En la transformación digital que estamos viviendo hoy en día, para lograr el éxito y más eficacia en la realización de las operaciones, es indispensable que las empresas cuenten con diferentes herramientas y aplicaciones tecnológicas. La integración de varios sistemas se vuelve un punto crucial para poder aprovechar los beneficios de cada uno de estos aplicativos e incluso lograr un mayor alcance.
Smartsheet, siendo una herramienta que busca facilitar la ejecución del trabajo diario, ofrece una gran cantidad de integraciones con otras aplicaciones y sistemas para que puedas administrar todo tu trabajo fácilmente desde una sola plataforma. Claramente, entre estas integraciones disponibles no podía faltar la conexión con G Suite de Google. En este artículo te contamos sobre las funcionalidades y beneficios que puedes lograr.
Google Hangouts
Esta herramienta de mensajería y videoconferencia es una solución perfecta para que las personas dentro de las empresas se mantengan comunicadas en todo momento, independientemente de su lugar trabajo. Con la integración entre Smartsheet y Google Hangouts puedes enviar mensajes privados o grupales a Hangouts directamente desde tus hojas de Smartsheet y recibir notificaciones, recordatorios y solicitudes en el Hangouts Chat. Además, es posible empezar una videollamada en Smartsheet con un compañero que esté viendo o editando los datos de la hoja, para que juntos puedan revisar la información y los últimos avances.
Gmail
La integración de Smartsheet con el servicio de correo electrónico de Google permite realizar una gran variedad de acciones sin salir de Gmail; por ejemplo: se puede agregar un correo electrónico completo como comentario directamente a una fila específica o a una hoja, y puedes adjuntar los archivos recibidos en el renglón o hoja requerida. Adicionalmente, si al recibir el correo es necesario modificar algún dato de la hoja o incluso generar una fila nueva con la tarea o compromiso especificado en el correo, se puede hacerlo directamente desde Gmail y sin tener que navegar a Smartsheet. Por último, es posible importar todos los contactos de la cuenta de Gmail a Smartsheet y así tener la certeza de que los emails de todos los compañeros, clientes y proveedores están a la mano.
Google Docs
Juntos Smartsheet y Google Docs, que es el procesador de texto desarrollado por Google, ofrecen una única y muy potente funcionalidad de generación de cartas y documentos con la información de las hojas de Smartsheet. Utilizando esta integración puedes crear un template o plantilla del documento requerido en Google Docs y luego, a través de una configuración muy sencilla, pasar los datos necesarios de Smartsheet a este documento. Es posible crear 1 o hasta 100 archivos a la vez en el formato de Google Docs o PDF, compartirlos automáticamente en Google Drive, adjuntarlos a las filas en Smartsheet o enviarlos por correo electrónico.
Google Calendar
Publica las fechas de tus planes y tareas de Smartsheet en el Calendario de Google y nunca más olvidarás una fecha de vencimiento o una reunión. Conectando Smartsheet y Google Calendar puedes obtener una vista completa de todas las actividades y tareas, resaltar fechas clave y fechas límite. Además, es posible superponer el Calendario de Google al Calendario de Smartsheet disponible en las hojas para que tengas a la vista todas las juntas y compromisos agendados para una mejor planeación de las actividades. Por último, los dos calendarios sincronizan automáticamente las fechas para que siempre tengas la información más reciente.
Google Forms
Si en tu empresa se utilizan formularios de Google para recopilar registros de eventos, solicitudes de soporte o evaluaciones y encuestas, puedes enviar todas las respuestas directamente a las hojas de Smartsheet, o incluso generar automáticamente hojas nuevas. De esta forma puedes colaborar de manera más efectiva adjuntando archivos a las filas requeridas, viendo fechas importantes en una vista de Calendario o vista de Gantt, configurando recordatorios e informes de progreso y visualizando los indicadores clave en tus tableros.
Google Drive
No quedó olvidado el servicio de almacenamiento en la nube de Google que se llama Google Drive. Con la integración nativa de Smartsheet puedes fácilmente buscar y adjuntar archivos almacenados en Drive a filas específicas y hojas de Smartsheet. Estos archivos pueden estar en cualquier formato, pero si adjuntas Google Docs, Sheets o Slides, sus actualizaciones se sincronizan instantáneamente y podrás olvidarte de tener que cargar la última versión del documento.
Además de poder disfrutar de las integraciones antes mencionadas, recuerda que se puede exportar la información de Smartsheet a Google Sheets y viceversa, así como realizar un acceso único (SSO) a la plataforma utilizando las credenciales de Google. Todas estas funcionalidades están diseñadas para que los equipos puedan lograr una mayor productividad y mejor coordinación de trabajo utilizando ambos sistemas.
¿Quieres obtener más información sobre estas integraciones entre Smartsheet y las aplicaciones de Google G Suite? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.