Automatización y colaboración para equipos del futuro Durante décadas, la gestión de proyectos se apoyó en métodos manuales: hojas de cálculo estáticas, hilos de correo difíciles de rastrear y reuniones que no siempre se traducían en acciones concretas. Estas prácticas, aunque funcionales en contextos simples, generaban limitaciones graves cuando se enfrentaban a proyectos modernos de alta complejidad: errores humanos por duplicidad de datos, falta de trazabilidad, decisiones tardías y trabajo en silos que ralentiza la entrega de valor. Hoy, la realidad exige una organización más ágil, donde la información fluya con precisión, las decisiones se tomen con base en datos y la ejecución esté alineada con los objetivos estratégicos. Los enfoques ágiles a gran escala, la gestión estratégica de portafolios y el aprovechamiento de los datos como activos críticos han desplazado los métodos tradicionales. En este nuevo entorno, la automatización inteligente y la colaboración dinámica no son solo herramientas de apoyo:  se han convertido en capacidades organizacionales clave para sostener el ritmo, responder al cambio y mantener la competitividad. Pero, ¿Cuáles son esas capacidades que marcan la diferencia en la práctica?  A continuación, exploramos cinco pilares esenciales que están redefiniendo la manera de trabajar y liderar proyectos en la era digital. Automatización: Catalizador silencioso de la eficiencia La automatización en gestión de proyectos ha evolucionado de simples recordatorios a sistemas capaces de tomar decisiones operativas basadas en reglas y datos históricos. Algunas de las aplicaciones más relevantes incluyen: Análisis predictivo de riesgos , anticipando desviaciones antes de que impacten la ejecución. Asignación dinámica de recursos , basada en capacidades, carga laboral y disponibilidad. Procesamiento inteligente de tareas repetitivas , como la generación de reportes, flujos de aprobación o actualizaciones de estado. Análisis semántico de comunicaciones  para detectar posibles malentendidos o prioridades mal alineadas. El impacto puede no siempre ser visible de inmediato, pero se traduce en reducción de tiempos de ciclo, mejora en la precisión de la planificación y optimización de costos operativos. Análisis predictivo de riesgos Colaboración dinámica: La nueva base del trabajo en equipo En entornos distribuidos, la colaboración efectiva ya no es un ideal, sino una condición indispensable. Lo interesante no es solo que las personas puedan comunicarse, sino cómo colaboran y cómo se registra ese proceso para convertirlo en conocimiento organizacional. Modelos como los equipos autoorganizados o la colaboración basada en roles dependen de sistemas que faciliten: Trazabilidad total de decisiones  y acciones en contexto. Visibilidad compartida del progreso , tareas y prioridades sin intermediarios. Documentación colaborativa en tiempo real , que reduce las correciones y fomenta la innovación. Inclusión de actores externos  (clientes, proveedores, socios) para acelerar la toma de decisiones e incrementar la alineación. Más allá de mejorar la comunicación, estas prácticas elevan la calidad del trabajo colectivo. Automatización + colaboración = Transformación real Cuando la automatización se conecta con procesos colaborativos, surge un ecosistema interconectado capaz de adaptarse al cambio con fluidez. Esta sinergia se logra gracias a: Flujos de trabajo condicionales , que responden a eventos sin intervención manual. Integración de reglas de negocio , que garantizan consistencia en la ejecución. Interoperabilidad mediante APIs , que conectan diversas fuentes de datos y sistemas. Pero este nivel de integración exige planificación estratégica, conocimiento profundo de los procesos internos y alineación entre áreas operativas y tecnológicas.  Automatización + colaboración = Transformación real Más allá del seguimiento: Una plataforma integral El verdadero valor de una plataforma moderna no está en visualizar tareas, sino en proporcionar un marco para tomar decisiones con mayor contexto y precisión. Algunas capacidades clave incluyen: Gestión integrada de riesgos , con vínculos entre tareas, presupuestos y recursos. Análisis de portafolios , para priorizar con base en valor estratégico, no urgencia. Visión unificada de recursos , que evita sobrecargas y promueve una asignación justa y eficiente. Dashboards y analítica operativa , que convierten datos en información útil para la mejora continua. La madurez digital de una organización se refleja en su capacidad para usar estos elementos como palanca de transformación. El futuro: Inteligencia, integración y cultura Las tendencias apuntan hacia una gestión de proyectos cada vez más inteligente e interconectada. Entre las innovaciones emergentes destacan: Modelos de aprendizaje automático  para estimar duración de tareas, detectar riesgos latentes o sugerir asignaciones óptimas. Sistemas adaptativos , que aprenden de patrones pasados para recomendar acciones. Integración con tecnologías emergentes , como IoT, para monitorear variables físicas en tiempo real en proyectos complejos (infraestructura, manufactura, etc.). No obstante, el principal desafío no es técnico, sino cultural: adoptar nuevas formas de trabajo implica rediseñar roles, adquirir nuevas habilidades y construir liderazgo digital que guíe el cambio. El futuro de la gestión de proyectos no se trata solo de sistemas más inteligentes, sino de organizaciones más conscientes de su forma de colaborar y decidir. La inteligencia compartida no es una promesa tecnológica, sino una meta cultural: equipos que aprenden, se adaptan y mejoran juntos. Más que preguntarnos si estamos listos para dejar de “gestionar” proyectos, deberíamos cuestionar cómo queremos evolucionar como equipos, qué tipo de conocimiento queremos construir y qué tanto estamos dispuestos a dejar atrás las viejas formas de trabajar para dar paso a una nueva inteligencia organizacional. Si tú o tu equipo están listos para dar ese paso, agenda una llamada con nosotros aquí , o escríbenos a info@systec-consulting.net  y descubre cómo transformar tu gestión de proyectos en una experiencia realmente colaborativa, eficiente e inteligente.

En muchas empresas, los silos de información se convierten en una barrera significativa para una colaboración efectiva. La dispersión de datos entre departamentos y equipos no solo reduce la productividad, sino que también aumenta los errores y los retrasos. A medida que las empresas crecen, se hace cada vez más difícil garantizar que todos estén alineados y trabajando hacia los mismos objetivos. Pero, ¿y si existiera una herramienta capaz de eliminar estas barreras? Smartsheet es esa herramienta. Con su enfoque único en la gestión del trabajo, esta plataforma facilita la comunicación, centraliza la información y fomenta un entorno de trabajo colaborativo. En este artículo, te mostraremos cómo Smartsheet ayuda a tu empresa a romper los silos de información y a mejorar la colaboración. 1. Compartición de archivos y comentarios en tiempo real: Uno de los mayores desafíos de la colaboración es el manejo disperso de archivos y la falta de comunicación clara entre los equipos. Smartsheet resuelve este problema al centralizar toda la información en una sola plataforma, permitiendo compartir archivos y documentos de manera segura y sencilla. Además, con la función de comentarios en tiempo real, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas y resolver dudas sin necesidad de recurrir a correos electrónicos innecesarios. ¿Cómo funciona?  Los comentarios se registran en la propia plataforma, lo que garantiza que la comunicación quede documentada y accesible para todos. No solo ahorra tiempo, sino que también asegura que la información llegue a las personas adecuadas. Con Smartsheet, la trazabilidad de archivos y conversaciones es transparente y fácil de gestionar. 2. Notificaciones y recordatorios automatizados: La gestión de proyectos implica una constante supervisión de tareas y plazos. Smartsheet facilita esta tarea con su sistema de notificaciones y recordatorios automatizados, que mantienen a todos los miembros del equipo al tanto de las actualizaciones y actividades pendientes. Esta función reduce el riesgo de olvidos y permite a los miembros del equipo estar siempre al tanto de lo que sucede. Ventajas clave: Personalización:  Puedes configurar las notificaciones según las necesidades de cada proyecto y miembro del equipo. Eficiencia:  Mantiene a todos enfocados en sus tareas y asegura que se cumplan los plazos establecidos. Smartsheet no solo elimina los silos de información, sino que crea una red de comunicación fluida y efectiva dentro de tu empresa. Con sus funcionalidades de colaboración en tiempo real, notificaciones automatizadas y la posibilidad de trabajar de manera remota,Smartsheet transforma la forma en que los equipos se relacionan y gestionan sus proyectos. ¡Es hora de romper esos silos y transformar la colaboración en tu empresa!  Explora cómo Smartsheet puede ser la herramienta clave para mejorar la productividad y eficiencia de tu equipo. Haz clic aquí   para empezar a descubrir todas sus ventajas. sus ventajas.

Smartsheet es más que una herramienta de gestión de proyectos; es una plataforma que potencia la colaboración, la automatización y la visibilidad en cada etapa del proyecto. Si ya eres usuario habitual, sabes que las funciones básicas de Smartsheet son poderosas, pero hoy vamos a sumergirnos en las funciones avanzadas que realmente pueden transformar la manera en que gestionas tus proyectos. Funciones avanzadas para la gestión de proyectos eficiente La automatización de flujos de trabajo  es una de las características más robustas de Smartsheet, especialmente si trabajas en proyectos complejos. En estos casos, el seguimiento manual de tareas y procesos es un desafío constante. Con Smartsheet, no solo puedes automatizar notificaciones y recordatorios, sino también establecer reglas avanzadas de aprobación y control de flujo. Esto significa que Smartsheet lo hace automáticamente, ahorrando tiempo y evitando errores. automatización de flujos de trabajo Las reglas personalizadas  permiten que los procesos de trabajo sigan un camino definido sin intervención manual, asegurando que las tareas se actualicen y las notificaciones se envíen en el momento preciso. Esta capacidad de automatizar permite a los equipos centrarse en tareas más estratégicas, eliminando lo repetitivo y aumentando la eficiencia. reglas personalizadas Si eres un experto en la plataforma, sabes lo crucial que es tener visibilidad clara y accesible de los proyectos. Aquí es donde los informes y dashboards interactivos  juegan un papel fundamental. Smartsheet permite crear informes dinámicos que no solo muestran los datos relevantes, sino que también te ofrecen la capacidad de interactuar con ellos en tiempo real. informes y dashboards interactivos Los dashboards avanzados permiten combinar métricas clave de varios proyectos, equipos y tareas en un solo lugar. Esto brinda una visualización clara del estado del portafolio, lo cual es esencial para la toma de decisiones rápida y la comunicación con los stakeholders. Los filtros avanzados permiten segmentar los datos para ver solo lo que realmente necesitas en ese momento. Para aquellos que trabajan con procesos repetitivos, las plantillas avanzadas  de Smartsheet son una herramienta invaluable. Aparte de las plantillas predefinidas que Smartsheet ofrece, puedes crear tus propias plantillas, adaptadas a las necesidades específicas de tu equipo o proyecto. Estas plantillas se ajustan perfectamente a proyectos complejos, como la gestión de recursos o el control de presupuestos. La capacidad de estandarizar procedimientos mediante plantillas no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza consistencia en la ejecución de proyectos similares. Además, facilita la replicación de procesos exitosos, lo que es fundamental para mejorar la eficiencia y la efectividad en la gestión de proyectos. Las integraciones clave  con otras plataformas, como Microsoft Teams, Slack, Google Workspace y herramientas de CRM, permiten que Smartsheet se conecte directamente con las aplicaciones que ya usas. Esto facilita una colaboración más fluida, ya que todos los miembros del equipo pueden trabajar sin interrupciones entre plataformas. Estas integraciones no solo simplifican la gestión de tareas y datos, sino que también centralizan toda la información en Smartsheet. Esto evita la dispersión de datos en diferentes aplicaciones, asegurando que todos los involucrados estén alineados y accedan a la información correcta en tiempo real. Un aspecto esencial de cualquier herramienta de gestión de proyectos avanzada es el control de versiones y permisos . Smartsheet ofrece un sistema robusto para garantizar que los usuarios correctos tengan acceso a la información relevante y que solo los autorizados puedan realizar modificaciones. El control de versiones es útil cuando varias personas editan los mismos documentos, ya que puedes rastrear cambios y revertir a versiones anteriores si es necesario. Además, la administración de permisos permite asignar accesos específicos a diferentes usuarios, asegurando que cada miembro del equipo solo vea y edite lo que necesita. control de versiones y permisos. Smartsheet se adapta a las necesidades de proyectos complejos, con funciones avanzadas que mejoran la eficiencia operativa y garantizan una gestión de proyectos más flexible y colaborativa. Si ya estás familiarizado con la plataforma, estas funciones avanzadas llevarán tu experiencia al siguiente nivel, optimizando procesos y mejorando la comunicación. Si estás listo para llevar tus habilidades en Smartsheet más allá, explora estas funciones avanzadas y descubre cómo transformar tu enfoque en la gestión de proyectos. Con la automatización, las integraciones inteligentes y el control preciso de permisos, Smartsheet te permitirá ser más ágil y eficiente que nunca. ¿Listo para aprovechar al máximo Smartsheet en tu empresa? Contáctanos hoy mismo en SYSTEC  Consulting  o escríbenos a info@systec-consulting.net  .Estamos aquí para ayudarte a implementar Smartsheet de manera efectiva en tus proyectos, optimizando cada proceso y llevándolos al siguiente nivel. ¡Transformemos juntos la forma en que gestionas tus proyectos!

Imagina un escenario en donde lideras un proyecto con un objetivo claro, los plazos están definidos y todo parece ir bien… hasta que no. De repente, las tareas se acumulan sin dueño, el equipo trabaja en direcciones opuestas y el presupuesto comienza a desbordarse. Lo que parecía un plan sólido se convierte en un caos sin control. ¿Te suena familiar? No estás solo. Según el PMI (Project Management Institute), 1 de cada 3 proyectos fracasa por mala planificación. Aunque cada iniciativa es única, los errores que las hacen naufragar suelen repetirse. Aquí te comparto cinco de los más comunes y cómo esquivarlos antes de que descarrilen tu trabajo: Falta de visibilidad del proyecto:  No tener una vista clara del progreso lleva a retrasos ocultos y decisiones tardías. Desorganización en la gestión de tareas:  La dispersión de responsabilidades genera cuellos de botella y plazos difusos. Comunicación deficiente:  Malentendidos y falta de alineación que ralentizan el avance del equipo. Gestión de riesgos inadecuada:  No anticipar posibles problemas hace que los imprevistos se conviertan en crisis. Seguimiento impreciso del tiempo y presupuesto:  La falta de control en los gastos y plazos provoca desviaciones costosas. ¿Cómo los evito? El primer tropiezo, y quizá el más letal, es la falta de visibilidad del proyecto. ¿Alguna vez has intentado armar un rompecabezas sin ver la imagen completa? Así se siente gestionar un proyecto sin una vista clara del progreso. Sin paneles visuales o reportes actualizados, los retrasos se ocultan bajo la superficie hasta que ya es tarde. Para evitarlo, asegúrate de utilizar plataformas que centralicen la información y ofrezcan un tablero en tiempo real. De esta forma, podrás identificar riesgos rápidamente y tomar decisiones informadas antes de que el barco empiece a hundirse. La desorganización en la gestión de tareas  es otro error que puede hacer tambalear incluso los proyectos más prometedores. Sin un sistema claro, las prioridades se diluyen y las entregas se retrasan. La solución está en implementar herramientas visuales como diagramas de Gantt o tableros Kanban, que te permiten asignar responsables, establecer dependencias y ajustar plazos con claridad. El tercer obstáculo es la comunicación deficiente.  Imagina que estás a punto de lanzar un producto y descubres que marketing y ventas nunca alinearon su discurso. El resultado: un mensaje confuso y clientes desorientados. Para evitarlo, centraliza las conversaciones en un solo canal. Utilizar plataformas con chats integrados, comentarios en línea y notificaciones ayuda a evitar la dispersión de información, asegurando que todos estén alineados. Por otro lado, la gestión de riesgos inadecuada puede hacer que incluso los planes mejor estructurados se tambaleen.  ¿Sabías que solo el 27 % de las empresas implementan un análisis formal de riesgos, según el PMI? Para anticiparte, crea registros detallados con métricas de impacto y probabilidad. Así, podrás priorizar la atención a los riesgos más críticos y reducir la incertidumbre. Finalmente, uno de los errores más costosos es el control impreciso del tiempo y el presupuesto.  Sin un monitoreo constante, los gastos inesperados se acumulan y las entregas se retrasan sin que nadie lo note. Para evitarlo, utiliza informes automatizados que rastreen el tiempo invertido y la ejecución del presupuesto en tiempo real, permitiéndote corregir el rumbo antes de perder el control. Prevenir estos errores no solo mejora la eficiencia, sino que también aumenta las probabilidades de éxito. Aprovechar plataformas digitales que optimizan la visibilidad, la colaboración y la gestión de riesgos puede marcar la diferencia entre un proyecto desbordado y uno impecable. Después de todo, en la gestión de proyectos, ver a tiempo las señales de alarma puede ser la clave para llegar a la meta. ¿Estás listo para llevar tus proyectos al siguiente nivel?  Comienza a implementar estrategias de gestión más eficaces hoy mismo y asegura el éxito de tu equipo. Si necesitas más información sobre cómo mejorar la visibilidad y el control de tus proyectos, ¡Contáctanos y te ayudaremos a dar el siguiente paso! SYSTEC Consulting

Smartsheet siempre está a la vanguardia, escuchando atentamente el feedback de sus usuarios. Priorizando las mejoras y actualizaciones que han marcado la diferencia. En este artículo te presentamos un resumen de las innovaciones que llegaran este 2025. Desde actualizaciones en la aplicación móvil hasta herramientas de inteligencia artificial dignas del futuro, estas novedades están diseñadas para hacer tu vida más sencilla y eficiente. Prepárate para un Smartsheet como nunca antes lo has visto. IA, movilidad total y nuevas formas de visualizar tu trabajo te esperan. La transformación comienza este 2025. Smartsheet siempre está a la vanguardia, escuchando atentamente el feedback de sus usuarios. Priorizando las mejoras y actualizaciones que han marcado la diferencia. En este artículo te presentamos un resumen de las innovaciones que llegaran este 2025. Desde actualizaciones en la aplicación móvil hasta herramientas de inteligencia artificial dignas del futuro, estas novedades están diseñadas para hacer tu vida más sencilla y eficiente. Smartsheet se renueva para transformar tu forma de trabajar, ya sea que uses la plataforma para gestionar proyectos, organizar equipos o mantener tus tareas bajo control. Entre las novedades, destaca la función de Guardado de Formularios como Borrador en la App Móvil, que te permite guardar formularios incompletos y trabajar de manera más flexible desde cualquier lugar. Además, la app móvil ahora también te permite registrar ubicaciones, escanear códigos de barras y revisar dashboards en cualquier dispositivo. Otra novedad son las vistas de carga de trabajo, que permiten administrar tareas de equipo de forma más efectiva al identificar asignaciones y conflictos con rapidez. Por otro lado, los Dashboards ahora son totalmente personalizables: incluyendo paletas de colores modernas y ajustes de tamaño que se adaptan a cualquier pantalla, mejorando la claridad y presentación de forma atractiva y profesional.  La plataforma también introduce tres nuevas vistas que revolucionarán tu manera de trabajar:  Vista de Línea de Tiempo : Perfecta para planificar y monitorear tareas clave, fechas y duraciones.  Vista de Tablero : una versión renovada de la vista de tarjetas con detalles y jerarquías para optimizar la organización. Panel de Navegación Mejorado : Diseñado para acceder rápidamente a componentes clave dentro de los espacios de trabajo, como formularios, sin necesidad de abrir hojas específicas. Smartsheet amplía sus capacidades con nuevas herramientas diseñadas para mejorar la productividad y la gestión de información. Entre las novedades más destacadas se encuentra el “Generador de Fórmulas” que permite automatizar cálculos complejos y crear informes dinámicos directamente en las hojas. Esta funcionalidad simplifica los procesos, reduce errores y agiliza el análisis de datos.  Por otro lado, el “Generador de Textos” transforma la manera de crear contenido. Con esta herramienta, los usuarios pueden traducir textos, redactar correos electrónicos y generar resuenes de manera ágil y eficiente, ahorrando tiempo en tareas repetitivas.  Finalmente, el “Analizador de Datos”  eleva la experiencia de visualización y análisis. Esta herramienta ofrece conclusiones gráficas y textuales, facilitando la identificación de información clave. Además, permite copiar gráficas para utilizarlas en otras plataformas, agilizando la toma de decisiones y la presentación de resultados.  Con estas innovaciones, Smartsheet no solo incrementa la productividad, sino que también empodera a los usuarios con perspectivas más profundas para tomar decisiones informadas y lograr un rendimiento superior en la gestión de proyectos. Dentro de las aplicaciones premium, Smartsheet ha introducido mejoras significativas diseñadas para maximizar la funcionalidad y eficiencia.  Estas son las más destacadas:  Dynamic View : Ahora disponible en múltiples idiomas, incluido el español. Esta herramienta ha mejorado su velocidad e incorpora filtros avanzados para un manejo más preciso de datos. Data Shuttle : Notifica automáticamente por correo electrónico cuando detecta errores en los flujos, y permite designar administradores para garantizar un respaldo constante y un control más robusto. Control Center : Aumenta su capacidad de gestión al soportar hasta 20,000 proyectos por blueprint, ofreciendo mejoras en las funciones de archivado, facilitando la organización a gran escala.  Resource Management : Integra metadatos en la vista de cronograma lo que optimiza la planificación y el seguimiento. Además, ahora permite bloquear entradas de tiempo y gastos tras su aprobación, fortaleciendo el control sobre los recursos. Por último, en el ámbito de seguridad,  Smartsheet ha implementado cambios clave que garantizan mayor protección y control:  Los administradores pueden configurar un inicio de sesión único  (Single Sign-On) basado en SAML para simplificar y asegurar el acceso. Es posible auditar, buscar, importar, ordenar y administrar los Dominios Permitidos  directamente desde una hoja de Smartsheet. Se ha agregado la opción de un Código de Acceso Único Basado en Tiempo (TOTP),  accesible a través del correo electrónico, ofreciendo una capa adicional de seguridad. Con estas mejoras, Smartsheet reafirma su compromiso de ofrecer herramientas de vanguardia que impulsan la eficiencia, la colaboración y la protección en la gestión de proyectos. Con estas mejoras, Smartsheet demuestra su compromiso por mantenerse a la vanguardia de la gestión colaborativa, ofreciendo herramientas innovadoras y funcionales  que optimizan los procesos de trabajo. Las actualizaciones de 2024 son un testimonio de su dedicación para superar las expectativas de los usuarios y adaptarse a un mundo empresarial en constante evolución. Si quieres obtener más información sobre actualizaciones, implementaciones o trucos de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net   o escríbenos a info@systec-consulting.net   para recibir atención personalizada.

Las líneas base, que inicialmente son vistas como una herramienta rígida para mantener el control y medir el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo, pueden adaptarse para un entorno donde los cambios frecuentes y la evolución de los parámetros son constantes ¿Es posible combinar la estabilidad de este concepto con la adaptabilidad de los proyectos ágiles? ¡Transforma tus proyectos ágiles! Controla y ajusta tu progreso con líneas base que se adaptan a cada cambio. Exploraremos la adaptabilidad de las líneas base considerando tres elementos clave para su buena funcionalidad.  Selecciona el tipo de línea base de acuerdo a los requisitos generales del proyecto, eligiendo entre la línea base del producto y la línea base de la Iteración Programa las líneas base con métricas claras , es decir, requisitos detallados, prioridades, estimaciones, fechas y estados. Esto asegurará el poder medir avances y gestionar cambios.  Evalúa y ajusta tus mediciones al final de cada iteración comparando los resultados reales con la línea base, y mantén un equilibrio entre control y adaptabilidad . Estos factores resaltan la necesidad de una línea base que no solo se caracterice por el control que ofrece, sino por la evolución en conjunto con el proyecto, permitiéndote responder de manera ágil y rápida a nuevas prioridades y requisitos, adaptando las siguientes líneas base a los diferentes enfoques.  Línea Base del Producto:  Es una descripción formal y acordada de las características, funciones y requisitos de un producto en un momento específico del tiempo. Sirve como punto de referencia para futuras modificaciones o actualizaciones. Es decir, es una especie de "foto fija" del producto en un instante determinado. Línea Base de la Iteración: Representada por un conjunto de requisitos, diseños, estimaciones y otros artefactos que definen el alcance y el objetivo de una iteración específica en un proyecto ágil. Es esencialmente un punto de referencia que se establece al comienzo de una iteración y se utiliza para medir el progreso y evaluar los resultados al final. ¡Recuerda! La línea base se puede convertir en una herramienta flexible y dinámica que se adapta continuamente para aumentar la satisfacción del usuario y así entregar valor de manera rápida y eficiente.  ¡Optimiza tus proyectos combinando estructura y flexibilidad! En SYSTEC Consulting  estamos contigo en cada paso del proceso para garantizar que alcances tus objetivos, contáctanos en SYSTEC Información  o bien, visítanos en   https://www.systec-consulting.net/

Smartsheet 2025: La nueva era de la colaboración inteligente. A lo largo de los años, hemos visto cómo Smartsheet, se mantiene en constante evolución . Para seguir a la vanguardia, el equipo técnico de Smartsheet ha tomado en cuenta múltiples factores al decidir y priorizar el lanzamiento de nuevas herramientas y funcionalidades. Por ello, hoy te compartimos las novedades anunciadas en el Engage del 2024.  Smartsheet está completamente comprometido con ofrecer una experiencia sencilla e intuitiva al construir, crear, colaborar y compartir dentro de la plataforma. Reconociendo   que los usuarios enfrentan algunos de los retos más complejos en sus negocios , es por eso que el equipo ha revisado cuidadosamente cada aspecto de los procesos que los usuarios lleva a cabo.  Su objetivo es convertir la plataforma en el espacio ideal para obtener mejores resultados, aumentar la colaboración y escalar nuestras soluciones sin esfuerzo.  La visión de Smartsheet apuesta a que los usuarios podamos crear, colaborar, revisar el progreso y resolver problemas en un solo lugar. Teniendo en cuenta que hay muchos colaboradores participan en proyectos o procesos, cada uno con diferentes niveles de autorización y necesidades específicas.  Algunos requieren acceso a datos particulares para tomar decisiones, mientras que otros solo necesitan interactuar con elementos específicos del espacio de trabajo. Especialmente diferentes elementos a los que tienen que tener acceso  dentro de nuestro espacio de trabajo, los usuarios han estado pidiendo una manera de tener distintos permisos a diferentes componentes dentro de un mismo espacio de trabajo y hoy les queremos decir que nos han escuchado.  Hoy, gracias a la interacción de los usuarios llega uno de los mayores avances presentados,  respondiendo a una solicitud recurrente: la posibilidad de otorgar distintos permisos a diferentes componentes dentro de un mismo espacio de trabajo. Presentamos “Colecciones”, son una nueva funcionalidad que permite:  Agrupar diferentes elementos  de nuestro espacio de trabajo como hojas, informes, dashboards e inclusive documentos  en un set en específico que podemos compartir únicamente con las personas que necesitan tener acceso a estos elementos. Funcionarán como carpetas que contienen todos los elementos relevantes para un grupo específico de personas. Al compartirlas, se garantiza que los usuarios solo tengan acceso a lo que necesitan,   sin riesgo de que puedan visualizar otros elementos que exista dentro de nuestro espacio de trabajo. Esta herramienta estará disponible  para todos los usuarios con el nuevo modelo de suscripción.  Cuando hablamos de obtener resultados de manera rápida y eficiente, tenemos que mencionar la clave de cualquier organización: la gestión de recursos.  Todos sabemos que tener a la persona correcta en el momento correcto haciendo la tarea correcta es esencial para cualquier proyecto o proceso exitoso que estemos llevando a cabo en la plataforma. ¡Smartsheet no se detendrá ahí!  Tras haber implementado vistas de Resource Management en las hojas de proyectos para optimizar la visualización de la carga de trabajo y las asignaciones de tareas,  Smartsheet da un paso más. Ahora, con un solo clic, se accederá a nuevas herramientas dentro de la aplicación de Resource Management, incluyendo una vista de Schedule a nivel portafolio.  Esta innovadora vista permitirá una gestión integral de proyectos y procesos, asegurando que las asignaciones de tareas respeten las cargas de trabajo de los miembros del equipo, evitando la sobrecarga y optimizando la distribución de recursos a nivel global. Si hablamos de cómo Smartsheet está evolucionando para convertirse en la solución centralizada de nuestros negocios , hay un cambio que debemos destacar.  Sabemos que los archivos son un elemento clave para muchas soluciones empresariales.  Sin embargo, gestionar y compartir estos archivos puede ser un desafío para los equipos, especialmente cuando varios colaboradores necesitan revisarlos antes de que otros puedan acceder a ellos. Para resolver este problema, Smartsheet ha introducido la Galería de Archivos Adjuntos. Esta nueva funcionalidad permite revisar tus archivos fácilmente,  de manera visual con herramientas de colaboración en la punta de nuestros dedos. En esta galería, los usuarios podrán buscar, ordenar y filtrar documentos, facilitando el acceso a la información.  Además, integra una herramienta de revisión donde las personas pueden dejar comentarios directamente en los archivos , simplificando la recopilación de feedback y optimizando los procesos de aprobación. Esta funcionalidad estará disponible para todos los usuarios con el nuevo modelo de suscripción. Este año, Smartsheet sorprendió con la incorporación de la inteligencia artificial , introduciendo herramientas como el asistente de análisis de datos, análisis de textos y generador de fórmulas, disponible para los usuarios del plan Enterprise. Pero Smartsheet no se detuvo ahí. En colaboración con Amazon, ha dado un paso adelante al integrarse con   Amazon Q .  Con esta integración,  Amazon Q  permite conectar de forma segura múltiples sistemas  de registro dentro de la misma empresa, como Slack, Salesforce, Smartsheet, Microsoft Office, en un solo lugar. Esto asegura un análisis de datos completo y accesible en cuestión de minutos.  El nuevo asistente de Smartsheet, potenciado por Amazon Q, puede responder preguntas, proporcionar resúmenes y generar contenido basado en la información  de Smartsheet. Ya sea que se trate de hojas, reportes, dashboards, conversaciones o inclusive archivos, todo gestionado de manera segura y eficiente. Estamos emocionados por las nuevas herramientas y funcionalidades que Smartsheet incorporará en 2025. Seguiremos atentos a los lanzamientos para ayudarte a integrarlas en tus procesos y maximizar su potencial. Para obtener más información sobre actualizaciones, implementaciones o consejos de uso de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net  o escríbenos a SYSTEC Información  para recibir atención personalizada.

Gestionar un proyecto exitoso no se trata solo de completar tareas o cumplir plazos, sino de alinear cada etapa con un propósito claro y medible. Sin embargo, el camino hacia ese éxito no está exento de desafíos: desde establecer objetivos precisos hasta gestionar cambios inesperados, cada paso exige enfoque y estrategia. Transforma tus proyectos con metas claras, planificación detallada, gestión de riesgos y comunicación efectiva para alcanzar el éxito. En este artículo, te guiaremos a través de los pilares fundamentales de la gestión de proyectos que te permitirán transformar tus ideas en resultados tangibles. Con herramientas prácticas y un enfoque estructurado, aprenderás a planificar, adaptarte y liderar con éxito cualquier iniciativa. ¡Comencemos! 1. Metas y objetivos claros: Asegurar que las metas sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido. Utiliza herramientas de gestión de objetivos para establecer metas específicas, medibles y alcanzables. Con Smartsheet podrás definir metas claras, hacer seguimiento del progreso y asegurarse de que todos los miembros del equipo estén alineados hacia los mismos objetivos. 2. Desglose de tareas: Dividir los objetivos en tareas concretas y manejables estableciendo hitos principales para monitorear avances. Las vistas de tablero o listas de tareas visuales son ideales para organizar el flujo de trabajo y asegurar que todos los pasos estén claramente definidos 3. Planificación detallada: Crear un plan de trabajo que incluya asignación de recursos, establecimiento de plazos y métricas de seguimiento. Utiliza herramientas como diagramas de Gantt o tableros de planificación de proyectos para crear cronogramas, gestionar dependencias de tareas y visualizar el progreso de cada fase.  4. Gestión de riesgos e incidentes: Gestiona incidentes mediante un proceso estructurado: identificación, clasificación, priorización, respuesta y cierre. Además, facilita el seguimiento de incidentes y la implementación de soluciones, garantizando una respuesta rápida y efectiva frente a cualquier problema inesperado. 5. Asignación y supervisión de recursos: Evaluar disponibilidad de recursos y asígnalos de manera eficiente. Asegúrate de responder preguntas clave como: ¿Qué recursos están disponibles? ¿Cuántos se necesitan para completar las tareas? ¿Quién es el más adecuado para cada actividad? 6. Gestión de cambios: Las herramientas para la gestión de cambios, brindan una estructura sobre el proceso de solicitud, análisis, aprobación y cierre de cambios dentro del proyecto. Estas plataformas permiten gestionar de manera ordenada los ajustes en el plan original, manteniendo la coherencia y el control durante todo el ciclo de vida del proyecto. 7. Comunicación efectiva: Definir un plan de comunicaciones que mantenga a todos los involucrados informados. Utilizar herramientas y canales adecuados para fomentar claridad y alineación en el equipo. 8. Adaptabilidad e innovación: Es importante estar abierto al cambio y aprender de los errores para mejorar continuamente. Realiza evaluaciones post-proyecto y recibe comentarios para ajustar procesos, asegurando que el equipo se adapte rápidamente a cambios y aprenda de cada experiencia. La gestión de proyectos es un arte que combina planificación, comunicación y adaptabilidad. Siguiendo los pilares fundamentales que hemos explorado  desde establecer metas claras hasta gestionar riesgos y recursos, tendrás las bases para garantizar que cada proyecto no solo se complete a tiempo y dentro del presupuesto, sino que también genere un impacto positivo en tu organización. ¡Lleva tus proyectos al siguiente nivel!  Recuerda que el éxito no se trata solo de cumplir objetivos, sino de crear procesos sostenibles y aprender de cada experiencia. Así, podrás liderar con confianza, adaptarte a los desafíos y transformar cada proyecto en un nuevo logro. Contáctanos en SYSTEC Información   o bien, visítanos en   www.systec-consulting.net/

¿Te gustaría que tu información fuera más fácil de visualizar? Aquí descubrirás cómo las vistas mejoran la manera en la que presentas la información: no solo optimizando la comunicación del mensaje, sino que también contribuyendo a la organización y la gestión de tus proyectos de manera efectiva. Descubre la personalización de Smartsheet y adapta las vistas a tus necesidades. Smartsheet se caracteriza por ser una plataforma personalizable que se adapta a tus necesidades como usuario , por eso, brinda diferentes vistas que se adecuan a ti, pasando fácilmente de una vista a otra para obtener perspectivas prácticas.  Desde formas flexibles hasta una interacción de datos adecuada para tus proyectos, Smartsheet nos brinda cinco vistas con las que podrás experimentar. Vista de Cuadrícula La mejor opción para la eficiencia , ideal para proyectos con múltiples tareas y detalles específicos. Funciona excelente para la gestión de proyectos y tareas. Ejemplo de Vista de cuadrícula Vista de Línea de Tiempo Ideal si buscas una vista sencilla y concisa , aquí encontrarás actualizaciones en tiempo real, el detalle de tu cronograma y un fácil seguimiento de los componentes de tu proyecto. Ejemplo de Vista de Línea de Tiempo Vista de Gantt Diseñada para destacar con claridad las dependencias de tu proyecto , aquí tendrás acceso total a los detalles de tu proyecto, permitiendo una mejor planificación y respuesta a los cambios.  Ejemplo de Vista de Gantt Vista de Tarjeta Si lo que buscas en tus proyectos suele ser  una solución práctica para la organización visual , la vista de tarjeta es ideal para ti, ya que se enfoca en la información clave. Ejemplo de Vista de Tarjeta Vista de Calendario Clásico y organizado, la vista de calendario está diseñada para ofrecer una perspectiva basada en fechas y tareas,  brindando una organización tradicional. Ejemplo de Vista de Calendario ¡Anímate a experimentar! Y encuentra la vista adecuada, recuerda que las vistas no son estáticas y pueden adaptarse a medida que avanzas con tu trabajo. Prueba diferentes opciones y averigua cuál funciona mejor para tu equipo.  Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar la personalización de tus proyectos, contáctanos en info@systec-consulting.net  o bien, visítanos en   www.systec-consulting.net/

Identifica las principales diferencias para optimizar los procesos y alcanzar los objetivos de la organización. ¿Tu equipo se enfoca en planificar de forma meticulosa cada proyecto? Muchas organizaciones se enfocan en priorizar la gestión de proyectos, pero algunas de ellas dejan de lado el manejo de las tareas y operaciones cotidianas. En este artículo explicaremos las principales diferencias entre gestión del trabajo y gestión de proyectos y cómo ambos son críticos para que las organizaciones alcancen sus objetivos. ¿Qué es la gestión del trabajo? La gestión del trabajo implica planificar, organizar, ejecutar y monitorear cualquier tarea o flujo de trabajo que permita alcanzar los objetivos de la organización a corto y largo plazo. Adoptar las mejores prácticas en gestión del trabajo es indispensable para las operaciones del negocio, ya que aumentan la eficiencia, la velocidad y la productividad  al gestionar componentes como: Coordinación de tareas Asignación de recursos Seguimiento del tiempo Creación de entregables y dependencias Un ejemplo de la gestión del trabajo en acción Recursos Humanos puede utilizar prácticas de gestión del trabajo para supervisar la evaluación del desempeño y colaborar en conjunto con los gerentes de departamento, el equipo de Aprendizaje y Desarrollo y los empleados que reciben la evaluación. Los equipos de RRHH pueden crear tareas recurrentes para establecer métricas de desempeño, realizar evaluaciones, programar sesiones de feedback, monitorear el progreso de las capacitaciones y generar revisiones de la gestión del desempeño. ¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es un aspecto único de la gestión del trabajo enfocado en planificar, administrar y completar proyectos específicos. A diferencia de los flujos de trabajo regulares y continuos, los proyectos tienen fechas de inicio y finalización establecidas, además tienen un resultado claro. La gestión de proyectos tradicional implica etapas como: Inicio:  Establecer el equipo del proyecto y definir metas y objetivos. Planificación:  Desarrollar actividades, definir cronogramas y asignar recursos. Implementación:  Asignar tareas y monitorear el progreso. Cierre:  Revisar resultados y concluir asuntos pendientes. Un ejemplo de la gestión de proyectos en acción Los equipos de desarrollo de software requieren una coordinación precisa de los recursos para llevar nueva tecnología al mercado, a tiempo y dentro del presupuesto. Al establecer hitos, nombrar líderes de proyecto y definir entregables, los equipos pueden supervisar proyectos de desarrollo de principio a fin.   Gestiona metas, objetivos, proyectos, procesos y tareas. Si quieres conocer más sobre cómo gestionar el trabajo y los proyectos dentro de tu organización y la plataforma ideal para hacerlo, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net/  o escríbenos a info@systec-consulting.net

¡Díle adiós a las múltiples pestañas abiertas en el navegador con la aplicación de escritorio de Smartsheet! Si ya descargaste la aplicación de escritorio aquí te daremos algunos consejos para aprovechar al máximo tu experiencia. Accede a todas las pestañas abiertas de Smartsheet, incluso a las que no puedes ver. En la parte superior encontrarás la barra de navegación de pestañas. Sin embargo, si has abierto muchas pestañas, es posible que no las veas todas en la barra superior. Pero no te preocupes, siempre puedes acceder a todas las pestañas dando clic en el botón de menú de desbordamiento de pestañas. Las pestañas que están visibles en la barra de navegación de pestañas se mostrarán encima de la línea divisoria del menú de desbordamiento de pestañas. Las pestañas que no son visibles inmediatamente en la barra de navegación de pestañas aparecerán debajo de la línea divisoria del menú de desbordamiento de pestañas. Para poder abrir un elemento de Smartsheet solo haz clic sobre el elemento en el menú de desbordamiento de pestañas. Da clic en el botón derecho en una pestaña de Smartsheet para obtener una lista de opciones desplegables. El menú desplegable es una forma rápida y sencilla de hacer más con tus pestañas y elementos de Smartsheet. Nueva pestaña,  abre una nueva pestaña de Inicio de Smartsheet. Copiar enlace,  copia la URL del artículo a tu portapapeles para que puedas compartirlo con otros o agregarlo a tus registros. Abre el mismo elemento de Smartsheet en una nueva pestaña con  Duplicar  . Selecciona Abrir en el navegador para abrir el elemento de aplicación de escritorio actual en tu navegador web predeterminado. Cierra las pestañas no deseadas y libera las pestañas visibles con las distintas opciones de Cerrar pestaña. Organiza fácilmente tus pestañas utilizando las diferentes opciones de Movimiento . Abre los enlaces de elementos de Smartsheet como pestañas en la aplicación de escritorio. Habilitar las extensiones del navegador de la aplicación de escritorio te ayudará a abrir los enlaces de elementos de Smartsheet como pestañas en la propia aplicación de escritorio. ¿Olvidaste agregar las extensiones del navegador durante la instalación?  Desactiva o activa las extensiones de tu navegador yendo a Ayuda > Administrar extensión en la aplicación de escritorio de Smartsheet. ¿Quieres abrir un elemento específico de Smartsheet como una pestaña del navegador web y las extensiones de tu navegador ya están habilitadas? Asegúrate de que las extensiones de tu navegador ya estén habilitadas, haz clic en la opción “Continuar en el navegador”.  ¿Recibes un error 403 o tienes problemas para ver el contenido en su panel o WorkApp?  Simplemente haz clic derecho en la pestaña abierta y selecciona Abrir en el navegador para ver el contenido en tu navegador, o abre tu navegador predeterminado y navegue hasta la página de Smartsheet a la que intentas acceder.  Descubre qué vista de escritorio de Smartsheet estás utilizando. Saber qué versión de la aplicación estás utilizando es de mucha utilidad, especialmente si tienes que comunicarte con el equipo de soporte. Si quieres averiguarlo, ve a  Ayuda > Acerca de Smartsheet. Obtén acceso rápido y fácil a la aplicación de escritorio. Ancla tu aplicación de escritorio de Smartsheet a la barra de tareas para tener acceso rápido y fácil a tu trabajo. Para Windows : abre la aplicación de escritorio Smartsheet, haz clic con el botón derecho en el ícono de la aplicación en la barra de tareas y selecciona “Anclar a la barra de tareas”. Para Mac : abre la aplicación de escritorio Smartsheet, haga clic con el botón derecho en el ícono de la aplicación en el dock, en "Opciones", haga clic en la opción "Mantener en el Dock". Estamos seguros de que estos consejos te ayudarán a mejorar tu experiencia utilizando la aplicación de escritorio de Smartsheet para facilitar aún más tu trabajo diario. Si quieres conocer más acerca de las diferentes funcionalidades de Smartsheet te invitamos a visitar nuestro sitio web: www.systec-consulting.net/  o escríbenos a info@systec-consulting.net

Encontrar la combinación adecuada de colores, fuentes y formatos de texto es una de las claves para generar un impacto en tu lector. El objetivo es ir más allá del solo mostrar la información, es el contar una historia, creando una experiencia visual que se quede en la mente de tu público.  La evolución de las tipografías, desde los antiguos manuscritos, hasta las fuentes modernas, ha sido acompañada por un constante estudio para maximizar el poder de la comunicación visual que las acompaña, impulsando la narrativa que nos brinda como usuarios.  Entonces, ¿Cómo se elige la combinación perfecta para transmitir tu mensaje?  Aquí te lo explicamos.   Aprende sobre el contraste de tus elementos:  En el mundo del diseño, el contraste se convierte en un héroe silencioso, y un comunicador eficaz que va más allá de los colores y formas de tu dashboard. Cuando hablamos de contraste nos referimos a un lienzo en donde las formas y tamaños obtienen el papel principal, enfocándose en un diseño para guiar la mirada del espectador sin distracciones. Por ejemplo, al combinar fuentes robustas con versiones más ligeras, se crea una jerarquía visual que destaca las secciones clave, mientras resaltan los detalles secundarios, encontrando su lugar correcto.  Imagina que vas a decorar un cuarto y tienes cuadros de diferentes colores y tamaños, quieres que se vea acomodado y que los cuadros destaquen entre sí, eso es el contraste de los elementos, encontrar la combinación perfecta para un crear un espacio que destaque.  Destaca tus ideas principales:  Has notado que cuando alguien te escribe en mayúsculas sientes que te están gritando, o que los títulos en negritas capturan primero tu atención,   mientras que los autores que están en cursiva resaltan su importancia de manera sutil. Estas herramientas son la clave para destacar tus ideas principales De eso se trata el enfatizar las ideas, hacer que los temas más relevantes destaquen mientras equilibras la vista del panel, jugando con las herramientas de texto.  Utiliza las negritas para destacar títulos importantes, cursiva para las palabras clave y encuentra la combinación que mejor se adapte a tus necesidades, asegurando que sean claras, brindándoles atractivo y profesionalidad. Equilibra tu estilo y contenido:  Crear y diseñar un dashboard en Smartsheet, puede llegar a ser lo mismo que armar una presentación para una junta importante, si eliges fuentes que no reflejan seriedad como Papyrus o Comic Sans, podrías pasar de un estilo elegante a algo informal, por eso seleccionar la tipografía correcta no solo es cosa de estilo sino de profesionalidad. Como lo combinas define la impresión que proyectas, por eso, asegúrate de que cada elemento visual tenga coherencia con el mensaje que deseas comunicar. Un dashboard bien diseñado necesita transmitir un mensaje claro, por ello queremos brindarte nuestras recomendaciones de las mejores fuentes ¡Recuerda jugar con las combinaciones y estilos que vayan acorde a tu contenido! Puede ser la herramienta base para llamar la atención de tu lector. Una fuente de texto no solo se trata de líneas, sino de transmitir una emoción y crear la historia que necesitas. Si quieres conocer más sobre cómo sacar provecho a los dashboards de Smartsheet visita www.systec-consulting.net  o escríbenos a info@systec-consulting.net