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Por mucho tiempo, tanto usuarios nuevos como veteranos han buscado  maneras de contabilizar y realizar operaciones con unidades de tiempo en Smartsheet. Esto ha involucrado el uso de diversas fórmulas y técnicas, desde la extracción de texto hasta operaciones condicionales. Finalmente, para abordar esta necesidad, la plataforma ha lanzado la solución esperada: la función “TIME”. Lo que nadie esperaba, es que esta nueva función fuera tan moldeable y adaptable a diferentes entornos y necesidades. TIME no solo facilita la suma o resta de tiempo desde una hora específica, sino que permite modificar el formato en el que se visualiza. Debido a esta flexibilidad, la función se comportará diferente según los argumentos que se le inserten. Si bien, ya se tiene disponible documentación en inglés sobre esta función, puede no ser suficientemente explícita para la mayoría de los usuarios. Por ello, en este artículo se compartirán varios ejemplos para que puedas empezar a visualizar cómo aplicarla en tu trabajo. 1.- Asigna horas de entrega para las actividades diarias de tu equipo La capacidad de asignar recursos a distintas tareas mediante las columnas de contacto es bastante práctica. Sin embargo, la función TIME añade versatilidad al permitir la visualización de horas de entrega asignadas. Esto proporciona objetivos más claros para que tu equipo complete sus actividades en momentos determinados del día. En este ejemplo, en la columna "Asignación" se emplea la fórmula: =Responsable@row + " - " + TIME("****", 0, 2), donde los asteriscos se sustituyen por la hora designada, como "3pm o 5:30pm", por mencionar algunas opciones. Al contar con una columna dedicada que muestra tanto el recurso como la hora asignada, se simplifica la visualización de la información. Además, esto facilita el uso de fórmulas en otras columnas u hojas, ya que de una misma celda se pueden extraer dos valores (recurso y hora asignada) en lugar de solo uno. 2.- Gestiona los horarios de disponibilidad de tus clientes en diferentes partes del mundo La función te permite mostrar el mismo dato de una hora especificada tanto en formato de 24 horas como de 12 horas, con solo modificar un argumento. Además, es posible realizar operaciones aritméticas simples para sumar y restar tiempo. En este caso, la fórmula en la última columna es la siguiente: =TIME([Disponibilidad cliente]@row, 0) + [Diferencia de tiempo]@row * 60. Básicamente, se toma el dato de la columna que señala la hora en la que un cliente está disponible para ser contactado, expresada en formato de 24 horas. Luego, se convierte a un formato de 12 horas gracias al segundo valor dentro de la función, que es "0" (mientras que el valor "1" indicaría un formato de 24 horas). Después, se suma a este dato el valor de la columna que indica la diferencia de tiempo, multiplicado por 60 para contabilizarlo en horas en lugar de minutos. 3.- Contabiliza el tiempo que tarda en resolverse una incidencia Para este ejemplo, se presenta un formulario que permite a los operadores de diversas líneas de producción registrar informes sobre varias incidencias. De esta manera, se agiliza la atención a los problemas para poder reanudar brevemente las actividades. Asimismo, a los gerentes les interesa medir el tiempo requerido para resolver distintas incidencias, con el propósito de evaluar sus procesos y KPIs. La función TIME posibilita el uso de la columna de fecha de creación, la cual registra automáticamente la hora de ingreso de los informes, junto con una columna de inserción manual que indica la hora de solución. De este modo, se obtiene la cantidad de horas transcurridas entre ambos eventos. La función para calcular las horas transcurridas es la siguiente: =IF(Estado@row = "Resuelto", (TIME([Resuelto a las]@row) - TIME(RIGHT([Creado en]@row, 10))) * 24, 0). Es ligeramente más grande que la anterior, pero sigue siendo bastante sencilla de elaborar. En esta operación, hay dos puntos muy importantes a tener en cuenta. En primer lugar, se puede extraer la hora de una columna de fecha de creación automática utilizando la función RIGHT y luego realizar operaciones con la función TIME. En segundo lugar, es importante observar que la hora insertada manualmente al resolver las incidencias puede estar en formato de 24 o 12 horas y, además, presentar estructuras diferentes; por ejemplo, una puede tener solo "pm", mientras que la otra puede utilizar puntos como en "p.m.". Todo esto confirma que la función TIME es una herramienta útil que hace que todo sea más preciso y fácil, además de la flexibilidad que te brinda al tratar con horas escritas de maneras y formatos distintos. Lo que ayuda a reducir errores y facilita trabajar con personas que usan diferentes formas de expresar las horas. Si se ha despertado tu curiosidad y quieres saber cómo aprovechar esta y otras funciones de Smartsheet en tu trabajo, no dudes en buscarnos en www.systec-consulting.net, o bien o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Aunque el término "ciclo de vida del proyecto" parece sacado de un libro de biología en lugar de asociarse con la gestión de proyectos, implementarlo correctamente puede ser clave para alcanzar proyectos exitosos. Ya que, su uso facilita una planificación más efectiva, así como estimaciones más precisas en términos de costos y recursos. En primer lugar, ¿qué es el “ciclo de vida del proyecto”? Se refiere al conjunto de etapas que se deben seguir para el éxito de los proyectos. Conocido como “ciclo” por su desarrollo de principio a fin, requiere de un avance secuencial desde la idea hasta el producto terminado. Seguirlo te permitirá: Organizar tus proyectos de manera estratégica. Monitorear el estado y progreso del proyecto. Completar los proyectos a tiempo con planes más precisos, reduciendo riesgos y contingencias. Ahora que ya conoces la importancia del ciclo y sus beneficios, explora las 5 fases más comunes en las que se dividen los proyectos. A continuación, conoce cómo distinguir cada una de ellas: 1. Inicio: En esta fase, el proyecto aún no ha sido aprobado, por lo que la elaboración de un diagrama de Gantt, la definición de fechas, tareas o asignaciones aún no es oportuno. En lugar de eso, el enfoque se centra en la preparación y desarrollo de la idea, adaptándola a los formatos específicos utilizados en la empresa, como: Planes de negocio del proyecto. Presupuestos iniciales. Beneficios y objetivos a alcanzar con la implementación del proyecto. Principales resultados esperados al implementar el proyecto. Criterios de medición del éxito esperado (una vez implementado el proyecto). Esta etapa termina en el momento en que se apruebe o rechace el proyecto, una vez evaluados los beneficios que aportará a la empresa. 2. Planificación del proyecto: Ahora sí, con la aprobación del proyecto, se inicia la planificación, estableciendo calendarios, fechas, mitigación de riesgos, y configurando plantillas en el software preferido para el seguimiento. Aquí se planifican actividades, fases y recursos, siendo una etapa que demanda tiempo y esfuerzo. Para esto puedes utilizar las siguientes herramientas: Implementar la metodología de objetivos SMART para establecer metas claras y alcanzables en el proyecto. Para obtener más detalles sobre esta metodología, consulta nuestro artículo aquí. Utilizar una estructura de desglose del trabajo, usando recursos como el diagrama de Gantt o Kanban. Esto implica identificar actividades, determinar su secuencia, estimar su duración y asignar los recursos necesarios para garantizar el éxito de cada tarea. Elaborar presupuestos conforme a los formatos establecidos por tu empresa. Establecer una matriz de riesgos para identificar posibles obstáculos que puedan afectar el proyecto en tiempo, forma y presupuesto. Clasificar con precisión los riesgos, evaluando su probabilidad e impacto, y diseñar estrategias efectivas de mitigación. Esta etapa termina en el momento en que se tengan todos los diagramas, presupuestos y objetivos definidos. 3.  Ejecución del proyecto: En esta fase, se realiza la mayor cantidad de trabajo, con los equipos dedicados a completar cada una de las tareas previamente definidas en la planificación. Durante esta etapa, puedes hacer uso de los siguientes recursos: Actualización de avances: Utiliza herramientas de seguimiento como reportes, paneles visuales, juntas de avances o daily scrums (según la metodología de gestión de proyectos preferida). Control de cambios: Presta atención y evalúa las solicitudes de ajustes en tiempo, alcance, recursos o costos por parte del equipo o el cliente final, incorporándolas según sea necesario. Control de issues y problemas: Registra y aborda de inmediato los incidentes que surgen durante el proyecto para minimizar su impacto en el éxito del mismo. Estos son solo ejemplos de algunos procedimientos que se pueden ejecutar y supervisar en esta etapa. No obstante, hay diversos procesos que pueden implementarse, dependiendo de la metodología y del nivel de madurez de la PMO en tu organización. 4. Supervisión del proyecto: Esta fase se centra en el seguimiento del proyecto y en la evaluación del cumplimiento de los plazos y del presupuesto, evitando desviaciones del objetivo principal y actuando de manera adecuada frente a riesgos e incidentes. Para esta etapa se recomienda: Fijar días para reuniones recurrentes de revisión de avances, pendientes y problemas del proyecto. Utilizar un software de seguimiento de proyectos que sirva como fuente única para información del proyecto. Programar alertas automatizadas para vigilar presupuestos, retrasos y problemas. 5. Cierre del proyecto: Una vez alcanzado el objetivo, se puede dar por concluido el proyecto. Ten en cuenta que algunos proyectos muestran ventajas de inmediato, mientras que otros pueden revelar resultados más evidentes a mediano o largo plazo. Por ello, se sugiere: Realizar un análisis retrospectivo con tu equipo para identificar aspectos positivos y áreas de mejora para futuros proyectos. Elaborar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas. Almacenar todos los archivos del proyecto en un lugar seguro para un acceso fácil y consulta posterior. La atención cuidadosa a cada fase del ciclo de vida de un proyecto, respaldada por el uso apropiado de recursos, desempeña un papel fundamental en el éxito del proyecto. La efectividad de la gestión a lo largo de la planificación, ejecución y cierre impacta directamente en los resultados finales. Esperamos que este artículo haya contribuido a aclarar la importancia de cada etapa. Si deseas obtener más información acerca de cómo implementar el ciclo de vida de tu proyecto en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma enfocada en la optimización del trabajo, la colaboración del equipo y la automatización de procesos. Ya sea para gestionar proyectos, recursos humanos, procesos de control interno u otros casos de uso, sus funciones están diseñadas para mejorar la eficiencia y maximizar el tiempo dedicado a tus labores. Aunque trabajar con fórmulas puede resultar desafiante, Smartsheet simplifica la implementación de funciones en tus hojas de trabajo. Utilizar todas sus funciones potenciará los beneficios de la misma plataforma, permitiéndote trabajar de manera más eficiente con tu equipo. A continuación, aquí tienes 5 funciones de gran potencial (que probablemente no conocías): 1. JOIN Utiliza la función de JOIN para combinar un rango de celdas en una cadena dentro de la misma celda, permitiéndote elegir el delimitador que mejor se ajuste a tus necesidades. Olvídate de escribir manualmente la información y aprovecha esta herramienta para simplificar tu trabajo. Por ejemplo, en este caso se busca unir la información de las columnas 4 y 5 en la columna 3, evitando la necesidad de introducir la información de manera manual. Fórmula: =JOIN([Columna4]@row:[Columna5]@row, " / ") 2. WORKDAY Si trabajas con fechas, WORKDAY es una herramienta útil para calcular rápidamente una fecha a partir de un número específico de días hábiles. Además, esta función te permite excluir los días festivos establecidos en un rango determinado. En el siguiente ejemplo, se utiliza la función para que se calcule automáticamente la fecha a partir de la fecha de inicio y la cantidad de días hábiles que se disponen para esa tarea. Fórmula: =WORKDAY([Fecha inicio]@row, [Días hábiles]@row) 3. NETWORKDAY Con esta función, podrás obtener fácilmente el número de días hábiles entre dos fechas con un solo clic. Si la fecha de inicio cae en un día no laborable, solo necesitas agregar un día al resultado. En el siguiente caso, se utiliza NETWORDAY para calcular la cantidad de días hábiles entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización. Fórmula: =NETWORKDAY([Fecha inicio]@row, [Fecha fin]@row) Perfecto, ahora que ya conoces algunas funciones por separado. Descubre cómo combinarlas para crear fórmulas aún más poderosas. 4. JOIN(ANCESTORS()) Emplea este conjunto de funciones para unir la lista de antepasados o las descripciones de los niveles superiores de jerarquía en una cadena de texto dentro de una celda. En este ejemplo, JOIN(ANCESTORS()) permite identificar la fase de cada una de las tareas. Esto es especialmente útil cuando se maneja una lista extensa de actividades, ya que facilita la identificación rápida de la fase correspondiente a cada una. Fórmula: =JOIN(ANCESTORS(Actividades@row), " / ") 5. INDEX COLLECT Este conjunto de funciones te posibilita traer información de otras hojas de Smartsheet a tu hoja principal, basándose en diversos criterios. Aunque opera similar a una función de VLOOKUP, ofrece mayor potencia y versatilidad. En la siguiente imagen, se utilizó la fórmula INDEX COLLECT para obtener el monto desde la hoja de lista de precios en función de los pedidos realizados. Fórmula: =INDEX(COLLECT({Costos}, {Tipo}, [Tipo de Pastel]@row, {Tamaño}, Tamaño@row), 1) Ahora que conoces algunas de las múltiples funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus hojas de trabajo. La plataforma se destaca por su gran facilidad de uso, así que aprovecha al máximo las fórmulas y comienza el año con el pie derecho. En la sección de plantillas, encontrarás una hoja de Smartsheet con todas las funciones detalladas, cada una acompañada de un ejemplo para que puedas explorar a fondo su potencial. Te recomendamos descargar esta plantilla para tener siempre a mano una referencia útil. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo utilizar las fórmulas de Smartsheet, visita nuestro curso www.systec-consulting.net/taller-de-uso-de-formulas-con-smartsheet, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

La gestión de proyectos es una labor clave en cada organización, permite la supervisión de objetivos, medir el impacto y fomentar la innovación continua. En este artículo, te invitamos a conocer los dos métodos más populares dentro de esta disciplina para llevar tu negocio al siguiente nivel. Gestión tradicional de proyectos La gestión tradicional se rige por una metodología establecida, donde el proceso para cada proyecto sigue una estructura similar. Este método se compone de ciclos, comenzando con la fase de inicio, avanzando posteriormente a la planificación, implementación, seguimiento y culminando con el cierre (aunque los nombres de las fases pueden variar según la industria y la naturaleza de los proyectos). Este enfoque se distingue por tener una estructura predefinida con fases, actividades y presupuesto preparados de antemano. A continuación, sus principales características: 1. Bajo nivel de flexibilidad: La implementación de cambios en esta metodología puede requerir mucho tiempo y recursos considerables, ya que el avance del proyecto depende en gran medida de la correcta ejecución del plan de trabajo. 2. Bajo nivel de interacción con terceros: El cliente no tiene una participación activa durante el proceso, el líder del proyecto es el único responsable de planificar y documentar el proceso. 3. Presupuesto y fechas: Estas son calculadas con mayor precisión solo al comenzar el proyecto. 4. Menor sincronización: Una vez iniciado el proyecto, se requiere menos coordinación, ya que todo está previamente definido. 5. Resultado inalterable: El producto acordado en un inicio es el mismo al final, modificar el resultado es muy difícil o casi imposible. Gestión ágil de proyectos A diferencia del método tradicional, la gestión de proyectos ágil se caracteriza por ser mucho más abierta al cambio. Su enfoque principal reside en la colaboración continua con el cliente durante la ejecución del proyecto. Al seguir esta metodología se asignan entregables cada cierto tiempo, permitiendo al cliente obtener resultados de manera progresiva a lo largo de todo el proceso. Descubre las características principales a continuación: 1. Alto nivel de interacción: En contraste con el método tradicional, aquí el cliente participa activamente a lo largo de todo el proceso, proporciona retroalimentación, realiza ajustes y experimenta resultados tangibles 2. Flexibilidad en el proceso: Debido a que no se cuenta con un plan de trabajo rígido, es posible solicitar cambios a lo largo del proyecto. El desarrollo del proceso evoluciona conforme a las necesidades del cliente. 3. Entrega de resultados: La metodología ágil permite que, en cualquier punto del ciclo, el cliente acceda a una versión preliminar del resultado final. 4. Orientación completa hacia el usuario: La atención principal en el desarrollo del proyecto se enfoca totalmente en satisfacer las necesidades del usuario. Ahora bien, ¿cuál se debe de usar? Sabemos que puede ser complicada la decisión, es por ello que te dejamos el siguiente gráfico. ¡Contesta las preguntas, sigue el camino y llega a la opción que más te conviene! Seleccionar la metodología adecuada para tus proyectos puede ser una labor complicada. Es importante realizar una investigación a detalle del proyecto a implementar, con el fin de elegir la metodología que mejor se adapte a las necesidades. Cabe destacar que estos métodos no son mutuamente excluyentes; es decir, se pueden combinar los beneficios de cada uno para crear un modelo híbrido que cumpla con los requerimientos. Tomar esta decisión no es nada fácil, es por eso que aquí te proporcionamos el siguiente gráfico. ¡Responde las preguntas, sigue el camino indicado y llega a la opción que mejor se ajuste a tus necesidades! Ahora que ya conoces las características y diferencias de estas dos metodologías, evalúa cada una y elige la que mejor se acomode a tu proyectos. Ya sea ágil o tradicional, en SYSTEC Consulting somos expertos en la gestión de proyectos. Nosotros te podemos ayudar en la implementación de tus proyectos y hacerlos más eficientes con Smartsheet. Si buscas maximizar tu uso de Smartsheet y dominar la gestión de tus proyectos, consulta nuestros servicios en https://www.systec-consulting.net/servicios o contáctanos directamente en info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Establecer una meta con objetivos bien definidos es parte fundamental de cualquier planteamiento de proyecto, ya sea en relación con entregables, fechas, costos, participación de partes involucradas, entre otros. Pero, ¿qué sucede cuando no tenemos un punto de referencia? Los puntos de referencia te mantienen consciente de los objetivos alcanzados en el proceso de elaboración de proyectos. Cuando quedan establecidos, funcionan como evidencia de las metas planificadas y reflejan la realidad del progreso de los proyectos. Las líneas base del proyecto son uno de los recursos más útiles para establecer un sólido punto de referencia. Entonces, ¿qué son las líneas base? Una línea base de proyecto se utiliza para comparar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo. Los responsables del proyecto utilizan estas líneas para evaluar el progreso del alcance, la planificación y los costos a medida que se completan distintas fases del proyecto. Guardarlas te ayuda a ver cómo el estado del proyecto ha influido en el logro de objetivos con el tiempo. No siempre alcanzar la meta es lo más crucial, a veces lo importante es seguir la planificación, respetar los costos establecidos y considerar el alcance del proyecto para tu equipo. Al plantear las líneas base en los proyectos, es importante abordar tres puntos fundamentales: Alcance: Representa un resumen detallado de las actividades, recursos y entregas asociadas al proyecto, estableciendo límites claros con instrucciones precisas de lo que incluye y lo que no. Planificación: No importa la metodología que estés usando, si la duración es en días u horas, dividido en fases o sprints, la línea base requiere una planificación completa. Esta planificación abarca una fecha de inicio, una fecha de finalización y la duración entre ellas. Fijar la línea desde el primer día es un requisito para utilizarla de forma eficaz y eliminar la incertidumbre Costos: El costo del proyecto representa la cantidad monetaria o de tiempo acordado por los equipos para asignar al proyecto. Incluye un presupuesto que abarca todos los gastos en los que el equipo pueda incurrir durante la ejecución del alcance del proyecto. Ahora que ya sabes para qué sirven las líneas base y cómo pueden ayudarte en tus proyectos, descubre cómo puedes activar las líneas base de tiempo en Smartsheet. Aquí tienes los pasos a seguir para activarlas: 1. Para activar las líneas base en Smartsheet, es necesario que en tu hoja puedas habilitar la vista de Gantt. Esto se logra al tener al menos dos columnas de fecha y otra columna para dar seguimiento al % de completado del proyecto. Estas son las columnas necesarias para transformar una cuadrícula en una hoja de plan de proyecto. 2. Una vez que esta vista esté habilitada, accede a la configuración del proyecto mediante el botón de engranaje que se observa en la siguiente pantalla: 3. En este espacio, podrás configurar o verificar las columnas de Inicio, Fin y la columna que te ayudará con el % de completado. Asimismo, dentro de esta misma pantalla, debes asegurarte de que las dependencias estén habilitadas, ya que de esta manera Smartsheet añadirá automáticamente las columnas de Predecesoras y Duración. 4. Una vez terminada la configuración del proyecto, regresa tu hoja a la vista de cuadrícula y añade todas las etapas y actividades del proyecto, junto con las dependencias de tus tareas, en la columna de Predecesoras. 5. Después, es necesario introducir la duración de cada tarea en la columna de Duración, ingresándola como un número, Smartsheet la interpretará automáticamente como días y añadirá una "d" al lado. Debes saber que también puedes manejarla en horas o semanas. Es importante destacar que asignar correctamente las predecesoras es clave para calcular de manera precisa las fechas de inicio y fin de cada tarea. 6. Agrega la primera fecha de las tareas y, si todas las predecesoras están correctamente establecidas, Smartsheet calculará automáticamente todas las fechas planeadas de las tareas y fases del proyecto. 7. Luego de llevar a cabo la planeación del proyecto y la programación de fechas estimadas, se debe guardar de estas como Líneas de base del proyecto. Para ello, abre la vista de Gantt y haz clic en el botón "Líneas de base" ubicado en la parte superior derecha. De esta manera, podrás realizar un seguimiento preciso de tus planificaciones y visualizar estas líneas base en tu gráfico de Gantt, tal como se muestra en la siguiente imagen: *IMPORTANTE: Recuerda, las fechas que podrás actualizar durante la ejecución del proyecto serán aquellas que configuraste como las de Inicio y Fin. No podrás editar las líneas base, ya que estas permanecerán estáticas a menos que decidas establecerlas nuevamente. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo crear tus soluciones en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Diciembre llega como el mensajero del cierre del año, con todas las festividades y reuniones que trae consigo. En estos tiempos, es común gastar en cenas, regalos y eventos para celebrar con compañeros, amigos y familiares. Sin embargo, como buenos administradores en SYSTEC Consulting, somos conscientes de las posibles consecuencias que el derroche sin control puede acarrear al principio del próximo año. Por ello, vamos a compartir contigo un par de ejemplos prácticos sobre cómo puedes aprovechar Smartsheet para estimar costos en diferentes circunstancias. Ya sea para planificar tu cena navideña con tus personas importantes o para gestionar los consumos de tus actividades y proyectos laborales. Aunque la metodología más básica y común para estimar costos es la paramétrica, no se puede subestimar su gran utilidad. Es muy sencilla de implementar y comprender para todo tipo de personas, y en muchos casos, resulta más que suficiente para mantener un control financiero adecuado. En esta metodología, que consiste en listar los diferentes requisitos junto con sus costos unitarios para calcular la relación de costos totales, resultan muy útiles las operaciones básicas de multiplicación, suma y resta. Sin embargo, en Smartsheet, puedes utilizar las funciones IF, SUM e incluso INDEX para agregar más columnas, permitiéndote ingresar diversas opciones de precio. Además, puedes añadir otra columna para seleccionar una de estas opciones y así realizar el cálculo de costo de manera automática. De esta manera, tendrás más herramientas para elegir la opción que mejor se ajuste a tu presupuesto. Ahora bien, existen otras circunstancias en las que es necesario estimar costos que fluctúan sin un control total debido a diversos motivos. Por ejemplo, cuando no podemos prever con exactitud el tiempo que un colaborador requerirá para completar una tarea. La metodología tiene como objetivo comparar diversas posibilidades de costos al contrastar los valores típicos con los mejores y peores escenarios posibles mediante un promedio ponderado. Por lo general, se realiza asignando 4 partes del costo común a 1 parte del mejor y peor escenario, permitiendo una evaluación integral de las diferentes situaciones posibles. Dado que las estimaciones se establecen durante la planeación, su precisión dependerá en gran medida de la habilidad y experiencia. No obstante, puedes fortalecer estas habilidades al utilizar valores históricos de situaciones idénticas o similares. Si cuentas con acceso a esta información en otras hojas, puedes implementar referencias cruzadas hacia tu hoja de estimación de costos, facilitando así cálculos automatizados. En este ejemplo en particular, basta con vincular la base de datos históricos con la hoja de estimación de costos y establecer el porcentaje de variación en la columna correspondiente. De esta manera, las fórmulas de la columna obtendrán automáticamente todos los valores necesarios. El porcentaje de variación generalmente se determina considerando factores como la inflación, cambios en los salarios y otros datos históricos. Aunque no lo parezcan, estos ejemplos de estimación de costos son fáciles de implementar, y eso no es lo mejor, con ellos lograrás reducir el tiempo invertido en cálculos manuales y mejorar su calidad y precisión. Al explorar diversas alternativas y funciones, puedes ampliar el nivel de complejidad y personalizar tus hojas según tus necesidades específicas. Dominar las fórmulas en Smartsheet es algo que requiere de investigación, práctica y experiencia; aspectos que en SYSTEC Consulting ejercemos todos los días. Por ello, te invitamos a que nos busques en nuestro sitio web: https://www.systec-consulting.net/ o bien escríbenos a info@systec-consulting.net para obtener asesoramiento y aprovechar al máximo esta herramienta digital.

Estamos llegando a las fiestas más esperadas y amadas del año, diciembre: la época que está llena de magia y locura. Todos corriendo, comprando regalos, buscando envolturas novedosas, decorando las casas, festejando en posadas, etc. La Navidad puede llegar a ser muy estresante, pero sobre todo para quien tiene eventos que organizar. Si este año tú eres el anfitrión de la fiesta navideña de tu familia o la empresa, pero estás muy ocupado y no tienes tiempo para darle seguimiento a todos los pendientes, ¡no te preocupes! Aquí te contamos cómo puedes tenerlo todo bajo control con Smartsheet. La lista de invitados Las cenas anuales, por su parte, son momentos especiales y divertidos que pasamos con las personas más queridas, la familia y amigos. Para hacer que tu cena sea inolvidable y perfecta necesitas saber el número de personas, decidir quién va a preparar la comida, considerar si alguien tiene algunas alergias y más detalles. Para recopilar toda esta información importante de forma rápida y fácil, puedes utilizar un formulario de Smartsheet. ¡Recuerda que puedes personalizar los colores y la imagen del formulario para darle un toque Navideño! El intercambio Incluye opciones de regalo en tu formulario o deja campos de comentarios y asegúrate que nadie quede olvidado. También puedes programar una notificación para que todos conozcan qué pidió la persona que le tocó en el intercambio. Incluye opciones de regalo en tu formulario o deja campos de comentarios y asegúrate que nadie quede olvidado. También puedes programar una notificación para que todos conozcan qué pidió la persona que le tocó en el intercambio. La comida Claramente la comida es de las partes más importantes en una reunión. Elige con detenimiento las entradas, los platos principales y el postre. No olvides las bebidas, los dulces navideños y el champán para los brindis. Prepara una lista de ingredientes en tu hoja de Smartsheet y verifica lo que tienes en casa y lo que tienes que comprar y si te falta algo, ¡agrégalo a tu lista! Las compras Las compras navideñas suelen ser la parte más estresante. Para que no te pierdas en la plaza y olvides algún detalle que seguramente es importante, puedes preparar de antemano tu lista de compras en Smartsheet. ¡Que empiece la fiesta! ¡Llegó el día!, mantente relajado y alegre. Con un tablero de Smartsheet puedes comunicar la información más importante a tus invitados: cómo llegar a tu casa con el widget de Google Maps, los últimos pendientes o los platos acordados con ayuda de un reporte. ¡No te preocupes si algo no sale perfecto! A veces nos agobiamos con los preparativos y se nos olvida lo más importante: estar con nuestros seres queridos y disfrutar los momentos mágicos que pasamos juntos. ¡Todo el equipo de SYSTEC te desea muy felices fiestas y un próspero año nuevo! Para obtener más información visita nuestra página www.systec-consulting.net o envíanos un correo a info@systec-consulting.net para consultar cualquier duda.

Para Smartsheet es importante escuchar a sus usuarios, por ello muchas de las mejoras de la plataforma se basan en los comentarios, solicitudes y retroalimentación recibidos a lo largo del año. Así que, en este 2024 vamos a poder experimentar las siguientes novedades en la plataforma: 1. Mejora en la galería de plantillas Esta actualización mejorará la navegación del menú, agilizará la búsqueda de soluciones y proporcionará sugerencias automáticas de plantillas, ofreciendo una experiencia más eficiente y rápida. 2. Nuevas vistas de Smartsheet Vas a poder visualizar tu información de diferentes formas, ampliando las posibilidades de trabajo. - Línea de tiempo: La vista de línea de tiempo facilitará la planificación y gestión visual del trabajo basado en el tiempo. Resultará útil para el seguimiento de planes de cartera, hojas de ruta, proyectos individuales, campañas publicitarias, eventos y más. - Vista de cuadrícula: Se planea implementar una forma fácil de aplicar filtros a una única columna en la hoja, brindando la capacidad de ordenar columnas según distintos valores y revertir estos cambios en cualquier momento. Además, se modificará la manera en que se gestiona el formato de las columnas. Se tendrá la opción de ocultar o mostrar la barra de herramientas ubicada en la parte superior, permitiéndote maximizar el espacio en pantalla y mantener tus datos siempre visibles. - Vista de tarjetas: En el próximo año, Smartsheet experimentará una renovación completa de su diseño. Además, al editar tareas o descripciones de tarjetas, la vista incluirá un panel de detalles para facilitar ediciones rápidas sin perder el contexto. - Visualización de carga de trabajo: Se actualizarán las vistas de recursos con un nuevo panel más intuitivo y visual. Los planes Business y Enterprise tendrán acceso a un mapa de calor y vista de cronograma de actividades Esta vista estará disponible exclusivamente en las hojas de proyectos, permitiendo identificar quién está trabajando en qué, corregir sobre-asignaciones y tomar decisiones informadas para equilibrar la carga laboral. 3. Expansión de los límites de Smartsheet: En 2024, cada hoja admitirá cinco millones de celdas y cinco millones de enlaces por hoja. Independientemente de la cantidad de fórmulas o enlaces que existan, la hoja se abrirá y responderá a las ediciones con la misma rapidez o incluso mayor que hoy en día. ¿Increíble, no es así? 4. Galería de archivos: Se lanzará una nueva biblioteca de contenido de archivos adjuntos que consolida todos los archivos en un solo lugar; con esta mejora podrás gestionar y tener a la vista todos los contenidos adicionales a los elementos de Smartsheet. Además, podrás acceder a una hoja de metadata con la información de tus archivos desde su tamaño, fecha de carga, versión y estado de aprobación. 5. Actualización en los tableros: Nuevas plantillas de temas y estilos: Ya sea para los colores de la empresa o el tamaño y tipo de letra que se usa para los widgets y tipos de gráficos. Paneles más grandes: Disminuye los espacios en blanco y haz posible que tu panel se vea en cualquier pantalla. Entrega a través de correo electrónico: Envía automáticamente tus paneles y guarda widgets como imágenes para luego incorporarlos como soporte en presentaciones de PowerPoint u otros documentos analíticos. Smartsheet es una plataforma flexible que se mantiene a la vanguardia para brindar la mejor experiencia a sus usuarios. Todas estas actualizaciones permitirán explotar aún más la plataforma, eficientar los procesos y explorar nuevas formas de colaborar. En SYSTEC Consulting, destacamos por nuestra experiencia en el uso efectivo de Smartsheet. Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades que se implementarán el próximo año. Si buscas maximizar tu uso de Smartsheet, mejorar la eficiencia de tus procesos, gestionar tu tiempo de manera efectiva y dominar las nuevas funcionalidades para aumentar tu productividad, consulta nuestros servicios en https://www.systec-consulting.net/servicios o contáctanos directamente en info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En este mundo digital en constante cambio, la innovación se ha vuelto clave para que las organizaciones alcancen el éxito. Quedarse siempre de la misma manera ya no es suficiente; las empresas deben adaptarse y evolucionar constantemente para mantenerse competitivas. En este contexto, es fundamental crear una cultura de la innovación y cambio en el lugar de trabajo. En este artículo, vamos a explorar cómo fomentar esta cultura y por qué es tan importante para impulsar la innovación en las organizaciones. Primero definamos, ¿qué es la cultura de la innovación? Se trata de crear un entorno donde los empleados se sientan inspirados y motivados para proponer nuevas ideas y soluciones. Para lograr esto, las organizaciones deben promover la apertura, la experimentación y la aceptación de riesgos calculados. Aquí te presentamos 4 elementos para fomentar dicha cultura: 1. Liderazgo en la innovación: Los líderes desempeñan un papel fundamental en la creación de una cultura de innovación. Son los encargados de fomentar la creatividad al inspirar a sus equipos y establecer un ejemplo de mentalidad abierta hacia el cambio. Además, es importante que estén dispuestos a escuchar y respaldar las ideas de los empleados. 2. Empoderar a los empleados: La innovación no debe ser responsabilidad exclusiva de solo un pequeño grupo de personas. Todos en la organización tienen el potencial de contribuir con ideas valiosas. Empoderar a los empleados para que participen activamente en el proceso de innovación puede llevar a descubrimientos sorprendentes. Algunas técnicas que puedes utilizar son: Comunicación y retroalimentación: Establece canales de comunicación abierta y fomenta la retroalimentación constante, ya sea por formularios o encuestas, para que los empleados se sientan escuchados y puedan compartir ideas libremente. Reconocimiento y recompensas: Establece sistemas de reconocimiento y recompensas para aquellos empleados que contribuyan con ideas innovadoras y que las implementen con éxito. Equipos multidisciplinarios: Promueve la interacción entre empleados de diferentes departamentos y experiencias, ya que la diversidad de perspectivas puede impulsar la innovación. Espacios creativos y zonas de descanso: Crea entornos de trabajo que fomenten la creatividad, con áreas designadas para la relajación y la reflexión. 3. Fomentar la colaboración: La innovación a menudo surge de la interacción entre diferentes áreas y disciplinas. Fomentar la colaboración entre equipos y departamentos puede generar nuevas perspectivas y soluciones creativas. Las herramientas tecnológicas y espacios de trabajo colaborativo pueden facilitar este proceso. 4. Aprender de los fracasos: En una cultura de innovación, los errores no se ven como fracasos, sino como oportunidades de aprendizaje. Las organizaciones deben permitir que los empleados experimenten y, en caso de fracaso, analizar lo que salió mal y cómo mejorar. En conclusión, podemos asegurar que el fomentar una cultura de creatividad y cambio en el lugar de trabajo es esencial para impulsar la innovación y mantenerse competitivo en el entorno empresarial. La innovación ya no es una opción, es una necesidad para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones. Al entender la importancia de la cultura de innovación, empoderar a los empleados, fomentar la colaboración y aprender de los fracasos, las empresas pueden crear un entorno para la generación de nuevas ideas y la implementación exitosa de soluciones innovadoras. Además, esto no solo beneficia a las organizaciones, sino también a los empleados al proporcionar un ambiente de trabajo emocionante y estimulante en el que pueden crecer y prosperar. En SYSTEC Consulting tenemos las herramientas que necesitas para facilitar la implementación de la cultura de la innovación, por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web https://www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.

Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro. A lo largo de la historia, hemos sido testigos de diversas revoluciones tecnológicas que transformaron la forma de vivir, desde la invención del fuego y la rueda, hasta la era de las computadoras y los smartphones. En la actualidad, nos encontramos en otro periodo de transición impulsado por la inteligencia artificial. En el 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes, organizado por SYSTEC Consulting y Smartsheet, hablamos sobre el futuro de Smartsheet con la inteligencia artificial generativa. No es de sorprenderse, dado que este tema se está convirtiendo en una tendencia, surgiendo en entornos que antes no imaginábamos. Smartsheet, como siempre, no se va a conformar con hacer lo mismo que los demás. Ya planea un futuro de integraciones innovadoras en diferentes ámbitos. Descubre los puntos clave para la futura implementación en este artículo. Primero que nada, es importante reconocer que varios aspectos de este tema han generado controversias en los últimos años, en gran medida debido a plataformas como ChatGPT, que han ampliado el acceso de sus beneficios al público en general. Estos temas abarcan principalmente las implicaciones éticas en lo profesional, la seguridad de los datos privados de las empresas y el desplazamiento de las personas en favor de la tecnología. Abordar estas tres problemáticas clave resulta desafiante debido a la diversidad de puntos de vista. Por ejemplo: - Existen dos perspectivas principales respecto al uso deshonesto o poco ético de la inteligencia artificial: algunos creen que la responsabilidad recae en el individuo, no en la herramienta, mientras que otros argumentan que la disponibilidad de estas herramientas facilita prácticas deshonestas. - En relación con la privacidad de datos, hay quienes temen que las inteligencias artificiales puedan absorber información privada de personas y empresas de manera inadvertida debido a un mal manejo de los algoritmos. Por otro lado, se sostiene que la inteligencia artificial puede fortalecer los sistemas de seguridad, contribuyendo a verificar la autenticidad y legitimidad de los datos. - En cuanto al impacto laboral, surgen dos opiniones predominantes: algunos advierten sobre el riesgo de reemplazar el trabajo humano y pérdida de empleos, mientras que otros creen que el conocimiento y uso adecuado de la IA pueden generar más empleos y diversificar las oportunidades laborales. Sin duda, se podría extender esta lista de puntos de vista contrastantes, pero lo que más llama la atención, es cómo todos estos podrían ser válidos si se cumplieran las condiciones que plantea cada uno. La verdadera problemática que identificamos es que todos están enfocados en escenarios teóricos proyectados hacia un posible futuro en lugar de abordar una realidad concreta y tangible. Nosotros, que preferimos hablar más sobre los hechos, opinamos que independientemente de que sea “buena” o “mala”, la inteligencia artificial está creciendo y se convertirá en el nuevo estándar en los próximos años. Nos corresponde adaptarnos para aprovechar sus beneficios al máximo y prepararnos para esta transición, buscando generar un impacto positivo en nuestras vidas y en la sociedad. Al parecer, Smartsheet comparte una visión similar al ser consciente de los riesgos y las consecuencias asociadas al uso de inteligencia artificial en el entorno empresarial, donde la seguridad de los datos y la integridad de muchísimos trabajos están en juego. Por este motivo, han establecido cinco principios fundamentales que guiarán esta significativa transformación: Mantener los valores: Atribuir la creación de contenido a las personas sin limitar su independencia de la IA, ni restringir a dejar de pensar o idear nuevos conceptos. Conservar la confianza de los clientes: Reforzar la seguridad de los datos, proporcionar transparencia en el uso de la IA y garantizar la privacidad de los usuarios. Empoderar a las personas: Liberar el potencial creativo al reducir la carga de trabajo repetitivo y tedioso, permitiendo a los usuarios alcanzar mayores logros. Ofrecer valor a los clientes: Asegurar que la inteligencia artificial sea una herramienta genuinamente útil para los usuarios, en lugar de una implementación por moda. Ser únicos: En un entorno donde esta tecnología se vuelve común, Smartsheet resalta a través de detalles auténticos y valiosos, marcando la diferencia frente a otras plataformas similares. Con esto, Smartsheet garantiza un impacto positivo de la nueva tecnología tanto para individuos como para empresas. Así, podemos utilizarla con confianza en nuestras hojas de datos sensibles, sin temor a filtraciones o pérdida de información. Aunque ya hay sugerencias de elementos recientes y descripciones de texto creadas por inteligencia artificial, la próxima gran implementación de Smartsheet será un asistente virtual que nos acompañará para ayudarnos con diversas tareas. Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro.

Antecedentes: Empecemos por conocer a nuestro cliente, una cadena de marcas de comida rápida que ha sido usuario de Smartsheet durante años. Además de la licencia de la plataforma, cuentan con la aplicación DataMesh que facilita la transferencia de información entre hojas de Smartsheet sin requerir fórmulas o referencias. Smartsheet es una herramienta clave que utilizan en múltiples áreas de la empresa. Juntos, hemos creado soluciones específicas que han mejorado significativamente su trabajo y les han permitido abordar distintos retos. Hoy compartiremos nuestra experiencia trabajando en una de estas soluciones, centrada en el seguimiento de accidentes e incidentes, así como en las medidas correctivas que surgen a raíz de estos eventos. Retos importantes a los que se enfrentaban: - Los accidentes e incidentes se tenían que reportar al corporativo inmediatamente, de manera estandarizada y sencilla, desde cualquier ubicación de las diversas cadenas de restaurantes. - Era importante llevar un registro y revisar a detalle todas las circunstancias, incluyendo factores como las horas trabajadas, el estado de las instalaciones y los últimos mantenimientos, para identificar posibles causas de los incidentes y facilitar la implementación de campañas de prevención. - La plataforma tenía que realizar la asignación automática de diferentes horarios, estados, número de registros, clasificación de los sucesos y otros datos relevantes para el proceso. - En el proceso, era indispensable alertar a las personas correctas sobre los incidentes, teniendo en cuenta que estas responsabilidades variaban en función de la marca donde ocurrían los sucesos. - Se necesitaba comunicación constante entre el gerente, el accidentado y el encargado del seguimiento, así como una efectiva comunicación entre áreas para garantizar la correcta ejecución de investigaciones y medidas correctivas. - El cliente buscaba medir la duración de los procesos y tener visibilidad de métricas clave como los días sin incidentes en cada marca o restaurante, la gravedad de los incidentes, la duración de la atención y la implementación de medidas correctivas, entre otros KPIs fundamentales. Soluciones que brindó Smartsheet Para abordar estos desafíos, se diseñó una solución integral que constaba de dos hojas principales dentro de la plataforma: La primera hoja está destinada al registro detallado de los incidentes, lo que permite documentar con precisión cada suceso, incluyendo factores como la ubicación, fecha, hora, personas involucradas y otros detalles relevantes. La segunda hoja está diseñada específicamente para el seguimiento y la gestión de las medidas correctivas. En esta hoja, se registran las acciones tomadas para abordar cada incidente, se asignan responsabilidades, se establecen plazos y se realiza un seguimiento continuo del progreso También se implementó un formulario accesible para todo el personal de la empresa, permitiendo a cualquier empleado completarlo para reportar cualquier incidente. Esta solución resolvió eficazmente el desafío de la comunicación entre restaurantes y la sede central, al garantizar notificaciones inmediatas, permitiendo una gestión ágil y respuestas rápidas. Con flujos de automatización, se logró la asignación automática de personal dependiendo la marca en donde se presentaba el accidente, además de la implementación de flujos colaborativos de alertas, solicitudes de actualización y aprobación. Esto aseguró que, ante la aparición de un nuevo caso, todos los responsables tengan acceso inmediato a la información necesaria. Los flujos operacionales también sirven para automatizar cambios en el estado y otros datos esenciales de acuerdo a la etapa del proceso de investigación. Esto permitió ahorrar tiempo al equipo para que se enfoquen en lo que realmente es importante: atender el accidente de la mejor manera. Mediante el uso de fórmulas logramos que la hoja fuera lo más automática posible. Por ejemplo, se puede rastrear automáticamente la duración de la jornada de un colaborador y determinar si el accidente ocurrió durante el día, la tarde o la noche. De igual forma, se implementó un sistema de generación de códigos únicos para cada investigación, lo que facilita la comunicación efectiva y permite un seguimiento óptimo de cada caso. Integramos la posibilidad de adjuntar archivos para cargar evidencias esenciales en el proceso de investigación. Con la aplicación móvil de Smartsheet, los empleados pueden tomar fotos al instante para documentar el estado de las instalaciones en el momento del accidente Creamos un tablero que centraliza la información en tiempo real de los nuevos reportes de accidentes generados mediante formularios, con un calendario de días sin accidentes por marca, que se reinicia automáticamente en caso de un nuevo incidente. Además, en el tablero, logramos una visualización clara de los indicadores necesarios, como la duración de las investigaciones, desde la presentación del reporte hasta la implementación de medidas preventivas En conclusión, con ayuda de Smartsheet y SYSTEC Consulting, el cliente logró obtener una solución unificada, funcional e integral para registrar de la manera correcta y estandarizada todos los accidentes, dar un óptimo seguimiento a la investigación de los mismos y mantener bajo control la aplicación de las medidas correctivas o preventivas. Si tú al igual, buscas asegurar las condiciones correctas de tus instalaciones, programar el mantenimiento de manera oportuna, reducir el tiempo de atención a los accidentes e incidentes, y evitar consecuencias negativas para tu negocio. Te invitamos a consultar nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada y ayudarte en lo que necesitas.

La productividad y la eficiencia no solo dependen de nuestro equipo de trabajo, sino también del entorno en el que operamos. Contar con los recursos necesarios para desempeñar tareas y procesos de manera efectiva, es un aspecto clave en cada organización. Por eso, Smartsheet es lo que necesitas para elevar y potencializar tu productividad. La plataforma te brinda la capacidad de trabajar de forma más eficiente y organizada al establecer prioridades, plazos y asignar tareas, mientras se monitorea el progreso. Además, se evita la duplicación de esfuerzos y fomenta una comunicación fluida entre los miembros del equipo. Descubre aquí 3 formas en las que puedes medir la eficiencia y productividad: 1. Vista de Gantt Esta vista es una de las herramientas disponibles en la plataforma que facilita un seguimiento actualizado y detallado de tus proyectos. Al aprovechar esta vista, Smartsheet automatiza el uso de líneas de base, seguimiento de variaciones, identificación de rutas críticas y cálculos de % completado. En un solo clic, podrás evaluar la productividad y eficiencia del trabajo realizado. 2. Fórmulas y funciones En Smartsheet, tienes acceso a una variedad de funciones que te permitirán incrementar la productividad en tu trabajo y así tener un impacto positivo en la organización. Conoce 3 funciones que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más eficaz y eficiente: - IF: Esta función permite evaluar un criterio y proporcionar un resultado definido en caso de que se cumpla, y otro resultado si no se cumple. Si dicha evaluación es verdadera, podemos ejecutar una acción específica, mientras que si es falsa, podemos llevar a cabo una acción diferente. - COUNTIF y SUMIF: Estas funciones te brindan la capacidad de contar y sumar en función de criterios específicos. Esto significa que puedes realizar sumas solo para presupuestos de proyectos atrasados o cantidades de actividades de un tipo particular, entre muchas otras acciones. - INDEX MATCH: El conjunto de estas fórmulas permiten buscar y devolver el valor de una celda en una tabla, lo que resulta muy útil para transferir información de una hoja a otra. *Es importante destacar que puedes vincular otras hojas de Smartsheet a través de fórmulas en tu hoja de cuadrícula. De esta manera, todas tus hojas están conectadas entre sí y se actualizan automáticamente. 3. Tableros Los tableros o dashboards son herramientas extremadamente versátiles que te permiten visualizar y compartir aspectos importantes de tu trabajo a un nivel ejecutivo. Con tan solo una URL, tienes acceso a información precisa y actualizada. En estos tableros, podrás observar indicadores clave, como el estado de las tareas, su progreso y gráficos que muestran los logros y desafíos de tu equipo. En resumen, la productividad y la eficiencia son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Smartsheet se destaca como una herramienta clave para alcanzar estos objetivos. Con esta plataforma, tienes la oportunidad de desbloquear todo tu potencial, lo que se traduce en un aumento significativo de tu productividad y beneficios a largo plazo. Recuerda, la capacidad de gestionar proyectos, colaborar en tiempo real y automatizar tareas te ofrece ventajas para lograr un crecimiento continuo y un impacto positivo en tu organización. En SYSTEC Consulting somos expertos en el uso de la plataforma, si te interesa eficientar procesos, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, consulta nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.