Gestionar un proyecto exitoso no se trata solo de completar tareas o cumplir plazos, sino de alinear cada etapa con un propósito claro y medible. Sin embargo, el camino hacia ese éxito no está exento de desafíos: desde establecer objetivos precisos hasta gestionar cambios inesperados, cada paso exige enfoque y estrategia. Transforma tus proyectos con metas claras, planificación detallada, gestión de riesgos y comunicación efectiva para alcanzar el éxito. En este artículo, te guiaremos a través de los pilares fundamentales de la gestión de proyectos que te permitirán transformar tus ideas en resultados tangibles. Con herramientas prácticas y un enfoque estructurado, aprenderás a planificar, adaptarte y liderar con éxito cualquier iniciativa. ¡Comencemos! 1. Metas y objetivos claros: Asegurar que las metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. Utiliza herramientas de gestión de objetivos para establecer metas específicas, medibles y alcanzables. Con Smartsheet podrás definir metas claras, hacer seguimiento del progreso y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados hacia los mismos objetivos. 2. Desglose de tareas: Dividir los objetivos en tareas concretas y manejables estableciendo hitos principales para monitorear avances. Las vistas de tablero o listas de tareas visuales son ideales para organizar el flujo de trabajo y asegurar que todos los pasos estén claramente definidos 3. Planificación detallada: Crear un plan de trabajo que incluya asignación de recursos, establecimiento de plazos y métricas de seguimiento. Utiliza herramientas como diagramas de Gantt o tableros de planificación de proyectos para crear cronogramas, gestionar dependencias de tareas y visualizar el progreso de cada fase.  4. Gestión de riesgos e incidentes: Gestiona incidentes mediante un proceso estructurado: identificación, clasificación, priorización, respuesta y cierre. Además, facilita el seguimiento de incidentes y la implementación de soluciones, garantizando una respuesta rápida y efectiva frente a cualquier problema inesperado. 5. Asignación y supervisión de recursos: Evaluar disponibilidad de recursos y asígnalos de manera eficiente. Asegúrate de responder preguntas clave como: ¿Qué recursos están disponibles? ¿Cuántos se necesitan para completar las tareas? ¿Quién es el más adecuado para cada actividad? 6. Gestión de cambios: Las herramientas para la gestión de cambios, brindan una estructura sobre el proceso de solicitud, análisis, aprobación y cierre de cambios dentro del proyecto. Estas plataformas permiten gestionar de manera ordenada los ajustes en el plan original, manteniendo la coherencia y el control durante todo el ciclo de vida del proyecto. 7. Comunicación efectiva: Definir un plan de comunicaciones que mantenga a todos los involucrados informados. Utilizar herramientas y canales adecuados para fomentar claridad y alineación en el equipo. 8. Adaptabilidad e innovación: Es importante estar abierto al cambio y aprender de los errores para mejorar continuamente. Realiza evaluaciones post-proyecto y recibe comentarios para ajustar procesos, asegurando que el equipo se adapte rápidamente a cambios y aprenda de cada experiencia. La gestión de proyectos es un arte que combina planificación, comunicación y adaptabilidad. Siguiendo los pilares fundamentales que hemos explorado  desde establecer metas claras hasta gestionar riesgos y recursos, tendrás las bases para garantizar que cada proyecto no solo se complete a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también genere un impacto positivo en tu organización. ¡Lleva tus proyectos al siguiente nivel!  Recuerda que el éxito no se trata solo de cumplir objetivos, sino de crear procesos sostenibles y aprender de cada experiencia. Así, podrás liderar con confianza, adaptarte a los desafíos y transformar cada proyecto en un nuevo logro. Contáctanos en SYSTEC Información   o bien, visítanos en   www.systec-consulting.net/

¿Te gustaría que tu información fuera más fácil de visualizar? Aquí descubrirás cómo las vistas mejoran la manera en la que presentas la información: no solo optimizando la comunicación del mensaje, sino que también contribuyendo a la organización y la gestión de tus proyectos de manera efectiva. Descubre la personalización de Smartsheet y adapta las vistas a tus necesidades. Smartsheet se caracteriza por ser una plataforma personalizable que se adapta a tus necesidades como usuario , por eso, brinda diferentes vistas que se adecuan a ti, pasando fácilmente de una vista a otra para obtener perspectivas prácticas.  Desde formas flexibles hasta una interacción de datos adecuada para tus proyectos, Smartsheet nos brinda cinco vistas con las que podrás experimentar. Vista de Cuadrícula La mejor opción para la eficiencia , ideal para proyectos con múltiples tareas y detalles específicos. Funciona excelente para la gestión de proyectos y tareas. Ejemplo de Vista de cuadrícula Vista de Línea de Tiempo Ideal si buscas una vista sencilla y concisa , aquí encontrarás actualizaciones en tiempo real, el detalle de tu cronograma y un fácil seguimiento de los componentes de tu proyecto. Ejemplo de Vista de Línea de Tiempo Vista de Gantt Diseñada para destacar con claridad las dependencias de tu proyecto , aquí tendrás acceso total a los detalles de tu proyecto, permitiendo una mejor planificación y respuesta a los cambios.  Ejemplo de Vista de Gantt Vista de Tarjeta Si lo que buscas en tus proyectos suele ser  una solución práctica para la organización visual , la vista de tarjeta es ideal para ti, ya que se enfoca en la información clave. Ejemplo de Vista de Tarjeta Vista de Calendario Clásico y organizado, la vista de calendario está diseñada para ofrecer una perspectiva basada en fechas y tareas,  brindando una organización tradicional. Ejemplo de Vista de Calendario ¡Anímate a experimentar! Y encuentra la vista adecuada, recuerda que las vistas no son estáticas y pueden adaptarse a medida que avanzas con tu trabajo. Prueba diferentes opciones y averigua cuál funciona mejor para tu equipo.  Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar la personalización de tus proyectos, contáctanos en info@systec-consulting.net  o bien, visítanos en   www.systec-consulting.net/

Las líneas base, que inicialmente son vistas como una herramienta rígida para mantener el control y medir el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo, pueden adaptarse para un entorno donde los cambios frecuentes y la evolución de los parámetros son constantes ¿Es posible combinar la estabilidad de este concepto con la adaptabilidad de los proyectos ágiles? ¡Transforma tus proyectos ágiles! Controla y ajusta tu progreso con líneas base que se adaptan a cada cambio. Exploraremos la adaptabilidad de las líneas base considerando tres elementos clave para su buena funcionalidad.  Selecciona el tipo de línea base de acuerdo a los requisitos generales del proyecto, eligiendo entre la línea base del producto y la línea base de la Iteración Programa las líneas base con métricas claras , es decir, requisitos detallados, prioridades, estimaciones, fechas y estados. Esto asegurará el poder medir avances y gestionar cambios.  Evalúa y ajusta tus mediciones al final de cada iteración comparando los resultados reales con la línea base, y mantén un equilibrio entre control y adaptabilidad . Estos factores resaltan la necesidad de una línea base que no solo se caracterice por el control que ofrece, sino por la evolución en conjunto con el proyecto, permitiéndote responder de manera ágil y rápida a nuevas prioridades y requisitos, adaptando las siguientes líneas base a los diferentes enfoques.  Línea Base del Producto:  Es una descripción formal y acordada de las características, funciones y requisitos de un producto en un momento específico del tiempo. Sirve como punto de referencia para futuras modificaciones o actualizaciones. Es decir, es una especie de "foto fija" del producto en un instante determinado. Línea Base de la Iteración: Representada por un conjunto de requisitos, diseños, estimaciones y otros artefactos que definen el alcance y el objetivo de una iteración específica en un proyecto ágil. Es esencialmente un punto de referencia que se establece al comienzo de una iteración y se utiliza para medir el progreso y evaluar los resultados al final. ¡Recuerda! La línea base se puede convertir en una herramienta flexible y dinámica que se adapta continuamente para aumentar la satisfacción del usuario y así entregar valor de manera rápida y eficiente.  ¡Optimiza tus proyectos combinando estructura y flexibilidad! En Systec Consulting  estamos contigo en cada paso del proceso para garantizar que alcances tus objetivos, contáctanos en SYSTEC Información  o bien, visítanos en   https://www.systec-consulting.net/

Identifica las principales diferencias para optimizar los procesos y alcanzar los objetivos de la organización. ¿Tu equipo se enfoca en planificar de forma meticulosa cada proyecto? Muchas organizaciones se enfocan en priorizar la gestión de proyectos, pero algunas de ellas dejan de lado el manejo de las tareas y operaciones cotidianas. En este artículo explicaremos las principales diferencias entre gestión del trabajo y gestión de proyectos y cómo ambos son críticos para que las organizaciones alcancen sus objetivos. ¿Qué es la gestión del trabajo? La gestión del trabajo implica planificar, organizar, ejecutar y monitorear cualquier tarea o flujo de trabajo que permita alcanzar los objetivos de la organización a corto y largo plazo. Adoptar las mejores prácticas en gestión del trabajo es indispensable para las operaciones del negocio, ya que aumentan la eficiencia, la velocidad y la productividad  al gestionar componentes como: Coordinación de tareas Asignación de recursos Seguimiento del tiempo Creación de entregables y dependencias Un ejemplo de la gestión del trabajo en acción Recursos Humanos puede utilizar prácticas de gestión del trabajo para supervisar la evaluación del desempeño y colaborar en conjunto con los gerentes de departamento, el equipo de Aprendizaje y Desarrollo y los empleados que reciben la evaluación. Los equipos de RRHH pueden crear tareas recurrentes para establecer métricas de desempeño, realizar evaluaciones, programar sesiones de feedback, monitorear el progreso de las capacitaciones y generar revisiones de la gestión del desempeño. ¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es un aspecto único de la gestión del trabajo enfocado en planificar, administrar y completar proyectos específicos. A diferencia de los flujos de trabajo regulares y continuos, los proyectos tienen fechas de inicio y finalización establecidas, además tienen un resultado claro. La gestión de proyectos tradicional implica etapas como: Inicio:  Establecer el equipo del proyecto y definir metas y objetivos. Planificación:  Desarrollar actividades, definir cronogramas y asignar recursos. Implementación:  Asignar tareas y monitorear el progreso. Cierre:  Revisar resultados y concluir asuntos pendientes. Un ejemplo de la gestión de proyectos en acción Los equipos de desarrollo de software requieren una coordinación precisa de los recursos para llevar nueva tecnología al mercado, a tiempo y dentro del presupuesto. Al establecer hitos, nombrar líderes de proyecto y definir entregables, los equipos pueden supervisar proyectos de desarrollo de principio a fin.   Gestiona metas, objetivos, proyectos, procesos y tareas. Si quieres conocer más sobre cómo gestionar el trabajo y los proyectos dentro de tu organización y la plataforma ideal para hacerlo, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net/  o escríbenos a info@systec-consulting.net

¡Díle adiós a las múltiples pestañas abiertas en el navegador con la aplicación de escritorio de Smartsheet! Si ya descargaste la aplicación de escritorio aquí te daremos algunos consejos para aprovechar al máximo tu experiencia. Accede a todas las pestañas abiertas de Smartsheet, incluso a las que no puedes ver. En la parte superior encontrarás la barra de navegación de pestañas. Sin embargo, si has abierto muchas pestañas, es posible que no las veas todas en la barra superior. Pero no te preocupes, siempre puedes acceder a todas las pestañas dando clic en el botón de menú de desbordamiento de pestañas. Las pestañas que están visibles en la barra de navegación de pestañas se mostrarán encima de la línea divisoria del menú de desbordamiento de pestañas. Las pestañas que no son visibles inmediatamente en la barra de navegación de pestañas aparecerán debajo de la línea divisoria del menú de desbordamiento de pestañas. Para poder abrir un elemento de Smartsheet solo haz clic sobre el elemento en el menú de desbordamiento de pestañas. Da clic en el botón derecho en una pestaña de Smartsheet para obtener una lista de opciones desplegables. El menú desplegable es una forma rápida y sencilla de hacer más con tus pestañas y elementos de Smartsheet. Nueva pestaña,  abre una nueva pestaña de Inicio de Smartsheet. Copiar enlace,  copia la URL del artículo a tu portapapeles para que puedas compartirlo con otros o agregarlo a tus registros. Abre el mismo elemento de Smartsheet en una nueva pestaña con  Duplicar  . Selecciona Abrir en el navegador para abrir el elemento de aplicación de escritorio actual en tu navegador web predeterminado. Cierra las pestañas no deseadas y libera las pestañas visibles con las distintas opciones de Cerrar pestaña. Organiza fácilmente tus pestañas utilizando las diferentes opciones de Movimiento . Abre los enlaces de elementos de Smartsheet como pestañas en la aplicación de escritorio. Habilitar las extensiones del navegador de la aplicación de escritorio te ayudará a abrir los enlaces de elementos de Smartsheet como pestañas en la propia aplicación de escritorio. ¿Olvidaste agregar las extensiones del navegador durante la instalación?  Desactiva o activa las extensiones de tu navegador yendo a Ayuda > Administrar extensión en la aplicación de escritorio de Smartsheet. ¿Quieres abrir un elemento específico de Smartsheet como una pestaña del navegador web y las extensiones de tu navegador ya están habilitadas? Asegúrate de que las extensiones de tu navegador ya estén habilitadas, haz clic en la opción “Continuar en el navegador”.  ¿Recibes un error 403 o tienes problemas para ver el contenido en su panel o WorkApp?  Simplemente haz clic derecho en la pestaña abierta y selecciona Abrir en el navegador para ver el contenido en tu navegador, o abre tu navegador predeterminado y navegue hasta la página de Smartsheet a la que intentas acceder.  Descubre qué vista de escritorio de Smartsheet estás utilizando. Saber qué versión de la aplicación estás utilizando es de mucha utilidad, especialmente si tienes que comunicarte con el equipo de soporte. Si quieres averiguarlo, ve a  Ayuda > Acerca de Smartsheet. Obtén acceso rápido y fácil a la aplicación de escritorio. Ancla tu aplicación de escritorio de Smartsheet a la barra de tareas para tener acceso rápido y fácil a tu trabajo. Para Windows : abre la aplicación de escritorio Smartsheet, haz clic con el botón derecho en el ícono de la aplicación en la barra de tareas y selecciona “Anclar a la barra de tareas”. Para Mac : abre la aplicación de escritorio Smartsheet, haga clic con el botón derecho en el ícono de la aplicación en el dock, en "Opciones", haga clic en la opción "Mantener en el Dock". Estamos seguros de que estos consejos te ayudarán a mejorar tu experiencia utilizando la aplicación de escritorio de Smartsheet para facilitar aún más tu trabajo diario. Si quieres conocer más acerca de las diferentes funcionalidades de Smartsheet te invitamos a visitar nuestro sitio web: www.systec-consulting.net/  o escríbenos a info@systec-consulting.net

Encontrar la combinación adecuada de colores, fuentes y formatos de texto es una de las claves para generar un impacto en tu lector. El objetivo es ir más allá del solo mostrar la información, es el contar una historia, creando una experiencia visual que se quede en la mente de tu público.  La evolución de las tipografías, desde los antiguos manuscritos, hasta las fuentes modernas, ha sido acompañada por un constante estudio para maximizar el poder de la comunicación visual que las acompaña, impulsando la narrativa que nos brinda como usuarios.  Entonces, ¿Cómo se elige la combinación perfecta para transmitir tu mensaje?  Aquí te lo explicamos.   Aprende sobre el contraste de tus elementos:  En el mundo del diseño, el contraste se convierte en un héroe silencioso, y un comunicador eficaz que va más allá de los colores y formas de tu dashboard. Cuando hablamos de contraste nos referimos a un lienzo en donde las formas y tamaños obtienen el papel principal, enfocándose en un diseño para guiar la mirada del espectador sin distracciones. Por ejemplo, al combinar fuentes robustas con versiones más ligeras, se crea una jerarquía visual que destaca las secciones clave, mientras resaltan los detalles secundarios, encontrando su lugar correcto.  Imagina que vas a decorar un cuarto y tienes cuadros de diferentes colores y tamaños, quieres que se vea acomodado y que los cuadros destaquen entre sí, eso es el contraste de los elementos, encontrar la combinación perfecta para un crear un espacio que destaque.  Destaca tus ideas principales:  Has notado que cuando alguien te escribe en mayúsculas sientes que te están gritando, o que los títulos en negritas capturan primero tu atención,   mientras que los autores que están en cursiva resaltan su importancia de manera sutil. Estas herramientas son la clave para destacar tus ideas principales De eso se trata el enfatizar las ideas, hacer que los temas más relevantes destaquen mientras equilibras la vista del panel, jugando con las herramientas de texto.  Utiliza las negritas para destacar títulos importantes, cursiva para las palabras clave y encuentra la combinación que mejor se adapte a tus necesidades, asegurando que sean claras, brindándoles atractivo y profesionalidad. Equilibra tu estilo y contenido:  Crear y diseñar un dashboard en Smartsheet, puede llegar a ser lo mismo que armar una presentación para una junta importante, si eliges fuentes que no reflejan seriedad como Papyrus o Comic Sans, podrías pasar de un estilo elegante a algo informal, por eso seleccionar la tipografía correcta no solo es cosa de estilo sino de profesionalidad. Como lo combinas define la impresión que proyectas, por eso, asegúrate de que cada elemento visual tenga coherencia con el mensaje que deseas comunicar. Un dashboard bien diseñado necesita transmitir un mensaje claro, por ello queremos brindarte nuestras recomendaciones de las mejores fuentes ¡Recuerda jugar con las combinaciones y estilos que vayan acorde a tu contenido! Puede ser la herramienta base para llamar la atención de tu lector. Una fuente de texto no solo se trata de líneas, sino de transmitir una emoción y crear la historia que necesitas. Si quieres conocer más sobre cómo sacar provecho a los dashboards de Smartsheet visita www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net

En la era digital y conectada en la que vivimos, estamos constantemente siendo bombardeados con distracciones que pueden  dificultar la capacidad para mantener el enfoque en las tareas importantes. Desde notificaciones de redes sociales hasta correos electrónicos no deseados, el mundo está repleto de obstáculos que pueden frenar la productividad. Sin embargo, aprender a manejar estas distracciones y mejorar la atención y concentración puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento en las actividades laborales y personales.  En este artículo, conoce  5 estrategias prácticas para superar las distracciones y potenciar tu capacidad de mantener el enfoque en lo que realmente importa. 1. Identifica las principales fuentes de distracción: El primer paso para mejorar la atención es reconocer las principales fuentes de distracción en tu vida diaria. Esto puede incluir notificaciones de dispositivos electrónicos, interrupciones de compañeros o incluso pensamientos que distraen. Al identificar estas fuentes, puedes tomar medidas concretas para mitigar su impacto. 2. Establece un entorno de trabajo:  El crear un entorno de trabajo que esté diseñado para minimizar las distracciones puede ser fundamental para mejorar la atención y la concentración. Esto puede implicar establecer horarios específicos para revisar correos electrónicos o redes sociales, usar aplicaciones que bloqueen las notificaciones durante ciertos períodos de tiempo y mantener un espacio de trabajo ordenado y organizado. 3. Practica la atención plena y la meditación:  Estas dos son prácticas que pueden ayudarnos a entrenar la mente para mantener el enfoque en el momento presente. Al dedicar tiempo regularmente a la meditación y la atención plena, podrás fortalecer tu capacidad para concentrarte en las tareas importantes y dejar de lado las distracciones. 4. Utiliza técnicas de gestión del tiempo:  La gestión efectiva del tiempo puede ser una herramienta poderosa para mejorar la atención y la concentración. Esto puede incluir estrategias como la técnica Pomodoro, donde se alternan períodos de trabajo intenso con breves descansos, o la técnica de bloqueo de tiempo, donde se asignan bloques específicos de tiempo para realizar tareas específicas. 5. Prioriza las tareas importantes:  En un mundo lleno de distracciones, es fundamental priorizar las tareas importantes y enfocar la energía en aquellas que tienen el mayor impacto en los objetivos. Al identificar y priorizar estas tareas, puedes dirigir tu atención y concentración hacia lo que realmente importa. Para el punto anterior, algunas de las herramientas clave que puedes utilizar para la gestión de tus tareas diarias es monday.com . La plataforma facilitará la organización, el seguimiento y la priorización de tus tareas y proyectos. Puedes explorar diferentes opciones y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias. Si bien mejorar la atención y la concentración puede ser un desafío, no es imposible. Al implementar estas 5 estrategias que te mencionamos de manera consistente, podrás aumentar tu productividad y alcanzar tus objetivos con mayor eficacia en todas las áreas de tu vida. En SYSTEC Counsulting tenemos la herramienta que necesitas para facilitar la gestión de tus tareas y proyectos. Por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web www.systec-consulting.net/  para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net .

En el entorno de trabajo de hoy en día, los equipos emplean decenas de sistemas, utilizando una variedad de herramientas para comunicarse, colaborar, almacenar datos y analizar información para tomar decisiones. Con esta baraja de herramientas surgen los desafíos de los silos de datos y las fuentes de información fragmentadas. Según S&P Global Market Intelligence 451 Research , 4 de cada 5 empleados atribuyen sus principales problemas tecnológicos a los silos de datos, lo que ha llevado a más organizaciones a buscar soluciones para consolidar aplicaciones y fuentes de datos.  Al consolidar herramientas, las organizaciones pueden reducir gastos y maximizar su inversión. La integración entre herramientas es muy valiosa, ya que permite compartir datos entre sistemas, mejorar la eficiencia y reducir costos, asegurando que cualquier nuevo sistema que se incorpore aporte valor y no se convierta en un silo adicional. ¿Cómo se integra Smartsheet con otros sistemas? Smartsheet comprende la necesidad de manejar múltiples sistemas y te ayuda a romper los silos de datos con más de 100 integraciones, entre ellas se incluyen muchas de las aplicaciones que utilizas diariamente. Además, también brinda la posibilidad de crear aún más integraciones personalizadas, utilizando la API abierta o con conexión a herramientas de automatización de flujos de trabajo como Zapier y UriPath. Aquí te mencionamos las formas en las que puedes integrar Smartsheet:  Integración de bases de datos empresariales Uno de los desafíos que enfrentan los usuarios de Smartsheet es que, si bien colaboran y ejecutan sus procesos de negocio en Smartsheet, a menudo alimentan estos procesos con datos de sistemas externos. Por lo tanto, automatizar el movimiento de estos datos es clave para garantizar que los equipos tengan la información que necesitan y no pierdan tiempo y dinero en la toma de decisiones basadas en datos inexactos o incompletos. Una forma de resolver este problema es por medio de conectores bidireccionales. Estos conectores se integran directamente con plataformas como Jura, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 y ServiceNow, asegurando una integración fluida entre Smartsheet y otros sistemas externos para crear nuevas filas o fusionar datos de filas devueltos por los sistemas externos. O bien, si puedes exportar un archivo CSV o XLSX de tu sistema externo, puedes importar tu información a Smartsheet usando Data Shuttle, el cual es muy útil cuando deseas fusionar continuamente cambios en una hoja existente (o DataTable para conjuntos de datos mayores a 20,00 filas). Con Data Shuttle, puedes asegurarte de tener un conjunto actualizado de registros para referenciar en Smartsheet. Contenido web incrustado Mejora tus tableros y WorkApps de Smartsheet incrustando contenido web directamente desde fuentes externas. Integra sin problemas contenido de plataformas como YouTube, Google Maps, Tableau y cualquier sitio compatible con iFrame, consolidando toda la información en un solo lugar. Comparte archivos para colaborar en contenido Smartsheet se integra con varios proveedores de almacenamiento en la nube, lo que  facilita la gestión de la colaboración en contenido. Los usuarios pueden adjuntar, vincular y compartir archivos almacenados externamente para una colaboración y control de versionamiento exitosa. Incluso puedes crear flujos de trabajo automatizados entre Smartsheet y plataformas externas para mover contenido utilizando integraciones como Zapier o UiPath.  Mientras estás en una hoja, puedes elegir entre cualquiera de las siguientes ubicaciones para adjuntar: Brandfolder, Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte. Para mayor control, los administradores de Smartsheet pueden establecer qué ubicaciones de almacenamiento de archivos pueden ser utilizados en toda la cuenta. Mensajería y comunicación Registra la colaboración en el contexto adecuado con ayuda de aplicaciones populares de mensajería como MS Teams y Slack, luego documenta decisiones o genera acciones desde Smartsheet. Crea automatizaciones para enviar recordatorios de canal o mensajes directos en las aplicaciones que tu equipo ya usa para comunicarse y colaborar, manteniendo a todos en la misma página y avanzando en los proyectos sin problemas. Seguridad y gobernabilidad Gestiona sin problemas la seguridad y la gobernanza de tu ambiente de Smartsheet utilizando  tus herramientas de seguridad empresariales existentes.  Elimina la necesidad de mantener credenciales de inicio de sesión adicionales de Smartsheet utilizando inicios de sesión de terceros como Microsoft, Apple o Google. O lleva la seguridad de tu inicio de sesión un paso adelante conectando Smartsheet a tu proveedor de Single Sign-On (SSO), como Entra ID, Okta o OneLogin. API ¿No has encontrado la integración que estás buscando? La API de Smartsheet es gratuita y está disponible para ser empleada por cualquier usuario con licencia en los planes Business o Enterprise. Con la API de Smartsheet, puedes crear tu propia integración personalizada con tu sistema empresarial para resolver cualquier necesidad.  Si quieres ser parte de los usuarios que ahorran hasta un 30% de su tiempo conectando herramientas y creando una única fuente de verdad, escríbenos a info@systec-consulting.net  o visita nuestra página www.systec-consulting.net

En SYSTEC Consulting somos partners de Smartsheet desde el año 2017. A lo largo de estos años, hemos interactuado con numerosos usuarios y empresas que emplean Smartsheet en diferentes casos de uso. Al ayudarles a automatizar sus proyectos y procesos, hemos adquirido una visión amplia de los principales desafíos que enfrentan los usuarios de Smartsheet durante la adopción y el uso cotidiano de la plataforma. Principales desafíos de los usuarios de Smartsheet: Adopción: Aunque Smartsheet es sumamente intuitiva, requiere una inversión de tiempo para adaptarse óptimamente a los proyectos y necesidades específicas de cada usuario. Complejidad en las soluciones:  Desarrollar procesos en Smartsheet o incorporar nuevos a las soluciones actuales puede representar un desafío para usuarios que no dominan la plataforma por completo. Definición de roles y permisos: Establecer claramente quién tiene acceso a qué información y cuáles son sus responsabilidades dentro de la plataforma puede ser un desafío, especialmente en equipos grandes. Incorporación de actualizaciones:  Smartsheet se actualiza constantemente, brindando grandes beneficios. El desafío para los usuarios es mantenerse al día con dichas actualizaciones y saber cómo explotarlas en su favor. Cultura organizacional:  El éxito de la implementación de una nueva plataforma tecnológica como Smartsheet depende en gran medida de los valores de la organización, tales como la transparencia y la innovación. ¿Por qué es importante conocer a fondo Smartsheet? La implementación de plataformas como Smartsheet puede aportar múltiples beneficios a una organización, pero estos dependen en gran medida de que los usuarios comprendan a fondo las funcionalidades de la plataforma. Para lograrlo, los usuarios de Smartsheet disponen de diversos recursos: Centro de ayuda y aprendizaje  https://help.smartsheet.com/es Cursos de capacitación de Smartsheet en español https://www.systec-consulting.net/capacitacion   Comunidad de Smartsheet   https://community.smartsheet.com Redes sociales de SYSTEC Consulting @systeconsulting  Noticias de nuevos lanzamientos   https://www.smartsheet.com/content-center/product-news/release-notes   Sin embargo, estos recursos no siempre son suficientes. Los usuarios a menudo se sienten perdidos ante la gran cantidad de contenido disponible, y gran parte de este contenido está en inglés. SYSTEC Academy: una solución a la medida y en español Ante estos desafíos, decidimos crear SYSTEC Academy, una plataforma de enseñanza en línea diseñada para empoderar a los usuarios de Smartsheet con contenido de calidad en español. SYSTEC Academy acelera la curva de aprendizaje y adopción de la plataforma, proporcionando los conocimientos necesarios para utilizarla desde cero. Los materiales de la plataforma están desarrollados por consultores expertos que utilizan Smartsheet en su día a día, por lo que todo el contenido está diseñado bajo las mejores prácticas y múltiples casos de uso. Algunos de los contenidos que puedes encontrar en SYSTEC Academy son:  Cursos a tu ritmo Soluciones en Smartsheet preconfiguradas Videos de tips & tricks Sesiones mensuales de Q&A con expertos Videos detallados sobre el uso de nuevas funcionalidades Atención de dudas sobre el contenido Artículos e infografías Al igual que plataformas como Netflix o Disney+, SYSTEC Academy se adquiere mediante una suscripción anual que te otorga acceso ilimitado a todo el contenido. Actualmente, contamos con más de 75 materiales disponibles y añadimos nuevos contenidos cada mes. Sin duda SYSTEC Academy puede ser tu pasaporte para convertirte en un experto en Smartsheet. Si quieres conocer más acerca de la plataforma ingresa a www.systec-academy.com  o escríbenos a info@systec-consulting.net

Smartsheet ha sido históricamente una plataforma innovadora, en el Engage de Smartsheet del año pasado adelantaron muchos de los cambios de los que hablaremos en este artículo y hoy día son una realidad. Dado que la imagen gráfica, la semiótica y hermenéutica son cruciales en la percepción del usuario, Smartsheet una vez más se renueva y cambia su identidad visual para estar a la vanguardia. Esta actualización no solo representa un cambio estético, sino que también refleja la evolución de la plataforma en su búsqueda por ofrecer una experiencia más moderna y coherente. Vamos a explorar los detalles de esta transformación y su impacto en los usuarios. El antes y el después  La identidad visual anterior de Smartsheet se caracterizaba por una  paleta de colores más sobria  y una tipografía clásica que, aunque funcional, no capturaba plenamente la esencia innovadora de la plataforma. La iconografía presentaba un diseño rígido y menos adaptable a las nuevas tendencias del mercado. Con el nuevo rediseño Smartsheet adopta una apariencia más dinámica y fresca. Incluyendo colores más vibrantes y una fotografía actualizada, que juntos ofrecen una experiencia más coherente y atractiva.  Elementos clave del diseño antiguo  Colores:  La paleta anterior tendía hacia tonos más apagados, con una predominancia de azules y grises. Tipografía: Se usaban fuentes estándar que no destacaban por su estética o su atractivo visual. Iconografía:  Había un diseño más cuadrado, tradicional, y menos flexible. (Ahora) (Antes) Motivación del cambio El cambio en la identidad visual responde a la necesidad de alinear la imagen de la marca con su evolución hacia ser una  plataforma más versátil e innovadora. Los usuarios buscaban una experiencia que refleja la modernidad y agilidad con Smartsheet, y el rediseño visual responde a estas expectativas. Impacto en la experiencia de usuario Los cambios en la identidad visual han tenido un impacto positivo en la usabilidad de Smartsheet. La nueva interfaz es  más intuitiva,  lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente las herramientas y funciones que necesitan. La paleta de colores también facilita la diferenciación entre diferentes elementos y secciones, reduciendo la confusión. Todo esto evidentemente ha causado ya algunas opiniones en los usuarios, y en general son bastante positivas, lo cual habla muy bien sobre estas mejoras, pues se aprecian aún los aspectos profesionales de los cuales Smartsheet siempre ha pregonado por tener, así como la modernidad en la apariencia y mejor accesibilidad. Con esto los usuarios son cada vez más conscientes del compromiso que Smartsheet tiene con la mejora continua, la modernidad y la eficiencia. Y comparando la experiencia como era antes y como lo es ahora, es evidente que la nueva interfaz no solo mejora la apariencia, sino que también  la funcionalidad . La búsqueda y creación de elementos dentro de la plataforma es más rápida e intuitiva, y eso, aunque pueda parecer poco, mejora y contribuye a una mejor productividad en general. Implementación y adaptación La transición a esta nueva identidad visual ha sido un proceso meticuloso, que involucró la actualización de todos los puntos de contacto de la marca, desde el sitio web hasta la interfaz de usuario en la plataforma . Se realizaron pruebas exhaustivas para asegurarse que este nuevo diseño no solo funcionara, si no que también animará a nuevos usuarios a ser parte de la familia Smartsheet, por lo tanto, más que solo tener una plataforma estéticamente coherente, también había que alinearse a las nuevas tendencias sin perder la esencia de lo que es Smartsheet , lo cual, por supuesto, representaba un reto, sin embargo, estos retos se resolvieron mediante un enfoque iterativo y con una colaboración estrecha entre equipos. Por supuesto que dentro los retos, era hacer este cambio sin afectar el conocimiento previo de los usuarios , y sin tener que hacer capacitaciones exhaustivas para su entendimiento, el diseño entonces tuvo que ser suave, pero firme, y asegurar que todos los usuarios aprovechan estas nuevas características sin tener que volver a aprender la plataforma. La adaptación entonces es intuitiva, muy natural y apenas perceptible, un verdadero logró del diseño y de la experiencia de usuario. Competencia y tendencias del mercado Ya hemos hablado de cómo estos cambios también responden a una necesidad de estar a la vanguardia con lo que el mercado exige, entonces esto posiciona a la plataforma como una opción destacada en términos de diseño y funcionalidad. Ahora con esta actualización Smartsheet podrá diferenciarse no solo por sus bondades nativas de usabilidad, sino también en la manera en que el usuario interactúa con ella y cada vez se vuelve una herramienta más completa y vanguardista. A futuro, este posicionamiento será crucial para un mercado cada vez más extenso, que exige mejoras a la par de su crecimiento, como la plataforma dinámica y comprometida con sus usuarios que es, Smartsheet seguirá adaptándose e innovando para seguir en tendencia y satisfacer las necesidades que se vayan presentando. En conclusión, la renovación visual de Smartsheet representa un paso importante en la evolución de la plataforma. Con una iconografía modernizada, una paleta de colores vibrantes y una interfaz más intuitiva, Smartsheet no solo ha mejorado la apariencia de la plataforma, sino que también se perfila como una opción destacada dentro del segmento por su versatilidad e impacto visual. Con estos cambios se refuerza la imagen de la marca, y se consolida el compromiso con sus usuarios, para seguir siendo la plataforma ideal que siempre ha tenido la intención de ser. ¿Necesitas más consejos sobre cómo aprovechar las diversas vistas integradas en Smartsheet para tu negocio? Visítanos en   www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net , estaremos encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal para ti.

Los dashboards en Smartsheet permiten visualizar y analizar el estado de tus proyectos o procesos críticos en tiempo real,  proporcionando una visión clara y rápida de los datos clave. Con ellos, puedes combinar gráficos, métricas y resúmenes en una sola vista, lo que facilita la toma de decisiones informadas y mejora la colaboración entre equipos. Además, su personalización te permite adaptar el diseño y la información mostrada según las necesidades de cada proyecto. En este artículo, te compartimos cuatro trucos imprescindibles para mejorar el estilo de tus dashboards , llevándolos de funcionales a realmente impresionantes. Desde la personalización de líneas divisorias hasta la edición masiva de widgets, estos consejos te permitirán no solo optimizar el diseño, sino también crear una narrativa visual que haga destacar tus datos presentados de manera clara y profesional.  1. Líneas horizontales sin usar el widget de imagen Si has estado usando el widget de imagen para agregar líneas horizontales o divisorias en tus dashboards, es momento de dejarlo atrás. Aunque esta técnica funciona, presenta limitaciones como el espaciado irregular de los widgets y la falta de flexibilidad en el diseño. Mejor usa  el widget de título y la función de tachado o guión bajo. Simplemente crea un widget de título, selecciona la opción de tachado y usa la barra espaciadora hasta que la línea tenga la longitud que deseas. Este método no solo te permite ajustar el grosor y longitud de la línea con precisión , sino que también te da la oportunidad de  cambiar su color igual que lo harías con cualquier texto. Además, puedes combinar el título de una sección con la línea divisoria en un solo widget, ahorrando espacio y manteniendo un diseño limpio. 2. Símbolos en tiempo real  Otra joya oculta en Smartsheet es el uso de símbolos para representar información de manera clara y rápida, sin necesidad de gráficos complejos.  Los símbolos permiten a los usuarios interpretar el estado de un proyecto de un vistazo, agilizando la toma de decisiones. Utiliza símbolos como flechas hacia arriba para mostrar tendencias positivas, líneas neutras para estabilidad o flechas hacia abajo para áreas que necesitan atención. Solo necesitas configurarlos en tus hojas usando columnas de símbolo y  fórmulas, y luego seleccionar el indicador adecuado para que se muestre en el tablero a través del widget de métrica. Este enfoque transforma tu dashboard en una  representación visual más accesible , donde los datos hablan por sí mismos a través de iconos intuitivos. Además, Smartsheet ofrece una amplia gama de símbolos, desde básicos hasta emojis, lo que te permite personalizar tu dashboard según el tono y estilo de tu proyecto.   3. Edición de múltiples widgets al mismo tiempo Esta nueva funcionalidad es un cambio radical en términos de eficiencia, ya que permite realizar ajustes masivos en cuestión de segundos. Con la edición múltiple de widgets,  puedes cambiar el color de fondo, las fuentes o el formato de varios elementos al mismo tiempo, sin necesidad de hacerlo uno por uno.  Esto es ideal para mantener una apariencia coherente en todo tu tablero y realizar cambios rápidamente, como actualizar fuentes o colores en varios gráficos a la vez.  Ahorrarás tiempo y esfuerzo, mejorando la estética general de tu dashboard. 4. Tarjetas de contacto y correos electrónicos interactivos Para proyectos donde la colaboración y la comunicación rápida son esenciales,  las tarjetas de contacto y los enlaces de correo electrónico interactivos son herramientas que pueden agilizar el trabajo dentro de tus tableros. Usa el widget de métrica para integrar la columna de contactos directamente en tu tablero. De este modo,  cuando pases el cursor sobre un contacto, aparecerá automáticamente su dirección de correo electrónico, facilitando la comunicación sin necesidad de buscar en otro lugar. En conclusión, aplicar estos trucos a tus dashboards en Smartsheet no solo mejora el diseño, sino que también  optimiza la forma en que presentas y accedes a la información.  Desde líneas divisorias elegantes hasta símbolos intuitivos y funcionalidades de contacto más prácticas, cada ajuste contribuye a una experiencia de usuario más dinámica y efectiva. Así que no dudes en probar estos métodos y llevar tus dashboards al siguiente nivel. Si quieres obtener más información sobre trucos o tips para dashboards de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net   o escríbenos a info@systec-consulting.net   para recibir atención personalizada.

Toda experiencia, positiva o negativa, es una oportunidad para aprender y crecer. A menudo, reflexionamos sobre lo que podríamos haber hecho diferente y cómo nuestras decisiones impactan en los resultados. Estas lecciones nos ayudan a evolucionar y a tomar mejores decisiones en el futuro. Definitivamente en nuestros proyectos también es fundamental dedicar tiempo a analizar y   evaluar estos aprendizajes , incorporando las “lecciones aprendidas”.  Las lecciones aprendidas  en la gestión de proyecto se refieren a las  experiencias adquiridas al participar en la realización de un proyecto , las cuales pueden ser fundamentales para identificar áreas de mejora y replicar los éxitos en un nuevo proyecto mientras se recopilan nuevos descubrimientos  durante y después de su culminación . Porque aunque es crucial recopilar las lecciones aprendidas al finalizar un proyecto, también puede ser beneficioso recopilar comentarios  durante el desarrollo del mismo . El propósito de documentar y aplicar las lecciones aprendidas es fomentar la mejora continua de las prácticas empresariales para proyectos futuros. El objetivo es cultivar un equipo que aprenda de sus errores, y mejorar sus éxitos . Cabe destacar, que siempre que puedas busca comentarios de todo tu equipo , ya que tu visión puede ser una, pero ellos pueden tener una completamente diferente. Las distintas perspectivas enriquecen nuestras experiencias  y el saber que hay más de un punto de vista o de una forma de solucionar una cuestión, nos hará desarrollar aún más nuestras habilidades de gestión de proyectos.  El Project Management Institute (PMI) describe su proceso de lecciones aprendidas en la gestión de proyectos en cinco pasos. Aquí te explicamos cuales son:  Identificación:  Se deben  identificar los elementos de los cuales se puede aprender. Esto debe contemplar tanto áreas de mejora  como destacar los aspectos en los que el equipo ha tenido éxito. Considera lo siguiente: Al terminar el proyecto o una fase significativa,  puedes  enviar una encuesta  a todos los integrantes del equipo para recibir comentarios relevantes mientras todos aún tienen la experiencia fresca. Recopilar toda esa información te dará una visión de las observaciones y aprendizajes de todos los involucrados al finalizar estas etapas. Programa una reunión  en donde todo tu equipo pueda estar presente. Te recomendamos que el moderador de esta reunión no sea el líder del proyecto, ya que así generarás más confianza con tu equipo. Recuerda siempre dar un contexto del porque están en esta reunión y recordar los objetivos del proyecto para que  todo el equipo esté alineado.  Deja un espacio largo para una sesión de lluvia de ideas,  así pueden ampliar al máximo los conocimientos adquiridos con estas experiencias. En esta sesión, responderemos tres preguntas clave:  ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no salió como esperábamos? ¿Cómo podemos mejorar? Documentación:  Se documentan y se elabora una lista de las lecciones aprendidas, lo cual debe ser un esfuerzo colectivo  que incluya las opiniones de todos los integrantes del equipo. Análisis: Se analizan las lecciones aprendidas , se elabora un informe  y este se comparte con los miembros del equipo y otras partes pertinentes. En ocasiones, puede ser necesario crear múltiples informes adaptados a las diferentes audiencias. Almacenamiento: Organiza y guarda  estos informes en una ubicación accesible para todas las partes interesadas, comúnmente en una unidad de almacenamiento o en la nube. Recuerda que el punto de tener una gestión de lecciones aprendidas es que todo el mundo pueda acudir a ellas como referencia para lograr una mejora continua.  Recuperación: Si estás trabajando en un proyecto similar, busca  un informe de lecciones aprendidas de un proyecto anterior para prevenir la repetición de errores. Estos informes deben ser compartidos en una fuente centralizada de información, a la que todos los gerentes de proyectos puedan acceder antes de iniciar el proceso de planificación. Como vemos, la integración del análisis de las lecciones aprendidas te permitirá realizar un seguimiento detallado de tus proyectos, identificar patrones, aprender de tus errores y optimizar tus procesos . Además de identificar áreas de mejora y tomar decisiones más acertadas  en el futuro. Adicional a eso, aprovechar las experiencias de proyectos pasados de nuestros compañeros mejorará el trabajo en equipo a futuro y eso siempre nos permitirá comenzar un nuevo proyecto con una visión más amplia y con un equipo mejor preparado para que desde el día 0 todos sepan qué hacer, cómo hacerlo y cuándo accionar.  Si quieres obtener más información sobre cómo documentar tus lecciones aprendidas en Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net  para recibir atención personalizada.