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En el mundo actual, es necesario adaptarse rápidamente a los cambios. La tecnología y los procesos cambian cada minuto, y es fundamental estar a la vanguardia para que tu organización crezca. Smartsheet, durante los últimos años, ha estado en el proceso de mejora y cambio continuos. Uno de sus adelantos más importantes ha sido Control Center, una plataforma que permite lograr una mejora significativa en la automatización y gestión de proyectos, lo cual hará la tarea de realizar proyectos más sencilla. Control Center de Smartsheet es una herramienta indispensable en la gestión de portafolio de proyectos, ya que se encarga de: - Identificar en una hoja de iniciativas o planeación de futuros proyectos, los proyectos aprobados que están listos para iniciarse, logrando así un mayor orden y coherencia. - Generar todos los componentes del proyecto automáticamente en cuestión de un par de minutos: plan de trabajo, control de riesgos, control de issues; así como su tablero de control y reportes indispensables para los colaboradores. - Automatizar los informes e impulsar mayor visibilidad de portafolio, que se logra obteniendo todos los enlaces a nivel de portafolio de forma completamente automática sin ningún ajuste manual. - Hacer modificaciones instantáneas en todo el portafolio de proyectos, en proyecto existentes y futuros, para incluir mejoras y cambios identificados. - Archivar los proyectos terminados o suspendidos para una organización correcta del trabajo. Como podemos observar, Control Center nos ayuda a mantener el orden en el seguimiento de los proyectos. Ahora bien, en noviembre de 2022, Smartsheet lanzó un nuevo tipo de funcionalidad de WorkApps, que será el mejor amigo de los colaboradores que usan Control Center en su día a día. Recordemos que WorkApps es una funcionalidad de Smartsheet disponible para los planes Enterprise. Estos permiten generar las aplicaciones que centralizan todas las hojas, informes, formularios, tableros de control y archivos externos, en una experiencia intuitiva para los distintos grupos de usuarios, sin requerir una sola línea de código. Portfolio WorkApps es una aplicación en la cual podrás compartir información relevante de los proyectos con diferentes equipos de trabajo sin que tengan que estar necesariamente compartidos en las hojas base. Esta configuración se podrá realizar desde Control Center, y te permitirá crear diferentes equipos de trabajo. Cada uno de ellos tendrá acceso exclusivamente a la información que les es pertinente. Una vez dispuesto nuestro proyecto, Control Center arrojará una notificación sobre la aplicación de Portfolio WorkApps, a la cual podrás ingresar de inmediato dando clic en Open WorkApps. En la aplicación generada automáticamente, tendremos acceso a todo nuestro catálogo de proyectos; es decir, todos los proyectos que hayamos creado desde Control Center. Dependiendo de nuestro equipo de trabajo, podremos ver diferentes hojas dentro de cada proyecto. Con Portfolio WorkApps, nos olvidaremos de la tarea de compartir a nuestros colaboradores miles de hojas para actualizar sus proyectos. En un mismo lugar, ellos tendrán la posibilidad de editar, revisar y entregar toda la información necesaria para sus múltiples proyectos. Smartsheet evoluciona cada día, y con Control Center y Portfolio WorkApps, veremos lo sencillo que es llevar el seguimiento de los múltiples proyectos para dirigir a tu empresa al siguiente nivel. Si buscas más información acerca de Control Center y Portafolio Work Apps de Smartsheet u otras soluciones adecuadas para tu empresa, ¡contáctanos! En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan tu día a día de trabajo en empresas de todos los tamaños. Conoce más sobre nuestras soluciones en nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o escríbenos a info@orkesta.net para resolver tus dudas.

¿Alguna vez has sentido que trabajas y todo el manejo de tu tiempo está siendo caótico? ¿Las piezas y actividades del proyecto no se conectan como deberían? ¿Y las fechas de entrega, por lo general, no se cumplen? No te preocupes. Para que esto no te suceda, el primer paso que necesitas hacer en tus proyectos de Smartsheet es habilitar y definir el calendario de trabajo. Además de un calendario general que el administrador de la cuenta de Smartsheet en tu organización puede establecer, la plataforma te permite habilitar un calendario completamente personalizado para que puedas programar las actividades de tu proyecto día a día, hora a hora o semana a semana. Esto dependiendo de la medida de tiempo que tú prefieras elegir para tus actividades. Nota: La definición del calendario laboral se ejecuta dentro de las configuraciones de proyecto, a los cuales tendrás acceso solo cuando ya tengas habilitada la vista de Gantt. Para esto necesitarás al menos dos columnas de tipo Fecha en tu hoja. Sigue los pasos descritos a continuación para habilitar y configurar tu calendario: 1. Dentro de tu plan de trabajo o cronograma de actividades, ve a la vista de Gantt en donde podrás encontrar un icono de engrane que te permitirá configurar el calendario. Da clic en ese ícono para comenzar. 2. La configuración desplegará un menú en donde deberás seleccionar la casilla de “Dependencias habilitadas”, en caso de no tenerla ya marcada. Automáticamente, Smartsheet creará para ti la columna de “Predecesoras” y “Duración”. 3. A un lado del menú de dependencias se encuentra la sección de días laborables. Da clic en Editar para cambiar los rangos de los días laborables; es decir, que sean de lunes a viernes o ajustados al horario que uses en tu proyecto. También modifica la duración del día laboral en horas y coloca aquí los días feriados para que tu proyecto los tomé en consideración y las tareas queden programadas únicamente para los días de trabajo. 4. En el menú “Días laborables” selecciona los días de la semana que tú y tu equipo le dedicarán a este proyecto, recuerda que cada responsable es esencial para la ejecución de tareas en tiempo. Marca la casilla del día que quieras agregar y desmarca la casilla para los días que tu equipo y tú descansan del proyecto. 5. Cambia de manera manual el número de horas por día que le dedicaras al proyecto, esto hará que cada momento cuente dentro de la realización de las diversas actividades. Este punto es clave sobre todo en aquellos proyectos donde las duraciones de las actividades se definen en horas. 6. Ahora solo nos queda configurar los días no laborables, aquellos que no contarán para el desarrollo de nuestro proyecto. Hay dos maneras para lograr esto: La primera opción es que escribas el día de forma manual respetando el formato de la fecha de acuerdo al idioma y región en el que tengas configurada tu cuenta de Smartsheet, para México, por ejemplo, sería respetando este formato: DD/MM/AA. La segunda opción es en el icono del calendario para seleccionar los días uno por uno. Navega a través de los meses del año y selecciona el día con un simple clic. Debes saber que puedes seleccionar de forma manual que una tarea inicie en algún día no laboral, pero Smartsheet nunca contemplará estos días para las fechas finales de una tarea o actividad. Una vez definido el calendario podrás estar seguro de que las fechas y plazos calculados de tus tareas sean lo más realistas; además, puedes visualizar la duración de cada actividad también en las vistas de Gantt y calendario, y tomar las medidas requeridas para que tu proyecto no presente retrasos. Smartsheet te permite adaptar fácilmente los cronogramas de los proyectos y garantizar que tus equipos estén bien encaminados hacia el éxito. Recuerda, si eres administrador de licencias de Smartsheet en el plan Business o Enterprise también puedes configurar los días no laborables para todos los usuarios de la cuenta en el Centro de Administración. Así, cada que un colaborador empiece con un proyecto tendrá cargado en automático un calendario preestablecido. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Smartsheet es una herramienta completa y flexible para tu día a día en la empresa. Entre las diversas funcionalidades que la plataforma ofrece para organizar datos importantes y facilitar el trabajo, se encuentra el Resumen de hoja. Esta permite el fácil acceso a los datos clave de una hoja, ya sea de un proceso de negocio o proyecto. El acceso al Resumen de hoja se encuentra en el panel derecho de una hoja de cuadrícula. Con esta función, puedes crear hasta 200 campos para contener información relevante, comentarios adicionales, hipervínculos a otros elementos de la solución o páginas web externas, e incluso, realizar cálculos para resaltar los datos clave. Además, puedes utilizar un informe de resumen que muestre solamente los campos de las hojas elegidas, facilitando la visualización y organización de estos datos. De hecho, en el resumen de hojas de Smartsheet, puedes agregar diferentes tipos de campos como: texto/número que permite colocar una cadena de texto o formatear el campo con el formato de moneda y número o porcentaje, que son muy útiles para agregar, por ejemplo, un presupuesto general. Asimismo, puedes insertar, dependiendo de tus necesidades y objetivos, enlaces rápidos e imágenes directamente en los campos de resumen para su fácil visualización. Los campos también se pueden usar para describir con más detalle la información contenida en la hoja o para proporcionar instrucciones para que los usuarios puedan entender más fácilmente. Estos campos también son útiles para agregar fórmulas que muestren resultados importantes para el desarrollo de tu proyecto o actividad. Otros tipos de campos que pueden ser creados son: Lista de contactos: Donde puedes asignar al gerente del proyecto u otras personas agregadas, como responsables. Fecha: Para evidenciar una fecha clave, como la de inicio o término. Lista desplegable: Para agregar opciones en una lista personalizada, como por ejemplo de estado del proyecto o la fase en que se encuentra. Casillas de verificación: Marcadas o no, y de símbolos, que son íconos visuales para ilustrar el estado de las actividades. Después de crearlos, estos campos los puedes copiar a distintas hojas para ahorrar tiempo y estandarizar los resúmenes en múltiples hojas en Smartsheet. Puedes seleccionar hasta un máximo de 20 hojas en las que deseas copiar los campos, y elegir copiar solamente los nombres de los campos o incluir valores y fórmulas existentes en ellos. Es importante recordar que no todos los usuarios de Smartsheet pueden administrar los campos del resumen de una hoja. Para poder crearlos o acceder a campos bloqueados, es necesario ser el propietario o tener el permiso de administrador en la cuadrícula para un mayor control. Sin embargo, un campo creado puede ser visualizado por cualquier usuario con quien la hoja esté compartida. Recuerda también que en los informes de resumen de hoja, así como en los informes de filas, es necesario que el usuario tenga el permiso para acceder la hoja para que pueda visualizar los datos presentados. En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan tu día a día de trabajo, te invitamos a utilizar esta funcionalidad, y si buscas más información acerca de Smartsheet u otras soluciones adecuadas para tu empresa, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/ o escríbenos a info@orkesta.net.

Todos los días llevamos a cabo diferentes análisis que nos permiten tomar una mejor decisión, desde la ruta a seguir para ir al trabajo, hasta la investigación previa que hacemos al visitar un nuevo lugar. Al igual que en nuestra vida cotidiana, en el ámbito laboral es necesario examinar y estudiar los posibles escenarios a los que nuestra empresa u organización se puede enfrentar. El análisis PESTEL es una metodología que permite evaluar y considerar diversos factores que están aconteciendo en el mundo y que pueden repercutir de manera negativa en nuestra labor o crecimiento. El análisis PESTEL logra medir el impacto en tu negocio del entorno político, económico, sociocultural, tecnológico, ecológico y legal que está aconteciendo en ese momento. En este artículo aprenderemos cómo esta herramienta nos permitirá anticipar y mitigar futuros riesgos. El acrónimo PESTEL deriva de político, económico, sociocultural, tecnológico, ecológico y legal, los cuales son factores necesarios a considerar en la toma de decisiones empresariales. La ejecución de este análisis permitirá a tu empresa: Detectar oportunidades de negocio, ofreciendo así la posibilidad de expandir, o incluso, internacionalizar tu negocio. Concientizar sobre la evolución del entorno empresarial. Notificar cualquier posible riesgo que impacte a tu empresa Adaptar un enfoque proactivo que permita anticipar cambios y tendencias futuras. Conocer a detalle las tendencias internacionales en los negocios Para llevar a cabo un correcto análisis PESTEL es necesario realizar los siguientes 4 pasos: 1. Análisis de los factores PESTEL: Entorno político: Considerar si en el país se aproximan elecciones y cómo estás pueden afectar, e investigar las regulaciones gubernamentales locales que pueden obstaculizar tu proyecto. Económico: Evaluar las variables macroeconómicas, así como el estado general de la economía actual. Sociocultural: Contemplar los comportamientos culturales locales y analizar si estos pueden influir en tu negocio. Tecnológico: A nivel mundial el desarrollo tecnológico ha modificado la manera de hacer negocios, por ello es necesario examinar las innovaciones tecnológicas de las empresas locales. Ecológico: Variables como el clima y las regulaciones medioambientales pueden variar según el país, de manera que resulta vital considerarlas a la hora de expandir tu negocio. Legal: Estudiar las reglamentaciones vigentes locales te ayudará a no incurrir en problemas legales (legislación laboral, licenciamientos, propiedad intelectual, etc.). 2. Oportunidades presentes Una vez realizado el PESTEL es necesario complementarlo con el análisis FODA (análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), el cual te proporcionará información más específica de tu proyecto bajo el contexto previamente estudiado. La ejecución de ambas metodologías te garantizará un proceso de toma de decisiones informado y consciente. 3. Planificación de la estrategia a seguir Con toda la información recopilada, es momento de generar una estrategia futura para tu negocio, donde consideres las oportunidades, los problemas potenciales, así como sus posibles soluciones. 4. Creación del plan de acción Finalmente, con tu estrategia definida y con toda la información disponible, puedes crear el plan de acción a seguir a corto, mediano y largo plazo. Este plan debe de plasmar todo lo investigado previamente, de manera que todo el equipo se encuentre en sintonía respecto al futuro de la empresa. Todo este proceso puede ser implementado y monitoreado mediante plataformas de gestión de trabajo colaborativo, que nos permitirán obtener a detalle toda la información recopilada y darle el seguimiento correcto. De esta manera, durante el proceso del análisis PESTEL, todo el equipo cuenta con la información necesaria para el proceso de toma de decisiones. En orkesta podemos ayudarte a encontrar la mejor solución tecnológica para tu empresa, automatizar procesos, y a trabajar de manera eficiente y ágil. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

El método Kaizen es una filosofía empresarial que se originó en Japón, enfocada en la mejora continua de los procesos de negocio. La palabra "Kaizen" proviene de las palabras japonesas "kai" y "zen", que significan "cambio" y "mejora" respectivamente. En este artículo, conocerás cómo aplicar el método Kaizen a la mejora de procesos empresariales. En Japón, la metodología Kaizen se convirtió en un elemento clave de la cultura empresarial. Logró mejorar la eficiencia y la calidad de sus productos, lo que les permitió competir con éxito en los mercados mundiales y ganar una reputación por la excelencia en la fabricación. Una de las empresas japonesas más conocidas que adoptó la metodología Kaizen fue Toyota. En la década de 1950, Toyota estaba luchando por sobrevivir, sin embargo, la empresa se comprometió a adoptar la metodología Kaizen. Como resultado, Toyota se convirtió en una de las empresas más exitosas del mundo. Su sistema de producción, conocido como "Toyota Production System", se convirtió en un modelo para la fabricación de alta calidad y eficiencia en todo el mundo. El enfoque del método Kaizen es simple pero efectivo: hacer pequeñas mejoras constantemente para lograr un cambio significativo a largo plazo. En lugar de hacer grandes cambios de una sola vez, el método se enfoca en hacer pequeños cambios que se acumulan con el tiempo y conducen a mejoras significativas en los procesos empresariales. El primer paso para aplicar el método Kaizen es identificar el proceso que se quiere mejorar. Esto implica observar y medir el proceso actual y analizar los resultados para identificar áreas de oportunidad. Es importante que involucres a todas las partes interesadas en el proceso, incluidos los empleados y los clientes. Una vez que hayas identificado las áreas que necesitan mejorarse, se deben establecer objetivos específicos para cada una. Los objetivos necesitan ser medibles y realistas para que sean alcanzables y también debes establecer un plazo para lograrlos. El siguiente paso es identificar las causas raíz de los problemas en el proceso. Esto implica analizar los datos y realizar entrevistas con las personas involucradas en el proceso para identificar las causas subyacentes de los inconvenientes. Después de haber identificado las causas raíz de los problemas, desarrolla soluciones para abordarlos. Es importante involucrar a todas las partes interesadas en el proceso para plasmar soluciones efectivas. La recomendación es que las soluciones se prueben en pequeña escala antes de implementarse a gran escala. Por último, después de que se han implementado las soluciones, mide los resultados para determinar si se han logrado los objetivos establecidos. En caso de que no se logren los objetivos, realiza ajustes para mejorar las soluciones. Si se han logrado los objetivos, establece nuevos objetivos y continua haciendo mejoras. Al aplicar el método Kaizen a la mejora de procesos, podrás identificar áreas que necesitan mejoras, establecer objetivos medibles y realistas, identificar las causas raíz de los problemas, desarrollar soluciones efectivas y medir los resultados para determinar si se han logrado los objetivos establecidos. Hoy en día, esta mentalidad sigue siendo de gran ayuda y más aún por los avances tecnológicos que nos ayudan a detectar problemas, automatizar procesos y medir resultados. Al seguir con este enfoque, las empresas pueden lograr mejoras significativas en sus procesos y aumentar su eficiencia y rentabilidad con menos dificultad. En SYSTEC Consulting queremos apoyarte en la mejora de procesos y soluciones. Si tienes alguna duda o quieres descubrir nuestra oferta de soluciones tecnológicas, visita nuestra página web www.systec-consulting.net o escríbenos a https://www.systec-consulting.net/ para recibir atención personalizada.

En un mundo en constante cambio, resulta indispensable ir adaptando la tecnología en nuestra organización. Uno de los retos que enfrentan las empresas en la actualidad es la correcta gestión del personal, esto con el fin de evitar sobreasignaciones o espacios muertos de trabajo que impacten en el desarrollo de nuestros proyectos. Bajo esta premisa, Resource Management de Smartsheet busca resolver este tipo de escenarios comúnmente presentes en las organizaciones. Resource Management es una plataforma de Smartsheet enfocada en la planificación de la cartera de proyectos y recursos que te permitirá obtener visibilidad de tu equipo de trabajo. Con Resource Management podrás tomar decisiones correctas acerca de las asignaciones de tareas, contratación de personal, desarrollo profesional de tu equipo, planificación de capacidad para futuros proyectos, etc. El seguimiento oportuno a la asignación y el uso de recursos es sumamente importante para que puedas tener bajo control la carga de trabajo de los miembros de tu organización y controlarla de una forma fácil e intuitiva. Resource Management nos va a brindar diferentes vistas que conoceremos a continuación: 1. Vista de carga de trabajo En esta vista podrás observar el porcentaje de disponibilidad y de carga de trabajo de cada miembro de tu equipo, tanto en las semanas actuales como en las próximas. Lo cual te posibilitará reconocer rápidamente algún tipo de exceso de tareas o tiempo disponible dentro de tu equipo. Esta vista nos da la visualización a alto nivel de sobrecarga (la barra en color rojo), ocupación completa (barra de color gris oscuro) y ocupación parcial (barra de color gris). Por si solo quieres enfocarte en algún equipo o miembros de tu organización específicos, ¡no te preocupes!, puedes filtrar esta vista de acuerdo con diferentes criterios. 2. Vista de detalle de las asignaciones Con esta vista observarás los detalles de las asignaciones de los miembros de tu equipo, su periodo de vacaciones, o alguna otra actividad en donde estén involucrados. También desde esta vista podrás asignar nuevos proyectos o actividades y consultar rápidamente el perfil de cada miembro, de manera que puedas reasignar alguna tarea para resolver conflictos de personal, así como tomar alguna decisión importante del proyecto. Cabe destacar, que esta vista nos permite variar entre la visualización del esfuerzo en porcentaje, horas dedicadas al día, u horas totales para todo el periodo de la duración de la actividad. Así como en la vista pasada, puedes filtrar esta visualización para enfocarte en un equipo a tu cargo o compañeros específicos. 3. Vista de capacidad de los equipos Esta nueva vista te permitirá monitorear instantáneamente la capacidad y carga de trabajo en todos tus equipos, de manera que puedas planificar y administrar mejor a tu personal. Logra detectar cuáles equipos tienen mayor disponibilidad, quiénes están operando por encima de su límite de capacidad y qué equipos necesitan apoyo extra. Contar con esta perspectiva te ayudará a tomar decisiones mejor informadas y así garantizar una calidad estándar en el trabajo realizado. Como hemos visto, Resource Management de Smartsheet no solo te permite conocer mejor tu organización, sino también la empodera. Esta plataforma te brindará datos clave, con los cuales podrás tomar mejores decisiones respecto a la generación de nuevos proyectos, contratación de personal y rendimiento de tu equipo. Y la mejor noticia… si eres usuario de Smartsheet podrás sincronizar ambas plataformas, de manera que la información de Smartsheet y Resource Management alimente ambas plataformas. En SYSTEC somos especialistas en aplicaciones tecnológicas que te permiten llevar más lejos el funcionamiento de tu organización. Si buscas más información acerca de Resource Management o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En un mundo en constante cambio, resulta indispensable ir adaptando la tecnología en nuestra organización. Uno de los retos que enfrentan las empresas en la actualidad es la correcta gestión del personal, esto con el fin de evitar sobreasignaciones o espacios muertos de trabajo que impacten en el desarrollo de nuestros proyectos. Bajo esta premisa, Resource Management de Smartsheet busca resolver este tipo de escenarios comúnmente presentes en las organizaciones. Resource Management es una plataforma de Smartsheet enfocada en la planificación de la cartera de proyectos y recursos que te permitirá obtener visibilidad de tu equipo de trabajo. Con Resource Management podrás tomar decisiones correctas acerca de las asignaciones de tareas, contratación de personal, desarrollo profesional de tu equipo, planificación de capacidad para futuros proyectos, etc. El seguimiento oportuno a la asignación y el uso de recursos es sumamente importante para que puedas tener bajo control la carga de trabajo de los miembros de tu organización y controlarla de una forma fácil e intuitiva. Resource Management nos va a brindar diferentes vistas que conoceremos a continuación: 1. Vista de carga de trabajo En esta vista podrás observar el porcentaje de disponibilidad y de carga de trabajo de cada miembro de tu equipo, tanto en las semanas actuales como en las próximas. Lo cual te posibilitará reconocer rápidamente algún tipo de exceso de tareas o tiempo disponible dentro de tu equipo. Esta vista nos da la visualización a alto nivel de sobrecarga (la barra en color rojo), ocupación completa (barra de color gris oscuro) y ocupación parcial (barra de color gris). Por si solo quieres enfocarte en algún equipo o miembros de tu organización específicos, ¡no te preocupes!, puedes filtrar esta vista de acuerdo con diferentes criterios. 2. Vista de detalle de las asignaciones Con esta vista observarás los detalles de las asignaciones de los miembros de tu equipo, su periodo de vacaciones, o alguna otra actividad en donde estén involucrados. También desde esta vista podrás asignar nuevos proyectos o actividades y consultar rápidamente el perfil de cada miembro, de manera que puedas reasignar alguna tarea para resolver conflictos de personal, así como tomar alguna decisión importante del proyecto. Cabe destacar, que esta vista nos permite variar entre la visualización del esfuerzo en porcentaje, horas dedicadas al día, u horas totales para todo el periodo de la duración de la actividad. Así como en la vista pasada, puedes filtrar esta visualización para enfocarte en un equipo a tu cargo o compañeros específicos. 3. Vista de capacidad de los equipos Esta nueva vista te permitirá monitorear instantáneamente la capacidad y carga de trabajo en todos tus equipos, de manera que puedas planificar y administrar mejor a tu personal. Logra detectar cuáles equipos tienen mayor disponibilidad, quiénes están operando por encima de su límite de capacidad y qué equipos necesitan apoyo extra. Contar con esta perspectiva te ayudará a tomar decisiones mejor informadas y así garantizar una calidad estándar en el trabajo realizado. Como hemos visto, Resource Management de Smartsheet no solo te permite conocer mejor tu organización, sino también la empodera. Esta plataforma te brindará datos clave, con los cuales podrás tomar mejores decisiones respecto a la generación de nuevos proyectos, contratación de personal y rendimiento de tu equipo. Y la mejor noticia… si eres usuario de Smartsheet podrás sincronizar ambas plataformas, de manera que la información de Smartsheet y Resource Management alimente ambas plataformas. En SYSTEC somos especialistas en aplicaciones tecnológicas que te permiten llevar más lejos el funcionamiento de tu organización. Si buscas más información acerca de Resource Management o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Sabemos que te encanta trabajar en el sitio web de Smartsheet, ya sea creando diferentes elementos, colaborando con tus compañeros, almacenando documentos importantes o presentando avances a un nivel ejecutivo. Pero, Smartsheet ha creado una nueva aplicación para hacer todo esto y más, sin distraernos con toda la información de un navegador web. Su aplicación de escritorio ayudará a tus equipos de trabajo a permanecer enfocados en lo que realmente importa, además de permitir organizar mejor tus hojas, informes y tableros en una sola ventana, liberándote de distractores como buscadores, publicidad y videos de gatitos. Si aún no has comenzado a descargar esta poderosa herramienta, aquí te presentamos 5 ventajas de usar la aplicación de escritorio. 1) Visualiza y organiza los elementos en pestañas Ver el mismo ícono de Smartsheet en todas las pestañas de tu navegador resulta confuso al momento de mantenerlos abiertos en una misma ventana. Con la aplicación puedes visualizar fácilmente el tipo de elemento que tienes en cada pestaña gracias a sus íconos identificadores. 2) Crea nuevos elementos con un clic Al hacer clic en el signo de más “+”, en la barra de pestañas, accederás a tus elementos recientes o podrás generar uno nuevo sin tener que navegar a través de otros menús. El documento será agregado a tu carpeta personal de “Hojas”. 3) Conserva tu sesión y tus pestañas a salvo ¿Cerraste por error el navegador?, ¿cansado de tener que buscar todos los elementos que tenías abiertos antes de apagar tu computadora? ¡Buenas noticias! La aplicación de escritorio puede recordar las pestañas que tenías abiertas antes de salir. Y por si esto fuera poco, tu sesión seguirá activa cuando regreses a tu trabajo, para que no tengas que autenticarte una y otra vez. Recuerda proteger tu computadora con una contraseña o, si la compartes con otros usuarios, simplemente cierra tu sesión de Smartsheet antes de dejar de usarla. 4) Accede a múltiples funciones en un único menú Para organizar y administrar pestañas solo da clic derecho sobre cualquiera de ellas y verás todas las opciones mostradas en la imagen. Si te preocupa no tener el link a la vista, estarás tranquilo de encontrarlo rápidamente en este menú. Que no se te pase la opción para duplicar la pestaña, una forma muy sencilla de duplicar un documento, si después lo “guardas como nuevo”. Puedes adaptarlo para crear una plantilla, tener un duplicado para realizar pruebas o tener una versión alternativa con distintos cambios, por ejemplo. 5) Concentra todo en un solo acceso directo Ahora que tienes una aplicación específica para tu cuenta de Smartsheet, tienes la facilidad de entrar con un clic al anclar el ícono de la aplicación en la barra de herramientas de tu computadora. Olvídate de abrir tu navegador web (que probablemente ya está suficientemente saturado de pestañas), escribir la dirección web, iniciar sesión en cada pestaña, buscar los elementos que tenías abiertos. El caos se convierte en orden al tener todo tu ambiente de trabajo vinculado a un acceso directo, que además, se ve muy bien. Ahora que ya no tienes dudas de que trabajar en la aplicación de escritorio de Smartsheet es mucho más práctico y cómodo, te compartimos el link para descargarlo desde la página oficial. Y si quieres conocer más sobre Smartsheet y los beneficios que te puede traer, visita nuestra página web, www.www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para brindarte información personalizada.

Cuando piensas en la inteligencia artificial, ¿qué es lo primero que viene a tu mente? Probablemente, una película de ciencia ficción en donde los robots se han apoderado del mundo y los seres humanos han sido esclavizados o aniquilados. O tal vez en un episodio de los Supersónicos (ahora puedes calcular mi edad) en donde Robotina se encarga de los quehaceres domésticos mientras la familia disfruta de su casa del futuro. En realidad, la IA es mucho más que solo ciencia ficción; es una industria con aplicaciones reales que nos permite resolver problemas y hace nuestra vida más fácil. En los últimos años, su popularidad ha crecido significativamente y se prevé que para el 2023 las empresas invertirán $1 billón de dólares en ella anualmente. ¿Qué es la Inteligencia Artificial? La inteligencia artificial es el resultado de crear máquinas capaces de pensar, razonar y aprender por sí mismas. Aunque se trata de un término amplio que abarca diferentes tecnologías, en esencia, la IA consiste en la creación de sistemas de cómputo capaces de imitar el pensamiento humano. Los sistemas basados en IA usan algoritmos –series de pasos que resuelven problemas– para tomar decisiones basadas en datos que les fueron proporcionados por sus creadores o recopilados a través de la observación y experimentación para tomar decisiones de manera autónoma. Estos algoritmos están diseñados para imitar la forma en que los seres humanos pensamos, razonamos y resolvemos problemas, lo que permite que las computadoras realicen tareas como el reconocimiento de voz y la identificación de imágenes sin necesidad de ser programadas explícitamente con instrucciones detalladas de cómo hacerlo. Beneficios de la Inteligencia Artificial La automatización de tareas, la eficiencia, la precisión y la reducción de costos son algunos de los beneficios que ofrece la IA. Por ejemplo, imaginemos que necesitamos revisar cientos de documentos para verificar si cumplen con ciertos requisitos. Una persona seguramente tendría dificultades para procesar esa cantidad de información y, después de revisar varios de estos documentos, podría experimentar cansancio y aburrimiento, lo que aumentaría la probabilidad de cometer errores. Sin embargo, gracias a la IA, una máquina puede aprender a interpretar los documentos y automatizar el proceso de evaluación, determinando cuáles documentos deben ser revisados por un humano y cuáles cumplen con los requisitos necesarios, reduciendo significativamente el tiempo y costo de la revisión. Su aplicación en diversos sectores La IA está siendo utilizada en una variedad de industrias. Desde el área de la salud hasta el lado financiero, manufacturero y tecnológico, está logrando que las actividades que suelen realizarse en estos sectores, se hagan de una manera más eficiente, al tiempo que se reducen costos y se mejora la toma de decisiones. Ya sea salvando vidas, optimizando procesos, gestionando riesgos o en cualquiera de sus aplicaciones, la IA cada vez está más presente. Retos y riesgos de la Inteligencia Artificial Para obtener mejores resultados y maximizar los beneficios de la IA, esta debe enfrentarse a numerosos retos, tales como: Entender mejor lo que los seres humanos decimos y sentimos. Aprender a decidir entre múltiples opciones para seleccionar la más adecuada. Poder adaptarse a situaciones nuevas que no le son familiares. Ser creativa para generar ideas y soluciones por sí sola. Tener la capacidad de colaborar con humanos y otros sistemas de IA. A medida que la IA continúa avanzando y se utiliza cada vez más en diferentes industrias y áreas de la vida, es importante tener en cuenta que también presenta algunos riesgos significativos, aquí algunos de ellos: Pérdida de empleos en varias industrias. El uso indebido de información privada. Toma de decisiones tendenciosas al imitar el comportamiento humano. Ser utilizada para ataques cibernéticos o aplicaciones militares. Volverse impredecible y difícil de controlar. En lo personal, me preocupa que los niños la usen para hacer la tarea sin tener que pensar. ¿Por qué se habla tanto de ella últimamente? El uso constante de dispositivos inteligentes por millones de personas diariamente, genera una enorme cantidad de información sobre las personas que los emplean. Esta información incluye sus actividades diarias, lo que permite identificar patrones de comportamiento. Empresas como Google y Meta (antes Facebook) utilizan estos patrones para mejorar los servicios que ofrecen a sus usuarios. Un factor adicional es el surgimiento de aplicaciones que permiten a cualquier persona generar textos, imágenes, música y otros contenidos. Para ser honestos, parte de la investigación para escribir este artículo fue realizada con una herramienta de inteligencia artificial. La inteligencia artificial está aquí para quedarse y solo seguirá desarrollándose y perfeccionándose. A medida que va aprendiendo, ella misma provocará su propia evolución. Al igual que la rueda, la imprenta y el internet impactaron significativamente nuestro desarrollo en su momento, sin duda alguna la IA tendrá un gran impacto sobre la actividad humana, sin embargo, su aplicación para bien o para mal dependerá en gran medida de los principios éticos y morales de cada quien. Sin duda alguna sus beneficios son inimaginables… Y tú, ¿cómo piensas hacer uso de ella?

Es muy probable que en algún momento hayamos visto un esquema de trabajo o una serie de procesos muy controlados y restringidos, que prácticamente no dejan espacio para la flexibilidad y la innovación. Las personas quedan atrapadas en actividades tan reguladas que, cuando tratan de hacer algo diferente, son criticadas por sus colaboradores y se enfrentan a una resistencia al cambio. Las típicas frases como “aquí se hacen las cosas así” o “nosotros ya tenemos un proceso definido”, terminan por transformar las mejores prácticas en dogmas y mecanismos de control. La verdad es que la línea entre tener un proceso eficiente y forzar un proceso obligatorio es tan delgada, que es fácil convertir las prácticas en un destructor de un ambiente laboral sano y productivo. Cuando comenzamos a trabajar por trabajar, ponemos mucho de nuestro esfuerzo en ajustarnos a las reglas y muy poco en aprovechar nuestras capacidades para mejorar nuestro desempeño; trabajamos hasta el cansancio, pero nuestros resultados no son óptimos. “Work smarter, not harder”, que puede traducirse como “trabajar con inteligencia para trabajar menos”, nos indica que es mucho más valioso aprovechar nuestras capacidades y herramientas disponibles para realizar mejor nuestro trabajo. Esta mentalidad nos abre una ventana a la creatividad, y nos permite valorar más los resultados obtenidos que el tiempo y esfuerzo invertidos en lograrlos. Esta frase tiene sus orígenes en la década de los treinta del siglo pasado, pero su forma de pensamiento, es algo que ha existido desde que el primer inventor de la prehistoria empezó a tallar piedras para fabricar armas, lo que le permitió cazar más animales con menos esfuerzo. La innovación tecnológica siempre ha implicado aprovechar los conocimientos y habilidades disponibles, para lograr un mejor resultado con menor esfuerzo. Esta forma de pensamiento ha sido el motor histórico de la ciencia y la tecnología. Al aplicar estas habilidades en nuestro trabajo diario, nos enfrentaremos a retos más desafiantes, pero también más atractivos, lo que nos obligará a involucrarnos más y dejar nuestra huella en el trabajo. Si nuestra comunidad laboral es lo suficientemente madura para comprender este proceso, fomentará esta mentalidad en todos sus colaboradores. Es importante tener en cuenta que debemos cuidar el entorno laboral y no tomar a la ligera la flexibilidad para tomar decisiones. No podemos simplemente ignorar las reglas. Cuidar el entorno implica establecer tendencias y lineamientos que permitan desarrollar e implementar otros métodos, pero de manera segura para la empresa, fomentando resultados positivos, previniendo y mitigando los riesgos que esta libertad implica. Si tú eres un vanguardista que busca llevar esta mentalidad a su entorno de trabajo, te sugerimos lo siguiente: ✓ Actúa con el ejemplo: Demuestra que tu propia libertad creativa, al momento de desarrollar tu trabajo, te hace sentirte más involucrado y más satisfecho de los buenos resultados que generas. ✓ Identifica y comparte tus resultados: Monitorea el valor que generas con tu trabajo y compártelo con tus colaboradores. Crea evidencias medibles y comprobables para combatir el miedo a la innovación y al cambio. ✓ Ayuda a tus colaboradores: Comparte tus experiencias y conocimientos con otros, especialmente si están en problemas; la innovación se favorece de la comunicación y la enseñanza. No importa el nivel de experiencia o habilidad, todos pueden aportar algo al conocimiento grupal. ✓ Aprende a tolerar las diferencias y aprender de ellas: En un entorno con tanta libertad, es posible que encuentres formas de trabajo que, aunque funcionen para otros, no te gusten a ti. Tolerar no solo implica no quejarse ni atacar a quienes piensan diferente, sino también colaborar con ellos. ✓ Confía en tu trabajo y defiéndelo: Si ocupas menos tiempo en realizar el mismo trabajo que otros que se esfuerzan mucho más, puede dar la impresión de que no estás haciendo nada. Es importante dejar claro a todo el equipo que tus resultados son igual de valiosos, aunque no estés fatigado ni estresado todo el tiempo. ✓ Dale más valor a tu tiempo libre: Aprovecha que pasas menos tiempo batallando con procesos obsoletos y dedica tu tiempo libre a mejorar otras actividades, generar propuestas, reducir la carga de trabajo de tus compañeros y aprender cosas nuevas que contribuyan al desarrollo de tu equipo. Gracias a la amplia variedad de herramientas tecnológicas que tenemos a nuestro alcance, podemos encontrar mejores formas de trabajar y colaborar con nuestros compañeros, lo que nos permite darle mayor valor a nuestro tiempo y aprovechar mejor nuestra energía. Depende de ti iniciar, fomentar y contribuir a este cambio. Si quieres conocer más sobre nuestras herramientas digitales que favorecen el trabajo inteligente, visita nuestro sitio web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con gusto te ayudaremos a desarrollar e implementar tu esquema de trabajo ideal.

En los últimos años, la tecnología ha avanzado de manera estratosférica y con ello, la dinámica de vida ha cambiado. Ahora todo gira en torno a qué tan eficientemente podemos realizar procesos y tareas en nuestro día a día. Smartsheet es una de las tecnologías que ha mejorado y automatizado los procesos corporativos. Sin embargo, no todo lo relacionado con la tecnología ha sido para mejor. Los casos de phishing y hacking son muy comunes y pueden resultar en la pérdida de información sensible, ya sea personal o empresarial. Es por eso que Smartsheet se compromete con la seguridad de la información y cuenta con diferentes mecanismos para salvaguardar la privacidad de tu información. Smartsheet es una plataforma en la nube, que como todas, se ve amenazada por los ladrones de información de manera habitual. Por esta razón, la arquitectura de la plataforma de Smartsheet se basa en una estructura End to End; es decir, tu información está cifrada dentro de los servidores de Smartsheet para su protección. En cuánto tú quieras disponer de ella, se encuentra lista para su visualización. La aplicación de Smartsheet cuenta con múltiples capas de seguridad, incluyendo salvaguardas que desinfectan las solicitudes y respuestas a medida que entran y salen de la arquitectura del producto. La plataforma central de Smartsheet está diseñada para separar la lógica de negocio de la solicitud de datos y respuesta, lo que le permite centrarse en crear capacidades y lógica empresarial que aprovechan su infraestructura segura integrada. Smartsheet ha diseñado sus redes y sistemas con el concepto de "defensa en profundidad" en mente. Los sistemas se construyen a partir de imágenes de base seguras y reforzadas, asignándoles funciones específicas y desplegándose en grupos aislados de sistemas similares. La comunicación entre los sistemas se establece de forma segura y unidireccional, entre sistemas de origen y sistemas de destino en puertos y protocolos definidos. Como se muestra en la imagen, los sistemas y servidores se encuentran sumamente protegidos por los sistemas unidireccionales y el cifrado de los datos. De igual forma, Smartsheet tiene diferentes métodos para que la información dentro de la organización no se filtre. Uno de estos métodos son los niveles de permiso, con los cuales podremos definir quién tiene acceso a la información. Los diferentes niveles de permiso permiten definir si se tiene acceso para compartir, editar o solo visualizar la información. Es importante tener bien definido los roles del equipo para asignar el permiso correcto a cada uno de los miembros del mismo. Por último, es importante mencionar los métodos de acceso a nuestras cuentas de Smartsheet para garantizar la seguridad y evitar el acceso no autorizado. Uno de los métodos más comunes es el Single Sign On (SSO), el cual utiliza contraseñas, mensajes y aplicaciones de gestión de sesiones como Okta para autenticar el inicio de sesión. Este método está disponible con una licencia Enterprise de Smartsheet y es compatible con cuentas de Microsoft, Azure, Google, entre otras. Smartsheet cuenta con diversos métodos de protección y autenticación de la información, que nos brinda la tranquilidad de saber que nuestros datos están resguardados y seguros en todo momento. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Como sabemos, Smartsheet se destaca por su gran versatilidad, permitiéndonos aprovecharla en diversos casos de uso, áreas y equipos de trabajo. Entre los casos más comunes en los que se utiliza la plataforma podemos encontrar el control de clientes, contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas, y muchos más, pero el más popular, sin duda alguna, es la gestión de proyectos. La correcta gestión de proyectos es fundamental tanto al inicio como durante su desarrollo en una empresa, ya que de ello depende en gran medida el éxito del proyecto, el cumplimiento de los objetivos y su finalización en tiempo y forma Por esta razón, contar con una plataforma completa, accesible y sencilla como Smartsheet nos permite conducir el proyecto de manera eficiente, transparente y colaborativa. Para ayudarte a tener un control de las facetas más importantes de tus proyectos y comenzar de forma más rápida y organizada, en este artículo te compartimos 5 hojas clave que no pueden faltar en tu gestión de proyectos a través de Smartsheet. 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt La primera hoja que no puede faltar en tu carpeta de proyecto es una hoja de planificación con el cronograma de actividades y la vista de Gantt. El objetivo principal de esta hoja es hacer un seguimiento detallado de la ejecución de las actividades para asegurar que se cumplan en tiempo y forma. Cada plan de trabajo puede tener elementos adicionales y opcionales, dependiendo de la empresa o el proyecto, pero hay ciertas características que debe tener una hoja de Smartsheet para ser considerada una hoja de proyecto: Etapas, actividades e hitos. Columnas de fechas de inicio y fin, % de avance, duración. Línea base del proyecto. Vista de Gantt. Dependencias y relaciones entre tareas. Ruta crítica. Persona responsable y su % de asignación de tareas. Tener un plan de trabajo en Smartsheet te permitirá visualizar la información de manera clara y colaborar eficientemente con tu equipo gracias a las automatizaciones que ofrece. 2. Control de issues En la gestión de proyectos, se utiliza el término "incidente" (o "issue" en inglés) para referirse a cualquier problema, error, mejora o pregunta que pueda surgir durante la ejecución de manera imprevista. En la gestión de incidentes, el desafío principal es resolver los problemas de manera rápida y con el menor impacto posible en el proyecto. La gestión de issues mediante una hoja de Smartsheet resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas que surgen durante la vida del proyecto. Por ejemplo, a través de formularios se puede capturar detalladamente cada incidencia. Además, la consolidación de toda la información acerca de los problemas en un solo lugar permite al equipo acceder al estado y los detalles de los incidentes en cualquier momento. Los flujos de automatización y los informes son herramientas valiosas para evaluar los problemas y su impacto potencial, lo que ayuda a elaborar un plan de resolución adecuado. 3. Gestión de riesgos La gestión de riesgos es un proceso altamente complejo y exigente dentro de la administración de proyectos. Sin embargo, es crucial prestar atención a este aspecto, ya que los riesgos, especialmente aquellos no identificados o mal gestionados, son una de las principales causas de fracaso en los proyectos. Mantener una hoja actualizada de gestión de riesgos es crucial para monitorear el estado de un proyecto. Es recomendable analizar el impacto de los riesgos, identificar planes para contingencias y revisar la ejecución de las respuestas. Con Smartsheet, puedes configurar formularios para registrar riesgos, definir flujos de notificaciones, generar reportes y una matriz de riesgos automatizada utilizando fórmulas. 4. Control de cambios Es fundamental contar con un alcance claro y definido antes de iniciar la ejecución del proyecto. Sin embargo, incluso con una sólida planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución, lo que puede ocasionar desviaciones, retrasos en las fechas límite, aumentos en los costos y dificultades en la gestión de recursos. Por estas razón, es muy importante tener un proceso de solicitudes y control de cambios bien definido y ordenado. Para lograrlo, se puede utilizar una hoja de Smartsheet para registrar los cambios y su impacto en costos y tiempos, configurar flujos de aprobación interno y externo con el cliente, y asignar tareas y responsabilidades de manera prioritaria. 5. Minutas de reunión En muchas ocasiones, la información en una empresa suele estar dispersa y desactualizada, lo que tiene un impacto negativo en la gestión de proyectos. Es fundamental incluir en tu carpeta la hoja de minutas de reunión, donde se registren los acuerdos y compromisos detallados. Esta hoja tiene como objetivo centralizar todos los puntos clave discutidos durante las reuniones de equipo. En esta hoja puedes estar anotando todas las minutas de las juntas dedicadas a tu proyecto, incluso puedes publicar esta hoja a los contactos del cliente o configurar unos flujos de notificación o solicitud de actualización para ellos. Genera un reporte de acuerdos pendientes y empieza cada nueva reunión con la revisión del reporte de temas no solucionados, que siempre esté a la mano. +Tablero del proyecto Una de las funcionalidades más valiosas de Smartsheet son los tableros. Un tablero de control de proyecto te brinda acceso rápido y visual a la información más relevante. Al igual que con las hojas de cuadrícula, puedes personalizar la información que deseas visualizar, cómo el estado del proyecto, fechas de inicio y fin, riesgos identificados, responsables, entre otros. Puedes definir parámetros, gráficos e informes necesarios para incluir en el panel. La información en tu tablero se actualizará en tiempo real, lo que te permite tomar acción o presentar avances con datos siempre actualizados. Ahora que ya conoces las 5 hojas que no pueden faltar en tu gestión de proyectos en Smartsheet, atrévete a configurarlas, y haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos o colaborar con tu equipo de trabajo. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.