En los últimos años el proceso de firma de documentos ha pasado de realizarse de manera autógrafa a digital. En México, como en muchos otros países, los contratos celebrados con soluciones electrónicas ya son válidos y ejecutables. Por ello la aceptación de firmas electrónicas ha aumentado en empresas e instituciones de diferentes tamaños debido a grandes ventajas como el poder firmar un documento importante desde cualquier lugar o dispositivo en cuestión de minutos. La firma electrónica garantiza la autenticidad de lo que manifiesta una persona en los documentos al firmarlos, respaldando toda la información que esté dentro del mismo. Adicionalmente tiene validez legal y jurídica como instrumento de identificación y autenticación.
Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad empresarial. La oportunidad de mejora radica en poder contar con una herramienta que elimine la necesidad de enviar contratos, solicitudes, aprobaciones o acuerdos en papel y facilite los procesos.
Smartsheet busca ser la plataforma central de ejecución de trabajo y por lo tanto es importante que se conecte con otras plataformas para impulsar y agilizar aún más los procesos administrativos. Con la nueva extensión para DocuSign, integrada directamente en el generador de documentos, ahora se cuenta con una herramienta poderosa que permite optimizar la forma en que sus equipos crean y ejecutan documentos críticos para el negocio.
DocuSign es una herramienta que está disponible en los planes Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. El único requisito es que al menos un miembro del equipo debe tener una licencia de DocuSign.
La integración entre Smartsheet y DocuSign te permite:
Crear documentos al combinar plantillas existentes de DocuSign y los datos de tu hoja para crear y enviar documentos personalizados para cada fila.
Dar seguimiento al proceso de firma.
Programar recordatorios automáticos.
Recibir notificaciones para cada paso del proceso.
Firmar documentos de manera electrónica.
Guardar los documentos de manera segura y automática.
Actuar rápidamente en consecuencia de las firmas obtenidas.
Todo esto desde Smartsheet con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar en el que te encuentres.
¿Cuales son las principales ventajas de la nueva integración de DocuSign a Smartsheet?
Facilidad de uso: desde el celular, tableta o computadora de escritorio, las firmas electrónicas facilitan y aceleran los procesos de negocios.
Eficiencia operativa: la productividad de los empleados aumenta debido a un flujo de trabajo de documentos completamente automatizado.
Reducción de riesgos: evita errores humanos y asegúrate de que tus firmantes sean quienes dicen ser con métodos avanzados de autenticación digital.
Reducción de costos operativos: al pasar del papeleo al entorno digital y reducir el tiempo de tediosas tareas administrativas.
Experiencia de usuario mejorada: fomenta relaciones más sólidas con los clientes al proporcionar una experiencia de gestión de documentos simple y fácil de usar.
En conclusión, al utilizar la nueva integración de Smartsheet como método de firma electrónica se ahorra tiempo, ya que todo el proceso se puede realizar sin problemas en la nube y donde sea que uno se encuentre. Además se elimina el uso de papel y se reduce la pérdida de tiempo ya que la integración cuenta con recordatorios para realizar dicho proceso. De esta manera DocuSign tiene un impacto significativo y positivo a la gestión y administración de su negocio. Además, por medio de la firma electrónica, los documentos adquieren valor legal y carácter probatorio.
La transformación digital presenta muchas oportunidades que las empresas puedan aprovechar. Pronto no será necesario volver a la pluma y al papel para estos procesos administrativos. ¡Compruébalo tu mismo! DocuSign ofrece un periodo de prueba de 30 días gratis a los clientes de Smartsheet para comenzar a ahorrar tiempo de inmediato con la nueva integración.
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