Soluciona 3 problemas clave de tu PYME con smartsheet

La gestión financiera es un pilar esencial para el crecimiento y sostenibilidad de cualquier pequeña o mediana empresa. No se trata solo de controlar ingresos y egresos, sino de contar con procesos organizados que permitan tomar decisiones estratégicas con base en datos reales. Sin una estructura financiera eficiente, es fácil caer en errores que impactan directamente en la liquidez y en la proyección del negocio.

Gestión financiera de tu PYME

Muchas PYMEs enfrentan desafíos como la falta de control en los pagos, el seguimiento manual de facturas o la ausencia de reportes financieros actualizados. Estos problemas suelen derivar en decisiones poco acertadas, pérdida de oportunidades de inversión y una operación diaria poco ágil. La buena noticia es que existen herramientas accesibles y adaptables que pueden revertir esta situación.

Smartsheet, una plataforma de trabajo colaborativo basada en hojas inteligentes, permite a las empresas automatizar, centralizar y optimizar su gestión financiera desde un solo lugar. Su flexibilidad y enfoque visual facilitan la implementación de procesos claros para pagos, facturación y análisis financiero, adaptándose al tamaño, ritmo y realidad operativa de cualquier PYME.

A continuación, te presentamos tres problemas comunes que afectan la eficiencia financiera de las empresas y cómo puedes solucionarlos con hojas personalizadas en Smartsheet.

1. Solicitudes de pago y reposición de gastos desorganizados

Cuando las solicitudes de pago o reposición de gastos se gestionan por correo, WhatsApp o en papel, la información se dispersa y se vuelve difícil de rastrear. Esto genera retrasos en las aprobaciones, confusiones entre responsables y una falta de control que impacta directamente en el flujo de caja. Además, dificulta la rendición de cuentas y complica la organización de los registros contables. Este tipo de procesos manuales limita la eficiencia operativa de cualquier PYME.

¿Qué sucede si no se atiende este problema?

• Aprobaciones lentas y confusión sobre el estatus de cada solicitud

• Falta de trazabilidad y control sobre los gastos

• Riesgo de pagos duplicados o fuera de tiempo

  
  

Solución: Hoja de gestión de pagos y solicitudes de reposición

Implementa una hoja inteligente en Smartsheet que centralice todas las solicitudes de pago.Cada solicitud puede incluir campos como: nombre del solicitante, monto, categoría de gasto, comprobante, y estatus de aprobación. Además, puedes configurar automatizaciones para enviar notificaciones y solicitudes de revisión a los responsables.

Beneficios:

• Proceso claro y transparente desde la solicitud hasta la aprobación

• Reducción de errores y tiempos muertos gracias a las automatizaciones

• Trazabilidad completa y orden en los registros de gastos

  
  

Gestión de pagos

2. Facturación sin seguimiento ni control actualizado

La falta de seguimiento en la facturación es uno de los errores más comunes en la gestión financiera de las PYMEs. Cuando las facturas se administran en hojas de cálculo desconectadas o sin actualización en tiempo real, se pierde visibilidad sobre los pagos pendientes, cobros por realizar y fechas de vencimiento. Esta desconexión entre áreas y procesos contables limita la capacidad de proyectar ingresos y mantener un flujo de caja saludable. 

¿Qué sucede si no se atiende este problema?

• Facturas vencidas sin cobrar o pagar

• Desorganización en el flujo de caja

• Pérdida de credibilidad ante clientes y proveedores

Solución: Hoja de facturación integrada

Crea una hoja de facturación en Smartsheet que incluya información detallada de facturas emitidas y recibidas: número, cliente/proveedor, monto, fecha de emisión, fecha de vencimiento y estatus de pago. Puedes establecer alertas automáticas para próximos vencimientos y visualizar la situación financiera al instante.

Beneficios:

• Mayor control del ciclo de facturación (emisión, vencimiento, cobro)

• Alertas que previenen retrasos y mejoran la liquidez

• Visibilidad total del estado de cuentas por cobrar y por pagar

Hoja de facturación

3. Falta de visibilidad sobre el estado financiero de la empresa

El no contar con una consolidación clara de los ingresos, egresos y balances puede llevar a una toma de decisiones basada en suposiciones.  Esto impide proyectar escenarios, identificar áreas de mejora o reaccionar a tiempo ante desviaciones presupuestales. Sin información confiable, la estrategia financiera pierde fuerza y precisión.

Consecuencias si no se atiende:

• Falta de indicadores financieros actualizados

• Dificultades para planificar presupuestos y proyecciones

• Riesgo de tomar decisiones sin fundamentos reales

  
  

Solución: Hoja de estados financieros consolidada

Con Smartsheet, puedes crear una hoja de estados financieros que consolide automáticamente los datos de tus ingresos y egresos provenientes de otras hojas (como pagos y facturación). Agrega fórmulas para calcular balances y usa dashboards para visualizar gráficos y KPIs clave en tiempo real.

Beneficios:

• Información financiera siempre actualizada y centralizada

• Decisiones estratégicas basadas en datos reales

• Paneles visuales que facilitan reportes y auditorías internas

  
  

Hoja de estado financiero

La gestión financiera no debe ser una carga operativa, sino un eje estratégico que impulse el crecimiento de las PYMEs. Cuando los procesos están conectados, las solicitudes fluyen con orden y la información está centralizada, se reducen los errores y se incrementa la capacidad de respuesta. Contar con estructuras claras para pagos, facturación y control financiero permite anticiparse a problemas y proyectar el negocio con mayor certeza.

Más allá de automatizar tareas, el verdadero valor está en tener visibilidad en tiempo real de lo que ocurre en cada etapa del flujo financiero. Esto permite a las empresas optimizar recursos, mantener relaciones saludables con proveedores, y tomar decisiones respaldadas por datos. Una gestión financiera eficiente no solo fortalece la operación, sino que habilita el crecimiento sostenible y controlado que toda PYME necesita.

¿Quieres implementar estas hojas en tu empresa? Nosotros te ayudamos a conseguir las soluciones que necesitas para optimizar tu gestión financiera. Agenda una llamada con nuestros especialistas y da el siguiente paso hacia un modelo de trabajo más ágil, claro y alineado con los objetivos de tu negocio.