La colaboración eficiente entre equipos de trabajo es uno de los objetivos y pilares fundamentales de Smartsheet. Buscando ser la plataforma central de trabajo para que varias personas, áreas, localidades e incluso personas externas interactúen, Smartsheet cuenta con una serie de elementos y herramientas que tienen la finalidad de lograr una colaboración más eficaz.
En Smartsheet pueden colaborar tanto usuarios con licencia como usuarios externos que no cuentan con una licencia de la herramienta. Dependiendo del tipo de usuario, la interacción y manera como se puede compartir y recibir información será diferente. En este artículo profundizaremos en las diferencias entre los dos tipos de usuarios, y qué herramientas se pueden emplear para cada uno de ellos.
¿Cómo puedo saber quién debe de tener una licencia y quién no?
Esto depende de las acciones que necesitas que realice. Por ejemplo, las personas que necesitan crear contenido, definir reglas para automatizar procesos, generar hojas o solicitar información clave, deben de ser usuarios con licencia. Algunos de estos roles son: administradores de procesos, gerentes de áreas, miembros del equipo operacional, líderes de proyectos o inclusive ejecutivos con procesos a su cargo.
Por otro lado, los colaboradores externos son los que solamente necesitan tener visibilidad de la información ya creada y procesada por usuarios con licencia, así como los que necesitan compartir ciertos datos claves para procesos ya establecidos. Algunos roles son: directores de empresas, ejecutivos que solamente requieren ser informados, clientes y proveedores.
1. Usuarios con licencia
Las personas que cuentan con una licencia de Smartsheet podrán utilizar todas las funcionalidades de la herramienta, generar hojas, reportes y tableros de control; por ejemplo pueden:
Iniciar una sesión en Smartsheet en la versión web o móvil de la plataforma.
Configurar su cuenta donde pueden especificar preferencias de notificaciones, idiomas, datos de contacto etc.
Crear espacios de trabajo y hojas de Smartsheet desde cero o utilizando una plantilla.
Desarrollar y modificar hojas de acuerdo a sus necesidades agregando columnas, filtros, reglas de formato condicional, fórmulas y resúmenes de datos.
Exportar e importar las hojas de Smartsheet a y desde distintos formatos.
Generar reportes, especificando sus criterios y programando su entrega.
Diseñar y construir tableros gráficos de control, agregando todos los datos relevantes.
Crear formularios, estableciendo campos obligatorios y opcionales.
Publicar hojas, reportes o tableros, generando una URL única del elemento.
Configurar flujos de automatización con envío de alertas, recordatorios y solicitudes.
Llevar conversaciones y recibir todas las notificaciones en su cuenta de Smartsheet o en la aplicación móvil.
Editar las configuraciones del proyectos.
Observar el registro de actividad y la vista de recursos.
Adjuntar y descargar archivos, así como revisar y aprobar los documentos en las Pruebas.
2. Colaboradores externos
Las funcionalidades de los colaboradores externos en Smartsheet están limitadas y se enfocan en poder interactuar en procesos o proyectos, realizando acciones puntuales que les solicitan los usuarios con licencias. Por ejemplo los colaboradores externos podrán:
Visualizar la información de la hoja o tablero mediante la publicación habilitada por un usuario con licencia.
Recibir reportes, notificaciones y alertas en su correo electrónico.
Llenar el formulario para registrar una solicitud, pedido, ticket de soporte etc.
Actualizar datos puntuales o aprobar aspectos clave del proceso a través de una solicitud de actualización recibida o información publicada.
Adjuntar archivos y agregar comentarios a una fila específica si así lo habilita un usuario con licencia.
Para Smartsheet los dos tipos de usuarios juegan un rol importante en los proyectos y procesos. Los usuarios con licencia son las personas encargadas de crear y diseñar hojas, informes y tableros en Smartsheet, además de trabajar directamente en la plataforma, o generar formularios y flujos de trabajo para empoderar a cualquier tipo de usuario. Los usuarios externos van a retroalimentarnos con información clave, o bien, a recibir todos aquellos datos ya procesados y trabajados en Smartsheet.
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