A finales del mes pasado, organizamos por primera vez una sesión de networking virtual con usuarios de Smartsheet de México y varios países de Centro y Sudamérica. Esta dinámica nos permitió reunir participantes de empresas de varios tipos, tamaños y países, donde pudieron conocerse, compartir sus experiencias y platicar acerca de Smartsheet. ¡Un agradecimiento a todos los que se conectaron y participaron activamente en esta sesión! Para todos los demás, les contamos en este artículo de qué se trató el evento. La idea de organizar una sesión virtual de networking nació en el equipo de SYSTEC, recordando el evento de usuarios de Smartsheet que tuvimos en Noviembre del año pasado. Durante las entrevistas y pláticas que hemos tenido con los que nos acompañaron ese día, hemos escuchado mucha retroalimentación positiva acerca del networking y las discusiones generadas entre los usuarios de Smartsheet. Nosotros queríamos replicar esta experiencia, facilitar que se conozcan sin salir de sus casas u oficinas, y acercarnos un poco más a ustedes en esta época de contingencia y retos profesionales, así que decidimos organizar una sesión de networking virtual! Esta sesión en gran parte fue un experimento, ya que nunca hemos visto una dinámica parecida: todos los asistentes se asignan a sesiones virtuales distintas ("Salas”), que se llevan a cabo al mismo tiempo dentro de una sesión general para luego hacer un intercambio de experiencias. En la organización y la logística del evento aprovechamos las últimas funcionalidades de la plataforma Zoom y creamos 4 "Salas”, cada una con el moderador por parte de SYSTEC y un compañero de Smartsheet, para conversar acerca de distintos temas. Cada una de las discusiones tuvo una duración de 15 minutos con el total de 4 rondas de cambios de salas y asistentes, para que todos los participantes tuvieran la oportunidad de conocer el mayor número de personas e intercambiar su opinión y experiencia acerca de cada uno de los temas. Adicionalmente en esta sesión explicamos y mostramos en acción las funcionalidades recién liberadas por Smartsheet. Cecilia Ortega, consultor de negocios de Smartsheet: “Es muy satisfactorio interactuar con personas que utilizan Smartsheet en distintos niveles y diferentes casos de uso. Estuve actuando como moderadora en la sala donde se habló sobre los beneficios que ha traído el uso de Smartsheet dentro de las empresas. Tuve participantes con un uso elevado en la plataforma y algunos otros que apenas están empezando a usarla. Este tipo de dinámicas son muy enriquecedoras porque puede mostrar a los interesados el potencial que tiene nuestra plataforma, por ejemplo en proyectos, seguimiento de auditorías fiscales, ventas, recursos humanos, etc. Muy buena decisión el realizar esa conexión.” Carlos Cruz, consultor de soluciones de Smartsheet: “En esta primera sesión de networking estuve siendo el responsable de presentar algunas de las nuevas actualizaciones de Smartsheet, además de ser moderador de la sala de funcionalidades preferidas y las herramientas que nos gustaría que se desarrollarán aún más. En esta sesión pude darme cuenta que las automatizaciones son una parte esencial para las empresas gracias al aprovechamiento del tiempo que se vuelve crucial. Además, el hecho de no realizar un esfuerzo doble en la recepción y envío de correos para aprobaciones o solicitudes genera un mejor desempeño de las áreas y permite el enfoque del tiempo donde realmente se necesita. Por otro lado, los usuarios creen que existe una oportunidad de crecimiento con la nueva función del remitente personalizado en los correos automáticos de Smartsheet, pues traería un mayor beneficio poder customizar el remitente de manera individual y no dejar que Smartsheet sea el que lo decida. Por último es importante recalcar la importancia que los usuarios ven en Smartsheet para enfrentar los nuevos retos de la actualidad y lo mucho que esto se verá repercutido por la capacidad de adaptación de los equipos de trabajo”. Jaime Gómez, consultor de soluciones de Smartsheet: “La sesión de networking, donde estuve como moderador, fue el cuarto dedicado al uso de Smartsheet en el trabajo remoto y, sobre todo, cómo se emplea en esta época que estamos viviendo. Considero que fue un importante espacio donde pudimos ver puntos de vista totalmente diferentes, aprender como los demás afrontan este cambio de era, y compartir las tácticas para que el trabajo en casa se convirtiera en algo productivo y ¿por qué no?, en algo ameno. También me gustaría hacer mención que funcionó como un espacio importante de opinión, donde se habló principalmente de la llamada “nueva normalidad”, y como está cambiará drásticamente la forma en la que trabajamos. Todos los asistentes participaron activamente enriqueciendo la sesión con sus comentarios y puntos de vistas, convirtiéndola en un valioso ejercicio de reflexión y aprendizaje.” Alena Vavilova, consultor de gestión de proyectos y procesos con Smartsheet: “En la sala, donde tuve el placer de ser moderadora, el tema principal fue acerca de las herramientas de trabajo. Hablamos sobre las plataformas que utilizan las empresas para realizar su trabajo diario e incluso platicamos sobre qué herramientas dejaron de utilizar por sustituirlas con Smartsheet. Adicionalmente nació el tema de las aplicaciones premium de Smartsheet y las integraciones con las que cuenta la plataforma. Una de las conclusiones que me llevo de este networking es la necesidad de generar más contenido y platicar más acerca de las integraciones nativas con las que cuenta Smartsheet, por ejemplo con Microsoft 365 o GSuite. ¡Así que esperen más artículos y webinars dedicados a este tema!” Para nosotros organizar y realizar esta sesión de networking fue una gran experiencia y aprendimiento. Además, hemos identificado áreas a mejorar para que nuestras próximas sesiones, que esperamos hacer parte de nuestro calendario de eventos de forma permanente, sean aún más interesantes y exitosas. ¡Nos vemos en la próxima!

Una parte esencial de la planeación y la ejecución de todo proyecto es la asignación de recursos, ya que nos permite monitorear de qué manera estamos utilizado a nuestro equipo en los proyectos en marcha, así como visualizar su carga de trabajo. Con una asignación de recursos correcta y eficiente podemos lograr que el proceso de la realización del trabajo esté más controlado, organizado y equilibrado, buscando siempre respetar los plazos y presupuestos establecidos. No obstante, se requiere experiencia para encontrar los recursos adecuados, evitando sobrecargar a los empleados, una baja de productividad, retraso en las tareas y, muy a menudo, un perjuicio financiero para la empresa. Por estas razones, en la toma de decisiones acerca de las asignaciones es necesario evaluar la disponibilidad, costo, capacitación profesional y otros aspectos importantes de los empleados. En este artículo te contaremos más sobre 10,000ft, una plataforma de Smartsheet para la gestión de recursos humanos. Schedule y People View En primer lugar, 10,000ft cuenta con una vista llamada “Schedule”, la cual nos ayuda a rastrear y revisar cómo los recursos están trabajando a lo largo del tiempo, identificar sobrecargas de trabajo, la disponibilidad, y comunicar los plazos de las tareas planeadas. Dentro de esta pestaña es posible habilitar la vista de personas (People View), para ver el detalle de las asignaciones y aplicar filtros requeridos (Assignment Details). Todas las asignaciones y las tareas pendientes aparecen en barras de color azul, mientras la disponibilidad de la persona se mostrará como un bloque gris claro. Si la persona está sobreasignada, verás advertencias rojas con el porcentaje de sobreasignación en cada caso (Allocation Heatmap). Los fines de semana y días festivos están representados por barras verticales grises, los cuales no son tomados en cuenta para los recursos debido a la configuración predeterminada, pero es posible cambiarla si fuera necesario. Cabe mencionar que al realizar un cambio en el plan de trabajo, la vista de la información en las páginas del proyecto o las hojas de tiempo de las personas se actualizará en tiempo real, beneficiando la transparencia y facilitando una correcta toma de decisiones. Asignación de los recursos Una de las grandes virtudes de 10,000ft es la facilidad con la que se puede encontrar al mejor recurso para las actividades, buscando a miembros específicos o filtrarlos por criterios: rol, disciplina, habilidades u otros campos personalizados. La asignación de los recursos se puede realizar desde la pestaña "Schedule” o directamente desde la hoja del proyecto, y así tener un mayor control del detalle de la tarea. Una vez seleccionada la actividad, la cual no tiene un recurso asignado, puedes dar clic en “Add Team Member” y aplicar diferentes filtros de rol, disciplina u otros criterios; los recursos que cumplan con los filtros se mostrarán para su selección y las mejores coincidencias estarán listadas como “Matching People” y “Matching Placeholders". Reasignación del trabajo Comúnmente, en los proyectos se presentan situaciones de cuándo puede ser necesario realizar una reasignación de los recursos, y en estos casos, es importante encontrar los que más se acercan a las necesidades para cumplir con esta tarea. La forma de reasignar recursos en 10,000ft es muy sencilla y parecida a la opción de asignación; solo se necesita dar clic sobre la actividad y después elegir la opción “Reassign”. Los atributos de ese miembro del equipo serán seleccionados automáticamente como filtros, mostrando personas y placeholders que coinciden con los mismos criterios. Si es necesario, se puede eliminar o agregar filtros adicionales para modificar sus resultados o profundizar los criterios de búsqueda. Cuando trabajamos con las asignaciones de los recursos en los proyectos, es importante recordar que el hecho de tener una excelente dotación de personal no significa que los recursos de la organización o del proyecto estén bien administrados. Mantén la carga de trabajo de tu equipo equilibrada, encuentra los recursos adecuados para realizar el trabajo requerido y mejora la coordinación de los equipos con 10,000 ft. Para obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/10000ft, envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo o escríbenos en nuestras redes sociales: LinkedIn, Facebook, Twitter, Instagram o en nuestro canal de YouTube.

Smartsheet es una plataforma que siempre está en constante evolución, contínuamente buscando formas de mejorar y ofrecer un mejor servicio y experiencia a sus usuarios. Hace un tiempo, Smartsheet anunció la actualización de los Formularios, una de sus herramientas más utilizadas y amadas, ya que permite recopilar información de una manera muy sencilla y rápida, incluso de personas que no cuentan con licencias. ¡Finalmente ya llegó esta actualización! En SYSTEC nos hemos dado la tarea de estudiar la nueva versión del formulario para conocer todos los beneficios que nos brinda esta actualización y poder contarles todos los detalles. Descubre el nuevo diseño y la nueva funcionalidad de formularios en este artículo. Nuevo diseño Los formularios fueron rediseñados gráficamente; ahora tienen una vista mucho más clara, limpia e intuitiva. El menú “Administrar Formularios” nos aparece como una ventana gráficamente modernizada y con un diseño minimalista, ¡copiar y compartir la liga de tu formulario ahora es más fácil que nunca! Los cambios de diseño más importantes ocurrieron en el menú de edición del formulario que fue completamente reconstruido, para que el proceso de creación y modificación del formulario sea aún más simple y amigable. Ahora en la parte central se encuentra la previsualización de nuestro formulario; del lado izquierdo están todos los campos que podemos añadir, así como líneas divisorias, encabezados y adjuntos. Olvídate de tener que navegar entre las diferentes secciones del menú para generar y agregar los campos nuevos; en esta nueva versión todos los campos están al alcance de tu mano y podemos agregarlos simplemente arrastrando el elemento a la parte central. Si no quieres utilizar este método de arrastre, genera los campos directamente en la vista previa del formulario que es ¡totalmente interactiva! Por último, del lado derecho veremos todas las configuraciones específicas de los campos; sin embargo, aquí se esconde una de las sorpresas de esta actualización, ¡ahora podemos modificar las propiedades de columnas directamente desde el formulario! ¿Estás utilizando una lista desplegable y te diste cuenta que falta una opción? Con esta nueva versión puedes realizar todos los ajustes requeridos a los valores de las columnas desde el formulario. Las configuraciones generales del formulario pasan a ser una pestaña aparte, a la que accederemos desde el menú “Configuraciones” que está ubicado en la parte superior. Esta ventana también fue rediseñada, haciendo las diferentes opciones mucho más claras y sencillas. Nueva funcionalidad Finalmente llegaron los campos lógicos, los cuales se habilitan en el formulario dependiendo de las respuestas del usuario, ¡una funcionalidad muy esperada por toda la comunidad de Smartsheet! Ahora cuando los usuarios del formulario introducen algún valor específico que nosotros establezcamos de antemano en las configuraciones se desbloquea en automático otro campo o varios más para ser llenados. Esto pasa con una opción de la lista desplegable, una respuesta específica, un campo que esté en blanco o que no lo esté, etc. Esta nueva funcionalidad convierte a nuestro formulario más dinámico y permite agregar o cambiar los campos según sean nuestras necesidades. ¿Aún no revisas esta nueva versión del formulario? Abre una hoja en Smartsheet y crea uno para acelerar la recolección de la información de tus colaboradores, ¡ahora lo puedes hacer más fácil y rápido, disfrutando del nuevo diseño y funcionalidades! Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Siendo una plataforma con fuertes principios de mejora continua, Smartsheet no se detiene ante los retos de los últimos meses, y nos regala varias actualizaciones que seguramente ayudarán a facilitar aún más tu trabajo y acelerar la ejecución de las operaciones. Aquí te contamos sobre las funcionalidades recién liberadas para que no te las pierdas. Hojas más grandes y rápidas Administra tos procesos largos y complejos en menos hojas al tener un mayor límite de filas, columnas y celdas. Los nuevos límites por hoja son: 20,000 filas (anteriormente 5,000 filas). 400 columnas (anteriormente 200 columnas). 500,000 celdas (anteriormente 250,000 celdas). 100,000 celdas con vínculos y referencias cruzadas (anteriormente 25,000 celdas). Smartsheet también mejoró el rendimiento de la carga de las hojas para que no pierdas tiempo esperando y puedas enfocarte enseguida en la información y en tu trabajo: 2 veces mayor velocidad en el tiempo de carga de hojas. 6 veces mayor velocidad en el desplazamiento y navegación por hoja. 2 veces mayor velocidad en la carga de fórmulas con referencias cruzadas. Múltiples imágenes en una prueba ¡Olvídate de la limitante que sólo te permitía agregar una prueba al renglón! Ahora puedes cargar más de una imagen en la misma prueba seleccionando todas las imágenes requeridas simultáneamente o de forma individual. Acelera la revisión de múltiples trabajos, guarda los comentarios puntuales y las conversaciones en una sola ubicación, y recopila las aprobaciones generales o las solicitudes de cambio. Miniatura de imágenes en archivos adjuntos. Cada imagen adjunta a tu hoja, renglón, comentario o prueba ahora tienen una vista previa en miniatura. Revisa rápidamente las miniaturas, encuentra lo que necesitas y haz que el trabajo avance. Autocompletado en el campo de búsqueda. ¿Ya te diste cuenta que al comenzar a escribir en el campo de búsqueda, se auto-escriben hasta cinco resultados que coinciden con la palabra o frase capturadas? Encuentra rápidamente los elementos de Smartsheet requeridos y haz clic en un resultado para ir directamente al elemento encontrado. Respuestas a @ menciones desde el correo. Contesta a las notificaciones de menciones (@) directamente desde tu correo electrónico. Tu respuesta por correo creará una respuesta directamente dentro del hilo de la conversación en la hoja de Smartsheet y notificará a la persona que hizo el comentario inicial como una nueva @mención. Edición de imágenes en la app de Smartsheet. Aprovecha la nueva funcionalidad de la aplicación móvil de Smartsheet para recortar y crear anotaciones, y marcas en las fotografías e imágenes. ¡Una razón más para que descargues y utilices la app móvil! Fórmulas HAS y COUNTM. Estas dos nuevas fórmulas ayudan a los usuarios a interactuar y analizar la información en columnas de tipo lista desplegable de selección múltiple y lista de contacto con varias personas en una celda. Utiliza la función COUNTM para contar rápidamente el número de valores en una celda o rango de celdas (p.ej correo electrónico o una opción en columna de selección múltiple). Mientras con la fórmula HAS, los usuarios podrán determinar si alguna celda de selección múltiple tiene valores específicos seleccionados y emparejar esta nueva fórmula con otras funciones, como SUM, IF, etc. ¿Crees que eso es todo? ¡Aún no! Revisa este artículo y ve las mejoras en la nueva versión de formularios. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

10,000ft es una plataforma complementaria a Smartsheet para gestionar fácil y eficazmente los recursos humanos en proyectos. Por medio de vistas de asignaciones y reportes de disponibilidad de tiempo se puede determinar qué persona o equipo es el ideal para desarrollar una tarea o proyecto en específico. Como primer paso es importante crear y configurar un directorio de recursos. Cada recurso tendrá su perfil, donde podemos ver la información personal y profesional como nombre, rol, disciplina, días laborables y otros campos de carácter personal. Adicionalmente se podrá ver el detalle de su trabajo pendiente y realizado. 1. Datos personales. Aquí es posible agregar datos como: nombre, ubicación, habilidades, idiomas, intereses profesionales, tipo de empleado y opciones de movilidad. Estos datos son muy importantes ya que permiten ofrecer y reconocer al personal indicado para los proyectos de acuerdo con la afinidad y experiencia que tienen. También es posible agregar una imagen para el contacto, proporcionando mayor detalle a la información personal. 2. Días laborables. En esta sección es posible configurar la disponibilidad del recurso, incluido su primer y último día de la semana laboral. También es posible establecer la disponibilidad variable, si es que el recurso se encuentra trabajando medio o tiempo completo. Esta disponibilidad es tomada en cuenta al crear nuevas asignaciones ya que las sugerencias de tiempo no se programarán si una persona no se encuentra disponible. 3. Tarifas y utilización. 10,000ft brinda muchas posibilidades al momento de definir la tarifa laboral del recurso para cubrir las necesidades de los usuarios, adaptándose a las diferentes formas de trabajar; por ejemplo, es posible optar por usar una tarifa especial o utilizar la tarifa de facturación predeterminada por su disciplina y función. En el caso de seleccionar la tarifa especial es necesario definirla en estas configuraciones o puedes ingresar “$0” si deseas que esta persona aparezca como no facturable. Adicional a las tarifas personales, puedes agregar tarifas específicas en cada uno de los proyectos si lo requieres. 4. Disciplina y rol. Estos dos campos permiten a 10,000ft la asignación y reasignación de los recursos según el área y el tipo de trabajo que realizan en la organización. Es importante asignar a los recursos la disciplina y rol para que puedas crear un directorio de recursos correctamente, filtrar para encontrar a la persona correcta para el trabajo, manejar tarifas predefinidas por disciplinas y roles, reasignar el trabajo con las sugerencias automáticas basadas en estos campos, etc. Desarrollar un directorio de los recursos es un paso esencial para trabajar en 10,000ft, pues da pauta a la organización efectiva de los proyectos y cada uno de los recursos. Para obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página https://www.systec.com.mx/10000ft o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Especialmente en la época que actualmente estamos viviendo, la mayoría de las empresas están pasando por un proceso de transformación digital, independiente del sector al cual pertenecen. En pocos días están integrando tecnologías digitales en todas sus áreas, y buscando un cambio en su forma de operar, y colaborar para darle un valor adicional a sus clientes. Normalmente‌, ‌una‌ ‌transformación‌ ‌de‌ ‌este‌ ‌tipo‌ ‌implica‌ ‌una‌ ‌redefinición‌ ‌de‌ ‌procesos‌ ‌y‌‌ estrategias‌ ‌donde‌ ‌se aprovechan todos los beneficios que brinda la tecnología. Por ejemplo, ahora que el trabajo a distancia se vuelve la nueva realidad, se toman las herramientas de TI en el beneficio de mejorar la comunicación, organización y fiabilidad de la información llevando a una mayor productividad de los equipos. Smartsheet, al ser una herramienta totalmente en la nube, busca impulsar el trabajo a distancia y empoderar a las empresas y sus colaboradores, otorgando así una mayor versatilidad y eficiencia. A continuación describimos algunas de las principales funcionalidades de Smartsheet que te ayudarán a potenciar el trabajo colaborativo y a distancia: Solicitudes de actualización: envía solicitudes de actualización para que cualquier persona registre avances y/o cambios de información en renglones clave, sin importar si tienen cuenta o son usuarios compartidos. Escoge las columnas que deseas que los colaboradores vean y envíalas a horas específicas o de forma recurrente; los colegas, contratistas, asesores, clientes y otras personas pueden responder fácilmente en cualquier dispositivo mediante un formulario. Flujos de automatización: acelera la ejecución del trabajo y ahorra un tiempo valioso gracias a los flujos de trabajo automatizados que permiten combinar múltiples escenarios y acciones. Crea y administra de manera sencilla los flujos de trabajo mediante el uso de un editor visual para automatizar las tareas manuales reiteradas, como: aprobaciones, actualizaciones de estado y recordatorios. Formularios: crea y comparte formularios para recopilar todo tipo de información y conservarla organizada dentro de una hoja; por ejemplo, puedes usar un formulario para recopilar respuestas de una encuesta, solicitudes de empleados u órdenes de productos. Una vez que lo hayas creado y personalizado, podrás compartirlo con cualquier persona para que pueda enviar información a la hoja a través de este medio. Pruebas: permiten a cualquier parte interesada revisar y aprobar fácilmente el contenido generado por su equipo. Carga un archivo PDF o imagen en una prueba, agrega comentarios puntuales y envía una solicitud de revisión a colegas, proveedores, clientes y más, incluso si no están compartidos en tu hoja. Los revisores pueden anclar comentarios, discutir sus opiniones entre ellos y registrar sus decisiones de aprobación; puedes subir una nueva versión del archivo a la prueba en cualquier momento para continuar el proceso. Paneles: proporcionan visibilidad en tiempo real de datos críticos y recursos esenciales con vistas fáciles de configurar. Los paneles y portales están formados por diferentes widgets asociados a los tipos de datos que se desean compartir: gráficos, informes, parámetros clave, accesos rápidos e incluso, diferente contenido web. Se puede compartir con cualquier persona y lo podrá ver fácilmente en el ordenador o cualquier dispositivo con acceso a internet. Aplicaciones móviles: La app móvil te permite acceder en tiempo real a tus datos en Smartsheet desde cualquier lugar y en un sólo clic. Ya sea que estés en una reunión o en movimiento, puedes actualizar fácilmente la información en la cuadrícula editable, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real o completar formularios para registrar datos, también puedes agregar fotos, ver archivos adjuntos, escanear códigos de barras, actualizar solicitudes y enviar aprobaciones. El trabajo a distancia es una alternativa para que empresas y trabajadores mantengan sus actividades habituales inclusive si se encuentran en lugares diferentes. Este modelo de trabajo plantea desafíos, pero no es imposible implementarlo de manera eficaz contando con las personas y herramientas adecuadas. ¡Prueba cada una de las funcionalidades de Smartsheet e impulsa el trabajo a distancia! Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Uno de los puntos fundamentales para considerar al momento de dirigir un proyecto, es la asignación de recursos humanos a ciertas tareas y el control de su carga de trabajo. El seguimiento oportuno a la asignación de recursos es sumamente importante, para así poder tener bajo control los tiempos de realización de las actividades e identificar rápidamente si algún miembro del equipo está siendo sobreasignado. Para que puedas revisar las asignaciones de tus colaboradores y su carga de trabajo de una forma fácil e intuitiva, Smartsheet cuenta con una Vista de Recursos. En primera instancia, para habilitar la Vista de Recursos, el administrador de las licencias en tu organización tendrá que revisar las configuraciones de la cuenta. En este menú, entre otras opciones, también se encuentra Administración de Usuarios, donde el administrador del sistema puede agregar, eliminar, restablecer contraseñas de usuarios, etc. Aquí es importante que el administrador designe a los observadores de los recursos que podrán utilizar la vista, y se asegure de que todos estos estén incluidos en la cuenta, aunque sean usuarios sin licencia. El siguiente paso es habilitar la "Administración de Recursos" en todas las hojas, planes de trabajo, listas de tareas etc., donde manejamos las asignaciones. Una vez dentro, nos dirigimos a la "Configuración del proyecto" y activamos la "Administración de Recursos", seleccionando una columna de tipo Lista de contactos que cuente con los colaboradores que deseamos visualizar en la vista de recursos. Adicionalmente, se puede definir una columna donde se guardará el detalle del tiempo de asignación del recurso a la actividad en forma de porcentaje. Una vez cumplidos los apartados anteriores, Smartsheet habilitará un acceso directo a la vista de recursos a nivel hoja, es una vista sencilla pero eficaz, donde vamos a ver los nombres de nuestros colaboradores del lado izquierdo, la escala de tiempo del lado superior y en la parte central unas barras de color azul que reflejan las duraciones de las actividades y el porcentaje de la asignación. Cabe mencionar que si Smartsheet detecta que un colaborador está sobreasignado, la barra cambiará a un color rojo y el porcentaje superará el 100%, esto con el objetivo de hacer evidente la carga excesiva de trabajo. Por último, vamos a contar con una ventana específica para la vista de recursos en el menú de Inicio de Smartsheet, justo abajo de la sección de Espacios de trabajo, allí podremos generar las vistas para revisar las asignaciones de todos los usuarios en cualquier proyecto o crear una vista por grupo de proyectos específicos. La vista que se generará será parecida a la que vimos en la hoja con la opción adicional de dar clic sobre el nombre de la persona y ver un desplegado de todos los proyectos en los que participa, con el fin de tener un mayor control y que nuestra toma de decisiones sea mucho más rápida y efectiva. Así es como puedes gestionar tus recursos en Smartsheet e identificar fácilmente en qué están trabajando los equipos, quién tiene tiempo disponible o qué persona tiene demasiadas actividades por realizar. Si lo que buscas es una administración de recursos más potente y profunda, con hojas de tiempo, directorio de roles y disciplinas, tarifas de trabajo, etc., ¡te invitamos a conocer a 10,000ft, una nueva herramienta adquirida recientemente por Smartsheet! https://www.systec.com.mx/10000ft. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Uno de los mejores trucos para organizarse cuando trabajas de forma remota es descubrir cómo hacer que la tecnología y la automatización facilite las actividades diarias de todo tu equipo, los mantenga informados y coordinados. Una solución sencilla y rápida es aprovechar las plantillas que ofrece Smartsheet en su Centro de Soluciones para que puedas comenzar a implementar la herramienta en cualquier área que se requiere. Con esto te podrás asegurar que todos los equipos tienen los ambientes colaborativos que necesitan para impulsar su productividad. ¡Smartsheet ya creó la solución... a ti sólo te toca aprovecharla! En el Centro de Soluciones, al que puedes acceder desde el panel izquierdo de la herramienta dando clic en el último ícono del signo Más, encontrarás una biblioteca extensa de diferentes plantillas de hojas prediseñadas que están divididas por las categorías de trabajo. Navega entre una gran variedad de soluciones y al encontrar una plantilla que te interesa da clic sobre ella para obtener una vista previa y descripción más detallada. Si quieres usarla, ésta se guardará en tu carpeta de Hojas para que puedas acceder a ella en cualquier momento y personalizarla según tus necesidades. Ahora, no todos saben que si cambiamos el idioma de Smartsheet a inglés se habilitará el acceso a más soluciones (fácilmente identificadas por su diseño estandarizado en color azul claro y el título: Template Set -conjunto de plantillas-, del lado izquierdo). ¡No te preocupes!, puedes volver a cambiar a español en cualquier momento. Estos conjuntos de plantillas no son solamente hojas prediseñadas con ciertas columnas, sino unas mini soluciones completas que combinan paneles, informes, formularios y hojas, listos para que los utilices, y así impulsar el trabajo y operar de forma más eficiente. Aquí te platicamos sobre algunos de nuestros Template Sets favoritos, muy útiles para el trabajo remoto: Team Operations and Sync Agrega recursos críticos, noticias y anuncios, eventos importantes y avisos sobre actualizaciones de proyectos en un sólo lugar, garantizando que los gerentes y los miembros de equipos estén sincronizados y ahorrando tiempo valioso de trabajo. En este conjunto de plantillas encontrarás todo lo necesario para organizar tu calendario de actividades, capturar problemas y solicitudes de empleados, y tener la información clave en el tablero, siempre disponible para todos. Employee Contact List El conjunto de plantillas de la lista de contactos de empleados te ayuda a administrar fácilmente la información crítica del personal de tu empresa y a organizarla por departamento o rol. Mantén esta lista siempre actualizada con imágenes e información de contacto, habilita las solicitudes de actualización para que cada miembro de la organización pueda revisar su información y visualiza cómo se alinean las personas utilizando la vista de tarjeta. Staff Plan Management En este Template Set podrás encontrar una plantilla de hoja de tiempo con sus reportes y tablero de control, que son indispensables si quieres administrar o realizar un seguimiento rápido a las horas de trabajo de tu equipo en múltiples proyectos, identificar fácilmente qué miembros del equipo están sobreasignados en una semana laboral determinada y ajustar la carga de trabajo para garantizar que los plazos de las actividades se mantengan intactos. Project Tracking and Rollup Si estás planeando nuevos proyectos o ya tienes unos en progreso, revisa este Template Set. Con este conjunto de plantillas puedes planificar, programar y asignar tareas de proyectos organizadas por fase, estar al tanto de las actividades en riesgo para garantizar el éxito del evento y acceder a la información crítica a través de un panel con reportes y gráficos relevantes. Strategic Plan Con la ayuda de este conjunto de plantillas puedes aumentar la transparencia en tu organización, creando un lugar único para que los equipos definan, discutan y alinean la estrategia general de la compañía. Revisa los objetivos estratégicos de la empresa, usa un formulario de Smartsheet para capturar nuevas iniciativas e ideas de mejora, supervisa su estado y recibe alertas automáticas para su aprobación. Cada Template Set es totalmente personalizable a tus requerimientos y al estilo corporativo de tu empresa. De hecho, hay una guía que acompaña a cada conjunto de plantillas explicando cómo funciona y brindándote instrucciones paso a paso para implementarla acorde a tus necesidades. La única desventaja es que todos los materiales y plantillas están en inglés. No obstante, te recomendamos que revises estas plantillas si no es para utilizarlas, entonces para inspirarte y ver en acción las mejores prácticas de uso de Smartsheet Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Hoy en día las empresas siempre están buscando innovar en su forma de trabajar para así ahorrar tiempo y mantenerse competitivos en el mercado. Es aquí donde radica la importancia de poder acceder a la información en cualquier momento, no importando el lugar. La aplicación móvil de Smartsheet te permite lograr la edición y visualización de todos tus procesos o proyectos desde tu dispositivo móvil. Adicionalmente, puedes interactuar con algunas características únicas de la aplicación móvil para incrementar la productividad y la eficiencia de tu equipo. Tres de estas características son: Captura evidencias y escanea códigos (QR y de barras). La captura de imágenes puede ser una herramienta que ayude a la obtención de datos críticos a la hora de trabajar en ciertas áreas del proyecto; comprobantes o fotos de avances pueden ser algunos de los ejemplos que pueden adjuntarse en una celda desde la app móvil. Por otro lado, el escaneo de códigos es una herramienta que facilita la entrada de datos, la cual puede ser usada para la búsqueda o actualización de la información en una hoja. De esta forma, escaneando el código de barra o el código QR con la cámara de tu dispositivo, puedes fácilmente ingresar la información contenida en una celda específica. Una opción adicional es insertar los códigos como archivos adjuntos a la hoja o a un renglón, dejándolo disponible para su uso en cualquier otro momento. Registra tu ubicación. Smartsheet genera las coordenadas de ubicación y ésta es colocada en una celda para su visualización en el navegador o aplicación. Ésta puede ser agregada en una hoja o en un campo de formulario. El usar esta característica te permite un mayor control de la logística de los proyectos y organización para conocer si es necesario la ubicación de los colaboradores o actividades. Genera solicitudes de actualización y aprobaciones. Estas solicitudes son esenciales para directivos, gerencia y decision-makers, y para esto es necesario tener la información al momento. La aplicación móvil de Smartsheet permite la llegada de esta información con notificaciones push, siendo posible la visualización de aprobaciones y solicitudes que han sido enviadas para una toma de decisiones rápida y estratégicamente correcta. Estas funcionalidades ayudan al ahorro de tiempo, permitiendo que el trabajo tenga mayor versatilidad y eficiencia. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

La colaboración es de suma importancia y éste es uno de los principales beneficios que nos brinda Smartsheet, permitiéndonos consolidar toda la información y recopilar datos clave de todos los compañeros de trabajo, proveedores, clientes y otras partes interesadas. Además, uno de los valores agregados es que la herramienta permite la colaboración de todas las personas que intervienen en un flujo de trabajo, sin importar si cuentan o no con licencias. Cuando hablamos de usuarios sin licencia, nos referimos a ellos como colaboradores externos y pueden participar en nuestros procesos y proyectos de distintas formas: Solicitud de actualización. Smartsheet permite que los usuarios externos “actualicen” determinadas celdas mediante su correo eléctronico. Comúnmente, sucede que en algunos procesos o proyectos existen columnas con información confidencial o que el proceso es demasiado largo y hay datos que los colaboradores no necesitan conocer; mediante la solicitud de actualización automatizada puedes requerir la actualización de información, mostrando sólo las celdas que requieres que vea y edite la persona que recibirá esta solicitud. Solicitud de aprobación. En todos los procesos empresariales se necesitan distintas aprobaciones: presupuestos, ausencias de personal, compra de equipo, etcétera. Con esta solicitud puedes enviar un correo electrónico a la persona asignada para autorizar diversas solicitudes o requerimientos, permitiéndote agilizar las operaciones y eliminar el papeleo. Todas éstas, al igual que las actualizaciones, pueden estar automatizadas. Publicación de la información. Smartsheet te permite generar una URL de consulta o edición de la información. Dependiendo de la opción que escojas, tus colaboradores podrán ver únicamente la información de las celdas y archivos adjuntos, o editar celdas y agregar comentarios, ver calendarios, etc. Al monitorear el registro de actividad a nivel celda u hoja, no aparecerá el correo de la persona que hizo las modificaciones, sino la leyenda “usuario publicado”. Envío como adjunto (pdf o excel). La herramienta tiene la opción de automatizar la entrega de tu hoja o reporte en formato pdf o Excel en fechas y horas específicas. Tu colaborador podrá consultar la información recibida, teniendo la seguridad que está actualizada. Formulario. Si utilizas un formulario creado en Smartsheet para alimentar tu hoja, no te olvides que lo puedes compartir con cualquier persona utilizando la URL que se genera automáticamente. Recopila la información que necesites y da seguimiento a diferentes solicitudes, pedidos, tickets, etcétera. Los colaboradores internos (usuarios con licencia), tendrán distintos niveles de permiso para trabajar en tus hojas o tus espacios de trabajo: Observador. Con este permiso podrás sólo visualizar la información, archivos y conversaciones en la hojas o los espacios de trabajo compartidos. Editor. Podrá modificar la información en las celdas (si no están bloqueadas), pero no tendrá autorización para cambiar las características de la hoja. Administrador. Podrá modificar columnas y celdas, agregar más funcionalidades e invitar a otros colaboradores a trabajar con los permisos que desee asignar. Propietario. Es la persona que cuenta con los máximos permisos en una hoja o en un espacio de trabajo, es posible transferir este permiso a cualquier persona compartida. La colaboración es una parte esencial en la realización de nuestros flujos de trabajo. No olvides que algunas formas de colaborar interna o externamente pueden estar automatizadas. Los invitamos a usar y explotar esta herramienta para ahorrar tiempo y consolidar todo nuestro trabajo en una sola plataforma. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Smartsheet cuenta con varias Premium Apps que permiten lograr una mayor funcionalidad de la herramienta, en este artículo revisaremos a mayor profundidad una de éstas en específico: "Calendar App". El objetivo del Calendar App es maximizar el funcionamiento de la vista de calendario, obteniendo una visualización mucho más flexible y dinámica, permitiendo tener un mayor control y seguimiento de las actividades que necesites. ¿Cómo funciona? El Calendar App extrae la información de una columna del tipo fecha; puedes seleccionar entre una variedad de vistas: mes, semana, cuatrimestre, vista diaria, multi-mes y día-mes. Adicionalmente, puedes definir qué información quieres ver en el calendario e incluso, agrupar los eventos por categorías y colores. Algunos ejemplos de uso. El primero está relacionado con el área de Recursos Humanos: una hoja de solicitudes de vacaciones de cada uno de los empleados de toda la empresa. Observamos que cada área se muestra con un color diferente, en cada una de las tarjetas está incluida la información de las personas que están solicitando vacaciones. La vista del calendario se encuentra dividido en semanas, pero puede ser alterada en cualquier momento. El segundo está relacionado con la gestión de proyectos, donde puede ser de gran utilidad, ya que se pueden organizar las actividades del proyecto por etapa y estado. Cuando damos click en cualquiera de las tarjetas, se muestra más detalle del lado derecho; además, se pueden visualizar los comentarios o archivos adjuntos que se encuentran en la hoja original. También se cuenta con un acceso directo para uno renglón en específico, y cualquier cambio o actualización de la información se verá modificada al instante. Los casos de uso son innumerables: mercadotecnia, organización de eventos, lista de tareas o cualquier otro proceso donde el seguimiento a las fechas tiene primordial importancia. Puedes compartir los calendarios generados con otros usuarios mediante ligas dinámicas para observar los datos en tiempo real y a su vez poder descargar el calendario en formato PNG o PDF. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

El avance tecnológico ha sido un enorme cambio que facilita la realización de proyectos y procesos en una empresa; ayuda a realizar nuestras actividades de forma más rápida y automática, provocando que los estándares en nivel de competencia aumenten día a día. Todo esto obliga a que las empresas busquen herramientas en la nube que faciliten su trabajo. El contar con una plataforma que te garantice la seguridad de tu información en la nube es primordial; Smartsheet funciona con altos niveles de seguridad que te dan la tranquilidad que necesitas respecto al uso de la información ingresada en la herramienta. En este artículo hablaremos de la seguridad de los datos, la privacidad, los estándares de cumplimiento y la transparencia de la información en Smartsheet: Smartsheet trabaja con redundancia de datos en múltiples lugares y servicios de hosting en instalaciones de Equinix y AWS. Éstas se examinan y se evalúan según el Control de Organizaciones y Sistemas (SOC). También cuenta con evaluaciones de terceros realizadas por empresas de seguridad externa, controles de datos multicapa y auditorías trimestrales de acceso administrativo. Todos los datos se almacenan de forma duradera con cifrado aprobado por el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) con cifrado AES 256 en reposo y servicio S3 de Amazon para almacenar y presentar archivos cargados. El acceso a todos los sistemas y datos de producción está limitado a los miembros autorizados del equipo de operaciones técnicas de Smartsheet. Uno de los últimos logros de Smartsheet fue el reconocimiento de su cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Smartsheet cumple con diversos filtros de seguridad en diferentes programas e instituciones como: FedRAMP: el programa de administración federal de riesgos y autorizaciones. FERPA: las instituciones educativas sujetas a las disposiciones de la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar. GLBA: las instituciones financieras sujetas a la Ley Gramm-Leach-Bliley. HIPAA: la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico. AICPA: el Instituto Americano de Contables Públicos Certificados. Además de los niveles de seguridad mencionados, dentro de la plataforma de Smartsheet se pueden realizar diversos controles de acceso basados en la identidad como son los permisos de visibilidad de las hojas con distintos atributos, registro de actividades, etc. Claramente las herramientas en la nube tienen muchas ventajas competitivas, sobre todo el poder acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo móvil; no obstante, guardar toda la información y archivos en la nube genera muchas dudas e inseguridad por la incomprensión del funcionamiento de estas herramientas. Es importante conocer los estándares en seguridad y contar con una plataforma que te brinde confiabilidad en el uso de los datos y Smartsheet está aquí para ti. Nota: la terminología que se utiliza en el artículo es técnica y específica de sistemas y TI. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.