Smartsheet ofrece varias opciones para automatizar tus flujos de trabajo, simplificando la gestión y liberando tu tiempo para otras tareas y una comunicación más efectiva. Sin embargo, en algunos casos, la integración con recursos externos es la única forma de trabajar.
En el artículo anterior, conociste algunas de las características de Data Shuttle, una aplicación premium que expande el alcance de Smartsheet, permitiendo la integración con documentos de Excel y Google Sheets. En esta ocasión, conocerás paso a paso cómo crear un flujo de trabajo, de manera que puedas entender mejor el funcionamiento de la herramienta, así como sus posibles usos en el entorno laboral.
Vamos a tomar como ejemplo una hoja de Smartsheet en la que se sigue el progreso de las oportunidades de venta de unos productos en distintas regiones del país. En este lugar, se centraliza la información de cada cliente y el producto de su interés, junto con los costos reales, ponderados y la probabilidad de compra.
Por otro lado, cada distribuidor regional se encarga de monitorear su área de ventas. En este caso, la Región Centro supervisa las ventas en CDMX, Puebla y Tlaxcala. Debido a que aún no cuentan con una licencia de Smartsheet, siguen trabajando con Google Sheets, pero como tú ya tienes un esquema centralizado de información en Smartsheet, necesitas actualizar tu información con sus reportes.
Las imágenes anteriores muestran que la Región Centro proporciona información más detallada, omitiendo fechas y nombres en algunos casos. Lo que se necesita es que la información se actualice de manera instantánea, sin intervención de nadie, ni de ningún tipo de alerta o notificación. Con el poder de Data Shuttle, se puede establecer un flujo de trabajo que automatice la importación de toda la información nueva.
1. Primero crea un flujo de carga (upload) en Data Shuttle, ya que se busca cargar la información desde el reporte en Google Sheets hacia tu hoja centralizada de Smartsheet.
2. Después, selecciona tú “archivo fuente”, que en este caso es el reporte de Google Sheets. Para acceder a él, simplemente inicia sesión (Haz clic en el botón Sign In, de color azul) con tu cuenta de Google Drive y otorga permiso a Smartsheet para tener acceso a la base de datos.
*Este proceso se realizará una sola vez al intentar añadir cualquier elemento de Google Drive en Data Shuttle.
3. Luego, selecciona el “archivo objetivo”, que es la hoja de Smartsheet en donde se recopilarán los datos. En este paso, defines cómo se comportará el flujo de trabajo. En el ejemplo, se copiarán todos los datos de cada fila cuando Data Shuttle detecte una coincidencia única entre los valores de una columna específica.
4. La siguiente opción te permite establecer filtros para seleccionar los datos a copiar y aquellos que se excluirán. En este ejemplo, no se aplicará ningún filtro y se dejará en blanco.
5. Ahora sigue la parte más importante: El mapeo de columnas.
En este paso, se definen las columnas de las que se tomará información y hacia dónde deberán ser vinculadas. Data Shuttle intentará hacer coincidir automáticamente las columnas del archivo fuente con las del archivo objetivo si tienen nombres similares o iguales. Aún así tienes la libertad de personalizar estas conexiones según tus necesidades.
*En este caso, es importante notar que el “identificador único de columna” debe ser un valor único para cada fila. Esto asegura que la información se dirija correctamente a su destino sin confusiones.
6. Antes de terminar, configura un calendario de actualizaciones, para que la información se actualice todos los días en períodos cortos de tiempo (el mínimo es de 15 minutos). De esta manera, tu información en Smartsheet estará siempre al día y actualizada.
7. Finalmente, tendrás la opción de crear fórmulas para los datos que se van a transferir, pero en este caso, se omitirá, ya que no es necesario para el ejemplo.
¡Listo! Con esto ha quedado configurado tu flujo de trabajo, deja de preocuparte por actualizar manualmente la información y concéntrate en continuar con la búsqueda de clientes para maximizar tu productividad.
Seguro has notado el potencial de esta herramienta y como sabemos que cada situación es única, te invitamos a visitarnos en www.systec-consulting.net o bien escríbenos a info@systec-consulting.net, para ayudarte a encontrar el flujo de trabajo a la medida para tu entorno de trabajo.
Te esperamos en el próximo artículo, donde te presentaremos ejemplos aún más fascinantes del uso de Data Shuttle. Así podrás comprender el mundo de posibilidades que tendrás en tus manos al adquirir esta increíble aplicación premium de Smartsheet.