Search this site

Definitivamente a cada uno de nosotros nos hace sentir apreciados cuando nuestro trabajo se distingue y reconoce, lo cual a menudo se logra gracias a las diferencias que se establecen entre el trabajo de uno y el de otras personas. Sin importar el rubro en el que nos encontremos, la creatividad es vital para diferenciar nuestro trabajo de los demás ya que tenemos enfoques únicos de los diferentes conceptos que se pueden presentar en la vida laboral. La creatividad en Smartsheet definitivamente brindará un valor agregado al desarrollo de tus soluciones para que se adapten de la mejor manera a tus procesos y se lleven de la mano con la presentación visual de los entregables en tu empresa. Por lo tanto, te dejamos unos tips para que te inspires y seas aún más creativo al diseñar tus siguientes soluciones. 1. Imagina qué quieres ver en tu tablero antes de construir tu solución. Cuando imaginamos el resultado final de nuestro tablero antes de comenzar a trabajar la solución, empezamos a visualizar las columnas de información que necesitamos en las hojas, las fórmulas que vamos a usar para generar diferentes cálculos y así llegar a las gráficas finales. Esto complementará las hojas maestras y los reportes con la información crítica, ya que tendremos en cuenta todos los requerimientos de antemano. Incluso, puede ser una buena recomendación dibujar el tablero en una hoja de papel para aterrizar todas tus ideas. 2. Usa las diferentes perspectivas de información de Smartsheet Para aprovechar cualquier plataforma de la mejor manera, es fundamental conocer y aplicar todos los recursos que las herramientas tienen disponibles para nosotros. Por ejemplo, algo que nos ayudará a que nuestras soluciones en Smartsheet se vean mucho más completas es usar las diferentes vistas de hojas para presentar la información observando distintos puntos de vista. Nuestra creatividad nos ayudará a seleccionar qué carriles ver en la vista de tarjetas, cómo acomodar nuestro calendario para que sea claro para todas las personas que entren a revisarlo y la manera correcta de acomodar la hoja maestra para que tenga un flujo de información preciso y dinámico. 3. Brinda una identidad visual de la empresa a tus soluciones Usar los colores y lineamientos gráficos de la empresa en tus soluciones es la opción ideal para desarrollar tu trabajo en Smartsheet y darle el toque personalizado que tú y tus colaboradores necesitan. Cambia los logos y los colores de tu cuenta de Smartsheet por los de tu empresa, cliente o proyecto específico. Un cambio tan simple puede ayudarte a impulsar la colaboración en la herramienta, ya que tu equipo sentirá que está dentro del ambiente empresarial usando una plataforma y un espacio que está hecho especialmente para su empresa. 4. Personaliza tus formularios con el fondo de tu preferencia Usa imágenes o GIFs empresariales en tu formulario para que le des un toque diferente a la recopilación de la información. Además, así aseguras que el contacto mediante el formulario de Smartsheet sea familiar tanto para los usuarios que trabajan con la plataforma de manera regular, como los usuarios que lo utilizan por primera vez. Estos formularios pueden ser utilizados para dar una bienvenida a un nuevo empleado, para reforzar el ambiente laboral con encuestas o para recibir cualquier solicitud y pedido. En cuanto tu imagen se vea más original y que vaya con el branding de la empresa, es más probable que llame la atención y logre mayores tasas de apertura y llenado. 5. Transforma tus tableros. Aprovecha todos los widgets que se tienen disponibles en Smartsheet e imagina de manera creativa qué iconos, botones, títulos, o gráficas puedes usar para darle un giro a tus tableros. Si tu empresa tiene diseñados iconos que usan regularmente (ya sea imágenes de estatus, áreas, navegación, personajes de la empresa, etc.) o alguna tipografía oficial, puedes incluir estos elementos a modo de imagen para que los tableros se adecuen al formato que se usa en la página web de la empresa o en sus campañas de mercadotecnia. Recuerda, que en tu tablero también puedes usar los colores y los lineamientos gráficos de la empresa para los títulos, gráficas y algunos detalles que el tablero nos permite generar. Hay diferentes maneras de ser creativo, por lo que no pasa absolutamente nada si no eres bueno en las artes, en el diseño gráfico o en crear una pieza musical. La creatividad también aplica para la resolución de problemas, creación de fórmulas que te den como resultado un ahorro de tiempo en tu día a día, o planeación detallada de un plan de lanzamiento de un producto; la creatividad te ayudará para darle tu toque personal dentro de tu vida laboral. Lo importante es que explores, conozcas que puedes hacer más y que hay elementos que puedes aprovechar con los recursos que hoy ya tienes. Inspírate, crea y desarrolla tu potencial con Smartsheet. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

La innovación tecnológica de los últimos años ha crecido a pasos agigantados, trayendo consigo beneficios para las empresas como lo es el software basado en la nube. En los últimos años, el crecimiento exponencial de la tecnología ha dejado apantallado al mundo. Ahora, a comparación de hace un par de décadas, todo se hace de manera digital: los cheques, las notas, la localización; los procesos que hace poco menos de veinte años eran tareas manuales en las cuales se tenía que invertir mucho tiempo. La innovación lograda en los últimos años nos ha llevado a un momento histórico, en el cuál, nosotros hemos avanzado hacia delante cambiando así nuestra mentalidad y alcance. A nivel empresarial, esta innovación ha llevado a tener software poderoso que ejecuta y automatiza múltiples tareas, haciendo que la eficiencia de la organización también se vea afectada de manera positiva. A través de estas herramientas de trabajo, los procesos se han simplificado y, por tanto, las soluciones empresariales se han hecho más complejas, logrando cada vez más con menos recursos. Esto nos lleva entonces a hablar acerca de la última tendencia del software: el que se encuentra en la nube. Estos programas son sumamente poderosos y además, son de muy fácil acceso. Pero, ¿cómo funciona el software basado en la nube? Significado de “nube” Lo primero que tenemos que tomar en cuenta es la definición de "en la nube". Para ponerlo en palabras sencillas, la computación basada en la nube corresponde a dar servicios - ya sean de almacenamiento, servidores de red, inteligencia y análisis de datos y softwares - que se encuentran en internet (la nube) y las cuáles permiten una fácil accesibilidad, una innovación veloz y economías de escala. Beneficios del software en la nube El primer punto es la eficiencia. A través de estas aplicaciones basadas en la nube, solo necesitarás una conexión a internet para poder usarlas. Esto generará que, sin importar en dónde te encuentres, podrás unirte al software y trabajar. También es importante mencionar que, al estar basado en la nube, la información quedará resguardada en múltiples servidores distribuidos y replicados por todo el mundo, por lo que no te tienes que preocupar sobre la pérdida de la misma. El siguiente punto es la innovación. La aplicación se puede acceder desde un browser cualquiera, como Google Chrome o Mozilla Firefox, lo cuál hace que no importe las especificaciones de la computadora en la que estás trabajando. Con tener conexión a internet es suficiente para poder empezar a trabajar. Adicionalmente, al estar en la nube y no estar instalada en tu ordenador, es muy sencillo lanzar actualizaciones recurrentes, que mejoren y optimicen los procesos del programa; además de añadir nuevas funcionalidades continuamente. Escalabilidad de las soluciones basadas en el software en la nube Generalmente, cuando se habla de una economía de escala, podemos definirla como la capacidad de una empresa de ser más productiva, con menor gasto. Las aplicaciones basadas en la nube ayudan a este comportamiento de escalabilidad, ya que, al estar en internet, de manera general podemos decir que es más barato el costo general a tener algún servicio instalado en la computadora. Además, al solo necesitar una conexión a internet, es posible que la empresa no tenga que gastar en computadoras sumamente costosas para la ejecución correcta del programa, lo cuál ahorrará muchos recursos a la organización. Como podemos ver, los beneficios que conlleva este software basado en la nube son amplios y tienen muchas aplicaciones y usos, así como ventajas en eficiencia y costos. Algunos ejemplos son: Smartsheet, Pipedrive, Freshdesk, de los cuáles encontrarás información importante en los artículos y página de Orkesta. Si tienes alguna pregunta o comentario, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte.

Hay muchas variables que pueden afectar el rendimiento de una hoja de Smartsheet y la cantidad de datos que se pueden almacenar en ella. Si tienes problemas con una hoja específica que no se carga o guarda como esperabas, es posible que Smartsheet esté agotando el tiempo de espera porque está procesando cantidades significativas de datos. Este comportamiento ocurre más comúnmente en las siguientes situaciones: La hoja se acerca a los límites de tamaño de Smartsheet. La hoja aprovecha una cantidad significativa de capacidades avanzadas, como formato condicional, fórmulas complejas de referencias cruzadas o múltiples enlaces de celdas entrantes. Ya que es importante saber de qué manera podemos crear soluciones en torno a ello, en este artículo revisamos los valores máximos establecidos por Smartsheet que hay que tomar en cuenta. Adicionalmente describimos consejos para optimizar tus hojas en Smartsheet para que tengan un tiempo de carga más rápido y mejorar el rendimiento. Cantidad de columnas, filas y celdas Smartsheet cuenta con la capacidad de tener máximo 400 columnas y un máximo de 20,000 filas dentro de una hoja de cuadrícula. Sin embargo, una hoja puede llegar a tener un total de 500,000 celdas, es decir que, cuando se multiplica la cantidad de filas y columnas de la hoja, no pueden superar este número. También se tiene la capacidad de tener hasta 4,000 caracteres dentro de una celda. Referencias cruzadas Las fórmulas con referencias cruzadas entre hojas cambian fundamentalmente la forma en que puedes manipular los datos en Smartsheet, ofreciéndote más flexibilidad y capacidad para crear conexiones en todo el trabajo y la información de tu equipo. Esto es independientemente de la hoja en que se encuentren esos datos, por ejemplo, fórmulas como INDEX(MATCH), VLOOKUP o INDEX(COLLECT). Dentro de una hoja se puede tener hasta 100 referencias cruzadas de distintos rangos. Enlaces de celda En lugar de ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas, o buscar manualmente en hojas grandes para copiar y pegar, puedes crear enlaces de celdas. Smartsheet permite tener 20,000 enlaces entrantes en total en una hoja de destino y crear enlaces hasta de 500 celdas desde la misma hoja de origen a la vez. Cabe destacar que en el Administrador de referencias puedes ver y modificar todas las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en tu hoja. Para abrirlo, haz clic con el botón derecho en cualquier celda de tu hoja y selecciona Administrar referencias. ¿Cómo puedes optimizar la carga de información y el rendimiento de la hoja? 1. Reducir el tamaño de la hoja Cuanto más grande es una hoja, más potencia de procesamiento necesita tu navegador para cargar y guardar los cambios. Aquí hay algunas formas de reducir el tamaño de la hoja: Eliminar o mover filas a otra hoja con ayuda del flujo de automatización, Dividir la hoja en varias hojas del mismo proceso divididas por periodos de tiempo (hojas trimestrales o mensuales), departamento o algún otro criterio. Luego usar un informe para consolidar la información de las diferentes hojas según sea necesario. 2. Dividir un proyecto grande en otros más pequeños En una hoja de proyecto con una gran cantidad de predecesores y dependencias, cualquier cambio hará que se ajusten todas las tareas de la hoja, lo que puede disminuir el rendimiento de la hoja. Para remediar esto, considera dividir el proyecto en subproyectos, cada uno en su propia hoja. Una vez que hayas dividido el proyecto en subproyectos, puedes usar un informe de filas para consolidar la información. 3. Reducir la complejidad de la hoja. Reducir la complejidad no significa que una hoja sea menos útil o poderosa. Por ejemplo, en las fórmulas puedes utilizar el argumento @row o @cell para mejorar el rendimiento de cálculo. Toma en cuenta estos consejos y mejores prácticas ya que son de importancia y utilidad para que puedas mantener la funcionalidad, mejorar la eficiencia de tus hojas, conectar datos en varias hojas y organizar la información de forma más eficiente. Además, recuerda que si estás trabajando mucho con vínculos de datos, la aplicación premium de Smartsheet llamada DataMesh, te puede ayudar a evitar sobrepasar la limitante del número de las referencias cruzadas y enlaces en las hojas de Smartsheet, trayendo la información requerida de la hoja de origen copiando los textos, en vez de generar el enlace entre celda. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tu desempeño laboral o conocer herramientas que te ayuden, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

¿Estás controlando tu proyecto o el proyecto te está controlando a ti? Un proyecto cuenta con demasiados elementos que cambian constantemente, si no contamos con información que nos indique el estado del proyecto clara y oportunamente el proyecto está fuera de control. Dar seguimiento a indicadores clave de rendimiento (KPIs) es crítico durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin ellos, es difícil ver si estamos logrando los objetivos establecidos. Existen cuatro categorías de KPIs que deben contestar a las siguientes preguntas: Oportunidad: ¿Qué desviaciones en tiempo se han presentado hasta el momento? ¿Cuál es la fecha estimada de terminación más realista? Presupuesto: ¿Vamos a lograr mantenernos por debajo del presupuesto establecido o estamos excediendo los costos? Calidad: ¿Los entregables del proyecto están cumpliendo con los requerimientos y especificaciones establecidos? ¿Qué tan satisfecho está nuestro cliente con los entregables hasta el momento? Efectividad: ¿Se están invirtiendo el tiempo y el dinero adecuadamente, o podemos gestionar el proyecto con mayor efectividad? Existen muchos ejemplos de KPIs obvios para cada una de estas categorías, aquí te presentamos algunos no tan obvios: Oportunidad - Número de ajustes realizados al plan de trabajo. ¿Cuántas veces hemos cambiado la fecha de terminación del proyecto? Las implicaciones del resultado de este KPI vienen desde la aprobación y planeación original del proyecto. Presupuesto - Número de líneas en el presupuesto. ¿El grado de detalle que tiene el presupuesto es el adecuado? Debe existir un balance entre contar con un presupuesto demasiado general versus un presupuesto con demasiado detalle. Calidad - Número de errores cometidos: ¿Cuántas veces hemos tenido que repetir el trabajo durante el proyecto? Independientemente del impacto en tiempo y costo este indicador también tiene un impacto sobre nuestra credibilidad. Efectividad - Porcentaje de tiempo facturable versus no facturable: ¿Cuánto de nuestro tiempo invertido en el proyecto es facturable al cliente? Es importante contar con mecanismos de rastreo que nos permitan identificar el tiempo que nuestro equipo invierte en acciones no facturables.   Nuestros KPIs deben ser acordados por todos los participantes antes de iniciar el proyecto y deben cumplir con las características que se muestran en este artículo . Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Tal vez este factor es demasiado obvio, y es esta la razón por la cual puede convertirse en un problema letal en caso de que la situación pasada, presente y futura del proyecto no sean informadas con oportunidad. Es muy importante establecer un plan de comunicación que tome en cuenta los siguientes elementos : Audiencia: ¿a quién queremos informar? Mensaje: ¿ qué queremos transmitir ? Método de entrega: ¿ cómo lo haremos? Frecuencia: ¿ cuándo lo haremos? Fuente: ¿ quién será el responsable de hacerlo? Las situaciones que permitan la comunicación cara-a-cara entre los involucrados deben ser prioritarias, ya que permiten el diálogo, la discusión y el intercambio de ideas, ofreciendo la posibilidad de resolver situaciones en el momento y mejorar la forma en la que se están haciendo las cosas. También, es muy importante contar con herramientas que permitan el auto-consumo de información , tales como reportes y tableros que nos permitan obtener la información que necesitamos en el momento en que la requerimos, sin tener que solicitarla a alguien. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Existen algunos factores que pueden destruir tu proyecto, uno de ellos son los procesos inconsistentes. En este artículo conoceremos un poco más de este problema, pero primero mencionemos algunos de los procesos más importantes involucrados en la gestión de proyectos: Aprobación e inicio de proyecto. Actualización de avances. Control de cambios. Identificación y solución de issues. Mitigación de riesgos. Cierre de proyecto. El no contar con reglas y mecanismos perfectamente definidos para orquestar los procesos previamente mencionados (y muchos más), pone en riesgo la ejecución de cualquier proyecto. Contar con procedimientos documentados y herramientas que incluyan formas, templates y diagramas de flujo facilitan la gestión del proyecto y lo hace avanzar con mayor eficiencia. Mientras cada proyecto puede cambiar de tamaño, alcance, naturaleza y equipo que ejecuta los procesos, en la mayoría de los casos, son los mismos o por lo menos muy similares. Los procesos deben ser diseñados desde la perspectiva del trabajo a realizar y no del de las personas que lo ejecutan, de esta forma los nuevos miembros del equipo o personal externo pueden rápidamente entender su rol, familiarizarse con lo que tienen que hacer y entender la importancia de su trabajo con respecto al resto del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Todo proyecto sufre cierto grado de cambio a su alcance. Es inevitable, porque siempre se presentarán situaciones que provocarán cambios. La clave es no permitir que impacten el objetivo principal del proyecto. Existen seis malas prácticas que debes evitar para reducir los cambios. Las cuatro primeras durante la planeación y las últimas dos durante la ejecución del proyecto: Pobre definición del alcance del proyecto. No involucrar a todos los participantes en el proyecto. Falta de experiencia en el “tipo” de proyecto que se va a llevar a cabo. No hacer corresponsables a los participantes (internos y externos) del alcance, presupuesto y plan de trabajo. No contar con un buen sistema de control de cambio. Pensar que incrementar el alcance una vez iniciado el proyecto, agrega valor al mismo. Un buen gerente de proyecto debe implementar un sistema de control de cambios para controlar las solicitudes de cambio. Si el cambio de alcance al proyecto es aprobado, el plan de trabajo y el presupuesto deben ser ajustados acordemente. De lo contrario el equipo del proyecto se verá presionado a cumplir fechas poco realistas y constantemente reportará retrasos en el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Los proyectos pueden contar con un plan de trabajo detallado ; todo el equipo puede estar trabajando de forma coordinada, las cosas pueden estar avanzando adecuadamente, pero inesperadamente algo sucede, el proyecto se sale de los rieles y nos preguntamos: ¿qué fue lo que pasó? La respuesta : no estamos gestionando los riesgos. Un riesgo es una situación que, en caso de presentarse, tendrá impacto sobre el tiempo de ejecución de un proyecto, su costo presupuestado y/o la calidad de sus entregables. Un buen gerente de proyecto debe estar preparado para cualquier contingencia y constantemente debe preguntarse: ¿qué pasaría si ...? Existen dos procesos clave para gestionar los riesgos: La mitigación es el proceso de identificar, clasificar, evaluar, preparar el plan de respuesta y de monitorear el riesgo; todo esto se lleva a cabo para tratar de evitar que el riesgo se presente y estar preparados en caso de que así suceda. La mitigación inicia con la evaluación del proyecto, continúa a lo largo de la planeación y ejecución y termina con el cierre de éste. La respuesta es el proceso de ejecutar el “plan de respuesta” previamente establecido en caso de que el riesgo se presente, la ventaja de contar con este plan es que sabemos exactamente qué es lo que hay que hacer y quién es responsable de hacerlo. Es muy importante que todas las acciones relacionadas con la gestión de riesgos queden claramente documentadas para que se conviertan en lecciones aprendidas y que en el futuro nos permitan contar con procesos de mitigación y respuesta más eficientes y eficaces. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

"Siempre se llevará más tiempo del que esperas, aun cuando estés tomando en cuenta la Ley de Hofstadter." Establecer compromisos de entrega equivocados para un proyecto es una receta para el desastre . Es sorprendente la cantidad de personas que tratan de estimar la fecha de terminación de un proyecto sin tomar en cuenta todos los elementos que pueden impactarla. Pero, ¿qué podemos hacer para evitarlo? Empecemos partiendo el proyecto en sus componentes y entregables (piensen en un WBS), posteriormente hay que definir las actividades necesarias para construir dichos entregables y componentes, al mismo tiempo que el orden en que se tendrán que ejecutar. Después, tendremos que hacer lo que llamaremos lo "más complicado". No hay nada más difícil que estimar cuánto van a durar las actividades involucradas en la ejecución de un proyecto y para esto tendremos que responder a la pregunta ¿qué es lo que ha retrasado nuestros proyectos en el pasado?: Fuimos demasiado optimistas estableciendo duraciones. Las actividades que duraban un día duraron más. Definimos duraciones sin tomar en cuenta al experto que las va a ejecutar. Se nos olvidaron algunas actividades. A continuación, veremos algunas recomendaciones para evitar que esto vuelva a suceder: Las experiencias pasadas son nuestra primera red de seguridad; documentar las lecciones aprendidas es clave para ser cada vez más precisos estableciendo duraciones (planeadas vs reales). Si una actividad que normalmente planeamos ejecutar en 10 días y realmente dura 15, para la próxima vez se tendrá que planear en 15. Evitemos las actividades que duran un día; por alguna razón las que están relacionadas a algún tipo de aprobación les asignamos un día de duración cuando normalmente se tardan más que esto. Hagamos un cálculo sencillo: si en un proyecto de seis meses tenemos 15 aprobaciones necesarias para continuar avanzando, y en lugar de un día se llevan dos, el proyecto se retrasará tres semanas. No olvidemos las actividades involucradas en firmas de documentos, permisos, normatividad, compras, pruebas de calidad, etc., es muy probable que varias de ellas deban formar parte de la ruta crítica del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Frecuentemente el plan de un proyecto no cuenta con el detalle necesario para controlarlo y asegurar su éxito. Esto puede confundir al equipo del proyecto y provocar imprevistos de tiempo y costo. ¿Qué tenemos que hacer para detallar nuestro plan de trabajo? 1. Contar con un WBS. Nuestro Work Breakdown Structure (WBS) debe ordenar el trabajo en el tiempo y desmenuzar el proyecto en sus componentes y entregables. De esta forma podemos construir un plan de trabajo para cada entregable con las actividades que deben ejecutarse para producirlos. Un WBS típico podría verse de la siguiente manera: Proyecto Fases Etapas Componentes Entregables Actividades El software que seleccionemos para planear y controlar nuestros proyectos debe ser capaz de agrupar, organizar y filtrar las actividades con base en los criterios que necesitemos. 2. Evitar actividades demasiado largas Es frecuente encontrar que las actividades de un plan de trabajo tienen duraciones demasiado largas. Esto provocará dos problemas graves: los avances reflejados en dichas actividades no serán significativos y será muy difícil contar con una ruta crítica realista. Si las actividades van a terminar en más de 4 o 5 cortes, es probable que sean demasiado largas para medir si se están ejecutando adecuadamente. Lo deseable es ver un avance de por lo menos 25% en cada corte. Si los cortes de avance son semanales, nuestras actividades no deben durar más de 20 días. Si los cortes son diarios, las actividades no deben durar más de 4 días. 3. Eliminar ambigüedad en la responsabilidad. Si no se puede identificar claramente al responsable de una actividad, es necesario partir esa actividad en varias de ellas aunque se ejecuten de manera paralela. 4. No omitir actividades en el plan de trabajo. Es importante identificar todas aquellas actividades que puedan afectar la ejecución del proyecto y plasmarlas en el plan de trabajo. El ejemplo típico (aunque parezca increíble) es omitir las actividades de compra en el plan de trabajo: Selección de proveedores Pedidos Fabricación Traslados / Importación Entrega Si estas actividades no aparecen en la ruta crítica, la lógica de nuestro plan de trabajo está mal elaborada. Otras actividades que con frecuencia se omiten de los planes de trabajo son las firmas y/o autorizaciones de algún documento relacionado con el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Es muy importante asegurar que las personas correctas sean las que están trabajando en el proyecto; esto se refiere al personal propio y al proporcionado por proveedores, contratistas y consultores externos. Las personas asignadas al proyecto deben contar con la experiencia, las habilidades (suaves y duras), y el conocimiento técnico necesario para realizar las actividades asignadas. La dirección del proyecto debe realizar una evaluación cuidadosa y honesta de los candidatos antes de incorporarlos al proyecto. En caso de encontrar algunas lagunas estas, pueden cubrirse con entrenamiento y asesoría. Con respecto al equipo que gestiona el proyecto, es importante que sus miembros cuenten con las siguientes cinco características: Ser un excelente comunicador: Debe contar con la habilidad para comunicarse claramente con diferentes interlocutores y audiencias, en diferentes niveles de la organización. Una mala comunicación puede ser desastrosa para el proyecto. Ser sumamente organizado: El caos y el éxito no se mezclan. Se debe saber, en todo momento, exactamente qué está sucediendo en cada paso del proyecto. Esto incluye el uso de herramientas y técnicas para gestionar adecuadamente el proyecto. Poder leer a las personas: Los mejores miembros de un equipo son líderes sólidos que saben cómo motivar a la gente: pueden comunicarse horizontal y verticalmente con facilidad, tienen la habilidad para trabajar con diferentes personalidades e idiosincrasias y saben perfectamente cuando usar “mano izquierda” y cuando exigir más del equipo. Estimar con precisión: Una estimación equivocada de tiempo y/o costo, puede tener un impacto negativo en el proyecto. Una actividad retrasada; por haber sido estimada con una duración equivocada, puede tener un efecto “domino”, causando retrasos significativos en el proyecto. La habilidad para estimar correctamente depende de la experiencia obtenida al haber participado en proyectos similares en el pasado. Seguridad en sí mismo: Es importante que sea capaz de defender su punto de vista de manera cordial y firme. Debe defender claramente los intereses del proyecto al enfrentarse a situaciones que se presentan a lo largo de éste y a obstáculos colocados por los mismos participantes. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

¿Estamos seguros que los proyectos que estamos ejecutando son los indicados? En el artículo sobre el Factor 1 de esta serie, hablamos de que los proyectos deben estar alineados a los “objetivos estratégicos” de la organización , enfocados en los inversionistas , los clientes , la operación y los empleados . Sin embargo esto no es suficiente. Cada idea de proyecto debe ser estudiada detalladamente antes de convertirse en un proyecto a ejecutar. Es por esto que necesitamos contar con un portafolio de iniciativas y un proceso de evaluación ordenado que permitan recopilarlas, estudiarlas y documentarlas para decidir objetivamente cuáles de ellas se convertirán en proyectos. Todos los miembros de la organización deberían tener la posibilidad de someter iniciativas para ser tomadas en cuenta, convirtiéndose prácticamente en una fuente inagotables de posibles proyectos. Independientemente del proceso de evaluación que se haya establecido, cualquier iniciativa debería contar por lo menos con las siguientes características al momento de ser sometida: Una clave que la identifique Nombre de la iniciativa Descripción detallada Fecha en que se sometió Nombre de quien la sometió Área o departamento de quien la somete Objetivo(s) estratégicos a los que se alinea Tipo de iniciativa Impacto esperado en el negocio Costo estimado de inversión Duración estimada El proceso de evaluación no solo estudia las iniciativas de forma individual sino que las compara y pone a competir entre sí para convertirse en proyectos, formar parte del backlog del portafolio o ser rechazadas. Algunos de los atributos a evaluar deben ser: El valor que agrega al negocio El grado de complejidad para llevarla a cabo El costo involucrado La duración para implementarla El retorno sobre la inversión Los riesgos involucrados Un mapa de inversión (gráfica de burbujas) nos permite graficar cuatro variables de cada iniciativa y es muy útil para tener un comparativo visual del portafolio. En este ejemplo las variables son: Eje X = Beneficio para el negocio Eje Y = Grado de riesgo Tamaño de la burbuja = Costo de inversión Color de la burbuja = Objetivo estratégico ¿Cuáles crees que sean las iniciativas que deben convertirse en proyectos? Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.