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Mi primer contacto con Smartsheet

Actualizado: 21 mar


Descubre qué esperar en tu primer contacto con Smartsheet: impresiones, dudas y consejos para explorar esta plataforma de gestión de trabajo.
Mi primer contacto con Smartsheet

La gestión eficiente de proyectos se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito de las organizaciones. Una metodología apropiada en dicha gestión no solo garantiza la finalización exitosa de tareas y metas, sino que también fomenta la eficiencia y colaboración entre equipos. En este sentido, la implementación de un software de gestión se presenta como un catalizador esencial para optimizar procesos y potenciar la productividad.


En el corazón de esta transformación se encuentra Smartsheet, una plataforma versátil que promete transformar la manera en que se aborda la gestión de proyectos y procesos de negocio. 


Este artículo explora las impresiones, inquietudes y sugerencias que surgen al utilizar la plataforma por primera vez, revelando cómo esta herramienta dinámica puede mejorar tus estrategias de gestión.


Explorando Smartsheet


Al adentrarse, la primera impresión es una grata sorpresa: su interfaz intuitiva brinda una experiencia amigable y accesible para los nuevos colaboradores. La disposición clara de herramientas y la lógica presentación de funciones hacen que la exploración inicial sea casi instintiva.


La simplicidad no compromete su potencia. Desde la creación de hojas de trabajo hasta la configuración de flujos de trabajo automatizados, la herramienta se revela como un ecosistema integral, sin resultar abrumador. Su atención meticulosa a la usabilidad permite que los nuevos usuarios se sumerjan sin temor, convirtiendo el proceso de aprendizaje en una experiencia positiva.


La disposición amigable no solo facilita la familiarización, sino que también agiliza la comprensión de las funciones clave. Con un acceso directo a las herramientas, se reduce la curva de aprendizaje, permitiendo a los usuarios concentrarse en mejorar la gestión de proyectos. 


Principales dudas al iniciar el camino 


Es natural que surjan interrogantes al profundizar en la plataforma. Abordar estas incertidumbres es crucial para optimizar la experiencia del usuario novato. 


A continuación, algunas de las principales inquietudes que pueden surgir:


1. ¿Cómo simplificar el proceso de inicio? 


Al abrir la plataforma por primera vez, una de las principales preocupaciones es saber cuál es el siguiente paso…


Las plantillas se revelan como un recurso invaluable para agilizar la creación de tus proyectos. Smartsheet ofrece una variedad de plantillas prediseñadas, desde seguimiento de tareas hasta gestión de proyectos más complejos. Estas no solo ahorran tiempo, sino que también sirven como guía para usuarios menos familiarizados con la estructura de la plataforma, proporcionando un punto de partida sólido para proyectos de cualquier tamaño. 


Recuerda, puedes encontrar las plantillas disponibles en el “Centro de soluciones”. 


2. ¿Cómo adaptar las hojas a mis necesidades? 


Para aquellos acostumbrados a trabajar con hojas de cálculo tradicionales, entender el enfoque de columnas puede generar dudas. 


A diferencia de otras plataformas, Smartsheet ofrece una flexibilidad única en la configuración de columnas, permitiéndote adaptar cada hoja a las necesidades de seguimiento del proyecto o proceso en cuestión. Cada columna puede representar datos de diversas maneras, desde texto hasta fechas o incluso listas desplegables. 


Esta versatilidad te brinda un control detallado para organizar la información, lo que te permite adaptarte mejor que con otras herramientas comunes.


3. ¿Cómo compartir la información? 


Otra pregunta común, es cómo compartir hojas y carpetas con colaboradores internos y externos a la plataforma. La respuesta es simple pero valiosa: Smartsheet ofrece una manera eficiente de compartir, esta funcionalidad está fácilmente disponible en el botón "Compartir" en la esquina superior derecha de la pantalla, ofreciendo opciones de permisos y colaboración que se adaptan a las necesidades específicas de cada proyecto.


Además, existen opciones para enviar la información en formato PDF, Excel o un link de acceso dinámico de publicación, así como la posibilidad de programar alertas y solicitudes de distintos tipos incluso para los usuarios sin licencia. 


4 consejos para dominar la plataforma


1. Explora webinars y artículos:


En SYSTEC Consulting, ofrecemos una valiosa fuente de aprendizaje a través de nuestros canales de YouTube y artículos de blog dedicados a Smartsheet. Descubre tutoriales detallados, mejores prácticas y webinars que te ayudarán a explorar a fondo las capacidades de esta plataforma. Ya sea que estés comenzando desde cero o buscando técnicas avanzadas, nuestros videos son un recurso esencial para mejorar tus habilidades.


2. Comienza con proyectos pequeños:


Al dar tus primeros pasos, considera la opción de trabajar en proyectos más pequeños para familiarizarte con las diversas funciones. Esto te permitirá experimentar con la configuración de hojas de trabajo, la colaboración en tiempo real y la automatización de procesos sin sentirte abrumado. Con el tiempo, podrás aplicar estas habilidades a proyectos más complejos como un experto.


3. Personaliza tus vistas:


Aprovecha la capacidad para personalizar tus vistas de hojas de trabajo según tus necesidades específicas. Esta función te permite organizar la información de manera eficiente y enfocarte en los aspectos clave de tu proyecto. Desde vistas de Gantt hasta tableros, encontrarás opciones que simplificarán la gestión de tareas y la toma de decisiones.


4. Utiliza automatizaciones y alertas:


Explora las funciones de automatización de Smartsheet para simplificar tareas repetitivas y mantener la consistencia en tus proyectos. Configura alertas para recibir notificaciones instantáneas sobre cambios importantes o fechas límite cercanas. 


Al aventurarse en una nueva plataforma, sea cual sea su función, es natural que nos invadan dudas y reservas sobre su utilidad y si podremos aprovechar todo su potencial. Afortunadamente, existen una gran cantidad de complementos y recursos disponibles para Smartsheet, tanto internos como externos, que pueden convertir la experiencia de un nuevo usuario en algo emocionante y lleno de aprendizaje.


Además, si necesitas apoyo durante este proceso, recuerda que en SYSTEC Consulting ofrecemos varias opciones de capacitación y servicios de consultoría para acelerar tu curva de aprendizaje y ayudarte en tus primeros pasos. No dudes en contactarnos escribiendo a info@systec-consulting.net para descubrir más sobre los servicios que ofrecemos.


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