Las empresas obsesionadas con el cliente adoptan un enfoque de afuera hacia adentro, confiando en la colaboración para ganar, servir y retener clientes. A pesar de las herramientas de colaboración físicas, los equipos aún dependen en gran medida del correo electrónico.
Forrester estima que debido a la naturaleza de las actividades de correo electrónico impulsadas por interrupciones, la cantidad de tiempo dedicado a una actividad de tarea real se reduce al 18%. Esto significa que en una semana laboral de 40 horas, se dedica menos de un día al trabajo real. Los trabajadores de la información buscan una manera de organizar su trabajo y las empresas recurren a aplicaciones de colaboración empresarial para ayudar a los empleados a administrar mejor el trabajo.
Aquí hay cuatro formas en que las aplicaciones de administración del trabajo pueden ayudarte a lograr más:
1. Captura conversaciones para aumentar la eficiencia
Las aplicaciones de correo electrónico y chat pueden ser excelentes para la comunicación, pero consultarlas para obtener información lleva mucho tiempo. Estas aplicaciones también pueden dejar de lado a miembros importantes del equipo o partes interesadas que podrían no estar incluidos en un correo electrónico clave o hilo de chat.
En lugar de dedicar tiempo a buscar la información necesaria para el trabajo que realizan, los trabajadores con aplicaciones de administración del trabajo pueden compartir información sobre su trabajo en comentarios o mensajes instantáneos en el contexto de su trabajo. Pueden agregar personas a la conversación y tener esas conversaciones almacenadas dentro de su espacio de trabajo. Con esto pueden hacer referencia rápidamente a lo que necesitan saber sobre un proyecto.
2. Planifica y administra proyectos con flexibilidad
En estos días, casi todos son gerentes de proyectos de una forma u otra. Sin embargo, pocos trabajadores de la información son gerentes de proyectos de oficio o han tenido alguna capacitación formal en gestión de proyectos. Para la mayoría de los trabajadores, el uso de herramientas de gestión de proyectos convencionales aumenta su carga de trabajo, en lugar de ayudarles a gestionarla. Por lo tanto, continúan confiando en el correo electrónico y los archivos adjuntos de correo electrónico para administrar sus proyectos.
Las herramientas de administración del trabajo brindan una alternativa al agujero negro del correo electrónico con una forma flexible para que los trabajadores personalicen las herramientas y plataformas que usan para realizar el trabajo. Algunas herramientas de administración del trabajo ofrecen una variedad de formas de organizar proyectos y administrar el trabajo, incluidas listas de tareas, calendarios, cronogramas de Gantt y vistas de tarjetas similares a Kanban. Esta libertad para administrar proyectos de la manera que mejor se adapte a las tareas en cuestión, libera a los trabajadores de tener que aprender una herramienta formal de administración de proyectos y les permite concentrarse en hacer el trabajo.
3. Consolida las aplicaciones en un espacio de trabajo para mejorar el enfoque
Un informe reciente encontró que el 46% de las organizaciones usan seis o más aplicaciones de colaboración. Cambiar entre tantas aplicaciones (incluido el correo electrónico) ralentiza a los trabajadores y reduce la productividad en un 40%.
Cuantas más aplicaciones estén conectadas a un espacio de trabajo, menos tiempo pasarán los trabajadores cambiando entre aplicaciones. Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo que se conecta a otras aplicaciones puede ayudar a los equipos a avanzar en el trabajo más rápidamente.
4. Automatiza para dedicar tiempo a las cosas correctas
Las aplicaciones de gestión del trabajo también pueden acelerar el trabajo al facilitar el seguimiento y la gestión de tareas para todo un equipo, no solo la lista de tareas de un individuo. Los planes del proyecto se pueden automatizar para garantizar que el trabajo avance de manera oportuna.
En Smartsheet, por ejemplo, las personas pueden asignar tareas a otras personas y configurar notificaciones para que los asignados sean informados automáticamente de sus asignaciones. Las personas también pueden configurar recordatorios y notificaciones para ellos mismos y para otros, y así asegurarse de que las tareas se mantengan al día y se cumplan los plazos. Esto ayuda a avanzar en el trabajo sin quitarle mucho tiempo al líder del equipo o al administrador del proyecto, lo que les permite a ellos mismos ser más productivos.
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