Todos los usuarios de Smartsheet disfrutan de numerosas funcionalidades; desde la creación de fórmulas y automatizaciones para manejar datos, hasta la presentación de la información de manera visual y efectiva a través de los paneles. Sin embargo, para aquellos usuarios de licencias Business y superiores, existe la oportunidad de contratar aplicaciones Premium que extienden aún más el alcance de las posibilidades de Smartsheet.
Con diferentes casos de uso, cada aplicación Premium ocupa su lugar en el entorno laboral. Una de estas aplicaciones es Data Shuttle, una poderosa herramienta que actúa como un puente entre hojas de cálculo de Excel, Google Sheets, archivos .csv y nuestras hojas de Smartsheet. Con su ayuda, puedes transferir información de manera sencilla, automática y programada a Smartsheet, incluso desde otros sistemas como ERP, CRM, SAP o bases de datos.
Data Shuttle opera a través de flujos de trabajo de carga (upload) o descarga (offload) de información que se podrán activar sobre determinadas hojas de Smartsheet.
Los flujos de carga permiten tomar información de un documento adjunto con un tamaño máximo de 1000 MB o almacenado en la nube a través de los servicios de OneDrive/Sharepoint, Google Drive o Box y actualizar la información de la hoja objetivo. Los flujos de descarga hacen lo contrario, trasladando la información de la hoja en cuestión hacia un documento adjunto o almacenado en la nube.
Una ventaja destacada de estos flujos es su flexibilidad. Pueden ser activados manualmente o programados para ejecutarse automáticamente en fechas y horas específicas, e incluso configurados para repetirse a intervalos de minutos u horas. Esto garantiza que la información en las hojas se mantenga siempre actualizada en momentos críticos para un seguimiento efectivo.
Es importante mencionar que nosotros tenemos el control total sobre la información transferida a través de los flujos, lo que nos permite seleccionar y filtrar los datos, excluyendo información no relevante o sensible. Con esto, podemos crear archivos aptos para diferentes interesados sin revelar información sensible como costos, datos personales, etc.
También podemos personalizar la forma en que se actualiza la información del archivo objetivo. Por ejemplo, podemos forzar a que se borren las filas que no coincidan con ningún valor del archivo fuente, o que se añadan nuevas filas cuando se encuentren valores nuevos. Gracias a esta y otras formas de configurar los flujos, se tiene una gran adaptabilidad a múltiples casos de uso.
Por último, existe la opción de utilizar como archivo fuente "el último adjunto" disponible en la hoja en lugar de un archivo específico. Esto permite a los usuarios adjuntar documentos para actualizar automáticamente la información en la hoja, ofreciendo una mayor flexibilidad y comodidad en el proceso.
En más de una ocasión, es posible que nos hemos enfrentado a la necesidad de combinar hojas de cálculo de Excel o Google Sheets con Smartsheet. Sin embargo, cuando la simple exportación e importación de datos ya no es suficiente, Data Shuttle eleva la integración de estas herramientas a un nivel superior. Lo que facilita la automatización y crea nuevos métodos para centralizar y sincronizar nuestras fuentes de información en el entorno laboral.
Si esta herramienta ha llamado tu atención, mantente al tanto de nuestra segunda entrega, donde te mostraremos cómo crear flujos de trabajo con Data Shuttle. Y si necesitas orientación para adaptar esta aplicación a tus necesidades laborales específicas, no dudes en visitarnos en www.systec-consulting.net para obtener una solución personalizada, o bien escribenos a info@systec-consulting.net con todas tus dudas.