Uno de los puntos fundamentales para considerar al momento de dirigir un proyecto, es la asignación de recursos humanos a ciertas tareas y el control de su carga de trabajo. El seguimiento oportuno a la asignación de recursos es sumamente importante, para así poder tener bajo control los tiempos de realización de las actividades e identificar rápidamente si algún miembro del equipo está siendo sobreasignado. Para que puedas revisar las asignaciones de tus colaboradores y su carga de trabajo de una forma fácil e intuitiva, Smartsheet cuenta con una Vista de Recursos.
En primera instancia, para habilitar la Vista de Recursos, el administrador de las licencias en tu organización tendrá que revisar las configuraciones de la cuenta. En este menú, entre otras opciones, también se encuentra Administración de Usuarios, donde el administrador del sistema puede agregar, eliminar, restablecer contraseñas de usuarios, etc. Aquí es importante que el administrador designe a los observadores de los recursos que podrán utilizar la vista, y se asegure de que todos estos estén incluidos en la cuenta, aunque sean usuarios sin licencia.
El siguiente paso es habilitar la "Administración de Recursos" en todas las hojas, planes de trabajo, listas de tareas etc., donde manejamos las asignaciones. Una vez dentro, nos dirigimos a la "Configuración del proyecto" y activamos la "Administración de Recursos", seleccionando una columna de tipo Lista de contactos que cuente con los colaboradores que deseamos visualizar en la vista de recursos. Adicionalmente, se puede definir una columna donde se guardará el detalle del tiempo de asignación del recurso a la actividad en forma de porcentaje.
Una vez cumplidos los apartados anteriores, Smartsheet habilitará un acceso directo a la vista de recursos a nivel hoja, es una vista sencilla pero eficaz, donde vamos a ver los nombres de nuestros colaboradores del lado izquierdo, la escala de tiempo del lado superior y en la parte central unas barras de color azul que reflejan las duraciones de las actividades y el porcentaje de la asignación. Cabe mencionar que si Smartsheet detecta que un colaborador está sobreasignado, la barra cambiará a un color rojo y el porcentaje superará el 100%, esto con el objetivo de hacer evidente la carga excesiva de trabajo.
Por último, vamos a contar con una ventana específica para la vista de recursos en el menú de Inicio de Smartsheet, justo abajo de la sección de Espacios de trabajo, allí podremos generar las vistas para revisar las asignaciones de todos los usuarios en cualquier proyecto o crear una vista por grupo de proyectos específicos. La vista que se generará será parecida a la que vimos en la hoja con la opción adicional de dar clic sobre el nombre de la persona y ver un desplegado de todos los proyectos en los que participa, con el fin de tener un mayor control y que nuestra toma de decisiones sea mucho más rápida y efectiva.
Así es como puedes gestionar tus recursos en Smartsheet e identificar fácilmente en qué están trabajando los equipos, quién tiene tiempo disponible o qué persona tiene demasiadas actividades por realizar.
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