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Resume datos y toma decisiones correctas con el analizador de datos de IA de Smartsheet


En SYSTEC Consulting, estamos entusiasmados con la nueva función del asistente virtual de IA en Smartsheet y buscamos constantemente formas de aprovechar su versatilidad. El chatbot del Analizador de Datos ofrece una interacción única, facilitando conversaciones fluidas y el desarrollo de ideas y requisitos mediante instrucciones secuenciales y retroalimentación constante.


Durante nuestro webinar, discutimos los objetivos de la inteligencia artificial y sus funciones en el asistente virtual de Smartsheet, así como las diversas necesidades que aborda.


Por ello, en este artículo, nos enfocaremos en el analizador de datos, destacando la importancia del fraseo de las instrucciones. Además, conocerás las ventajas y objetivos de la inteligencia artificial generativa, junto con las características y usos específicos del analizador. 


El analizador es la tercera función del asistente virtual y está diseñado para recibir instrucciones en lenguaje natural y analizar toda la información de la hoja sin necesidad de vincularla a filas o columnas específicas. Para entender mejor su alcance y objetivos, aquí algunas de sus funcionalidades:


  • Comprende lenguaje natural en múltiples idiomas, eliminando la necesidad de escribir código, funciones o fórmulas.

  • Acumula instrucciones en el chat para crear una memoria temporal que facilita la construcción de requerimientos a través de retroalimentación y seguimiento.

  • Analiza el contenido de la hoja para entender los objetivos y funciones de las diferentes filas y columnas.

  • Genera conclusiones instantáneas en forma de texto, números o gráficos basados en los datos proporcionados.

  • Enfocado en resolver dudas y necesidades en tiempo real, sin generar contenido almacenado en Smartsheet.

  • Presenta ciertas limitaciones en el cálculo de duraciones entre fechas, numeración automática de columnas y creación de resúmenes sin contexto.


De manera más práctica, esta herramienta es invaluable cuando necesitas obtener datos específicos sobre el desempeño de tu trabajo de forma rápida y sin complicaciones. Además, durante las etapas de planificación y definición de estrategias, facilita la generación de métricas, y en las etapas de monitoreo y control, agiliza la identificación de tendencias de avance y valores críticos.


Para ilustrar su uso, aquí tienes un ejemplo: una hoja que resume toda la planificación presupuestal y los costos de las diferentes etapas de un proyecto de voluntariado humanitario en curso.



Uno de los objetivos más importantes es optimizar el uso del presupuesto, asegurando que el capital se aproveche de la mejor manera posible. Para dialogar con los responsables de las diferentes tareas, es necesario tener claro el impacto de cada fase en relación con las demás.


Se podría considerar la creación de una hoja independiente para analizar los presupuestos y costos por fase, junto con otras métricas, aunque aún no está claro si este esfuerzo será verdaderamente beneficioso para el equipo. Por eso, se aprovecharán las capacidades del analizador para simplificar este análisis.


Puedes notar que se pidió comparar el costo de cada una de las fases, representándolos como porcentaje y, además, graficándolos. Este sencillo gráfico se presenta al equipo mediante una captura de pantalla, facilitando la comprensión de la información y la importancia de enfocarse en las tareas de la fase de Ejecución.


Como se mencionó anteriormente, el asistente virtual adquiere más valor al cumplir funciones prácticas para abordar necesidades diarias que al crear soluciones complejas a largo plazo. Es fácil subestimar este tipo de acciones cuando se dispone de tiempo, pero cuando hay múltiples actividades que supervisar constantemente, contar con un compañero tan eficiente comienza a añadir valor al trabajo de manera significativa.


Siguiendo con el mismo ejemplo, también podrías estudiar al responsable de las actividades que ha consumido más presupuesto del asignado. Con estos datos, puedes tener reuniones de investigación y retroalimentación para realizar mejores estimaciones en el futuro o prever posibles incidencias o riesgos durante la ejecución.



La información parece coherente, pero se encontró un valor "blank" que carece de sentido. Al estudiar la hoja, puedes notar que la fila seleccionada cumple con los criterios indicados a la inteligencia artificial, pero no hay ningún responsable asignado en las fases, lo que provoca este valor erróneo.


Por esto es muy importante ser claro y preciso al dar instrucciones al asistente virtual, especialmente en la formulación de las mismas. La eficacia de los resultados mejorará significativamente al construir enunciados explícitos y exhaustivos sobre el resultado esperado y los datos a analizar.




Pero tampoco hay que alarmarse si nos encontramos con este tipo de errores, gracias al historial de conversaciones y a la posibilidad del asistente virtual de comprender el lenguaje natural, podemos tan solo pedirle que corrija el resultado anterior realizando pequeños ajustes.


Observa cómo continúa el requerimiento como si estuvieras hablando con un asistente real, todo esto es posible gracias a la naturalidad con la que se puede interactuar con los chatbots de inteligencia artificial.







Las funcionalidades del analizador de datos son amplias y fascinantes, adaptándose a las necesidades específicas de tu entorno laboral y a tu habilidad para interactuar con el asistente virtual. Aprovecharlas al máximo significa una notable reducción en el tiempo y esfuerzo dedicados a tareas repetitivas.


Si te interesa conocer más sobre esta herramienta o buscas actualizar tu cuenta a Enterprise para acceder a las herramientas de inteligencia artificial en Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o envíanos un mensaje a info@systec-consulting.net. Estamos aquí para ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel.


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