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Un nuevo año empieza, y Smartsheet trae consigo un nuevo diseño. En este artículo nosotros te comentaremos algunas ventajas que tiene este diseño mejorado para que las aproveches al máximo en tu día a día. Conoce las nuevas actualizaciones y las razones detrás de estos cambios, obtén una descripción general del nuevo sistema de diseño, y el papel que juegan los comentarios de los clientes en las decisiones de diseño. A continuación, vamos a encontrar una lista de los cambios que presenta la interfaz renovada. Cabe destacar que esta versión está basada en los comentarios que recibe Smartsheet de los clientes a través de su canal de comunicación directa en la plataforma, y que le permiten hacer que el sistema sea cada día más intuitivo, poderoso y moderno. - Encuentra más rápido lo que necesitas con el campo de búsqueda actualizado Smartsheet consolidó las funciones y los elementos de navegación más utilizados en una nueva barra de búsqueda, a la que siempre podrás acceder de forma sencilla en la esquina superior derecha de tu pantalla para que puedas moverte más rápidamente a través de la plataforma. *Esta nueva herramienta también puedes ocultarla en modo pantalla completa cuando estás trabajando en una hoja. La apariencia de la pantalla de buscador fue rediseñada por completo para mejorar su rendimiento. Ahora no solo tiene una interfaz de usuario moderna, sino que también es más escalable y cuenta con una mejor precisión en los resultados. Esto nos ayudará a encontrar los elementos de Smartsheet más rápido y trabajar de manera más eficiente. - Una nueva experiencia del Inicio para resaltar los elementos más importantes para cada usuario Como parte del proceso para mejorar la experiencia en la página de bienvenida, Smartsheet eliminó la sección de solicitudes, logrando expandir el área de elementos sugeridos que emplea la inteligencia artificial para hacer sugerencias puntuales sobre las hojas que más usas o las que te gustaría ver a continuación. La nueva pantalla de inicio nos permite dedicar menos tiempo a buscar elementos de trabajo y más tiempo a realizar el trabajo. Recuerda, todavía puedes ver tus solicitudes pendientes de actualización y aprobación en el panel de notificaciones. - Visibilidad mejorada en la cuadrícula Smartsheet actualizó la iconografía, el espaciado en las hojas y agregó más color para ayudar a diferenciar los comentarios, los archivos adjuntos, los recordatorios y las pruebas entre sí. Además, recordemos que la ventana de propiedades de columna también cuenta un aspecto nuevo e incluye un cambio importante: las estrellas y las banderas ahora se encuentran dentro de la columna de casilla de verificación. El equipo de desarrollo de Smartsheet tiene pensado realizar más modificaciones al diseño de la plataforma durante este año, todo esto con la intención de lograr que la plataforma tenga mayor coherencia, escalabilidad y velocidad. Recuerda que el objetivo principal de Smartsheet es facilitar la búsqueda de los elementos de trabajo que necesitas en menos pasos y de manera más amigable. Es importante que sepas que Smartsheet toma en serio los comentarios y la retroalimentación de sus usuarios, por lo cual si quieres comunicar tu experiencia, busca el siguiente ícono en tu pantalla, que te llevará a un formulario de retroalimentación. Si quieres conocer más de las funcionalidades de Smartsheet o te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Las constantes actualizaciones de las plataformas en la nube son indispensables. Se debe tomar en cuenta la retroalimentación de los usuarios para crear nuevos procesos y nuevas interacciones para adaptarse a las necesidades que tienen. Smartsheet no es la excepción, y a través del 2022, recibió múltiples actualizaciones importantes que te ayudarán a cumplir tus metas. En las imágenes podemos observar la lista de todas las mejoras que nos proporcionó el equipo de Smartsheet, siempre manteniendo un gran ritmo y el compromiso de ofrecer nuevas capacidades cada mes del año. Algunas de las actualizaciones más importantes y esperadas eran: Una nueva experiencia de administración de los flujos automatizados, junto con la integración de las plantillas de los flujos. La introducción del flujo de generación automática de documentos PDF. Uso de la vista de tarjetas en los reportes. Mayor posibilidad de edición y personalización de los formularios. Cabe destacar que uno de los principales enfoques de Smartsheet es mejorar la funcionalidad que ofrecen las distintas Premium Apps y profundizar en las integraciones con otras herramientas. 1. FLUJOS DE AUTOMATIZACIÓN Los flujos de automatización son una de las herramientas clave y pilares de los beneficios de Smartsheet, que permite mayor agilidad en la realización de nuestro trabajo. Conoce a continuación sus actualizaciones más importantes: Integración de plantillas Este año Smartsheet agregó la nueva galería de plantillas, una actualización que rediseñó por completo la administración de los flujos de trabajo. Esta galería es un gran recurso de apoyo, ya que viene con bloques de desencadenador, condiciones y acciones de distintos tipos, los cuales facilitan el proceso de la configuración y el uso de los flujos. Realiza los cambios necesarios para adaptar cualquier flujo a tus necesidades. El flujo de generación de documentos. Aprovecha el nuevo flujo de automatización para crear el documento que necesitas al instante, ya sea un contrato, carta, orden de compra u otro archivo; cada que recibas la aprobación o que se agregue una nueva fila a tus hojas. 2. FORMULARIOS Otra herramienta de Smartsheet, muy beneficiosa para recopilar cualquier solicitud, registro, o ticket de soporte, es el formulario, que recibió distintas actualizaciones este año: Edición de texto / formato de texto Ahora puedes personalizar el formato de texto en los campos, para ajustar aún más cualquier instrucción, incluyendo diferentes estilos, colores de texto y resaltado, viñetas, numeración e hipervínculos. Listas de uso seguro Puedes limitar el acceso a los usuarios de la lista de dominios seguros. Es decir, las personas que abran tu formulario deberán iniciar sesión en una cuenta de Smartsheet que coincida con el dominio seguro; de lo contrario, no tendrán acceso a él. Disponible offline Por último, con los formularios disponibles sin conexión en la aplicación móvil de Smartsheet, puedes enviar formularios desde tu teléfono o tableta en cualquier lugar, incluso si no tienes datos móviles o WiFi activado. 3. COLUMNAS DE SEGUIMIENTO Smartsheet tuvo varias actualizaciones acerca de las columnas de seguimiento de la información, te traemos las más importantes: Comentarios Se crea una nueva columna automática con el último comentario anotado en la fila, donde no solo verás el cuerpo del último mensaje, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros. Pruebas La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento de las pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. 4. REPORTES Otro componente, que utilizamos para el seguimiento del estado de las actividades, es el reporte de Smartsheet. La última actualización incorpora la vista de tarjetas. Te permite consolidar varias hojas en un informe y transformar filas en tarjetas muy visuales e interactivas, que se organizan en carriles según los valores de las listas desplegables, contactos o símbolos. 5. GESTIÓN DE PROYECTOS Uno de los casos de uso más comunes de Smartsheet, si no el más común, es la gestión de proyectos, donde es clave contar con las necesarias herramientas para identificar cualquier dato crítico o desviación: Fórmulas de proyectos Por ejemplo la nueva función TOTALFLOAT() calcula la cantidad de días hábiles que se puede retrasar una tarea sin afectar la fecha de término del proyecto, ayudando a identificar y mitigar el riesgo de retraso. Utiliza esta nueva función junto con las otras fórmulas de la gestión de proyectos: ISCRITICAL (para identificar si la tarea se encuentra en la ruta crítica) y SUCCESSORS (para calcular los sucesores directos de una tarea). Asistente de Proyecto Si apenas estás conociendo Smartsheet y no sabes por dónde empezar, puedes crear rápidamente una solución con un par de clics, utilizando el Asistente de Proyecto. Esta pequeña solución incluirá una hoja de proyecto, un par de informes y un tablero sencillo de control para que puedas utilizarlos como referencia o la base de tu solución. Smartsheet está en constante cambio para adaptarse a las necesidades de cada uno de sus usuarios. Y sin duda, el próximo año Smartsheet seguirá cambiando su experiencia para seguir avanzando junto con tus procesos. Si quieres conocer más acerca de las nuevas funcionalidades, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

Las fórmulas son una forma útil de compilar datos y reunir información, pero estás pueden ser tediosas de manejar. Hoy en día, las empresas gestionan cantidades de datos más grandes que nunca. Se está confiando en los datos para responder a preguntas críticas sobre la salud, la seguridad y el rendimiento de los negocios. Ser capaz de descubrir ideas a partir de los datos y tomar rápidamente medidas sobre esa información nunca ha sido más importante. El uso de fórmulas en las hojas es una de las formas en las que se puede recopilar información procesable a partir de tus datos. Pero aunque las fórmulas son útiles, pueden ser difíciles de manejar. Es probable que todos hayamos experimentado las frustraciones de trabajar con fórmulas en algún momento: un pequeño error conduce a resultados incorrectos, alguien edita o elimina accidentalmente su fórmula, o una nueva fila se añade al azar en tu hoja y cambia la fórmula de cada fila. Por suerte, Smartsheet hace que la gestión de tus fórmulas sea más fácil que nunca. Presentación de las fórmulas de columna Los propietarios y administradores de hojas con licencia pueden introducir su fórmula una vez en una celda y convertirla rápidamente en una fórmula a nivel de columna, que aplica uniformemente la fórmula a todas las celdas de la columna. Trabajar a nivel de columna, en lugar de hacerlo en cada celda individual, te ayudará a mejorar tus soluciones de Smartsheet, y a aprovechar tiempo valioso a lo largo de tu día de trabajo. Las fórmulas de columna añaden tres beneficios clave a tu experiencia en la hoja: 1) Elimina las soluciones manuales Las fórmulas son extremadamente frágiles para trabajar, especialmente cuando se trata con grandes cantidades de datos o se tiene múltiples colaboradores. Las fórmulas de columna ayudan a reducir la necesidad de soluciones manuales y repetitivas, porque solamente los propietarios y administradores de hojas con licencia podrán crear y editar fórmulas a nivel de columna. Todos los demás usuarios, contarán con la opción de solo lectura, lo que impedirá la eliminación o edición accidental de cualquier fórmula. Se trabajará con más confianza sabiendo que tus fórmulas no han sido modificadas y que los resultados se obtienen como tú quieres, sin necesidad de realizar tantas comprobaciones manuales. 2) Ahorra tiempo valioso Anteriormente, cuando trabajabas con fórmulas en Smartsheet, probablemente dependías de arrastrar tu fórmula por cada fila de tu hoja, o de copiar y pegar la fórmula de una fila a otra. Esto es especialmente lento cuanto trabajas con conjuntos de datos masivos en hojas grandes. Si has utilizado formularios de Smartsheet para capturar datos en una hoja, sabrás que las filas se añaden a la parte superior o inferior de las hojas, lo que añade más tiempo de comprobación para asegurarse de que la fórmula persiste en esas filas añadidas. El uso de fórmulas a nivel de columna te ahorrará el tiempo que emplearías en los flujos de trabajo de fórmulas manuales. Puedes aplicar tus fórmulas a cada fila de una columna con solo unos pocos clics. Mientras tu fórmula de columna esté configurada, no importa dónde se añadan las filas en tu hoja, ya sea a través de formularios, copiando y pegando, o moviendo filas de una hoja a otra, la fórmula de columna se aplicará automáticamente a cada fila que se añada en una columna. Ahora podrás aprovechar el tiempo durante tu jornada laboral para centrarte en lo que más importa. 3) Resultados más confiables en tus hojas Saber que tu hoja está libre de errores a nivel de celda u otros percances de la fórmula te da más confianza en tus datos. Esto significa que tú y tu equipo podrán tomar medidas sobre los datos críticos de manera eficaz. El uso de flujos de trabajo automatizados en Smartsheet elimina las tareas manuales y repetitivas que te quitan tiempo a lo largo del día. Todo esto con solo configurar una regla. Otra gran manera de organizar visualmente los datos en tus hojas es utilizar el formato condicional, que también se puede aplicar al tipo de columna subyacente y a los resultados de la fórmula de la columna. Esto ayudará a tus equipos a ver rápidamente los elementos realizados, en riesgo o por encima del presupuesto, por ejemplo. Si quieres obtener ayuda para empezar a utilizar las fórmulas de columna, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Los departamentos de marketing históricamente han sido vitales para el crecimiento y desarrollo de todas las grandes empresas a nivel global. A través de los años se han encargado de la promoción y preparación de materiales para que las compañías tengan relevancia en el mercado. La tecnología para la gestión del contenido ha evolucionado con el tiempo, y hoy en día existen múltiples herramientas clave para agilizar y colaborar en la revisión de diversos archivos. Por ejemplo, el apartado de gestión de pruebas en tus hojas de Smartsheet brinda un atractivo importante para la revisión óptima de las campañas y materiales producidos por los equipos creativos. Para ingresar a la gestión de pruebas es necesario tener una hoja pertinente a la actividad que estamos realizando. Un ejemplo básico es la gestión de campañas publicitarias, en donde tenemos las fases del proyecto, el medio de difusión y los encargados. Dentro de esta hoja, podrás hacer uso de todas las herramientas que brinda Smartsheet; una de estas es la Gestión de Pruebas, la cual nos permitirá hacer una revisión en tiempo real del documento. Dentro de la vista de la herramienta podremos realizar las siguientes acciones: Revisar vídeos, imágenes, PDFs y archivos de Microsoft Office (p. ej. Word, Excel, PowerPoint) directamente en la plataforma. Dejar comentarios y anotaciones puntuales sobre el documento con ayuda de diferentes herramientas, marcas e, incluso, emojis. Enviar solicitudes de revisión a los colegas, proveedores o clientes, los cuales pueden comentar, debatir sus opiniones entre sí, y registrar las decisiones de aprobación. Almacenar varias versiones del documento para que puedas revisar el historial del material trabajado y consultar la versión más reciente. Completar la prueba cuando el documento es aprobado para finalizar la recepción de comentarios. Enviar automáticamente el contenido final a Brandfolder, otra plataforma que forma parte de la familia de Smartsheet; sirve para administrar, analizar y distribuir el contenido digital de tu marca. Además, si los equipos de marketing y diseño en tu empresa utilizan Adobe Photoshop, Illustrator o InDesign de Adobe Creative Cloud puedes aprovechar la extensión que Smartsheet tiene desarrollada para una coordinación de trabajo y colaboración aún más eficaz. Gracias a esta extensión, los equipos pueden buscar y revisar los detalles de una tarea, cargar contenido directamente en la sección de pruebas de una fila o actividad específica, administrar versiones de archivos, solicitar comentarios y aprobaciones sobre estos documentos o imágenes ¡sin salir de Adobe! Por último, también es importante mencionar que Smartsheet permite a los usuarios llevar el seguimiento de pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. Estas columnas te beneficiarán para dar seguimiento a la versión actual, y revisar si falta alguna aprobación sin tener que entrar directamente al menú de prueba. A pesar de que los equipos de marketing parecen ser los usuarios más comunes de esta herramienta, existen muchos más casos de uso de esta funcionalidad de Smartsheet. Por ejemplo, también es posible aprovecharla para revisar documentos con requerimientos técnicos, planos y dibujos, contratos, diagramas de flujos, etc. Te invitamos a revisarla y esperamos que esta herramienta te ayude a tener una solución eficaz para revisar, aprobar y consolidar tus documentos en una sola plataforma. Si quieres conocer cómo Smartsheet puede apoyar a tu empresa o si te interesa aprender más acerca de la herramienta visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o para brindarte atención más personalizada escríbenos a info@orkesta.net

La productividad es el indicador que mide la cantidad de servicios y/o productos generados por cada recurso (tiempo, capital, mano de obra, etc.) empleado en su elaboración dentro de un periodo de tiempo. Este indicador nos permite medir la eficiencia del trabajo hecho en una empresa u organización. El nivel de productividad está relacionado directamente con el crecimiento de una organización, pues este permite obtener una mayor rentabilidad. Tradicionalmente, se tiene la percepción de que mientras más largo sea el turno laboral, mayor será el trabajo realizado en la organización. No obstante, diversos estudios han demostrado lo contrario. Actualmente, no existe una relación proporcional entre las horas laborales y la productividad en una empresa. Un ejemplo de esto es el caso de México. Dentro de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, OCDE, México es el país latinoamericano que más horas trabaja y el que ofrece menos vacaciones al empleado en su primer año laboral. Según datos de la OCDE, en el 2021, los empleados en México trabajaron un promedio de 2,149 horas en todo el año, mientras que trabajadores de países como Alemania y Dinamarca invirtieron un promedio de 1,350 horas. Los mexicanos laboraron un 35% más que el promedio de estas dos nacionalidades europeas. Sin embargo, aunque México encabeza la lista de los países que más horas invierten en el trabajo, el país ocupa el penúltimo lugar en el listado de productividad laboral, estableciéndose solo por delante de Sudáfrica. En el 2021, México obtuvo 95 puntos en el índice de productividad laboral, mientras que países como Alemania y Dinamarca, siendo estos los que menos tiempo laboran en Europa, alcanzaron un puntaje mayor, 106 y 108 respectivamente. Un artículo publicado por Harvard Business Review afirmó que los trabajadores que gozan de jornadas laborales reducidas y una mayor cantidad de días vacaciones tienden a mostrar una mayor productividad, pues la relación entre la vida personal y laboral se encuentra bien equilibrada. Uno de los beneficios de descansar lo suficiente de la carga de trabajo, es que el profesional podrá generar nuevas ideas ante los diferentes retos y situaciones que puedan surgir dentro de la empresa. Tomarse un periodo de vacaciones permite mejorar la salud física y mental, combatir los síntomas de la depresión, revitalizar el funcionamiento del cerebro, ayudar al desarrollo de la creatividad, y mejorar la calidad de sueño. La forma en cómo trabajamos impacta directamente en la productividad de nuestra empresa. Es imprescindible trascender de la cultura tradicional laboral y descubrir nuevas formas de trabajar que beneficien tanto al trabajador como a la organización. A continuación te presentamos algunos consejos para mejorar los niveles de productividad en tu empresa para que exista un balance positivo entre la vida personal y laboral de tu equipo: Invierte en tecnología. Actualmente, es indispensable incorporar herramientas tecnológicas en tu organización que te permitan realizar de manera más rápida, eficiente y automática algunas de las tareas más recurrentes. Incorpora un sistema de motivación. Esta forma de trabajo permitirá que tus empleados se sientan más motivados y comprometidos hacia la organización. Esto se puede lograr a través del logro de objetivos, reconocimientos y recompensas. Apuesta por desarrollar el trabajo en equipo. El trabajo en equipo favorece la motivación, estimula la creatividad e incrementa el sentimiento de pertenencia a una organización. También, facilita el cumplimiento de los objetivos y potencia las habilidades sociales de los empleados. No satures la agenda de tus empleados de llamadas y reuniones. Es recomendable organizar las tareas en bloques de 90 minutos y brindar tiempos de descanso entre cada bloque. De igual manera, es recomendable limitar el tiempo de las reuniones a un máximo de 40 minutos para cuestiones importantes y 15 minutos para las actualizaciones de estado de los proyectos. Mantén un canal de comunicación efectivo. De esta manera, los diferentes equipos de trabajo podrán permanecer coordinados y en sintonía. Evita multitareas (multitasking). Para aumentar la productividad y obtener mejores resultados es necesario permitir que tus empleados puedan centrarse en una sola tarea a la vez. Hay estudios que afirman que eso ayuda a mejorar la capacidad de pasar de una tarea a otra de manera más productiva. Proporciona un buen ambiente laboral. Incentiva una buena relación interpersonal, permite una comunicación transparente y vertical, promueve el desarrollo profesional y abre un espacio para la aportación de ideas. Otorga más autonomía a los colaboradores y permite mayor flexibilidad laboral. Por ejemplo, la implantación de modelos híbridos de trabajo facilita la conciliación de los empleados mientras se fomenta una sinergia positiva del contacto diario entre los equipos. Al proporcionar períodos más largos de vacaciones, los empleados experimentan numerosos beneficios a su salud, lo cual se ve reflejado directamente en el incremento de su productividad. La productividad no se mide en horas, sino en la capacidad que tengamos al eficientar nuestro trabajo. En orkesta podemos ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa con diferentes herramientas tecnológicas. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Los mensajes y los objetivos de tu organización deben estar en constante cambio en un mundo que avanza rápidamente. Los mercadólogos de hoy deben estar dispuestos a reposicionar las ofertas existentes, repensar los convenios y reimaginar las ideas, todo en tiempo real. El éxito requiere que los equipos estén en la misma sintonía para poder avanzar juntos. Dado que los acuerdos de trabajo a distancia siguen siendo una realidad para muchos trabajadores, los directivos deben poner en práctica estrategias que impulsen la conexión. Al planificar campañas, asegúrate de incorporar estos tres pasos esenciales: 1. Alinea los equipos internos y las agencias externas Para tener éxito, los responsables de marketing deben alinear a todas las partes interesadas, incluidos los empleados y las agencias externas. En el pasado, los equipos internos tenían la ventaja de la proximidad; la alineación es más manejable cuando las personas están físicamente cerca y tienen oportunidades para varios puntos de contacto a lo largo de la semana. Sin embargo, para muchos esto ya no es posible. Al entrar en un mundo post-COVID, muchas organizaciones han optado por continuar con acuerdos remotos o híbridos. El estudio Future of Workplace de Cushman & Wakefield reveló que el 73% de los trabajadores cree que su empresa debería ofrecer alguna opción de trabajo desde casa. Los empleados desean la flexibilidad, sin embargo, un lugar de trabajo disperso es más propenso a crear equipos desconectados. Para seguir ofreciendo resultados de calidad, los trabajadores deben unirse bajo una visión compartida y tener las herramientas necesarias para una buena colaboración. Una plataforma centralizada que mantenga mejores prácticas y sistemas ayudará a apoyar y fomentar la colaboración. Las organizaciones lograrán establecer relaciones sólidas y a formar asociaciones entre equipos internos y redes externas. También proporcionará una única fuente para los datos, las estrategias y las ideas para planificar y ejecutar nuevas iniciativas. 2. Empodera a las personas La productividad y la velocidad son importantes para que las campañas de marketing sigan siendo relevantes. Por ello, los equipos deben estar capacitados para crear las soluciones que se necesitan. Las organizaciones exitosas actuales definen los resultados en lugar de las acciones específicas. El cambio de mentalidad hace que las personas se comprometan más con los métodos utilizados; con la responsabilidad y el control, los empleados se sentirán más conectados con el objetivo, lo que les motivará a encontrar formas de obtener resultados. También es importante recordar que, los directivos deben proporcionar a sus equipos el apoyo y las herramientas que necesitan para ejecutar estos planes. 3. Adáptate junto con los otros El trabajo de un líder de marketing es crear un plan para impulsar el crecimiento y los ingresos de su organización. Y lo que las organizaciones de hoy en día necesitan es agilidad, es decir, la capacidad de moverse y adaptarse rápidamente en respuesta a las necesidades cambiantes del cliente y del mercado. Una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) y Forbes reveló que el 92% de los ejecutivos creen que la agilidad organizativa es fundamental para el éxito empresarial. Sin embargo, solo el 27% está de acuerdo en que su organización es muy ágil. La creación de una organización ágil es crucial, ya que proporciona importantes beneficios financieros. Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) descubrió que las empresas ágiles aumentan sus ingresos un 37% más rápido y generan un 30% más de beneficios que aquellas no ágiles. Aunque ser ágil y adaptable significa ser flexible en cuanto a las situaciones cambiantes, también requiere algunas formas tradicionales de trabajar, como la comunicación con todas las partes, los planes de trabajo y el seguimiento de los resultados. Adoptar un lenguaje común puede crear el camino para la ejecución fluida de nuevas estrategias y técnicas. Sin duda, la tecnología puede facilitar estos procesos. Por ejemplo, puedes contar con Smartsheet, una plataforma de gestión de trabajo intuitiva y basada en la nube que permitirá la comunicación y la visibilidad en tiempo real entre los departamentos y eliminará los problemas que frenan la colaboración. Con una mayor visibilidad de los flujos de trabajo, los equipos pueden adaptar rápidamente las estrategias para satisfacer las nuevas necesidades de contenidos y editar los mensajes necesarios para hacer crecer tu negocio. El marketing es una base importante de tu organización. A medida que el mundo se vuelve más complejo y está más conectado, los líderes necesitan definir e implementar nuevas formas de trabajo. Las empresas que estén alineadas, capacitadas y sean ágiles estarán entre las que prosperen en el nuevo mercado donde el cambio ya no es inesperado, es un hecho. Si quieres obtener más información sobre cómo Smartsheet puede ayudarte a ti y a tu equipo de marketing a mantener la relevancia en un mercado lleno de cambios constantes, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o para brindarte atención más personalizada escríbenos a info@orkesta.net

Una prioridad para Smartsheet, es facilitar la tarea de convertir tus Dashboards o tableros en centros interactivos que proporcionen visibilidad en tiempo real de los KPIs y mantengan a todos tus equipos informados sobre el estado de tu empresa. Por esta razón, se desplegó la capacidad de incorporar Smartsheet Dynamic View en los tableros. Cada integrante de tu equipo podrá interactuar con tareas personalizadas y relevantes, en tiempo real. De esta manera, los equipos pueden centrarse principalmente en su propia carga de trabajo y completar las tareas aún más rápido. Pero, ¿qué es Dynamic View? Smartsheet Dynamic View es una aplicación premium que te permite controlar la visibilidad que tienen los equipos internos y externos de tus procesos. Mediante el uso de Dynamic View, puedes proporcionar desde una completa y simplificada transparencia hasta restringir la vista del usuario actual, de modo que solo verán el trabajo que se les ha asignado. Las capacidades únicas de Dynamic View te permiten controlar qué compartes y con quién en determinadas etapas del proyecto o del proceso, todo esto mientras colaboras en el mismo conjunto de datos. También proporciona una vista del trabajo diferente para cada individuo, para que el proceso no se estanque en el camino. Formas prácticas de utilizar Dynamic View Dynamic View ofrece la posibilidad de autogestionarse; te permite centrarte solo en las tareas que se te asignan y solo colaborar en el trabajo en determinadas fases del proceso. A continuación te presentamos tres ejemplos de cómo puedes utilizar Dynamic View para controlar rigurosamente los procesos mientras haces avanzar tu negocio. - Gestionar las revisiones de rendimiento Dynamic View permitirá a tus gerentes ver a todas las personas que les reportan y ver la autoevaluación completa de tus empleados. - Procesar las facturas de los proveedores Utilizando Dynamic View, podrás mantener la sensibilidad de los datos y compartir solo lo necesario con el proveedor adecuado en el momento correcto. - Gestionar las solicitudes de servicios de marketing Si tus clientes utilizan un único portal para los recursos de marketing, marcas y ventas, pueden enviar su solicitud a través de Dynamic View, ver el ID de su ticket y volver a visitarlo para obtener actualizaciones sin tener que enviar correos electrónicos o buscar entre otras solicitudes sólo para localizar la suya. Carga de trabajo enfocada a obtener resultados Ya sea que tu empresa utilice Dynamic View como los ejemplos mencionados anteriormente o de otras maneras, creemos que su incorporación en tus tableros de control ayudará a reducir la carga de trabajo de tu equipo. También logrará impulsar mejores resultados al darles visibilidad instantánea de sus tareas. Con estas mejoras en el proceso de trabajo, tu organización puede dar pasos hacia la transformación del modo en que se realiza el trabajo. Si quieres obtener ayuda para empezar a utilizar Dynamic View en tus dashboards, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet-dynamic-view o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Según un estudio de Microsoft, más del 70% de los trabajadores quieren que continúen las opciones de trabajo a distancia, mientras que cerca de dos tercios de los empleados quieren pasar más tiempo en persona con sus compañeros de trabajo. ¿La solución? El trabajo híbrido, en el que los empleados acuden a la oficina ciertos días y trabajan desde casa los demás. Ranjit Atwal, Director Ejecutivo de Investigación de Gartner, calificó la fuerza de trabajo híbrida como "el futuro del trabajo". Para 2022, Gartner prevé que el 31% de los trabajadores del mundo trabajen en régimen remoto o híbrido. Los gestores de proyectos tendrán que liderar equipos híbridos. Por esa razón, aquí te presentamos los pasos y herramientas adecuadas para abordar las cinco nuevas reglas de la gestión de proyectos: 1. Una única fuente de información es fundamental Aunque no faltan herramientas innovadoras diseñadas para organizar proyectos, el problema es que muchas no cuentan con lo necesario para alinear equipos híbridos. Disponer de un eje centralizado que proporcione una única fuente de información es vital para tareas, como para la toma de decisiones y el seguimiento de los ingresos. Smartsheet te ayudará a hacer un seguimiento de los documentos, las firmas y el trámite de pagos, lo que resulta crucial cuando el personal pasa a trabajar a distancia y se necesita una buena organización y una colaboración constante. 2. La flexibilidad laboral hace realidad la comunicación asíncrona Los trabajadores híbridos necesitan la capacidad de trabajar desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que requiere una comunicación asíncrona. Las herramientas basadas en la nube son esenciales para ayudar a los equipos distribuidos a trabajar juntos y colaborar. Compartir información contextualizada en un portal centralizado mantiene a todos sincronizados y en movimiento. Con Smartsheet, las actualizaciones son accesibles a través de dispositivos móviles, lo que garantiza que los miembros del equipo siempre tengan la información más actualizada. Así el personal puede confirmar los próximos pasos, incluso si no están en el mismo lugar. 3. La gestión de recursos es una ventaja competitiva En la encuesta de HBR, el 52% de los ejecutivos dijo que una plataforma única que combine la gestión del flujo de trabajo con la automatización inteligente y la colaboración, es clave para una mejor gestión de los recursos. Con Resource Management de Smartsheet podrás realizar un seguimiento de la planificación de tus recursos. Los datos ayudarán a orientar las decisiones sobre la renovación de proyectos, la asignación de personal y la contratación, todo para lograr cumplir con éxito los objetivos de tu organización. 4. El plan debe estar vinculado al trabajo, y a los resultados La medición de los resultados forma parte de la planificación estratégica. Necesitas una forma de conectar los pasos, desde la planificación y ejecución de un flujo de trabajo dinámico hasta la medición de tu estrategia empresarial. Smartsheet permitirá a tus gestores de proyectos dedicar más tiempo a trabajar en el proyecto que a su seguimiento. La visibilidad de los informes que te ofrece la plataforma te proporcionará información en tiempo real que influirá en la toma de decisiones, manteniendo a tus equipos en el camino correcto. 5. La conexión, y el contexto es la clave Una plataforma visible y centralizada no sólo mantiene a todo el mundo en la misma sintonía, sino que crea un sistema de registro que narra la historia del proyecto y proporciona el contexto de todas las tareas. Los cuadros de mando de los proyectos deben incluir todas las decisiones, conversaciones, archivos, fechas y contactos asociados al trabajo. Con la información completa a su alcance, tus equipos podrán tomar mejores decisiones en lugar de tener que buscar actualizaciones o referencias. Con Smartsheet podrás recopilar toda tu información en un solo lugar, inclusive de diversas fuentes. La flexibilidad laboral ha llegado para quedarse Los trabajos híbridos y remotos pueden crear desafíos para los gestores de proyectos, pero la tecnología puede proporcionar la solución, conectando a los miembros de tu equipo sin importar dónde estén y apoyando a la planificación y la ejecución estratégica. Las herramientas de Smartsheet son un gran aliado que mantendrán a tus equipos trabajando juntos de manera eficiente y ayudará a tu empresa a navegar por las nuevas formas de trabajo. En orkesta podemos brindarte las herramientas y el conocimiento necesarios para que tu también puedas implementar el trabajo híbrido en tu empresa. Si quieres mayor información visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

El mundo de la Fórmula 1 está siempre en constante cambio; continuamente se toman decisiones en tiempo real que afectan directamente el desempeño del coche e incluso, el resultado de la carrera. Cuando cada milisegundo cuenta, es indispensable encontrar la manera más eficiente de hacerlo todo, desde transformar la forma en que se administra el mantenimiento del vehículo, la fabricación de piezas, las operaciones de carrera e incluso la experiencia de los fans. Para todo esto y más, McLaren recurrió a Smartsheet. Sin duda alguna, uno de los equipos históricos más importantes de Fórmula 1 es McLaren. Fundado en 1963 por Bruce McLaren, es considerado uno de los cuatro grandes equipos de la máxima categoría del automovilismo. Cada fin de semana de carrera todos los ojos están puestos en el piloto, pero detrás de cada carrera y cada victoria, hay un equipo fuera de la pista que trabaja incansablemente para garantizar que todo salga según lo planeado. Zak Brown, el actual director general de McLaren, cerró un partnership con Smartsheet el año pasado para así brindar apoyo en los procesos más críticos. Uno de los usos más populares de Smartsheet es el manejo de campañas de marketing, y junto con la plataforma de Brandfolder ofrecen una solución poderosa para todos los equipos de diseño, mercadotecnia y relaciones públicas. Recordemos que Brandfolder es una plataforma líder en gestión de activos digitales (Digital Asset Management) para organizar, controlar, distribuir y medir el impacto de todas las formas de contenido digital: imágenes, vídeos, logos, arte de redes sociales etc. A través de Smartsheet y Brandfolder, el equipo McLaren logra la colaboración y la optimización de recursos. Pueden compartir hasta siete veces más rápido los activos digitales para que el equipo de relaciones públicas tenga acceso en todo momento a la información revisada y aprobada. También con Brandfolder tienen más de 90 terabytes de información lista para publicarse en sus redes sociales. Todo esto, se complementa con la función propia de Smartsheet que ayuda a la coordinación y ejecución correcta de los proyectos de marketing con los que cuenta McLaren. Otro uso que el equipo de McLaren le da Smartsheet, es el manejo de las operaciones de la logística a través del mundo. Es importante tener comunicación con todo el equipo para asegurar la movilización de los autos, el paddock y todo lo necesario para las carreras. El esfuerzo logístico de la Fórmula 1 es algo impresionante, semana tras semana tienen que movilizar toneladas de materiales a través del mundo, una semana en Japón y la siguiente en Estados Unidos. Con ayuda de Smartsheet, el seguimiento de todos los activos es más sencillo; mediante una hoja de seguimiento pueden hacer actualizaciones de la localización y la cuenta de los materiales, para así hacer saber a los responsables que todo está en orden. Cómo podemos ver, Smartsheet es un partner crítico de la operación del equipo de McLaren. Sin embargo, el partnership de Smartsheet y McLaren no solo ha sido crítico para ambos, también es de mucha utilidad para la visibilidad de organizaciones no gubernamentales con fines sociales. Smartsheet es un gran apoyo para este tipo de organizaciones, y junto con McLaren en el Gran Premio de Australia 2022 decidieron hacer una muestra de esfuerzo y dedicación hacia una organización llamada Deadly Science. Esta organización se encarga de llevar a cabo inducciones y clases de ciencia a niños con pocos recursos en Australia. Smartsheet decidió retirar su logo del auto McLaren y colocó el logotipo de esta organización para mostrar el impacto que podría tener un logotipo en un auto de la Fórmula 1. Desde el gran premio de Australia a inicios de abril, Deadly Science ha incrementado las donaciones en un 400%. El impacto que ha dejado Smartsheet a Deadly Science es enorme. Incluso, gracias al éxito de este caso, Smartsheet, este 2022 llevará a cabo otra iniciativa. Ahora será en el Gran Premio de Estados Unidos en Austin, Texas, del 21 al 23 de octubre de 2022, con la organización sin ánimo de lucro, The Hidden Genius Project, con sede en Oakland. The Hidden Genius Project capacita y orienta a los jóvenes afroamericanos en la creación de tecnología, el espíritu empresarial y las habilidades de liderazgo para transformar sus vidas y sus comunidades. “Creamos Sponsor X para demostrar que las iniciativas de la marca pueden funcionar de la mano con los objetivos comerciales. La iniciativa representa la misión de Smartsheet: capacitar a cualquier persona para impulsar un cambio significativo…” dijo Andrew Bennett, Director de marketing de Smartsheet. “No podríamos estar más orgullosos de traer el Sponsor X a Austin y compartir el increíble trabajo de The Hidden Genius Project con el mundo”. Smartsheet está ampliando los beneficios de su asociación con McLaren Racing para poner a valiosas organizaciones en el foco de atención, donando su propia colocación en los coches de carreras McLaren MCL36 y en todas las actividades de marketing antes y durante las carreras. Con todo esto nos damos cuenta de que Smartsheet es un partner estratégico sumamente importante para McLaren. Desde el manejo de las campañas de marketing, hasta la planeación de la logística, Smartsheet siempre acompaña a McLaren, optimizando sus procesos. Si quieres conocer cómo Smartsheet puede apoyar a tu empresa o si te interesa aprender más acerca de la herramienta visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o para brindarte atención más personalizada escríbenos a info@orkesta.net

El liderazgo empresarial es una habilidad clave que impacta directamente en el éxito de una organización. El líder de una empresa o equipo es aquel que guía a sus compañeros para lograr los objetivos de la organización. Por ende, el buen desempeño del líder se ve reflejado en el cumplimiento de las metas planteadas. A continuación te presentamos los seis tipos de liderazgo más comunes, sus características y sus limitaciones, para que logres identificarte y detectar tus fortalezas y/o áreas de oportunidad. ¡Descubre qué tipo de liderazgo ejerces con tu equipo! 1. Líder autocrático El psicólogo alemán Kurt Lewin define a este líder como el más cerrado de todos, pues todo el poder, autoridad y toma de decisiones recaen exclusivamente en una sola persona. Una de las consecuencias de ejercer este tipo de liderazgo es que se crea una relación totalmente jerarquizada, donde se obstaculiza el desarrollo de la creatividad e innovación en el equipo de trabajo. Asimismo, se presenta un incremento del estrés en el ambiente laboral, lo cual puede ocasionar un incremento en el ausentismo de la gente. 2. Líder democrático Se caracteriza por permitir una mayor participación en el proceso de toma de decisiones. No obstante, la decisión final sigue recayendo completamente en el líder de equipo. A diferencia del autocrático, este tipo de liderazgo permite que los canales de comunicación interna permanezcan abiertos para todos los miembros, lo cual puede reflejar un aumento en el compromiso laboral. 3. Líder transaccional Se fomenta el desempeño del equipo mediante un sistema de premios y castigos. Una de las características principales de este liderazgo es que puede promover la productividad del equipo y el sentimiento de validación en los miembros de la organización. 4. Líder “laissez faire” Este líder presenta características totalmente contrarias al líder autocrático. Su premisa es la confianza total en los miembros del equipo, de tal manera que el líder otorga plena libertad en el trabajo. Este tipo de liderazgo suele funcionar si la comunicación entre los integrantes y el líder es constante, y si éste último monitorea periódicamente a su equipo. Normalmente este tipo de liderazgo se suele ejercer cuando los integrantes ya cuentan con experiencia laboral y tienen un alto nivel de iniciativa. 5. Liderazgo burocrático Como su nombre lo indica, los líderes que encajan en esta categoría suelen seguir rigurosamente las reglas y se encargan de la precisión de su equipo. Este tipo de liderazgo suele funcionar muy bien cuando se trabaja con información delicada, situaciones de riesgo o cuando se manejan transacciones importantes de dinero. 6. Liderazgo transformacional Este liderazgo es considerado el más completo y auténtico de todos. El líder se caracteriza por inspirar y entusiasmar continuamente a su equipo, lo cual ocasiona un aumento de la innovación en los empleados, creando así nuevas formas de crecimiento y éxito en la empresa. Y al igual que otros estilos de liderazgo, también abre un gran espacio de creatividad en los empleados, lo cual les permite encontrar nuevas soluciones. A diferencia de otros, un líder transformacional muestra activamente los estándares morales de la organización, promueve un ambiente de trabajo ético, prioriza la cooperación y la cultura corporativa, y aporta continuamente capacitación a los miembros. Una de sus particularidades más notorias es su enorme capacidad de influencia en todos los niveles de la organización. Cada uno de estos estilos están representados por métodos específicos que son aplicables en ciertas situaciones, por lo que un líder no debe ceñirse solamente a un estilo. La clave está en la capacidad de adaptarse a todos ellos según más convenga. Recuerda, la forma en la que ejercemos nuestro liderazgo impacta directamente en el desarrollo y éxito, tanto de nuestro equipo de trabajo como de nuestra empresa. Es por esta razón que liderar de forma asertiva, visionaria y eficaz a nuestro equipo es una tarea indispensable de llevar a cabo. Ahora que ya conoces los diferentes tipos de liderazgo, identifica tu estilo y evalúa si se ajusta o no a las necesidades de tu equipo y de tu organización. En orkesta podemos ayudarte a mejorar tu desempeño como líder de equipo ofreciendo diferentes soluciones tecnológicas para llevar el control óptimo de tu trabajo y las tareas del equipo. Si quieres mayor información visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

En el mundo corporativo, estamos acostumbrados a que el seguimiento de los papeles y documentos legales sea una tarea manual, tediosa y que consume mucho tiempo. A través de Smartsheet podrás tomar el liderazgo del departamento siendo eficiente y automatizando los procesos para que, de esta manera, la documentación siempre esté lista para su entrega y firma. Con la ayuda de Smartsheet no solo podremos automatizar la creación de documentos, sino que, se podrá recopilar la información de manera sencilla, almacenar la documentación en un repositorio en la nube y, por último, darle seguimiento a cada paso de la ejecución de los documentos. Uno de los ejemplos más usados, que vamos a revisar a detalle en este artículo, corresponde al seguimiento de contratación: una vez que el candidato pase a ser empleado, tendremos que llevar un arduo seguimiento en cuanto a la recepción de sus documentos oficiales, tales como su cédula profesional, acta de nacimiento y la carta de situación fiscal del empleado. Además de toda la entrega de documentos, el área legal tendrá que preparar el contrato requerido de manera personalizada, esto generalmente se realiza de manera manual. Este proceso en Smartsheet sería sencillo y automatizado, agilizando todos los pasos de contratación y logrando mayor eficiencia sin tanto esfuerzo manual. Aquí explicaremos cómo se llevaría a cabo este seguimiento mediante la herramienta de Smartsheet. 1. Recopilación de información El primer paso será la recopilación de la información necesaria. Cabe destacar que este proceso funciona de la misma manera tanto para contratos y documentación legal, como para facturas y notas de débito. Debes tener preparado un formulario para cada uno de los documentos que quieres generar o bien, utilizar un formulario con reglas lógicas. Dentro de ellos tendrás que tener como campos la información más detallada que necesitas para la generación del documento. Por ejemplo, pedir RFC y Razón Social para una factura; el número de cédula, nombre de beneficiarios y número de seguridad social para una contratación, etc. Este formulario, al llenarse, generará una nueva entrada en nuestra hoja de trabajo, en la cual encontraremos todos los datos que se solicitaron mediante el formulario. Ahora, con ayuda de los flujos de automatización, podremos alertar a los colaboradores correspondientes y revisar así la información que se recibió. 2. Flujos de automatización Los flujos nos ayudarán a tener un mejor control y mantener a todas las áreas, departamentos internos y personas clave al tanto de los cambios y avances en el proceso. Una vez que los documentos y la información esté completa, se avisará al área legal que todos los datos se encuentran revisados y así puedan generar la documentación pertinente. Regresando al ejemplo de incorporación de un nuevo empleado, adicionalmente avisaremos a todas las áreas sobre el nuevo ingreso, entre ellas TI, para informar que se debe preparar el equipo y los accesos que usará el individuo. También puede ser necesario enviar un recordatorio a las personas responsables de recursos humanos, contabilidad y administración. Mientras el proceso avanza con los flujos, también se contará con fórmulas, las cuales serán de utilidad para dar seguimiento a las fechas, avanzar los procesos y así tener claro en qué etapa se encuentra esta contratación. 3. Generador de documentos y Docusign Una vez completados los flujos de automatización y que todas las áreas involucradas estén notificadas de la nueva incorporación, será pertinente tener la documentación lista para su firma y entrega a RH. Lo primero que tenemos que hacer será preparar un documento en el formato de PDF rellenable, este será nuestra hoja maestra, y con los datos que recabamos en los procesos anteriores, podremos llenar de manera automática el contrato a través del generador de documentos. Una vez preparada la plantilla del documento, procedemos a configurar los campos rellenables para que coincidan con las columnas de Smartsheet. Esto es completamente configurable desde el gestor de documentos. Durante la configuración del documento, arrastraremos las columnas a nuestro PDF para cubrir los campos rellenables y así dejar todo listo para su generación automática. De esta manera, podrás generar documentos completamente personalizados a solo un clic de distancia. Además, puedes aprovechar el nuevo flujo de automatización de Smartsheet para crear el documento requerido al instante cada que se apruebe la contratación o que se agregue una nueva fila a tu hoja. Es importante mencionar que estos documentos se adjuntarán a nuestra hoja de Smartsheet, la cual fungirá como repositorio de documentos para que no se pierda ni traspapele la información importante para nuestra organización. Otra gran ventaja que tiene Smartsheet es la integración con Docusign, la cual nos permitirá compartir estos documentos por correo electrónico con el colaborador y pedir su firma electrónica de manera digitalizada. Cabe destacar que para utilizar esta integración será indispensable contar con el plan Enterprise de Smartsheet y tener una cuenta de Docusign, la cuál es ajena a la licencia de Smartsheet. Como pueden observar, con Smartsheet podemos aventajar y optimizar los procesos que contienen la gestión de documentos para realizar de manera sencilla un seguimiento adecuado de la documentación. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tus procesos administrativos, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Una de las responsabilidades más importantes cuando estamos en la ejecución de un proyecto es saber identificar de manera casi inmediata la diferencia entre un riesgo y un problema. En este artículo te ayudaremos a que explores ambos conceptos y conozcas cómo puedes manejar los retos a los que te enfrentas día con día en tus proyectos para que así puedas mejorar la gestión de cualquier incidente, evitando retrasos o aumentos de presupuesto. Comencemos con los riesgos en los proyectos. Un riesgo es un evento o condición incierta que si se produce puede tener un efecto positivo o negativo en el proyecto. Será la medida en la que un proyecto es amenazado por un evento potencial o alguna circunstancia, ya sea interna o externa. Hay riesgos derivados de la naturaleza del proyecto, pero también existen riesgos comunes de cualquier proyecto, por ejemplo: la falta de familiaridad de los usuarios con la tecnología a implementar o una simple resistencia al cambio. Existen también riesgos asociados a cualquier fase o actividad específica de los proyectos. Recordemos que los riesgos los podemos medir de dos formas: La posibilidad de que algo pueda suceder. Esta se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “improbable, posible o seguro”. El impacto en el proyecto si el riesgo sucediera. Este impacto se puede medir en “bajo, medio o alto'' o también en “insignificante, moderado, severo”. Al contrario, un problema se define como un acontecimiento que ya ha sucedido, cuando un problema es identificado ya no puede ser mitigado, sino que tiene que ser resuelto. Un problema es un evento actual que requiere una acción inmediata para poder minimizar el efecto negativo en los objetivos del proyecto. Hay diferentes problemas que se pueden presentar en los proyectos, aquí te presentamos de ejemplo tres tipos: Problemas de decisión: Estos problemas se definen por aquellas acciones que necesitan una decisión de algún directivo o gerente en alguna posición de poder. Estas decisiones pueden generar retrasos en los proyectos o hasta una detención total o parcial del proyecto. Por lo tanto, es muy importante que resolvamos estos problemas oportunamente, ya que pueden llevarnos a una desviación de nuestro proyecto. Problemas operativos: Estos problemas son aquellos que detendrán la operación del proyecto, ya sea por un error presentado, falta de material o falta de recursos para accionar las actividades del proyecto. De igual manera, estos problemas necesitan de una respuesta inmediata para que no atrasen las actividades de nuestro proyecto Problemas de planeación: Estos problemas son aquellos que se presentan en la primera fase del proyecto, es decir, cuando estamos tratando de definir parámetros y métricas que nos interesan, analizamos el impacto que este proyecto tendrá en los trabajadores y juntamos toda la información necesaria para sustentar y construir nuestro proyecto. Si no definimos todos estos factores a tiempo en la operación de nuestro proyecto, es muy probable que en el futuro se conviertan en problemas. Lo cierto es que al momento de realizar un proyecto no podemos ignorar ni la gestión de riesgos, ni la identificación de problemas en cualquier fase de nuestro proyecto; ambos tienen que tener una medida de acción, un plan de mitigación, o un plan de respuesta para solucionar cualquiera de los dos. Pero… entonces, ¿cuál es la diferencia entre los dos conceptos? La principal diferencia es que los riesgos son un suceso que podría suceder y el problema es un suceso que ya ocurrió o que está sucediendo en este momento. Además, se hacen estrategias diferentes para poder manejar estos dos conceptos dentro de los proyectos. Para los riesgos normalmente se hacen planes de contingencia y mitigación y solo en caso de que el riesgo se presente se ponen en acción. Estos planes de mitigación se piensan y se planean desde el momento en el que se identifica el riesgo. En el caso de los problemas, como son eventos que se van presentando en la operación diaria, no se tiene ninguna acción planeada, sino que más bien se le tiene que dar una solución casi inmediata para no retrasar nuestro proyecto. El manejo de riesgos y el registro de problemas deben de ser procesos separados, ya que también los tiempos para trabajar estos procesos son diferentes, por ejemplo; el manejo de riesgos se presenta normalmente en la fase de planeación, en donde el PM y su equipo van a identificar los posibles riesgos a los cuales el proyecto se puede enfrentar y su posible mitigación. El registro de problemas es algo que puede pasar en cualquier momento, algunos problemas pueden ser: la falta de material, la falta de recursos, falta de alguna autorización para proseguir con el proyecto, etc. Recordemos que estas soluciones tienen que darse lo más rápido posible. Al identificar las diferencias entre ambos conceptos vamos a poder enfocar la energía y el tiempo de nuestro equipo en lo que es realmente necesario, ahorraremos tiempo para poder proseguir con nuestro proyecto, se prevendrán los aumentos de costos y la variación en los presupuestos. Haz un seguimiento regular de tu proyecto, valida los planes de mitigación y las soluciones que se están dando a los problemas y ten el control completo de los procesos que se están llevando a cabo bajo tu liderazgo en el proyecto. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada o escríbenos a info@orkesta.net