¿A qué se refiere la triple restricción en la gestión de proyectos? En el panorama empresarial moderno, para una ejecución exitosa de proyectos se deben de tomar en consideración distintas variables. Sin embargo, desde el nacimiento de la gestión de proyectos como disciplina, se han identificado 3 principales restricciones de mayor impacto. Ésta teoría de la triple restricción, también llamada “Triángulo de Hierro” en la administración de proyectos, define los tres factores (y sus variaciones) de la siguiente manera: Alcance, tiempo, presupuesto Entregables, cronograma, costo Bueno, rápido, barato Si bien los nombres de los tres elementos pueden cambiar, todos miden esencialmente lo mismo: un presupuesto establecido, un cronograma o plazos de tiempo estimados y un conjunto fijo de expectativas o entregables. ¿Por qué se conoce como un triángulo? El triángulo es la forma geométrica más estable, que además de mostrar la relación entre los objetivos del proyecto, el tiempo que tomará producirlos y cuánto costará completar el trabajo, hace énfasis en que cualquier intento de hacer cambios a una esquina tendrá un impacto inmediato en las otras dos. Por ejemplo, si un cliente solicita una fecha de entrega más temprana, es probable que el proyecto necesite más recursos o tal vez una reducción del alcance. Lo mismo sucede en caso de requerir mayor alcance o funcionalidad, ya que inevitablemente tomará más tiempo realizarlo y costará más. Por último, si el cliente restringe el presupuesto tendrá que aceptar una menor cantidad de entregables. ¿Cuáles son las distintas variaciones del triángulo de hierro? Algunos administradores de proyectos consideran que el triángulo no está lo suficientemente detallado como para capturar todas las variables que afectan la ejecución de un proyecto. Por lo tanto, otro factor que comúnmente se introduce para complementar el triángulo revisado es el concepto de calidad. Sin embargo, existen diferentes puntos de vista al respecto, ya que la calidad es subjetiva. Por ejemplo, ¿se verá afectada la calidad general del trabajo realizado? o, ¿puede seguir siendo un trabajo de alta calidad con un alcance reducido? Éstas son las preguntas que un gerente de proyecto siempre debe tener en cuenta durante las conversaciones con las partes interesadas, sponsors y clientes. Otros expertos y el mismo PMBOK (“Project Management Body of Knowledge”) la guía de fundamentos para la dirección de proyectos, hablan de equilibrar las restricciones que compiten dentro del proyecto e incluyen, pero no se limitan a: alcance, calidad, tiempo, costo, recursos y riesgos. Además, a veces se recomienda usar una estrella de seis puntas, que incluye éstos componentes que son importantes, pero quizás demasiado subjetivos para medirlos como un pilar de restricción. ¿Qué beneficios trae la consideración de la triple restricción? Los principios de la triple restricción y cómo afectan un proyecto o programa tienen que ser establecidos temprano en el ciclo de vida de los mismos, ya que todos los proyectos tienen diferentes grados de sensibilidad a los cambios en una de las tres restricciones principales. Eso ayuda a un gerente de proyecto a ser proactivo en la definición de restricciones, en lugar de reactivo cuando algo cambia repentinamente. Adicionalmente, tener bien claros los conceptos y el entendimiento de su relación, proporciona transparencia y ayuda a identificar las posibles causas de la variación del alcance y las alternativas para abordar los problemas. Hacer cumplir el “triángulo de hierro” es una de las responsabilidades clave del administrador de proyecto y para eso necesita, entre otras cosas, desarrollar un cronograma y un plan de recursos para lograr el éxito del proyecto, así como llevar un control de cambios detallado. Sin duda alguna, en éste proceso es indispensable contar con el apoyo de un software especializado en la gestión de proyectos. ¡Conoce las soluciones tecnológicas que tenemos para ti en nuestra página www.systec.com.mx!

Para cumplir en tiempo y forma con los entregables de un proyecto, debemos de establecer un cronograma que albergará todas las tareas a realizar y que serán la guía para completar nuestro proyecto con éxito. Naturalmente, las actividades que van a conformar nuestro cronograma van a estar relacionadas entre sí. Por ejemplo, algunas tareas son secuenciales, lo que quiere decir que cuando termina una comienza otra. O algunas se pueden llevar de forma simultánea. Ésta relación entre las tareas se conoce como diagrama de precedencias. Las precedencias entre las actividades básicamente son de 4 tipos, indicando la forma en la que se relacionan las tareas. Éstas relaciones son las siguientes: Fin a Comienzo (FC): la tarea comienza después de que termina una anterior. Fin a Fin (FF): la tarea finaliza al momento que termina otra tarea. Comienzo a Comienzo (CC): la tarea comienza a la par que comienza otra tarea. Comienzo a Fin (CF): la tarea finaliza antes de que comience otra tarea. Tener nuestras tareas relacionadas con las cuatro dependencias mencionadas nos permitirá tener un correcto cálculo de la duración de nuestro proyecto y poder definir las tareas que están sobre nuestra ruta crítica. Configuración de dependencias en Smartsheet Considerando que el caso de uso más común de Smartsheet es la gestión de proyectos, la plataforma nos ofrece funcionalidades especiales para definir las relaciones entre tareas de un cronograma de proyecto. Dicha herramienta se habilita en las configuraciones del proyecto. Esto creará una columna en nuestro plan de trabajo llamada predecesoras. Al dar clic sobre cualquier celda en esta columna aparecerá un ícono de lápiz que habilitará una nueva ventana para la edición de predecesoras. En esta ventana podremos ingresar directamente el número de fila de nuestra tarea o escoger entre las tareas que podremos observar en una lista desplegable para definir la secuencia de la realización del trabajo. Además, dentro de ésta misma ventana del lado derecho tendremos una lista desplegable con las precedencias de tareas que revisamos anteriormente: FC, FF, CC y CF. Por último, tenemos un recuadro para definir si habría un tiempo de inactividad (retrasos) entre las tareas, o al contrario, un adelanto. Éstos tiempos se pueden ingresar manualmente en semanas, días, horas, minutos y hasta segundos, o inclusive una combinación entre éstas escalas de tiempo. Por otro lado, podemos ingresar directamente en la hoja de Smartsheet la relación de nuestra tarea sin tener que acceder a la ventana de editar predecesoras, agregando los siguientes datos: El número de la fila con la tarea a relacionar El tipo de relación que se tendrá entre las tareas (FC, FF, CC y CF) Los tiempos de retraso o adelanto, utilizando signos + / - y el número de horas, días, semanas, etc. Un ejemplo de cómo ingresar directamente una precedencia a la columna podría ser el siguiente: 5CC+6h, que se puede leer como: relación comienza-comienza con la fila 5, con un retraso de 6 horas. Por último, es importante recalcar que podemos agregar tantas tareas predecesoras como necesitemos, dependiendo de los casos específicos de nuestro proyecto. En conclusión, las relaciones entre tareas son un proceso de vital importancia para crear un cronograma para cualquier proyecto. Y Smartsheet nos ofrece la posibilidad de crear éstas relaciones de una forma clara e intuitiva. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una parte esencial de la planeación y la ejecución de todo proyecto es la asignación de recursos, ya que nos permite asegurar que el trabajo será realizado por personas que no solo tienen la habilidad, sino también tienen disponibilidad y no están sobrecargadas. Por esta razón, contar con un directorio de recursos que adicional a su rol nos proporcione visibilidad de su carga de trabajo, se vuelve crucial. Con éste propósito Smartsheet ofrece a sus usuarios una plataforma adicional conocida como Resource Management by Smartsheet. Este software (anteriormente llamado 10,000ft) fue fue adquirido por Smartsheet en mayo del 2019. Está enfocado en atender las necesidades de los equipos de trabajo para administrar sus recursos, registrar y rastrear el tiempo laborado, mantener bajo control el presupuesto y tiempo de proyectos, y pronosticar las necesidades de contratación. ¿Cómo se complementan Smartsheet y su plataforma de Resource Management? Dentro de las hojas de Smartsheet existe un panel de integración que nos permite conectar las plataformas y lograr una mayor visibilidad y alcance en la asignación de los recursos. En primer lugar, con ésta integración podemos generar automáticamente un proyecto en la plataforma de Resource Management sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet. También podemos conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales. Como siguiente paso, podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos colocar un “placeholder”: una asignación temporal que está relacionada al rol y disciplina específicos. Durante este proceso, el panel nos dejará ver automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva. Inicialmente la integración entre Smartsheet y 10,000ft funcionaba en una sola dirección: las asignaciones y cambios se tenían que realizar directamente en el plan de trabajo de Smartsheet, ya que las modificaciones hechas en la plataforma de recursos no se sincronizaban de regreso. Sin embargo, la situación cambió completamente con la última actualización. Ahora es posible: Agregar o editar las asignaciones directamente en Resource Management y sincronizar esos datos (responsables, placeholders, porcentaje de asignación, fechas y nombres de actividades) a través del panel para que se actualicen las filas asociadas en el proyecto de Smartsheet. La información contenida en Resource Management ahora también podrá ser observada o disponible para interactuar dentro de WorkApps, permitiéndonos centralizar la información de ambas plataformas y realizar modificaciones en un solo lugar. Por último, en los dashboards o tableros de control también será posible interactuar con el panel de Resource Management si éste se encuentra habilitado en una hoja. Además de estas nuevas funcionalidades que pueden ser utilizadas entre Resource Management y Smartsheet, también es posible tomar provecho de las siguientes: Las diferentes vistas y los reportes que son creados en Resource Management pueden ser agregados ya sea en un tablero de Smartsheet o WorkApps como un elemento de contenido web. Ésta función es específicamente útil para tener siempre a la mano los datos de utilización, presupuesto, tiempo invertido en los proyectos y la disponibilidad general de los recursos. Una de las formas poco utilizadas de compartir información de Resource Management y Smartsheet al mismo tiempo es la impresión del tablero y a su vez su guardado en formato PDF. Utilizar ésta función permite obtener una captura de la información con los indicadores clave del proyecto y sus recursos, plasmarla para su distribución por correo electrónico o su almacenamiento . De ésta forma, utilizando ambas plataformas en conjunto, podremos obtener más valor y promover junto con Smartsheet y Resource Management la transparencia de la información de nuestros recursos y proyectos, e impulsar la colaboración dentro de nuestro equipo de trabajo. ¿Quieres obtener más información sobre Resource Management o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

¿Qué es un gráfico de dispersión? Un gráfico de dispersión es un tipo de gráfico que se utiliza normalmente para observar y mostrar visualmente la relación entre distintos conjuntos de datos. Este gráfico utiliza puntos para representar valores de dos variables numéricas diferentes. Los gráficos de dispersión son una herramienta ideal de control y apoyo para verificar la existencia de una correlación entre variables cuantitativas, así como para validar hipótesis de una posible causa-efecto. Con ayuda de esta representación de datos podemos responder preguntas, como: ¿cuál es la relación entre dos variables? ¿Cómo se distribuyen los datos? ¿Dónde están los valores atípicos? ¿Cuándo puedes utilizar una gráfica de dispersión? Tienes 2 variables numéricas, como pueden ser los resultados de encuestas, pruebas, datos demográficos, resultados de ventas etc. Necesitas determinar si las dos variables están relacionadas; por ejemplo, para identificar las posibles causas raíz de los problemas o para validar que efectos parecidos se producen por la misma razón. Buscas destacar las similitudes en un conjunto de datos. O, al contrario, quieres observar valores atípicos y entender la distribución general de los datos. Requieres una visualización de datos compacta y de lectura sencilla. ¿Cómo analizar los datos representados en la gráfica de dispersión? Como mencionamos, el uso principal de este tipo de gráfico es poder identificar o verificar una relación entre datos, ya que los puntos de representación no solo informan los valores, sino también forman patrones. Las relaciones identificadas entre las variables se pueden describir de muchas formas: positivas o negativas, fuertes o débiles, lineales o no lineales. Por ejemplo, si los datos forman una banda que se extiende desde la parte inferior izquierda a la superior derecha, lo más probable es que exista una correlación positiva entre las dos variables. Por otro lado, si es difícil ver un patrón y los puntos están dispersos, es probable que no haya ninguna correlación. Además, las gráficas de dispersión también pueden ser útiles para identificar otros patrones en los datos, como grupos con conducta similar, brechas inesperadas y puntos atípicos. Sin embargo, recuerda que la correlación no siempre implica causalidad. El hecho de que veas una fuerte correlación positiva o negativa en tus datos no significa necesariamente que los cambios en una variable sean responsables de los cambios en la otra. Es posible que la relación observada sea impulsada por alguna tercera variable que afecte a ambas o que, inclusive, el patrón sea simplemente una coincidencia. ¿Puedo crear el gráfico de dispersión en Smartsheet? ¡Así es! Este nuevo tipo de gráfico, muy solicitado por los usuarios de la plataforma, ya está disponible en los tableros de Smartsheet. Para comenzar, es necesario crear un widget de gráfico o editar un widget existente, seleccionar su fuente de datos haciendo clic en "Add data" y luego cambiar el tipo de gráfico a "Scatter”. Con la misma actualización Smartsheet agregó también la posibilidad de cambiar el eje para que sea un "eje numérico", de modo que los gráficos reflejen con precisión la posición de los datos en lugar de espaciar los puntos de datos de forma predeterminada. ¡Prueba ya está nueva funcionalidad! Si quieres conocer más acerca de las funcionalidades de Smartsheet o requieres apoyo y capacitación para tu diseño de tableros y preparación de datos, escríbenos a info@systec.com.mx o visita nuestra página web: https://www.systec.com.mx/smartsheet.

Una de las principales ventajas de Smartsheet es que es una herramienta totalmente colaborativa ya que permite a los usuarios compartir información, trabajar en una hoja al mismo tiempo y ver los cambios generados en tiempo real. Pero al mismo tiempo es importante tener ordenados los componentes para que todo el equipo de trabajo esté en la misma sintonía y no pierda tiempo valioso en buscar la información requerida. Por otro lado, también es necesario asegurarse que los colaboradores estén compartidos en los elementos que les corresponden y con el permiso adecuado, lo que se traduce en que nuestros procesos y flujos de trabajo se desempeñen de una forma óptima. Por todas estas razones este artículo se enfoca en cuáles son las herramientas que Smartsheet pone a nuestro alcance para poder organizar nuestro trabajo de la mejor forma. La carpeta La carpeta en Smartsheet es un elemento que nos va permitir organizar internamente nuestros componentes. Dentro de cada carpeta se pueden introducir todas las hojas, reportes y portales que sean necesarios. Se pueden crear tantas carpetas como se necesite e, inclusive, se pueden introducir carpetas dentro de carpetas. La utilidad de este elemento puede parecer un poco obvio, pero una correcta gestión de nuestros elementos de Smartsheet separados, organizados y jerarquizados por carpetas, hará que nuestros colaboradores eviten confusiones y pérdidas de tiempo al buscar información. Recomendación: Al guardar la copia de una carpeta se mantienen todas las relaciones generadas entre hojas (vínculos y fórmulas), tableros y reportes incluidos. Por lo tanto, recuerda siempre posicionar en una carpeta todos los elementos que requieres copiar y "guardar como nueva” la carpeta entera, en vez de cada elemento por separado. Espacio de trabajo El espacio de trabajo inicialmente podría parecer tener la misma funcionalidad que una carpeta, en el cual podemos agregar todas las hojas, reportes, tableros y carpetas de Smartsheet que sean necesarios. Pero la diferencia radica en que cuando compartimos a un colaborador con licencia de Smartsheet dicho espacio, automáticamente todos los elementos que estén incluidos en el espacio de trabajo se le van a compartir con el mismo permiso. Recuerda que por ahora en Smartsheet no es posible compartir carpetas; sólo es posible compartir espacios de trabajo o elementos individuales. De esta manera un espacio de trabajo por área, proyecto, o proceso va a ser una forma eficiente y correcta para que los miembros del equipo tengan todos los elementos a la mano y cuenten con el nivel de permiso correcto. Recomendación: En el menú del Espacio de trabajo se pueden encontrar muchas opciones y configuraciones que no están disponibles a nivel de carpeta; por ejemplo: color y logotipos personalizados, copias de seguridad programadas e informes de uso compartido. Sección “Hojas” Otra herramienta de Smartsheet que está disponible desde el menú de inicio de Smartsheet es la sección llamada “Hojas”. Esta carpeta preestablecida por Smartsheet tiene varios propósitos: aquí aparecen todas las plantillas de Smartsheet guardadas desde el Centro de Soluciones, elementos eliminados recuperados, así como hojas, reportes y tableros que nos fueron compartidos de forma individual, fuera de un espacio de trabajo. Recomendación: Hay que evitar crear y trabajar elementos desde la sección de Hojas, ya que esto provocará que tengas que compartir los elementos de uno en uno, cuando tengas que colaborar con un miembro de tu equipo. Por esta razón, siempre será mejor mantener tu trabajo en un espacio de trabajo. WorkApps Por último, WorkApps es una plataforma que permite crear aplicaciones intuitivas de escritorio o dispositivos móviles sin código de programación. Esta herramienta da un paso más allá en el orden ya que se consolida en una sola ubicación todos los elementos requeridos de Smartsheet (incluso de varios espacios de trabajo) y contenido web, incluyendo vídeos, documentos, láminas y hojas de Google o Microsoft Office Online, entre otros. Una vez seleccionados todos los componentes accesibles desde la aplicación, tendrás la opción de generar roles y habilitar ciertos componentes como tableros, reportes y hojas de acuerdo al tipo de rol, otorgando distintos permisos. WorkApps nos da la posibilidad de crear tantos grupos de roles como sea necesario y asignar a las personas correspondientes a estos grupos directamente desde el menú de la edición de la app. Los permisos varían entre “Editor”, “Observador” o "Sin Acceso”. Esta aplicación estará disponible desde la página de WorkApps o en la app móvil de Smartsheet para las personas a las que le diste acceso. Con estos tres elementos, Smartsheet pone a nuestra disposición herramientas muy importantes para que la organización y jerarquización de los elementos sea sencilla y adecuada. Además de que compartir dichos elementos a los usuarios correctos, con el permiso necesario, sea la constante en nuestro trabajo. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una de las principales ventajas de Smartsheet y fuerte beneficio ante otras herramientas de la competencia, es su funcionalidad colaborativa. El hecho de que varios colaboradores estén trabajando al mismo tiempo en una misma hoja, viendo los cambios y actualizaciones en tiempo real, es invaluable. Sin embargo, mayor colaboración viene acompañada con mayor riesgo. Es por eso que Smartsheet cuenta una serie de mecanismos y herramientas que nos permiten un alto grado de seguridad en nuestra información, así como un fácil rastreo de todos los cambios que sufren nuestras hojas en el día a día del trabajo. Vamos a conocer dichas funcionalidades: 1. Registro de actividades El registro de actividad de Smartsheet es una bitácora que almacena absolutamente todos los cambios, visualizaciones y modificaciones que sufre la hoja desde el momento que se crea. Cabe mencionar que el registro de actividad es inalterable y no se puede desactivar. En esta bitácora podemos aplicar diferentes filtros para buscar los registros de algún tipo de acción específica, en un intervalo de tiempo e inclusive realizados por un cierto usuario. 2. Historial de la celda Si queremos tener un control más exacto de algún movimiento en específico de la hoja, cada una de las celdas en Smartsheet va a recordar cuáles son los valores que ha tenido en el pasado, quién fue la persona que estableció dicho valor, e inclusive cuándo fue la fecha en la que se modificó ese valor. El historial de la celda es completamente automático y tampoco se puede modificar. 3. Exportación automatizada de hojas y reportes Otro elemento importante de seguridad en Smartsheet es la posibilidad de exportar la información a formato PDF o Microsoft Excel, para poder tener siempre un respaldo de nuestros datos en el ordenador. Dicha exportación llegará directamente a nuestro correo electrónico o a algún email que designemos con la periodicidad requerida; por ejemplo, todos los lunes a las 9:00 a.m. o inclusive todos los días 15 y 30 del mes. No obstante, recuerda que siempre existe la posibilidad de descargar la información en un momento dado. 4. Copia de seguridad periódica de un espacio de trabajo Otra de las opciones que nos va a proporcionar Smartsheet como método para resguardar nuestros datos es la creación de copias de seguridad de un espacio de trabajo completo. Con esto Smartsheet nos va a enviar por medio de correo electrónico un archivo de tipo ZIP donde vendrán las hojas en formato de Microsoft Excel, así como todos los adjuntos que se encuentren en las hojas. Esto es equivalente a una copia de seguridad de una gran cantidad de información a la vez. Por otro lado, Smartsheet nos otorga también la posibilidad de hacer que estas copias de seguridad se realicen con la periodicidad que nosotros programemos. 5. Informe de uso compartido Por último, si quieres un informe de usuarios que tienen acceso al espacio de trabajo o de los diferentes elementos que lo componen, podemos seleccionar la opción Descargar informe de uso compartido. Con esta herramienta Smartsheet nos enviará por correo electrónico un archivo ZIP con dos informes en Excel que detallarán: quiénes son las personas que han sido compartidas al espacio de trabajo, cuándo fue la última vez que modificaron un elemento, cuál fue el nivel de permiso que se le otorgó, entre otros datos. Dicho informe permitirá tener un control más preciso de las personas que acceden a nuestra información de Smartsheet, con el fin de asegurarnos de que los únicos que accedan sean los colaboradores destinados a ello. Con estas 5 herramientas que Smartsheet pone a disposición de sus usuarios podemos tener la confianza de que nuestra información se encuentre segura y que solo los colaboradores asignados interactúan con nuestros datos. De esta manera trabajar con Smartsheet no solo es una experiencia colaborativa sin igual, sino que también segura. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una de las principales bondades de Smartsheet sin duda son los formularios ya que agilizan la recolección de datos y ayudan a mantener organizada la información en una sola hoja. Independientemente de tu área de trabajo puedes usar los formularios de Smartsheet para una amplia variedad de propósitos gracias a sus múltiples beneficios. Aquí te presentamos qué debes de considerar para poder lograr formularios exitosos: Diseña y personaliza tu formulario Realizar pequeños ajustes en la edición puede contribuir en gran medida a que tu formulario sea más sencillo de completar para las partes interesadas. Por esto Smartsheet hace que el proceso de creación y modificación de los formularios sea bastante simple y amigable para cualquier usuario. Este proceso se realiza dentro del generador de formularios. Aquí es donde puedes usar la capacidad de arrastrar y soltar (“drag & drop”) para agregar, eliminar o reordenar los campos que vas a mostrar en el formulario. También puedes establecer valores predeterminados, agregar instrucciones y determinar campos obligatorios. Haz preguntas correctas y valida las respuestas Para recopilar datos completos y precisos a través de tus formularios debes hacer las preguntas correctas a las personas adecuadas, y Smartsheet proporciona las herramientas para hacerlo. Puedes controlar qué campos verá alguien al completar cada pregunta con lógica condicional, la cual te permite mostrar campos e incluso presentar diferentes secciones y encabezados en función de las respuestas anteriores. Además, con la nueva funcionalidad de validación de campos basada en caracteres y patrones, puedes lograr una recopilación de datos coherentes y sin errores. Esta función ayuda a confirmar que los datos ingresados al formulario coincidan con el formato requerido: número de teléfono, correo electrónico, número o porcentaje. Si se presenta algún error, el usuario será notificado inmediatamente y deberá corregir la falla para poder remitir sus respuestas. Actúa con mayor rapidez Una vez que esté listo tu formulario, asegúrate de que tus colegas, clientes y otras partes interesadas puedan acceder fácilmente a él mediante una liga URL única. También puedes enviar el formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet o incrustarlo en un panel o página web. Finalmente, Smartsheet ofrece numerosas formas de incorporar las entradas de formularios en soluciones más amplias que te ayudarán a impulsar tu trabajo. Por ejemplo, tu equipo puede ahorrar tiempo y actuar más rápido cuando utiliza las entradas nuevas del formulario para activar flujos de trabajo automatizados. Con éstos, se pueden recibir notificaciones cada vez que llegue una nueva entrada; solicitar seguimiento o aprobación, así como mover o copiar filas a otras hojas. 10 consideraciones para el uso exitoso de formulario: Agrega instrucciones al formulario y texto de ayuda a cualquier campo que pueda causar confusión. Las nuevas entradas de formularios siempre crearán nuevas filas. Si deseas darle a alguien la posibilidad de editar una fila existente, lo que debes hacer es enviar una solicitud de actualización. Habilita Captcha para mayor seguridad y permite que el usuario reciba una copia de sus respuestas para mayor transparencia. Se requiere una licencia de Smartsheet y tener permisos de propietario o administrador de la hoja para crear y editar formularios. Sin embargo, cualquiera que tenga acceso al formulario - inclusive sin licencia - puede completarlo. La liga URL del formulario es dinámica. Incluso si editas el formulario, el enlace seguirá siendo el mismo. Los cambios que realices aparecerán en el formulario en cuanto los guardes. En Smartsheet tú decides lo que debe de suceder cuando se contesta un formulario; por ejemplo: mostrar una respuesta automática, direccionar a una página web o volver a cargar inmediatamente el formulario para una nueva entrada. Puedes crear diversos formularios por hoja para recopilar información distinta o mostrar un formato diferente a distintas personas. Si necesitas saber quién ingresó una entrada, puedes configurar tu formulario para que se requiera iniciar sesión en Smartsheet (usuarios con y sin licencia dados de alta en la cuenta). En la columna automática de “Creado por” estará capturado el correo del usuario correspondiente. Usa el campo de archivos adjuntos que permite a los usuarios enviar documentos, imágenes, videos, presentaciones etc. con su respuesta del formulario. Si tienes configuradas fórmulas de celda o fórmulas de columna en tu hoja principal, estas se aplicarán automáticamente a las nuevas filas que se agreguen a tu hoja con cada entrada nueva. Uno de los principales beneficios de los formularios es poder recopilar información de cualquier persona, en cualquier momento y lugar. Ten en cuenta que los formularios con preguntas relevantes hacen que la persona que lo conteste esté más interesada en brindar respuestas completas y precisas. Con los formularios de Smartsheet podrás crear e implementar rápidamente soluciones que optimicen la forma en que recolectas y actúas sobre la información. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Smartsheet es una plataforma muy flexible y poderosa que de forma nativa ofrece una gran gama de funcionalidades aplicables a cualquier área y caso de uso. Sin embargo, para aquellos usuarios que buscan profundizar aún más sus soluciones, así como lograr una mayor automatización y conectividad, Smartsheet ofrece soluciones adicionales como conectores y aplicaciones premium. La selección correcta de las aplicaciones para tu negocio es clave para agilizar los procesos y evitar la falta de funcionalidades necesarias, adquisiciones inesperadas y costos extras. Por todas estas razones, nos alegra presentarles Smartsheet Advance, la nueva solución de Smartsheet para aquellas empresas que buscan aprovechar al máximo el potencial de la plataforma. En esta edición del blog vamos a conocer los beneficios de este nuevo plan que nos otorga todas las herramientas necesarias para gestionar el trabajo a escala de forma más eficiente. ¡Acceso sin límite a todas las capacidades premium de Smartsheet! Smartsheet Advance reinventa y simplifica la forma en la que se ofrecen las capacidades premium de Smartsheet, consolidando y proporcionando acceso a todos los conectores disponibles y aplicaciones premium. Los usuarios de Smartsheet Advance también encontrarán valor agregado al disfrutar de la eliminación de las restricciones en las premium apps como blueprints de Control Center, flujos de trabajo de Data Shuttle o conectores de datos entre plataformas, beneficiando el alcance de las soluciones. La contratación de Smartsheet Advance, que se encuentra disponible con un costo adicional para planes Enterprise y superiores, vuelve más sencillo el proceso de compra y renovación de licencias y premium apps. Principales características de Smartsheet Advance - Gestión de proyectos y procesos a escala Utiliza Control Center de forma ilimitada para mejorar la administración del portafolio de proyectos, estandarizar la ejecución de proyectos y asegurar la toma de decisiones estratégicas correctas. Adicionalmente, con Calendar App visualiza las fechas clave de las actividades en calendarios interactivos. - Colaboración con confidencialidad Con la aplicación de Dynamic View supervisa procesos, proporcionando múltiples vistas a tus colaboradores compartiendo solo lo que necesitan ver y cuando lo necesitan, sin mostrar la hoja fuente de datos. - Datos siempre actualizados Con Data Shuttle importa y exporta datos de manera automática y en un horario requerido para obtener la información más reciente de otros sistemas. Además, vincula automáticamente con DataMesh tus hojas y evita el copiado manual de datos. Por último usa Pivot App y genera tablas dinámicas para el análisis de los KPIs empresariales. - Automatización de tareas entre sistemas Aumenta la eficiencia operativa y agiliza los procesos de negocio con Bridge, generando flujos de automatización entre Smartsheet y otras aplicaciones web que utilizas. - Más integraciones y conexiones Mantén los equipos de trabajo alineados entre varios sistemas con conectores de datos bidireccionales, sincronizando información entre Smartsheet, Jira, Salesforce o Microsoft Dynamics 365. - Información más segura que nunca Asegura los estándares más altos de seguridad, cifrado de datos y autenticación de usuarios. Lo mejor de Smartsheet Advance es poder acceder a la gama completa de funcionalidades de las aplicaciones premium en un solo plan. Niveles de Smartsheet Advance El propósito de Smartsheet Advance es empoderar a los usuarios para que puedan implementar las capacidades premium de Smartsheet a medida que avanzan sus necesidades, sin adquisiciones adicionales. Los clientes ahora pueden seleccionar entre tres niveles de Smartsheet Advance para comenzar, escalar y crecer más rápidamente: Advance Silver proporciona el acceso a todas las aplicaciones premium de Smartsheet, aplicables a una gran variedad de casos de uso. Advance Gold permite conectar Smartsheet, mediante Bridge y conectores disponibles, a otros sistemas de trabajo para una mayor eficiencia y optimización de procesos de negocio. Avance Platinum agrega controles avanzados de seguridad para empresas que necesitan niveles adicionales de protección mientras ejecutan su trabajo en Smartsheet. Smartsheet Advance fue diseñado para que las empresas logren mayor flexibilidad al contar con las herramientas adecuadas para la optimización del trabajo en sus procesos y proyectos. ¿Quieres conocer más detalles de Smartsheet Advance? Escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir a fondo la oferta o visítanos en https://www.systec.com.mx/smartsheet para cualquier duda.

No es ningún secreto que el marketing digital va en aumento. El auge de lo digital no solo ha cambiado la forma en que los especialistas en marketing hacen publicidad, ha cambiado cómo los compradores toman decisiones y cómo interactúan con tu marca. Para atender estas necesidades y retos modernos, en marketing se involucran muchas partes que trabajan, planifican y colaboran en proyectos, por lo que también se necesita una tecnología flexible y adecuada que: Impulse colaboración y responsabilidad Una buena solución de marketing permite que todas las partes interesadas se comuniquen y colaboren conjuntamente para producir contenido creativo que ayude a posicionar y resaltar la marca en el mercado. Además, la actualización del estado del trabajo en tiempo real y el registro de todos los movimientos y cambios ayudan a responsabilizar a los equipos involucrados y provocan un mayor sentido de compromiso. Mejore la planificación de campañas y proyectos Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo realmente brilla cuando conecta a todos los equipos, tanto internos como externos. Con esto, pueden ser notificados de las tareas y los próximos pasos con alertas, tener acceso al programa o ver un calendario de marketing compartido para identificar fechas clave y pendientes. Esto permite que los equipos de marketing multifuncionales se coordinen, planifiquen, ejecuten e informen sobre actividades con facilidad. Sea fácil de usar y aumente la velocidad de ejecución La solución adecuada brinda a los equipos de marketing la capacidad de comenzar a trabajar y adaptar la herramienta a sus necesidades sin la ayuda de técnicos expertos. Las acciones rutinarias que consumen mucho tiempo, como las verificaciones de estado o las solicitudes de aprobación, deben automatizarse para ahorrar tiempo a los empleados para la innovación o la elaboración de estrategias. Smartsheet, siendo una plataforma colaborativa, flexible y fiable, ayuda a las organizaciones a planear estratégicamente, dar seguimiento oportuno a los pendientes y a automatizar tareas monótonas. Adicionalmente logra maximizar la colaboración y mantener el control de cada detalle para llevar a cabo campañas de marketing exitosas que logran y superan las metas establecidas. Esto se alcanza con el uso de herramientas como: Control de información Consolida toda la información clave en un solo lugar, gestiona cientos de campañas en paralelo, actividades, iniciativas y eventos con acceso a cada detalle y desde cualquier dispositivo sin importar dónde te encuentres. Formularios Comparte formularios con departamentos internos o clientes externos y recopila fácilmente información sobre nuevas propuestas de campañas o solicitudes de servicio. Reportes Programa la entrega automática de reportes y obtén el resumen de tu información basado en los criterios deseados, desde las publicaciones pendientes hasta costos generados en campañas y el impacto obtenido. Tableros de control Genera una vista completa de todos los datos que más importan: cantidad, calidad, rendimiento, seguimiento del ROI y más. Pronostica con confianza las necesidades comerciales, monitorea el progreso de los servicios creativos y el desempeño de las campañas en tiempo real. Asignación de recursos Simplifica la asignación de diseñadores, creativos y especialistas del área para una planificación precisa de actividades. Pronostica las necesidades del personal antes de que sus equipos lleguen al agotamiento. Automatización Envía notificaciones a miembros del equipo sobre nuevas tareas y solicitudes pendientes, así como recordatorios para las próximas fechas de entrega, lanzamientos y publicaciones. Con las automatizaciones de Smartsheet puedes asignar inmediatamente a la persona adecuada para el tipo de trabajo que se requiera y solicitar actualizaciones de estado y avances de las actividades de manera periódica. Contenido Carga y revisa directamente en Smartsheet todo el contenido creativo generado: folletos en PDF, imágenes para redes sociales, vídeos promocionales o láminas de presentaciones. Anota comentarios puntuales, sube nuevas versiones y solicita automáticamente la aprobación de los materiales diseñados. Integraciones Integra Smartsheet con las herramientas más importantes para el desarrollo y lanzamiento de tus campañas como Adobe Creative Cloud, Jira, Microsoft Teams, Tableau, Salesforce y más. Para generar campañas que impacten a los clientes de hoy, las organizaciones necesitan equipos de marketing dinámicos que impulsen visibilidad, colaboración en tiempo real e innovación. Con Smartsheet tienes el poder de organizar todas tus actividades de marketing en una sola plataforma para facilitar la ejecución de trabajo y finalmente brindar una mejor experiencia al cliente y obtener mayores resultados comerciales. Te invitamos a revisar el Fast Track de Marketing que en SYSTEC hemos desarrollado para que tu equipo de marketing ahorre tiempo e impulse su trabajo de manera inmediata con Smartsheet: https://www.systec.com.mx/acelerador-marketing

Dentro de toda organización existe una gran variedad de procesos que soportan tanto la operación interna como las actividades externas relacionadas con clientes, proveedores, socios y otros colaboradores. Dependiendo de la etapa o el paso específico del proceso de negocio se puede requerir el compartir datos o información a personas específicas para por ejemplo retroalimentar los avances de un proyecto, informar cambios y realizar tareas asignadas. Pero, ¿cómo nos aseguramos de que todos trabajen con una sola fuente de la verdad y sin accesar información que no les corresponde? La respuesta es Dynamic View de Smartsheet. Dynamic View es una aplicación premium de Smartsheet que permite a todos los involucrados en un proceso visualizar parcialmente y/o modificar bajo ciertas reglas la información de una hoja o reporte sin tener acceso a la información fuente. Con ayuda de Dynamic View el administrador de un proceso de trabajo puede generar varias vistas de información para cada colaborador o grupo de trabajo, brindando así el acceso a filas y columnas específicas de su hoja. Además, es posible definir reglas para la edición de datos, habilitando o desactivando de forma automática la posibilidad de capturar o modificar los valores de las celdas requeridas. Por último, también es posible agregar mayor interacción al proporcionar a los colaboradores formularios integrados para capturar nuevas entradas de información. En resumen, con Dynamic View será posible promover: La colaboración condicional y acceso selectivo. Asegurando de que la colaboración funcione correctamente y con las personas adecuadas al nivel de discreción que necesitamos. La confidencialidad de la información: Generando vistas para diferentes grupos de usuarios y colaboradores, sólo reflejando los datos que pertenecen al proceso sin acceder a la hoja completa, evitando la pérdida o fuga de información importante. Claridad de los procesos complejos: Simplificando la visión del trabajo de cada persona involucrada al proporcionar visibilidad de los estados de ejecución del proceso. Esta aplicación premium de Smartsheet es una solución óptima para una gran variedad de procesos aplicados en distintos casos de uso de cualquier área de la organización. Veamos algunos ejemplos donde puede ser utilizado Dynamic View de Smartsheet: 1. Evaluaciones del personal Administrar las evaluaciones de los empleados puede llegar a ser un tema sensible y confidencial, donde es importante proteger la privacidad de cada persona. Con Dynamic View los evaluados solo podrán observar comentarios e información destinada para ellos, mientras los administradores y evaluadores podrán examinar los datos detallados como puntajes obtenidos, observaciones y retroalimentaciones. 2. Gestión de pedidos Este es un caso de uso de un proceso complejo ya que es necesaria la intervención de múltiples equipos internos y externos, los cuales necesitan una vista personalizada del proceso. En Dynamic View cada colaborador podrá revisar el detalle de la tarea asignada y actualizar su avance, enfocándose en el trabajo pendiente. Una vez finalizada la actividad, se bloquea la edición de la fila para evitar cambios posteriores a la información capturada. 3. Registro y evaluación de nuevos proyectos Uno de los casos de uso típicos es el registro y evaluación de nuevos proyectos, ya que se pueden generar vistas tanto para solicitantes como para aprobadores y ejecutivos de la oficina de proyectos. Dynamic View es ideal para este proceso pues tiene la capacidad de proporcionar al solicitante un espacio para observar el estado de sus iniciativas y la opción de agregar nuevas propuestas a través de los formularios integrados. Por otro lado, el administrador podrá observar a mayor detalle cada iniciativa para realizar una evaluación, priorización e, incluso, aprobación del futuro proyecto. Definitivamente Dynamic View es capaz de adaptarse a muchos escenarios para hacer más eficientes y confidenciales los procesos de colaboración sin necesidad de cambiar de plataforma. ¿Quieres conocer más de Dynamic View, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? Escríbenos a info@systec.com.mx y te proporcionamos mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

La línea base es el punto de partida en el desarrollo de cualquier proyecto. Una vez establecida, se usa para medir el progreso, el desempeño general del mismo y ayuda a pronosticar el resultado final. Cuando te preguntas si tu proyecto está bien encaminado, a tiempo y dentro del presupuesto, la línea base es la referencia con la que se responderá esto. En la gestión de proyectos podemos manejar 3 diferentes líneas base: de alcance, de cronograma y de costos: La línea base de alcance mide qué objetivos alcanzaremos al finalizar el proyecto. Si el alcance cambia, si aumenta o disminuye, podemos compararlo con la línea base y determinar cuánto ha sido o será la variación requerida. La línea base del cronograma hace referencia al tiempo y a las fechas planeadas sobre la realización del trabajo. La línea base de costos es la cantidad de dinero y presupuesto que costaría realizar el proyecto en el tiempo establecido. Las líneas base te permiten supervisar y administrar de manera eficiente cómo un cambio en tu cronograma, costo o alcance afecta el resto del proyecto. Cuando hayas integrado los tres elementos correctamente, puedes, por ejemplo, ver cómo un retraso en el cronograma afectará el costo del proyecto e incluso cambiará el alcance. Cuando la línea base esté incompleta o inexistente, es posible que los problemas no se reconozcan hasta que sea demasiado tarde para una solución rentable. Es importante mencionar que la medición del rendimiento sólo será significativa si se tiene una línea base precisa. Smartsheet, reconociendo la importancia de comparación de ejecución de proyecto contra su línea base, ha implementado esta nueva función tan esperada. Ahora, en la vista de Gantt de nuestras hojas contamos con un punto de referencia fijo en el tiempo para medir y comparar el progreso de un proyecto hasta su finalización. Los propietarios y administradores de hojas con licencia de cualquier plan pueden crear y editar líneas base de cronograma. ¿Cómo agregar la línea base de mi proyecto? Configura una hoja de proyecto con tareas que tengan fechas de inicio y fin (o usa una existente). En la vista de Gantt, haz clic en el nuevo botón "Líneas base" en la barra de herramientas. Da clic en el botón "Configurar" para establecer la línea base. Automáticamente tres nuevas columnas no editables se agregan automáticamente a tu hoja: Inicio de línea base, Finalización de línea base y Variación. También la línea base estará visualizada como una delgada línea gris debajo de las barras de Gantt. Los usuarios con los permisos correctos mencionados anteriormente pueden activar, desactivar, restablecer y eliminar la línea base. A medida que cambian las fechas, en la sección de resumen se da una vista rápida del estado general del proyecto que se muestra en la sección de “Variación” como: días atrasados, días adelantados ​​o conforme al programa. Además, es posible agregar las columnas Variación, Inicio de la línea base y Finalización de la línea base a un informe de Smartsheet. En conclusión, capturar y comparar las variaciones entre el cronograma real actual y el planeado originalmente es esencial. Esto se requiere para rastrear cualquier desviación y permite a los equipos de proyecto cambiar rápidamente las prioridades para que los proyectos se vuelvan a encarrilar y se entreguen a tiempo. Con esta nueva funcionalidad de Smartsheet, ahora hay una herramienta esencial que puede ayudar a mantener tus proyectos encaminados, tus equipos motivados y tus clientes felices. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a: info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte sobre la gestión de proyectos en Smartsheet.

Control Center es una aplicación premium de Smartsheet que tiene como principal objetivo llevar a otro nivel la administración de tus portafolio de proyectos con Smartsheet. Control Center logra que los equipos de trabajo sean mucho más ágiles; por ejemplo, que no tengan que preocuparse por hacer múltiples tareas cada vez que inicia un proyecto, particularmente ajustes manuales a hojas y tableros. De una forma fácil e intuitiva, Control Center se encargará automáticamente de hacer todas esas tareas monótonas. Si eres un gerente de proyecto que gestiona un portafolio de proyectos con Smartsheet, y quieres ahorrar tiempo, tener mayor automatización, visibilidad y trazabilidad de cada uno de tus proyectos en tiempo real, los siguientes puntos son las áreas fuertes de Control Center y te van a interesar: 1. Estandariza tus proyectos y ahorra tiempo en la implementación La clave del trabajo exitoso con Control Center consiste en definir y preparar las plantillas de todos los elementos esenciales que debe contener cada proyecto. Al dar de alta un nuevo proyecto con un solo clic, Control Center genera automáticamente la copia de todos los componentes necesarios: hojas, reportes y tableros gráficos preestablecidos, incluyendo en ellos los datos únicos de ese proyecto. Con esto dejas que Control Center se encargue de todo el trabajo manual y repetitivo, y tu equipo de trabajo ya tenga en minutos todos los elementos de Smartsheet listos para comenzar a trabajar rápidamente y de manera correcta. 2. Obtén mayor control en cada uno de tus proyectos Control Center desde su interfaz tendrá un registro de todos aquellos proyectos que fueron dados de alta, guardando su fecha y la persona que lo implementó. Además puedes integrar flujos de aprobación de nuevos proyectos para lograr mayor coherencia, control y priorización de tu trabajo. Control Center incluso te puede sugerir nuevos proyectos y traer cierta información que especifiques desde antes, como el presupuesto, las fechas de inicio planeadas o el jefe de proyecto, entre otros datos que tú consideres indispensables para comenzar el proyecto. 3. Genera automáticamente los indicadores de tu portafolio Otra de las grandes ventajas de Control Center es que generará automáticamente el enlace con los datos vitales de tu proyecto a nivel de portafolio. Con esto se actualizarán en tiempo real todos los indicadores clave, informes y gráficas de los tableros del portafolio sin trabajo adicional conforme el proyecto vaya avanzando. El contar con un tablero para todo tu portafolio de proyectos siempre actualizado en tiempo real será una tarea sencilla para que siempre estés al tanto del avance de los proyectos y puedas tomar mejores decisiones estratégicas. 4. Realiza cambios y actualizaciones globales en tu portafolio Realizar una actualización en los planes de trabajo o en el tablero del proyecto se vuelve un proceso engorroso, en el que se pierde mucho tiempo y las probabilidades de error son altas. Esto sucede ya que las actualizaciones se deben realizar individualmente en cada proyecto. Con Control Center puedes realizar múltiples actualizaciones en todos los componentes del proyecto (hojas, reportes, tableros), desde agregar una columna nueva, realizar una actualización de criterios de reporte, hasta modificar un widget en el tablero. De esta manera puedes actualizar fácilmente las plantillas de proyectos y colocar estos cambios tanto en los proyectos nuevos como en los ya existentes, sin importar la cantidad de proyectos que tengas. 5. Archiva proyectos suspendidos y terminados Una vez que el proyecto esté terminado o cancelado, Control Center nos permitirá establecer reglas para archivar automáticamente estos proyectos, deshabilitar las alertas y notificaciones, y eliminar información de estos proyectos de reportes y tableros de proyectos activos. Así podremos gestionar de forma ordenada la etapa de cierre del proyecto, siempre guardando el detalle de los proyectos pasados para futuras referencias y lecciones aprendidas. Por todas estas herramientas de automatización y los beneficios que brinda, Control Center se ha vuelto en una de las aplicaciones de Smartsheet más reconocidas e indispensables para el trabajo diario con un portafolio de proyectos. ¿Quieres conocer más de Control Center, o inclusive programar una demo para que veas esta herramienta en acción? ¡Visita nuestra página web www.systec.com.mx/smartsheet-control-center o escríbenos a info@systec.com.mx!