Diciembre llega como el mensajero del cierre del año, con todas las festividades y reuniones que trae consigo. En estos tiempos, es común gastar en cenas, regalos y eventos para celebrar con compañeros, amigos y familiares. Sin embargo, como buenos administradores en SYSTEC Consulting, somos conscientes de las posibles consecuencias que el derroche sin control puede acarrear al principio del próximo año.
Por ello, vamos a compartir contigo un par de ejemplos prácticos sobre cómo puedes aprovechar Smartsheet para estimar costos en diferentes circunstancias. Ya sea para planificar tu cena navideña con tus personas importantes o para gestionar los consumos de tus actividades y proyectos laborales.
Aunque la metodología más básica y común para estimar costos es la paramétrica, no se puede subestimar su gran utilidad. Es muy sencilla de implementar y comprender para todo tipo de personas, y en muchos casos, resulta más que suficiente para mantener un control financiero adecuado.
En esta metodología, que consiste en listar los diferentes requisitos junto con sus costos unitarios para calcular la relación de costos totales, resultan muy útiles las operaciones básicas de multiplicación, suma y resta.
Sin embargo, en Smartsheet, puedes utilizar las funciones IF, SUM e incluso INDEX para agregar más columnas, permitiéndote ingresar diversas opciones de precio. Además, puedes añadir otra columna para seleccionar una de estas opciones y así realizar el cálculo de costo de manera automática. De esta manera, tendrás más herramientas para elegir la opción que mejor se ajuste a tu presupuesto.
Ahora bien, existen otras circunstancias en las que es necesario estimar costos que fluctúan sin un control total debido a diversos motivos. Por ejemplo, cuando no podemos prever con exactitud el tiempo que un colaborador requerirá para completar una tarea.
La metodología tiene como objetivo comparar diversas posibilidades de costos al contrastar los valores típicos con los mejores y peores escenarios posibles mediante un promedio ponderado. Por lo general, se realiza asignando 4 partes del costo común a 1 parte del mejor y peor escenario, permitiendo una evaluación integral de las diferentes situaciones posibles.
Dado que las estimaciones se establecen durante la planeación, su precisión dependerá en gran medida de la habilidad y experiencia. No obstante, puedes fortalecer estas habilidades al utilizar valores históricos de situaciones idénticas o similares. Si cuentas con acceso a esta información en otras hojas, puedes implementar referencias cruzadas hacia tu hoja de estimación de costos, facilitando así cálculos automatizados.
En este ejemplo en particular, basta con vincular la base de datos históricos con la hoja de estimación de costos y establecer el porcentaje de variación en la columna correspondiente. De esta manera, las fórmulas de la columna obtendrán automáticamente todos los valores necesarios. El porcentaje de variación generalmente se determina considerando factores como la inflación, cambios en los salarios y otros datos históricos.
Aunque no lo parezcan, estos ejemplos de estimación de costos son fáciles de implementar, y eso no es lo mejor, con ellos lograrás reducir el tiempo invertido en cálculos manuales y mejorar su calidad y precisión. Al explorar diversas alternativas y funciones, puedes ampliar el nivel de complejidad y personalizar tus hojas según tus necesidades específicas.
Dominar las fórmulas en Smartsheet es algo que requiere de investigación, práctica y experiencia; aspectos que en SYSTEC Consulting ejercemos todos los días. Por ello, te invitamos a que nos busques en nuestro sitio web: https://www.systec-consulting.net/ o bien escríbenos a info@systec-consulting.net para obtener asesoramiento y aprovechar al máximo esta herramienta digital.