Smartsheet es una plataforma muy versátil y flexible que se utiliza en distintas industrias, áreas y procesos. Se usa también en innumerables casos de uso que parten desde la gestión de proyectos, hasta el manejo de operaciones administrativas de la empresa. Pero a pesar de las diferencias de uso en cada organización, departamento y equipo, muchas de las soluciones de la plataforma se pueden catalogar como listas de tareas. Es decir, son hojas donde realizamos una asignación de actividades y damos el seguimiento a su ejecución, controlando el cumplimiento de los plazos que se han establecido.
Estamos seguros de que manejas o has llegado a manejar hojas de esta naturaleza. Considerando lo común que es este uso de la plataforma, queremos compartirte 5 consejos y mejores prácticas para que puedas optimizar y mejorar tus hojas de listas de tareas, así como asegurar que estés aprovechando las distintas funciones que brinda Smartsheet.
1. Haz que tu hoja sea fácil de navegar y consultar.
Tu hoja es tu principal lugar de trabajo, es indispensable asegurarse de que toda la información clave esté a la vista y que se puedan encontrar fácilmente los datos críticos que necesitas. Para la comodidad de su uso, te recomendamos mantener las hojas lo más compactas posible, organizadas con distintos niveles de jerarquía y no saturarlas con múltiples colores de fondo. La excepción son las distintas reglas de formato condicional que puedes utilizar para resaltar automáticamente renglones agrupadores o datos de mayor importancia. Además, puedes precargar una lista de filtros para la búsqueda de la información más común y compartirla con tus compañeros de equipo.
2. Asigna responsables correctos a las actividades pendientes.
Si en tu área o equipo existe una división de trabajo bien definida, la asignación de las personas responsables a cada tarea puede ser muy rápida y totalmente automatizada. Para lograr esto en Smartsheet, existen diferentes alternativas: 1. Función IF (directamente en tu celda de la lista de contactos), 2. La búsqueda de la persona correspondiente en una hoja de directorio mediante la fórmula de VLOOKUP y 3. Un nuevo flujo de asignación de personas disponible en en el menú de Automatización. Esta última opción es la mejor elección para aquellos usuarios que quieren evitar el trabajo con la sintaxis de las fórmulas de Smartsheet. Sin embargo, cualquiera que sea tu selección, no olvides programar una notificación inmediata a las personas asignadas para informarles de las nuevas tareas.
3. Da el seguimiento al estado de tareas en la vista de tarjetas Kanban.
No cabe ninguna duda que la vista de cuadrícula es la más utilizada y completa de Smartsheet. No obstante, el uso de la vista de tarjetas (Kanban), probó su eficiencia en la revisión del estado de tareas, ya que permite tener los datos más relevantes a la vista en todo momento y así actuar rápidamente sobre ellos. Esta vista nos brinda la flexibilidad para mostrar el contenido por categorías variadas, basadas en tus listas desplegables o listas de contactos. También, puedes reorganizar, ocultar o mostrar los carriles necesarios para organizar la información de la mejor manera. Por último, vuelve más sencillo el proceso de asignación o reasignación de tareas, ya que te permite llevar un mejor conteo de las tareas que los responsables tienen pendientes.
4. Identifica tareas que requieren atención con ayuda de símbolos y semáforos.
Junto con la fórmula lógica IF, la columna del Símbolo se vuelve en un instrumento muy potente que te ayudará a analizar los datos de tu hoja y canalizar tu enfoque en aquellas actividades que requieren de la atención inmediata. Existen casos de usos innumerables para aprovechar los símbolos: levantar una bandera si la actividad está retrasada, cambiar el color del semáforo si se está acercando la fecha límite, indicar prioridad o utiliza una barra de avance para reflejar el progreso obtenido. Para que todos los colaboradores sepan en todo momento qué criterios se tomaron en cuenta para la definición de símbolos, puedes utilizar las notas de la descripción de columna. Además, cualquier modificación en la columna de este tipo puede servir como un desencadenante para el envió de las notificaciones sobre el cambio a las personas involucradas.
5. Programa recordatorios y solicitudes de actualización recurrentes.
Para la ejecución exitosa de todas las tareas programadas, es crucial que los responsables asignados sepan qué es lo que tienen que hacer y para cuando. Recuerda, que no es necesario compartir la hoja entera con todo el equipo, al contrario, se recomienda que haya menos personas con acceso directo para evitar cualquier tipo de modificación accidental de los datos. Por otro lado, puedes realizar el envío de distintos recordatorios, alertas y solicitudes desde Smartsheet al correo electrónico de forma completamente automatizada y en el momento correcto, aprovechando los flujos de trabajo disponibles. Estos flujos son personalizables a tus necesidades: tú decides cuántos días antes quieres recordar una fecha importante, qué cambios notificar al equipo, qué información desplegar en dichas alertas, y con qué frecuencia hacerlo. Por ejemplo, puedes enviar una solicitud de actualización recurrente cada día hasta que se cumpla la actividad.
Recuerda que uno de los beneficios de Smartsheet, es que la plataforma se ajusta a los requerimientos de su equipo y a su estilo de trabajo, por lo tanto, es importante encontrar la forma de utilizar y adaptar las hojas que mejor funcionen para ti y tu equipo. Siguiendo las recomendaciones antes mencionadas y practicando el uso de la plataforma, seguro podrás enlistar las listas de tareas de tus procesos, lo cuál te permitirá lograr mayor agilidad en la realización de tu trabajo y una colaboración efectiva.
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