Uno de los mejores trucos para organizarse cuando trabajas de forma remota es descubrir cómo hacer que la tecnología y la automatización facilite las actividades diarias de todo tu equipo, los mantenga informados y coordinados. Una solución sencilla y rápida es aprovechar las plantillas que ofrece Smartsheet en su Centro de Soluciones para que puedas comenzar a implementar la herramienta en cualquier área que se requiere. Con esto te podrás asegurar que todos los equipos tienen los ambientes colaborativos que necesitan para impulsar su productividad. ¡Smartsheet ya creó la solución... a ti sólo te toca aprovecharla!
En el Centro de Soluciones, al que puedes acceder desde el panel izquierdo de la herramienta dando clic en el último ícono del signo Más, encontrarás una biblioteca extensa de diferentes plantillas de hojas prediseñadas que están divididas por las categorías de trabajo. Navega entre una gran variedad de soluciones y al encontrar una plantilla que te interesa da clic sobre ella para obtener una vista previa y descripción más detallada. Si quieres usarla, ésta se guardará en tu carpeta de Hojas para que puedas acceder a ella en cualquier momento y personalizarla según tus necesidades.
Ahora, no todos saben que si cambiamos el idioma de Smartsheet a inglés se habilitará el acceso a más soluciones (fácilmente identificadas por su diseño estandarizado en color azul claro y el título: Template Set -conjunto de plantillas-, del lado izquierdo). ¡No te preocupes!, puedes volver a cambiar a español en cualquier momento.
Estos conjuntos de plantillas no son solamente hojas prediseñadas con ciertas columnas, sino unas mini soluciones completas que combinan paneles, informes, formularios y hojas, listos para que los utilices, y así impulsar el trabajo y operar de forma más eficiente. Aquí te platicamos sobre algunos de nuestros Template Sets favoritos, muy útiles para el trabajo remoto:
Team Operations and Sync Agrega recursos críticos, noticias y anuncios, eventos importantes y avisos sobre actualizaciones de proyectos en un sólo lugar, garantizando que los gerentes y los miembros de equipos estén sincronizados y ahorrando tiempo valioso de trabajo. En este conjunto de plantillas encontrarás todo lo necesario para organizar tu calendario de actividades, capturar problemas y solicitudes de empleados, y tener la información clave en el tablero, siempre disponible para todos.
Employee Contact List El conjunto de plantillas de la lista de contactos de empleados te ayuda a administrar fácilmente la información crítica del personal de tu empresa y a organizarla por departamento o rol. Mantén esta lista siempre actualizada con imágenes e información de contacto, habilita las solicitudes de actualización para que cada miembro de la organización pueda revisar su información y visualiza cómo se alinean las personas utilizando la vista de tarjeta.
Staff Plan Management En este Template Set podrás encontrar una plantilla de hoja de tiempo con sus reportes y tablero de control, que son indispensables si quieres administrar o realizar un seguimiento rápido a las horas de trabajo de tu equipo en múltiples proyectos, identificar fácilmente qué miembros del equipo están sobreasignados en una semana laboral determinada y ajustar la carga de trabajo para garantizar que los plazos de las actividades se mantengan intactos.
Project Tracking and Rollup Si estás planeando nuevos proyectos o ya tienes unos en progreso, revisa este Template Set. Con este conjunto de plantillas puedes planificar, programar y asignar tareas de proyectos organizadas por fase, estar al tanto de las actividades en riesgo para garantizar el éxito del evento y acceder a la información crítica a través de un panel con reportes y gráficos relevantes.
Strategic Plan Con la ayuda de este conjunto de plantillas puedes aumentar la transparencia en tu organización, creando un lugar único para que los equipos definan, discutan y alinean la estrategia general de la compañía. Revisa los objetivos estratégicos de la empresa, usa un formulario de Smartsheet para capturar nuevas iniciativas e ideas de mejora, supervisa su estado y recibe alertas automáticas para su aprobación.
Cada Template Set es totalmente personalizable a tus requerimientos y al estilo corporativo de tu empresa. De hecho, hay una guía que acompaña a cada conjunto de plantillas explicando cómo funciona y brindándote instrucciones paso a paso para implementarla acorde a tus necesidades. La única desventaja es que todos los materiales y plantillas están en inglés. No obstante, te recomendamos que revises estas plantillas si no es para utilizarlas, entonces para inspirarte y ver en acción las mejores prácticas de uso de Smartsheet
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