Todos tus archivos centralizados en la nueva Biblioteca de archivos de Smartsheet

Smartsheet entiende las necesidades de sus clientes, y es por ello que, para tener una mejor organización de archivos como documentos, presentaciones, imágenes y videos, ha decidido incluir una biblioteca de archivos en los espacios de trabajo, para que podamos tener un acceso colaborativo más eficiente.

En primer lugar, vamos a conocer que es esta nueva funcionalidad, la biblioteca de archivos se encuentra en los espacios de trabajo y es una sección en la que es posible almacenar, administrar y colaborar con archivos como documentos, presentaciones, imágenes y videos subidos directamente en la biblioteca dentro del entorno de Smartsheet, sin tener que almacenarlos en una unidad externa. Las ventajas que nos ofrece es acceder a archivos, mantener y actualizar versiones además de colaborar de manera asincrónica con nuestros equipos. Esta biblioteca se encuentra disponible en los siguientes planes: Pro, Business y Enterprise con el modelo de suscripción.

Para comenzar a usarla, vamos a identificarla en nuestra página de Smartsheet, la encontramos en el panel izquierdo del espacio de trabajo en la parte superior. La carga de cualquier tipo de archivo la vamos a poder realizar de dos maneras, con ayuda del botón de Subir en la barra de herramientas o de manera más sencilla al arrastrar y soltar los archivos a subir en el área de archivos dentro de la biblioteca. La capacidad de subida de archivos es de 100 por vez.

Una vez que tus archivos y documentos se encuentren cargados a la biblioteca, podrás aprovechar múltiples herramientas que esta nos brinda para administrar, revisar y colaborar en los documentos. Vamos a conocer estas funcionalidades:

• Encuentra tus archivos de manera eficiente con buscar, clasificar y filtrar.

  
  

Para poder encontrar los archivos rápido esta nueva funcionalidad nos permite agregar hasta 25 etiquetas a cada uno con palabras clave para identificarlos por categorías, por ejemplo. Si son múltiples archivos con etiquetas similares nos es posible seleccionarlos todos a la vez y asignarles su clasificador. Cada etiqueta se asignará después de dar Enter. Con la integración de la IA tenemos etiquetas autogeneradas que se agregan a todos los archivos según su contenido para disminuir el tiempo de etiquetado.

Utilizando la función de Buscar podemos encontrar archivos por su nombre o por la extracción de palabras dentro de archivos basados en texto como son PDFs. Por otro lado, Clasificar nos ayuda a ordenar archivos por su fecha de subida o por su nombre. Y por último, Filtrar agrupa nuestros documentos dependiendo el tipo de archivo, fecha de subida, etiquetas u orientación.

• Colabora con tu equipo de trabajo en la revisión de los archivos

Smartsheet sabe lo importante que es que siempre nos encontremos comunicados para lograr los objetivos esperados. Una @mención en un comentario hará que la persona se entere de manera oportuna de las notas, observaciones, solicitudes de cambios y corrección. La herramienta de anotaciones sobre el archivo mostrará un punto específico con un número asociado a un comentario con el fin de que todos los involucrados estén enterados  de que se requiere atención inmediata. Solo hay que considerar que por el momento no es posible realizar marcas sobre documentos de Microsoft.

• Solicita aprobación de los archivos antes de ponerlos en uso

  
  

Es posible crear flujos estructurados de aprobación en imágenes, videos y PDFs para facilitar la revisión de contenido dentro del entorno de Smartsheet. Para iniciar una solicitud de aprobación en un archivo, podemos agregar o editar las personas cuya autorización necesitamos, seleccionar una fecha de vencimiento para esta aprobación y ver un resumen de las votaciones realizadas.

Las personas a las que les solicitamos la aprobación podrán pedir cambios, hacer anotaciones y aprobar el flujo. Únicamente hay que tener en mente que estos aprobadores requerirán acceso como comentaristas sin necesidad de acceder a todo el espacio de trabajo o de tener permiso de edición mientras tengan una cuenta de Smartsheet.

Al ser aprobado por todas las partes interesadas, a lado izquierdo del nombre del archivo aparecerá una marca de verificación como indicativo de que ha sido aprobado para su uso.

• Lleva el control del versionamiento de los archivos

  
  

Después de realizar cambios o solicitar anotaciones nos es posible agregar nuevas versiones del documento con ayuda del menú desplegable de versiones con lo que lograremos tener un mejor control de los archivos y las mejoras realizadas. Sin embargo, siempre podremos acceder a los comentarios y anotaciones previas de cada una de las versiones. Con esta funcionalidad vamos a tener un mejor control de nuestra información y el avance que se ha alcanzado en el archivo.

• Brinda acceso y distribuye los archivos de trabajo

  
  

Smartsheet entiende que hay documentos privados que no debemos compartir con todos los usuarios de la organización, es por ello que presenta dos modalidades para compartir:

1. La primera en donde el espacio de trabajo se encuentra compartido con el equipo de trabajo, y al estar compartido en cualquiera de sus niveles, un colaborador podrá  acceder a la biblioteca de archivos que se encuentra en este espacio. 

   
   

2. La segunda forma es compartir únicamente el archivo que es de interés para su revisión, esto por medio de correo electrónico asignando el permiso requerido. De esta forma logramos tener acceso controlado a nuestra información.

En resumen, como podemos ver la Biblioteca de Archivos es una herramienta nueva de smartsheet que viene a revolucionar la manera en la que administramos, colaboramos y accedemos a todos los archivos pertinentes a nuestro trabajo. 

Actualmente, podemos destacar los siguientes beneficios del valor que nos brinda:

• Todos tus archivos al lado de tus hojas con fácil acceso en un solo lugar.

• Búsqueda sencilla dentro de la plataforma por medio de etiquetas.

• Colaboración flexible y asincrónica en la comprobación de los documentos.

• Secuencia de cambios al conservar versiones.

• Implementación de acciones rápidas sobre la miniatura de un elemento en la página.

• Interfaz intuitiva y altamente visual. Al abrir un archivo de la biblioteca, este se muestra en modo oscuro que es más cómodo a la vista y evita distracciones.

Dado que esta herramienta apenas fue incorporada a Smartsheet recientemente, todavía existen algunas limitaciones, que nombramos a continuación y que se van a ir resolviendo próximamente:  

• Aún no se encuentra disponible en la versión móvil.

• Los archivos no se pueden ocupar en hojas, reportes o dashboards.

• Los archivos que se encuentran en las hojas del espacio de trabajo no se muestran en la biblioteca.

• Al momento de buscar un archivo es necesario escribir todo el nombre, ya que no cuenta con búsqueda por una secuencia específica de caracteres.

En conclusión, Smartsheet es una plataforma que se encuentra optimizando y mejorando constantemente sus funcionalidades para simplificar el trabajo de sus usuarios para ir más allá de la organización, centralizando todas las funciones requeridas para que tu vida se simplifique.

Para obtener más información sobre actualizaciones, implementaciones o consejos de uso de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a SYSTEC Información para recibir atención personalizada.