En la actualidad, muchos trabajadores pasan una cantidad importante de su tiempo realizando las mismas tareas manuales y repetitivas que no contribuyen directamente al éxito de la empresa; por ejemplo: copiando y pegando información entre documentos y hojas de cálculo, enviando correos electrónicos solicitando la aprobación de presupuestos o actualizando informes de estado semanales. Estas tareas son cruciales para que el negocio funcione sin problemas, pero, es posible que no generen un valor comercial proporcional a la cantidad de tiempo, energía y atención que consumen.
Cuando el trabajo se vuelve repetitivo o monótono, es probable que el que lo realiza se sienta poco motivado para hacer su mejor esfuerzo, y mucho menos inspirado para perseguir nuevas ideas innovadoras que pueden hacer que la empresa funcione de manera eficaz.
La mejor forma de combatir los efectos del trabajo manual y repetitivo es eliminarlo tanto como sea posible. A través de la automatización y los flujos de trabajo automatizados, los equipos pueden ser más eficientes y efectivos.
La automatización aporta grandes beneficios inigualables, sobre todo por su capacidad de realizar una misma operación de forma continua y automática, reduciendo márgenes de error y trabajando siempre de manera óptima y sistematizada. En pocas palabras, se hace más en menos tiempo.
En este artículo te mencionamos 10 beneficios de la automatización.
Reducción de costos El cambio de procesos manuales a automatizados permite reducir la cantidad y la gravedad de errores en la ejecución del trabajo. De esa manera, se minimiza considerablemente el tiempo y dinero destinado a solucionar problemas. Adicionalmente los recursos se manejan de manera óptima.
Mayor productividad La automatización de los procesos ayuda a manejar múltiples procesos simultáneamente y evitar frustraciones en el trabajo generados por búsquedas de la información requerida, falta de comunicación o datos no actualizados.
Estandarización de procesos Un proceso automatizado ejecuta una serie de pasos que suceden sistemáticamente hasta que se alcanza un resultado estándar. Es por eso que la automatización es un atajo inteligente para la estandarización, coherencia y consistencia en los procesos.
Transparencia en los procesos La automatización también facilita la visibilidad clara de movimientos, avances y estado de la información. Además, ayuda a alinear a los equipos para que sepan quién necesita trabajar en qué tareas a través de notificaciones, recordatorios y actualizaciones de estado.
Aumento de eficiencia Un proceso es eficiente cuando se logra el mejor resultado con un esfuerzo mínimo. Efectivamente, la automatización genera eficiencias al reducir el trabajo manual y requerir un esfuerzo menor de parte de las personas involucradas.
Mejora en toma de decisiones Para la toma de decisiones estratégicas correctas es indispensable contar con información actualizada y accesible en cualquier momento. Con los KPIs y datos clave en tiempo real, los ejecutivos pueden estar tranquilos y tomar decisiones adecuadas y precisas más rápido.
Prevención de riesgos Los errores manuales y los retrasos ocurren. Sin embargo, es importante tratar de disminuir el riesgo de errores para que el proceso sea más fluido y sin operaciones redundantes. Dicho esto, la probabilidad de errores disminuye drásticamente cuando se automatizan procesos.
Confiabilidad en el proceso establecido Los procesos automatizados aseguran que los trabajos no sean olvidados ni se ejecuten fuera de secuencia, que los datos que se ingresen sean correctos, y que se realice cualquier procesamiento especial que sea necesario.
Mejor calidad de gestión de la empresa Gracias a la automatización, se puede realizar un mejor control de todos los procesos críticos, resultados obtenidos y del rendimiento de equipos. La información relevante en tiempo real permitirá a los líderes pronosticar mejor las necesidades de la empresa e identificar áreas de oportunidad.
Adaptación rápida a cambios requeridos La automatización no necesita habilidades técnicas avanzadas, ni siquiera la ayuda del departamento de TI. Adicionalmente los beneficios pueden superar rápidamente cualquier inversión de tiempo y esfuerzo necesarios para comenzar.
¿Qué tareas repetitivas se deberían automatizar?
Un factor importante es saber a qué procesos se debe implementar la automatización. Aquí te decimos algunos casos de uso.
Recopilación de datos para eliminar el error humano y la entrada manual de datos mediante la recopilación automática de la información.
Aprobaciones, solicitando de forma automática aprobaciones, firmas y solicitudes de confirmación sin la necesidad de enviar correos electrónicos y dispersando la información.
Actualizaciones, solicitando automáticamente actualizaciones de estado, avances, comentarios y más información con el objetivo de reducir el tiempo invertido.
Envío de informes, programando el envío de informes en diferentes formatos a los destinatarios necesarios y con una periodicidad establecida.
Envío de alertas o recordatorios, asegurando de esta forma la comunicación adecuada sobre cualquier cambio y actualización, así como evitando tiempos muertos en la ejecución de trabajo.
Ahora es el momento de que las organizaciones automaticen los procesos de trabajo y liberen a los trabajadores para que se centren en un trabajo de mayor valor. Te invitamos a analizar las pérdidas de tiempo que enfrenta tu equipo y ver qué soluciones puedes implementar para facilitar y agilizar su trabajo. Tu equipo no solo será más feliz, sino que también tendrá más impacto en la producción y rendimiento de toda la organización.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.