Smartsheet es una plataforma muy dinámica y fácil de manipular. Aprender Smartsheet es sencillo y tiene múltiples beneficios para la organización, ya sea para el manejo de proyectos y recursos humanos, como para un sinfín de diferentes áreas empresariales. Sin duda alguna, la facilidad de uso de la plataforma es uno de sus beneficios principales. Pero, no es el único punto significativo a valorar: también es importante que se cumpla con todos los estándares de seguridad y le permita al área de TI adaptar la cuenta a controles específicos que se requieran. El Centro de Administración de Smartsheet es fundamental para una buena gestión de estos recursos que nos provee Smartsheet. Con su ayuda podrás lograr una gestión responsable, y de esta manera sacarás todo el potencial de la plataforma rápidamente para hacer crecer un negocio. Además, ayudarás a la empresa con la seguridad tanto de la información, como de quién está usando las licencias. En resumen, el Centro de Administración ofrece múltiples opciones de administración de la cuenta para que se pueda adaptar a los requerimientos particulares de su empresa. En este artículo revisaremos 3 de sus usos principales, los cuales te ayudarán a usar esta herramienta de manera correcta. 1. Dar de alta usuarios de forma masiva Una de las grandes ventajas del Centro de Administración es el uso de la herramienta de altas de usuarios masiva. En algunas ocasiones, sobre todo en compañías muy grandes, es tedioso dar de alta o baja a cada uno de los usuarios de manera individual; por eso, el Centro de Administración tiene una herramienta ampliamente útil para esta situación. Desde la pestaña de usuarios, podrás hacer una importación de manera masiva de los usuarios mediante un archivo .csv para agregar instantáneamente miles de usuarios, así como asignar sus roles de manera más rápida. Este archivo tendrá que contener el nombre del colaborador, así como un correo electrónico corporativo y el tipo de licencia con la que contará. Una vez que se haya subido el archivo a la plataforma, automáticamente tendrás los usuarios nuevos en la plataforma en cuestión de minutos. 2. Inicio de sesión corporativa o SSO La seguridad de la información y el acceso restrictivo a ella es un punto de mucha importancia. Cabe destacar que Smartsheet tiene procesos y adecuaciones que cumplen con los estándares de seguridad más altos. No obstante, desde el Centro de Administración se podrá crear un inicio de sesión corporativo que acotará la forma en la cual los colaboradores de la empresa podrán iniciar sesión para darle un paso más a la seguridad de la cuenta. Este tipo de inicio de sesión está únicamente disponible para los usuarios con tipo de licencia Enterprise. El funcionamiento de este inicio de sesión se configura a través del Centro de Administración en la sección de Autenticación, donde podrás seleccionar entre varias opciones, entre ellas Microsoft Azure, Google o una cuenta de correo corporativa. De esta manera podrás darle un extra de seguridad a tú cuenta, lo cual será de ayuda para controlar la información y quién tiene acceso a esta. 3. Dominios verificados y aprovisionamiento automático Además, en el Centro de Administración podemos generar y establecer dominios verificados para habilitar el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP), el dominio de correo electrónico personalizado, el widget del sitio web de la empresa en los tableros y otras características. Por ejemplo, el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Enterprise en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla “Administración de usuarios”, puedes habilitar esta función para agregar usuarios de manera automática a la cuenta en caso de que se suscriban o inicien sesión en Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Esta herramienta de dominios verificados también es sumamente útil para otros casos de uso, ya que provee la posibilidad de usar información que no se encuentra en Smartsheet. El ejemplo más claro es el uso de una página propia o un tablero interno de la empresa que se encuentra en algún software de dashboards; entre ellos Tableau Online, Power BI o Amazon Quicksight. Recordemos que es posible habilitar y deshabilitar los dominios, así como agregar cuantos dominios sean necesarios. Es importante mencionar que dentro del Centro de Administración de Smartsheet se pueden hacer muchas más configuraciones. En este lugar los administradores del sistema pueden controlar las funciones de publicación de hojas, administrar los tipos de archivos que los usuarios pueden adjuntar, así como restringir el uso compartido por dominio o direcciones de correo electrónico específicas. En este artículo solamente revisamos los 3 usos principales que podrían servir como introducción al Centro de Administración. Además, recuerden que las opciones que verán en las configuraciones del Centro de Administración varían de acuerdo al tipo de licenciamiento con el que cuentan. Si tienes alguna pregunta o comentario, visita nuestro sitio web www.systec.com.mx/smartsheet o escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.

Las empresas obsesionadas con el cliente adoptan un enfoque de afuera hacia adentro, confiando en la colaboración para ganar, servir y retener clientes. A pesar de las herramientas de colaboración físicas, los equipos aún dependen en gran medida del correo electrónico. Forrester estima que debido a la naturaleza de las actividades de correo electrónico impulsadas por interrupciones, la cantidad de tiempo dedicado a una actividad de tarea real se reduce al 18%. Esto significa que en una semana laboral de 40 horas, se dedica menos de un día al trabajo real. Los trabajadores de la información buscan una manera de organizar su trabajo y las empresas recurren a aplicaciones de colaboración empresarial para ayudar a los empleados a administrar mejor el trabajo. Aquí hay cuatro formas en que las aplicaciones de administración del trabajo pueden ayudarte a lograr más: 1. Captura conversaciones para aumentar la eficiencia Las aplicaciones de correo electrónico y chat pueden ser excelentes para la comunicación, pero consultarlas para obtener información lleva mucho tiempo. Estas aplicaciones también pueden dejar de lado a miembros importantes del equipo o partes interesadas que podrían no estar incluidos en un correo electrónico clave o hilo de chat. En lugar de dedicar tiempo a buscar la información necesaria para el trabajo que realizan, los trabajadores con aplicaciones de administración del trabajo pueden compartir información sobre su trabajo en comentarios o mensajes instantáneos en el contexto de su trabajo. Pueden agregar personas a la conversación y tener esas conversaciones almacenadas dentro de su espacio de trabajo. Con esto pueden hacer referencia rápidamente a lo que necesitan saber sobre un proyecto. 2. Planifica y administra proyectos con flexibilidad En estos días, casi todos son gerentes de proyectos de una forma u otra. Sin embargo, pocos trabajadores de la información son gerentes de proyectos de oficio o han tenido alguna capacitación formal en gestión de proyectos. Para la mayoría de los trabajadores, el uso de herramientas de gestión de proyectos convencionales aumenta su carga de trabajo, en lugar de ayudarles a gestionarla. Por lo tanto, continúan confiando en el correo electrónico y los archivos adjuntos de correo electrónico para administrar sus proyectos. Las herramientas de administración del trabajo brindan una alternativa al agujero negro del correo electrónico con una forma flexible para que los trabajadores personalicen las herramientas y plataformas que usan para realizar el trabajo. Algunas herramientas de administración del trabajo ofrecen una variedad de formas de organizar proyectos y administrar el trabajo, incluidas listas de tareas, calendarios, cronogramas de Gantt y vistas de tarjetas similares a Kanban. Esta libertad para administrar proyectos de la manera que mejor se adapte a las tareas en cuestión, libera a los trabajadores de tener que aprender una herramienta formal de administración de proyectos y les permite concentrarse en hacer el trabajo. 3. Consolida las aplicaciones en un espacio de trabajo para mejorar el enfoque Un informe reciente encontró que el 46% de las organizaciones usan seis o más aplicaciones de colaboración. Cambiar entre tantas aplicaciones (incluido el correo electrónico) ralentiza a los trabajadores y reduce la productividad en un 40%. Cuantas más aplicaciones estén conectadas a un espacio de trabajo, menos tiempo pasarán los trabajadores cambiando entre aplicaciones. Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo que se conecta a otras aplicaciones puede ayudar a los equipos a avanzar en el trabajo más rápidamente. 4. Automatiza para dedicar tiempo a las cosas correctas Las aplicaciones de gestión del trabajo también pueden acelerar el trabajo al facilitar el seguimiento y la gestión de tareas para todo un equipo, no solo la lista de tareas de un individuo. Los planes del proyecto se pueden automatizar para garantizar que el trabajo avance de manera oportuna. En Smartsheet, por ejemplo, las personas pueden asignar tareas a otras personas y configurar notificaciones para que los asignados sean informados automáticamente de sus asignaciones. Las personas también pueden configurar recordatorios y notificaciones para ellos mismos y para otros, y así asegurarse de que las tareas se mantengan al día y se cumplan los plazos. Esto ayuda a avanzar en el trabajo sin quitarle mucho tiempo al líder del equipo o al administrador del proyecto, lo que les permite a ellos mismos ser más productivos. Ahora que ya sabes cómo Smartsheet puede incrementar la productividad en tu equipo, te invitamos a visitar nuestro sitio web www.systec.com.mx/smartsheet para aprender más, o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte atención personalizada.

Todo el mundo ha escuchado el dicho: “si tan solo tuviera una hora más en el día”. Aquellos de nosotros con vidas plenas conocemos el valor de una hora y siempre estamos buscando formas de aprovechar al máximo nuestro tiempo. Configurando acciones automatizadas de Smartsheet lograrás tener esa hora que tanto deseas. Un proceso manual me mantiene despierto por la noche Renunciamos al tiempo en familia, la cena, los eventos deportivos para niños, la clase de spinning o incluso una noche relajante, para asegurarnos de que los procesos de trabajo se desarrollen sin problemas. Yo administro un equipo de ingeniería de ventas y es responsabilidad de mi equipo brindar soporte técnico a cualquier representante de ventas que solicite asistencia. Desde preguntas y respuestas básicas sobre productos hasta pruebas de concepto complejas, los representantes de ventas pueden solicitar ayuda a mi equipo y la recibirán si cumplen con los requisitos mínimos. En el momento de mi vuelo nocturno, nuestro proceso de solicitud se parecía a esto: 1. Un representante de ventas solicita soporte de ingeniería de ventas en sus oportunidades a través de un formulario. 2. Smartsheet recopila los datos del formulario de solicitud en la cola de tareas pendientes de ingeniería de ventas. 3. El gerente de ingeniería de ventas revisa la solicitud para asegurar su validez, teniendo en cuenta lo siguiente: ¿La información proporcionada es precisa y completa? ¿Está actualizado el acuerdo? ¿La solicitud cumple con los requisitos de umbral mínimo? 4. El gerente de ingeniería de ventas confirma cuánto tiempo ha estado el representante en la empresa (brindamos soporte adicional para los representantes más nuevos que aún están en capacitación). 5. Si falta alguna información, el gerente de ingeniería de ventas se comunica con el gerente de ventas y el representante de ventas a través de mensajería instantánea, correo electrónico o una llamada telefónica para analizar qué falta. 6. El gerente de ingeniería de ventas recibe respuestas esporádicamente a lo largo del día y las ingresa manualmente en la hoja. 7. Una vez ingresados ​​los datos, la solicitud está completa y el gerente de ingeniería de ventas está listo para asignar recursos. Debido al volumen de solicitudes de un equipo de más de 100 representantes de ventas, el tiempo que dediqué a administrar este proceso fue de más de una hora por día, sin mencionar el tiempo que le quité a mi equipo en las reuniones de pie para evaluar el proceso según fuera necesario. Una visión aerotransportada para automatizar Esa noche en el avión, a 40,000 pies en el aire, me di cuenta de que Smartsheet no solo podía administrar este proceso en mi nombre, sino que podía hacerlo de manera más eficiente que yo. ¿Cómo? Podría automatizar nuestro proceso para garantizar que tuviéramos la información necesaria de nuestro equipo de ventas y reaccionar más rápidamente a las solicitudes. Las acciones automatizadas de Smartsheet facilitan la automatización de notificaciones, solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación, sin una sola línea de código, fórmulas complejas o ayuda del área de TI. Entonces, en 5 minutos, en pleno vuelo, configuré las siguientes reglas en la hoja: Envía una notificación automática: si el monto de la oportunidad refleja $0, notifica al representante (de la columna de la lista de contactos) que recibirá un recurso asignado solo una vez que haya actualizado la oportunidad con un valor en dólares. Envía una solicitud de aprobación automatizada: si la solicitud se encuentra por debajo de nuestro umbral de soporte mínimo, envía una solicitud de aprobación al gerente del representante de ventas (desde la columna de la lista de contactos) para aprobar/desaprobar una excepción de soporte. Envía una solicitud de actualización automatizada: si a la solicitud le faltan campos contextuales que describan lo que necesitan, envía una solicitud de actualización al representante de ventas (columna de la lista de contactos) para solicitar información adicional. Establece reglas condicionales para acciones automatizadas: si el representante de ventas tiene menos de 2 meses de permanencia en la empresa (aún en capacitación), ignora lo anterior y acepte todas las solicitudes. Nuestro nuevo proceso automatizado Las cuatro acciones anteriores básicamente eliminaron todo mi esfuerzo antes de asignar mis recursos a las oportunidades. El nuevo proceso ahora funciona de la siguiente manera: Un representante de ventas solicita soporte de ingeniería de ventas en sus oportunidades de ventas. Smartsheet extrae la solicitud a la cola de trabajos pendientes de asignación. Smartsheet verifica automáticamente para ver que: La información de la solicitud está completa El trato es actual La solicitud cumple con los requisitos de los umbrales mínimos Smartsheet confirma la permanencia del representante para las excepciones de los aprendices. Si falta alguna información, Smartsheet se comunica con el gerente de ventas o el representante de ventas para obtener una excepción de aprobación o información adicional. Smartsheet vuelve a llenar las respuestas en la hoja automáticamente. Ya está todo listo para asignar recursos. Dediqué unos cinco minutos a configurar las acciones automatizadas que implementé para que este proceso se ejecutará por sí solo. Con Smartsheet realizando las tareas anteriores en mi nombre, ahorro una hora de esfuerzo manual todos los días. ¿Qué puede hacer la automatización por ti? ¿Cuánto tiempo pasas enviando correos electrónicos, llamando o chateando con tus clientes, empleados y compañeros de trabajo? ¿Cuántos pasos administrativos manejas a diario que podrían automatizarse? La recopilación de datos, la solicitud de actualizaciones, la solicitud de aprobaciones y la notificación a las partes interesadas se pueden automatizar con Smartsheet, por lo que espero que tengas una idea de lo que harás con la hora extra. Si quieres aprender a automatizar tus actividades y empezar a ahorrar tiempo, visítanos en www.systec.com.mx/smartsheet o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para resolver tus dudas y brindarte atención personalizada sobre Smartsheet.

Smartsheet es una plataforma muy dinámica y fácil de manipular. El aprender Smartsheet es sencillo y tiene múltiples beneficios para la organización ya sea para manejo de proyectos, recursos humanos y un sinfín de diferentes áreas empresariales. No obstante, hay varias aplicaciones de uso que salen de lo convencional y que siguen siendo de mucha ayuda para la compañía, entre ellas la comunicación, que es fundamental para el buen funcionamiento de una organización corporativa. A partir de una buena comunicación, se puede llegar a tener un nivel de cultura empresarial la cual ayudará al equipo a sentirse incluido y perteneciente a una organización que aprecia su trabajo. Desde avisos por parte del departamento de RRHH, hasta una alarma de recordatorio para una fecha importante, la comunicación es un proceso que con Smartsheet puede ser sencilla de ejecutar. En este artículo les daremos tips de cómo implementar una comunicación corporativa eficiente con Smartsheet. 1. Automatización de flujos para alertas de trabajo A través de la plataforma, podemos automatizar las alertas hacia nuestros colaboradores aún y si no tienen una licencia de Smartsheet, para así, lograr tener una comunicación eficiente con las personas encargadas de cada paso del proceso. Para lograr esto, tendrás que generar un nuevo flujo de trabajo haciendo click en la parte superior de la pantalla de la hoja en el botón llamado “Automatización” y seleccionado la opción de nuevo flujo en el pequeño menú desplegado. Estos flujos serán variados, dependiendo de los requerimientos que necesites. Dentro de ellos se encuentra uno llamado “Alerta a alguien cuando se cumplen los criterios especificados”, que te ayudará a notificar a cualquier colaborador al momento de que se cumpla alguna especificación que hayas puesto en el flujo. Además de mandar alertas, también podrás generar recordatorios para eventos importantes, solicitudes de cambio de información o solicitudes de aprobación. Para todos estos flujos automatizados existe una gran variedad de distintas aplicaciones en cualquier tipo de proceso o área organizacional y los beneficios de su uso son innumerables: agilización de pasos del proceso, ahorro de tiempo, y disminución del número de tareas monótonas y repetitivas. Sin embargo, el beneficio principal es que nos ayudan a mantener a todos informados del progreso y cada pendiente para que el trabajo sea procesado de manera más rápida y eficiente. 2. Comentarios, menciones e hilos de conversación Otra de las formas de comunicación es la plática a través de los mensajes en cada una de las entradas en la hoja. Aquí encontrarás un ícono de mensaje, donde podrás conversar y dejar opiniones, comentarios y peticiones a los colaboradores. Dentro de este lugar podrás mencionar a cualquier persona que tenga acceso a la hoja y este recibirá una notificación vía correo electrónico para así poder atender asuntos de manera urgente, o corregir algún dato que esté mal. También se podrán poner mensajes que lleven a una conversación entre las personas, creando así un hilo el cual será activo entre las personas mencionadas en el mensaje. Cabe destacar que en esta sección también es posible agregar archivos adjuntos para apoyar con lo necesitado. 3. Tablero empresarial La comunicación con Smartsheet no es solamente para notificaciones de labores, sino también para cultura, anuncios, y diversos temas pertenecientes a la corporación, siendo ajenos al tema laboral. Un claro ejemplo de esto es un tablero de la empresa que puede funcionar como “Homepage” para estar enterado de los avisos corporativos, los eventos próximos a venir, el cumpleaños de algún compañero, un sinfín de oportunidades. Además, gracias a Smartsheet es posible agregar múltiples enlaces que podrán llevar a solicitudes de vacaciones, pago a proveedores y demás hipervínculos que serán de utilidad. Recuerda que los tableros de Smartsheet son totalmente personalizables a la información que deseas mostrar y al estilo de su marca corporativa. Como se puede observar, Smartsheet es una plataforma versátil y dinámica que te permitirá adaptarla a cualquier necesidad de negocio que tengas. Siguiendo alguno de los ejemplos mencionados anteriormente y practicando los flujos de trabajo, seguro que muy pronto podrás crear rápidamente un canal de comunicación eficiente en Smartsheet. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.

Para ayudar a sus empresas a mantenerse relevantes, los líderes de marketing deben estar en sintonía con las necesidades cambiantes de los clientes. Esto incluye mantenerse al tanto de las tendencias del mercado que afectan la forma en que sus clientes reciben contenido y cómo se produce ese contenido. Estas cinco tendencias están dando forma a cómo los equipos de servicios compartidos crean y entregan rápidamente en un mercado en constante cambio. 1. Consumo de contenidos digitales La pandemia envió a más consumidores a las plataformas digitales, lo que resultó en un aumento del 10% en el consumo de marzo a julio de 2020, según un estudio de IAB sobre el impacto de COVID 2020/21 en la publicidad. Con 3.800 millones de usuarios de redes sociales en todo el mundo repartidos entre canales, los especialistas en marketing tienen una audiencia grande y ansiosa. El estudio de IAB encontró que mientras el gasto publicitario total disminuyó un 8 % en 2020, la inversión en marketing digital aumentó un 6 %. Según el informe, la búsqueda paga crecerá un 26% y las redes sociales crecerán un 25%. Los canales tradicionales, como la televisión, la radio y la prensa, caerán más del 30%. Si bien los canales digitales son el lugar para estar, la coordinación de esfuerzos es clave. Más de una cuarta parte de los especialistas en marketing dijeron que la creación de mensajes publicitarios en sus sitios web, aplicaciones móviles y publicidad en video estaban aislados en sus organizaciones, informa eMarketer . 2. Personalización a escala Bien hecha, la personalización puede aumentar el compromiso y la lealtad del cliente. También beneficia a la organización. La personalización puede reducir los costos de adquisición de clientes hasta a la mitad, aumentar los ingresos hasta en un 15 % y aumentar la eficiencia del gasto en marketing hasta en un 30 %, según un informe de McKinsey. Muchas empresas han comenzado el proceso con unos pocos canales, muchas tienen dificultades para llevar la táctica de marketing a escala en todos los puntos de contacto con los clientes. Las herramientas están disponibles; lo que falta es un enfoque unificado dentro de una organización para poner procesos y prácticas en la misma página. La personalización requiere actuar sobre los datos de comportamiento. Se trata de recopilar datos a través de actividades como compras, navegación en línea, publicaciones en redes sociales y establecer activadores para acciones. Estos factores desencadenantes deben probarse y, una vez que se demuestre que tienen éxito, deben convertirse en una regla comercial que se comparta entre los departamentos con el equipo de marketing autorizado para actuar sobre las señales. La personalización también requiere más activos creativos, como mensajes personalizados para las etapas del viaje de compra y mensajes dirigidos a todas las diferentes personas de sus clientes. Sus equipos utilizarán datos para diseñar los activos, pero el volumen aumentará. 3. Equipos distribuidos El equipo de marketing de hoy probablemente no esté en el mismo edificio y tal vez no esté en la misma zona horaria. La prevalencia de acuerdos de trabajo remotos e híbridos, combinados con la dependencia de proveedores y agencias, puede conducir a un trabajo aislado. Una plataforma como Smartsheet for Marketing ,que brinda al equipo visibilidad integral del proceso creativo, puede fomentar la alineación, la colaboración y la responsabilidad. Los creativos y los gerentes de proyecto no solo pueden ver todo el trabajo en un solo lugar, sino que también pueden usar la automatización para distribuir pruebas y capturar todos los comentarios y aprobaciones en un solo lugar, sin importar dónde se encuentren las partes interesadas. 4. Mayor complejidad del marketing omnicanal Según una investigación de McKinsey, más de la mitad de los clientes interactúan con tres a cinco canales durante cada viaje de compra. Además de la personalización, los clientes esperan coherencia: una experiencia omnicanal en todos los canales de una marca. Implementar una estrategia efectiva puede ser difícil cuando los equipos están aislados o carecen de una visión única. No obstante, es importante. Las empresas que adoptan un enfoque de marketing cohesivo pueden mejorar la satisfacción del cliente. Para garantizar la consistencia de la marca en todos los canales, los especialistas en marketing necesitan transparencia durante la planificación e implementación de la publicidad. Con una única fuente de verdad, desde la planificación hasta la creación, la gestión y distribución de activos digitales , las organizaciones pueden crear narrativas en todos los canales para contar historias de marca consistentes. 5. Campañas que cambian rápidamente Durante COVID-19, las necesidades de los consumidores cambiaron drásticamente. Los especialistas en marketing que no pudieron cambiar sus mensajes corrieron el riesgo de ser irrelevantes o, peor aún, insensibles. Para seguir siendo relevantes, los especialistas en marketing necesitan formas de satisfacer el momento y las necesidades más actuales de sus clientes. Sin embargo, solo el 23 % de los ejecutivos cree que la velocidad a la que obtienen información precisa es muy fuerte, según el informe Digital Trends 2021 de Econsultancy y Adobe. Al compartir los conocimientos en tiempo real en una plataforma centralizada, las organizaciones pueden acceder a la información que necesitan para orientar rápidamente las campañas en un entorno que cambia rápidamente. Los especialistas en marketing pueden recopilar datos sobre campañas efectivas, así como sobre aquellas que se quedaron cortas. También pueden responder a los comentarios del mercado en tiempo real. Al comprender las tendencias, los líderes de marketing pueden estar mejor informados mientras diseñan planes para el futuro. Conocer a los clientes es la forma de continuar construyendo relaciones en el futuro. Existen casos en donde los especialistas no terminan por comprender es tu totalidad las tendencias que están presentes, para aquellos casos, existen expertos que pueden guiar, explicar y llevarlos a un mejor entendimiento del tema. Si el artículo fue de tu agrado y te surgieron dudas, visita nuestro sitio web www.systec.com.mx/acelerador-marketing o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma muy versátil y flexible que se utiliza en distintas industrias, áreas y procesos. Se usa también en innumerables casos de uso que parten desde la gestión de proyectos, hasta el manejo de operaciones administrativas de la empresa. Pero a pesar de las diferencias de uso en cada organización, departamento y equipo, muchas de las soluciones de la plataforma se pueden catalogar como listas de tareas. Es decir, son hojas donde realizamos una asignación de actividades y damos el seguimiento a su ejecución, controlando el cumplimiento de los plazos que se han establecido. Estamos seguros de que manejas o has llegado a manejar hojas de esta naturaleza. Considerando lo común que es este uso de la plataforma, queremos compartirte 5 consejos y mejores prácticas para que puedas optimizar y mejorar tus hojas de listas de tareas, así como asegurar que estés aprovechando las distintas funciones que brinda Smartsheet. 1. Haz que tu hoja sea fácil de navegar y consultar. Tu hoja es tu principal lugar de trabajo, es indispensable asegurarse de que toda la información clave esté a la vista y que se puedan encontrar fácilmente los datos críticos que necesitas. Para la comodidad de su uso, te recomendamos mantener las hojas lo más compactas posible, organizadas con distintos niveles de jerarquía y no saturarlas con múltiples colores de fondo. La excepción son las distintas reglas de formato condicional que puedes utilizar para resaltar automáticamente renglones agrupadores o datos de mayor importancia. Además, puedes precargar una lista de filtros para la búsqueda de la información más común y compartirla con tus compañeros de equipo. 2. Asigna responsables correctos a las actividades pendientes. Si en tu área o equipo existe una división de trabajo bien definida, la asignación de las personas responsables a cada tarea puede ser muy rápida y totalmente automatizada. Para lograr esto en Smartsheet, existen diferentes alternativas: 1. Función IF (directamente en tu celda de la lista de contactos), 2. La búsqueda de la persona correspondiente en una hoja de directorio mediante la fórmula de VLOOKUP y 3. Un nuevo flujo de asignación de personas disponible en en el menú de Automatización. Esta última opción es la mejor elección para aquellos usuarios que quieren evitar el trabajo con la sintaxis de las fórmulas de Smartsheet. Sin embargo, cualquiera que sea tu selección, no olvides programar una notificación inmediata a las personas asignadas para informarles de las nuevas tareas. 3. Da el seguimiento al estado de tareas en la vista de tarjetas Kanban. No cabe ninguna duda que la vista de cuadrícula es la más utilizada y completa de Smartsheet. No obstante, el uso de la vista de tarjetas (Kanban), probó su eficiencia en la revisión del estado de tareas, ya que permite tener los datos más relevantes a la vista en todo momento y así actuar rápidamente sobre ellos. Esta vista nos brinda la flexibilidad para mostrar el contenido por categorías variadas, basadas en tus listas desplegables o listas de contactos. También, puedes reorganizar, ocultar o mostrar los carriles necesarios para organizar la información de la mejor manera. Por último, vuelve más sencillo el proceso de asignación o reasignación de tareas, ya que te permite llevar un mejor conteo de las tareas que los responsables tienen pendientes. 4. Identifica tareas que requieren atención con ayuda de símbolos y semáforos. Junto con la fórmula lógica IF, la columna del Símbolo se vuelve en un instrumento muy potente que te ayudará a analizar los datos de tu hoja y canalizar tu enfoque en aquellas actividades que requieren de la atención inmediata. Existen casos de usos innumerables para aprovechar los símbolos: levantar una bandera si la actividad está retrasada, cambiar el color del semáforo si se está acercando la fecha límite, indicar prioridad o utiliza una barra de avance para reflejar el progreso obtenido. Para que todos los colaboradores sepan en todo momento qué criterios se tomaron en cuenta para la definición de símbolos, puedes utilizar las notas de la descripción de columna. Además, cualquier modificación en la columna de este tipo puede servir como un desencadenante para el envió de las notificaciones sobre el cambio a las personas involucradas. 5. Programa recordatorios y solicitudes de actualización recurrentes. Para la ejecución exitosa de todas las tareas programadas, es crucial que los responsables asignados sepan qué es lo que tienen que hacer y para cuando. Recuerda, que no es necesario compartir la hoja entera con todo el equipo, al contrario, se recomienda que haya menos personas con acceso directo para evitar cualquier tipo de modificación accidental de los datos. Por otro lado, puedes realizar el envío de distintos recordatorios, alertas y solicitudes desde Smartsheet al correo electrónico de forma completamente automatizada y en el momento correcto, aprovechando los flujos de trabajo disponibles. Estos flujos son personalizables a tus necesidades: tú decides cuántos días antes quieres recordar una fecha importante, qué cambios notificar al equipo, qué información desplegar en dichas alertas, y con qué frecuencia hacerlo. Por ejemplo, puedes enviar una solicitud de actualización recurrente cada día hasta que se cumpla la actividad. Recuerda que uno de los beneficios de Smartsheet, es que la plataforma se ajusta a los requerimientos de su equipo y a su estilo de trabajo, por lo tanto, es importante encontrar la forma de utilizar y adaptar las hojas que mejor funcionen para ti y tu equipo. Siguiendo las recomendaciones antes mencionadas y practicando el uso de la plataforma, seguro podrás enlistar las listas de tareas de tus procesos, lo cuál te permitirá lograr mayor agilidad en la realización de tu trabajo y una colaboración efectiva. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.

La gestión de proyectos es el caso de uso principal de Smartsheet para la mayoría de sus usuarios que aprovechan la gran versatilidad, flexibilidad y facilidad de uso que ofrece la plataforma. De hecho, uno de los elementos esenciales de cualquier proyecto es el plan de trabajo. Este nos va a ayudar a administrar recursos correctamente, difundir los hitos y los plazos con las partes interesadas, agilizar la realización de tareas y lograr los resultados deseados a tiempo. Contar con un plan de trabajo claro, preciso y con todos los indicadores importantes del proyecto a la vista, es indispensable para la ejecución exitosa del proyecto. Por esta razón, y buscando siempre mejorar la experiencia de los usuarios y ofrecer nuevas herramientas, en los últimos meses Smartsheet ha estado agregando nuevas fórmulas que permiten dar un paso adelante en la optimización de los planes de trabajo. Vamos a conocerlas: ISCRITICAL Esta fórmula nos permite identificar todas aquellas tareas clave que se encuentran en la ruta crítica de nuestro proyecto. Por lo que si la combinamos, por ejemplo, con una fórmula de tipo IF, podemos levantar una bandera si la tarea se encuentra en la ruta crítica para que los colaboradores tengan una referencia visual sobre la importancia de dicha actividad. Uno de los posibles usos prácticos para esta fórmula es incluir este indicador en todas las alertas, recordatorios y solicitudes de actualización que enviamos a las distintas personas involucradas. De esta manera, nos aseguramos que los responsables sepan que su tarea está en la ruta crítica y que es de vital importancia que se termine a tiempo para no sufrir retrasos en el proyecto. TOTAL FLOAT Esta fórmula que recién se agregó a Smartsheet, sirve para conocer la cantidad de días de holgura con los que contamos para poder realizar una tarea, sin que se provoque el retraso de las siguientes actividades o del proyecto en general. Con ayuda de dicha fórmula, podemos conocer cuáles son las tareas que tienen una holgura y de cuánto tiempo es nuestro margen permitido. Estos datos pueden resultar muy útiles al momento de realizar la planificación de nuestros esfuerzos de trabajo. Cabe destacar que las tareas que tienen una holgura de cero, están sobre la ruta crítica y es necesario terminarlas a tiempo para que el proyecto termine en el tiempo establecido. SUCCESSORS El objetivo de esta fórmula es devolver el número de fila de la tarea sucesora en relación a la que se está trabajando, es decir, números de filas de todas aquellas actividades que dependen para su inicio o finalización de la tarea en cuestión. El uso de la fórmula es muy práctico para identificar de forma sencilla cuáles son las actividades que siguen posteriormente, sobre todo si nuestro plan de trabajo es bastante complejo y cuenta con una gran cantidad de distintas actividades y relaciones de dependencia diferentes entre ellas. Con estas tres fórmulas Smartsheet sigue entregando cada vez más y más instrumentos para que los usuarios puedan lograr una mejora significativa en la administración de su trabajo, puedan tener a la mano los datos críticos y logren automatizar tareas monótonas. Recuerda que puedes combinar distintas funciones de Smartsheet con las fórmulas revisadas para obtener cálculos únicos y adecuar aún más los planes de trabajo a las necesidades de tu equipo. Esperamos que en este artículo hayas podido conocer las nuevas herramientas que tienes a tu alcance para la gestión de proyectos con Smartsheet. Si quieres descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría, escríbenos en info@systec.com.mx

Hemos llegado al fin de nuestro recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto P2. 9. Categoriza o codifica las actividades. Como te lo mencionamos en la primera parte de este post, “delegar responsabilidades” te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Categorizar actividades hace que un plan de proyecto sea más fácil de interpretar. Por ejemplo, puedes categorizar cada actividad de acuerdo con el departamento responsable de la actividad, la ubicación en la que se está llevando a cabo la actividad, el riesgo relacionado con la actividad o la persona que trabajará en la actividad. 10. Define con qué frecuencia se actualizará el plan de trabajo. Decide con qué frecuencia se va a actualizar el plan del proyecto y asegura que todos los miembros del equipo están al tanto de cuándo se debe enviar su información del avance. Organiza reuniones periódicas de actualización con el equipo para que puedas informarles sobre cualquier cambio al plan y mostrarles cómo está progresando todo el proyecto. 11. Crea una copia del plan original. Al igual que en cualquier trabajo, haz una copia del plan del proyecto original. A medida que avanza el proyecto, puedes comparar el plan real contra el original y anotar las variaciones. Si el proyecto experimenta cambios significativos, puedes volver a establecerlo para tener un registro de exactamente qué cambió y cuándo. 12. Ten en cuenta que el plan podrá cambiar. La planificación de un proyecto puede llevar mucho tiempo, pero recuerda que cuanto más preciso sea el plan original, más probabilidades tendrá el proyecto de cumplir sus objetivos con la cantidad mínima de cambios en el plan. Comúnmente, por muy preciso que sea el plan inicial, puede ser que todo suceda como se planeó. Cuando el proyecto se ponga en marcha, es posible que te des cuenta se te olvidó incluir ciertos elementos en el plan; surgiendo eventos inesperados que retrasen su progreso. Nadie puede hacer predicciones precisas todo el tiempo; cada proyecto tiene cierto grado de incertidumbre. Para mantener tu proyecto en buen camino, necesitas actualizarlo regularmente para tener en cuenta los cambios a medida que ocurren. Esperamos que estos puntos sean de gran ayuda para ti y te ayuden en el proceso de planificación de tu proyecto. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #equiposdetrabajo #proyectos

Es claro que un proyecto es un evento único que tiene un conjunto de objetivos que deben cumplirse dentro de los límites de tiempo establecido, costo y calidad. Un proyecto tiene un inicio y un final específicos. Por ello, creemos que es verdaderamente importante que tomes en cuenta los siguientes puntos a la hora de planificar un proyecto; sin importar su tamaño: 1. Decide con claridad el o los objetivos del proyecto Éste quizá sea uno de los puntos más importantes, cómo te lo mencionamos en nuestro anterior post sobre los Factores que destruyen proyectos: tener un proyecto sin un objetivo claro sólo confundirá y frustrará a las personas involucradas en su ejecución. Sólo teniendo claro los objetivos del proyecto se pueden organizar las actividades que se requieren para cumplir dichos objetivos y conocer si hemos llegado a la meta. 2. Entiende las limitaciones del proyecto Las limitaciones típicas para la mayoría de los proyectos son el costo, la calidad, la escala de tiempo y las restricciones internas (como la capacidad de los recursos con los que cuenta la empresa) y externas (como las interferencias de otros proyectos hacia el nuestro, o las actividades que dependan de otros y que afecten el avance de nuestro proyecto). Puede haber otras limitaciones, como las laborales o usar materiales muy específicos de poca fabricación. ¡Entenderlas te permitirá delimitar las acciones a realizar para que tu proyecto sea un éxito! 3. Define las actividades y calcula su duración “Delegar responsabilidades” es una de las acciones que te permitirá gestionar, no solo las actividades sino el tiempo de ejecución de las mismas. Como lo menciona el sitio de la revista “Entrepeneur” las actividades o labores en grupo son más fructíferas que los esfuerzos individuales. Inicia con las actividades generales, luego puedes dividirlas en actividades más pequeñas y específicas. Cuantos más detalladas sean, más preciso será el plan final del proyecto. Calcula la duración de cada Actividad. Cuanto más preciso sea el cálculo, más precisa será la duración total del proyecto. Sin embargo, no trates de ser completamente preciso, ya que puedes ajustar la duración de las actividades una vez que el proyecto está en marcha, sobre todo si se detectan variaciones importantes. 4. Identifica qué actividades afectan directamente a otras actividades En todo proyecto existen actividades que afectan a otras. Por ejemplo, identifica las actividades que deben completarse antes de que otra pueda comenzar, ya que el atraso de la primera actividad influye directamente en el inicio de la segunda. Así mismo se deben identificar las actividades que se pueden ejecutar simultáneamente, con el objeto de reducir tiempos de ejecución. Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos

Continuamos con este recuento de puntos para planificar tus proyectos. Si te perdiste nuestro post anterior, en el siguiente enlace puedes consultarlo. 12 puntos a tomar en cuenta para planificar un proyecto (parte 1 de 3). 5. Identifica cualquier restricción de tiempo o restricciones externas. Determina si hay restricciones de tiempo o externas en cualquiera de las actividades. Por ejemplo, ten en cuenta si una actividad solo puede ejecutarse durante un periodo de tiempo específico, o si una actividad no puede comenzar antes de que se haya recibido una notificación de un tercero. 6. Identifica los recursos requeridos. Identifica el personal, el equipo y los materiales (los recursos) que se requieren para trabajar en el proyecto. Se recomienda especificar las habilidades necesarias para completar una actividad, luego asignar recursos individuales a la actividad para satisfacer la demanda. Esto se conoce como “demanda y recursos programados”. La duración de una actividad puede depender de la cantidad de trabajo que un recurso necesita completar. Esto significa que la cantidad de tiempo que un recurso invierte en una actividad, controla la duración de la actividad. Por ejemplo, si una actividad tiene una duración de una semana y asigna un recurso que tiene una duración de dos semanas, la duración de la actividad aumenta a dos semanas para dar al recurso el tiempo suficiente para completar la actividad. Otra manera es que se asignen dos recursos a la actividad para que ésta concluya en una semana como se tenía previsto. 7. Define los calendarios de trabajo que se requieran. Es importante que decida si todas las actividades funcionarán con el mismo calendario o si algunas actividades trabajarán en momentos diferentes. Por ejemplo, las vacaciones de empleados clave pueden afectar el tiempo durante el cual se puede trabajar en una actividad. Se pueden crear calendarios para recursos y actividades. Si es necesario, cada recurso puede tener su propio calendario. Cuando se asigna un recurso a una actividad, se debe elegir si el recurso funciona con su propio calendario o con el de la actividad. 8. Determina el costo de las actividades. Cada actividad puede tener un costo directo y costos de recursos adicionales. Por ejemplo, el costo de empaquetar un producto puede incluir el costo de alquilar el almacén en el que se realiza el empaque (un costo indirecto) y el costo de los materiales de empaque y la mano de obra (costos directos de los recursos). También debe conocer el presupuesto del proyecto y los ingresos que se recibirán durante el proyecto. ¡Conoce más a través de nuestras redes sociales! Si te interesa aprender más sobre cómo planificar tu proyecto, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #planificar #proyectos #equiposdetrabajo

El secreto para llevar a cabo reuniones efectivas es comprender las posibles ineficiencias y concentrarlas antes de que se descontrolen. Con los cambios simples que te propusimos, ayuda a garantizar que en tu próxima reunión se dé un uso efectivo del tiempo para todos los involucrados. Si te perdiste nuestro anterior blog puedes consultarlo aquí. 6. Envía la revisión de los "Materiales" antes de tiempo. Ahora que tienes la agenda establecida y has invitado a las personas adecuadas, asegúrate de enviar los materiales de revisión necesarios con anticipación. Esto se relaciona con los asistentes que saben lo que se espera de ellos, por lo que se muestran preparados y listos para proporcionar información y tomar medidas. 7. Designa un moderador. Asegúrate de que alguien sea el moderador para comenzar y finalizar la reunión a tiempo y dirigir la discusión de regreso a la agenda si se desvía. Es útil asignar a alguien que no sea el moderador como el tomador de minutos o notas. De esta forma, el moderador puede enfocarse en mantener el debate en movimiento, y el tomador de notas puede enfocarse en capturar los detalles clave. 8. Comienza en el tiempo y termine en el tiempo. Si eres el organizador de la reunión, asegúrate de comenzar a tiempo, sin importar quién se retrase. Esto te ayudará a garantizar a apegarte al horario establecido para la agenda y respetar el tiempo de las otras personas que asisten a la reunión. 9. Captura puntos clave durante la reunión. Asegúrate de que alguien se concentre en capturar puntos clave a lo largo de la reunión. Al designar a alguien que no sea el moderador, el tomador de notas puede enfocarse en lo que se está discutiendo e identificar elementos de acción para el seguimiento, quién es responsable de cada uno y cuándo. Los últimos 5 minutos de cada reunión deben guardarse para recapitular estos próximos pasos. 10. Envía un correo electrónico de seguimiento con elementos de acción después de la reunión. Una vez que finaliza la reunión, el moderador debe revisar las notas tomadas y resumir los puntos clave decididos y los próximos pasos que se enviarán al grupo. Envía el correo electrónico de seguimiento, incluidos los elementos de acción, y luego asegúrate de comenzar la próxima reunión con elementos de acción de la reunión anterior. Aunque estos consejos te ayudarán a mejorar la eficiencia de tus reuniones de trabajo, tener una forma más colaborativa y automatizada para administrar el proceso reducirá el tiempo que dedica a coordinar todos los detalles. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #ReunióndeTrabajo #equiposdetrabajo #AdministracióndeProyectos #GerenciadeProyectos

En las juntas de trabajo existe una mejor manera de aprovechar el tiempo y que este sea en verdad, valioso. Te presentamos diez prácticas que puedes implementar para mejorar la eficacia de las reuniones de trabajo, y reducir los factores que detonan comportamientos disfuncionales: 1. Determinar si la reunión es necesaria Es fácil sugerir una reunión rápida para resolver detalles de proyectos, tareas o problemas. Pero antes de programarla, considera si la reunión es realmente necesaria, qué planeas lograr y por qué una reunión en persona es mejor que un correo electrónico. 2. Estimar una duración exacta del tiempo de reunión Calcula los parámetros a lo largo de la discusión. La mayoría de las personas programan reuniones para el tiempo predeterminado de una hora o treinta minutos, y luego suelen ocupar ese tiempo durante la reunión. Pero si la discusión solo tomará 15, 18 o 25 minutos, fija una duración más adecuada y ahorra a todos tiempo. 3. Establece la agenda antes de tiempo y apégate a ella Sin una agenda establecida, es más probable que las reuniones se desvíen. Crea una agenda con anticipación, incluidos los plazos sugeridos para cada elemento de la agenda, y envíala a todos los miembros de la reunión. Permite que los participantes comenten y agreguen elementos a la agenda. Luego, asegúrate de cumplir la agenda durante la reunión. 4. Incluye un objetivo claro y las expectativas sobre la reunión en la invitación Una vez que tengas una agenda, es hora de enviar la invitación a la reunión. Asegúrate de incluir su objetivo previsto para la reunión y cualquier expectativa que tengas de los asistentes. Con este conjunto anticipado, los asistentes saben lo que está por venir y se les puede pedir que participen y estén preparados. 5. Invita a las personas adecuadas Invitar a las personas adecuadas es tan importante como establecer la agenda. Invita a personas que participen en la discusión, y que no solo estén allí como espectadores. Además, se ha vuelto muy fácil invitar a todos los que puedan estar interesados ​​o tengan una opinión sobre el tema. Sin embargo, aquí es donde las reuniones pueden costar más. Al limitar el número de asistentes, la reunión se hace más corta, fomenta la participación y mejora la responsabilidad. Si quieres saber más sobre cómo mejorar tus reuniones empresariales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, contáctanos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada. #equiposdetrabajo #ReunióndeTrabajo #AdministracióndeProyectos