La gestión eficiente de proyectos se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito de las organizaciones. Una metodología apropiada en dicha gestión no solo garantiza la finalización exitosa de tareas y metas, sino que también fomenta la eficiencia y colaboración entre equipos. En este sentido, la implementación de un software de gestión se presenta como un catalizador esencial para optimizar procesos y potenciar la productividad. En el corazón de esta transformación se encuentra Smartsheet, una plataforma versátil que promete transformar la manera en que se aborda la gestión de proyectos y procesos de negocio. Este artículo explora las impresiones, inquietudes y sugerencias que surgen al utilizar la plataforma por primera vez, revelando cómo esta herramienta dinámica puede mejorar tus estrategias de gestión. Explorando Smartsheet Al adentrarse, la primera impresión es una grata sorpresa: su interfaz intuitiva brinda una experiencia amigable y accesible para los nuevos colaboradores. La disposición clara de herramientas y la lógica presentación de funciones hacen que la exploración inicial sea casi instintiva. La simplicidad no compromete su potencia. Desde la creación de hojas de trabajo hasta la configuración de flujos de trabajo automatizados, la herramienta se revela como un ecosistema integral, sin resultar abrumador. Su atención meticulosa a la usabilidad permite que los nuevos usuarios se sumerjan sin temor, convirtiendo el proceso de aprendizaje en una experiencia positiva. La disposición amigable no solo facilita la familiarización, sino que también agiliza la comprensión de las funciones clave. Con un acceso directo a las herramientas, se reduce la curva de aprendizaje, permitiendo a los usuarios concentrarse en mejorar la gestión de proyectos. Principales dudas al iniciar el camino Es natural que surjan interrogantes al profundizar en la plataforma. Abordar estas incertidumbres es crucial para optimizar la experiencia del usuario novato. A continuación, algunas de las principales inquietudes que pueden surgir: 1. ¿Cómo simplificar el proceso de inicio? Al abrir la plataforma por primera vez, una de las principales preocupaciones es saber cuál es el siguiente paso… Las plantillas se revelan como un recurso invaluable para agilizar la creación de tus proyectos. Smartsheet ofrece una variedad de plantillas prediseñadas, desde seguimiento de tareas hasta gestión de proyectos más complejos. Estas no solo ahorran tiempo, sino que también sirven como guía para usuarios menos familiarizados con la estructura de la plataforma, proporcionando un punto de partida sólido para proyectos de cualquier tamaño. Recuerda, puedes encontrar las plantillas disponibles en el “Centro de soluciones”. 2. ¿Cómo adaptar las hojas a mis necesidades? Para aquellos acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo tradicionales, entender el enfoque de columnas puede generar dudas. A diferencia de otras plataformas, Smartsheet ofrece una flexibilidad única en la configuración de columnas, permitiéndote adaptar cada hoja a las necesidades de seguimiento del proyecto o proceso en cuestión. Cada columna puede representar datos de diversas maneras, desde texto hasta fechas o incluso listas desplegables. Esta versatilidad te brinda un control detallado para organizar la información, lo que te permite adaptarte mejor que con otras herramientas comunes. 3. ¿Cómo compartir la información? Otra pregunta común, es cómo compartir hojas y carpetas con colaboradores internos y externos a la plataforma. La respuesta es simple pero valiosa: Smartsheet ofrece una manera eficiente de compartir, esta funcionalidad está fácilmente disponible en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de la pantalla, ofreciendo opciones de permisos y colaboración que se adaptan a las necesidades específicas de cada proyecto. Además, existen opciones para enviar la información en formato PDF, Excel o un link de acceso dinámico de publicación, así como la posibilidad de programar alertas y solicitudes de distintos tipos incluso para los usuarios sin licencia. 4 consejos para dominar la plataforma 1. Explora webinars y artículos: En SYSTEC Consulting, ofrecemos una valiosa fuente de aprendizaje a través de nuestros canales de YouTube y artículos de blog dedicados a Smartsheet. Descubre tutoriales detallados, mejores prácticas y webinars que te ayudarán a explorar a fondo las capacidades de esta plataforma. Ya sea que estés comenzando desde cero o buscando técnicas avanzadas, nuestros videos son un recurso esencial para mejorar tus habilidades. 2. Comienza con proyectos pequeños: Al dar tus primeros pasos, considera la opción de trabajar en proyectos más pequeños para familiarizarte con las diversas funciones. Esto te permitirá experimentar con la configuración de hojas de trabajo, la colaboración en tiempo real y la automatización de procesos sin sentirte abrumado. Con el tiempo, podrás aplicar estas habilidades a proyectos más complejos como un experto. 3. Personaliza tus vistas: Aprovecha la capacidad para personalizar tus vistas de hojas de trabajo según tus necesidades específicas. Esta función te permite organizar la información de manera eficiente y enfocarte en los aspectos clave de tu proyecto. Desde vistas de Gantt hasta tableros, encontrarás opciones que simplificarán la gestión de tareas y la toma de decisiones. 4. Utiliza automatizaciones y alertas: Explora las funciones de automatización de Smartsheet para simplificar tareas repetitivas y mantener la consistencia en tus proyectos. Configura alertas para recibir notificaciones instantáneas sobre cambios importantes o fechas límite cercanas. Al aventurarse en una nueva plataforma, sea cual sea su función, es natural que nos invadan dudas y reservas sobre su utilidad y si podremos aprovechar todo su potencial. Afortunadamente, existen una gran cantidad de complementos y recursos disponibles para Smartsheet, tanto internos como externos, que pueden convertir la experiencia de un nuevo usuario en algo emocionante y lleno de aprendizaje. Además, si necesitas apoyo durante este proceso, recuerda que en SYSTEC Consulting ofrecemos varias opciones de capacitación y servicios de consultoría para acelerar tu curva de aprendizaje y ayudarte en tus primeros pasos. No dudes en contactarnos escribiendo a info@systec-consulting.net para descubrir más sobre los servicios que ofrecemos.

Smartsheet es una herramienta extremadamente versátil y poderosa, equipada con una amplia gama de funciones tanto para automatización como para diseño. Sin embargo, debido a la diversidad de opciones disponibles, es común sentirse abrumado por la cantidad de herramientas y funcionalidades. En ocasiones, al estar configurando tus diferentes herramientas, terminas encontrando situaciones muy complicadas de resolver; por esto, aquí te compartimos algunos consejos que te ayudarán a encontrar el camino más fácil hacia la solución que tu organización necesita. 1. Sé cauteloso con el uso de la función TODAY() La función TODAY() te proporciona la fecha actual en la que se calcula, permitiéndote incluso añadir o restar días a dicha fecha dentro del valor del argumento. Por ejemplo, al escribir =TODAY(-2) en una celda, obtendrás la fecha de hace dos días. Aunque es una herramienta muy simple y útil, la función no se actualiza automáticamente cada día. Esto significa que, si no se actualizan los datos diariamente en la hoja, la fórmula dejará de funcionar correctamente. Afortunadamente, la solución a este problema es fácil Se deberá crear un flujo de automatización que registre la fecha diariamente en una celda o columna (según se requiera). De esta manera, no es necesario acceder a la hoja todos los días, ya que el proceso automatizado se encargará del registro. Así, al realizar cálculos, simplemente se utilizará esta fecha registrada en lugar de depender de la función TODAY(). 2. Nombra a todas tus referencias entre hojas Uno de los problemas más comunes, particularmente cuando se busca editar hojas para hacer ajustes o mejoras, es el enfrentarse a una serie de referencias con nombres genéricos como “{Costo de Recursos Rango 1}” por todas partes, Lo anterior dificultará severamente tu comprensión de lo que está sucediendo en cada caso. Cuantas más referencias haya y más tiempo haya pasado desde que creaste la hoja, menos probable será que recuerdes lo que estabas pensando en aquel momento, lo que resultará en perder mucho tiempo tratando de identificarlo. Por esta razón, es muy recomendable siempre tener nombres que te indiquen el tipo de datos que estás obteniendo, así como algún identificador que distinga las fuentes de datos. Por ejemplo, puedes usar las iniciales de la hoja fuente, seguido del nombre de la columna, algo como “{CR Presupuesto asignado}”. De esta manera, no solo podrás entender lo que estás calculando en cada campo, sino que también te facilitará la escritura de otras fórmulas que utilicen las mismas referencias. 3. Configura adecuadamente tus formularios en Smartsheet Hacer formularios en Smartsheet es bastante sencillo, y lo mejor es que puedes interactuar con una gran cantidad de personas sin tener que comprometer la información de la hoja. Sin embargo, es fácil olvidarse de todas las opciones que se pueden configurar para reforzar la seguridad e integridad de los datos y garantizar el correcto funcionamiento de la hoja asociada. Por ejemplo, si necesitas garantizar que las personas que llenan tus formularios estén vinculadas a Smartsheet, puedes activar la opción para requerir el inicio de sesión en la plataforma. Asimismo, puedes activar el CAPTCHA, que identifica actividades sospechosas y previene que los usuarios (o peligrosos bots) generen entradas basura a través de ellos. Por otro lado, es común que las hojas de Smartsheet detecten filas modificadas sin datos, lo que hace que las nuevas entradas de los formularios se inserten debajo de estas filas "basura". Para evitarlo, selecciona la opción de registrar nuevas entregas en la parte superior de la hoja, manteniendo las filas "basura" en la parte inferior sin estorbar. Recuerda ajustar tus flujos y fórmulas para tener en cuenta que los datos más recientes estarán siempre arriba 4. Elige  COUNTIFS() y SUMIFS(), en lugar de sus equivalentes de un solo argumento Al resumir o calcular datos, es común recurrir a funciones simples como SUMIF() y COUNTIF(). Sin embargo, esta simplicidad puede volverse molesta cuando surgen necesidades más complejas que requieren múltiples condiciones para contabilizar o sumar datos, algo que ocurre con más frecuencia de lo esperado. Además, las funciones SUMIF() y SUMIFS() tienen argumentos organizados de manera diferente, lo que implica que una simple corrección ortográfica no es suficiente para adaptar la función. Dado que SUMIFS() y COUNTIFS() permiten el uso de uno o varios criterios a la vez, no hay razón para optar por las funciones simples. Si estos consejos te han intrigado y deseas profundizar en tus conocimientos, te recomendamos que explores el webinar de marzo de 2024. En este evento, encontrarás una amplia gama de consejos adicionales sobre las mejores prácticas en el uso de Smartsheet, así como respuestas a numerosas preguntas frecuentes planteadas por nuestros clientes en SYSTEC Consulting. Además, si tienes dudas más específicas o necesitas la asistencia de expertos, no dudes en visitarnos en nuestro sitio web www.systec-consulting.net. Estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.

En la era digital y conectada en la que vivimos, estamos constantemente siendo bombardeados con distracciones que pueden dificultar la capacidad para mantener el enfoque en las tareas importantes. Desde notificaciones de redes sociales hasta correos electrónicos no deseados, el mundo está repleto de obstáculos que pueden frenar la productividad. Sin embargo, aprender a manejar estas distracciones y mejorar la atención y concentración puede marcar la diferencia entre el éxito y el estancamiento en las actividades laborales y personales. En este artículo, conoce 5 estrategias prácticas para superar las distracciones y potenciar tu capacidad de mantener el enfoque en lo que realmente importa. 1. Identifica las principales fuentes de distracción: El primer paso para mejorar la atención es reconocer las principales fuentes de distracción en tu vida diaria. Esto puede incluir notificaciones de dispositivos electrónicos, interrupciones de compañeros o incluso pensamientos que distraen. Al identificar estas fuentes, puedes tomar medidas concretas para mitigar su impacto. 2. Establece un entorno de trabajo: El crear un entorno de trabajo que esté diseñado para minimizar las distracciones puede ser fundamental para mejorar la atención y la concentración. Esto puede implicar establecer horarios específicos para revisar correos electrónicos o redes sociales, usar aplicaciones que bloqueen las notificaciones durante ciertos períodos de tiempo y mantener un espacio de trabajo ordenado y organizado. 3. Practica la atención plena y la meditación: Estas dos son prácticas que pueden ayudarnos a entrenar la mente para mantener el enfoque en el momento presente. Al dedicar tiempo regularmente a la meditación y la atención plena, podrás fortalecer tu capacidad para concentrarte en las tareas importantes y dejar de lado las distracciones. 4. Utiliza técnicas de gestión del tiempo: La gestión efectiva del tiempo puede ser una herramienta poderosa para mejorar la atención y la concentración. Esto puede incluir estrategias como la técnica Pomodoro, donde se alternan períodos de trabajo intenso con breves descansos, o la técnica de bloqueo de tiempo, donde se asignan bloques específicos de tiempo para realizar tareas específicas. 5. Prioriza las tareas importantes: En un mundo lleno de distracciones, es fundamental priorizar las tareas importantes y enfocar la energía en aquellas que tienen el mayor impacto en los objetivos. Al identificar y priorizar estas tareas, puedes dirigir tu atención y concentración hacia lo que realmente importa. Para el punto anterior, algunas de las herramientas clave que puedes utilizar para la gestión de tus tareas diarias es Smartsheet. La plataforma facilitará la organización, el seguimiento y la priorización de tus tareas y proyectos. Puedes explorar diferentes opciones y encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades y preferencias. Si bien mejorar la atención y la concentración puede ser un desafío, no es imposible. Al implementar estas 5 estrategias que te mencionamos de manera consistente, podrás aumentar tu productividad y alcanzar tus objetivos con mayor eficacia en todas las áreas de tu vida. En SYSTEC Consulting tenemos la herramienta que necesitas para facilitar la gestión de tus tareas y proyectos. Por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.

El enfoque principal de Smartsheet es la colaboración en equipo, la automatización de trabajo y la optimización de procesos. Diseñada para simplificar la comunicación, esta plataforma permite a los equipos mantenerse conectados, compartir información de manera transparente y trabajar juntos de manera eficiente para alcanzar metas compartidas. Sin importar el uso que le des en tu empresa o equipo de trabajo, las siguientes funcionalidades te permitirán mejorar tu experiencia con la plataforma: 1. Resumen de hoja El objetivo de esta herramienta es reducir la cantidad de tiempo que se destina al seguimiento de la información clave de la hoja. Además, permite estandarizar y organizar la información principal de la hoja de cuadrícula, ya sea que se destine para el control de un proceso de negocio o ejecución de un proyecto. En este apartado, puedes colocar algunas de las métricas importantes de la hoja, calculadas con ayuda de fórmulas, o bien capturar los datos adicionales manualmente. Sin duda, el resumen de hoja resulta muy útil a la hora de verificar los datos más importantes. Solo toma en consideración los siguientes aspectos de esta herramienta: - Límite de campos: Podrás crear hasta 200 campos. - Extensión de nombres: Los nombres de los campos pueden tener hasta 50 caracteres. - Coincidencia de tamaños: Los valores de los campos deben corresponder a los tamaños de las celdas. - Opciones en listas desplegables: Podrás incluir hasta 500 opciones en las listas desplegables. 2. Formato condicional Esta funcionalidad te permite resaltar información de manera automática, con base en las reglas que tú establezcas. Por ejemplo, en la siguiente imagen, se busca que cuando el estatus cambie a “en proceso”, toda la fila resalte en color anaranjado. Esto permite identificar rápidamente la información relevante. Esta funcionalidad es especialmente útil en hojas con gran cantidad de datos, donde es necesario mantener ciertos datos siempre a la vista y destacados de la demás información. 3. Enlace de celda Si necesitas transferir datos de una hoja a otra de manera sencilla, puedes aprovechar los enlaces de celda. Estos enlaces te permiten mantener tus hojas conectadas sin tener que usar fórmulas adicionales. Simplemente, selecciona la fuente de datos y Smartsheet creará automáticamente el vínculo entre tus hojas de trabajo. Este enlace permanecerá activo, lo que garantiza que siempre tengas acceso a la información más reciente y que tus datos estén sincronizados en todo momento. Ahora que ya conoces algunas de las numerosas funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus procesos y con tu equipo de trabajo. Como has podido comprobar, Smartsheet es una plataforma muy intuitiva, por lo que aprovechar estas funcionalidades con tu equipo será una tarea sencilla. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca del uso de la plataforma, sus funciones, o cualquier otra información visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada. ¡Encontraremos la solución para ti, ya sea a través de nuestros servicios, cursos, consultorías o soluciones personalizadas!

Con el paso de los años, es cada vez menos común encontrar personas que no utilicen herramientas digitales para administrar sus negocios y empresas. Actualmente, la diferencia se encuentra en el tipo de aplicaciones que se utilizan y en la forma en que se implementan en los diferentes procesos. La verdadera novedad no son tanto las herramientas en sí, sino más bien las formas en que se emplean para abordar los problemas. Un tema muy relevante en este contexto, es el de la transformación digital. Pero, ¿qué es? Se define como el proceso de incorporar tecnologías digitales en las diferentes operaciones de una empresa, con el objetivo de aumentar su crecimiento y el alcance de sus clientes. La adopción de diferentes técnicas de transformación, ha permitido que empresas pequeñas y con pocos empleados se desarrollen en tiempos récord y alcancen posiciones clave. En la actualidad, el uso efectivo de estas herramientas permite que cualquier empresa compita al nivel de los gigantes del mercado, que anteriormente se consideraban inalcanzables En SYSTEC Consulting, llevamos años ayudando a las empresas a evolucionar la manera en que gestionan sus proyectos, operaciones, campañas y otras actividades estratégicas. Lo anterior, gracias a nuestra experiencia en transformación digital y, por supuesto, al uso de una de nuestras herramientas preferidas: Smartsheet. En 2024, no es de sorprenderse que Smartsheet haya sido ampliamente reconocido en varias clasificaciones del G2, destacándose como el segundo mejor producto de software y el primero para la gestión de proyectos. Cada una de sus funciones está diseñada para satisfacer necesidades específicas de las empresas que buscan lograr una exitosa transformación digital. Algunos de sus beneficios clave son: - Fomentar la agilidad: logra mayor flexibilidad para aceptar e incorporar cambios. Transforma los procesos adaptando algunas fórmulas, funciones y creando algunos elementos, todo esto con la ventaja de no tener que perder toda la documentación histórica y de poder incorporarla al nuevo entorno. - Economizar recursos: el uso de documentos digitales elimina la necesidad de papel y ahorra tiempo. Además, facilita el trabajo remoto, mejora la calidad de vida de los colaboradores y permite la integración de talento diverso sin limitaciones geográficas. - Mejorar la experiencia de los involucrados: a veces los cambios más pequeños pueden tener el impacto más grande. Presentar información a través de tableros atractivos y con información clave y, además, actualizada, mejora la experiencia de diferentes involucrados, particularmente de clientes y ejecutivos. - Aumentar productividad, reducir errores: delega tareas críticas a un software y limita y controla los errores humanos. Los flujos de automatización, formularios y funciones reducen las acciones repetitivas, permitiendo que las personas se centren en actividades más productivas. - Incrementar la seguridad de la información: tener múltiples fuentes de datos, repositorios de archivos y canales de comunicación puede dificultar la protección de la información. Centralizar estas áreas brinda mayor control, disponibilidad y gestión de la información que se comparte con los colaboradores. - Implementar la escalabilidad: al recibir beneficios y tener control sobre los diferentes procesos y actividades, el crecimiento de la empresa no solo será viable, sino que será deseable. Basta con crear hojas y tableros, para incorporar cada vez más productos, departamentos, servicios y proyectos a la arquitectura digital. - Fomentar la innovación: al disponer de herramientas, es natural adoptar nuevas metodologías y estrategias. Esto no solo simplifica el trabajo, sino que también permite la evolución y la adopción de nuevas ideas, fortaleciendo el negocio y diferenciándolo de los competidores. Lo maravilloso de la transformación digital es que su implementación puede ser muy sencilla cuando se tiene el entorno correcto. Primero, es crucial tener una estrategia clara o una problemática específica que se desee abordar en la empresa. Luego, buscar la asesoría de expertos es fundamental, ya que subestimar el proceso de adopción puede limitar su impacto positivo y ser interpretado como un fracaso. Lo siguiente será elegir las herramientas a utilizar. Según la complejidad de la implementación, una o más herramientas distintas serán necesarias para construir una solución completa. Si bien, muchas empresas tienen preferencias, escuchar a los expertos siempre será la mejor idea, pues tendrán una visión más amplia y efectiva de tus necesidades. Finalmente, las sesiones de consulta, retroalimentación e implementación con los expertos son esenciales para construir una solución. Este proceso puede tomar la forma de un proyecto con fechas límite o estructurarse a lo largo del tiempo a través de reuniones recurrentes, ambas formas son viables y es importante saber cuál se adapta mejor a ti. Recuerda, toda transición involucra un proceso que tomará tiempo y presentará obstáculos. El éxito de la transformación digital dependerá en gran medida de la perseverancia y la flexibilidad, por lo que en lugar de sentirte derrotado al encontrar un problema, colabora para encontrar soluciones y aprende de los errores. Algunos consejos para anticipar y mitigar problemáticas comunes durante este proceso son: Reconoce los errores: No te des por vencido, ni los veas como una señal de que las herramientas digitales no son útiles, sino como oportunidades para comprender mejor las necesidades. La transformación digital debe abrazar la cultura de adaptabilidad, cambio y mejora continua. No usar por usar: Evita adoptar herramientas digitales por seguir una tendencia tecnológica. Muchas personas han tenido malas experiencias al implementarlas sin un objetivo claro o sin la ayuda de expertos. Sé parte activa del cambio: Usa y promueve las nuevas herramientas en tu empresa, mostrando sus beneficios entre tus colaboradores. Esto te ayudará a ganar aliados en tu campaña de transformación digital, lo que tendrá un impacto significativo. Adoptar esta cultura, no solo te mantendrá relevante en el mercado actual, también te dará el impulso que necesitas para evolucionar tu caso de negocio y te protegerá de tus competidores. Y recuerda no hacer esto solo, habla a los expertos en la materia para alcanzar el máximo beneficio. Si estás interesado en la materia, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para guiarte durante esta increíble etapa de crecimiento y desarrollo al implementar Smartsheet para gestionar tus procesos.

Cuando se inicia la planificación de un proyecto, a menudo te enfrentas a un desafío similar al de resolver un rompecabezas. Encontrar la manera de que todas las piezas encajen puede resultar complicado. Es aquí donde una herramienta clave entra en juego para simplificar todo el proceso: los cronogramas de actividades. ¿Qué es un cronograma de actividades? Es comúnmente usado en la gestión de proyectos, este muestra el listado de tareas necesarias para realizar un proyecto en orden cronológico. El cronograma ayuda a visualizar, para todos los integrantes del equipo, la ruta crítica del proyecto, los hitos, la asignación de responsabilidades y las dependencias entre tareas. Será tu guía para saber qué se ha completado, qué queda por hacer, quién es responsable de cada tarea y el orden en que deben realizarse. Hoy en día existen diferentes maneras para elaborar un cronograma de actividades, entre las cuales se incluyen las siguientes: Diagrama de Gantt: Cada actividad se representa mediante una barra horizontal, donde la longitud de la barra indica la duración y su posición refleja la ubicación en el tiempo dentro del proyecto. Diagrama de Pert: Útil para visualizar de manera ágil proyectos complejos, especialmente aquellos con tareas interdependientes. Cronograma de actividades de trabajo: Herramienta esencial para organizar el tiempo de trabajo en equipo, adaptable a diversos horarios, estándar, flexibles o rotativos. Cronograma de hitos: Gráfico horizontal que resalta los hitos más significativos del proyecto. Para crearlo, simplemente se deben definirlos y agregarlos. Probablemente, ahora te estás preguntando, ¿cómo crear un buen cronograma de actividades? Aquí tienes, 7 consejos para lograr un cronograma exitoso: 1. Elabora un briefing de tu proyecto: El briefing, adaptado al alcance y la complejidad del proyecto, es una descripción concisa de las tareas clave. Este documento actuará como una guía, detallando el objetivo principal, los hitos y la visión global del proyecto, es crucial considerar la participación tanto de los miembros internos como externos que estarán involucrados en el proyecto. 2. Haz una lista de tareas pendientes: Para comprender claramente tus proyectos, es ideal crear una lista exhaustiva de todas las acciones necesarias para alcanzar el objetivo. Cada detalle es importante para el éxito del proyecto. En esta etapa, no es necesario establecer un orden o plazo específico para cada tarea; esto se hará en un paso más adelante. 3. Calcula la duración de cada actividad: Una vez que tengas tu lista de tareas, asigna el tiempo estimado para completar cada una, considerando la disponibilidad de tu equipo. Esto te permitirá determinar el orden y la secuencia de las tareas para hacer el cronograma del proyecto. 4. Identifica las dependencias: Al establecer el tiempo y el orden de las tareas, identificarás que algunas pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras dependen del inicio o la finalización de las demás actividades. Es crucial asignar responsables para cada una, y así facilitar la identificación de posibles errores de asignación. 5. Elabora tu cronograma: Con tu proyecto ya visualizado, es importante seleccionar una herramienta tecnológica de gestión de proyectos que te facilite la programación de criterios flexibles para desviaciones, retrasos y esfuerzos estimados. 6. Comparte con tu equipo: Considera a todos los participantes del proyecto, es fundamental que todos tengan acceso al cronograma para visualizar y actualizar el progreso de las tareas, así como para revisar en conjunto la planificación y la ejecución. 7. Gestiona y adapta sobre la marcha: A pesar de la planificación, es posible que surjan cambios, ya sea, por nuevos requerimientos del cliente, conflictos de disponibilidad del equipo o imprevistos durante la ejecución del proyecto. Debes estar preparado para modificar el plan de trabajo y adaptarte a las nuevas circunstancias No lo olvides, pon en práctica estos útiles consejos para lograr mayor claridad en la elaboración de tus cronogramas de proyecto y adquirir nuevas herramientas para la planificación de tus futuros proyectos. Si deseas obtener más información acerca de cómo implementar el cronograma del proyecto, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Por mucho tiempo, tanto usuarios nuevos como veteranos han buscado  maneras de contabilizar y realizar operaciones con unidades de tiempo en Smartsheet. Esto ha involucrado el uso de diversas fórmulas y técnicas, desde la extracción de texto hasta operaciones condicionales. Finalmente, para abordar esta necesidad, la plataforma ha lanzado la solución esperada: la función “TIME”. Lo que nadie esperaba, es que esta nueva función fuera tan moldeable y adaptable a diferentes entornos y necesidades. TIME no solo facilita la suma o resta de tiempo desde una hora específica, sino que permite modificar el formato en el que se visualiza. Debido a esta flexibilidad, la función se comportará diferente según los argumentos que se le inserten. Si bien, ya se tiene disponible documentación en inglés sobre esta función, puede no ser suficientemente explícita para la mayoría de los usuarios. Por ello, en este artículo se compartirán varios ejemplos para que puedas empezar a visualizar cómo aplicarla en tu trabajo. 1.- Asigna horas de entrega para las actividades diarias de tu equipo La capacidad de asignar recursos a distintas tareas mediante las columnas de contacto es bastante práctica. Sin embargo, la función TIME añade versatilidad al permitir la visualización de horas de entrega asignadas. Esto proporciona objetivos más claros para que tu equipo complete sus actividades en momentos determinados del día. En este ejemplo, en la columna "Asignación" se emplea la fórmula: =Responsable@row + " - " + TIME("****", 0, 2), donde los asteriscos se sustituyen por la hora designada, como "3pm o 5:30pm", por mencionar algunas opciones. Al contar con una columna dedicada que muestra tanto el recurso como la hora asignada, se simplifica la visualización de la información. Además, esto facilita el uso de fórmulas en otras columnas u hojas, ya que de una misma celda se pueden extraer dos valores (recurso y hora asignada) en lugar de solo uno. 2.- Gestiona los horarios de disponibilidad de tus clientes en diferentes partes del mundo La función te permite mostrar el mismo dato de una hora especificada tanto en formato de 24 horas como de 12 horas, con solo modificar un argumento. Además, es posible realizar operaciones aritméticas simples para sumar y restar tiempo. En este caso, la fórmula en la última columna es la siguiente: =TIME([Disponibilidad cliente]@row, 0) + [Diferencia de tiempo]@row * 60. Básicamente, se toma el dato de la columna que señala la hora en la que un cliente está disponible para ser contactado, expresada en formato de 24 horas. Luego, se convierte a un formato de 12 horas gracias al segundo valor dentro de la función, que es "0" (mientras que el valor "1" indicaría un formato de 24 horas). Después, se suma a este dato el valor de la columna que indica la diferencia de tiempo, multiplicado por 60 para contabilizarlo en horas en lugar de minutos. 3.- Contabiliza el tiempo que tarda en resolverse una incidencia Para este ejemplo, se presenta un formulario que permite a los operadores de diversas líneas de producción registrar informes sobre varias incidencias. De esta manera, se agiliza la atención a los problemas para poder reanudar brevemente las actividades. Asimismo, a los gerentes les interesa medir el tiempo requerido para resolver distintas incidencias, con el propósito de evaluar sus procesos y KPIs. La función TIME posibilita el uso de la columna de fecha de creación, la cual registra automáticamente la hora de ingreso de los informes, junto con una columna de inserción manual que indica la hora de solución. De este modo, se obtiene la cantidad de horas transcurridas entre ambos eventos. La función para calcular las horas transcurridas es la siguiente: =IF(Estado@row = "Resuelto", (TIME([Resuelto a las]@row) - TIME(RIGHT([Creado en]@row, 10))) * 24, 0). Es ligeramente más grande que la anterior, pero sigue siendo bastante sencilla de elaborar. En esta operación, hay dos puntos muy importantes a tener en cuenta. En primer lugar, se puede extraer la hora de una columna de fecha de creación automática utilizando la función RIGHT y luego realizar operaciones con la función TIME. En segundo lugar, es importante observar que la hora insertada manualmente al resolver las incidencias puede estar en formato de 24 o 12 horas y, además, presentar estructuras diferentes; por ejemplo, una puede tener solo "pm", mientras que la otra puede utilizar puntos como en "p.m.". Todo esto confirma que la función TIME es una herramienta útil que hace que todo sea más preciso y fácil, además de la flexibilidad que te brinda al tratar con horas escritas de maneras y formatos distintos. Lo que ayuda a reducir errores y facilita trabajar con personas que usan diferentes formas de expresar las horas. Si se ha despertado tu curiosidad y quieres saber cómo aprovechar esta y otras funciones de Smartsheet en tu trabajo, no dudes en buscarnos en www.systec-consulting.net, o bien o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Aunque el término "ciclo de vida del proyecto" parece sacado de un libro de biología en lugar de asociarse con la gestión de proyectos, implementarlo correctamente puede ser clave para alcanzar proyectos exitosos. Ya que, su uso facilita una planificación más efectiva, así como estimaciones más precisas en términos de costos y recursos. En primer lugar, ¿qué es el “ciclo de vida del proyecto”? Se refiere al conjunto de etapas que se deben seguir para el éxito de los proyectos. Conocido como “ciclo” por su desarrollo de principio a fin, requiere de un avance secuencial desde la idea hasta el producto terminado. Seguirlo te permitirá: Organizar tus proyectos de manera estratégica. Monitorear el estado y progreso del proyecto. Completar los proyectos a tiempo con planes más precisos, reduciendo riesgos y contingencias. Ahora que ya conoces la importancia del ciclo y sus beneficios, explora las 5 fases más comunes en las que se dividen los proyectos. A continuación, conoce cómo distinguir cada una de ellas: 1. Inicio: En esta fase, el proyecto aún no ha sido aprobado, por lo que la elaboración de un diagrama de Gantt, la definición de fechas, tareas o asignaciones aún no es oportuno. En lugar de eso, el enfoque se centra en la preparación y desarrollo de la idea, adaptándola a los formatos específicos utilizados en la empresa, como: Planes de negocio del proyecto. Presupuestos iniciales. Beneficios y objetivos a alcanzar con la implementación del proyecto. Principales resultados esperados al implementar el proyecto. Criterios de medición del éxito esperado (una vez implementado el proyecto). Esta etapa termina en el momento en que se apruebe o rechace el proyecto, una vez evaluados los beneficios que aportará a la empresa. 2. Planificación del proyecto: Ahora sí, con la aprobación del proyecto, se inicia la planificación, estableciendo calendarios, fechas, mitigación de riesgos, y configurando plantillas en el software preferido para el seguimiento. Aquí se planifican actividades, fases y recursos, siendo una etapa que demanda tiempo y esfuerzo. Para esto puedes utilizar las siguientes herramientas: Implementar la metodología de objetivos SMART para establecer metas claras y alcanzables en el proyecto. Para obtener más detalles sobre esta metodología, consulta nuestro artículo aquí. Utilizar una estructura de desglose del trabajo, usando recursos como el diagrama de Gantt o Kanban. Esto implica identificar actividades, determinar su secuencia, estimar su duración y asignar los recursos necesarios para garantizar el éxito de cada tarea. Elaborar presupuestos conforme a los formatos establecidos por tu empresa. Establecer una matriz de riesgos para identificar posibles obstáculos que puedan afectar el proyecto en tiempo, forma y presupuesto. Clasificar con precisión los riesgos, evaluando su probabilidad e impacto, y diseñar estrategias efectivas de mitigación. Esta etapa termina en el momento en que se tengan todos los diagramas, presupuestos y objetivos definidos. 3.  Ejecución del proyecto: En esta fase, se realiza la mayor cantidad de trabajo, con los equipos dedicados a completar cada una de las tareas previamente definidas en la planificación. Durante esta etapa, puedes hacer uso de los siguientes recursos: Actualización de avances: Utiliza herramientas de seguimiento como reportes, paneles visuales, juntas de avances o daily scrums (según la metodología de gestión de proyectos preferida). Control de cambios: Presta atención y evalúa las solicitudes de ajustes en tiempo, alcance, recursos o costos por parte del equipo o el cliente final, incorporándolas según sea necesario. Control de issues y problemas: Registra y aborda de inmediato los incidentes que surgen durante el proyecto para minimizar su impacto en el éxito del mismo. Estos son solo ejemplos de algunos procedimientos que se pueden ejecutar y supervisar en esta etapa. No obstante, hay diversos procesos que pueden implementarse, dependiendo de la metodología y del nivel de madurez de la PMO en tu organización. 4. Supervisión del proyecto: Esta fase se centra en el seguimiento del proyecto y en la evaluación del cumplimiento de los plazos y del presupuesto, evitando desviaciones del objetivo principal y actuando de manera adecuada frente a riesgos e incidentes. Para esta etapa se recomienda: Fijar días para reuniones recurrentes de revisión de avances, pendientes y problemas del proyecto. Utilizar un software de seguimiento de proyectos que sirva como fuente única para información del proyecto. Programar alertas automatizadas para vigilar presupuestos, retrasos y problemas. 5. Cierre del proyecto: Una vez alcanzado el objetivo, se puede dar por concluido el proyecto. Ten en cuenta que algunos proyectos muestran ventajas de inmediato, mientras que otros pueden revelar resultados más evidentes a mediano o largo plazo. Por ello, se sugiere: Realizar un análisis retrospectivo con tu equipo para identificar aspectos positivos y áreas de mejora para futuros proyectos. Elaborar un informe final del proyecto y presentarlo a las partes interesadas. Almacenar todos los archivos del proyecto en un lugar seguro para un acceso fácil y consulta posterior. La atención cuidadosa a cada fase del ciclo de vida de un proyecto, respaldada por el uso apropiado de recursos, desempeña un papel fundamental en el éxito del proyecto. La efectividad de la gestión a lo largo de la planificación, ejecución y cierre impacta directamente en los resultados finales. Esperamos que este artículo haya contribuido a aclarar la importancia de cada etapa. Si deseas obtener más información acerca de cómo implementar el ciclo de vida de tu proyecto en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma enfocada en la optimización del trabajo, la colaboración del equipo y la automatización de procesos. Ya sea para gestionar proyectos, recursos humanos, procesos de control interno u otros casos de uso, sus funciones están diseñadas para mejorar la eficiencia y maximizar el tiempo dedicado a tus labores. Aunque trabajar con fórmulas puede resultar desafiante, Smartsheet simplifica la implementación de funciones en tus hojas de trabajo. Utilizar todas sus funciones potenciará los beneficios de la misma plataforma, permitiéndote trabajar de manera más eficiente con tu equipo. A continuación, aquí tienes 5 funciones de gran potencial (que probablemente no conocías): 1. JOIN Utiliza la función de JOIN para combinar un rango de celdas en una cadena dentro de la misma celda, permitiéndote elegir el delimitador que mejor se ajuste a tus necesidades. Olvídate de escribir manualmente la información y aprovecha esta herramienta para simplificar tu trabajo. Por ejemplo, en este caso se busca unir la información de las columnas 4 y 5 en la columna 3, evitando la necesidad de introducir la información de manera manual. Fórmula: =JOIN([Columna4]@row:[Columna5]@row, " / ") 2. WORKDAY Si trabajas con fechas, WORKDAY es una herramienta útil para calcular rápidamente una fecha a partir de un número específico de días hábiles. Además, esta función te permite excluir los días festivos establecidos en un rango determinado. En el siguiente ejemplo, se utiliza la función para que se calcule automáticamente la fecha a partir de la fecha de inicio y la cantidad de días hábiles que se disponen para esa tarea. Fórmula: =WORKDAY([Fecha inicio]@row, [Días hábiles]@row) 3. NETWORKDAY Con esta función, podrás obtener fácilmente el número de días hábiles entre dos fechas con un solo clic. Si la fecha de inicio cae en un día no laborable, solo necesitas agregar un día al resultado. En el siguiente caso, se utiliza NETWORDAY para calcular la cantidad de días hábiles entre la fecha de inicio del proyecto y la fecha de finalización. Fórmula: =NETWORKDAY([Fecha inicio]@row, [Fecha fin]@row) Perfecto, ahora que ya conoces algunas funciones por separado. Descubre cómo combinarlas para crear fórmulas aún más poderosas. 4. JOIN(ANCESTORS()) Emplea este conjunto de funciones para unir la lista de antepasados o las descripciones de los niveles superiores de jerarquía en una cadena de texto dentro de una celda. En este ejemplo, JOIN(ANCESTORS()) permite identificar la fase de cada una de las tareas. Esto es especialmente útil cuando se maneja una lista extensa de actividades, ya que facilita la identificación rápida de la fase correspondiente a cada una. Fórmula: =JOIN(ANCESTORS(Actividades@row), " / ") 5. INDEX COLLECT Este conjunto de funciones te posibilita traer información de otras hojas de Smartsheet a tu hoja principal, basándose en diversos criterios. Aunque opera similar a una función de VLOOKUP, ofrece mayor potencia y versatilidad. En la siguiente imagen, se utilizó la fórmula INDEX COLLECT para obtener el monto desde la hoja de lista de precios en función de los pedidos realizados. Fórmula: =INDEX(COLLECT({Costos}, {Tipo}, [Tipo de Pastel]@row, {Tamaño}, Tamaño@row), 1) Ahora que conoces algunas de las múltiples funciones disponibles, es el momento de integrarlas en tus hojas de trabajo. La plataforma se destaca por su gran facilidad de uso, así que aprovecha al máximo las fórmulas y comienza el año con el pie derecho. En la sección de plantillas, encontrarás una hoja de Smartsheet con todas las funciones detalladas, cada una acompañada de un ejemplo para que puedas explorar a fondo su potencial. Te recomendamos descargar esta plantilla para tener siempre a mano una referencia útil. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo utilizar las fórmulas de Smartsheet, visita nuestro curso www.systec-consulting.net/taller-de-uso-de-formulas-con-smartsheet, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

La gestión de proyectos es una labor clave en cada organización, permite la supervisión de objetivos, medir el impacto y fomentar la innovación continua. En este artículo, te invitamos a conocer los dos métodos más populares dentro de esta disciplina para llevar tu negocio al siguiente nivel. Gestión tradicional de proyectos La gestión tradicional se rige por una metodología establecida, donde el proceso para cada proyecto sigue una estructura similar. Este método se compone de ciclos, comenzando con la fase de inicio, avanzando posteriormente a la planificación, implementación, seguimiento y culminando con el cierre (aunque los nombres de las fases pueden variar según la industria y la naturaleza de los proyectos). Este enfoque se distingue por tener una estructura predefinida con fases, actividades y presupuesto preparados de antemano. A continuación, sus principales características: 1. Bajo nivel de flexibilidad: La implementación de cambios en esta metodología puede requerir mucho tiempo y recursos considerables, ya que el avance del proyecto depende en gran medida de la correcta ejecución del plan de trabajo. 2. Bajo nivel de interacción con terceros: El cliente no tiene una participación activa durante el proceso, el líder del proyecto es el único responsable de planificar y documentar el proceso. 3. Presupuesto y fechas: Estas son calculadas con mayor precisión solo al comenzar el proyecto. 4. Menor sincronización: Una vez iniciado el proyecto, se requiere menos coordinación, ya que todo está previamente definido. 5. Resultado inalterable: El producto acordado en un inicio es el mismo al final, modificar el resultado es muy difícil o casi imposible. Gestión ágil de proyectos A diferencia del método tradicional, la gestión de proyectos ágil se caracteriza por ser mucho más abierta al cambio. Su enfoque principal reside en la colaboración continua con el cliente durante la ejecución del proyecto. Al seguir esta metodología se asignan entregables cada cierto tiempo, permitiendo al cliente obtener resultados de manera progresiva a lo largo de todo el proceso. Descubre las características principales a continuación: 1. Alto nivel de interacción: En contraste con el método tradicional, aquí el cliente participa activamente a lo largo de todo el proceso, proporciona retroalimentación, realiza ajustes y experimenta resultados tangibles 2. Flexibilidad en el proceso: Debido a que no se cuenta con un plan de trabajo rígido, es posible solicitar cambios a lo largo del proyecto. El desarrollo del proceso evoluciona conforme a las necesidades del cliente. 3. Entrega de resultados: La metodología ágil permite que, en cualquier punto del ciclo, el cliente acceda a una versión preliminar del resultado final. 4. Orientación completa hacia el usuario: La atención principal en el desarrollo del proyecto se enfoca totalmente en satisfacer las necesidades del usuario. Ahora bien, ¿cuál se debe de usar? Sabemos que puede ser complicada la decisión, es por ello que te dejamos el siguiente gráfico. ¡Contesta las preguntas, sigue el camino y llega a la opción que más te conviene! Seleccionar la metodología adecuada para tus proyectos puede ser una labor complicada. Es importante realizar una investigación a detalle del proyecto a implementar, con el fin de elegir la metodología que mejor se adapte a las necesidades. Cabe destacar que estos métodos no son mutuamente excluyentes; es decir, se pueden combinar los beneficios de cada uno para crear un modelo híbrido que cumpla con los requerimientos. Tomar esta decisión no es nada fácil, es por eso que aquí te proporcionamos el siguiente gráfico. ¡Responde las preguntas, sigue el camino indicado y llega a la opción que mejor se ajuste a tus necesidades! Ahora que ya conoces las características y diferencias de estas dos metodologías, evalúa cada una y elige la que mejor se acomode a tu proyectos. Ya sea ágil o tradicional, en SYSTEC Consulting somos expertos en la gestión de proyectos. Nosotros te podemos ayudar en la implementación de tus proyectos y hacerlos más eficientes con Smartsheet. Si buscas maximizar tu uso de Smartsheet y dominar la gestión de tus proyectos, consulta nuestros servicios en https://www.systec-consulting.net/servicios o contáctanos directamente en info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Establecer una meta con objetivos bien definidos es parte fundamental de cualquier planteamiento de proyecto, ya sea en relación con entregables, fechas, costos, participación de partes involucradas, entre otros. Pero, ¿qué sucede cuando no tenemos un punto de referencia? Los puntos de referencia te mantienen consciente de los objetivos alcanzados en el proceso de elaboración de proyectos. Cuando quedan establecidos, funcionan como evidencia de las metas planificadas y reflejan la realidad del progreso de los proyectos. Las líneas base del proyecto son uno de los recursos más útiles para establecer un sólido punto de referencia. Entonces, ¿qué son las líneas base? Una línea base de proyecto se utiliza para comparar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo. Los responsables del proyecto utilizan estas líneas para evaluar el progreso del alcance, la planificación y los costos a medida que se completan distintas fases del proyecto. Guardarlas te ayuda a ver cómo el estado del proyecto ha influido en el logro de objetivos con el tiempo. No siempre alcanzar la meta es lo más crucial, a veces lo importante es seguir la planificación, respetar los costos establecidos y considerar el alcance del proyecto para tu equipo. Al plantear las líneas base en los proyectos, es importante abordar tres puntos fundamentales: Alcance: Representa un resumen detallado de las actividades, recursos y entregas asociadas al proyecto, estableciendo límites claros con instrucciones precisas de lo que incluye y lo que no. Planificación: No importa la metodología que estés usando, si la duración es en días u horas, dividido en fases o sprints, la línea base requiere una planificación completa. Esta planificación abarca una fecha de inicio, una fecha de finalización y la duración entre ellas. Fijar la línea desde el primer día es un requisito para utilizarla de forma eficaz y eliminar la incertidumbre Costos: El costo del proyecto representa la cantidad monetaria o de tiempo acordado por los equipos para asignar al proyecto. Incluye un presupuesto que abarca todos los gastos en los que el equipo pueda incurrir durante la ejecución del alcance del proyecto. Ahora que ya sabes para qué sirven las líneas base y cómo pueden ayudarte en tus proyectos, descubre cómo puedes activar las líneas base de tiempo en Smartsheet. Aquí tienes los pasos a seguir para activarlas: 1. Para activar las líneas base en Smartsheet, es necesario que en tu hoja puedas habilitar la vista de Gantt. Esto se logra al tener al menos dos columnas de fecha y otra columna para dar seguimiento al % de completado del proyecto. Estas son las columnas necesarias para transformar una cuadrícula en una hoja de plan de proyecto. 2. Una vez que esta vista esté habilitada, accede a la configuración del proyecto mediante el botón de engranaje que se observa en la siguiente pantalla: 3. En este espacio, podrás configurar o verificar las columnas de Inicio, Fin y la columna que te ayudará con el % de completado. Asimismo, dentro de esta misma pantalla, debes asegurarte de que las dependencias estén habilitadas, ya que de esta manera Smartsheet añadirá automáticamente las columnas de Predecesoras y Duración. 4. Una vez terminada la configuración del proyecto, regresa tu hoja a la vista de cuadrícula y añade todas las etapas y actividades del proyecto, junto con las dependencias de tus tareas, en la columna de Predecesoras. 5. Después, es necesario introducir la duración de cada tarea en la columna de Duración, ingresándola como un número, Smartsheet la interpretará automáticamente como días y añadirá una "d" al lado. Debes saber que también puedes manejarla en horas o semanas. Es importante destacar que asignar correctamente las predecesoras es clave para calcular de manera precisa las fechas de inicio y fin de cada tarea. 6. Agrega la primera fecha de las tareas y, si todas las predecesoras están correctamente establecidas, Smartsheet calculará automáticamente todas las fechas planeadas de las tareas y fases del proyecto. 7. Luego de llevar a cabo la planeación del proyecto y la programación de fechas estimadas, se debe guardar de estas como Líneas de base del proyecto. Para ello, abre la vista de Gantt y haz clic en el botón "Líneas de base" ubicado en la parte superior derecha. De esta manera, podrás realizar un seguimiento preciso de tus planificaciones y visualizar estas líneas base en tu gráfico de Gantt, tal como se muestra en la siguiente imagen: *IMPORTANTE: Recuerda, las fechas que podrás actualizar durante la ejecución del proyecto serán aquellas que configuraste como las de Inicio y Fin. No podrás editar las líneas base, ya que estas permanecerán estáticas a menos que decidas establecerlas nuevamente. En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo crear tus soluciones en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Diciembre llega como el mensajero del cierre del año, con todas las festividades y reuniones que trae consigo. En estos tiempos, es común gastar en cenas, regalos y eventos para celebrar con compañeros, amigos y familiares. Sin embargo, como buenos administradores en SYSTEC Consulting, somos conscientes de las posibles consecuencias que el derroche sin control puede acarrear al principio del próximo año. Por ello, vamos a compartir contigo un par de ejemplos prácticos sobre cómo puedes aprovechar Smartsheet para estimar costos en diferentes circunstancias. Ya sea para planificar tu cena navideña con tus personas importantes o para gestionar los consumos de tus actividades y proyectos laborales. Aunque la metodología más básica y común para estimar costos es la paramétrica, no se puede subestimar su gran utilidad. Es muy sencilla de implementar y comprender para todo tipo de personas, y en muchos casos, resulta más que suficiente para mantener un control financiero adecuado. En esta metodología, que consiste en listar los diferentes requisitos junto con sus costos unitarios para calcular la relación de costos totales, resultan muy útiles las operaciones básicas de multiplicación, suma y resta. Sin embargo, en Smartsheet, puedes utilizar las funciones IF, SUM e incluso INDEX para agregar más columnas, permitiéndote ingresar diversas opciones de precio. Además, puedes añadir otra columna para seleccionar una de estas opciones y así realizar el cálculo de costo de manera automática. De esta manera, tendrás más herramientas para elegir la opción que mejor se ajuste a tu presupuesto. Ahora bien, existen otras circunstancias en las que es necesario estimar costos que fluctúan sin un control total debido a diversos motivos. Por ejemplo, cuando no podemos prever con exactitud el tiempo que un colaborador requerirá para completar una tarea. La metodología tiene como objetivo comparar diversas posibilidades de costos al contrastar los valores típicos con los mejores y peores escenarios posibles mediante un promedio ponderado. Por lo general, se realiza asignando 4 partes del costo común a 1 parte del mejor y peor escenario, permitiendo una evaluación integral de las diferentes situaciones posibles. Dado que las estimaciones se establecen durante la planeación, su precisión dependerá en gran medida de la habilidad y experiencia. No obstante, puedes fortalecer estas habilidades al utilizar valores históricos de situaciones idénticas o similares. Si cuentas con acceso a esta información en otras hojas, puedes implementar referencias cruzadas hacia tu hoja de estimación de costos, facilitando así cálculos automatizados. En este ejemplo en particular, basta con vincular la base de datos históricos con la hoja de estimación de costos y establecer el porcentaje de variación en la columna correspondiente. De esta manera, las fórmulas de la columna obtendrán automáticamente todos los valores necesarios. El porcentaje de variación generalmente se determina considerando factores como la inflación, cambios en los salarios y otros datos históricos. Aunque no lo parezcan, estos ejemplos de estimación de costos son fáciles de implementar, y eso no es lo mejor, con ellos lograrás reducir el tiempo invertido en cálculos manuales y mejorar su calidad y precisión. Al explorar diversas alternativas y funciones, puedes ampliar el nivel de complejidad y personalizar tus hojas según tus necesidades específicas. Dominar las fórmulas en Smartsheet es algo que requiere de investigación, práctica y experiencia; aspectos que en SYSTEC Consulting ejercemos todos los días. Por ello, te invitamos a que nos busques en nuestro sitio web: https://www.systec-consulting.net/ o bien escríbenos a info@systec-consulting.net para obtener asesoramiento y aprovechar al máximo esta herramienta digital.