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  • 6 estrategias para una buena retroalimentación

    Si sientes que tus jefes o compañeros se han pasado de la raya con sus comentarios sobre tu trabajo en la última reunión… Lee este artículo y compartelo con ellos. En él, podrás aprender sobre la retroalimentación en el equipo de trabajo, así como algunos métodos y consejos para que en su próxima junta salgas con una sonrisa en lugar de un ceño fruncido. Antes de seguir adelante, hay que definir este concepto: la retroalimentación es una parte esencial de cualquier proceso. Consiste en tomar información clave de los resultados para mejorar el rendimiento hacia un objetivo ideal. En términos generales, existen dos tipos principales de retroalimentación: Retroalimentación positiva Este método debe aplicarse con cuidado, ya que, en pocas palabras, implica volver a introducir los resultados positivos con el fin de motivar y reforzar el rendimiento Por ejemplo, en ventas, se puede observar al comienzo de las reuniones de planificación, cuando el director insta a los gerentes a superar las ventas del año anterior. Sin embargo, si esta decisión se toma sin considerar variables como el estado del mercado, el desempeño del equipo, la calidad del producto, la competencia, etc., podría generar una presión injustificada y provocar un colapso en el equipo. Esta retroalimentación es viable siempre y cuando se realice de manera consciente y cuidadosa, buscando siempre reforzar los resultados deseables, pero manteniendo siempre un límite. Al celebrar los éxitos de un compañero, se debe hacer sentir reconocido y alentado, sin presionarlo para que busque metas inalcanzables o para que se sienta superior al resto del equipo. Retroalimentación negativa Este enfoque es bastante común y, aunque su nombre puede sonar un poco desfavorable, en realidad produce resultados más controlables, confiables y efectivos, siempre y cuando se tengan en cuenta las variables adecuadas y se ejecute correctamente. En esta retroalimentación se vuelve a introducir valores bajos comparados con un estado inicial. Esto hace que cada vez que los resultados se desvíen de este estado inicial, el nuevo ciclo se acerque más a él. Esto reduce la variabilidad y ayuda a que el sistema sea más estable. Si gestionas proyectos, probablemente has tenido que discutir con tu equipo sobre los resultados y explicarles en qué áreas necesitan mejorar. Al señalar los puntos débiles de su trabajo, los estás motivando a convertir esos resultados negativos en lecciones para futuros ciclos, con el objetivo de mejorar la calidad de los productos o servicios. Recuerda que las críticas, regaños y quejas constantes no generarán un impacto positivo en las personas, sino que tendrán el efecto contrario: desinterés, falta de participación y desconexión en los equipos de trabajo. Es importante tener en cuenta las emociones humanas al expresar opiniones sobre las acciones y resultados para que los colaboradores se sientan comprendidos y respaldados en el crecimiento profesional y personal. En este contexto, hay algunas acciones que pueden ayudarte en este proceso. 1. Ten en mente los objetivos específicos del trabajo para identificar qué aspectos obstaculizaron los resultados deseados. Evita desviarte del punto clave de la retroalimentación para evitar que se convierta en una sesión de quejas o reclamos. 2. Prepara los temas que deseas abordar y organiza reuniones específicamente para la retroalimentación. De esta manera, tu equipo podrá anticiparse a recibir comentarios sobre su desempeño, tanto positivos como negativos, en lugar de sentirse atacados o expuestos. 3. Presta atención al vocabulario que usas y evita los juicios de valor. Por ejemplo, en lugar de decir "deja de ser impuntual", podrías optar por algo más constructivo como "es importante presentarse temprano en las reuniones". 4. Sé consciente de las emociones de los demás y muestra empatía en todo momento. Si notas que la situación se está volviendo tensa, considera hacer una pausa o cambiar de tema para aliviar la tensión. 5. Valora las opiniones y el trabajo de tus compañeros, e involúcralos en el proceso de retroalimentación. Pídeles sugerencias y actúa como un guía para encontrar soluciones efectivas en lugar de imponer tus ideas. 6. Enseña a otros cómo recibir retroalimentación y da ejemplo practicando lo que predicas. Trabaja en ti mismo y demuestra que sabes cómo manejar críticas de manera madura, convirtiéndolas en oportunidades de mejora. Con el tiempo, verás cómo el proceso de retroalimentación se adapta a la dinámica de trabajo del equipo. La clave está en que los miembros se sientan cómodos y seguros para expresar opiniones y admitir errores ante el grupo. Dado que el proceso involucra a personas, habrá muchos factores que afectarán los resultados del equipo. No obstante, puedes aumentar las probabilidades de éxito al promover estas prácticas éticas en el entorno profesional: Conoce auténticamente a tus colegas, comprende su trabajo y desafíos, y bríndales apoyo. La interacción entre diferentes áreas fortalece la calidad de la retroalimentación y enriquece los procesos. Mantén una comunicación respetuosa y profesional, y nunca des por sentado cómo prefieren ser tratados tus colegas. Preguntarles es clave para establecer una relación de trabajo efectiva. Fomenta la cultura de la retroalimentación. Participa en cursos, comparte artículos y ejemplos de buenas prácticas para promover el intercambio de feedback constructivo. Promueve buenas prácticas administrativas, como documentar lecciones aprendidas, definir roles y responsabilidades, y establecer vías claras de comunicación. Cuando las metas están claras, la retroalimentación es más efectiva. Utiliza herramientas automatizadas para gestionar y rastrear procesos. Esto te permitirá enfocarte en actividades valiosas, como las sesiones de retroalimentación. En SYSTEC Consulting, empleamos Smartsheet para la gestión interna de nuestros procesos administrativos, incluyendo la planificación y seguimiento de sesiones de retroalimentación entre equipos, el proceso de inducción para nuevos colaboradores y una bandeja de comentarios, sugerencias e iniciativas de cualquier miembro del equipo sobre cómo mejorar cualquier área de la empresa. Si estás interesado en implementar estas u otras acciones y buenas prácticas en tu empresa, te invito a que nos contactes en www.systec-consulting.net para recibir atención personalizada sobre cómo lograrlo mediante Smartsheet.

  • Optimiza la carga de trabajo de tu equipo con la nueva vista de recursos de Smartsheet

    En Smartsheet, la gestión de recursos es una herramienta que ha estado presente desde el inicio. Esta permite asignar recursos a los proyectos de manera eficiente, lo que aumenta la productividad y facilita el trabajo en equipo. Por ello, la vista de recursos es fundamental para evitar la sobreasignación y facilitar la programación clara y sencilla de actividades. Esto permite seguir el progreso y alcanzar los objetivos de manera efectiva. Todas estas características solían estar disponibles en la configuración del proyecto en las hojas de Smartsheet, específicamente en el apartado de administración de recursos en el Legacy Resource Management… hasta ahora. Recientemente, esta funcionalidad ha sido actualizada, llevando todas estas características a un nuevo nivel, No solo ha cambiado la forma en que accedemos a ellas, sino que también hay muchas más mejoras. En este artículo, conoce de primera mano estos emocionantes cambios para que no te pierdas nada. Diseño más atractivo y accesible La visualización de la gestión de recursos es esencial para la herramienta, ya que debe ser fácilmente interpretable por cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia. Por eso, se han realizado algunos cambios en la interfaz para mejorar esta comprensión. Empezando por cómo acceder a ella, antes, la vista de recursos se accedía desde la vista de Gantt, activando previamente el Legacy Resource Management en la Configuración del proyecto. Ahora, se ha simplificado el proceso de acceso: la vista de recursos está disponible en el panel derecho de la pantalla con solo hacer clic en el siguiente ícono. Además, se ha implementado un código de color intuitivo en las barras de asignaciones y en los indicadores de disponibilidad y carga de trabajo, con el objetivo de mejorar la conexión con el usuario. Mapa de calor de carga de trabajo El mapa de calor de carga de trabajo ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo de la duración del proyecto, ayudando en la toma de decisiones sobre asignaciones y personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente. El codigo de color es el siguiente: Este mapa ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo del proyecto, lo que ayuda en la toma de decisiones sobre las asignaciones y el personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente, utilizando el siguiente código de color: Cronograma de carga de trabajo Se trata de una perspectiva simple pero efectiva, los nombres de los recursos están en el lado izquierdo, la escala de tiempo en la parte superior, y en el centro, las barras de colores muestran las duraciones de las actividades y el porcentaje de asignación. Desde esta vista, puedes identificar qué otros proyectos están contribuyendo a la sobrecarga de trabajo (representados en un tono gris medio) y ajustar la asignación de los proyectos para solucionar este problema. Sin embargo, es importante tener en cuenta que solo se pueden modificar las asignaciones en el cronograma de carga de trabajo correspondiente a la hoja actualmente abierta. Además, no podrás monitorear la carga de trabajo de colaboradores externos que no tienen licencia si no están dados de alta en el Centro de administración. Además, es una vista totalmente interactiva, que permite no solo ajustar el porcentaje de asignación, si no también modificar la duración y las fechas de actividades, reasignar a otros miembros del equipo e incluso agregar tareas nuevas, que se colocarán en la parte inferior de la cuadrícula del plan de trabajo. La gestión de recursos en Smartsheet ofrece una solución completa para optimizar la carga de trabajo en proyectos. Con una interfaz simplificada, visualización intuitiva de datos y herramientas de análisis poderosas, los usuarios pueden tomar decisiones informadas que impulsen el éxito de sus proyectos. Esta nueva función mejora la eficiencia operativa y fomenta una mayor colaboración y alineación dentro de los equipos. ¡No te pierdas la oportunidad de probar esta herramienta en tus procesos y proyectos para aumentar tu productividad! Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Smartsheet en la gestión de proyectos y explorar opciones para la gestión de recursos, entra a www.systec-consulting.net para recibir atención personalizada. Recuerda que también existe una plataforma adicional de Resource Management by Smartsheet por si necesitas administrar los recursos, tus hojas de tiempo, tarifas laborales y ocupación en diferentes proyectos de una manera aún más detallada.

  • 12 consejos para adoptar Smartsheet con éxito en tu organización

    En la actualidad, la implementación de nuevas tecnologías en las organizaciones se ha convertido en un factor clave para potenciar la productividad, mantener la competitividad y optimizar los procesos internos. Una de las plataformas tecnológicas más populares y eficientes es Smartsheet. Esta herramienta en la nube es ideal para mejorar la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos en equipos de trabajo, gracias a su enfoque en proyectos, procesos y colaboración. Sin embargo, su adopción, al igual que cualquier otra nueva tecnología, puede presentar desafíos. Para asegurar una transición exitosa, es importante considerar consejos y estrategias que puedan facilitar el proceso y maximizar los beneficios de la plataforma. A continuación, algunas recomendaciones clave: 1. Comprende las necesidades de tu organización Antes de implementar Smartsheet, es crucial comprender las necesidades y procesos específicos de tu organización. Realiza un análisis exhaustivo de cómo se llevan a cabo los proyectos y tareas actualmente, identificando qué áreas podrían beneficiarse de esta herramienta. 2. Establece y comunica los objetivos de la implementación Para garantizar el éxito y asegurar el retorno de la inversión, es fundamental establecer objetivos a corto y mediano plazo. Después, estarás monitoreando el avance hacía estos objetivos y podrás tomar medidas adecuadas para cumplirlos. Recuerda comunicar claramente los objetivos y beneficios de la plataforma a todos los miembros de la organización. 3. Comienza con proyectos piloto Opta por iniciar con proyectos piloto en equipos o departamentos específicos en lugar de implementar la plataforma en toda la organización de una vez. Esta estrategia facilitará la identificación y resolución de cualquier problema o ajuste necesario antes de una implementación a gran escala. 4. Revisa y optimiza los flujos de trabajo La implementación de un nuevo sistema es una excelente oportunidad de identificar las ineficiencias en los procesos de negocio, tomar nota de las áreas de oportunidad y mejorar la gestión general. Definir procesos y flujos de trabajo claros y eficientes es fundamental para optimizar la gestión de trabajo en tu organización. Establecer roles, responsabilidades y plazos de manera transparente contribuirá a una mayor eficacia en la ejecución de tareas. 5. Forma un equipo de implementación Designa un equipo interno responsable de la implementación y adopción. Este equipo debe contar con representantes de diversos departamentos y niveles jerárquicos para asegurar una visión completa y una mejor aceptación de la nueva plataforma en toda la organización. 6. Proporciona capacitación adecuada Es importante brindar capacitación adecuada sobre el uso de la plataforma Esto puede incluir sesiones de capacitación presenciales, tutoriales en línea y material de referencia. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, más probable será su adopción. Aquí, tienes algunos recursos de ayuda que serán valiosos en este proceso: - Centro de ayuda y aprendizaje: https://help.smartsheet.com/es El lugar indicado para empezar a resolver tus dudas. En este espacio encontrarás consejos y una biblioteca extensa de artículos de ayuda para facilitar tu interacción con la plataforma. - Comunidad de Smartsheet: https://community.smartsheet.com Un espacio de colaboración con miles de usuarios como tú, donde puedes expresar tus inquietudes, compartir experiencias y opiniones. Te sorprenderá la cantidad de diferentes ideas que se comparten en la comunidad cada día. - Blog y recursos de SYSTEC Consulting: https://www.systec-consulting.net/articulos Visita nuestro blog con artículos de Smartsheet, checa nuestro canal en YouTube o entra a los grupos de usuarios hispanohablantes en Facebook y LinkedIn. - Capacitación y consultoría personalizados: https://www.systec-consulting.net/servicios Si deseas agilizar la curva de aprendizaje o contar con la guía de expertos, contrata alguno de los servicios de soporte con costo adicional como, cursos de capacitación, bolsas de horas de consultoría o implementación de soluciones. 7. Fomenta la colaboración Fomenta la colaboración en tiempo real entre equipos y departamentos. Anima a los empleados a utilizar las funciones de colaboración, como comentarios, formularios para registro de datos, envío de solicitudes y notificaciones al correo electrónico, revisión de documentos en línea, entre otros. 8. Personaliza según las necesidades Aprovecha la capacidad de personalización de Smartsheet para adaptarla a las necesidades de tu organización. Desde plantillas personalizadas hasta flujos de trabajo automatizados y dashboards ejecutivos, personalizar la plataforma optimiza su utilidad y aceptación en tu organización. 9. Integra con herramientas existentes en tu compañía Smartsheet se integra fácilmente con herramientas y plataformas, como Microsoft Excel, Google Drive, Slack y Microsoft Teams, entre otras. Además, mediante su API abierta, se puede conectar con sistemas ERP, CRM o SAP. 10. Fomenta el liderazgo desde arriba La participación activa y el respaldo de la alta dirección son esenciales para el éxito de la adopción. Los líderes deben comprometerse utilizando la herramienta y fomentando su uso entre los empleados. 11. Conoce toda la familia de productos de Smartsheet Además de la plataforma central, Smartsheet ofrece aplicaciones premium y soluciones para gestionar recursos y activos digitales (imágenes, videos, folletos, presentaciones, logotipos, etc.). Conocer su oferta completa puede resolver integralmente los requerimientos de tu negocio. 12. Evalúa y ajusta continuamente La implementación no termina una vez que la plataforma está en funcionamiento. Es importante realizar un seguimiento constante de su uso y desempeño. Analizar métricas y resultados permitirá identificar posibles mejoras y optimizar la eficiencia operativa para garantizar que la plataforma satisface las necesidades cambiantes de la organización. En resumen, la adopción exitosa de Smartsheet en una organización requiere una combinación de comprensión de las necesidades específicas, capacitación adecuada, liderazgo sólido y un enfoque centrado en la colaboración y la personalización. Siguiendo estos consejos y estrategias, estarás en el camino correcto para asegurar una transición exitosa y maximizar los beneficios de esta herramienta. ¡Aprovecha al máximo el potencial de la plataforma y lleva la colaboración en equipo a un nuevo nivel tecnológico! Si quieres conocer más acerca de Smartsheet y los servicios que brindamos, visita nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para atención personalizada.

  • Optimiza tu experiencia en Smartsheet: Descubre 4 prácticas clave

    Smartsheet es una herramienta extremadamente versátil y poderosa, equipada con una amplia gama de funciones tanto para automatización como para diseño. Sin embargo, debido a la diversidad de opciones disponibles, es común sentirse abrumado por la cantidad de herramientas y funcionalidades. En ocasiones, al estar configurando tus diferentes herramientas, terminas encontrando situaciones muy complicadas de resolver; por esto, aquí te compartimos algunos consejos que te ayudarán a encontrar el camino más fácil hacia la solución que tu organización necesita. 1. Sé cauteloso con el uso de la función TODAY() La función TODAY() te proporciona la fecha actual en la que se calcula, permitiéndote incluso añadir o restar días a dicha fecha dentro del valor del argumento. Por ejemplo, al escribir =TODAY(-2) en una celda, obtendrás la fecha de hace dos días. Aunque es una herramienta muy simple y útil, la función no se actualiza automáticamente cada día. Esto significa que, si no se actualizan los datos diariamente en la hoja, la fórmula dejará de funcionar correctamente. Afortunadamente, la solución a este problema es fácil Se deberá crear un flujo de automatización que registre la fecha diariamente en una celda o columna (según se requiera). De esta manera, no es necesario acceder a la hoja todos los días, ya que el proceso automatizado se encargará del registro. Así, al realizar cálculos, simplemente se utilizará esta fecha registrada en lugar de depender de la función TODAY(). 2. Nombra a todas tus referencias entre hojas Uno de los problemas más comunes, particularmente cuando se busca editar hojas para hacer ajustes o mejoras, es el enfrentarse a una serie de referencias con nombres genéricos como “{Costo de Recursos Rango 1}” por todas partes, Lo anterior dificultará severamente tu comprensión de lo que está sucediendo en cada caso. Cuantas más referencias haya y más tiempo haya pasado desde que creaste la hoja, menos probable será que recuerdes lo que estabas pensando en aquel momento, lo que resultará en perder mucho tiempo tratando de identificarlo. Por esta razón, es muy recomendable siempre tener nombres que te indiquen el tipo de datos que estás obteniendo, así como algún identificador que distinga las fuentes de datos. Por ejemplo, puedes usar las iniciales de la hoja fuente, seguido del nombre de la columna, algo como “{CR Presupuesto asignado}”. De esta manera, no solo podrás entender lo que estás calculando en cada campo, sino que también te facilitará la escritura de otras fórmulas que utilicen las mismas referencias. 3. Configura adecuadamente tus formularios en Smartsheet Hacer formularios en Smartsheet es bastante sencillo, y lo mejor es que puedes interactuar con una gran cantidad de personas sin tener que comprometer la información de la hoja. Sin embargo, es fácil olvidarse de todas las opciones que se pueden configurar para reforzar la seguridad e integridad de los datos y garantizar el correcto funcionamiento de la hoja asociada. Por ejemplo, si necesitas garantizar que las personas que llenan tus formularios estén vinculadas a Smartsheet, puedes activar la opción para requerir el inicio de sesión en la plataforma. Asimismo, puedes activar el CAPTCHA, que identifica actividades sospechosas y previene que los usuarios (o peligrosos bots) generen entradas basura a través de ellos. Por otro lado, es común que las hojas de Smartsheet detecten filas modificadas sin datos, lo que hace que las nuevas entradas de los formularios se inserten debajo de estas filas "basura". Para evitarlo, selecciona la opción de registrar nuevas entregas en la parte superior de la hoja, manteniendo las filas "basura" en la parte inferior sin estorbar. Recuerda ajustar tus flujos y fórmulas para tener en cuenta que los datos más recientes estarán siempre arriba 4. Elige  COUNTIFS() y SUMIFS(), en lugar de sus equivalentes de un solo argumento Al resumir o calcular datos, es común recurrir a funciones simples como SUMIF() y COUNTIF(). Sin embargo, esta simplicidad puede volverse molesta cuando surgen necesidades más complejas que requieren múltiples condiciones para contabilizar o sumar datos, algo que ocurre con más frecuencia de lo esperado. Además, las funciones SUMIF() y SUMIFS() tienen argumentos organizados de manera diferente, lo que implica que una simple corrección ortográfica no es suficiente para adaptar la función. Dado que SUMIFS() y COUNTIFS() permiten el uso de uno o varios criterios a la vez, no hay razón para optar por las funciones simples. Si estos consejos te han intrigado y deseas profundizar en tus conocimientos, te recomendamos que explores el webinar de marzo de 2024. En este evento, encontrarás una amplia gama de consejos adicionales sobre las mejores prácticas en el uso de Smartsheet, así como respuestas a numerosas preguntas frecuentes planteadas por nuestros clientes en SYSTEC Consulting. Además, si tienes dudas más específicas o necesitas la asistencia de expertos, no dudes en visitarnos en nuestro sitio web www.systec-consulting.net. Estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.

  • Mi primer contacto con Smartsheet

    La gestión eficiente de proyectos se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito de las organizaciones. Una metodología apropiada en dicha gestión no solo garantiza la finalización exitosa de tareas y metas, sino que también fomenta la eficiencia y colaboración entre equipos. En este sentido, la implementación de un software de gestión se presenta como un catalizador esencial para optimizar procesos y potenciar la productividad. En el corazón de esta transformación se encuentra Smartsheet, una plataforma versátil que promete transformar la manera en que se aborda la gestión de proyectos y procesos de negocio. Este artículo explora las impresiones, inquietudes y sugerencias que surgen al utilizar la plataforma por primera vez, revelando cómo esta herramienta dinámica puede mejorar tus estrategias de gestión. Explorando Smartsheet Al adentrarse, la primera impresión es una grata sorpresa: su interfaz intuitiva brinda una experiencia amigable y accesible para los nuevos colaboradores. La disposición clara de herramientas y la lógica presentación de funciones hacen que la exploración inicial sea casi instintiva. La simplicidad no compromete su potencia. Desde la creación de hojas de trabajo hasta la configuración de flujos de trabajo automatizados, la herramienta se revela como un ecosistema integral, sin resultar abrumador. Su atención meticulosa a la usabilidad permite que los nuevos usuarios se sumerjan sin temor, convirtiendo el proceso de aprendizaje en una experiencia positiva. La disposición amigable no solo facilita la familiarización, sino que también agiliza la comprensión de las funciones clave. Con un acceso directo a las herramientas, se reduce la curva de aprendizaje, permitiendo a los usuarios concentrarse en mejorar la gestión de proyectos. Principales dudas al iniciar el camino Es natural que surjan interrogantes al profundizar en la plataforma. Abordar estas incertidumbres es crucial para optimizar la experiencia del usuario novato. A continuación, algunas de las principales inquietudes que pueden surgir: 1. ¿Cómo simplificar el proceso de inicio? Al abrir la plataforma por primera vez, una de las principales preocupaciones es saber cuál es el siguiente paso… Las plantillas se revelan como un recurso invaluable para agilizar la creación de tus proyectos. Smartsheet ofrece una variedad de plantillas prediseñadas, desde seguimiento de tareas hasta gestión de proyectos más complejos. Estas no solo ahorran tiempo, sino que también sirven como guía para usuarios menos familiarizados con la estructura de la plataforma, proporcionando un punto de partida sólido para proyectos de cualquier tamaño. Recuerda, puedes encontrar las plantillas disponibles en el “Centro de soluciones”. 2. ¿Cómo adaptar las hojas a mis necesidades? Para aquellos acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo tradicionales, entender el enfoque de columnas puede generar dudas. A diferencia de otras plataformas, Smartsheet ofrece una flexibilidad única en la configuración de columnas, permitiéndote adaptar cada hoja a las necesidades de seguimiento del proyecto o proceso en cuestión. Cada columna puede representar datos de diversas maneras, desde texto hasta fechas o incluso listas desplegables. Esta versatilidad te brinda un control detallado para organizar la información, lo que te permite adaptarte mejor que con otras herramientas comunes. 3. ¿Cómo compartir la información? Otra pregunta común, es cómo compartir hojas y carpetas con colaboradores internos y externos a la plataforma. La respuesta es simple pero valiosa: Smartsheet ofrece una manera eficiente de compartir, esta funcionalidad está fácilmente disponible en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de la pantalla, ofreciendo opciones de permisos y colaboración que se adaptan a las necesidades específicas de cada proyecto. Además, existen opciones para enviar la información en formato PDF, Excel o un link de acceso dinámico de publicación, así como la posibilidad de programar alertas y solicitudes de distintos tipos incluso para los usuarios sin licencia. 4 consejos para dominar la plataforma 1. Explora webinars y artículos: En SYSTEC Consulting, ofrecemos una valiosa fuente de aprendizaje a través de nuestros canales de YouTube y artículos de blog dedicados a Smartsheet. Descubre tutoriales detallados, mejores prácticas y webinars que te ayudarán a explorar a fondo las capacidades de esta plataforma. Ya sea que estés comenzando desde cero o buscando técnicas avanzadas, nuestros videos son un recurso esencial para mejorar tus habilidades. 2. Comienza con proyectos pequeños: Al dar tus primeros pasos, considera la opción de trabajar en proyectos más pequeños para familiarizarte con las diversas funciones. Esto te permitirá experimentar con la configuración de hojas de trabajo, la colaboración en tiempo real y la automatización de procesos sin sentirte abrumado. Con el tiempo, podrás aplicar estas habilidades a proyectos más complejos como un experto. 3. Personaliza tus vistas: Aprovecha la capacidad para personalizar tus vistas de hojas de trabajo según tus necesidades específicas. Esta función te permite organizar la información de manera eficiente y enfocarte en los aspectos clave de tu proyecto. Desde vistas de Gantt hasta tableros, encontrarás opciones que simplificarán la gestión de tareas y la toma de decisiones. 4. Utiliza automatizaciones y alertas: Explora las funciones de automatización de Smartsheet para simplificar tareas repetitivas y mantener la consistencia en tus proyectos. Configura alertas para recibir notificaciones instantáneas sobre cambios importantes o fechas límite cercanas. Al aventurarse en una nueva plataforma, sea cual sea su función, es natural que nos invadan dudas y reservas sobre su utilidad y si podremos aprovechar todo su potencial. Afortunadamente, existen una gran cantidad de complementos y recursos disponibles para Smartsheet, tanto internos como externos, que pueden convertir la experiencia de un nuevo usuario en algo emocionante y lleno de aprendizaje. Además, si necesitas apoyo durante este proceso, recuerda que en SYSTEC Consulting ofrecemos varias opciones de capacitación y servicios de consultoría para acelerar tu curva de aprendizaje y ayudarte en tus primeros pasos. No dudes en contactarnos escribiendo a info@systec-consulting.net para descubrir más sobre los servicios que ofrecemos.

  • 5 Estrategias para mejorar la atención y la concentración

    En la era digital y conectada en la que vivimos, estamos constantemente siendo bombardeados con distracciones que pueden dificultar la capacidad para mantener el enfoque en las tareas importantes. Desde notificaciones de redes sociales hasta correos electrónicos no deseados, el mundo está repleto de obstáculos que pueden frenar la productividad. Sin embargo, aprender a manejar estas distracciones y mejorar la atención y concentración puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento en las actividades laborales y personales. En este artículo, conoce 5 estrategias prácticas para superar las distracciones y potenciar tu capacidad de mantener el enfoque en lo que realmente importa. 1. Identifica las principales fuentes de distracción: El primer paso para mejorar la atención es reconocer las principales fuentes de distracción en tu vida diaria. Esto puede incluir notificaciones de dispositivos electrónicos, interrupciones de compañeros o incluso pensamientos que distraen. Al identificar estas fuentes, puedes tomar medidas concretas para mitigar su impacto. 2. Establece un entorno de trabajo: El crear un entorno de trabajo que esté diseñado para minimizar las distracciones puede ser fundamental para mejorar la atención y la concentración. Esto puede implicar establecer horarios específicos para revisar correos electrónicos o redes sociales, usar aplicaciones que bloqueen las notificaciones durante ciertos períodos de tiempo y mantener un espacio de trabajo ordenado y organizado. 3. Practica la atención plena y la meditación: Estas dos son prácticas que pueden ayudarnos a entrenar la mente para mantener el enfoque en el momento presente. Al dedicar tiempo regularmente a la meditación y la atención plena, podrás fortalecer tu capacidad para concentrarte en las tareas importantes y dejar de lado las distracciones. 4. Utiliza técnicas de gestión del tiempo: La gestión efectiva del tiempo puede ser una herramienta poderosa para mejorar la atención y la concentración. Esto puede incluir estrategias como la técnica Pomodoro, donde se alternan períodos de trabajo intenso con breves descansos, o la técnica de bloqueo de tiempo, donde se asignan bloques específicos de tiempo para realizar tareas específicas. 5. Prioriza las tareas importantes: En un mundo lleno de distracciones, es fundamental priorizar las tareas importantes y enfocar la energía en aquellas que tienen el mayor impacto en los objetivos. Al identificar y priorizar estas tareas, puedes dirigir tu atención y concentración hacia lo que realmente importa. Para el punto anterior, algunas de las herramientas clave que puedes utilizar para la gestión de tus tareas diarias es Smartsheet. La plataforma facilitará la organización, el seguimiento y la priorización de tus tareas y proyectos. Puedes explorar diferentes opciones y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias. Si bien mejorar la atención y la concentración puede ser un desafío, no es imposible. Al implementar estas 5 estrategias que te mencionamos de manera consistente, podrás aumentar tu productividad y alcanzar tus objetivos con mayor eficacia en todas las áreas de tu vida. En SYSTEC Consulting tenemos la herramienta que necesitas para facilitar la gestión de tus tareas y proyectos. Por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.

  • 3 funcionalidades de Smartsheet que no te puedes perder

    El enfoque principal de Smartsheet es la colaboración en equipo, la automatización de trabajo y la optimización de procesos. Diseñada para simplificar la comunicación, esta plataforma permite a los equipos mantenerse conectados, compartir información de manera transparente y trabajar juntos de manera eficiente para alcanzar metas compartidas. Sin importar el uso que le des en tu empresa o equipo de trabajo, las siguientes funcionalidades te permitirán mejorar tu experiencia con la plataforma: 1. Resumen de hoja El objetivo de esta herramienta es reducir la cantidad de tiempo que se destina al seguimiento de la información clave de la hoja. Además, permite estandarizar y organizar la información principal de la hoja de cuadrícula, ya sea que se destine para el control de un proceso de negocio o ejecución de un proyecto. En este apartado, puedes colocar algunas de las métricas importantes de la hoja, calculadas con ayuda de fórmulas, o bien capturar los datos adicionales manualmente. Sin duda, el resumen de hoja resulta muy útil a la hora de verificar los datos más importantes. Solo toma en consideración los siguientes aspectos de esta herramienta: - Límite de campos: Podrás crear hasta 200 campos. - Extensión de nombres: Los nombres de los campos pueden tener hasta 50 caracteres. - Coincidencia de tamaños: Los valores de los campos deben corresponder a los tamaños de las celdas. - Opciones en listas desplegables: Podrás incluir hasta 500 opciones en las listas desplegables. 2. Formato condicional Esta funcionalidad te permite resaltar información de manera automática, con base en las reglas que tú establezcas. Por ejemplo, en la siguiente imagen, se busca que cuando el estatus cambie a “en proceso”, toda la fila resalte en color anaranjado. Esto permite identificar rápidamente la información relevante. Esta funcionalidad es especialmente útil en hojas con gran cantidad de datos, donde es necesario mantener ciertos datos siempre a la vista y destacados de la demás información. 3. Enlace de celda Si necesitas transferir datos de una hoja a otra de manera sencilla, puedes aprovechar los enlaces de celda. Estos enlaces te permiten mantener tus hojas conectadas sin tener que usar fórmulas adicionales. Simplemente, selecciona la fuente de datos y Smartsheet creará automáticamente el vínculo entre tus hojas de trabajo. Este enlace permanecerá activo, lo que garantiza que siempre tengas acceso a la información más reciente y que tus datos estén sincronizados en todo momento. Ahora que ya conoces algunas de las numerosas funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus procesos y con tu equipo de trabajo. Como has podido comprobar, Smartsheet es una plataforma muy intuitiva, por lo que aprovechar estas funcionalidades con tu equipo será una tarea sencilla. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca del uso de la plataforma, sus funciones, o cualquier otra información visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada. ¡Encontraremos la solución para ti, ya sea a través de nuestros servicios, cursos, consultorías o soluciones personalizadas!

  • Evoluciona la organización de tu empresa con la cultura de la transformación digital

    Con el paso de los años, es cada vez menos común encontrar personas que no utilicen herramientas digitales para administrar sus negocios y empresas. Actualmente, la diferencia se encuentra en el tipo de aplicaciones que se utilizan y en la forma en que se implementan en los diferentes procesos. La verdadera novedad no son tanto las herramientas en sí, sino más bien las formas en que se emplean para abordar los problemas. Un tema muy relevante en este contexto, es el de la transformación digital. Pero, ¿qué es? Se define como el proceso de incorporar tecnologías digitales en las diferentes operaciones de una empresa, con el objetivo de aumentar su crecimiento y el alcance de sus clientes. La adopción de diferentes técnicas de transformación, ha permitido que empresas pequeñas y con pocos empleados se desarrollen en tiempos récord y alcancen posiciones clave. En la actualidad, el uso efectivo de estas herramientas permite que cualquier empresa compita al nivel de los gigantes del mercado, que anteriormente se consideraban inalcanzables En SYSTEC Consulting, llevamos años ayudando a las empresas a evolucionar la manera en que gestionan sus proyectos, operaciones, campañas y otras actividades estratégicas. Lo anterior, gracias a nuestra experiencia en transformación digital y, por supuesto, al uso de una de nuestras herramientas preferidas: Smartsheet. En 2024, no es de sorprenderse que Smartsheet haya sido ampliamente reconocido en varias clasificaciones del G2, destacándose como el segundo mejor producto de software y el primero para la gestión de proyectos. Cada una de sus funciones está diseñada para satisfacer necesidades específicas de las empresas que buscan lograr una exitosa transformación digital. Algunos de sus beneficios clave son: - Fomentar la agilidad: logra mayor flexibilidad para aceptar e incorporar cambios. Transforma los procesos adaptando algunas fórmulas, funciones y creando algunos elementos, todo esto con la ventaja de no tener que perder toda la documentación histórica y de poder incorporarla al nuevo entorno. - Economizar recursos: el uso de documentos digitales elimina la necesidad de papel y ahorra tiempo. Además, facilita el trabajo remoto, mejora la calidad de vida de los colaboradores y permite la integración de talento diverso sin limitaciones geográficas. - Mejorar la experiencia de los involucrados: a veces los cambios más pequeños pueden tener el impacto más grande. Presentar información a través de tableros atractivos y con información clave y, además, actualizada, mejora la experiencia de diferentes involucrados, particularmente de clientes y ejecutivos. - Aumentar productividad, reducir errores: delega tareas críticas a un software y limita y controla los errores humanos. Los flujos de automatización, formularios y funciones reducen las acciones repetitivas, permitiendo que las personas se centren en actividades más productivas. - Incrementar la seguridad de la información: tener múltiples fuentes de datos, repositorios de archivos y canales de comunicación puede dificultar la protección de la información. Centralizar estas áreas brinda mayor control, disponibilidad y gestión de la información que se comparte con los colaboradores. - Implementar la escalabilidad: al recibir beneficios y tener control sobre los diferentes procesos y actividades, el crecimiento de la empresa no solo será viable, sino que será deseable. Basta con crear hojas y tableros, para incorporar cada vez más productos, departamentos, servicios y proyectos a la arquitectura digital. - Fomentar la innovación: al disponer de herramientas, es natural adoptar nuevas metodologías y estrategias. Esto no solo simplifica el trabajo, sino que también permite la evolución y la adopción de nuevas ideas, fortaleciendo el negocio y diferenciándolo de los competidores. Lo maravilloso de la transformación digital es que su implementación puede ser muy sencilla cuando se tiene el entorno correcto. Primero, es crucial tener una estrategia clara o una problemática específica que se desee abordar en la empresa. Luego, buscar la asesoría de expertos es fundamental, ya que subestimar el proceso de adopción puede limitar su impacto positivo y ser interpretado como un fracaso. Lo siguiente será elegir las herramientas a utilizar. Según la complejidad de la implementación, una o más herramientas distintas serán necesarias para construir una solución completa. Si bien, muchas empresas tienen preferencias, escuchar a los expertos siempre será la mejor idea, pues tendrán una visión más amplia y efectiva de tus necesidades. Finalmente, las sesiones de consulta, retroalimentación e implementación con los expertos son esenciales para construir una solución. Este proceso puede tomar la forma de un proyecto con fechas límite o estructurarse a lo largo del tiempo a través de reuniones recurrentes, ambas formas son viables y es importante saber cuál se adapta mejor a ti. Recuerda, toda transición involucra un proceso que tomará tiempo y presentará obstáculos. El éxito de la transformación digital dependerá en gran medida de la perseverancia y la flexibilidad, por lo que en lugar de sentirte derrotado al encontrar un problema, colabora para encontrar soluciones y aprende de los errores. Algunos consejos para anticipar y mitigar problemáticas comunes durante este proceso son: Reconoce los errores: No te des por vencido, ni los veas como una señal de que las herramientas digitales no son útiles, sino como oportunidades para comprender mejor las necesidades. La transformación digital debe abrazar la cultura de adaptabilidad, cambio y mejora continua. No usar por usar: Evita adoptar herramientas digitales por seguir una tendencia tecnológica. Muchas personas han tenido malas experiencias al implementarlas sin un objetivo claro o sin la ayuda de expertos. Sé parte activa del cambio: Usa y promueve las nuevas herramientas en tu empresa, mostrando sus beneficios entre tus colaboradores. Esto te ayudará a ganar aliados en tu campaña de transformación digital, lo que tendrá un impacto significativo. Adoptar esta cultura, no solo te mantendrá relevante en el mercado actual, también te dará el impulso que necesitas para evolucionar tu caso de negocio y te protegerá de tus competidores. Y recuerda no hacer esto solo, habla a los expertos en la materia para alcanzar el máximo beneficio. Si estás interesado en la materia, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para guiarte durante esta increíble etapa de crecimiento y desarrollo al implementar Smartsheet para gestionar tus procesos.

  • ¿Qué son los cronogramas de actividades y cómo crear uno?

    Cuando se inicia la planificación de un proyecto, a menudo te enfrentas a un desafío similar al de resolver un rompecabezas. Encontrar la manera de que todas las piezas encajen puede resultar complicado. Es aquí donde una herramienta clave entra en juego para simplificar todo el proceso: los cronogramas de actividades. ¿Qué es un cronograma de actividades? Es comúnmente usado en la gestión de proyectos, este muestra el listado de tareas necesarias para realizar un proyecto en orden cronológico. El cronograma ayuda a visualizar, para todos los integrantes del equipo, la ruta crítica del proyecto, los hitos, la asignación de responsabilidades y las dependencias entre tareas. Será tu guía para saber qué se ha completado, qué queda por hacer, quién es responsable de cada tarea y el orden en que deben realizarse. Hoy en día existen diferentes maneras para elaborar un cronograma de actividades, entre las cuales se incluyen las siguientes: Diagrama de Gantt: Cada actividad se representa mediante una barra horizontal, donde la longitud de la barra indica la duración y su posición refleja la ubicación en el tiempo dentro del proyecto. Diagrama de Pert: Útil para visualizar de manera ágil proyectos complejos, especialmente aquellos con tareas interdependientes. Cronograma de actividades de trabajo: Herramienta esencial para organizar el tiempo de trabajo en equipo, adaptable a diversos horarios, estándar, flexibles o rotativos. Cronograma de hitos: Gráfico horizontal que resalta los hitos más significativos del proyecto. Para crearlo, simplemente se deben definirlos y agregarlos. Probablemente, ahora te estás preguntando, ¿cómo crear un buen cronograma de actividades? Aquí tienes, 7 consejos para lograr un cronograma exitoso: 1. Elabora un briefing de tu proyecto: El briefing, adaptado al alcance y la complejidad del proyecto, es una descripción concisa de las tareas clave. Este documento actuará como una guía, detallando el objetivo principal, los hitos y la visión global del proyecto, es crucial considerar la participación tanto de los miembros internos como externos que estarán involucrados en el proyecto. 2. Haz una lista de tareas pendientes: Para comprender claramente tus proyectos, es ideal crear una lista exhaustiva de todas las acciones necesarias para alcanzar el objetivo. Cada detalle es importante para el éxito del proyecto. En esta etapa, no es necesario establecer un orden o plazo específico para cada tarea; esto se hará en un paso más adelante. 3. Calcula la duración de cada actividad: Una vez que tengas tu lista de tareas, asigna el tiempo estimado para completar cada una, considerando la disponibilidad de tu equipo. Esto te permitirá determinar el orden y la secuencia de las tareas para hacer el cronograma del proyecto. 4. Identifica las dependencias: Al establecer el tiempo y el orden de las tareas, identificarás que algunas pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras dependen del inicio o la finalización de las demás actividades. Es crucial asignar responsables para cada una, y así facilitar la identificación de posibles errores de asignación. 5. Elabora tu cronograma: Con tu proyecto ya visualizado, es importante seleccionar una herramienta tecnológica de gestión de proyectos que te facilite la programación de criterios flexibles para desviaciones, retrasos y esfuerzos estimados. 6. Comparte con tu equipo: Considera a todos los participantes del proyecto, es fundamental que todos tengan acceso al cronograma para visualizar y actualizar el progreso de las tareas, así como para revisar en conjunto la planificación y la ejecución. 7. Gestiona y adapta sobre la marcha: A pesar de la planificación, es posible que surjan cambios, ya sea, por nuevos requerimientos del cliente, conflictos de disponibilidad del equipo o imprevistos durante la ejecución del proyecto. Debes estar preparado para modificar el plan de trabajo y adaptarte a las nuevas circunstancias No lo olvides, pon en práctica estos útiles consejos para lograr mayor claridad en la elaboración de tus cronogramas de proyecto y adquirir nuevas herramientas para la planificación de tus futuros proyectos. Si deseas obtener más información acerca de cómo implementar el cronograma del proyecto, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

  • El ciclo de vida de un proyecto: Un camino hacia el éxito

    Aunque el término "ciclo de vida del proyecto" parece sacado de un libro de biología en lugar de asociarse con la gestión de proyectos, implementarlo correctamente puede ser clave para alcanzar proyectos exitosos. Ya que, su uso facilita una planificación más efectiva, así como estimaciones más precisas en términos de costos y recursos. En primer lugar, ¿qué es el “ciclo de vida del proyecto”? Se refiere al conjunto de etapas que se deben seguir para el éxito de los proyectos. Conocido como “ciclo” por su desarrollo de principio a fin, requiere de un avance secuencial desde la idea hasta el producto terminado. Seguirlo te permitirá: Organizar tus proyectos de manera estratégica. Monitorear el estado y progreso del proyecto. Completar los proyectos a tiempo con planes más precisos, reduciendo riesgos y contingencias. Ahora que ya conoces la importancia del ciclo y sus beneficios, explora las 5 fases más comunes en las que se dividen los proyectos. A continuación, conoce cómo distinguir cada una de ellas: 1. Inicio: En esta fase, el proyecto aún no ha sido aprobado, por lo que la elaboración de un diagrama de Gantt, la definición de fechas, tareas o asignaciones aún no es oportuno. En lugar de eso, el enfoque se centra en la preparación y desarrollo de la idea, adaptándola a los formatos específicos utilizados en la empresa, como: Planes de negocio del proyecto. Presupuestos iniciales. Beneficios y objetivos a alcanzar con la implementación del proyecto. Principales resultados esperados al implementar el proyecto. Criterios de medición del éxito esperado (una vez implementado el proyecto). Esta etapa termina en el momento en que se apruebe o rechace el proyecto, una vez evaluados los beneficios que aportará a la empresa. 2. Planificación del proyecto: Ahora sí, con la aprobación del proyecto, se inicia la planificación, estableciendo calendarios, fechas, mitigación de riesgos, y configurando plantillas en el software preferido para el seguimiento. Aquí se planifican actividades, fases y recursos, siendo una etapa que demanda tiempo y esfuerzo. Para esto puedes utilizar las siguientes herramientas: Implementar la metodología de objetivos SMART para establecer metas claras y alcanzables en el proyecto. Para obtener más detalles sobre esta metodología, consulta nuestro artículo aquí. Utilizar una estructura de desglose del trabajo, usando recursos como el diagrama de Gantt o Kanban. Esto implica identificar actividades, determinar su secuencia, estimar su duración y asignar los recursos necesarios para garantizar el éxito de cada tarea. Elaborar presupuestos conforme a los formatos establecidos por tu empresa. Establecer una matriz de riesgos para identificar posibles obstáculos que puedan afectar el proyecto en tiempo, forma y presupuesto. Clasificar con precisión los riesgos, evaluando su probabilidad e impacto, y diseñar estrategias efectivas de mitigación. Esta etapa termina en el momento en que se tengan todos los diagramas, presupuestos y objetivos definidos. 3.  Ejecución del proyecto: En esta fase, se realiza la mayor cantidad de trabajo, con los equipos dedicados a completar cada una de las tareas previamente definidas en la planificación. Durante esta etapa, puedes hacer uso de los siguientes recursos: Actualización de avances: Utiliza herramientas de seguimiento como reportes, paneles visuales, juntas de avances o daily scrums (según la metodología de gestión de proyectos preferida). Control de cambios: Presta atención y evalúa las solicitudes de ajustes en tiempo, alcance, recursos o costos por parte del equipo o el cliente final, incorporándolas según sea necesario. Control de issues y problemas: Registra y aborda de inmediato los incidentes que surgen durante el proyecto para minimizar su impacto en el éxito del mismo. Estos son solo ejemplos de algunos procedimientos que se pueden ejecutar y supervisar en esta etapa. No obstante, hay diversos procesos que pueden implementarse, dependiendo de la metodología y del nivel de madurez de la PMO en tu organización. 4. Supervisión del proyecto: Esta fase se centra en el seguimiento del proyecto y en la evaluación del cumplimiento de los plazos y del presupuesto, evitando desviaciones del objetivo principal y actuando de manera adecuada frente a riesgos e incidentes. Para esta etapa se recomienda: Fijar días para reuniones recurrentes de revisión de avances, pendientes y problemas del proyecto. Utilizar un software de seguimiento de proyectos que sirva como fuente única para información del proyecto. Programar alertas automatizadas para vigilar presupuestos, retrasos y problemas. 5. Cierre del proyecto: Una vez alcanzado el objetivo, se puede dar por concluido el proyecto. Ten en cuenta que algunos proyectos muestran ventajas de inmediato, mientras que otros pueden revelar resultados más evidentes a mediano o largo plazo. Por ello, se sugiere: Realizar un análisis retrospectivo con tu equipo para identificar aspectos positivos y áreas de mejora para futuros proyectos. Elaborar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas. Almacenar todos los archivos del proyecto en un lugar seguro para un acceso fácil y consulta posterior. La atención cuidadosa a cada fase del ciclo de vida de un proyecto, respaldada por el uso apropiado de recursos, desempeña un papel fundamental en el éxito del proyecto. La efectividad de la gestión a lo largo de la planificación, ejecución y cierre impacta directamente en los resultados finales. Esperamos que este artículo haya contribuido a aclarar la importancia de cada etapa. Si deseas obtener más información acerca de cómo implementar el ciclo de vida de tu proyecto en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

  • 5 funciones de fórmulas de Smartsheet que debes conocer

    Smartsheet es una plataforma enfocada en la optimización del trabajo, la colaboración del equipo y la automatización de procesos. Ya sea para gestionar proyectos, recursos humanos, procesos de control interno u otros casos de uso, sus funciones están diseñadas para mejorar la eficiencia y maximizar el tiempo dedicado a tus labores. Aunque trabajar con fórmulas puede resultar desafiante, Smartsheet simplifica la implementación de funciones en tus hojas de trabajo. Utilizar todas sus funciones potenciará los beneficios de la misma plataforma, permitiéndote trabajar de manera más eficiente con tu equipo. A continuación, aquí tienes 5 funciones de gran potencial (que probablemente no conocías): 1. JOIN Utiliza la función de JOIN para combinar un rango de celdas en una cadena dentro de la misma celda, permitiéndote elegir el delimitador que mejor se ajuste a tus necesidades. Olvídate de escribir manualmente la información y aprovecha esta herramienta para simplificar tu trabajo. Por ejemplo, en este caso se busca unir la información de las columnas 4 y 5 en la columna 3, evitando la necesidad de introducir la información de manera manual. Fórmula: =JOIN([Columna4]@row:[Columna5]@row, " / ") 2. WORKDAY Si trabajas con fechas, WORKDAY es una herramienta útil para calcular rápidamente una fecha a partir de un número específico de días hábiles. Además, esta función te permite excluir los días festivos establecidos en un rango determinado. En el siguiente ejemplo, se utiliza la función para que se calcule automáticamente la fecha a partir de la fecha de inicio y la cantidad de días hábiles que se disponen para esa tarea. Fórmula: =WORKDAY([Fecha inicio]@row, [Días hábiles]@row) 3. NETWORKDAY Con esta función, podrás obtener fácilmente el número de días hábiles entre dos fechas con un solo clic. Si la fecha de inicio cae en un día no laborable, solo necesitas agregar un día al resultado. En el siguiente caso, se utiliza NETWORDAY para calcular la cantidad de días hábiles entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización. Fórmula: =NETWORKDAY([Fecha inicio]@row, [Fecha fin]@row) Perfecto, ahora que ya conoces algunas funciones por separado. Descubre cómo combinarlas para crear fórmulas aún más poderosas. 4. JOIN(ANCESTORS()) Emplea este conjunto de funciones para unir la lista de antepasados o las descripciones de los niveles superiores de jerarquía en una cadena de texto dentro de una celda. En este ejemplo, JOIN(ANCESTORS()) permite identificar la fase de cada una de las tareas. Esto es especialmente útil cuando se maneja una lista extensa de actividades, ya que facilita la identificación rápida de la fase correspondiente a cada una. Fórmula: =JOIN(ANCESTORS(Actividades@row), " / ") 5. INDEX COLLECT Este conjunto de funciones te posibilita traer información de otras hojas de Smartsheet a tu hoja principal, basándose en diversos criterios. Aunque opera similar a una función de VLOOKUP, ofrece mayor potencia y versatilidad. En la siguiente imagen, se utilizó la fórmula INDEX COLLECT para obtener el monto desde la hoja de lista de precios en función de los pedidos realizados. Fórmula: =INDEX(COLLECT({Costos}, {Tipo}, [Tipo de Pastel]@row, {Tamaño}, Tamaño@row), 1) Ahora que conoces algunas de las múltiples funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus hojas de trabajo. La plataforma se destaca por su gran facilidad de uso, así que aprovecha al máximo las fórmulas y comienza el año con el pie derecho. En la sección de plantillas, encontrarás una hoja de Smartsheet con todas las funciones detalladas, cada una acompañada de un ejemplo para que puedas explorar a fondo su potencial. Te recomendamos descargar esta plantilla para tener siempre a mano una referencia útil. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo utilizar las fórmulas de Smartsheet, visita nuestro curso www.systec-consulting.net/taller-de-uso-de-formulas-con-smartsheet, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

  • ¡A tiempo para la innovación! Transforma tus soluciones en Smartsheet

    Por mucho tiempo, tanto usuarios nuevos como veteranos han buscado  maneras de contabilizar y realizar operaciones con unidades de tiempo en Smartsheet. Esto ha involucrado el uso de diversas fórmulas y técnicas, desde la extracción de texto hasta operaciones condicionales. Finalmente, para abordar esta necesidad, la plataforma ha lanzado la solución esperada: la función “TIME”. Lo que nadie esperaba, es que esta nueva función fuera tan moldeable y adaptable a diferentes entornos y necesidades. TIME no solo facilita la suma o resta de tiempo desde una hora específica, sino que permite modificar el formato en el que se visualiza. Debido a esta flexibilidad, la función se comportará diferente según los argumentos que se le inserten. Si bien, ya se tiene disponible documentación en inglés sobre esta función, puede no ser suficientemente explícita para la mayoría de los usuarios. Por ello, en este artículo se compartirán varios ejemplos para que puedas empezar a visualizar cómo aplicarla en tu trabajo. 1.- Asigna horas de entrega para las actividades diarias de tu equipo La capacidad de asignar recursos a distintas tareas mediante las columnas de contacto es bastante práctica. Sin embargo, la función TIME añade versatilidad al permitir la visualización de horas de entrega asignadas. Esto proporciona objetivos más claros para que tu equipo complete sus actividades en momentos determinados del día. En este ejemplo, en la columna "Asignación" se emplea la fórmula: =Responsable@row + " - " + TIME("****", 0, 2), donde los asteriscos se sustituyen por la hora designada, como "3pm o 5:30pm", por mencionar algunas opciones. Al contar con una columna dedicada que muestra tanto el recurso como la hora asignada, se simplifica la visualización de la información. Además, esto facilita el uso de fórmulas en otras columnas u hojas, ya que de una misma celda se pueden extraer dos valores (recurso y hora asignada) en lugar de solo uno. 2.- Gestiona los horarios de disponibilidad de tus clientes en diferentes partes del mundo La función te permite mostrar el mismo dato de una hora especificada tanto en formato de 24 horas como de 12 horas, con solo modificar un argumento. Además, es posible realizar operaciones aritméticas simples para sumar y restar tiempo. En este caso, la fórmula en la última columna es la siguiente: =TIME([Disponibilidad cliente]@row, 0) + [Diferencia de tiempo]@row * 60. Básicamente, se toma el dato de la columna que señala la hora en la que un cliente está disponible para ser contactado, expresada en formato de 24 horas. Luego, se convierte a un formato de 12 horas gracias al segundo valor dentro de la función, que es "0" (mientras que el valor "1" indicaría un formato de 24 horas). Después, se suma a este dato el valor de la columna que indica la diferencia de tiempo, multiplicado por 60 para contabilizarlo en horas en lugar de minutos. 3.- Contabiliza el tiempo que tarda en resolverse una incidencia Para este ejemplo, se presenta un formulario que permite a los operadores de diversas líneas de producción registrar informes sobre varias incidencias. De esta manera, se agiliza la atención a los problemas para poder reanudar brevemente las actividades. Asimismo, a los gerentes les interesa medir el tiempo requerido para resolver distintas incidencias, con el propósito de evaluar sus procesos y KPIs. La función TIME posibilita el uso de la columna de fecha de creación, la cual registra automáticamente la hora de ingreso de los informes, junto con una columna de inserción manual que indica la hora de solución. De este modo, se obtiene la cantidad de horas transcurridas entre ambos eventos. La función para calcular las horas transcurridas es la siguiente: =IF(Estado@row = "Resuelto", (TIME([Resuelto a las]@row) - TIME(RIGHT([Creado en]@row, 10))) * 24, 0). Es ligeramente más grande que la anterior, pero sigue siendo bastante sencilla de elaborar. En esta operación, hay dos puntos muy importantes a tener en cuenta. En primer lugar, se puede extraer la hora de una columna de fecha de creación automática utilizando la función RIGHT y luego realizar operaciones con la función TIME. En segundo lugar, es importante observar que la hora insertada manualmente al resolver las incidencias puede estar en formato de 24 o 12 horas y, además, presentar estructuras diferentes; por ejemplo, una puede tener solo "pm", mientras que la otra puede utilizar puntos como en "p.m.". Todo esto confirma que la función TIME es una herramienta útil que hace que todo sea más preciso y fácil, además de la flexibilidad que te brinda al tratar con horas escritas de maneras y formatos distintos. Lo que ayuda a reducir errores y facilita trabajar con personas que usan diferentes formas de expresar las horas. Si se ha despertado tu curiosidad y quieres saber cómo aprovechar esta y otras funciones de Smartsheet en tu trabajo, no dudes en buscarnos en www.systec-consulting.net, o bien o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

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