Siendo una plataforma con fuertes principios de mejora continua, Smartsheet no se detiene ante los retos de los últimos meses, y nos regala varias actualizaciones que seguramente ayudarán a facilitar aún más tu trabajo y acelerar la ejecución de las operaciones. Aquí te contamos sobre las funcionalidades recién liberadas para que no te las pierdas. Hojas más grandes y rápidas Administra tos procesos largos y complejos en menos hojas al tener un mayor límite de filas, columnas y celdas. Los nuevos límites por hoja son: 20,000 filas (anteriormente 5,000 filas). 400 columnas (anteriormente 200 columnas). 500,000 celdas (anteriormente 250,000 celdas). 100,000 celdas con vínculos y referencias cruzadas (anteriormente 25,000 celdas). Smartsheet también mejoró el rendimiento de la carga de las hojas para que no pierdas tiempo esperando y puedas enfocarte enseguida en la información y en tu trabajo: 2 veces mayor velocidad en el tiempo de carga de hojas. 6 veces mayor velocidad en el desplazamiento y navegación por hoja. 2 veces mayor velocidad en la carga de fórmulas con referencias cruzadas. Múltiples imágenes en una prueba ¡Olvídate de la limitante que sólo te permitía agregar una prueba al renglón! Ahora puedes cargar más de una imagen en la misma prueba seleccionando todas las imágenes requeridas simultáneamente o de forma individual. Acelera la revisión de múltiples trabajos, guarda los comentarios puntuales y las conversaciones en una sola ubicación, y recopila las aprobaciones generales o las solicitudes de cambio. Miniatura de imágenes en archivos adjuntos. Cada imagen adjunta a tu hoja, renglón, comentario o prueba ahora tienen una vista previa en miniatura. Revisa rápidamente las miniaturas, encuentra lo que necesitas y haz que el trabajo avance. Autocompletado en el campo de búsqueda. ¿Ya te diste cuenta que al comenzar a escribir en el campo de búsqueda, se auto-escriben hasta cinco resultados que coinciden con la palabra o frase capturadas? Encuentra rápidamente los elementos de Smartsheet requeridos y haz clic en un resultado para ir directamente al elemento encontrado. Respuestas a @ menciones desde el correo. Contesta a las notificaciones de menciones (@) directamente desde tu correo electrónico. Tu respuesta por correo creará una respuesta directamente dentro del hilo de la conversación en la hoja de Smartsheet y notificará a la persona que hizo el comentario inicial como una nueva @mención. Edición de imágenes en la app de Smartsheet. Aprovecha la nueva funcionalidad de la aplicación móvil de Smartsheet para recortar y crear anotaciones, y marcas en las fotografías e imágenes. ¡Una razón más para que descargues y utilices la app móvil! Fórmulas HAS y COUNTM. Estas dos nuevas fórmulas ayudan a los usuarios a interactuar y analizar la información en columnas de tipo lista desplegable de selección múltiple y lista de contacto con varias personas en una celda. Utiliza la función COUNTM para contar rápidamente el número de valores en una celda o rango de celdas (p.ej correo electrónico o una opción en columna de selección múltiple). Mientras con la fórmula HAS, los usuarios podrán determinar si alguna celda de selección múltiple tiene valores específicos seleccionados y emparejar esta nueva fórmula con otras funciones, como SUM, IF, etc. ¿Crees que eso es todo? ¡Aún no! Revisa este artículo y ve las mejoras en la nueva versión de formularios. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

10,000ft es una plataforma complementaria a Smartsheet para gestionar fácil y eficazmente los recursos humanos en proyectos. Por medio de vistas de asignaciones y reportes de disponibilidad de tiempo se puede determinar qué persona o equipo es el ideal para desarrollar una tarea o proyecto en específico. Como primer paso es importante crear y configurar un directorio de recursos. Cada recurso tendrá su perfil, donde podemos ver la información personal y profesional como nombre, rol, disciplina, días laborables y otros campos de carácter personal. Adicionalmente se podrá ver el detalle de su trabajo pendiente y realizado. 1. Datos personales. Aquí es posible agregar datos como: nombre, ubicación, habilidades, idiomas, intereses profesionales, tipo de empleado y opciones de movilidad. Estos datos son muy importantes ya que permiten ofrecer y reconocer al personal indicado para los proyectos de acuerdo con la afinidad y experiencia que tienen. También es posible agregar una imagen para el contacto, proporcionando mayor detalle a la información personal. 2. Días laborables. En esta sección es posible configurar la disponibilidad del recurso, incluido su primer y último día de la semana laboral. También es posible establecer la disponibilidad variable, si es que el recurso se encuentra trabajando medio o tiempo completo. Esta disponibilidad es tomada en cuenta al crear nuevas asignaciones ya que las sugerencias de tiempo no se programarán si una persona no se encuentra disponible. 3. Tarifas y utilización. 10,000ft brinda muchas posibilidades al momento de definir la tarifa laboral del recurso para cubrir las necesidades de los usuarios, adaptándose a las diferentes formas de trabajar; por ejemplo, es posible optar por usar una tarifa especial o utilizar la tarifa de facturación predeterminada por su disciplina y función. En el caso de seleccionar la tarifa especial es necesario definirla en estas configuraciones o puedes ingresar “$0” si deseas que esta persona aparezca como no facturable. Adicional a las tarifas personales, puedes agregar tarifas específicas en cada uno de los proyectos si lo requieres. 4. Disciplina y rol. Estos dos campos permiten a 10,000ft la asignación y reasignación de los recursos según el área y el tipo de trabajo que realizan en la organización. Es importante asignar a los recursos la disciplina y rol para que puedas crear un directorio de recursos correctamente, filtrar para encontrar a la persona correcta para el trabajo, manejar tarifas predefinidas por disciplinas y roles, reasignar el trabajo con las sugerencias automáticas basadas en estos campos, etc. Desarrollar un directorio de los recursos es un paso esencial para trabajar en 10,000ft, pues da pauta a la organización efectiva de los proyectos y cada uno de los recursos. Para obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/10000ft o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Especialmente en la época que actualmente estamos viviendo, la mayoría de las empresas están pasando por un proceso de transformación digital, independiente del sector al cual pertenecen. En pocos días están integrando tecnologías digitales en todas sus áreas, y buscando un cambio en su forma de operar, y colaborar para darle un valor adicional a sus clientes. Normalmente‌, ‌una‌ ‌transformación‌ ‌de‌ ‌este‌ ‌tipo‌ ‌implica‌ ‌una‌ ‌redefinición‌ ‌de‌ ‌procesos‌ ‌y‌‌ estrategias‌ ‌donde‌ ‌se aprovechan todos los beneficios que brinda la tecnología. Por ejemplo, ahora que el trabajo a distancia se vuelve la nueva realidad, se toman las herramientas de TI en el beneficio de mejorar la comunicación, organización y fiabilidad de la información llevando a una mayor productividad de los equipos. Smartsheet, al ser una herramienta totalmente en la nube, busca impulsar el trabajo a distancia y empoderar a las empresas y sus colaboradores, otorgando así una mayor versatilidad y eficiencia. A continuación describimos algunas de las principales funcionalidades de Smartsheet que te ayudarán a potenciar el trabajo colaborativo y a distancia: Solicitudes de actualización: envía solicitudes de actualización para que cualquier persona registre avances y/o cambios de información en renglones clave, sin importar si tienen cuenta o son usuarios compartidos. Escoge las columnas que deseas que los colaboradores vean y envíalas a horas específicas o de forma recurrente; los colegas, contratistas, asesores, clientes y otras personas pueden responder fácilmente en cualquier dispositivo mediante un formulario. Flujos de automatización: acelera la ejecución del trabajo y ahorra un tiempo valioso gracias a los flujos de trabajo automatizados que permiten combinar múltiples escenarios y acciones. Crea y administra de manera sencilla los flujos de trabajo mediante el uso de un editor visual para automatizar las tareas manuales reiteradas, como: aprobaciones, actualizaciones de estado y recordatorios. Formularios: crea y comparte formularios para recopilar todo tipo de información y conservarla organizada dentro de una hoja; por ejemplo, puedes usar un formulario para recopilar respuestas de una encuesta, solicitudes de empleados u órdenes de productos. Una vez que lo hayas creado y personalizado, podrás compartirlo con cualquier persona para que pueda enviar información a la hoja a través de este medio. Pruebas: permiten a cualquier parte interesada revisar y aprobar fácilmente el contenido generado por su equipo. Carga un archivo PDF o imagen en una prueba, agrega comentarios puntuales y envía una solicitud de revisión a colegas, proveedores, clientes y más, incluso si no están compartidos en tu hoja. Los revisores pueden anclar comentarios, discutir sus opiniones entre ellos y registrar sus decisiones de aprobación; puedes subir una nueva versión del archivo a la prueba en cualquier momento para continuar el proceso. Paneles: proporcionan visibilidad en tiempo real de datos críticos y recursos esenciales con vistas fáciles de configurar. Los paneles y portales están formados por diferentes widgets asociados a los tipos de datos que se desean compartir: gráficos, informes, parámetros clave, accesos rápidos e incluso, diferente contenido web. Se puede compartir con cualquier persona y lo podrá ver fácilmente en el ordenador o cualquier dispositivo con acceso a internet. Aplicaciones móviles: La app móvil te permite acceder en tiempo real a tus datos en Smartsheet desde cualquier lugar y en un sólo clic. Ya sea que estés en una reunión o en movimiento, puedes actualizar fácilmente la información en la cuadrícula editable, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real o completar formularios para registrar datos, también puedes agregar fotos, ver archivos adjuntos, escanear códigos de barras, actualizar solicitudes y enviar aprobaciones. El trabajo a distancia es una alternativa para que empresas y trabajadores mantengan sus actividades habituales inclusive si se encuentran en lugares diferentes. Este modelo de trabajo plantea desafíos, pero no es imposible implementarlo de manera eficaz contando con las personas y herramientas adecuadas. ¡Prueba cada una de las funcionalidades de Smartsheet e impulsa el trabajo a distancia! Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Uno de los puntos fundamentales para considerar al momento de dirigir un proyecto, es la asignación de recursos humanos a ciertas tareas y el control de su carga de trabajo. El seguimiento oportuno a la asignación de recursos es sumamente importante, para así poder tener bajo control los tiempos de realización de las actividades e identificar rápidamente si algún miembro del equipo está siendo sobreasignado. Para que puedas revisar las asignaciones de tus colaboradores y su carga de trabajo de una forma fácil e intuitiva, Smartsheet cuenta con una Vista de Recursos. En primera instancia, para habilitar la Vista de Recursos, el administrador de las licencias en tu organización tendrá que revisar las configuraciones de la cuenta. En este menú, entre otras opciones, también se encuentra Administración de Usuarios, donde el administrador del sistema puede agregar, eliminar, restablecer contraseñas de usuarios, etc. Aquí es importante que el administrador designe a los observadores de los recursos que podrán utilizar la vista, y se asegure de que todos estos estén incluidos en la cuenta, aunque sean usuarios sin licencia. El siguiente paso es habilitar la "Administración de Recursos" en todas las hojas, planes de trabajo, listas de tareas etc., donde manejamos las asignaciones. Una vez dentro, nos dirigimos a la "Configuración del proyecto" y activamos la "Administración de Recursos", seleccionando una columna de tipo Lista de contactos que cuente con los colaboradores que deseamos visualizar en la vista de recursos. Adicionalmente, se puede definir una columna donde se guardará el detalle del tiempo de asignación del recurso a la actividad en forma de porcentaje. Una vez cumplidos los apartados anteriores, Smartsheet habilitará un acceso directo a la vista de recursos a nivel hoja, es una vista sencilla pero eficaz, donde vamos a ver los nombres de nuestros colaboradores del lado izquierdo, la escala de tiempo del lado superior y en la parte central unas barras de color azul que reflejan las duraciones de las actividades y el porcentaje de la asignación. Cabe mencionar que si Smartsheet detecta que un colaborador está sobreasignado, la barra cambiará a un color rojo y el porcentaje superará el 100%, esto con el objetivo de hacer evidente la carga excesiva de trabajo. Por último, vamos a contar con una ventana específica para la vista de recursos en el menú de Inicio de Smartsheet, justo abajo de la sección de Espacios de trabajo, allí podremos generar las vistas para revisar las asignaciones de todos los usuarios en cualquier proyecto o crear una vista por grupo de proyectos específicos. La vista que se generará será parecida a la que vimos en la hoja con la opción adicional de dar clic sobre el nombre de la persona y ver un desplegado de todos los proyectos en los que participa, con el fin de tener un mayor control y que nuestra toma de decisiones sea mucho más rápida y efectiva. Así es como puedes gestionar tus recursos en Smartsheet e identificar fácilmente en qué están trabajando los equipos, quién tiene tiempo disponible o qué persona tiene demasiadas actividades por realizar. Si lo que buscas es una administración de recursos más potente y profunda, con hojas de tiempo, directorio de roles y disciplinas, tarifas de trabajo, etc., ¡te invitamos a conocer a 10,000ft, una nueva herramienta adquirida recientemente por Smartsheet! https://www.systec.com.mx/10000ft. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Uno de los mejores trucos para organizarse cuando trabajas de forma remota es descubrir cómo hacer que la tecnología y la automatización facilite las actividades diarias de todo tu equipo, los mantenga informados y coordinados. Una solución sencilla y rápida es aprovechar las plantillas que ofrece Smartsheet en su Centro de Soluciones para que puedas comenzar a implementar la herramienta en cualquier área que se requiere. Con esto te podrás asegurar que todos los equipos tienen los ambientes colaborativos que necesitan para impulsar su productividad. ¡Smartsheet ya creó la solución... a ti sólo te toca aprovecharla! En el Centro de Soluciones, al que puedes acceder desde el panel izquierdo de la herramienta dando clic en el último ícono del signo Más, encontrarás una biblioteca extensa de diferentes plantillas de hojas prediseñadas que están divididas por las categorías de trabajo. Navega entre una gran variedad de soluciones y al encontrar una plantilla que te interesa da clic sobre ella para obtener una vista previa y descripción más detallada. Si quieres usarla, ésta se guardará en tu carpeta de Hojas para que puedas acceder a ella en cualquier momento y personalizarla según tus necesidades. Ahora, no todos saben que si cambiamos el idioma de Smartsheet a inglés se habilitará el acceso a más soluciones (fácilmente identificadas por su diseño estandarizado en color azul claro y el título: Template Set -conjunto de plantillas-, del lado izquierdo). ¡No te preocupes!, puedes volver a cambiar a español en cualquier momento. Estos conjuntos de plantillas no son solamente hojas prediseñadas con ciertas columnas, sino unas mini soluciones completas que combinan paneles, informes, formularios y hojas, listos para que los utilices, y así impulsar el trabajo y operar de forma más eficiente. Aquí te platicamos sobre algunos de nuestros Template Sets favoritos, muy útiles para el trabajo remoto: Team Operations and Sync Agrega recursos críticos, noticias y anuncios, eventos importantes y avisos sobre actualizaciones de proyectos en un sólo lugar, garantizando que los gerentes y los miembros de equipos estén sincronizados y ahorrando tiempo valioso de trabajo. En este conjunto de plantillas encontrarás todo lo necesario para organizar tu calendario de actividades, capturar problemas y solicitudes de empleados, y tener la información clave en el tablero, siempre disponible para todos. Employee Contact List El conjunto de plantillas de la lista de contactos de empleados te ayuda a administrar fácilmente la información crítica del personal de tu empresa y a organizarla por departamento o rol. Mantén esta lista siempre actualizada con imágenes e información de contacto, habilita las solicitudes de actualización para que cada miembro de la organización pueda revisar su información y visualiza cómo se alinean las personas utilizando la vista de tarjeta. Staff Plan Management En este Template Set podrás encontrar una plantilla de hoja de tiempo con sus reportes y tablero de control, que son indispensables si quieres administrar o realizar un seguimiento rápido a las horas de trabajo de tu equipo en múltiples proyectos, identificar fácilmente qué miembros del equipo están sobreasignados en una semana laboral determinada y ajustar la carga de trabajo para garantizar que los plazos de las actividades se mantengan intactos. Project Tracking and Rollup Si estás planeando nuevos proyectos o ya tienes unos en progreso, revisa este Template Set. Con este conjunto de plantillas puedes planificar, programar y asignar tareas de proyectos organizadas por fase, estar al tanto de las actividades en riesgo para garantizar el éxito del evento y acceder a la información crítica a través de un panel con reportes y gráficos relevantes. Strategic Plan Con la ayuda de este conjunto de plantillas puedes aumentar la transparencia en tu organización, creando un lugar único para que los equipos definan, discutan y alinean la estrategia general de la compañía. Revisa los objetivos estratégicos de la empresa, usa un formulario de Smartsheet para capturar nuevas iniciativas e ideas de mejora, supervisa su estado y recibe alertas automáticas para su aprobación. Cada Template Set es totalmente personalizable a tus requerimientos y al estilo corporativo de tu empresa. De hecho, hay una guía que acompaña a cada conjunto de plantillas explicando cómo funciona y brindándote instrucciones paso a paso para implementarla acorde a tus necesidades. La única desventaja es que todos los materiales y plantillas están en inglés. No obstante, te recomendamos que revises estas plantillas si no es para utilizarlas, entonces para inspirarte y ver en acción las mejores prácticas de uso de Smartsheet Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Hoy en día las empresas siempre están buscando innovar en su forma de trabajar para así ahorrar tiempo y mantenerse competitivos en el mercado. Es aquí donde radica la importancia de poder acceder a la información en cualquier momento, no importando el lugar. La aplicación móvil de Smartsheet te permite lograr la edición y visualización de todos tus procesos o proyectos desde tu dispositivo móvil. Adicionalmente, puedes interactuar con algunas características únicas de la aplicación móvil para incrementar la productividad y la eficiencia de tu equipo. Tres de estas características son: Captura evidencias y escanea códigos (QR y de barras). La captura de imágenes puede ser una herramienta que ayude a la obtención de datos críticos a la hora de trabajar en ciertas áreas del proyecto; comprobantes o fotos de avances pueden ser algunos de los ejemplos que pueden adjuntarse en una celda desde la app móvil. Por otro lado, el escaneo de códigos es una herramienta que facilita la entrada de datos, la cual puede ser usada para la búsqueda o actualización de la información en una hoja. De esta forma, escaneando el código de barra o el código QR con la cámara de tu dispositivo, puedes fácilmente ingresar la información contenida en una celda específica. Una opción adicional es insertar los códigos como archivos adjuntos a la hoja o a un renglón, dejándolo disponible para su uso en cualquier otro momento. Registra tu ubicación. Smartsheet genera las coordenadas de ubicación y ésta es colocada en una celda para su visualización en el navegador o aplicación. Ésta puede ser agregada en una hoja o en un campo de formulario. El usar esta característica te permite un mayor control de la logística de los proyectos y organización para conocer si es necesario la ubicación de los colaboradores o actividades. Genera solicitudes de actualización y aprobaciones. Estas solicitudes son esenciales para directivos, gerencia y decision-makers, y para esto es necesario tener la información al momento. La aplicación móvil de Smartsheet permite la llegada de esta información con notificaciones push, siendo posible la visualización de aprobaciones y solicitudes que han sido enviadas para una toma de decisiones rápida y estratégicamente correcta. Estas funcionalidades ayudan al ahorro de tiempo, permitiendo que el trabajo tenga mayor versatilidad y eficiencia. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

La colaboración es de suma importancia y éste es uno de los principales beneficios que nos brinda Smartsheet, permitiéndonos consolidar toda la información y recopilar datos clave de todos los compañeros de trabajo, proveedores, clientes y otras partes interesadas. Además, uno de los valores agregados es que la herramienta permite la colaboración de todas las personas que intervienen en un flujo de trabajo, sin importar si cuentan o no con licencias. Cuando hablamos de usuarios sin licencia, nos referimos a ellos como colaboradores externos y pueden participar en nuestros procesos y proyectos de distintas formas: Solicitud de actualización. Smartsheet permite que los usuarios externos “actualicen” determinadas celdas mediante su correo eléctronico. Comúnmente, sucede que en algunos procesos o proyectos existen columnas con información confidencial o que el proceso es demasiado largo y hay datos que los colaboradores no necesitan conocer; mediante la solicitud de actualización automatizada puedes requerir la actualización de información, mostrando sólo las celdas que requieres que vea y edite la persona que recibirá esta solicitud. Solicitud de aprobación. En todos los procesos empresariales se necesitan distintas aprobaciones: presupuestos, ausencias de personal, compra de equipo, etcétera. Con esta solicitud puedes enviar un correo electrónico a la persona asignada para autorizar diversas solicitudes o requerimientos, permitiéndote agilizar las operaciones y eliminar el papeleo. Todas éstas, al igual que las actualizaciones, pueden estar automatizadas. Publicación de la información. Smartsheet te permite generar una URL de consulta o edición de la información. Dependiendo de la opción que escojas, tus colaboradores podrán ver únicamente la información de las celdas y archivos adjuntos, o editar celdas y agregar comentarios, ver calendarios, etc. Al monitorear el registro de actividad a nivel celda u hoja, no aparecerá el correo de la persona que hizo las modificaciones, sino la leyenda “usuario publicado”. Envío como adjunto (pdf o excel). La herramienta tiene la opción de automatizar la entrega de tu hoja o reporte en formato pdf o Excel en fechas y horas específicas. Tu colaborador podrá consultar la información recibida, teniendo la seguridad que está actualizada. Formulario. Si utilizas un formulario creado en Smartsheet para alimentar tu hoja, no te olvides que lo puedes compartir con cualquier persona utilizando la URL que se genera automáticamente. Recopila la información que necesites y da seguimiento a diferentes solicitudes, pedidos, tickets, etcétera. Los colaboradores internos (usuarios con licencia), tendrán distintos niveles de permiso para trabajar en tus hojas o tus espacios de trabajo: Observador. Con este permiso podrás sólo visualizar la información, archivos y conversaciones en la hojas o los espacios de trabajo compartidos. Editor. Podrá modificar la información en las celdas (si no están bloqueadas), pero no tendrá autorización para cambiar las características de la hoja. Administrador. Podrá modificar columnas y celdas, agregar más funcionalidades e invitar a otros colaboradores a trabajar con los permisos que desee asignar. Propietario. Es la persona que cuenta con los máximos permisos en una hoja o en un espacio de trabajo, es posible transferir este permiso a cualquier persona compartida. La colaboración es una parte esencial en la realización de nuestros flujos de trabajo. No olvides que algunas formas de colaborar interna o externamente pueden estar automatizadas. Los invitamos a usar y explotar esta herramienta para ahorrar tiempo y consolidar todo nuestro trabajo en una sola plataforma. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Smartsheet cuenta con varias Premium Apps que permiten lograr una mayor funcionalidad de la herramienta, en este artículo revisaremos a mayor profundidad una de éstas en específico: "Calendar App". El objetivo del Calendar App es maximizar el funcionamiento de la vista de calendario, obteniendo una visualización mucho más flexible y dinámica, permitiendo tener un mayor control y seguimiento de las actividades que necesites. ¿Cómo funciona? El Calendar App extrae la información de una columna del tipo fecha; puedes seleccionar entre una variedad de vistas: mes, semana, cuatrimestre, vista diaria, multi-mes y día-mes. Adicionalmente, puedes definir qué información quieres ver en el calendario e incluso, agrupar los eventos por categorías y colores. Algunos ejemplos de uso. El primero está relacionado con el área de Recursos Humanos: una hoja de solicitudes de vacaciones de cada uno de los empleados de toda la empresa. Observamos que cada área se muestra con un color diferente, en cada una de las tarjetas está incluida la información de las personas que están solicitando vacaciones. La vista del calendario se encuentra dividido en semanas, pero puede ser alterada en cualquier momento. El segundo está relacionado con la gestión de proyectos, donde puede ser de gran utilidad, ya que se pueden organizar las actividades del proyecto por etapa y estado. Cuando damos click en cualquiera de las tarjetas, se muestra más detalle del lado derecho; además, se pueden visualizar los comentarios o archivos adjuntos que se encuentran en la hoja original. También se cuenta con un acceso directo para uno renglón en específico, y cualquier cambio o actualización de la información se verá modificada al instante. Los casos de uso son innumerables: mercadotecnia, organización de eventos, lista de tareas o cualquier otro proceso donde el seguimiento a las fechas tiene primordial importancia. Puedes compartir los calendarios generados con otros usuarios mediante ligas dinámicas para observar los datos en tiempo real y a su vez poder descargar el calendario en formato PNG o PDF. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

El avance tecnológico ha sido un enorme cambio que facilita la realización de proyectos y procesos en una empresa; ayuda a realizar nuestras actividades de forma más rápida y automática, provocando que los estándares en nivel de competencia aumenten día a día. Todo esto obliga a que las empresas busquen herramientas en la nube que faciliten su trabajo. El contar con una plataforma que te garantice la seguridad de tu información en la nube es primordial; Smartsheet funciona con altos niveles de seguridad que te dan la tranquilidad que necesitas respecto al uso de la información ingresada en la herramienta. En este artículo hablaremos de la seguridad de los datos, la privacidad, los estándares de cumplimiento y la transparencia de la información en Smartsheet: Smartsheet trabaja con redundancia de datos en múltiples lugares y servicios de hosting en instalaciones de Equinix y AWS. Éstas se examinan y se evalúan según el Control de Organizaciones y Sistemas (SOC). También cuenta con evaluaciones de terceros realizadas por empresas de seguridad externa, controles de datos multicapa y auditorías trimestrales de acceso administrativo. Todos los datos se almacenan de forma duradera con cifrado aprobado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) con cifrado AES 256 en reposo y servicio S3 de Amazon para almacenar y presentar archivos cargados. El acceso a todos los sistemas y datos de producción está limitado a los miembros autorizados del equipo de operaciones técnicas de Smartsheet. Uno de los últimos logros de Smartsheet fue el reconocimiento de su cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Smartsheet cumple con diversos filtros de seguridad en diferentes programas e instituciones como: FedRAMP: el programa de administración federal de riesgos y autorizaciones. FERPA: las instituciones educativas sujetas a las disposiciones de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar. GLBA: las instituciones financieras sujetas a la Ley Gramm-Leach-Bliley. HIPAA: la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. AICPA: el Instituto Americano de Contables Públicos Certificados. Además de los niveles de seguridad mencionados, dentro de la plataforma de Smartsheet se pueden realizar diversos controles de acceso basados en la identidad como son los permisos de visibilidad de las hojas con distintos atributos, registro de actividades, etc. Claramente las herramientas en la nube tienen muchas ventajas competitivas, sobre todo el poder acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo móvil; no obstante, guardar toda la información y archivos en la nube genera muchas dudas e inseguridad por la incomprensión del funcionamiento de estas herramientas. Es importante conocer los estándares en seguridad y contar con una plataforma que te brinde confiabilidad en el uso de los datos y Smartsheet está aquí para ti. Nota: la terminología que se utiliza en el artículo es técnica y específica de sistemas y TI. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

El tablero, dashboard o portal de Smartsheet es una herramienta clave para proporcionar la visibilidad de algún proceso específico a cualquier persona - tenga o no una licencia de Smartsheet. Puedes aprovechar la funcionalidad de la plataforma y utilizar los tableros para reflejar la información importante, agregar acceso rápido a hojas, reportes o, hasta archivos externos o recopilar la información desde un formulario integrado. Independientemente de cual sea tu objetivo, es importante que tu tablero esté conciso, visual e interactivo. En este artículo te damos algunos consejos para que lo logres: Define para quién es tu tablero: tu equipo de trabajo, gerencia, cliente, dirección general, etc. De esto va a depender qué datos e información deben estar incluidos en el tablero. Toda la información, parámetros y gráficos que incluyas tienen que ser significativos, transmitir un mensaje distinto pero relevante para tu audiencia. Acuérdate de aprovechar todos los tipos de widgets disponibles para la creación de un portal (existen ocho diferentes), cada uno con su propósito específico: título, texto enriquecido, acceso rápido, parámetro, informe, imagen, gráfico y contenido web. Antes de empezar a construir tu portal en la plataforma, puede ser una buena idea dibujar el tablero en una hoja de papel; de esta forma vas a saber de antemano qué widget necesitarás y cómo vas a posicionarlo. Recuerda que toda la información fuente tiene que estar resumida y consolidada en una hoja o un reporte, sobretodo, si se trata de generación de gráficos. En la mayoría de los casos es necesario preparar de antemano una hoja de métricas y KPIs que contenga todos los cálculos. Cuando estés en el proceso de construcción del tablero, utiliza el color gris como el color de fondo; así va a ser aún más fácil definir el tamaño de tus widgets y centrarlos. No incluyas demasiada información en el tablero; Smartsheet no limita la cantidad de gráficos o reportes que podemos agregar, pero en cualquier caso es mejor no sobrecargar la vista y evitar tener que desplazarse mucho hacia abajo para encontrar la información requerida. Cuando coloques los datos, considera que la mayoría de las personas leen los tableros de izquierda a derecha. Asegúrate que la fuente de los datos sea lo suficiente grande, fácil de leer y tenga una etiqueta o título que proporciona el contexto. ¡No revuelvas la información! Crea secciones dentro de tu portal con la ayuda de títulos o barras. Presta igual o más atención a los gráficos e imágenes que a los números para no perder la atención de los espectadores. Considera el tamaño, colores y el posicionamiento de la leyenda; todos estos parámetros también son muy importantes. No olvides agregar el logotipo de tu empresa y utilizar los colores corporativos para mantener el estilo. Cuando se trata de resaltar alguna información en el tablero, ten cuidado con los colores fuertes como el rojo o el verde, ya que estos provocan asociaciones con ciertas situaciones. Crea interacción en los widgets de tablero para que cuando le des clic te lleve a las hojas o reportes fuentes de información o hasta una URL externa. Esta función es específicamente útil si quieres crear una barra de navegación donde las imágenes se vuelven íconos. Publica tu tablero generando una URL. Recuerda que este enlace es dinámico; todas las modificaciones y actualizaciones se reflejarán de inmediato. Siguiendo todos estos consejos seguro vas a poder construir tableros de calidad para ti y tu empresa. Si necesitas un poco más de práctica y conocimiento, recuerda que tenemos un curso avanzado de Smartsheet “Fórmulas avanzadas, dashboards y flujos de trabajo”, donde la creación de un tablero es uno de los temas principales. ¡Contáctanos para mayor información! Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Con el ritmo acelerado de mercado que se está viviendo el día de hoy, no es nada sorprendente que los profesionales de ventas estén siempre en búsqueda de nuevas formas para incrementar y manejar efectivamente sus oportunidades de negocio. Por lo tanto, existe una fuerte necesidad de una herramienta de gestión de trabajo colaborativo confiable para mantenerse al día, acelerar la productividad y lograr cada meta. Smartsheet es una plataforma extraordinaria para manejar todos tus procesos, colaborar con tu equipo y conocer el estatus de negociación con cada cliente, llevando un seguimiento óptimo del proceso de venta. Es una herramienta totalmente flexible y amigable, lo cual te va a permitir adaptarla completamente a tus necesidades y evitar los gastos que pueden estar relacionados con la adquisición de un CRM especializado. En este artículo te decimos cómo puedes utilizar Smartsheet para dar seguimiento a tus oportunidades de venta. El registro de todas las oportunidades es esencial para todas las empresas, áreas y personas que se dedican a ventas, ya que el ingreso y el éxito depende, en muchos casos, del seguimiento correcto de éstas. Por medio de una hoja de Smartsheet puedes mantener un excelente control de tu ciclo de ventas y tenerlo todo para acelerar las negociaciones. Registra oportunidades en el formulario, revisa las propuestas preparadas con la nueva funcionalidad de “pruebas”, almacena la documentación de tus clientes en archivos adjuntos y conoce en tiempo real cuántas propuestas están abiertas y en qué estado se encuentran. También es primordial analizar las oportunidades cerradas, ganadas y perdidas para identificar factores de éxito y razones de pérdida. Esto nos va permitir redefinir las estrategias de venta y medir el desempeño del equipo de ventas. En los flujos de automatización puedes configurar una acción para que al cerrar una oportunidad, ésta se mueva automáticamente a otra hoja y así guardarla para referencias futuras y realizar análisis posteriores. Llevar un directorio de cuentas actualizado en todo momento tampoco es una tarea fácil cuando se trata de muchas ventas; con Smartsheet se puede tener una hoja para colaborar con tus vendedores y el equipo comercial, sin importar el sitio en el que se encuentren. Además, con la funcionalidad de conversaciones es más fácil registrar todos los movimientos y mantener informado a todo el equipo. Si lo que necesitas es un control de todos los contactos de clientes para que todos los nombres, correos y teléfonos estén en un solo lugar, Smartsheet también te ayuda. Adicionalmente, si llevas tu agenda comercial en la herramienta, puedes configurar los recordatorios y notificaciones necesarios para que no se te olvide dar el seguimiento o enviar un correo. Estos son solo algunos ejemplos de procesos donde puedes implementar el uso de Smartsheet. Aprovecha esta funcionalidad y maximiza el uso de Smartsheet en tu empresa para lograr más con menos esfuerzo. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Un factor para lograr el éxito en una organización es administrar de forma adecuada su capital humano, es por esto que sabemos que una de las principales áreas en una empresa es la de Recursos Humanos. Con la constante necesidad de contar con herramientas que permitan optimizar los procesos en esta área, las empresas deben buscar plataformas que satisfagan todas sus necesidades y permitan automatizar sus tareas. Smartsheet es una plataforma extraordinaria para poder eficientar los tiempos de realización de actividades, autorizaciones, seguimiento de cumplimiento de fechas, selección de personal, etc. Al igual, lograrás un ahorro de papeleo en el manejo de expedientes o formatos de solicitudes. Te decimos cómo puedes utilizar Smartsheet en distintos procesos de RH: Comúnmente, en corporaciones muy grandes es difícil llevar un control y seguimiento de las ausencias de los empleados: vacaciones, enfermedad o algún otro motivo importante; la autorización para este tipo de procesos suele ser muy burocrática, son demasiados empleados y la comunicación se ve afectada al no tener la información a tiempo. Utilizando Smartsheet puedes estar al tanto de las ausencias del personal en todos los niveles de la empresa. Durante el reclutamiento y selección de personal es primordial mantenerse en comunicación constante con todos los involucrados en el proceso para poder tener el candidato idóneo, con Smartsheet puedes automatizar todos los avisos, adjuntar pruebas psicométricas y evidencias necesarias. En el control y seguimiento de tu directorio de empleados te llenas de carpetas con expedientes e incluso el escaneo de documentos se vuelve interminable, con Smartsheet los mismos empleados pueden anexar sus archivos y datos personales a través de un formulario, al igual mantienes informadas a las distintas áreas involucradas en el onboarding del personal. Si se trata de la evaluación de desempeño del personal, los jefes inmediatos y direcciones podrán llevar un control de las evaluaciones de sus colaboradores, buscar áreas de mejora para cada uno de ellos y, con ello poder incentivarlos para mejores prácticas. Estos son sólo algunos ejemplos de procesos donde puedes implementar el uso de Smartsheet. Maximiza en tu empresa el uso de esta plataforma y escala tu área de Recursos Humanos, aprovechando la automatización de la información y el ahorro de papeleo. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.