Smartsheet es una plataforma muy dinámica y fácil de manipular. Aprender Smartsheet es sencillo y tiene múltiples beneficios para la organización, ya sea para el manejo de proyectos y recursos humanos, como para un sinfín de diferentes áreas empresariales. Sin duda alguna, la facilidad de uso de la plataforma es uno de sus beneficios principales. Pero, no es el único punto significativo a valorar: también es importante que se cumpla con todos los estándares de seguridad y le permita al área de TI adaptar la cuenta a controles específicos que se requieran.
El Centro de Administración de Smartsheet es fundamental para una buena gestión de estos recursos que nos provee Smartsheet. Con su ayuda podrás lograr una gestión responsable, y de esta manera sacarás todo el potencial de la plataforma rápidamente para hacer crecer un negocio. Además, ayudarás a la empresa con la seguridad tanto de la información, como de quién está usando las licencias. En resumen, el Centro de Administración ofrece múltiples opciones de administración de la cuenta para que se pueda adaptar a los requerimientos particulares de su empresa. En este artículo revisaremos 3 de sus usos principales, los cuales te ayudarán a usar esta herramienta de manera correcta.
1. Dar de alta usuarios de forma masiva
Una de las grandes ventajas del Centro de Administración es el uso de la herramienta de altas de usuarios masiva. En algunas ocasiones, sobre todo en compañías muy grandes, es tedioso dar de alta o baja a cada uno de los usuarios de manera individual; por eso, el Centro de Administración tiene una herramienta ampliamente útil para esta situación. Desde la pestaña de usuarios, podrás hacer una importación de manera masiva de los usuarios mediante un archivo .csv para agregar instantáneamente miles de usuarios, así como asignar sus roles de manera más rápida. Este archivo tendrá que contener el nombre del colaborador, así como un correo electrónico corporativo y el tipo de licencia con la que contará.
Una vez que se haya subido el archivo a la plataforma, automáticamente tendrás los usuarios nuevos en la plataforma en cuestión de minutos.
2. Inicio de sesión corporativa o SSO
La seguridad de la información y el acceso restrictivo a ella es un punto de mucha importancia. Cabe destacar que Smartsheet tiene procesos y adecuaciones que cumplen con los estándares de seguridad más altos. No obstante, desde el Centro de Administración se podrá crear un inicio de sesión corporativo que acotará la forma en la cual los colaboradores de la empresa podrán iniciar sesión para darle un paso más a la seguridad de la cuenta. Este tipo de inicio de sesión está únicamente disponible para los usuarios con tipo de licencia Enterprise.
El funcionamiento de este inicio de sesión se configura a través del Centro de Administración en la sección de Autenticación, donde podrás seleccionar entre varias opciones, entre ellas Microsoft Azure, Google o una cuenta de correo corporativa. De esta manera podrás darle un extra de seguridad a tú cuenta, lo cual será de ayuda para controlar la información y quién tiene acceso a esta.
3. Dominios verificados y aprovisionamiento automático
Además, en el Centro de Administración podemos generar y establecer dominios verificados para habilitar el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP), el dominio de correo electrónico personalizado, el widget del sitio web de la empresa en los tableros y otras características.
Por ejemplo, el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Enterprise en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla “Administración de usuarios”, puedes habilitar esta función para agregar usuarios de manera automática a la cuenta en caso de que se suscriban o inicien sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización.
Esta herramienta de dominios verificados también es sumamente útil para otros casos de uso, ya que provee la posibilidad de usar información que no se encuentra en Smartsheet. El ejemplo más claro es el uso de una página propia o un tablero interno de la empresa que se encuentra en algún software de dashboards; entre ellos Tableau Online, Power BI o Amazon Quicksight.
Recordemos que es posible habilitar y deshabilitar los dominios, así como agregar cuantos dominios sean necesarios.
Es importante mencionar que dentro del Centro de Administración de Smartsheet se pueden hacer muchas más configuraciones. En este lugar los administradores del sistema pueden controlar las funciones de publicación de hojas, administrar los tipos de archivos que los usuarios pueden adjuntar, así como restringir el uso compartido por dominio o direcciones de correo electrónico específicas. En este artículo solamente revisamos los 3 usos principales que podrían servir como introducción al Centro de Administración. Además, recuerden que las opciones que verán en las configuraciones del Centro de Administración varían de acuerdo al tipo de licenciamiento con el que cuentan.
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