Ha llegado la última entrega sobre esta valiosa aplicación premium que nos permite integrar diferentes flujos de trabajo a través de documentos de Excel, Google Sheets o archivos .csv con Smartsheet. En este artículo, te mostraremos un ejemplo de lo fácil y práctico que es trabajar con Data Shuttle.
Nuestro ejemplo se enfoca en un directorio de colaboradores externos, una herramienta útil para gerentes de recursos humanos, directores de proyectos o administradores de comunicaciones internas que buscan dar seguimiento a personas clave en el desarrollo de un proyecto o tarea específica.
En este escenario, la empresa opera de forma remota, con personas ubicadas en todo el mundo, aprovechando la flexibilidad que brinda el trabajo desde casa. Sin embargo, esto significa que la comunicación puede llegar a ser un desafío, pues no todos estarán disponibles al mismo tiempo, debido a jornadas distintas y diferentes horarios.
En la hoja principal, podemos identificar a cada colaborador con un código único, y así saber su país de residencia, el desfase de horario respecto a la hora local y sus horarios de disponibilidad.
Además, con ayuda de algunas fórmulas avanzadas y de la nueva función TIME, de la cual hablaremos más a detalle en un próximo artículo, podrás calcular la hora local real y el total de horas en las que estará disponible cada persona, considerando una jornada local máxima de 08:00 a 18:00 hrs.
Para este caso, la empresa utiliza una herramienta especializada ERP para gestionar todos sus diferentes recursos, incluyendo los humanos. Se le solicitó al área de RRHH asignar al personal adecuado a los proyectos o actividades correspondientes. Como es mucho más sencillo continuar trabajando en Smartsheet, gestionando en esta plataforma las tareas y los flujos de automatización de alertas, recordatorios y solicitudes de aprobación, se usará Data Shuttle para facilitar la integración de ambas áreas.
Gracias a esta herramienta, el departamento de RRHH podrá exportar un archivo .csv directamente desde su herramienta especializada con los datos relevantes del personal externo. Así, toda la información se obtiene en Smartsheet a través de un flujo de carga.
El flujo de importación de datos de Data Shuttle se configura para vincular la información de todas las filas con el Número de empleado, de manera que toda la información que se modifique en el archivo .csv también genera cambios en la hoja de Smartsheet. Por otro lado, el flujo añadirá filas para los empleados y subcontratistas nuevos.
En el ejemplo se puede notar que la distancia y el horario de trabajo hacen imposible la comunicación en tiempo real, lo que representa un gran riesgo para el éxito de las actividades. Por ello, un flujo de automatización presente en la hoja ha enviado una alerta al área de Recursos Humanos, solicitando un cambio de recurso o un mejor acuerdo para conseguir una disponibilidad de horas apropiada.
Después de negociar con los involucrados, Recursos Humanos consiguió que se desplazaran sus horarios de disponibilidad para dar una ventana de dos horas para comunicarse. Para facilitar la integración de la información nueva, se añadieron estos dos cambios al archivo .csv, en donde, además, se asignan nuevos recursos para otras tareas.
El archivo .csv exportado desde la herramienta ERP, contiene la información de diferentes filas, con los valores separados por comas. El flujo de carga de Data Shuttle vincula estos valores al número de empleado correspondiente en la hoja de Smartsheet. Gracias a un flujo configurado para activarse automáticamente al adjuntar un archivo nuevo, basta con agregarlo a los adjuntos de la hoja para que los nuevos datos se integren en segundos.
Es importante tener en cuenta que, debido al formato UTF-8 requerido para los archivos .csv, es necesario evitar el uso de acentos y ciertos caracteres especiales, como la "ñ". Esto significa que algunos nombres aparecerán sin tildes o con una "n" en lugar de la "ñ".
Como se puede apreciar en la captura, tanto León Torres como María de Lourdes han ajustado sus horarios de inicio de 10:00 a 08:00, otorgando así dos horas disponibles para la comunicación y el seguimiento de las actividades en las que participan. Además, se han añadido todos los nuevos recursos y los cálculos ya se han realizado automáticamente. ¡Todo gracias a las fórmulas!
Tal parece que hemos dedicado más tiempo a explicar nuestro ejemplo que a mostrar el funcionamiento de Data Shuttle, pero esto es completamente normal. La herramienta es tan sencilla de configurar y autónoma que requiere muy poco de nuestro tiempo o esfuerzo para llevar a cabo sus funciones.
¿Qué te pareció este ejemplo? Sin duda, una demostración fácil de cómo podemos vincular Smartsheet con herramientas especializadas (como un ERP a través de un simple archivo .csv) y la aplicación premium de Data Shuttle.
Así que no pienses en deshacerte de tus flujos de trabajo preexistentes, ni te rompas la cabeza pensando en integraciones de datos entre tus archivos de Excel o Google Sheets y Smartsheet; mejor deja esa labor a Data Shuttle y contáctanos en www.systec-consulting.net para poderte apoyarte con la contratación y configuración de esta poderosa herramienta.