En un mundo empresarial en constante cambio, es crucial adaptarse a las nuevas tendencias para no desaparecer. En la actualidad, vivimos en una era globalizada donde la innovación es clave para sobrevivir. Por esta razón, los líderes empresariales se enfrentan al desafío de adaptarse e innovar constantemente en sus organizaciones. Con el internet y los diferentes métodos disponibles actuales, la toma de decisiones de manera inmediata es prioritaria para seguir avanzando. Por ello, en este artículo se presentarán una serie de pasos para ayudarte a tomar decisiones de manera concreta y correcta. 1. Los datos son tus amigos La modernidad trajo consigo muchas mejoras, no solo en la vida humana, sino también en el mundo de los negocios. En la última década, el avance de las ciencias computacionales ha traído consigo conceptos como la Ciencia de Datos, una rama estadística que se enfoca en encontrar, organizar y analizar grandes volúmenes de información con el objetivo de comprender mejor las operaciones, el mercado y los procesos internos. Es fundamental aprovechar los datos obtenidos mediante estas técnicas, ya que proporcionan información precisa y veraz que permite entender la situación actual de la organización. Como líder, es importante comprender la historia que nos cuentan los datos. La capacidad de interpretar gráficas y resultados de análisis se vuelve crucial para tomar decisiones acertadas en beneficio de la empresa. Si te cuesta entender los análisis de datos, no te preocupes, aquí tienes el siguiente punto para ayudarte. 2. Si no sabes algo, pregunta… Es normal no poder comprender toda la información, al final de cuentas, no somos expertos en todas las áreas. Es por eso que rodearse de un equipo capaz, con amplios conocimientos en diversas áreas, puede hacer de ti un líder más seguro y preciso en la toma de decisiones. Si te encuentras en una situación en la que no tienes conocimientos sobre un tema prioritario que requiere una solución, es siempre recomendable acudir a un experto para aclarar la situación. Es fundamental confiar en tu equipo y comprender que su rol es brindarte asesoramiento y no tomar decisiones por ti. Reconocer la importancia de esta confianza mutua te permitirá obtener el mejor apoyo y resultados en tu liderazgo. De igual manera, es crucial destacar la importancia de observar a los competidores y analizar las decisiones que están tomando. Mantenerse alerta ante las acciones de los demás te proporcionará información valiosa sobre el sector y te permitirá tomar decisiones más informadas. 3. Sigue tu intuición Una vez que hayas revisado la información proporcionada por los datos, consultado sobre temas que no comprendes y observado las acciones de la competencia, toma la decisión que creas pertinente y sigue tu intuición. La toma de decisiones es un factor clave para obtener una ventaja competitiva, y tardar demasiado en tomar la iniciativa podría ser peligroso con un mercado en constante cambio. La intuición de un líder es lo que lleva a la organización a triunfar. Una vez que hayas comprendido la información, la decisión correcta se presentará ante ti. Tomar decisiones es un proceso complejo que requiere experiencia y comprensión de las situaciones que se presentan. Los tres consejos anteriores pueden ayudarte a tener una visión más completa de la situación de tu organización y del ecosistema empresarial para tomar decisiones acertadas y seguir creciendo como empresa. Esperamos que estos pasos te sean útiles para tomar decisiones acertadas y lograr un crecimiento tanto personal como empresarial. Si quieres conocer más sobre nuestras herramientas digitales que favorecen la toma de decisiones, visita nuestro sitio web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos.

Independientemente del propósito para el que utilices la aplicación, los dashboards de Smartsheet son una herramienta increíblemente útil a la hora de compartir y presentar información. Con ellos, los datos relevantes de tu trabajo siempre estarán disponibles y por supuesto, actualizados. Es muy probable que ya estés familiarizado con esta herramienta y que ya estés aprovechando todas sus características. Sin embargo, repasemos algunos detalles clave que te permitirán sacar el máximo provecho. Los tableros son una herramienta de comunicación que otorga visibilidad en tiempo real de aquellos datos críticos de tu proyecto, campaña o cualquier tipo de información que manejes en la plataforma. Estos se componen de widgets sencillos de configurar, que te permitirán incorporar diversos elementos para presentar tus datos o documentación. Al igual que con las hojas e informes, los dashboards se pueden compartir con cualquier persona, incluidos compañeros de equipo, ejecutivos e incluso clientes externos. De esta manera, Smartsheet te garantiza que puedas obtener la información necesaria, en el momento que quieras y compartirla con las personas adecuadas. Además, los tableros también pueden funcionar como una página central que concentra todos los datos relevantes sobre tu programa, proceso o proyecto. A continuación te presentamos las nuevas configuraciones disponibles para los tableros, que amplían aún más su funcionalidad y personalización: 1. Personaliza el color de fondo de tu tablero y widgets Con esta nueva actualización, podrás elevar el nivel de tus presentaciones y mejorar su apariencia. Podrás seleccionar colores que se ajusten perfectamente al estilo de tu organización, lo que permitirá que tus tableros muestren una imagen mucho más profesional, dinámica y creativa. 2. Configura el tamaño y márgenes del widget de imagen Aunque la creación de tableros en Smartsheet siempre ha sido amigable y sumamente versátil, con estas nuevas mejoras podrás personalizar aún más la incorporación de imágenes. De esta manera, Smartsheet continúa eliminando las limitaciones previas al momento de agregar una foto, brindándote mayor libertad y flexibilidad creativa. 3. Nuevas fuentes disponibles La creación de tableros dinámicos e interesantes, tanto en contenido como en diseño, nos permitirá presentar la información de manera más profesional. La integración de nuevas tipografías facilitará en gran medida este proceso, permitiéndonos crear presentaciones más atractivas y efectivas. En conclusión, los tableros de Smartsheet son una herramienta extremadamente práctica para reunir y presentar tu información clave a terceras personas, tanto dentro como fuera de tu organización. Además, estos tableros suelen reflejar el trabajo realizado y la imagen de la empresa hacia el público externo. Con estas pequeñas, pero poderosas actualizaciones podrás ir al siguiente nivel y crear tableros mucho más interesantes y sobresalientes. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo generar tu tablero en Smartsheet, o quieres llevar tu actual dashboard al siguiente nivel o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Una de las funciones más importantes (y desafiantes) de Smartsheet, es su capacidad para buscar información en diferentes hojas y centralizarla en una sola, lo que nos permite conectar múltiples elementos independientes. Esta funcionalidad nos brinda la posibilidad de diseñar sistemas de gestión de información complejos de manera sencilla y eficiente. Cuando necesitamos extraer datos específicos de una hoja de Smartsheet, es común utilizar la fórmula VLOOKUP. Esta fórmula es fácil de entender, ya que solo requiere tres campos obligatorios: el valor que se desea buscar, el rango de celdas que se evaluarán y la columna de la que se desea extraer la información. Además, cuenta con un cuarto campo opcional que permite decidir si se desea una coincidencia exacta o aproximada de la búsqueda. Veamos este caso: Imaginemos que tenemos una base de datos de los medicamentos disponibles en el almacén de una farmacia pequeña. Digamos que el encargado quiere consultar la disponibilidad y el precio de cierto medicamento en su hoja de pedidos; con el uso de VLOOKUP podrá simplemente ingresar el nombre del medicamento para obtener los datos requeridos. Es importante destacar que es recomendable mantener el tipo de coincidencia en "verdadero" (true), ya que de esta manera se realizará una búsqueda inteligente que reconocerá el nombre del medicamento, incluso si no se ha escrito de forma exacta. En caso de establecer la opción en "falso" (false), el valor ingresado deberá ser idéntico para evitar posibles errores. Hasta ahora todo muy bien, ¿cierto?, parecería que esto es todo lo que se necesita para tener una perfecta comunicación entre nuestras hojas de Smartsheet; ¿pero qué sucede cuando hacemos modificaciones en nuestra hoja de almacén? Los cambios más pequeños, pueden resultar desastrosos al momento de aplicar VLOOKUP y solucionarlos puede no ser tan sencillo conforme el número de búsquedas se incrementa. Por ejemplo, en este caso, al supervisor del almacén, le es más útil dejar la clasificación del medicamento hasta el final de la hoja: Veamos el efecto que tiene este insignificante cambio en nuestras celdas que utilizan VLOOKUP. Todas esas celdas arrojan ahora un error. Esto se debe a la manera en que VLOOKUP analiza los datos, la función necesita que el orden sea siempre igual, lo que le resta mucha flexibilidad y fomenta los errores. Tenemos a nuestra disposición una maravillosa alternativa para evitar este tipo de problemas: la combinación de las funciones INDEX y MATCH. Este dúo dinámico nos permitirá superar las limitaciones de VLOOKUP y, al mismo tiempo, agilizar nuestro trabajo, incluso al analizar grandes cantidades de información. Aunque VLOOKUP es relativamente más sencillo de usar, una vez que domines la combinación INDEX-MATCH, se convertirá en tu opción preferida. La magia de INDEX/MATCH radica en que la búsqueda y extracción de valores se realizan por separado en dos funciones distintas, a diferencia de VLOOKUP que combina ambas en una sola fórmula. Con MATCH tenemos el control para especificar la columna en la que deseamos buscar un valor, mientras que INDEX nos permite extraer el valor de la fila encontrada por la función MATCH. Esta flexibilidad y separación de funciones es lo que hace que INDEX/MATCH sea una combinación poderosa y versátil. Como las filas y columnas están ligadas a los valores que nos interesan, ya no importará si las cambiamos de lugar, y como nuestra búsqueda únicamente es para determinar el valor de fila que se le indicará a INDEX, el proceso se hace muchísimo más rápido que con VLOOKUP. INDEX/MATCH es, sin duda, una alternativa más eficiente, segura y flexible en comparación con VLOOKUP. Si bien puede requerir un poco más de práctica y comprensión inicial, una vez que te familiarices con su funcionamiento, te darás cuenta de su poder y eficiencia. Te permitirá hacer búsquedas y extracciones de datos precisas, adaptar tus fórmulas a diferentes escenarios y mantener la integridad de tus búsquedas incluso ante cambios en tus hojas de datos. Así que no dudes en explorar y dominar INDEX/MATCH, ¡te abrirá nuevas posibilidades en el manejo de tus datos! Pierde el miedo a las fórmulas y aprende a usar este dúo dinámico para que mejores tus sistemas de datos al máximo. Si deseas explorar más a fondo las diversas funciones de Smartsheet o necesitas ayuda para dominarlas, no dudes en contactarnos a través de nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos.

Smartsheet es una plataforma en la nube para la administración, seguimiento y control de actividades, procesos y proyectos. Smartsheet dispone de varias PREMIUM APPS, aplicaciones enfocadas en cumplir objetivos específicos, complementando la funcionalidad de esta herramienta. A continuación te presentamos las funcionalidades y características de cada una de ellas: CALENDAR Este calendario es personalizable y flexible, se puede sincronizar con distintas hojas, permitiendo visualización rápida y sencilla de las distintas fechas y eventos importantes. Filtración de la información mostrada de acuerdo a los criterios seleccionados. Calendario configurable. Distintas opciones de vistas para el calendario. Uso de etiquetas de colores para la fácil identificación de los eventos. CONTROL CENTER Esta aplicación estandariza y automatiza los procesos de inicio y cierre de un proyecto, además, permite realizar cambios globales al portafolio de éstos. Creación de proyectos y todos sus componentes de forma ordenada. Cambios globales al portafolio de proyectos. Métricas, reportes y tableros automáticos a nivel de portafolio. Archivo de proyectos terminados. DATA MESH Con esta aplicación puedes copiar o rellenar celdas automáticamente, además de realizar el mapeo de la información en distintas hojas y reportes, eliminando errores tipográficos o información duplicada. Eliminación de errores tipográficos o información repetida. Definición de diferentes parámetros para el duplicado automático de información. Automatización del llenado de celdas de acuerdo a los criterios seleccionados. DATA UPLOADER Esta aplicación te permite, ya sea manualmente o con una frecuencia establecida, combinar y reemplazar datos en Smartsheet con la información de otros sistemas a través de archivos de Google Sheets o Excel. Actualizaciones de las filas existentes o la creación de nuevas filas con los datos del archivo de entrada (.csv, Excel o Google Sheets). Reemplazo automático de la información con los datos contenidos en el archivo más reciente. Programación de flujos de trabajo que se ejecuten con la frecuencia seleccionada. DYNAMIC VIEW Esta aplicación brinda la opción a todos los involucrados en un proceso, de visualizar parcial o totalmente la información y/o modificar, bajo ciertas reglas, los datos de una hoja sin tener acceso a la información fuente con el fin de mantener la confidencialidad sin obstruir o ralentizar los procesos de trabajo. Visualización de la información sin compartir la hoja fuente. Formularios para capturar datos. Distintas configuraciones de vista. Reglas o parámetros establecidos para la de edición y visualización de los datos. PIVOT APP Esta herramienta te permite analizar y resumir grandes cantidades de datos a través de la creación de tablas dinámicas, que brindan una fácil visualización de la información requerida y de los parámetros claves. Creación y uso de tablas dinámicas. Fácil modificación de los parámetros de contenido en las tablas dinámicas Información resumida en menús desplegables. Rápida visualización de los datos requeridos. Las Premium Apps, al ser herramientas con distintas características, otorgan la posibilidad de escoger aquella cuyo uso brinde el mayor beneficio al simplificar, complementar o mejorar su uso de Smartsheet. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet-lp o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda. #Smartsheet #Aplicación #calendario

¿Sabes cuáles son los procesos que quitan más tiempo a tus colaboradores y qué les gustaría se automaticen? Entérate del tiempo que puedes ahorrar mecanizando ciertos aspectos repetitivos en el trabajo y gana mayor productividad. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envía un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda. #Smartsheet #procesos #prodcutivdad #Systec #Automatizar #colaborar #trabajor

El éxito de tu negocio depende de tu capacidad para ofrecer a tus clientes velocidad, consistencia y un alto nivel de calidad. La capacidad de implementar procesos estándar para guiar cada etapa de la relación con el cliente puede mejorar tu capacidad para servir mejor a cada uno. Para ayudarte a satisfacer las necesidades de tus clientes en cada etapa, Smartsheet ha diseñado estas cinco plantillas. 1. Conjunto de plantillas de incorporación al cliente. Para aumentar la eficiencia y reducir los riesgos, es importante poder recopilar y gestionar todos los datos relevantes del cliente y la información relacionada con el proyecto de una manera organizada y estandarizada. Esta plantilla incluye un centro de incorporación de clientes para obtener información de estado rápida y fácil acceso a los recursos relacionados, detallar y rastrear tareas y cronogramas. 2. Conjunto de plantillas de implementación del cliente. Estas plantillas incluyen un panel de control del equipo, así como hojas e informes que mejoran la facilidad y la visibilidad de la gestión de proyectos complejos de clientes. 3. Conjunto de plantillas de gestión de contratos. Para minimizar los riesgos y obtener el valor total de tus contratos, es importante mantener una estrecha vigilancia sobre tus acuerdos. Para garantizar la salud de tu organización, también es importante tener una visibilidad global de tu cartera de contratos. Este conjunto de plantillas de administración de contratos te brinda las herramientas para hacer ambas cosas. 4. Conjunto de plantillas de gestión de solicitudes Para mantener contentos a los clientes es importante poder responder a las solicitudes y preocupaciones de manera oportuna. Este conjunto de plantillas de gestión de solicitudes proporciona una forma visual y organizada para reducir el riesgo de clientes descontentos. 5. Plantilla de formulario de comentarios del cliente. ¿Cómo haces que los clientes vuelvan a tu negocio?, cuando buscas retroalimentación acerca de su experiencia. Esta plantilla garantiza que esto no se pierda. Incluso puedes configurar alertas automáticas que te permiten saber cuándo se ha recopilado nuevas respuestas para que puedas responder rápidamente a tus clientes. Tu negocio no puede tener éxito sin clientes felices y leales, estas plantillas pueden simplificar tus procesos y reducir el desafío de crear clientes satisfechos. Para obtener más información visita nuestra página: https://www.systec.com.mx/smartsheet-lp o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Una de las actividades diarias en una oficina es confirmar si la información que recibimos o mandamos es confiable. Otra de las tareas diarias es crear presentaciones para mostrar datos, propuestas, reportes, etc. Estas funciones quitan tiempo a los colaboradores disminuyendo el tiempo de productividad, revisa estas soluciones para ahorrar tiempo y brindar mayor visibilidad a todo el equipo. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envía un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda. #Smartsheet #información #ahorro #Tiempo #silos #productividad #soluciones #equipo #tareas #actividades

La llegada de un año nuevo es el momento perfecto para plantear objetivos y fijar nuevos retos, tanto personales como profesionales. No obstante, mantenerse enfocados en cumplir los objetivos establecidos no es una tarea fácil; hoy hablaremos sobre una de las metodologías más ventajosas: OKR, que puede ayudar a tu empresa a fijar los objetivos y estrategias de su cumplimiento, medir la efectividad y centralizar el enfoque de los empleados. ¡Lo mejor es que la puedes implementar utilizando Smartsheet! ¿Qué es la metodología OKR? OKR (por sus siglas en inglés: Objectives and Key Results o Objetivos y Resultados Clave), es una metodología que se aplica para alinear a todo el equipo a nivel organizacional y concentrar el esfuerzo en lograr las metas en común. Actualmente la metodología OKR la utilizan empresas punteras como Google, Intel, Amazon, LinkedIn, Dropbox, Netflix, entre otras. ¿Cuáles son los beneficios de OKR? Sus beneficios son diversos; las empresas que incorporaron este método de fijación de objetivos destacan que les ayudó a: Crear un sentimiento de compromiso y fomentar el trabajo en equipo. Informar a todos los miembros de qué es importante para que todos los objetivos estén de acuerdo con la misión y visión de la empresa. Incrementar la motivación y el sentido de responsabilidad de los empleados. Establecer indicadores más precisos y efectivos que midan el progreso. Enfocar el esfuerzo y asegurar la alineación del equipo. ¿Cómo aplicar la metodología OKR? Define metas claras y específicas. Crea una hoja de Smartsheet donde los empleados y la gerencia podrán definir los objetivos generales que desean alcanzar; lo recomendable es definir entre tres y cinco objetivos que sean ambiciosos, cualitativos y aspiracionales. Ejemplo: utilizar Smartsheet en todas las áreas de la empresa. Dale forma a tus objetivos. El siguiente paso es entender cuáles son los resultados que permitirán alcanzar estas metas, estos tienen que hacer que el objetivo sea medible, alcanzable y limitado en el tiempo y, por supuesto, que ayuden a conseguirlo. Ejemplos: capacitar en Smartsheet al menos a dos personas de cada área; aumentar el plan de licencias de 5 a 15; definir los procesos de cada área para implementar Smartsheet. Crea un ambiente transparente y colaborativo. Considerando que todos deben compartir los mismos objetivos y aspiraciones, no hay forma mejor de hacerlo que informar a todos de los resultados; crea un tablero en Smartsheet para que cualquier persona de tu empresa tenga acceso a esta información. Revisa el progreso alcanzado. La mayoría de la empresas establecen sus objetivos de forma trimestral y anual, por tanto, al finalizar cada trimestre se ha de llevar a cabo una revisión de los objetivos establecidos y valoración de los obtenidos. La mejor forma de hacerlo es generando y automatizando la entrega de los reportes en Smartsheet. Con el método OKR, no sólo vas a poder impulsar los objetivos comunes, sino que también vas a medir el progreso a partir de los resultados obtenidos y, con base en esto, poder redefinir las estrategias más óptimas que garanticen el éxito de tu empresa. ¡Aprovecha que lo puedes hacer en Smartsheet y logra un mayor éxito este año! Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

En la actualidad, muchos trabajadores pasan una cantidad importante de su tiempo realizando las mismas tareas manuales y repetitivas que no contribuyen directamente al éxito de la empresa; por ejemplo: copiando y pegando información entre documentos y hojas de cálculo, enviando correos electrónicos solicitando la aprobación de presupuestos o actualizando informes de estado semanales. Estas tareas son cruciales para que el negocio funcione sin problemas, pero, es posible que no generen un valor comercial proporcional a la cantidad de tiempo, energía y atención que consumen. Cuando el trabajo se vuelve repetitivo o monótono, es probable que el que lo realiza se sienta poco motivado para hacer su mejor esfuerzo, y mucho menos inspirado para perseguir nuevas ideas innovadoras que pueden hacer que la empresa funcione de manera eficaz. La mejor forma de combatir los efectos del trabajo manual y repetitivo es eliminarlo tanto como sea posible. A través de la automatización y los flujos de trabajo automatizados, los equipos pueden ser más eficientes y efectivos. La automatización aporta grandes beneficios inigualables, sobre todo por su capacidad de realizar una misma operación de forma continua y automática, reduciendo márgenes de error y trabajando siempre de manera óptima y sistematizada. En pocas palabras, se hace más en menos tiempo. En este artículo te mencionamos 10 beneficios de la automatización. Reducción de costos El cambio de procesos manuales a automatizados permite reducir la cantidad y la gravedad de errores en la ejecución del trabajo. De esa manera, se minimiza considerablemente el tiempo y dinero destinado a solucionar problemas. Adicionalmente los recursos se manejan de manera óptima. Mayor productividad La automatización de los procesos ayuda a manejar múltiples procesos simultáneamente y evitar frustraciones en el trabajo generados por búsquedas de la información requerida, falta de comunicación o datos no actualizados. Estandarización de procesos Un proceso automatizado ejecuta una serie de pasos que suceden sistemáticamente hasta que se alcanza un resultado estándar. Es por eso que la automatización es un atajo inteligente para la estandarización, coherencia y consistencia en los procesos. Transparencia en los procesos La automatización también facilita la visibilidad clara de movimientos, avances y estado de la información. Además, ayuda a alinear a los equipos para que sepan quién necesita trabajar en qué tareas a través de notificaciones, recordatorios y actualizaciones de estado. Aumento de eficiencia Un proceso es eficiente cuando se logra el mejor resultado con un esfuerzo mínimo. Efectivamente, la automatización genera eficiencias al reducir el trabajo manual y requerir un esfuerzo menor de parte de las personas involucradas. Mejora en toma de decisiones Para la toma de decisiones estratégicas correctas es indispensable contar con información actualizada y accesible en cualquier momento. Con los KPIs y datos clave en tiempo real, los ejecutivos pueden estar tranquilos y tomar decisiones adecuadas y precisas más rápido. Prevención de riesgos Los errores manuales y los retrasos ocurren. Sin embargo, es importante tratar de disminuir el riesgo de errores para que el proceso sea más fluido y sin operaciones redundantes. Dicho esto, la probabilidad de errores disminuye drásticamente cuando se automatizan procesos. Confiabilidad en el proceso establecido Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no sean olvidados ni se ejecuten fuera de secuencia, que los datos que se ingresen sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento especial que sea necesario. Mejor calidad de gestión de la empresa Gracias a la automatización, se puede realizar un mejor control de todos los procesos críticos, resultados obtenidos y del rendimiento de equipos. La información relevante en tiempo real permitirá a los líderes pronosticar mejor las necesidades de la empresa e identificar áreas de oportunidad. Adaptación rápida a cambios requeridos La automatización no necesita habilidades técnicas avanzadas, ni siquiera la ayuda del departamento de TI. Adicionalmente los beneficios pueden superar rápidamente cualquier inversión de tiempo y esfuerzo necesarios para comenzar. ¿Qué tareas repetitivas se deberían automatizar? Un factor importante es saber a qué procesos se debe implementar la automatización. Aquí te decimos algunos casos de uso. Recopilación de datos para eliminar el error humano y la entrada manual de datos mediante la recopilación automática de la información. Aprobaciones, solicitando de forma automática aprobaciones, firmas y solicitudes de confirmación sin la necesidad de enviar correos electrónicos y dispersando la información. Actualizaciones, solicitando automáticamente actualizaciones de estado, avances, comentarios y más información con el objetivo de reducir el tiempo invertido. Envío de informes, programando el envío de informes en diferentes formatos a los destinatarios necesarios y con una periodicidad establecida. Envío de alertas o recordatorios, asegurando de esta forma la comunicación adecuada sobre cualquier cambio y actualización, así como evitando tiempos muertos en la ejecución de trabajo. Ahora es el momento de que las organizaciones automaticen los procesos de trabajo y liberen a los trabajadores para que se centren en un trabajo de mayor valor. Te invitamos a analizar las pérdidas de tiempo que enfrenta tu equipo y ver qué soluciones puedes implementar para facilitar y agilizar su trabajo. Tu equipo no solo será más feliz, sino que también tendrá más impacto en la producción y rendimiento de toda la organización. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

La incorporación de las tecnologías digitales y las aplicaciones en la nube han generado cambios sumamente importantes en la forma actual de trabajar. Una de estos cambios es la modalidad remota y la importancia de ésta para eliminar barreras cuando hablamos de trabajo a distancia. Es por eso que en esta edición de nuestro blog nos enfocaremos en hablar de lo nuevo que podemos observar a través de nuestro móvil. La aplicación móvil de Smartsheet, al igual que la plataforma en su versión web, busca agregar funcionalidades que nos ayuden a mejorar la experiencia de trabajo remoto. Con la app, que está disponible para todos los usuarios con licencia, podemos realizar la mayoría de las acciones más algunas adicionales como es el escaneo de códigos de barras o registro de la ubicación. Además, con la aplicación móvil es aún más fácil recibir notificaciones, contestar solicitudes y revisar los datos críticos estés donde estés. Para que sea cómodo trabajar con nuestras hojas de Smartsheet, la aplicación cuenta con diferentes modalidades de visualización. Muchas de ellas son conocidas ya que tratan de emular las vistas observadas desde nuestro ordenador, tales como: la vista de cuadrícula, vista de tarjeta, vista de lista, vista de gantt, vista de calendario y ahora, con la nueva actualización, contamos con la incorporación de la vista móvil. La vista móvil, además de las opciones que ya teníamos anteriormente como buscar en hojas, ordenar, filtrar, etc., agrega ciertas funcionalidades como la selección de columnas a mostrar. De esta forma es posible observar los datos más importantes en cada sección sin necesidad de buscarlos en todas las columnas. También podemos activar o desactivar la opción de vista compacta en la cual cada una de las filas se observa con el valor de la columna principal sin detalles adicionales. Con esta vista logramos una navegación rápida y un acceso directo a los archivos adjuntos, comentarios y pruebas. La diferencia crucial entre las distintas vistas anteriormente utilizadas y la nueva es el ajuste al tamaño del dispositivo móvil utilizado. Esto nos brinda una mayor accesibilidad a los datos y mejora la visualización de la información. Otra de las características que se suman a la navegación dentro de la aplicación móvil de Smartsheet es la visualización de los archivos recientes sincronizados entre la aplicación móvil y la versión web. De esta manera es más fácil regresar a las hojas, informes y paneles visualizados recientemente sin importar el dispositivo que se está utilizando para acceder a la plataforma. Por último es importante recordar que el menú principal de la aplicación también nos ofrece un nuevo diseño donde podremos observar un acceso rápido y una navegación más fluida entre el inicio, las notificaciones, nuestros espacios de trabajo y la nueva herramienta de Smartsheet llamada WorkApps. Recuerda que es posible descargar la aplicación de Smartsheet en dispositivos móviles Android y iOS; solo búscala dentro de la AppStore o Play Store y realiza la descarga. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con la app móvil de Smartsheet? Ingresa a nuestra pagina www.systec.com.mx/smartsheet o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

En los últimos años el proceso de firma de documentos ha pasado de realizarse de manera autógrafa a digital. En México, como en muchos otros países, los contratos celebrados con soluciones electrónicas ya son válidos y ejecutables. Por ello la aceptación de firmas electrónicas ha aumentado en empresas e instituciones de diferentes tamaños debido a grandes ventajas como el poder firmar un documento importante desde cualquier lugar o dispositivo en cuestión de minutos. La firma electrónica garantiza la autenticidad de lo que manifiesta una persona en los documentos al firmarlos, respaldando toda la información que esté dentro del mismo. Adicionalmente tiene validez legal y jurídica como instrumento de identificación y autenticación. Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad empresarial. La oportunidad de mejora radica en poder contar con una herramienta que elimine la necesidad de enviar contratos, solicitudes, aprobaciones o acuerdos en papel y facilite los procesos. Smartsheet busca ser la plataforma central de ejecución de trabajo y por lo tanto es importante que se conecte con otras plataformas para impulsar y agilizar aún más los procesos administrativos. Con la nueva extensión para DocuSign, integrada directamente en el generador de documentos, ahora se cuenta con una herramienta poderosa que permite optimizar la forma en que sus equipos crean y ejecutan documentos críticos para el negocio. DocuSign es una herramienta que está disponible en los planes Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. El único requisito es que al menos un miembro del equipo debe tener una licencia de DocuSign. La integración entre Smartsheet y DocuSign te permite: Crear documentos al combinar plantillas existentes de DocuSign y los datos de tu hoja para crear y enviar documentos personalizados para cada fila. Dar seguimiento al proceso de firma. Programar recordatorios automáticos. Recibir notificaciones para cada paso del proceso. Firmar documentos de manera electrónica. Guardar los documentos de manera segura y automática. Actuar rápidamente en consecuencia de las firmas obtenidas. Todo esto desde Smartsheet con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar en el que te encuentres. ¿Cuales son las principales ventajas de la nueva integración de DocuSign a Smartsheet? Facilidad de uso: desde el celular, tableta o computadora de escritorio, las firmas electrónicas facilitan y aceleran los procesos de negocios. Eficiencia operativa: la productividad de los empleados aumenta debido a un flujo de trabajo de documentos completamente automatizado. Reducción de riesgos: evita errores humanos y asegúrate de que tus firmantes sean quienes dicen ser con métodos avanzados de autenticación digital. Reducción de costos operativos: al pasar del papeleo al entorno digital y reducir el tiempo de tediosas tareas administrativas. Experiencia de usuario mejorada: fomenta relaciones más sólidas con los clientes al proporcionar una experiencia de gestión de documentos simple y fácil de usar. En conclusión, al utilizar la nueva integración de Smartsheet como método de firma electrónica se ahorra tiempo, ya que todo el proceso se puede realizar sin problemas en la nube y donde sea que uno se encuentre. Además se elimina el uso de papel y se reduce la pérdida de tiempo ya que la integración cuenta con recordatorios para realizar dicho proceso. De esta manera DocuSign tiene un impacto significativo y positivo a la gestión y administración de su negocio. Además, por medio de la firma electrónica, los documentos adquieren valor legal y carácter probatorio. La transformación digital presenta muchas oportunidades que las empresas puedan aprovechar. Pronto no será necesario volver a la pluma y al papel para estos procesos administrativos. ¡Compruébalo tu mismo! DocuSign ofrece un periodo de prueba de 30 días gratis a los clientes de Smartsheet para comenzar a ahorrar tiempo de inmediato con la nueva integración. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Nuestra vida profesional y personal está repleta de pendientes y llega un punto en el que nos saturamos con tantas tareas y fechas importantes. Por eso, es crucial tener una buena capacidad de organización y contar con un sistema de productividad personal que te permita organizar y ejecutar tus actividades lo mejor posible. Aunque no lo creas, las nuevas tecnologías también pueden ayudarnos a afrontar la rutina diaria y convertirnos en personas más organizadas. La tecnología bien aplicada nos ayuda, por ejemplo: a incrementar la productividad, a aprender cosas nuevas, a llevar un registro de nuestras metas y avances personales. Para muchas personas el objetivo es maximizar la productividad personal ya sea en el trabajo o en su tiempo libre, haciendo más en menor tiempo. Sin embargo, en ésta nueva era de las tecnologías de la información, existen muchas herramientas de productividad personal, aplicaciones y plataformas que pueden ayudarte en el camino. Smartsheet está enfocado a empresas, pero dado que es una herramienta de productividad que proporciona funciones fáciles de usar en la gestión de tareas, organización y más, te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel. Para los usuarios fanáticos del orden que quieran implementar ésta herramienta de manera personal, para diseñar espacios de trabajo para la planificación de actividades a corto, mediano y largo plazo, Smartsheet les ayuda con distintas tareas, tantas y tan variadas como tu imaginación y la organización de un proyecto lo requiera: Organiza mejor tus tareas y pendientes diarios Lleva un seguimiento de tus proyectos y metas personales de manera sencilla en un solo lugar Logra un mayor control de tu presupuesto y gasto mensual con formularios, fórmulas y tableros de control para llevar registro de tu ingreso de manera rápida y en tiempo real Ten presente las fechas importantes, por ejemplo, tus pagos recurrentes como la renta, tarjetas de crédito, servicios, etc. con los recordatorios automatizados. Planea y organiza compromisos, viajes, cumpleaños y eventos importantes. Además puedes aprovechar las diferentes plantillas existentes para empezar y modificarlas conforme lo vayas necesitando. Prioriza tus tareas más importantes, administrándolas en contexto a través de comentarios y archivos adjuntos a nivel de fila para que puedas visualizar todo de un vistazo y tomar medidas para mantenerte al día. Usa las integraciones de Google y Microsoft para publicar las fechas de tus planes y tareas de Smartsheet en el calendario de Google o Outlook y nunca más olvidarás una fecha de vencimiento o una reunión. Además, puedes superponer el calendario de Google al calendario de Smartsheet para que tengas a la vista todas las juntas y compromisos agendados para una mejor planeación de las actividades. Por último, lleva el control de tus actividades, gastos, fechas importantes y más, todo desde tu celular con la app de Smartsheet. Como ves, tus metas y objetivos personales y laborales pueden ser medibles y gestionadas con la ayuda de Smartsheet. Fue el físico británico William Thomson quien dijo: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora se degrada siempre”. ¡Conoce todas los elementos de ayuda y aprendizaje que tenemos para tí en nuestra página www.systec.com.mx para tener un mejor control de tu día a día. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.