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Tradicionalmente en los meses de Octubre y Noviembre Smartsheet nos tiene una gran variedad de actualizaciones que se anuncian durante la conferencia anual llamada ENGAGE. Muchas de las nuevas herramientas ya están disponibles en su ambiente de Smartsheet, ¡vamos a revisarlas! Nuevas herramientas de anotación y más formatos de “Pruebas” Las últimas mejoras ocurrieron en la funcionalidad de Pruebas, que se integró a Smartsheet el año pasado y rápidamente ganó popularidad entre los usuarios. Durante el año, el equipo de Smartsheet fue continuamente agregando más funcionalidades a esta herramienta. Ahora con la ayuda de Pruebas podemos cargar múltiples archivos a una fila para su revisión, agregar comentarios puntuales, colocar marcas en forma de flecha o cuadro (parte de la última actualización), solicitar opiniones o aprobaciones de otras personas involucradas, cargar versiones nuevas de documentos y completar la prueba cuando se haya terminado todo el trabajo para que quede en formato de consulta sin la posibilidad de agregar nuevos comentarios. Anteriormente, solo se permitía la revisión en Pruebas de 2 archivos: PDFs e imágenes. Ahora Smartsheet amplió significativamente los formatos aceptables y podemos cargar documentos Word, hojas de cálculo de Excel y presentaciones PowerPoint. Además, ahora es posible cargar vídeos para revisarlos fotograma por fotograma e identificar cualquier área de mejora. Fórmulas de columna ¿Cuántas veces les ha pasado que al recibir la información a través del formulario la fórmula no se copiaba correctamente de otro renglón, o alguien la modificó por error? Ahora solo es necesario crear la fórmula una vez, utilizando el argumento @row en vez de números de filas. Luego hay que convertirla en una fórmula de columna para que se aplique automáticamente a todas las celdas de esa columna, independientemente de cómo se agregan filas nuevas. Además, se incluyó un mecanismo de protección de fórmulas que no permite editar ni eliminar la fórmula a nivel de celda. Solamente los propietarios y los administradores de las hojas podrán modificar la fórmula de columna generada en un menú especial. Generador de documentos PDF Una funcionalidad nueva que fue introducida a Smartsheet y que seguramente nos va a brindar muchos beneficios es el “Generador de Documentos PDF”. Esta herramienta nos permite crear documentos personalizados en PDF como pueden ser órdenes de compra, cartas, facturas, cotizaciones etc. con datos de nuestras filas u hoja entera y sin tener que abandonar nunca la plataforma de Smartsheet, así ahorrando tiempo y eliminando los pasos manuales que suelen ser propensos a errores. El procedimiento es muy sencillo: se necesita una plantilla de documento en PDF con campos rellenables y la hoja de Smartsheet con datos. Incluso es posible cargar mas de una plantilla del documento por hoja para asegurarnos que cualquier archivo que se necesite estará listo en un par de minutos. Además, una vez llenado el documento a través del generador lo podemos descargar a nuestra computadora o adjuntarlo a la fila de Smartsheet correspondiente. Todas estas funcionalidades nuevas ya están funcionando en todos los planes Business, Enterprise y Premier sin ningún costo adicional. No obstante, si requieres ayuda con la demostración de estas u otras herramientas de Smartsheet, no dudes en contactarnos por info@systec.com.mx

Una de las sorpresas más agradables que nos preparó Smartsheet este año es WorkApps, una plataforma que permite crear aplicaciones intuitivas de escritorio o dispositivos móviles sin código de programación. El objetivo de esta herramienta es empoderar a los usuarios a generar espacios únicos que consoliden información tanto de Smartsheet como de fuentes externas pertinentes a un proyecto o proceso. Vamos a revisar paso a paso en este artículo toda la funcionalidad de esta plataforma que por ahora ya está disponible en modalidad de pruebas. Crea tu aplicación en un par de minutos Con WorkApps el proceso de creación de tu propia aplicación es muy sencillo: puedes utilizar una de las aplicaciones precargadas de Smartsheet o empezar desde cero. De hecho, entre las aplicaciones precargadas puedes encontrar algunas para el control de proyectos, administración de reuniones y gestión de tickets de TI. Además, si optas por apoyarte con el ejemplo de Smartsheet enseguida obtienes todas las hojas, reportes e incluso tableros necesarios en tu cuenta, así como la configuración estándar de la aplicación. No obstante, si deseas crear una aplicación personalizada, puedes generarla tu mismo especificando todos los componentes. En WorkApps podemos agregar hojas, reportes, tableros y formularios de Smartsheet. El último tipo de contenido que podemos agregar es contenido web que se refiere a vídeos, documentos, láminas y hojas de Google o Microsoft Office Online, entre otros. Genera roles y otorga distintos permisos Una vez seleccionados todos los componentes accesibles desde la aplicación, vamos a tener la opción de generar roles (es decir dirección, miembros de equipo, responsables, etc.) y habilitar ciertos componentes como tableros, reportes y hojas de acuerdo al tipo de rol, otorgando distintos permisos. WorkApps nos da la posibilidad de crear tantos grupos de roles como sea necesario y asignar a las personas correspondientes a estos grupos directamente desde el menú de la edición de la app. Los permisos varían entre “Editor”, “Observador” o "Sin Acceso”. Esta última opción nos sirve para ocultar ciertos componentes si no queremos que un grupo tenga acceso a este nivel de detalle. Una de las diferencias más importantes entre un espacio compartido en Smartsheet y WorkApps consiste en que en WorkApps podemos consolidar información incluso de varios espacios de trabajo y proporcionar un fácil acceso a los archivos requeridos. Personaliza tu aplicación Con WorkApps es fácil tanto construir la aplicación como personalizarla de acuerdo a los lineamientos de tu empresa. Para cada hoja de Smartsheet podemos definir la vista predeterminada para la versión web y móvil de la plataforma, así como aplicar algún filtro preestablecido. Además, es posible agregar un logo y un ícono de la aplicación, decidir sus colores y darle un título. Esta aplicación estará disponible desde la página de WorkApps o en la app móvil de Smartsheet para las personas a las que le diste acceso. ¿Estás interesado en probar o conocer más de WorkApps? Te recordamos que ahora solo está disponible en modalidad preview, pero puedes solicitar la demo o tu acceso escribiéndonos a info@systec.com.mx

El año 2020 presentó desafíos para muchas empresas y personas, pero al mismo tiempo ofreciendo oportunidades para repensar nuestras formas de realizar distintas experiencias. Así es como la conferencia anual de Smartsheet, llamada ENGAGE, este año se volvió virtual. Con esta modalidad llegó a un número mucho más grande de usuarios, independientemente de sus localidades. ENGAGE 2020 se convirtió en la conferencia más grande de Smartsheet, de todas las que han organizado. Miles de usuarios apasionados por la plataforma pudieron descubrir el futuro de Smartsheet directamente de su presidente y CEO Mark Mader, así como escuchar historias de éxito inspiradoras de líderes que logran lo que parecía imposible, demostrando que se puede alcanzar cualquier meta. Además, cada participante tuvo la oportunidad de asistir a sesiones informativas y pláticas técnicas sobre la herramienta, ver demostraciones de nuevas funcionalidades y resolver cualquier duda con la ayuda de consultores expertos. Pero lo más importante de todo es que cada asistente recibió inspiraciones e ideas sobre cómo Smartsheet puede ayudar a transformar la forma en la que cada quién ejecuta su trabajo y crear el futuro del trabajo que desea. Bienvenidos a la era del trabajo dinámico Durante los últimos meses la mayoría de nosotros está asistiendo a videollamadas desde casa, saltando entre correos electrónicos, herramientas de trabajo y aplicaciones de mensajería. Pero los líderes empresariales que utilizan Smartsheet están seguros: no es una nueva forma de trabajar, sigue siendo la forma antigua nada más en una nueva envoltura. En este momento de extrema incertidumbre y cambio, tenemos una oportunidad única de repensar todo, no solo las herramientas que usamos, sino la forma fundamental en que abordamos el trabajo. Ahora es más importante que nunca estar listo para aprovechar al máximo cada oportunidad. La idea y el objetivo principal de ENGAGE fue mostrar a todos los profesionales cómo pueden transformar el trabajo dentro de su organización para que en 2021 comience una nueva era de innovación, no solo un regreso a la normalidad. Más que una simple plataforma para el trabajo Cuando las personas y las tecnologías colaboran, pueden lograr cosas impresionantes. Smartsheet está para apoyar y acompañar a todos en este camino. Con este enfoque Smartsheet prepara y anuncia el lanzamiento de nuevos productos y funcionalidades para lograr mayor automatización en los procesos y operaciones, impulsar la coordinación y colaboración en las organizaciones, y asegurar su lugar como la plataforma central de la ejecución de trabajo que se conecta y se integra fácilmente con otras herramientas que utilizamos. Durante el evento nos sorprendieron con las actualizaciones de la interfaz completa de la plataforma, una nueva experiencia de construcción y edición de tableros y un generador de documentos PDF con los datos de la hoja, así como mayor funcionalidad y un rediseño de los reportes, entre algunas otras características muy esperadas por los usuarios. Para ampliar aún más sus capacidades y llevar a otro nivel el trabajo con la plataforma, Smartsheet desarrolló dos productos nuevos: Bridge y WorkApps. Estos serán un factor diferenciador clave de cualquier otra herramienta, ofreciendo a los usuarios de Smartsheet infinitas posibilidades. ¡No te pierdas nuestros próximos eventos, webinars y artículos, donde explicaremos con más detalle cada una de las nuevas funcionalidades! SYSTEC - nombrado partner del año 2020 en la Región de América Por segundo año consecutivo y gracias a nuestro impecable servicio al cliente y una alta calidad del trabajo, Smartsheet reconoció el trabajo de SYSTEC. A nuestro Premio de Excelencia de Innovación del año pasado se suma el Premio del Partner del Año en la Región de América. Con la comunidad creciente de partners de Smartsheet en todo el mundo, recibir este premio es un gran honor y orgullo, que reafirma nuestra expertise de la herramienta en soluciones desarrolladas, en implementaciones exitosas con clientes en EEUU, México y América Latina, y en el gran número de cursos impartidos. Nuestro compromiso, como siempre, es seguir ofreciéndoles el mejor servicio posible y apoyarles en que sean exitosos usando Smartsheet. Si quieres saber más de nosotros, conocer más de nuestra experiencia con Smartsheet y ver cómo te podemos apoyar para que su uso sea más efectivo, ¡no dudes en contactarnos! ¿Tienes alguna duda o comentario? Contáctanos para proporcionarte mayor detalle sobre Smartsheet o agendar una demo en nuestra página: systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx

Los KPIs (Key Performance Indicators por sus siglas en inglés) son valores medibles que demuestran la eficacia con la que una empresa está logrando sus objetivos clave. El análisis de estos indicadores es indispensable para cada empresa ya que permite identificar qué es lo que está funcionando bien, en dónde hay problemas por solucionar o a qué factores tenemos que ponerles especial atención. Para obtener KPIs relevantes y en tiempo real podemos aprovechar las funcionalidades de Smartsheet. Veamos cómo podemos hacerlo: Paso 1. Crea una hoja de métricas para consolidar todos los KPIs. Claramente, los KPIs varían dependiendo de cada empresa específica. Puedes encontrar en nuestros artículos del blog varios artículos enfocados al tema de definición de los KPIs o criterio SMART, entre otros. Ahora bien, una vez que tenemos totalmente identificados los KPIs que necesitamos para nuestro proceso, siempre es recomendable tener una hoja independiente para el cálculo de estos indicadores, la cual denominamos como “Hoja de Métricas”. Esta hoja debe estar separada para mantener nuestras hojas fuente limpias y sin cambios, y para tener los datos de métricas mejor ordenados y consolidados. Esto resulta específicamente útil para futuras referencias o durante la creación del tablero con gráficos. Paso 2. Utiliza enlaces y vínculos entre hojas para obtener datos. Otro elemento importante de Smartsheet cuando se habla de cálculos, estadísticas y métricas, es el enlace entre hojas. Esto permite la obtención de los datos de manera continua y en tiempo real. Ese dato siempre estará actualizado, y cualquier cambio o modificación de los datos en la hoja original se verá reflejado en automático en nuestros KPIs calculados. Es muy importante no confundir un dato con un KPI. El dato es el elemento que nos va a permitir calcular el KPI. Paso 3. Realiza los cálculos de los KPIs requeridos con la ayuda de fórmulas. Para realizar operaciones con los datos, Smartsheet nos ofrece una gran cantidad de fórmulas. Algunas de las funciones más empleadas para poder calcular los KPIs empresariales son: 1. COUNT y COUNTIF La fórmula COUNT tiene como objetivo el poder hacer un conteo de algún elemento que nosotros seleccionemos, como por ejemplo: una palabra, un símbolo, o algún otro elemento. Ahora bien, nosotros podemos tener fórmulas COUNTIF(S) que contengan reglas lógicas para realizar conteos de una forma mucho más específica, y poder refinar los datos según nuestras necesidades. Utiliza esta fórmula cuando desees contar las filas de tu hoja que se encuentren con un estado específico, asignados a una persona particular o pertinentes a un rango de fechas requerido. 2. SUM y SUMIF Otra de las fórmulas que son empleadas en gran medida en las hojas de métricas es la función SUM, que es utilizada para realizar sumas aritméticas de los intervalos de dígitos (montos, cantidades de producto, duraciones etc.). Al igual que ocurre con la fórmula COUNT, vamos a contar con la oportunidad de integrar diferentes condiciones lógicas para poder hacer más precisos y exactos nuestros datos. La gran mayoría de los cálculos requeridos se pueden realizar con las fórmulas antes mencionadas. No obstante, si necesitas profundizar aún más tus cálculos, en Smartsheet vas a poder encontrar fórmulas para calcular datos promedios AVG, obtener valores máximos MAX y mínimos MIN, o definir rangos de criterios más complejos con la fórmula COLLECT. Paso 4. Refleja el estado de los KPIs en un tablero de control organizacional. Por último, la mejor manera de mostrar y darle seguimiento a nuestros KPIs es a través de tableros gráficos de control. Con estos tableros ejecutivos se puede tener de forma inmediata una clara imagen de los parámetros clave, puesto que también se actualizan automáticamente en tiempo real, y así celebrar logros o identificar áreas de mejora e impulsar una toma de decisiones más informada. Con Smartsheet podemos obtener todas las herramientas necesarias para calcular los KPIs empresariales, que a su vez se vuelven en información crítica para la organización, que empodera a los directivos y empleados para tomar mejores decisiones y tener claridad acerca de cómo mejorar el rendimiento de la empresa. Si te queda alguna duda o quieres obtener más información acerca de Smartsheet visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx.

La colaboración eficiente entre equipos de trabajo es uno de los objetivos y pilares fundamentales de Smartsheet. Buscando ser la plataforma central de trabajo para que varias personas, áreas, localidades e incluso personas externas interactúen, Smartsheet cuenta con una serie de elementos y herramientas que tienen la finalidad de lograr una colaboración más eficaz. En Smartsheet pueden colaborar tanto usuarios con licencia como usuarios externos que no cuentan con una licencia de la herramienta. Dependiendo del tipo de usuario, la interacción y manera como se puede compartir y recibir información será diferente. En este artículo profundizaremos en las diferencias entre los dos tipos de usuarios, y qué herramientas se pueden emplear para cada uno de ellos. ¿Cómo puedo saber quién debe de tener una licencia y quién no? Esto depende de las acciones que necesitas que realice. Por ejemplo, las personas que necesitan crear contenido, definir reglas para automatizar procesos, generar hojas o solicitar información clave, deben de ser usuarios con licencia. Algunos de estos roles son: administradores de procesos, gerentes de áreas, miembros del equipo operacional, líderes de proyectos o inclusive ejecutivos con procesos a su cargo. Por otro lado, los colaboradores externos son los que solamente necesitan tener visibilidad de la información ya creada y procesada por usuarios con licencia, así como los que necesitan compartir ciertos datos claves para procesos ya establecidos. Algunos roles son: directores de empresas, ejecutivos que solamente requieren ser informados, clientes y proveedores. 1. Usuarios con licencia Las personas que cuentan con una licencia de Smartsheet podrán utilizar todas las funcionalidades de la herramienta, generar hojas, reportes y tableros de control; por ejemplo pueden: Iniciar una sesión en Smartsheet en la versión web o móvil de la plataforma. Configurar su cuenta donde pueden especificar preferencias de notificaciones, idiomas, datos de contacto etc. Crear espacios de trabajo y hojas de Smartsheet desde cero o utilizando una plantilla. Desarrollar y modificar hojas de acuerdo a sus necesidades agregando columnas, filtros, reglas de formato condicional, fórmulas y resúmenes de datos. Exportar e importar las hojas de Smartsheet a y desde distintos formatos. Generar reportes, especificando sus criterios y programando su entrega. Diseñar y construir tableros gráficos de control, agregando todos los datos relevantes. Crear formularios, estableciendo campos obligatorios y opcionales. Publicar hojas, reportes o tableros, generando una URL única del elemento. Configurar flujos de automatización con envío de alertas, recordatorios y solicitudes. Llevar conversaciones y recibir todas las notificaciones en su cuenta de Smartsheet o en la aplicación móvil. Editar las configuraciones del proyectos. Observar el registro de actividad y la vista de recursos. Adjuntar y descargar archivos, así como revisar y aprobar los documentos en las Pruebas. 2. Colaboradores externos Las funcionalidades de los colaboradores externos en Smartsheet están limitadas y se enfocan en poder interactuar en procesos o proyectos, realizando acciones puntuales que les solicitan los usuarios con licencias. Por ejemplo los colaboradores externos podrán: Visualizar la información de la hoja o tablero mediante la publicación habilitada por un usuario con licencia. Recibir reportes, notificaciones y alertas en su correo electrónico. Llenar el formulario para registrar una solicitud, pedido, ticket de soporte etc. Actualizar datos puntuales o aprobar aspectos clave del proceso a través de una solicitud de actualización recibida o información publicada. Adjuntar archivos y agregar comentarios a una fila específica si así lo habilita un usuario con licencia. Para Smartsheet los dos tipos de usuarios juegan un rol importante en los proyectos y procesos. Los usuarios con licencia son las personas encargadas de crear y diseñar hojas, informes y tableros en Smartsheet, además de trabajar directamente en la plataforma, o generar formularios y flujos de trabajo para empoderar a cualquier tipo de usuario. Los usuarios externos van a retroalimentarnos con información clave, o bien, a recibir todos aquellos datos ya procesados y trabajados en Smartsheet. ¿Tienes alguna duda o necesitas más información? Envíanos un correo a info@systec.com.mx y te proporcionamos el mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

Smartsheet permite importar datos desde varios sistemas. Uno de los más recurrentes es Microsoft Excel, así que en este artículo te diremos las consideraciones que debes tener en cuenta para lograr una importación exitosa y sencilla. Características técnicas de tu archivo Smartsheet admite la importación de archivos con extensión .xls, .xlsx o .csv, por lo que si tu archivo original cuenta con alguna otra extensión tendrás que realizar primero una conversión. Por otro lado, el archivo que vayas a importar no puede pesar más de 10MB y procura no exceder 20,000 filas, 400 columnas y 500,000 celdas, que son los máximos con los que opera Smartsheet. Encabezados para el nombre de las columnas Una de las diferencias claves entre Smartsheet y Excel es que en Smartsheet las columnas tienen nombres. Si deseas traer los encabezados asignados desde tu hoja de Excel, estos nombres deben de estar incluidos en uno de los primeros diez renglones de tu archivo. También en las selecciones de importación podremos identificar la columna primaria de nuestra hoja de Smartsheet. Formulas y datos de columnas Cuando realizamos la importación también podemos seleccionar si deseamos importar las fórmulas que tenemos en nuestro archivo. No obstante, hay que tener en consideración que no todas las fórmulas de Smartsheet y de Excel tienen la misma sintaxis o nomenclatura, por lo que podemos recibir algún mensaje de error o puede ser que solo se pase el dato sin la fórmula. Además uno de los principales diferenciadores de Smartsheet es la estructura de sus hojas con las columnas de cierto tipo. Para que la importación sea lo más correcta posible y Smartsheet detecte el tipo de columna según los datos, hay que tratar que los datos de Excel solo sean de un tipo, por ejemplo únicamente fechas, texto o números. Hojas del libro Cuando realizamos la importación desde Excel, por defecto Smartsheet importará únicamente la primer hoja que tengamos en nuestro libro de Excel. En caso de que queramos pasar varias hojas de un solo libro, lo que podemos hacer es cambiar de posición las hojas en Excel, con el objetivo de que la hoja que deseamos importar a Smartsheet se encuentre en la primera posición de nuestro libro. Tomando en cuenta estos puntos, las importaciones de Excel a Smartsheet serán lo más efectivas posibles, permitiendo trasladar la información mucho más rápido para trabajar con Smartsheet desde una base ya establecida. Además, si buscas mayores opciones en las importaciones tales como filtrado, mapeo de columnas y recurrencia automática, Smartsheet cuenta con una aplicación Premium que se llama Data Uploader. Para obtener más información acerca de Data Uploader o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consulta.

Cada día diferentes empresas en todo el mundo logran resultados increíbles con la ayuda de Smartsheet, impulsando la colaboración y optimizando la productividad en sus organizaciones. El éxito de los usuarios es clave, por lo que es de suma importancia asegurarse de que se está aprovechando al máximo la funcionalidad de la herramienta. Por eso, en este artículo te damos algunos consejos de cómo maximizar tu uso y experiencia con Smartsheet. 1. Conoce todas las funcionalidades Al empezar a utilizar un nuevo sistema o plataforma es importante investigar a detalle todas sus funcionalidades para tener una idea clara de su potencial y cómo puede ayudar a tu empresa. Smartsheet no es la excepción. Muy a menudo nos enfrentamos a que los usuarios desconocen todas las herramientas que tiene Smartsheet y como consecuencia no aprovechan todo lo que podrían utilizar para optimizar la coordinación, colaboración y productividad en la ejecución del trabajo diario. Siempre es una buena opción capacitarse en el uso de la plataforma tomando el curso impartido por un consultor experto para aclarar cualquier duda y agilizar la curva de aprendizaje. Sin embargo, también existe una gran variedad de recursos accesibles y gratuitos que te van a apoyar en este camino; por ejemplo: artículos de ayuda de Smartsheet, nuestros artículos de blog, así como los webinars mensuales e, incluso, en nuestras redes sociales podrás encontrar los vídeos cortitos con algunos consejos y tips de la herramienta. 2. Automatiza tus procesos Otra situación muy común se presenta cuando vemos que los usuarios utilizan Smartsheet exclusivamente como hojas de cálculo, reemplazando las tablas que llevaban en otros sistemas. Sin duda alguna, las hojas de Smartsheet son un elemento clave ya que operan como base de datos y es el lugar principal de trabajo, pero Smartsheet es mucho más que eso. Una de las ventajas de esta plataforma consiste en que permite automatizar procesos con la ayuda de diferentes flujos de alertas y recordatorios, envío automático de correos electrónicos, solicitudes de aprobación, cargado de archivos adjuntos etc. Al plantear una solución en Smartsheet pregúntate qué áreas o personas están involucradas en el proceso, de qué forma necesitan participar, cómo puedes mantenerlos informados y cómo Smartsheet puede facilitar esta colaboración. Utiliza fórmulas, formatos condicionales, flujos de trabajo, reportes y tableros para lograr mayor automatización y asegurarte que todos estén al día. 3. Expande a otros casos de uso Smartsheet es una herramienta muy flexible, donde puedes generar y administrar cualquier tipo de proceso imaginable. Hasta el momento, Smartsheet cuenta con más de 2,000 diferentes casos de uso registrados que se implementan en áreas y empresas totalmente distintas. Hay quien utiliza la herramienta para la gestión de proyectos y portafolios, manejo de empleados, administración interna de la empresa, control de campañas de marketing y organización de eventos, incluso para control de calidad de fármacos o planeación de tareas en el campo. Una de las ventajas competitivas de Smartsheet es que su adquisición no se realiza por módulos y el usuario es quien decide qué tipo de proceso se desea implementar en la herramienta. ¿A lo mejor se necesita optimizar la atención a las solicitudes de empleados dentro de la empresa, proporcionar la visibilidad a los directores de la actividad comercial o reducir papeleo en recursos humanos? Administra estos procesos en Smartsheet y si no sabes por dónde empezar revisa las plantillas y Template Sets disponibles en el Centro de Soluciones. 4. Usa nuevas funcionalidades Debido a que Smartsheet es una plataforma que se actualiza constantemente, a veces puede ser abrumador mantenerse al día con todos los cambios y nuevas funcionalidades. No obstante, recuérdate que todas estas actualizaciones buscan proporcionar el mejor servicio y brindarte nuevas posibilidades en gestión de tus procesos y proyectos. No te limites a las funcionalidades que ya conoces y usas; suscríbete a los product release notes de Smartsheet para conocer todo lo nuevo que está realizando la plataforma, y estate al pendiente de nuestros webinars y artículos donde explicamos cómo se utilizan las herramientas recién liberadas. En Smartsheet tus licencias no están relacionadas a una versión específica de la plataforma, por lo que siempre podrás disfrutar de las últimas mejoras. 5. Inspírate de otros usuarios Cada uno de nosotros a veces necesita un poco de inspiración para encontrar una solución, resolver una duda o simplemente para ver qué más se puede hacer en Smartsheet. En estos casos te puedes apoyar con los consultores de la herramienta para recibir un diagnóstico de tus procesos o puedes también compartir tu experiencia con otros usuarios apasionados. Participa en los eventos de usuarios presenciales o virtuales como nuestra última sesión de Networking, crea tu cuenta dentro de Smartsheet Community y conversa acerca de lo que te preocupa o ayuda a los demás. 6. Explora Premium Apps y conectores Si ya conoces todas las herramientas de Smartsheet y buscas formas de ampliar aún más sus capacidades para profundizar tus procesos, lograr mayor automatización y reducir las tareas manuales, puedes lograrlo integrando diferentes Premium Apps y conectores a tus soluciones. Las aplicaciones premium, es decir aplicaciones adicionales a tus licencias contratadas, se enfocan en cumplir objetivos específicos complementando la funcionalidad nativa de la plataforma, mientras los conectores permiten integrar Smartsheet con otros sistemas que utilizas para la realización de tu trabajo diario. Siguiendo estos consejos, estamos seguros de que podrás aprovechar al máximo la herramienta y alcanzar mayor productividad con el uso de Smartsheet. Para consultar cualquier duda o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx.

Smartsheet es sin duda una plataforma ideal para el trabajo colaborativo en los procesos y proyectos, que se convierte en todo lo que su equipo necesita para planificar, administrar y automatizar las actividades. En este artículo platicaremos acerca de los cuatro elementos clave que componen una solución integral desarrollada en Smartsheet, los cuales recopilan, analizan, formatean y muestran de forma ejecutiva información dentro y fuera de la organización. Hojas maestras El primer elemento a destacar en Smartsheet es la hoja maestra, ya que esta es la base de trabajo en y el lugar donde se almacenan todos los datos. De hecho, una de las claves del éxito de las soluciones de Smartsheet es el correcto desarrollo de la hoja, con todas las columnas pertinentes a sus procesos o proyectos. Además, una vez que la hoja esté preparada, es posible agregar funcionalidades y características adicionales las cuales harán que el centro de nuestra información se mantenga siempre ordenado y de una forma que facilite su comprensión. Este paso es muy importante, ya que la manera en que se configura la hoja determinará cómo se puede sacar provecho de las diferentes capacidades de Smartsheet. Las funcionalidades más utilizadas de las hojas son: Vistas y filtros: Navega rápidamente a la información requerida y visualiza los datos en diferentes tipos de vistas para encontrar la que mejor se ajusta a tus necesidades. Fórmulas: Realiza cálculos requeridos o automatiza aspectos de la hoja para que no pierdas tiempo en estas tareas manuales. Formatos condicionales: Resalta automáticamente celdas y filas que contienen algunos datos críticos o que requieren mayor atención. Archivos adjuntos: Agrega archivos de cualquier formato a las filas y hojas para complementar el trabajo. Conversaciones: Colabora con otros usuarios justo donde lo necesitas y evita la dispersión de la información . Pruebas: Revisa con facilidad, deja comentarios puntuales y aprueba los archivos en PDF o imágenes directamente en Smartsheet. Flujos de automatización: Envía notificaciones sobre los últimos cambios y recordatorios de fechas específicas, solicita actualizaciones de información o aprobación de algún aspecto de tu trabajo de cualquier parte interesada, incluso si no tiene licencia de Smartsheet. Todas estas funcionalidades son lo que diferencía las hojas de Smartsheet de otras hojas de cálculo y hace que la solución creada cumpla con los requerimientos necesarios para agilizar el trabajo e incrementar la transparencia de los datos. Además, con los flujos de trabajo automatizados, la interacción de diferentes partes se vuelve automática por lo que sólo será necesario configurarlos de acuerdo a sus necesidades y dejar que Smartsheet realice el resto. Formularios El siguiente elemento a destacar en una solución de Smartsheet es el formulario. Los formularios nos permiten simplificar el proceso de recopilación de la información de cualquier persona. Al crear un formulario podrás definir sus campos obligatorios y opcionales, escoger diferentes opciones de personalización, establecer un mensaje de confirmación, entre otras cosas. Cada vez que se llene el formulario en automático esas respuestas se irán agregando a una hoja previamente creada. Hay una gran variedad de casos de uso, donde formularios ayudan a agilizar los procesos, por ejemplo se pueden utilizar como: Encuestas; Pedidos de compra; Registros; Tickets de soporte; Solicitudes de vacaciones, etc. Es importante aclarar que el formulario se puede compartir con cualquier persona a través de un enlace URL, lo que permite la interacción con diversos colaboradores. El uso de formularios en las soluciones de Smartsheet impacta significativamente en la optimización de tiempos de atención y respuesta, mejora la calidad del servicio o simplemente ayuda a mantener la información organizada y actualizada de acuerdo a los últimos acontecimientos. Tableros de control (dashboards) Por último, los tableros o dashboards de Smartsheet brindan visibilidad en tiempo real a la información más relevante y a los datos críticos del trabajo con vistas fáciles de configurar. Los tableros son completamente personalizables y se construyen agregando diferentes elementos o widgets asociados a los distintos tipos de datos (gráficos, parámetros, informes, accesos rápidos, contenidos web, entre otros). Además, una vez diseñado el tablero, éste se vuelve interactivo y dinámico, por lo que al realizarse cambios en nuestra fuente de información estas actualizaciones se reflejarán de inmediato en los paneles generados. Dependiendo de la solución y proceso, es posible consolidar toda la información crítica en un solo tablero o construir varios dashboards para diferentes audiencias,¡no hay ninguna limitante! Como puedes ver, esta solución estándar de Smartsheet busca cubrir todos los elementos para favorecer aspectos como el trabajo dinámico, la automatización de procesos y la comunicación eficiente en una sola plataforma. Para obtener más información acerca de Smartsheet o programar una demo con el equipo de SYSTEC visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consulta

La gestión de recursos es un tema clave para cada empresa. La administración efectiva del capital humano depende si la organización crece, retiene el mejor talento e impulsa la productividad de los equipos, que comúnmente se traduce en mejores resultados y el éxito general. Actualmente, el mercado ofrece distintas soluciones, herramientas y sistemas con funcionalidades enfocadas en controlar los directorios de empleados, sus hojas de tiempo y la carga del trabajo. 10,000ft de Smartsheet es una de estas plataformas, sin embargo, lo que la diferencia de muchas otras es su flexibilidad en adaptación a cualquier requerimiento, alto grado de personalización de configuraciones, un diseño amigable e intuitivo, acompañado por distintas funcionalidades analíticas. Todo eso hace que 10,000ft sea una herramienta líder en gestión de recursos para equipos basados en los proyectos. En este artículo te contamos cómo puede ayudar a tu organización el implementar esta herramienta. En primer lugar, el propósito principal de 10,000ft es empoderar a las empresas para que puedan encontrar y seleccionar fácilmente el equipo con mayor experiencia o habilidades para cada una de las tareas. Con un directorio de recursos detallado la cuestión no es solamente ver quién tiene el tiempo disponible, sino quién tiene capacidades, intereses profesionales o la dinámica de equipo requeridos. La vista de asignaciones permite identificar enseguida desviaciones en la carga de trabajo y cualquier imprevisto para resolver problemas de personal en tiempo real. El control de tarifas laborales de cada uno de los empleados, el tiempo invertido en las actividades y el seguimiento de múltiples proyectos que podemos realizar a través de la herramienta, nos ayuda a mantener el tiempo y el costo de proyectos bajo control, evitando retrasos y pérdidas económicas injustificadas. Adicionalmente, con la ayuda de la herramienta y su funcionalidad de reportes analíticos se vuelve más sencillo el poder detectar tendencias de proyectos, analizar el rendimiento de toda la empresa, identificar el nivel de utilización de los recursos y pronosticar a futuro las necesidades de contratación de personal basado en el pipeline de proyectos. Por último, pero no menos importante, es que el uso de 10,000ft y el enfoque centrado en los recursos impulsa una mayor participación de equipos y provoca mejores resultados, mientras los datos y el contexto precisos ayudan a todos en la organización a tomar decisiones correctas oportunamente. Gracias a 10,000ft, se crea un lugar único de coordinación de los equipos de trabajo, lo que facilita su alineación general a la estrategia corporativa de la empresa y una comprensión compartida de los resultados, actividades y prioridades. Como se puede observar, hay muchas ventajas del uso de 10,000ft para cualquier empresa independientemente de su ramo o especialización. Además, cualquier perfil de usuario, ya sea un director, un project manager, un gerente de área o un miembro del equipo, podrá aprovechar las funcionalidades de la herramienta y beneficiarse de su uso. Si quieres obtener más información sobre esta herramienta visita nuestra página www.systec.com.mx/10000ft o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

Hoy en día, las empresas están dando un paso definitivo hacia las tecnologías digitales con el apoyo de una gran variedad de herramientas y plataformas, buscando hacer frente a los retos modernos y automatizar el trabajo diario. No obstante, al utilizar un conjunto de herramientas distintas surge la necesidad de sincronizar o conectar la información para evitar duplicados de entradas de datos. Smartsheet reconoce estas necesidades y entiende las diferentes ventajas y funcionalidades que se obtienen de otras plataformas. Por esta razón existe un número importante de extensiones y conectores adicionales con otros sistemas para que puedas consolidar la información clave y aprovechar beneficios adicionales. En esta ocasión vamos a revisar los 3 conectores más solicitados y populares de Smartsheet, que permiten integrar la información de Jira, Adobe Creative Cloud y Salesforce. Jira Connector Jira de Atlassian es una elección popular para la gestión operativa de proyectos ágiles, administración y seguimiento de errores e incidencias, comúnmente utilizada por equipos de TI y Sistemas. El conector de Smartsheet para Jira te permite conectar la información entre ambas plataformas y es ideal para aquellos proyectos donde se necesite ganar visibilidad, creando tableros con indicadores clave en Smartsheet, programando reportes o administrando el portafolio entero de proyectos en la organización. El conector entre Smartsheet y Jira funciona como integración bidireccional: los datos se sincronizan automáticamente, ya sean editados en Smartsheet o en Jira, asegurando que cada registro esté actualizado. El conector tiene una interfaz bastante simple, donde en unos pocos pasos podrás crear los flujos de trabajo necesarios para configurar la información que deseas que se sincronice, especificando proyecto de Jira, hoja de Smartsheet para la recepción de la información y otros parámetros adicionales. Una vez establecida la conexión, cualquier persona con los permisos adecuados podrá realizar un seguimiento de los flujos de trabajo, monitorear el progreso y realizar actualizaciones entre los dos servicios. Extensión de Smartsheet para Adobe Creative Cloud Si los equipos de diseño y marketing en tu empresa utilizan Adobe Photoshop, Illustrator o InDesign de Adobe Creative Cloud pueden aprovechar la extensión que Smartsheet tiene desarrollada para una coordinación de trabajo y colaboración aún más eficaz. Gracias a esta extensión, los equipos pueden buscar y revisar los detalles de una tarea, cargar contenido directamente en la sección de "Pruebas” de una fila o actividad específica, administrar versiones de archivos, solicitar comentarios y aprobaciones sobre estos documentos o imágenes. ¡Y todo esto sin salir de Adobe! Salesforce Connector La popular plataforma CRM para la gestión de relaciones con clientes y seguimiento de oportunidades de venta también cuenta con un conector bidireccional con Smartsheet. Este puede utilizarse para sincronizar datos entre las dos plataformas, organizar, compartir y actualizar información de los clientes de la mejor manera. Utilizando Smartsheet para administrar la información de Salesforce evitas el trabajo repetitivo, mejoras la visibilidad de los procesos comerciales agregando gráficos y reportes que, además, ayuden a la toma de decisiones oportunas. Adicionalmente, desde Smartsheet puedes crear diferentes tipos de alertas y recordatorios, generar métricas y KPIs clave que ayuden a impulsar la productividad en los equipos de servicio al cliente, sin cambiar la forma en la que trabajan. Esta integración, al igual que el conector para Jira, funciona por medio de flujos de trabajo, donde puedes configurar todos los detalles, siguiendo paso a paso las instrucciones de la herramienta. No cabe duda de la gran cantidad ventajas que podemos obtener usando los conectores y extensiones de Smartsheet con las plataformas que utilizas en tu empresa para consolidar todos los procesos y coordinar el trabajo entre distintas áreas y equipos. Y tú ¿Ya estás utilizando los conectores de Smartsheet? Si quieres obtener más información sobre estos conectores y extensiones entre Smartsheet y las aplicaciones visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

Todos los años Smartsheet realiza un evento llamado ENGAGE, donde se reúnen líderes empresariales, expertos de la herramienta y profesionales de múltiples áreas, con la única finalidad de compartir sus experiencias y conocer las nuevas funcionalidades de la plataforma. Atendiendo y dando solución a las actuales problemáticas por las que estamos atravesando, la conferencia ENGAGE 2020 se vuelve un evento virtual que va a realizarse totalmente en vivo. Todas las sesiones serán grabadas para ser consultadas en cualquier momento. ¡No te pierdas esta oportunidad! Puedes registrarte sin costo alguno para que vivas la experiencia, aprendas sobre el presente y futuro de Smartsheet acompañado de los creadores y expertos de la herramienta. ¡Aparta la fecha! ENGAGE 2020 comienza con la presentación de apertura y el anuncio de nuevas funcionalidades, encabezada por el CEO de Smartsheet Mark Mader el día 1 de Octubre a las 11:00 am hora de la Ciudad de México. Regístrate aquí: https://www.smartsheet.com/engage/register?refid=organic ¿Por qué participar en ENGAGE 2020? En estos momentos de incertidumbre, donde las empresas tienen que evolucionar, abordando nuevos cambios y desafíos, ENGAGE se convierte en una ventana de inspiración y crecimiento, tanto para aquellas personas que dan sus primeros pasos en Smartsheet, como para usuarios más avanzados, permitiendo encontrar soluciones a los retos e imaginar nuevas posibilidades ante este mundo en constante cambio. Conoce nuevas funcionalidades Durante ENGAGE vas a tener un adelanto de todas las nuevas funcionalidades que serán lanzadas tanto ese día como a lo largo del próximo año. Estas nuevas características serán presentadas por los mismos desarrolladores de la plataforma de Smartsheet. Aprende de expertos Participa en sesiones organizadas por expertos de Smartsheet que van desde demos de 15 minutos, hasta laboratorios interactivos de 30 a 60 minutos. Aprovecha esta oportunidad para aprender de primera mano y conocer las soluciones de expertos y la forma en la que aplican las diversas herramientas con las que cuenta Smartsheet. Inspírate Conecta con la comunidad global de Smartsheet al ver el uso de la herramienta en múltiples campos, conocer mejores prácticas, compartir ideas, y aprender de una forma más divertida e interactiva. ¿Tienes alguna duda o necesitas más información? Envíanos un correo a info@systec.com.mx y te proporcionamos el mayor detalle para resolver cualquier inquietud.

En la transformación digital que estamos viviendo hoy en día, para lograr el éxito y más eficacia en la realización de las operaciones, es indispensable que las empresas cuenten con diferentes herramientas y aplicaciones tecnológicas. La integración de varios sistemas se vuelve un punto crucial para poder aprovechar los beneficios de cada uno de estos aplicativos e incluso lograr un mayor alcance. Smartsheet, siendo una herramienta que busca facilitar la ejecución del trabajo diario, ofrece una gran cantidad de integraciones con otras aplicaciones y sistemas para que puedas administrar todo tu trabajo fácilmente desde una sola plataforma. Claramente, entre estas integraciones disponibles no podía faltar la conexión con G Suite de Google. En este artículo te contamos sobre las funcionalidades y beneficios que puedes lograr. Google Hangouts Esta herramienta de mensajería y videoconferencia es una solución perfecta para que las personas dentro de las empresas se mantengan comunicadas en todo momento, independientemente de su lugar trabajo. Con la integración entre Smartsheet y Google Hangouts puedes enviar mensajes privados o grupales a Hangouts directamente desde tus hojas de Smartsheet y recibir notificaciones, recordatorios y solicitudes en el Hangouts Chat. Además, es posible empezar una videollamada en Smartsheet con un compañero que esté viendo o editando los datos de la hoja, para que juntos puedan revisar la información y los últimos avances. Gmail La integración de Smartsheet con el servicio de correo electrónico de Google permite realizar una gran variedad de acciones sin salir de Gmail; por ejemplo: se puede agregar un correo electrónico completo como comentario directamente a una fila específica o a una hoja, y puedes adjuntar los archivos recibidos en el renglón o hoja requerida. Adicionalmente, si al recibir el correo es necesario modificar algún dato de la hoja o incluso generar una fila nueva con la tarea o compromiso especificado en el correo, se puede hacerlo directamente desde Gmail y sin tener que navegar a Smartsheet. Por último, es posible importar todos los contactos de la cuenta de Gmail a Smartsheet y así tener la certeza de que los emails de todos los compañeros, clientes y proveedores están a la mano. Google Docs Juntos Smartsheet y Google Docs, que es el procesador de texto desarrollado por Google, ofrecen una única y muy potente funcionalidad de generación de cartas y documentos con la información de las hojas de Smartsheet. Utilizando esta integración puedes crear un template o plantilla del documento requerido en Google Docs y luego, a través de una configuración muy sencilla, pasar los datos necesarios de Smartsheet a este documento. Es posible crear 1 o hasta 100 archivos a la vez en el formato de Google Docs o PDF, compartirlos automáticamente en Google Drive, adjuntarlos a las filas en Smartsheet o enviarlos por correo electrónico. Google Calendar Publica las fechas de tus planes y tareas de Smartsheet en el Calendario de Google y nunca más olvidarás una fecha de vencimiento o una reunión. Conectando Smartsheet y Google Calendar puedes obtener una vista completa de todas las actividades y tareas, resaltar fechas clave y fechas límite. Además, es posible superponer el Calendario de Google al Calendario de Smartsheet disponible en las hojas para que tengas a la vista todas las juntas y compromisos agendados para una mejor planeación de las actividades. Por último, los dos calendarios sincronizan automáticamente las fechas para que siempre tengas la información más reciente. Google Forms Si en tu empresa se utilizan formularios de Google para recopilar registros de eventos, solicitudes de soporte o evaluaciones y encuestas, puedes enviar todas las respuestas directamente a las hojas de Smartsheet, o incluso generar automáticamente hojas nuevas. De esta forma puedes colaborar de manera más efectiva adjuntando archivos a las filas requeridas, viendo fechas importantes en una vista de Calendario o vista de Gantt, configurando recordatorios e informes de progreso y visualizando los indicadores clave en tus tableros. Google Drive No quedó olvidado el servicio de almacenamiento en la nube de Google que se llama Google Drive. Con la integración nativa de Smartsheet puedes fácilmente buscar y adjuntar archivos almacenados en Drive a filas específicas y hojas de Smartsheet. Estos archivos pueden estar en cualquier formato, pero si adjuntas Google Docs, Sheets o Slides, sus actualizaciones se sincronizan instantáneamente y podrás olvidarte de tener que cargar la última versión del documento. Además de poder disfrutar de las integraciones antes mencionadas, recuerda que se puede exportar la información de Smartsheet a Google Sheets y viceversa, así como realizar un acceso único (SSO) a la plataforma utilizando las credenciales de Google. Todas estas funcionalidades están diseñadas para que los equipos puedan lograr una mayor productividad y mejor coordinación de trabajo utilizando ambos sistemas. ¿Quieres obtener más información sobre estas integraciones entre Smartsheet y las aplicaciones de Google G Suite? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.