevos métodos para centralizar y sincronizar nuestras fuentes de información en el entorno laboral. Si esta herramienta ha llamado tu atención, te invitamos a leer nuestra segunda y tercera entrega, donde te mostramos cómo crear flujos de trabajo con Data Shuttle. De igual forma, si necesitas orientación para adaptar esta aplicación a tus necesidades laborales específicas, no dudes en visitarnos en www.systec-consulting.net para obtener una solución personalizada, o bien escribenos a info@systec-consulting.net con todas tus dudas.