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La incorporación de las tecnologías digitales y las aplicaciones en la nube han generado cambios sumamente importantes en la forma actual de trabajar. Una de estos cambios es la modalidad remota y la importancia de ésta para eliminar barreras cuando hablamos de trabajo a distancia. Es por eso que en esta edición de nuestro blog nos enfocaremos en hablar de lo nuevo que podemos observar a través de nuestro móvil. La aplicación móvil de Smartsheet, al igual que la plataforma en su versión web, busca agregar funcionalidades que nos ayuden a mejorar la experiencia de trabajo remoto. Con la app, que está disponible para todos los usuarios con licencia, podemos realizar la mayoría de las acciones más algunas adicionales como es el escaneo de códigos de barras o registro de la ubicación. Además, con la aplicación móvil es aún más fácil recibir notificaciones, contestar solicitudes y revisar los datos críticos estés donde estés. Para que sea cómodo trabajar con nuestras hojas de Smartsheet, la aplicación cuenta con diferentes modalidades de visualización. Muchas de ellas son conocidas ya que tratan de emular las vistas observadas desde nuestro ordenador, tales como: la vista de cuadrícula, vista de tarjeta, vista de lista, vista de gantt, vista de calendario y ahora, con la nueva actualización, contamos con la incorporación de la vista móvil. La vista móvil, además de las opciones que ya teníamos anteriormente como buscar en hojas, ordenar, filtrar, etc., agrega ciertas funcionalidades como la selección de columnas a mostrar. De esta forma es posible observar los datos más importantes en cada sección sin necesidad de buscarlos en todas las columnas. También podemos activar o desactivar la opción de vista compacta en la cual cada una de las filas se observa con el valor de la columna principal sin detalles adicionales. Con esta vista logramos una navegación rápida y un acceso directo a los archivos adjuntos, comentarios y pruebas. La diferencia crucial entre las distintas vistas anteriormente utilizadas y la nueva es el ajuste al tamaño del dispositivo móvil utilizado. Esto nos brinda una mayor accesibilidad a los datos y mejora la visualización de la información. Otra de las características que se suman a la navegación dentro de la aplicación móvil de Smartsheet es la visualización de los archivos recientes sincronizados entre la aplicación móvil y la versión web. De esta manera es más fácil regresar a las hojas, informes y paneles visualizados recientemente sin importar el dispositivo que se está utilizando para acceder a la plataforma. Por último es importante recordar que el menú principal de la aplicación también nos ofrece un nuevo diseño donde podremos observar un acceso rápido y una navegación más fluida entre el inicio, las notificaciones, nuestros espacios de trabajo y la nueva herramienta de Smartsheet llamada WorkApps. Recuerda que es posible descargar la aplicación de Smartsheet en dispositivos móviles Android y iOS; solo búscala dentro de la AppStore o Play Store y realiza la descarga. ¿Necesitas más apoyo en el desarrollo y trabajo con la app móvil de Smartsheet? Ingresa a nuestra pagina www.systec.com.mx/smartsheet o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

En los últimos años el proceso de firma de documentos ha pasado de realizarse de manera autógrafa a digital. En México, como en muchos otros países, los contratos celebrados con soluciones electrónicas ya son válidos y ejecutables. Por ello la aceptación de firmas electrónicas ha aumentado en empresas e instituciones de diferentes tamaños debido a grandes ventajas como el poder firmar un documento importante desde cualquier lugar o dispositivo en cuestión de minutos. La firma electrónica garantiza la autenticidad de lo que manifiesta una persona en los documentos al firmarlos, respaldando toda la información que esté dentro del mismo. Adicionalmente tiene validez legal y jurídica como instrumento de identificación y autenticación. Las firmas electrónicas se están convirtiendo rápidamente en una necesidad empresarial. La oportunidad de mejora radica en poder contar con una herramienta que elimine la necesidad de enviar contratos, solicitudes, aprobaciones o acuerdos en papel y facilite los procesos. Smartsheet busca ser la plataforma central de ejecución de trabajo y por lo tanto es importante que se conecte con otras plataformas para impulsar y agilizar aún más los procesos administrativos. Con la nueva extensión para DocuSign, integrada directamente en el generador de documentos, ahora se cuenta con una herramienta poderosa que permite optimizar la forma en que sus equipos crean y ejecutan documentos críticos para el negocio. DocuSign es una herramienta que está disponible en los planes Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. El único requisito es que al menos un miembro del equipo debe tener una licencia de DocuSign. La integración entre Smartsheet y DocuSign te permite: Crear documentos al combinar plantillas existentes de DocuSign y los datos de tu hoja para crear y enviar documentos personalizados para cada fila. Dar seguimiento al proceso de firma. Programar recordatorios automáticos. Recibir notificaciones para cada paso del proceso. Firmar documentos de manera electrónica. Guardar los documentos de manera segura y automática. Actuar rápidamente en consecuencia de las firmas obtenidas. Todo esto desde Smartsheet con cualquier dispositivo y desde cualquier lugar en el que te encuentres. ¿Cuales son las principales ventajas de la nueva integración de DocuSign a Smartsheet? Facilidad de uso: desde el celular, tableta o computadora de escritorio, las firmas electrónicas facilitan y aceleran los procesos de negocios. Eficiencia operativa: la productividad de los empleados aumenta debido a un flujo de trabajo de documentos completamente automatizado. Reducción de riesgos: evita errores humanos y asegúrate de que tus firmantes sean quienes dicen ser con métodos avanzados de autenticación digital. Reducción de costos operativos: al pasar del papeleo al entorno digital y reducir el tiempo de tediosas tareas administrativas. Experiencia de usuario mejorada: fomenta relaciones más sólidas con los clientes al proporcionar una experiencia de gestión de documentos simple y fácil de usar. En conclusión, al utilizar la nueva integración de Smartsheet como método de firma electrónica se ahorra tiempo, ya que todo el proceso se puede realizar sin problemas en la nube y donde sea que uno se encuentre. Además se elimina el uso de papel y se reduce la pérdida de tiempo ya que la integración cuenta con recordatorios para realizar dicho proceso. De esta manera DocuSign tiene un impacto significativo y positivo a la gestión y administración de su negocio. Además, por medio de la firma electrónica, los documentos adquieren valor legal y carácter probatorio. La transformación digital presenta muchas oportunidades que las empresas puedan aprovechar. Pronto no será necesario volver a la pluma y al papel para estos procesos administrativos. ¡Compruébalo tu mismo! DocuSign ofrece un periodo de prueba de 30 días gratis a los clientes de Smartsheet para comenzar a ahorrar tiempo de inmediato con la nueva integración. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Nuestra vida profesional y personal está repleta de pendientes y llega un punto en el que nos saturamos con tantas tareas y fechas importantes. Por eso, es crucial tener una buena capacidad de organización y contar con un sistema de productividad personal que te permita organizar y ejecutar tus actividades lo mejor posible. Aunque no lo creas, las nuevas tecnologías también pueden ayudarnos a afrontar la rutina diaria y convertirnos en personas más organizadas. La tecnología bien aplicada nos ayuda, por ejemplo: a incrementar la productividad, a aprender cosas nuevas, a llevar un registro de nuestras metas y avances personales. Para muchas personas el objetivo es maximizar la productividad personal ya sea en el trabajo o en su tiempo libre, haciendo más en menor tiempo. Sin embargo, en ésta nueva era de las tecnologías de la información, existen muchas herramientas de productividad personal, aplicaciones y plataformas que pueden ayudarte en el camino. Smartsheet está enfocado a empresas, pero dado que es una herramienta de productividad que proporciona funciones fáciles de usar en la gestión de tareas, organización y más, te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel. Para los usuarios fanáticos del orden que quieran implementar ésta herramienta de manera personal, para diseñar espacios de trabajo para la planificación de actividades a corto, mediano y largo plazo, Smartsheet les ayuda con distintas tareas, tantas y tan variadas como tu imaginación y la organización de un proyecto lo requiera: Organiza mejor tus tareas y pendientes diarios Lleva un seguimiento de tus proyectos y metas personales de manera sencilla en un solo lugar Logra un mayor control de tu presupuesto y gasto mensual con formularios, fórmulas y tableros de control para llevar registro de tu ingreso de manera rápida y en tiempo real Ten presente las fechas importantes, por ejemplo, tus pagos recurrentes como la renta, tarjetas de crédito, servicios, etc. con los recordatorios automatizados. Planea y organiza compromisos, viajes, cumpleaños y eventos importantes. Además puedes aprovechar las diferentes plantillas existentes para empezar y modificarlas conforme lo vayas necesitando. Prioriza tus tareas más importantes, administrándolas en contexto a través de comentarios y archivos adjuntos a nivel de fila para que puedas visualizar todo de un vistazo y tomar medidas para mantenerte al día. Usa las integraciones de Google y Microsoft para publicar las fechas de tus planes y tareas de Smartsheet en el calendario de Google o Outlook y nunca más olvidarás una fecha de vencimiento o una reunión. Además, puedes superponer el calendario de Google al calendario de Smartsheet para que tengas a la vista todas las juntas y compromisos agendados para una mejor planeación de las actividades. Por último, lleva el control de tus actividades, gastos, fechas importantes y más, todo desde tu celular con la app de Smartsheet. Como ves, tus metas y objetivos personales y laborales pueden ser medibles y gestionadas con la ayuda de Smartsheet. Fue el físico británico William Thomson quien dijo: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide no se puede mejorar. Lo que no se mejora se degrada siempre”. ¡Conoce todas los elementos de ayuda y aprendizaje que tenemos para tí en nuestra página www.systec.com.mx para tener un mejor control de tu día a día. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

La frase “si cuidas a tus empleados, ellos cuidarán a tus clientes", podría decirse que es aún más importante en nuestro mundo afectado por la pandemia de COVID-19 ya que muchas empresas luchan por mantener los ingresos frente a los vientos económicos en contra. Los empleados también enfrentan vientos en contra, ajustándose a una nueva situación que combina la vida laboral y la vida hogareña, las partes desordenadas, quisquillosas e imperfectas como nunca antes. Trabajar desde casa presenta sus propios desafíos, incluidos sentimientos de aislamiento, tensión y prioridades contrapuestas con los miembros de la familia. Junto con una pandemia que está creando un futuro incierto, este nuevo lugar de trabajo dinámico puede llegar a afectar la productividad. A continuación te enlistamos 5 consejos que debes tomar en cuenta para impulsar el compromiso de tus empleados en un lugar dinámico. 1. Marca tus esfuerzos actuales de compromiso para que sirvan como guía para los empleados. Las comunicaciones internas y el compromiso de los empleados no ha cambiado tanto si lo vemos con un enfoque CARE: claridad, agilidad, respuesta y empatía. Claridad: Configura a tu equipo para el éxito comunicando claramente las expectativas, las prioridades comerciales y lo que se debe enviar a los clientes, inversores y socios. Agilidad: Durante una situación como una pandemia, es importante recopilar lo que sienten y piensan los empleados para así informar su estrategia de comunicaciones internas y anticiparnos a sus necesidades como también proporcionar comunicaciones significativas. Capacidad de respuesta: Proporciona actualizaciones frecuentes y transparentes para mantener informados a los empleados. En tiempos de incertidumbre, los empleados no esperan que las empresas tengan todas las respuestas, pero esperan que se les mantenga informados y actualizados sobre cómo la empresa está respondiendo de manera proactiva. Empatía: Deshazte del discurso corporativo y duplica la apuesta por ser auténtico y poner a tu gente primero. Escucha a tus empleados y facilita diálogos significativos bidireccionales en lugar de confiar en la transmisión de arriba hacia abajo. Cada uno de estos elementos es importante para las comunicaciones internas así como para la colaboración en un lugar de trabajo dinámico. 2. Colabora entre equipos y funciones para juntos soportar la tormenta. En la actualidad muchas empresas cuentan con un equipo de respuesta al COVID-19 en el que incluyen miembros del área de cultura, TI, riesgos y comunicaciones corporativas. Esta colaboración es necesaria ya que las empresas tienen como objetivo proteger la salud y la seguridad de los miembros de su equipo, impulsar la coherencia en las comunicaciones y comprender las implicaciones y limitaciones de su respuesta. Las decisiones, la orientación y los próximos pasos no deben quedar en vano. Fuera de nuestros socios internos, también se debe confiar en colegas e informes de la industria. Cada aspecto de nuestra respuesta se basa en conocimientos y mejores prácticas junto con datos científicos. Desde el primer día de nuestra respuesta a la crisis, nos conectamos con nuestros pares de la industria para comprender cómo respondían y se adaptaban a la pandemia de COVID-19. Cuando se trata de una nueva situación sumida en la incertidumbre, apoyarse en tu red de pares es invaluable. El liderazgo durante una transición, especialmente una tan dinámica y desafiante como esta pandemia, se fortalece al compartir ideas y comentarios. La validación de terceros o las recomendaciones para fortalecer tu plan, servirán para ayudar a tu público clave: los empleados. También, la implementación de distintas tecnologías a distancia ha permitido que cada colaborador, sin importar el área, pueda gestionar sus actividades de manera exitosa y no se vea afectado por la crisis de la pandemia. 3. Llega a tu destino valorando la producción y los resultados, no la productividad. El COVID-19 reformuló la forma en que trabajamos y eso tendrá un efecto dominó en los meses y años venideros. Si bien los empleados enfrentan el desafío de equilibrar el trabajo con la vida hogareña (cuidar a los miembros de la familia, combinar sus horarios con la disponibilidad de su pareja y más), sienten una inmensa presión para ser productivos en sus trabajos. Para algunos, el horario de trabajo tradicional de 9 am a 5 pm no es posible; en cambio, están operando en un horario flexible para satisfacer sus necesidades. En lugar de centrarse en cuánto trabaja un empleado, los empleadores deberían valorar los resultados de cada empleado. Aprovechando el modelo CARE una vez más, es importante considerar: Claridad: será necesario otorgar más valor a los resultados, al rendimiento en tiempo real y trabajar en un horario tradicional. Para que esto se logre, el liderazgo deberá redoblar esfuerzos para brindar claridad sobre las prioridades, los objetivos y las expectativas, de modo que los empleados puedan estar informados sobre dónde concentrar su valioso tiempo. Agilidad: el “lugar de trabajo” quedará obsoleto y se necesitarán nuevos métodos de trabajo para abordar las necesidades del mercado. Veremos una innovación masiva en la forma en que se realiza el trabajo, especialmente en las áreas de comunicaciones virtuales y colaboración. Los equipos de comunicaciones y liderazgo deberán considerar la adopción de nuevas tecnologías para satisfacer esta necesidad. Capacidad de respuesta: se necesitan comunicaciones internas más sólidas. En ausencia de conexiones orgánicas y físicas, las comunicaciones internas se convertirán en el hilo que conecta a la futura fuerza de trabajo distribuida. Empatía: el trabajo se humanizará y la integración de la vida laboral y personal será la nueva normalidad. También te darás cuenta de que todos estamos interconectados, y habrá una mayor inversión por parte de las organizaciones y los empleados en priorizar el propósito, los valores y el bien social para alinearse con la fuerza laboral en evolución. 4. Concéntrate en el bienestar de los empleados, incluida la salud mental, para ayudar a proteger a tu equipo. Cuando se trata de beneficios y bienestar de los empleados, no existe un enfoque único para todos. En esta crisis colectiva, cada persona está experimentando su propia realidad, que comprende un conjunto único de desafíos y diferentes estrategias de afrontamiento. La salud mental es un aspecto importante del bienestar general de los empleados, lo que afecta su capacidad para ser productivos y hacer frente a situaciones difíciles. Es importante encontrar formas de construir y fortalecer conexiones significativas con compañeros y colegas. Anime a sus gerentes a tener diálogos abiertos con los miembros del equipo sobre cómo les está yendo de manera integral, no solo en términos de su desempeño laboral sino también en su bienestar general. 5. Confía en tu plan de crisis para guiar a tu equipo. Un plan de crisis es un activo valioso para guiar a las empresas: proporciona un proceso, describe roles y responsabilidades, ofrece borradores iniciales de mensajes y más. Pero esos planes existentes solo pueden llegar hasta cierto punto, razón por la cual la agilidad es clave en tiempos de crisis. Tener un plan ya establecido, ya sea específico o no para cada situación de crisis imaginable, servirá como punto de partida y ayudará a las empresas a ser ágiles, lo que les dará una ventaja inicial para responder. Mirando al futuro sabremos que no podemos planificar todos los resultados posibles, pero los principios rectores brindarán a los equipos la capacidad de adaptarse rápidamente. Si quieres saber más sobre cómo aumentar el compromiso de tus empleados e involucrarlos más a tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Las empresas más exitosas tienen la innovación como su eje central. Piensa en Apple, Amazon, Netflix y Uber. Sus fundadores revolucionaron la industria al considerar al cambio como una oportunidad en lugar de una amenaza. La innovación no tiene por qué venir solamente de los directivos. Y de hecho, no debería. Cuando se innova solo con ideas que provienen de los líderes, se envía a los empleados la señal errónea de que su trabajo no es proponer nuevas soluciones y como resultado, se pierden oportunidades. En muchos casos, los empleados son la mejor fuente de ideas, porque suelen estar más cerca del cliente. Cuando sus ideas se escuchan y se ponen en práctica, tienen el potencial de dar a tu empresa una ventaja competitiva. Según una encuesta realizada por los servicios analíticos de Harvard Business Review (HBR), solo el 40% de las organizaciones afirmaron que la innovación era impulsada a partes iguales por los empleados y los altos cargos antes de la pandemia. En el futuro, el 54% de las organizaciones espera que la innovación sea igual en ambos niveles. Sin embargo, la innovación no se produce de la nada. Los directivos deben preparar el terreno creando un lugar de trabajo que alimente y nutra la creatividad. Aquí tienes tres prácticas que te ayudarán: 1.- Empodera a tus empleados Cuando los equipos de trabajo pasaron a trabajar a distancia durante la pandemia, los directivos descubrieron que las personas trabajan bien con autonomía. Una estrategia operativa que brinde a los empleados formas flexibles de diseñar y ejecutar su trabajo, genera un entorno en el que los equipos pueden ser más productivos. El poder de controlar las prácticas y los resultados también ayuda a los empleados a encontrar más sentido a su trabajo. Además, los equipos que tienen flexibilidad y agilidad ayudan a obtener mejores resultados. En la encuesta de HBR, el 80% de las empresas encuestadas coincidieron en que los empleados ágiles e innovadores desempeñaron un papel importante a la hora de garantizar la continuidad y el éxito de la empresa durante la pandemia. Al establecer una cultura de la innovación, tu empresa estará mejor equipada para responder a las necesidades de un mercado en constante cambio. No obstante, los equipos autónomos no surgen por sí solos. Se les debe proporcionar recursos que les ayuden a desarrollar y ejecutar ideas. Para ello se necesitan herramientas que proporcionen visibilidad, impulsen la responsabilidad y faciliten la colaboración. 2. Cambia tu cultura Una cosa es capacitar a los empleados y otra es proporcionarles una sensación de seguridad psicológica que les anime a asumir riesgos. Procura crear una cultura de la innovación que deje en claro que el fracaso no es algo que deba temerse o desalentar. Elon Musk, CEO de Tesla, dijo una vez: "El fracaso es una opción aquí. Si las cosas no fallan, no se está innovando lo suficiente". Y recuerda que cuando surja una idea innovadora, los empleados deben ser reconocidos y recompensados por sus esfuerzos. 3.- Permite actualizar tus prácticas La innovación no debe limitarse a una práctica empresa-cliente. Los cambios internos pueden conducir a mejores flujos de trabajo que lograrán un mayor desempeño en tu empresa. Actualizar las prácticas desde un enfoque de "siempre lo hemos hecho así" a un entorno fluido y dispuesto a experimentar contribuye a una mentalidad innovadora. El Home Office y el trabajo híbrido, son un claro ejemplo. El 69% de las empresas creen que la mayoría de sus empleados trabajan de forma eficaz en entornos remotos y distribuidos. ¡Encuentra nuevas soluciones! Al utilizar una plataforma de gestión de proyectos fácil de usar como Smartsheet, generas un mayor intercambio de conocimientos dentro de tu equipo, disfrutas de una mejor comunicación, obtienes una visión más clara y una mayor responsabilidad en los procesos internos. Logrando crear un ambiente que incentive la innovación. Smartsheet impulsa la creatividad y la toma de decisiones. Es una herramienta que es flexible y adaptable, capaz de generar cosas increíbles para tu empresa. Si quieres conocer más acerca de Smartsheet y de cómo puede ayudarte a impulsar la innovación en tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Asegurarte que la información de tu trabajo sea accesible y procesable en tiempo real para todos tus colaboradores puede ser un desafío. El nivel de detalle que un colaborador individual necesita en su hoja para realizar el trabajo es demasiado y a la vez insuficiente para el nivel ejecutivo. Se debe garantizar que la información correcta esté disponible en el momento oportuno para las personas adecuadas y así lograr tomar las mejores decisiones y actuar rápidamente en función de los datos. Aunque se necesita una licencia Business o Enterprise para crear y editar tableros, cualquiera puede acceder a ellos si se comparten o publican, tengas o no una licencia de Smartsheet. Obtén visibilidad de la información en tiempo real Los paneles están diseñados para brindarte a ti y a tus colaboradores visibilidad en tiempo real del progreso del trabajo. Dado que tu trabajo es único, no necesita ajustarse a paneles prediseñados. Puedes personalizar completamente tus tableros a través de widgets simples y fáciles de usar, sin necesidad de aprender a codificar o requerir ayuda de terceros. Los widgets pueden extraer y rastrear datos en tiempo real desde donde se almacenan. ¿Estás rastreando proyectos en una hoja? Agrega un enlace a la hoja o un icono que se vincule a la misma. ¿Solo quieres mostrar ciertos datos seleccionados de una hoja? Usa el widget de métrica para mostrar información de celdas individuales. ¿Necesitas insertar un informe que muestre el estado más reciente de todas tus iniciativas? No hay necesidad de hacer trabajo adicional, simplemente agrega el widget de informe. También puedes agregar texto enriquecido, títulos, archivos adjuntos e imágenes para brindarles a los demás el contexto necesario para comprender tu información. La mejor parte es que, una vez creado tu tablero, siempre estará actualizado. No necesitas atenderlo constantemente o ingresar manualmente los datos, ya que sus widgets extraerán directamente la información de su fuente de datos. Visualiza tus datos con gráficos para tomar decisiones rápidas Las representaciones visuales de datos pueden ayudarte a reducir el ruido y detectar rápidamente tendencias en tu negocio. Es por eso que Smartsheet ofrece la posibilidad de graficar tus datos. Con un simple widget, puedes seleccionar entre diferentes tipos de gráficos conocidos, como: barra, columna, línea, pastel, dona y dispersión. Estos gráficos extraen datos en tiempo real de las hojas, para que puedas analizar el progreso en un simple vistazo. Los tableros funcionan para todos Tanto si eres el director de sistemas de información que necesita conocimientos de nivel ejecutivo, un director de ventas que busca compartir actividades de seguimiento o un director de programa que desea compartir información de alto nivel, los paneles están diseñados para ti. Obtén vistas precisas y en tiempo real de todo tu portafolio de proyectos. Puedes comparar el gasto actual de los objetivos estratégicos, realizar un seguimiento del presupuesto, ver el estado del proyecto y más, ¡todo en un solo lugar!. Los gerentes de ventas que usan tableros saben exactamente cómo es su embudo de ventas (pipeline). Puedes pasar fácilmente de una descripción general a una detallada. La actividad de seguimiento, el estado de la oportunidad y las métricas clave nunca están a más de un clic de distancia. Los administradores de programas que usan tableros se mantienen al tanto del estado general de su proyecto. Tienen visibilidad de todos los aspectos de su cartera, desde métricas clave del proyecto hasta la documentación asociada. Obtén la información que necesitas cuando la necesitas No importa cuál sea la función de tu organización, los dashboards de Smartsheet son fácilmente configurables y brindan la información correcta en el momento correcto. Si tienes alguna duda sobre cómo editar y personalizar tus tableros, escríbenos a info@orkesta.net o visita nuestro sitio web www.orkesta.net donde podrás consultar la oferta de capacitación que tenemos para ti.

La falta de datos para tomar decisiones o medir tu progreso pueden arruinar por completo tu proyecto. Ya sea por la ausencia de recursos tecnológicos o por un acceso limitado a los datos, la falta de información puede provocar retrasos e ineficiencias en tus procesos. ¿Qué herramienta necesitas? Coloca toda la información que necesitas en un solo lugar con DataTable. DataTable te ayuda a desbloquear datos aislados e iniciar el movimiento de datos en dos direcciones, para crear un almacén de datos de gran volumen en Smartsheet en donde tus equipos podrán acceder y actuar. Tener acceso a los datos y a las herramientas adecuadas es vital para el éxito de cualquier equipo, desde los departamentos de marketing, hasta los equipos de ventas. Con DataTable podrás desbloquear datos aislados de los sistemas de registro, como ERP (Enterprise Resource Planning) y los CRM (Customer Relationship Management) para trasladarlos a Smartsheet, logrando combinarlos fácilmente en un solo sitio para que tu equipo trabaje con ellos. Mejor acceso a grandes conjuntos de datos Smartsheet cierra la brecha existente entre el mantenimiento de la seguridad de los grandes conjuntos de datos y la colaboración en los mismos. Estos dos elementos te permitirán aprovechar al máximo tus datos y utilizarlos fácilmente para soluciones. Colabora eficazmente: Smartsheet se creó para la colaboración. Con las capacidades de datos de la plataforma podrás hacer referencia a subconjuntos de datos para idear y recoger opiniones, y para trabajar en proyectos. De igual manera, puedes usar esta información en tus hojas para generar cuadros de mando para el análisis y la visualización. Alinea a tu equipo (y tu organización) de principio a fin: Proporciona a tu equipo las herramientas que necesita para mantenerse alineado desde el momento en que comienza tu proceso. Con todos los datos accesibles para todo tu equipo, garantizarás la responsabilidad y la comunicación. Cada nueva edición, tarea y comunicación del equipo se actualiza en tiempo real, por lo que nunca tendrás que preocuparte de que la información se pierda. Smartsheet hace que sea más rápido y fácil lograr más Estas son algunas de las características y funcionalidades que tú y tu equipo pueden aprovechar al abordar su próximo proyecto: Automatiza tu movimiento de datos entre plataformas: Smartsheet Data Shuttle te permite automatizar la carga o descarga de tus datos desde ERPs, CRMs y bases de datos, hacia y desde Smartsheet. Esto creará una fuente centralizada con la que tendrás la capacidad de tomar decisiones seguras y en tiempo real. Crea grandes conjuntos de datos: DataTable permite automatizar la creación de grandes conjuntos de datos combinando información de múltiples fuentes. Lograrás almacenar diversas filas de datos y sincronizar subconjuntos de los mismos en tus hojas. Sincroniza los conjuntos de datos: Los conectores de Smartsheet proporcionan una sincronización en tiempo real entre tus datos y Smartsheet, por lo que trabajarás con los datos más precisos y actualizados, empleando flujos de trabajo que comparten datos entre plataformas. Analiza y actúa sobre los datos: Proporciona información procesable sobre la salud de tu negocio mediante la automatización de los flujos de trabajo y la creación de paneles visuales. La automatización acelera la ejecución del equipo y te permite ahorrar tiempo valioso, sustituyendo las tareas manuales y repetitivas por flujos de trabajo automatizados. Los cuadros de mando proporcionan visibilidad en tiempo real de los datos críticos que tu equipo necesita en un único lugar. Gestiona el acceso a datos aislados: Al gestionar los datos a los que pueden acceder los colaboradores, mantendrás las políticas de seguridad de tu organización y a la vez permitirás la colaboración. Si tienes alguna duda acerca de esta herramienta o quieres conocer más de ella, escríbenos a info@orkesta.net o visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet donde podrás consultar la oferta de capacitación que tenemos para ti.

Nunca antes en la historia las empresas han gestionado tanta información como ahora. Con la cantidad de datos que hay disponibles hoy en día, es indispensable extraer información crítica rápidamente y actuar sobre ella para tomar decisiones correctas sobre la estrategia y el desarrollo de la empresa. En estas circunstancias, la realización de distintos cálculos es clave tanto para agilizar los procesos, como para recopilar métricas y KPIs. Pero si bien las fórmulas son útiles, su manejo puede resultar tedioso y no tan sencillo. Si Smartsheet es la fuente de información de tu empresa, en este artículo te damos 10 consejos para que explotes las fórmulas y realices cálculos con confianza. 1. Estudia las fórmulas disponibles. Las fórmulas le dan considerable poder a nuestras hojas. Con la ayuda de funciones podemos realizar operaciones aritméticas, calcular valores numéricos como montos o duraciones de días entre fechas, automatizar ciertos aspectos de nuestra hoja o, incluso, realizar búsquedas de información entre distintas hojas. Para aprovechar todas las funciones con las que cuenta Smartsheet y utilizarlas correctamente, en primer lugar es crucial conocerlas, ver ejemplos de su uso y estudiar su sintaxis. Por esta razón, Smartsheet tiene disponible una plantilla con ejemplos de todas las fórmulas existentes en el Centro de Soluciones (Accede al Centro de Soluciones). Nuestra recomendación es tenerla siempre a la mano independientemente si eres un usuario principiante o uno ya más avanzado. 2. Conoce cómo hacer referencia a celdas y rangos de celdas. Familiarizarse con todas las funciones no es suficiente. Para el cálculo exitoso necesitamos asegurarnos de que las referencias a celdas, rangos y columnas se realizan correctamente. Normalmente, al seleccionar una celda o un rango específico, Smartsheet lo traduce automáticamente al lenguaje de la fórmula sin que nosotros tengamos que capturar algo manualmente. No obstante, existen algunas excepciones como es el caso de una columna entera de la hoja sin un rango fijo, y por esta razón es importante conocer cómo se escriben correctamente todas las referencias. 3. Cuida la sintaxis de tus fórmulas. Al momento de escribir una fórmula en Smartsheet, la herramienta nos guía mostrando una ventana con la sintaxis de la función y resaltando en color amarillo el componente actual. Esta parte es muy importante y hay que tener mucho cuidado, considerando que cualquier símbolo adicional o mal escrito puede provocar un error y paralizar nuestros cálculos. Siempre pon atención a todas las comas, paréntesis, comillas, letras mayúsculas y minúsculas. Además, ten en cuenta que la sintaxis de las fórmulas y los símbolos que se utilizan en ellas varían en relación al idioma de la cuenta. 4. Hazte experto en las fórmulas más utilizadas. ¡Mientras más fórmulas conozcas, mejor! Pero si tenemos que darte alguna sugerencia en cuanto a cuáles enfocarse primero, sería en fórmulas de SUM(IF), COUNT(IF), IF, TODAY, VLOOKUP. Las fórmulas antes mencionadas son las más utilizadas y comunes. Perfeccionando el uso de estas funciones vas a poder realizar el 90% de cálculos necesarios basados en la información de Smartsheet. 5. Utiliza la referencia absoluta. No te olvides de que Smartsheet cuenta con la referencia absoluta que puede aplicarse a una celda específica, posición en una columna o posición en una fila. El uso de referencia absoluta puede ser muy útil para la generación de datos estadísticos, cálculos de métricas y KPIs, permitiendo ahorrar el tiempo y reducir el esfuerzo manual de captura de datos. 6. Revisa el significado de los errores de fórmulas. El uso seguro de fórmulas viene con la práctica y es posible que en el proceso varios de tus intentos terminen en un error. Para aprender fácilmente sobre nuestras equivocaciones y corregir rápidamente la falla puede ser útil conocer exactamente a qué se refiere cada uno de los mensajes de error de Smartsheet. Revisa en este página los posible errores (Aquí) y no te asustes la próxima vez que veas un #UNPARSEABLE. 7. Prueba fórmulas alternativas para encontrar la más sencilla. El mundo de las fórmulas es muy flexible y, muy a menudo, existen varios métodos para lograr el mismo resultado. Si sientes que estás forzando una fórmula o que no te está regresando el valor deseado, detente y revisa si tal vez exista alguna otra fórmula alternativa que podrías utilizar en su lugar. 8. Asegura el correcto funcionamiento de las fórmulas generadas. Al terminar de escribir la fórmula es de suma importancia revisar que esté funcionando correctamente, aunque muchas veces eso significa que habría que simular la situación y manipular los datos manualmente. Sin embargo, no te saltes este paso porque así te puedes dar cuenta de que existen otros posibles escenarios que no habías considerado en tu fórmula y que pueden resultar en un error. 9. Crea una hoja con ejemplos de fórmulas para futuras referencias. Arma tu propia plantilla de fórmulas donde recopiles ejemplos de fórmulas exitosas que puedan serte útiles en la realización de tu trabajo y administración de los procesos. Recuerda que las fórmulas pueden ser tan complejas como se requiere y compuestas de distintas funciones para un solo cálculo. Por lo tanto, si encontraste la “combinación” perfecta, que te está funcionando, guarda este ejemplo para que puedas consultarlo rápidamente en el futuro sin tener que buscar en todas tus hojas. 10. Aprovecha la nueva función de “Convertir en fórmula de columna”. Ahorra tiempo en alistar tus cálculos y protege tus fórmulas con la nueva funcionalidad de fórmulas de columna, la cual nos trae varios beneficios. En primer lugar, estas fórmulas se aplican automáticamente a todas las celdas de columna, independientemente de cómo se agregan filas nuevas y sin la necesidad de realizar el copiado manualmente. Además, se incluyó un mecanismo de protección de fórmulas que no permite editar ni eliminar la fórmula a nivel de celda. Solamente los propietarios y los administradores de las hojas podrán modificar la fórmula de columna generada en un menú especial. ¿Necesitas más apoyo con el tema de fórmulas? Conoce nuestra oferta de cursos aquí o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Cada empleado cuenta con diferentes actitudes y aptitudes que los diferencian de los demás a la hora de trabajar. A continuación te mencionaremos cuáles son: 1. De comunicación Eres el pegamento que mantiene unida a la organización, el hilo que teje diferentes flujos de trabajo en un tapiz de proceso y progreso. Eres la calma antes, durante y después de la tormenta, reuniendo a las tropas, asegurándote de que se escuchen todas las voces y asegurando que los topos sigan siendo topos. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Tienes tus dedos en muchos flujos de trabajo y lo que logras hacer es para que tu organización funcione. Con eso viene mucha complejidad e iniciativas a largo plazo. Mantente al tanto de la complejidad con una plantilla de línea de tiempo del proyecto que te permitirá visualizar cuándo se complete una tarea y quién la completó. 2. De conexión Desde personas a equipos, equipos a proyectos, proyectos a clientes, mantienes a todos conectados. Interno, externo, no importa. Te aseguras de que todos tengan lo que necesitan para mantener el trabajo en marcha. Mientras que otros pueden temblar al ver un chat grupal, tú lo tomas por los cuernos y diriges esa conversación directamente hacia la productividad. Siempre estás buscando formas de optimizar la conectividad y te enorgulleces de ser quien la proporcione. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Maximiza tu conjunto de habilidades de recursos mientras te mantienes al tanto de los detalles técnicos con esta plantilla de gestión de proyectos . Incluye capacidades de administración de recursos y te permite visualizar quién está haciendo qué, en relación con el trabajo que se está realizando. 3. De enfoque No hay tiempo para distracciones, cuando hay que hacer un proyecto, tu intervienes, decides lo que hay que hacer, quién lo hace y la mejor manera de llegar allí. Tienes una rara combinación de enfoque y disciplina. Cuando un proyecto cruza tu escritorio, te sumerges directamente, lo resuelves y luego pasas al siguiente. No dejas piedra sin remover, ningún objetivo sin alcanzar. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Mantente al tanto de los detalles cuando administres varios proyectos con la solución de administración de proyectos y carteras de Smartsheet. Mira el breve video de demostración para ver cómo la solución puede ayudarte a garantizar que nada se escape. 4. De previsión Siempre miras tres pasos adelante, te enfocas en los resultados a largo plazo y buscas la mejor manera para que tú y tu equipo lleguen allí. El camino hacia el éxito está pavimentado con los conocimientos y las respuestas que proporcionas, manteniendo a todos los que te rodean en la cima de tu juego de principio a fin. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Continúa optimizando proyectos y abordando programas complejos sin perder de vista los detalles con nuestra plantilla de cronograma de gestión de proyectos que te ayudará a realizar un seguimiento de los detalles en tiempo real al mismo tiempo que muestra descripciones generales y métricas de alto nivel. 5. De liderazgo Tu lugar está al frente del proyecto: escanear, evaluar y desglosar cada detalle sin sudar. Tu equipo confía en ti para que abarques todo el proyecto y crees las soluciones que impulsan a toda la organización, entregando el oro y la gloria en todo momento. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Tu habilidad para sumergirte en la complejidad es tu pan y mantequilla. Utilizar los recursos adecuados para que todo suceda es como agregar un poco de azúcar a la mezcla. Aprovecha la administración de recursos en Smartsheet para estar al tanto de las necesidades de tus equipos y poner en funcionamiento fácilmente los flujos de trabajo mediante la administración del tiempo dedicado a los proyectos. 6. De resiliencia Usted es responsable de gran parte del trabajo pesado, creando los procesos centrales que mantienen las ruedas girando en todos los equipos, día tras día. Algunos pueden llamarlo 'repetitivo', pero usted sabe que la perfección se trata de obtener sus 'repeticiones'. Deje las enzimas y las proteínas en polvo para los demás. No obtienes armas como estas sin trabajar, seguir el programa y entregar. Cómo puede ayudarte Smartsheet: ¿Busca calmar el aluvión de solicitudes puntuales? Transforme tareas y solicitudes ad hoc en procesos escalables con el conjunto de plantillas de admisión de proyectos . 7. De velocidad Cada segundo de cada minuto de cada hora está en tus manos y te aseguras de aprovecharlo al máximo. Cuando se trata de procesos, te aceleras rápidamente, terminando rápido y fuerte con cada tarea que asumes. Cómo puede ayudarte Smartsheet: Con tu velocidad de relámpago, sabemos que los cambios en el plan pueden hacer que te sientas atascado. Mantente al tanto de los cambios con la plantilla del plan de lanzamiento del proyecto que le permite crear tu plan de lanzamiento del proyecto y realizar un seguimiento de los cambios en una línea de tiempo visual. 8. De versatilidad La cantidad de cosas que puedes hacer está más allá del alcance de cualquier otra persona del equipo: rastrear, evaluar y planificar la mejor manera de avanzar, todo mientras se tienen en cuenta las prioridades y los plazos. Si no te conociera mejor, diría que había varios tú flotando por la oficina. Pero, ¿quién necesita clones cuando se tiene la mejor tecnología disponible para ayudarte a navegar en cada una de tus tareas? Cómo puede ayudarte Smartsheet: Con el gran volumen de proyectos en los que trabajas en un momento dado, te destacas en navegar por una gran cantidad de procesos a la vez. Para mantener la eficiencia con tu tiempo, aprovecha la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para encargarte del tedioso trabajo manual y así poder concentrarte en mantener todo en su sitio. Todo empleado es diferente y cuenta con una o más habilidades, ¿cuál es la tuya?. Ahora que ya sabes sobre las habilidades y quizás te identificaste con una, te invitamos a visitar nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet para aprender más sobre diversos temas, o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

¿Constantemente corres de una reunión a otra?, ¿el desarrollo de tu proyecto se detiene si no estás disponible para aprobar tareas?, ¿siempre te preocupan los mensajes que puedas perderte por la falta de conectividad? Entonces la aplicación móvil de Smartsheet es para ti. Comprueba el estado de tu proyecto en tiempo real, recopila información y colabora, estés donde estés. Aquí te presentamos cinco formas en que puedes utilizar la aplicación para trabajar en cualquier lugar: 1. Seguimiento al alcance de tu mano En una reunión, en un avión o en la fila para tomar un café, mantente al día con tu trabajo utilizando tus hojas, informes y tableros en tiempo real. Consultar tus dashboards en tu dispositivo móvil te proporciona una visión ejecutiva en tiempo real del estado de tu negocio al alcance de tu mano, sin tener que desplazarte por innumerables hojas e informes. Tip: Los dashboards se reorganizan y optimizan cuando se ven en la aplicación móvil, pero a veces es útil ver el diseño de escritorio para obtener la vista completa. Puedes cambiar fácilmente al "diseño de escritorio" haciendo clic en el botón azul en la parte inferior derecha de cada panel en la aplicación. 2. Captura información sobre la marcha sin conectividad ¿Quieres ingresar formularios, presentar solicitudes o gestionar instalaciones sin WiFi? Abandona los procesos de lápiz y papel que tan a menudo te acompañan a los lugares de trabajo remotos y captura datos sin errores de conexión, con la aplicación móvil de Smartsheet. Marca los formularios para su uso sin conexión en la aplicación de modo que puedas capturar información independientemente de la confiabilidad de tu conexión a internet. Tip: Utiliza un formulario como un potente flujo de trabajo para alertar a alguien, solicitar una aprobación o incluso generar automáticamente un documento como un formulario de pedido o un contrato. 3. Mantén el flujo de trabajo El trabajo se mueve más rápido que nunca, pero el progreso puede ralentizarse si tu equipo y las partes interesadas tienen que esperar a que estés disponible para checar las actualizaciones, revisiones y aprobaciones. Las herramientas portátiles te permiten mantener el flujo de trabajo. Sé capaz de recibir notificaciones instantáneas sobre elementos críticos y actúa en el momento oportuno. Completa rápidamente las solicitudes de actualización y aprobación, y logra ver y responder los comentarios en tiempo real. 4. Código de barras, imágenes, localización La aplicación móvil te ofrece oportunidades únicas para capturar información. Añade contexto a tu trabajo con la ayuda de fotos, códigos de barras y ubicaciones. La captura de imágenes puede acelerar la entrada de información crítica desde el campo. Recorta, gira y realiza otras ediciones ligeras a las imágenes cuando las cargues. El escaneo de códigos de barras te permite escanear e introducir rápidamente una cadena de números de un código de barras, ya sea para buscar una coincidencia existente en Smartsheet o para añadir una cadena a la celda. Tip: Nuestro Centro de soluciones ofrece una amplia gama de plantillas, incluida una para la Gestión de inventario con código de barras. 5. Vista móvil Necesitas acceder y editar tus datos sobre la marcha, lo que significa que necesitas vistas optimizadas para la pantalla de tu teléfono. La vista móvil muestra la información de las filas de tus hojas en un formato de tarjeta vertical, solo con los campos clave que especifiques. Con una lista de datos fácilmente desplazable para revisar y actualizar sobre la marcha, podrás trabajar siempre que te llegue la inspiración. ¡Qué esperas para descargar la aplicación móvil hoy mismo!, disponible en App Store para iOS y en Google Play Store para Android. Si quieres conocer más acerca de la plataforma Smartsheet y sus beneficios, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Una de las principales ventajas de Smartsheet y un punto diferenciador que lo distingue de otros sistemas y aplicativos, es que es una herramienta intuitiva, flexible y fácil de adaptar. Sin embargo, cuando se empieza a estudiar y usar algo nuevo es común que se tengan dudas y errores debido a la falta de información y experiencia. Y Smartsheet no es una excepción. En este artículo vamos a revisar algunos de los errores más comunes, así como recomendaciones para mejorar la práctica de manera que sea de ayuda para las personas que están empezando a aprovechar Smartsheet. No seleccionar correctamente la zona horaria y el idioma La mayoría de los usuarios que empiezan a utilizar Smartsheet se olvidan de ajustar la zona horaria y el idioma de su cuenta. Aunque puede parecer un detalle poco significativo, las siguientes razones ejemplifican por qué es importante realizar la corrección: En Smartsheet el idioma preestablecido por defecto es Inglés. Se recomienda siempre realizar el cambio de idioma al de tu preferencia ya que la configuración de tus preferencias regionales determina el formato de fecha predeterminado; por ejemplo: mm / dd / aa o dd / mm / aa, el formato numérico predeterminado y los formatos de moneda. Adicionalmente el usar la herramienta y todas sus características en tu idioma puede ser mucho más sencillo. Por otro lado, la zona horaria seleccionada garantiza que las marcas de tiempo, los correos electrónicos programados y otras acciones basadas en la hora reflejen tu zona horaria. De no ajustar la zona horaria se genera un desfase entre Smartsheet y tus horarios programados de trabajo. Al crear un flujo de trabajo automatizado como alertas, recordatorios, solicitudes de aprobación, etc., la zona horaria del propietario de la hoja es el desencadenador que siempre se toma como referencia. El ajuste de zona horaria e idioma se puede realizar accediendo desde Smartsheet al Menú de Cuenta seguido de Configuración Personal y seleccionar la opción Configuraciones. Escribir nombres de personas en columnas tipo texto en lugar de tipo lista de contactos En lugar de capturar constantemente el nombre de cada persona en una columna de tipo texto lo ideal es crear una lista de contactos de personas tanto internos en tu organización como las personas externas con las que te gustaría colaborar. De hecho, es posible realizar la importación de todos tus contactos desde otras aplicaciones y correo electrónico o añadirlos de forma individual. Una vez creado tu directorio de contactos puedes sacarle el mayor provecho a la columna de tipo lista de contactos en tu hoja, la cual asocia automáticamente el nombre de colaborador con su correo y nos facilita la asignación de tareas, envío de correos electrónicos, notificaciones y recordatorios automatizados. Además, sirve para generar informes que muestren una lista de tareas asignadas a uno o más miembros del equipo, y ayuda a compartir hojas con clientes, colegas y colaboradores requeridos. Calcular los datos estadísticos en la misma hoja donde está la información Realizar cálculos y métricas de un proceso o proyecto en la misma hoja de origen puede generar desorden, problemas con flujos de automatización y confusión general. Mediante el Resumen de Hoja se pueden obtener datos clave de la hoja así como proporcionar detalles adicionales acerca del proceso. Esta opción es práctica, sin embargo, no la más eficiente. Por varias razones recomendamos crear una hoja de métricas independiente, en lugar de utilizar la hoja de nuestra operación o su resumen. En primer lugar así mantenemos nuestras hojas fuente con información limpia y no estamos saturando vistas. La segunda razón es para tener los datos de métricas más ordenados y consolidados, lo cual resulta específicamente útil para futuras referencias o durante la creación del tablero con gráficos. La hoja de métricas tú la creas según tus necesidades y esta te ayuda a: Calcular información clave basada en datos de una o varias hojas de origen. Crear cálculos complejos con el uso de distintas fórmulas. Adaptar las métricas específicas para tu equipo. Proporcionar una fuente de datos para gráficos e informes. No utilizar las plantillas pre-establecidas de Smartsheet Muy a menudo no se tiene clara la idea de cómo empezar a trabajar desde cero en la plataforma. Para estas ocasiones Smartsheet nos brinda el apoyo del Centro de Soluciones, en donde encontrarás una basta biblioteca de diferentes plantillas de hojas prediseñadas que están divididas por categorías de trabajo. Aquí podrás buscar entre una gran variedad de soluciones. Al encontrar una plantilla que te interesa, da clic sobre ella para obtener una vista previa y descripción más detallada. Si quieres usarla, ésta se guarda en tu cuenta para que puedas acceder a ella en cualquier momento y personalizarla según tus necesidades de manera sencilla. Recuerda que las plantillas de Smartsheet son soluciones gratuitas que incluyen hojas, informes y tableros de control diseñados para ayudarte a adaptarse más fácilmente al uso de la plataforma. Comenzar a partir de un conjunto de plantillas es una excelente manera de ahorrar tiempo y utilizar las mejores prácticas para acelerar tu aprendizaje. Aprender a usar un software desde cero suele ser complicado y se cometen errores. Esto es normal; solo recuerda aprender de ellos. Smartsheet, al ser una herramienta versátil y sencilla de usar, permite alcanzar un conocimiento amplio de sus funciones y manejo en poco tiempo. Esperamos que este artículo haya sido de utilidad para mejorar tus habilidades y prácticas en Smartsheet. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

¿Qué es un flujo de trabajo? Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas fijas que se realizan para lograr un objetivo común deseado. Los flujos de trabajo automatizan pasos específicos o un proceso empresarial completo para alinear y proporcionar una guía para la realización de trabajo, aumentar la productividad y eliminar las tareas repetitivas. Para diseñar flujos de trabajo más eficientes para tus procesos y ayudarte a aprovechar al máximo su capacidad en tu organización, te presentamos los siguientes consejos y mejores prácticas: 1. Identifica todas las tareas que componen tu proceso Toma nota de los procesos actuales, identifica los flujos de trabajo que se utilizan actualmente en la empresa y analiza con los propietarios de los procesos los problemas que enfrentan o que encuentran en las prácticas actuales. 2. Establece el orden de cada paso Registra todas las actividades involucradas en tu flujo de trabajo y define la relación entre ellas, incluidos los pasos que puedan necesitar revisión o aprobación. Recuerda indicar la secuencia de las tareas y si éstas dependen unas de otras, o si se pueden completar al mismo tiempo. 3. Documenta a todas las personas involucradas Define quiénes son los encargados de cada tarea del flujo de trabajo, especialmente las personas responsables de las aprobaciones y revisiones, ya que aquí es donde los procesos tienden a atascarse. 4. Define los entregables Identifica cuáles son los entregables de tu proceso: documentos, resultados deseados, materiales de diseño o activos. Hacerlo te permitirá optimizar el proceso para entregar éstos elementos de manera más rápida y eficiente. 5. Crea un diagrama visual Realiza un diagrama de flujo básico que documente cada paso del proceso. Crea puntos de inicio y finalización claros para que sepas cómo debe comenzar el proceso y qué debe completarse para finalizarlo. Incluye los puntos de revisión o aprobación necesarios de las partes interesadas, así como puntos de decisión específicos. 6. Utiliza subflujos de trabajo Cuando sea posible, divide los flujos de trabajo en subflujos. El uso de flujos de trabajo más pequeños y más fáciles de comprender y completar dan como resultado una mayor eficiencia, realización de pruebas más rápidas y un mejor rendimiento general del flujo de trabajo. 7. Incorpora la automatización siempre que sea posible Una vez que hayas creado todos los componentes principales de tu flujo de trabajo, intenta incorporar la mayor cantidad de automatización posible para simplificar el proceso, eliminar las tareas manuales repetitivas, impulsar la colaboración, transparencia y visibilidad. 8. Prueba tu flujo de trabajo Implementa el nuevo flujo probándolo con todos los miembros del equipo y las partes interesadas involucradas en el proceso. Anima a todos a que brinden comentarios y toma nota de cualquier problema o cuello de botella que se produzca para ayudarte a descubrir qué funciona y qué no. 9. Capacita a los equipos Una vez que hayas completado las pruebas iniciales y realizado las mejoras necesarias, implementa un programa de capacitación que guíe a tu equipo a través del diagrama visual. También revisa la participación requerida de cada miembro y parte interesada. 10. Implementa el flujo de trabajo Comienza implementando el nuevo flujo de trabajo en un equipo pequeño para demostrar los beneficios y empezar con el proceso de cambio gradual. Luego, una vez alcanzado un nivel apropiado de madurez, aprovecha el flujo de trabajo en toda la organización según corresponda. 11. Realiza mejoras a tu flujo de trabajo A medida que diseñas, editas, utilizas e implementas tu flujo de trabajo, busca oportunidades para realizar mejoras en los procesos y perfeccionar los pasos tanto como sea posible para que sean más simples. Recuerda mantener una estructura clara para que puedas identificar y solucionar fácilmente cualquier problema que pueda surgir. 12. Usa la herramienta correcta Aprovecha una herramienta de gestión del flujo de trabajo ya que permite a tu equipo crear, implementar y completar todo tipo de proceso de negocio con facilidad y autonomía. Por ejemplo, con ayuda de Smartsheet, cualquier equipo puede generar flujos de trabajo personalizados de acuerdo con sus requerimientos puntuales, sin conocimiento técnicos de programación. De esta manera Smartsheet se encargará de seguir los pasos establecidos, involucrando e informando a las partes interesadas, eliminando tareas repetitivas y liberando el tiempo valioso para actividades más productivas. Esperamos que este artículo te haya dado una referencia sobre los flujos de trabajo y recuerda que todos los flujos de trabajo deben ser flexibles y se deben ir adaptando a tus necesidades. La característica más importante que debe cumplir un flujo de trabajo es generar la tan buscada sinergia empresarial. Un flujo de trabajo eficiente se traduce en una empresa eficiente. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.