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Los mensajes y los objetivos de tu organización deben estar en constante cambio en un mundo que avanza rápidamente. Los mercadólogos de hoy deben estar dispuestos a reposicionar las ofertas existentes, repensar los convenios y reimaginar las ideas, todo en tiempo real. El éxito requiere que los equipos estén en la misma sintonía para poder avanzar juntos. Dado que los acuerdos de trabajo a distancia siguen siendo una realidad para muchos trabajadores, los directivos deben poner en práctica estrategias que impulsen la conexión. Al planificar campañas, asegúrate de incorporar estos tres pasos esenciales: 1. Alinea los equipos internos y las agencias externas Para tener éxito, los responsables de marketing deben alinear a todas las partes interesadas, incluidos los empleados y las agencias externas. En el pasado, los equipos internos tenían la ventaja de la proximidad; la alineación es más manejable cuando las personas están físicamente cerca y tienen oportunidades para varios puntos de contacto a lo largo de la semana. Sin embargo, para muchos esto ya no es posible. Al entrar en un mundo post-COVID, muchas organizaciones han optado por continuar con acuerdos remotos o híbridos. El estudio Future of Workplace de Cushman & Wakefield reveló que el 73% de los trabajadores cree que su empresa debería ofrecer alguna opción de trabajo desde casa. Los empleados desean la flexibilidad, sin embargo, un lugar de trabajo disperso es más propenso a crear equipos desconectados. Para seguir ofreciendo resultados de calidad, los trabajadores deben unirse bajo una visión compartida y tener las herramientas necesarias para una buena colaboración. Una plataforma centralizada que mantenga mejores prácticas y sistemas ayudará a apoyar y fomentar la colaboración. Las organizaciones lograrán establecer relaciones sólidas y a formar asociaciones entre equipos internos y redes externas. También proporcionará una única fuente para los datos, las estrategias y las ideas para planificar y ejecutar nuevas iniciativas. 2. Empodera a las personas La productividad y la velocidad son importantes para que las campañas de marketing sigan siendo relevantes. Por ello, los equipos deben estar capacitados para crear las soluciones que se necesitan. Las organizaciones exitosas actuales definen los resultados en lugar de las acciones específicas. El cambio de mentalidad hace que las personas se comprometan más con los métodos utilizados; con la responsabilidad y el control, los empleados se sentirán más conectados con el objetivo, lo que les motivará a encontrar formas de obtener resultados. También es importante recordar que, los directivos deben proporcionar a sus equipos el apoyo y las herramientas que necesitan para ejecutar estos planes. 3. Adáptate junto con los otros El trabajo de un líder de marketing es crear un plan para impulsar el crecimiento y los ingresos de su organización. Y lo que las organizaciones de hoy en día necesitan es agilidad, es decir, la capacidad de moverse y adaptarse rápidamente en respuesta a las necesidades cambiantes del cliente y del mercado. Una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) y Forbes reveló que el 92% de los ejecutivos creen que la agilidad organizativa es fundamental para el éxito empresarial. Sin embargo, solo el 27% está de acuerdo en que su organización es muy ágil. La creación de una organización ágil es crucial, ya que proporciona importantes beneficios financieros. Un estudio del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) descubrió que las empresas ágiles aumentan sus ingresos un 37% más rápido y generan un 30% más de beneficios que aquellas no ágiles. Aunque ser ágil y adaptable significa ser flexible en cuanto a las situaciones cambiantes, también requiere algunas formas tradicionales de trabajar, como la comunicación con todas las partes, los planes de trabajo y el seguimiento de los resultados. Adoptar un lenguaje común puede crear el camino para la ejecución fluida de nuevas estrategias y técnicas. Sin duda, la tecnología puede facilitar estos procesos. Por ejemplo, puedes contar con Smartsheet, una plataforma de gestión de trabajo intuitiva y basada en la nube que permitirá la comunicación y la visibilidad en tiempo real entre los departamentos y eliminará los problemas que frenan la colaboración. Con una mayor visibilidad de los flujos de trabajo, los equipos pueden adaptar rápidamente las estrategias para satisfacer las nuevas necesidades de contenidos y editar los mensajes necesarios para hacer crecer tu negocio. El marketing es una base importante de tu organización. A medida que el mundo se vuelve más complejo y está más conectado, los líderes necesitan definir e implementar nuevas formas de trabajo. Las empresas que estén alineadas, capacitadas y sean ágiles estarán entre las que prosperen en el nuevo mercado donde el cambio ya no es inesperado, es un hecho. Si quieres obtener más información sobre cómo Smartsheet puede ayudarte a ti y a tu equipo de marketing a mantener la relevancia en un mercado lleno de cambios constantes, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o para brindarte atención más personalizada escríbenos a info@orkesta.net

La productividad es el indicador que mide la cantidad de servicios y/o productos generados por cada recurso (tiempo, capital, mano de obra, etc.) empleado en su elaboración dentro de un periodo de tiempo. Este indicador nos permite medir la eficiencia del trabajo hecho en una empresa u organización. El nivel de productividad está relacionado directamente con el crecimiento de una organización, pues este permite obtener una mayor rentabilidad. Tradicionalmente, se tiene la percepción de que mientras más largo sea el turno laboral, mayor será el trabajo realizado en la organización. No obstante, diversos estudios han demostrado lo contrario. Actualmente, no existe una relación proporcional entre las horas laborales y la productividad en una empresa. Un ejemplo de esto es el caso de México. Dentro de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, OCDE, México es el país latinoamericano que más horas trabaja y el que ofrece menos vacaciones al empleado en su primer año laboral. Según datos de la OCDE, en el 2021, los empleados en México trabajaron un promedio de 2,149 horas en todo el año, mientras que trabajadores de países como Alemania y Dinamarca invirtieron un promedio de 1,350 horas. Los mexicanos laboraron un 35% más que el promedio de estas dos nacionalidades europeas. Sin embargo, aunque México encabeza la lista de los países que más horas invierten en el trabajo, el país ocupa el penúltimo lugar en el listado de productividad laboral, estableciéndose solo por delante de Sudáfrica. En el 2021, México obtuvo 95 puntos en el índice de productividad laboral, mientras que países como Alemania y Dinamarca, siendo estos los que menos tiempo laboran en Europa, alcanzaron un puntaje mayor, 106 y 108 respectivamente. Un artículo publicado por Harvard Business Review afirmó que los trabajadores que gozan de jornadas laborales reducidas y una mayor cantidad de días vacaciones tienden a mostrar una mayor productividad, pues la relación entre la vida personal y laboral se encuentra bien equilibrada. Uno de los beneficios de descansar lo suficiente de la carga de trabajo, es que el profesional podrá generar nuevas ideas ante los diferentes retos y situaciones que puedan surgir dentro de la empresa. Tomarse un periodo de vacaciones permite mejorar la salud física y mental, combatir los síntomas de la depresión, revitalizar el funcionamiento del cerebro, ayudar al desarrollo de la creatividad, y mejorar la calidad de sueño. La forma en cómo trabajamos impacta directamente en la productividad de nuestra empresa. Es imprescindible trascender de la cultura tradicional laboral y descubrir nuevas formas de trabajar que beneficien tanto al trabajador como a la organización. A continuación te presentamos algunos consejos para mejorar los niveles de productividad en tu empresa para que exista un balance positivo entre la vida personal y laboral de tu equipo: Invierte en tecnología. Actualmente, es indispensable incorporar herramientas tecnológicas en tu organización que te permitan realizar de manera más rápida, eficiente y automática algunas de las tareas más recurrentes. Incorpora un sistema de motivación. Esta forma de trabajo permitirá que tus empleados se sientan más motivados y comprometidos hacia la organización. Esto se puede lograr a través del logro de objetivos, reconocimientos y recompensas. Apuesta por desarrollar el trabajo en equipo. El trabajo en equipo favorece la motivación, estimula la creatividad e incrementa el sentimiento de pertenencia a una organización. También, facilita el cumplimiento de los objetivos y potencia las habilidades sociales de los empleados. No satures la agenda de tus empleados de llamadas y reuniones. Es recomendable organizar las tareas en bloques de 90 minutos y brindar tiempos de descanso entre cada bloque. De igual manera, es recomendable limitar el tiempo de las reuniones a un máximo de 40 minutos para cuestiones importantes y 15 minutos para las actualizaciones de estado de los proyectos. Mantén un canal de comunicación efectivo. De esta manera, los diferentes equipos de trabajo podrán permanecer coordinados y en sintonía. Evita multitareas (multitasking). Para aumentar la productividad y obtener mejores resultados es necesario permitir que tus empleados puedan centrarse en una sola tarea a la vez. Hay estudios que afirman que eso ayuda a mejorar la capacidad de pasar de una tarea a otra de manera más productiva. Proporciona un buen ambiente laboral. Incentiva una buena relación interpersonal, permite una comunicación transparente y vertical, promueve el desarrollo profesional y abre un espacio para la aportación de ideas. Otorga más autonomía a los colaboradores y permite mayor flexibilidad laboral. Por ejemplo, la implantación de modelos híbridos de trabajo facilita la conciliación de los empleados mientras se fomenta una sinergia positiva del contacto diario entre los equipos. Al proporcionar períodos más largos de vacaciones, los empleados experimentan numerosos beneficios a su salud, lo cual se ve reflejado directamente en el incremento de su productividad. La productividad no se mide en horas, sino en la capacidad que tengamos al eficientar nuestro trabajo. En orkesta podemos ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa con diferentes herramientas tecnológicas. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web www.orkesta.net o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Los departamentos de marketing históricamente han sido vitales para el crecimiento y desarrollo de todas las grandes empresas a nivel global. A través de los años se han encargado de la promoción y preparación de materiales para que las compañías tengan relevancia en el mercado. La tecnología para la gestión del contenido ha evolucionado con el tiempo, y hoy en día existen múltiples herramientas clave para agilizar y colaborar en la revisión de diversos archivos. Por ejemplo, el apartado de gestión de pruebas en tus hojas de Smartsheet brinda un atractivo importante para la revisión óptima de las campañas y materiales producidos por los equipos creativos. Para ingresar a la gestión de pruebas es necesario tener una hoja pertinente a la actividad que estamos realizando. Un ejemplo básico es la gestión de campañas publicitarias, en donde tenemos las fases del proyecto, el medio de difusión y los encargados. Dentro de esta hoja, podrás hacer uso de todas las herramientas que brinda Smartsheet; una de estas es la Gestión de Pruebas, la cual nos permitirá hacer una revisión en tiempo real del documento. Dentro de la vista de la herramienta podremos realizar las siguientes acciones: Revisar vídeos, imágenes, PDFs y archivos de Microsoft Office (p. ej. Word, Excel, PowerPoint) directamente en la plataforma. Dejar comentarios y anotaciones puntuales sobre el documento con ayuda de diferentes herramientas, marcas e, incluso, emojis. Enviar solicitudes de revisión a los colegas, proveedores o clientes, los cuales pueden comentar, debatir sus opiniones entre sí, y registrar las decisiones de aprobación. Almacenar varias versiones del documento para que puedas revisar el historial del material trabajado y consultar la versión más reciente. Completar la prueba cuando el documento es aprobado para finalizar la recepción de comentarios. Enviar automáticamente el contenido final a Brandfolder, otra plataforma que forma parte de la familia de Smartsheet; sirve para administrar, analizar y distribuir el contenido digital de tu marca. Además, si los equipos de marketing y diseño en tu empresa utilizan Adobe Photoshop, Illustrator o InDesign de Adobe Creative Cloud puedes aprovechar la extensión que Smartsheet tiene desarrollada para una coordinación de trabajo y colaboración aún más eficaz. Gracias a esta extensión, los equipos pueden buscar y revisar los detalles de una tarea, cargar contenido directamente en la sección de pruebas de una fila o actividad específica, administrar versiones de archivos, solicitar comentarios y aprobaciones sobre estos documentos o imágenes ¡sin salir de Adobe! Por último, también es importante mencionar que Smartsheet permite a los usuarios llevar el seguimiento de pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. Estas columnas te beneficiarán para dar seguimiento a la versión actual, y revisar si falta alguna aprobación sin tener que entrar directamente al menú de prueba. A pesar de que los equipos de marketing parecen ser los usuarios más comunes de esta herramienta, existen muchos más casos de uso de esta funcionalidad de Smartsheet. Por ejemplo, también es posible aprovecharla para revisar documentos con requerimientos técnicos, planos y dibujos, contratos, diagramas de flujos, etc. Te invitamos a revisarla y esperamos que esta herramienta te ayude a tener una solución eficaz para revisar, aprobar y consolidar tus documentos en una sola plataforma. Si quieres conocer cómo Smartsheet puede apoyar a tu empresa o si te interesa aprender más acerca de la herramienta visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o para brindarte atención más personalizada escríbenos a info@orkesta.net

Las fórmulas son una forma útil de compilar datos y reunir información, pero estás pueden ser tediosas de manejar. Hoy en día, las empresas gestionan cantidades de datos más grandes que nunca. Se está confiando en los datos para responder a preguntas críticas sobre la salud, la seguridad y el rendimiento de los negocios. Ser capaz de descubrir ideas a partir de los datos y tomar rápidamente medidas sobre esa información nunca ha sido más importante. El uso de fórmulas en las hojas es una de las formas en las que se puede recopilar información procesable a partir de tus datos. Pero aunque las fórmulas son útiles, pueden ser difíciles de manejar. Es probable que todos hayamos experimentado las frustraciones de trabajar con fórmulas en algún momento: un pequeño error conduce a resultados incorrectos, alguien edita o elimina accidentalmente su fórmula, o una nueva fila se añade al azar en tu hoja y cambia la fórmula de cada fila. Por suerte, Smartsheet hace que la gestión de tus fórmulas sea más fácil que nunca. Presentación de las fórmulas de columna Los propietarios y administradores de hojas con licencia pueden introducir su fórmula una vez en una celda y convertirla rápidamente en una fórmula a nivel de columna, que aplica uniformemente la fórmula a todas las celdas de la columna. Trabajar a nivel de columna, en lugar de hacerlo en cada celda individual, te ayudará a mejorar tus soluciones de Smartsheet, y a aprovechar tiempo valioso a lo largo de tu día de trabajo. Las fórmulas de columna añaden tres beneficios clave a tu experiencia en la hoja: 1) Elimina las soluciones manuales Las fórmulas son extremadamente frágiles para trabajar, especialmente cuando se trata con grandes cantidades de datos o se tiene múltiples colaboradores. Las fórmulas de columna ayudan a reducir la necesidad de soluciones manuales y repetitivas, porque solamente los propietarios y administradores de hojas con licencia podrán crear y editar fórmulas a nivel de columna. Todos los demás usuarios, contarán con la opción de solo lectura, lo que impedirá la eliminación o edición accidental de cualquier fórmula. Se trabajará con más confianza sabiendo que tus fórmulas no han sido modificadas y que los resultados se obtienen como tú quieres, sin necesidad de realizar tantas comprobaciones manuales. 2) Ahorra tiempo valioso Anteriormente, cuando trabajabas con fórmulas en Smartsheet, probablemente dependías de arrastrar tu fórmula por cada fila de tu hoja, o de copiar y pegar la fórmula de una fila a otra. Esto es especialmente lento cuanto trabajas con conjuntos de datos masivos en hojas grandes. Si has utilizado formularios de Smartsheet para capturar datos en una hoja, sabrás que las filas se añaden a la parte superior o inferior de las hojas, lo que añade más tiempo de comprobación para asegurarse de que la fórmula persiste en esas filas añadidas. El uso de fórmulas a nivel de columna te ahorrará el tiempo que emplearías en los flujos de trabajo de fórmulas manuales. Puedes aplicar tus fórmulas a cada fila de una columna con solo unos pocos clics. Mientras tu fórmula de columna esté configurada, no importa dónde se añadan las filas en tu hoja, ya sea a través de formularios, copiando y pegando, o moviendo filas de una hoja a otra, la fórmula de columna se aplicará automáticamente a cada fila que se añada en una columna. Ahora podrás aprovechar el tiempo durante tu jornada laboral para centrarte en lo que más importa. 3) Resultados más confiables en tus hojas Saber que tu hoja está libre de errores a nivel de celda u otros percances de la fórmula te da más confianza en tus datos. Esto significa que tú y tu equipo podrán tomar medidas sobre los datos críticos de manera eficaz. El uso de flujos de trabajo automatizados en Smartsheet elimina las tareas manuales y repetitivas que te quitan tiempo a lo largo del día. Todo esto con solo configurar una regla. Otra gran manera de organizar visualmente los datos en tus hojas es utilizar el formato condicional, que también se puede aplicar al tipo de columna subyacente y a los resultados de la fórmula de la columna. Esto ayudará a tus equipos a ver rápidamente los elementos realizados, en riesgo o por encima del presupuesto, por ejemplo. Si quieres obtener ayuda para empezar a utilizar las fórmulas de columna, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Estamos en pleno cierre del año, las festividades están a la vuelta de la esquina, y con ello la productividad laboral comienza a declinar. Resulta necesario comenzar la planeación estratégica de los objetivos, tanto personales como profesionales. Contar con una idea clara de los objetivos que como empresa u organización tenemos, nos ayudará a terminar bien el año y fijar una estrategia bien planeada y organizada de lo que nos espera en el próximo. Pero, ¿qué es la planificación estratégica de objetivos? Se refiere al proceso en el que se establece la dirección de la organización o empresa. Se evalúa su estado presente y se determina su futuro a mediano y largo plazo. Realizar el proceso hace que todos los miembros del equipo de trabajo tengan clara la misión, la visión y los objetivos del año entrante, de manera que todo el equipo se dirige hacia una misma dirección. Una planeación estratégica de objetivos tiene características puntuales que no deben de faltar al llevarla a cabo en nuestra organización. A continuación te presentamos algunas de las características imprescindibles de este proceso: Análisis de la situación actual: Es importante evaluar la posición presente de tu organización y examinar hacia dónde se quiere llegar. Planificación a largo plazo: Al considerar las oportunidades actuales y futuras, debes aprovechar eficientemente tus fortalezas y trabajar en tus debilidades. Concentración de los recursos: Aprovecha los elementos de tu organización, así como sus fortalezas en las actividades importantes y prioritarias. Factores internos y externos: Para una planificación exitosa es importante considerar ambos, incluso los que están fuera de tu alcance. Actualmente, existen diferentes modelos de planificación estratégica de objetivos que te ofrecen diversas formas de determinar los objetivos anuales, tanto generales como específicos de tu organización. El primer punto fundamental a destacar es que todos los objetivos que establezcas deben ser específicos, medibles y viables. Un método sencillo y sumamente efectivo a la hora de elaborar los objetivos, es la metodología SMART. SMART, es el acrónimo en inglés que define a los objetivos como: Específicos: Fija metas concretas, con la intención de que estas sean más factibles. Medibles: Tus objetivos deben de contar con alguna manera de cuantificar su desempeño, ya sea a través de una fecha límite, un cambio porcentual o un resultado. Alcanzables y Realistas: Al establecer este tipo de objetivos se debe de tomar en consideración los recursos reales y dentro del ámbito de lo posible. De duración limitada: Es importante que tanto tu proyecto como sus objetivos tengan un periodo de tiempo bien determinado, esto con el propósito de que tu proyecto no experimente periodos eternos de prolongación. Ya sabemos cómo plantear objetivos en nuestro proyecto o empresa, ahora el siguiente paso es detallar los resultados clave para cada uno de ellos. La metodología OKR, (por el acrónimo en inglés Objectives and Key Results), tiene como objetivo medir de manera cuantitativa y cualitativa el progreso del equipo de trabajo en el cumplimiento de los objetivos establecidos. Los resultados clave o KPIs se definen como la métrica que te permitirá medir el progreso del objetivo determinado previamente. Es recomendable generar hasta 5 resultados clave por cada objetivo fijado, los cuales se aconseja evaluar de manera trimestral y anual para así poder actualizar o modificar tareas o actividades de nuestro equipo. Este método nos permitirá conocer si los objetivos previamente definidos no fueron suficientemente ambiciosos, o si, por el contrario, las actividades realizadas no aportaron lo esperado al cumplimiento del objetivo. Es importante recordar que para el buen funcionamiento de esta metodología es necesario formar los objetivos de acuerdo a los criterios SMART; es decir, llevar a cabo un seguimiento de manera regular, delegar a un responsable, mantener comunicados e informados a todos los miembros del equipo y siempre plantear escenarios realistas que se apeguen a la situación real de la empresa y del mercado. Ya vimos cómo realizar una planeación estratégica de objetivos, pero también es importante conocer los beneficios que traerá a nuestra organización: Mejora la comunicación interna: Logra que todos los niveles de la organización estén en sintonía con los objetivos establecidos. Brinda claridad sobre el camino a seguir: Impacta de manera positiva en el ambiente y rendimiento de la organización. Establece las áreas de crecimiento: Permite hacer uso y aprovechar al máximo los recursos de la organización. Incrementa el compromiso: Aumenta la motivación del personal hacia la organización. Administra el tiempo de manera más eficaz: Realiza actividades de manera más rápida y efectiva. Aumenta la rentabilidad del proyecto: Que a su vez mejorará la rentabilidad de tu empresa. Plantea correctamente tus objetivos, emplea diferentes metodologías y realiza un seguimiento puntual para dar la dirección correcta a tu organización con tu planeación estratégica. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Las constantes actualizaciones de las plataformas en la nube son indispensables. Se debe tomar en cuenta la retroalimentación de los usuarios para crear nuevos procesos y nuevas interacciones para adaptarse a las necesidades que tienen. Smartsheet no es la excepción, y a través del 2022, recibió múltiples actualizaciones importantes que te ayudarán a cumplir tus metas. En las imágenes podemos observar la lista de todas las mejoras que nos proporcionó el equipo de Smartsheet, siempre manteniendo un gran ritmo y el compromiso de ofrecer nuevas capacidades cada mes del año. Algunas de las actualizaciones más importantes y esperadas eran: Una nueva experiencia de administración de los flujos automatizados, junto con la integración de las plantillas de los flujos. La introducción del flujo de generación automática de documentos PDF. Uso de la vista de tarjetas en los reportes. Mayor posibilidad de edición y personalización de los formularios. Cabe destacar que uno de los principales enfoques de Smartsheet es mejorar la funcionalidad que ofrecen las distintas Premium Apps y profundizar en las integraciones con otras herramientas. 1. FLUJOS DE AUTOMATIZACIÓN Los flujos de automatización son una de las herramientas clave y pilares de los beneficios de Smartsheet, que permite mayor agilidad en la realización de nuestro trabajo. Conoce a continuación sus actualizaciones más importantes: Integración de plantillas Este año Smartsheet agregó la nueva galería de plantillas, una actualización que rediseñó por completo la administración de los flujos de trabajo. Esta galería es un gran recurso de apoyo, ya que viene con bloques de desencadenador, condiciones y acciones de distintos tipos, los cuales facilitan el proceso de la configuración y el uso de los flujos. Realiza los cambios necesarios para adaptar cualquier flujo a tus necesidades. El flujo de generación de documentos. Aprovecha el nuevo flujo de automatización para crear el documento que necesitas al instante, ya sea un contrato, carta, orden de compra u otro archivo; cada que recibas la aprobación o que se agregue una nueva fila a tus hojas. 2. FORMULARIOS Otra herramienta de Smartsheet, muy beneficiosa para recopilar cualquier solicitud, registro, o ticket de soporte, es el formulario, que recibió distintas actualizaciones este año: Edición de texto / formato de texto Ahora puedes personalizar el formato de texto en los campos, para ajustar aún más cualquier instrucción, incluyendo diferentes estilos, colores de texto y resaltado, viñetas, numeración e hipervínculos. Listas de uso seguro Puedes limitar el acceso a los usuarios de la lista de dominios seguros. Es decir, las personas que abran tu formulario deberán iniciar sesión en una cuenta de Smartsheet que coincida con el dominio seguro; de lo contrario, no tendrán acceso a él. Disponible offline Por último, con los formularios disponibles sin conexión en la aplicación móvil de Smartsheet, puedes enviar formularios desde tu teléfono o tableta en cualquier lugar, incluso si no tienes datos móviles o WiFi activado. 3. COLUMNAS DE SEGUIMIENTO Smartsheet tuvo varias actualizaciones acerca de las columnas de seguimiento de la información, te traemos las más importantes: Comentarios Se crea una nueva columna automática con el último comentario anotado en la fila, donde no solo verás el cuerpo del último mensaje, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros. Pruebas La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento de las pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. 4. REPORTES Otro componente, que utilizamos para el seguimiento del estado de las actividades, es el reporte de Smartsheet. La última actualización incorpora la vista de tarjetas. Te permite consolidar varias hojas en un informe y transformar filas en tarjetas muy visuales e interactivas, que se organizan en carriles según los valores de las listas desplegables, contactos o símbolos. 5. GESTIÓN DE PROYECTOS Uno de los casos de uso más comunes de Smartsheet, si no el más común, es la gestión de proyectos, donde es clave contar con las necesarias herramientas para identificar cualquier dato crítico o desviación: Fórmulas de proyectos Por ejemplo la nueva función TOTALFLOAT() calcula la cantidad de días hábiles que se puede retrasar una tarea sin afectar la fecha de término del proyecto, ayudando a identificar y mitigar el riesgo de retraso. Utiliza esta nueva función junto con las otras fórmulas de la gestión de proyectos: ISCRITICAL (para identificar si la tarea se encuentra en la ruta crítica) y SUCCESSORS (para calcular los sucesores directos de una tarea). Asistente de Proyecto Si apenas estás conociendo Smartsheet y no sabes por dónde empezar, puedes crear rápidamente una solución con un par de clics, utilizando el Asistente de Proyecto. Esta pequeña solución incluirá una hoja de proyecto, un par de informes y un tablero sencillo de control para que puedas utilizarlos como referencia o la base de tu solución. Smartsheet está en constante cambio para adaptarse a las necesidades de cada uno de sus usuarios. Y sin duda, el próximo año Smartsheet seguirá cambiando su experiencia para seguir avanzando junto con tus procesos. Si quieres conocer más acerca de las nuevas funcionalidades, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

¿Constantemente corres de una reunión a otra?, ¿el desarrollo de tu proyecto se detiene si no estás disponible para aprobar tareas?, ¿siempre te preocupan los mensajes que puedas perderte por la falta de conectividad? Entonces la aplicación móvil de Smartsheet es para ti. Comprueba el estado de tu proyecto en tiempo real, recopila información y colabora, estés donde estés. Aquí te presentamos cinco formas en que puedes utilizar la aplicación para trabajar en cualquier lugar: 1. Seguimiento al alcance de tu mano En una reunión, en un avión o en la fila para tomar un café, mantente al día con tu trabajo utilizando tus hojas, informes y tableros en tiempo real. Consultar tus dashboards en tu dispositivo móvil te proporciona una visión ejecutiva en tiempo real del estado de tu negocio al alcance de tu mano, sin tener que desplazarte por innumerables hojas e informes. Tip: Los dashboards se reorganizan y optimizan cuando se ven en la aplicación móvil, pero a veces es útil ver el diseño de escritorio para obtener la vista completa. Puedes cambiar fácilmente al "diseño de escritorio" haciendo clic en el botón azul en la parte inferior derecha de cada panel en la aplicación. 2. Captura información sobre la marcha sin conectividad ¿Quieres ingresar formularios, presentar solicitudes o gestionar instalaciones sin WiFi? Abandona los procesos de lápiz y papel que tan a menudo te acompañan a los lugares de trabajo remotos y captura datos sin errores de conexión, con la aplicación móvil de Smartsheet. Marca los formularios para su uso sin conexión en la aplicación de modo que puedas capturar información independientemente de la confiabilidad de tu conexión a internet. Tip: Utiliza un formulario como un potente flujo de trabajo para alertar a alguien, solicitar una aprobación o incluso generar automáticamente un documento como un formulario de pedido o un contrato. 3. Mantén el flujo de trabajo El trabajo se mueve más rápido que nunca, pero el progreso puede ralentizarse si tu equipo y las partes interesadas tienen que esperar a que estés disponible para checar las actualizaciones, revisiones y aprobaciones. Las herramientas portátiles te permiten mantener el flujo de trabajo. Sé capaz de recibir notificaciones instantáneas sobre elementos críticos y actúa en el momento oportuno. Completa rápidamente las solicitudes de actualización y aprobación, y logra ver y responder los comentarios en tiempo real. 4. Código de barras, imágenes, localización La aplicación móvil te ofrece oportunidades únicas para capturar información. Añade contexto a tu trabajo con la ayuda de fotos, códigos de barras y ubicaciones. La captura de imágenes puede acelerar la entrada de información crítica desde el campo. Recorta, gira y realiza otras ediciones ligeras a las imágenes cuando las cargues. El escaneo de códigos de barras te permite escanear e introducir rápidamente una cadena de números de un código de barras, ya sea para buscar una coincidencia existente en Smartsheet o para añadir una cadena a la celda. Tip: Nuestro Centro de soluciones ofrece una amplia gama de plantillas, incluida una para la Gestión de inventario con código de barras. 5. Vista móvil Necesitas acceder y editar tus datos sobre la marcha, lo que significa que necesitas vistas optimizadas para la pantalla de tu teléfono. La vista móvil muestra la información de las filas de tus hojas en un formato de tarjeta vertical, solo con los campos clave que especifiques. Con una lista de datos fácilmente desplazable para revisar y actualizar sobre la marcha, podrás trabajar siempre que te llegue la inspiración. ¡Qué esperas para descargar la aplicación móvil hoy mismo!, disponible en App Store para iOS y en Google Play Store para Android. Si quieres conocer más acerca de la plataforma Smartsheet y sus beneficios, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Un nuevo año empieza, y Smartsheet trae consigo un nuevo diseño. En este artículo nosotros te comentaremos algunas ventajas que tiene este diseño mejorado para que las aproveches al máximo en tu día a día. Conoce las nuevas actualizaciones y las razones detrás de estos cambios, obtén una descripción general del nuevo sistema de diseño, y el papel que juegan los comentarios de los clientes en las decisiones de diseño. A continuación, vamos a encontrar una lista de los cambios que presenta la interfaz renovada. Cabe destacar que esta versión está basada en los comentarios que recibe Smartsheet de los clientes a través de su canal de comunicación directa en la plataforma, y que le permiten hacer que el sistema sea cada día más intuitivo, poderoso y moderno. - Encuentra más rápido lo que necesitas con el campo de búsqueda actualizado Smartsheet consolidó las funciones y los elementos de navegación más utilizados en una nueva barra de búsqueda, a la que siempre podrás acceder de forma sencilla en la esquina superior derecha de tu pantalla para que puedas moverte más rápidamente a través de la plataforma. *Esta nueva herramienta también puedes ocultarla en modo pantalla completa cuando estás trabajando en una hoja. La apariencia de la pantalla de buscador fue rediseñada por completo para mejorar su rendimiento. Ahora no solo tiene una interfaz de usuario moderna, sino que también es más escalable y cuenta con una mejor precisión en los resultados. Esto nos ayudará a encontrar los elementos de Smartsheet más rápido y trabajar de manera más eficiente. - Una nueva experiencia del Inicio para resaltar los elementos más importantes para cada usuario Como parte del proceso para mejorar la experiencia en la página de bienvenida, Smartsheet eliminó la sección de solicitudes, logrando expandir el área de elementos sugeridos que emplea la inteligencia artificial para hacer sugerencias puntuales sobre las hojas que más usas o las que te gustaría ver a continuación. La nueva pantalla de inicio nos permite dedicar menos tiempo a buscar elementos de trabajo y más tiempo a realizar el trabajo. Recuerda, todavía puedes ver tus solicitudes pendientes de actualización y aprobación en el panel de notificaciones. - Visibilidad mejorada en la cuadrícula Smartsheet actualizó la iconografía, el espaciado en las hojas y agregó más color para ayudar a diferenciar los comentarios, los archivos adjuntos, los recordatorios y las pruebas entre sí. Además, recordemos que la ventana de propiedades de columna también cuenta un aspecto nuevo e incluye un cambio importante: las estrellas y las banderas ahora se encuentran dentro de la columna de casilla de verificación. El equipo de desarrollo de Smartsheet tiene pensado realizar más modificaciones al diseño de la plataforma durante este año, todo esto con la intención de lograr que la plataforma tenga mayor coherencia, escalabilidad y velocidad. Recuerda que el objetivo principal de Smartsheet es facilitar la búsqueda de los elementos de trabajo que necesitas en menos pasos y de manera más amigable. Es importante que sepas que Smartsheet toma en serio los comentarios y la retroalimentación de sus usuarios, por lo cual si quieres comunicar tu experiencia, busca el siguiente ícono en tu pantalla, que te llevará a un formulario de retroalimentación. Si quieres conocer más de las funcionalidades de Smartsheet o te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Todos los días, los usuarios de Smartsheet crean métodos y procesos para la ejecución de su trabajo y la automatización de su empresa. Sin embargo, a veces es necesario hacer que la colaboración entre miembros del equipo, y con otras áreas en general, sea aún más eficiente. De esta forma se puede brindar información cuidando no compartir datos sensibles a personal que no le corresponde saber ese tipo de información. Es por eso que Smartsheet cuenta, en su licenciamiento de tipo Enterprise, con una herramienta que va a solucionar el problema desde su concepción: WorkApps. Pero, ¿qué es WorkApps? Es una plataforma - sin necesidad de programar con código - que agiliza el trabajo y simplifica la colaboración con aplicaciones de fácil navegación generadas directamente a partir de hojas, formularios, páneles, informes y contenido externo, como tableros de Tableau o Google Docs. Ya sea que estés en tu computadora, en una tableta o en el celular, con WorkApps tienes acceso a la información necesaria en el momento que necesites. Y a través de un sistema de roles, podrás decidir qué información requiere cada uno de los equipos, por ejemplo, hojas e informes correspondientes a su área específica. Es importante mencionar que, uno de los beneficios más grandes, es que cuentas con acceso a los elementos de Smartsheet sin la necesidad de tenerlos compartidos en los espacios de trabajo. Mientras tengas dicho elemento en el WorkApps, podrás editar, visualizar y comentar si se tienen los permisos necesarios. ¿Cómo se vería esto en acción? Imagina que gestionas una empresa que se dedica a vender computadoras y accesorios para empresas. Diferentes áreas están involucradas, desde la gestión de ventas a clientes hasta la entrega de los productos en las oficinas del cliente, y cada una de estas áreas tienen sus propias hojas con formularios, además de sus informes y tableros. Un punto de dolor común que se desea resolver para la gestión de la organización es ofrecer un lugar al que se pueda acudir para enviar entradas de formularios y realizar el seguimiento de cualquier tipo de solicitud. Con WorkApps podrás solucionarlo, obtén una aplicación para la organización que concentra toda la información pertinente, desde las solicitudes de las órdenes de compra, hasta la sección de logística que nos ayudará al seguimiento del envío. Esto a la par de mejorar y acelerar la experiencia de incorporación a nuevos colaboradores de la empresa, ya que no tendrán que ser expertos en Smartsheet para comenzar. En WorkApps el proceso de creación de tu propia aplicación es muy sencillo: puedes utilizar una de las aplicaciones precargadas de Smartsheet (control de proyectos, administración de reuniones y gestión de tickets de TI) o empezar desde cero: 1. Lo primero que tienes que hacer es seleccionar las páginas que pertenecerán a la aplicación. Estas pueden ser hojas, informes, tableros y formularios de Smartsheet, así como contenido web externo. Recuerda, que el objetivo principal es consolidar todo lo necesario en un solo lugar, a pesar de que los elementos puedan estar ubicados en diferentes espacios de trabajo. 2. Dentro de WorkApps tienes la posibilidad de poner algún tipo de vista (cuadrícula, Gantt o tarjeta) como predeterminada para cada una de tus hojas, así como un filtro predeterminado, el cual se te mostrará al iniciar el WorkApps. 3. También es posible configurar diferentes roles, que puedes categorizar por áreas o equipos de trabajo. De igual manera, podrás otorgar diversos permisos a los elementos de Smartsheet, como lo son Oculto, para que no puedan ver la información contenida en ese elemento; Visor, para revisar la información sin la opción de editar; y por último Editor, que da la opción de visualizar y editar dicho elemento. Y ¡listo!, ya por último, personaliza tu aplicación con un logo adecuado y un esquema de colores, para publicar tu WorkApps. Automáticamente, todos los usuarios que estén compartidos en las diferentes áreas recibirán acceso a la información, dependiendo de la configuración realizada. Aquí te compartimos los beneficios clave que obtienes con el uso de esta aplicación: Crea un número ilimitado de aplicaciones dedicadas con todo lo que necesitan tus colaboradores para sus actividades, adaptadas a su rol y función. Obtén toda la información necesaria, ya sea, elementos ubicados en diferentes espacios de trabajo o dentro de un mismo espacio, así como contenido externo a Smartsheet. Brinda acceso a través de WorkApps sin compartir hojas fuente de información. Los colaboradores incluso podrán visualizar y editar los datos de un informe, sin tener acceso a la hoja base. Comparte tus aplicaciones con usuarios con licencias de Smartsheet de cualquier plan. WorkApps, crea rápidamente soluciones que mejoran la manera de trabajar y colaborar. Aporta claridad a la forma de organizar tus proyectos y procesos clave de tu negocio. Desde el punto de vista de la seguridad, crear en WorkApps es tan seguro como utilizar Smartsheet. Si quieres conocer más acerca de Work Apps, puedes agendar una demostración de las mismas en nuestra página de internet www.orkesta.net/smartsheet o bien escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención más personalizada.

El proceso de toma de decisiones puede ser en ocasiones complicado, o bien derivar en resultados poco eficientes o positivos para tu organización. En este artículo vamos a explorar cómo las plataformas tecnológicas modernas pueden facilitar la toma de decisiones en tu empresa. Un proceso de toma de decisiones exitoso contribuye a un incremento de la productividad y a reducir los tiempos de reacción. Asimismo, fomenta la creación de nuevas oportunidades que aporten al desarrollo del negocio y evita posibles errores a futuro. Uno de los métodos más sencillos, pero efectivos de este proceso consiste de cinco fases: 1. Definición del problema: Comprende adecuadamente la situación y desde cuándo se encuentra presente. Aquí es importante contestar la pregunta: ¿cuál es el problema que se busca resolver? 2. Búsqueda de opciones e información: En esta fase reúne toda la información necesaria, así como los datos históricos y a su vez, considera todas las posibles alternativas. Es aquí donde resulta indispensable contar con una plataforma que contenga toda la información armonizada sobre la empresa o grupo de trabajo. De manera que todas las alternativas analizadas se encuentren basadas en información confiable y fidedigna. Con Smartsheet siempre puedes tener a la mano datos, documentos o información de tu trabajo, en tiempo real, y actualizada. 3. Evaluación de las diferentes soluciones Analiza las ventajas y desventajas de cada una de las soluciones propuestas, a fin de descartar aquellas que no generan grandes beneficios o bien se traducen en problemas o complicaciones para tu empresa o equipo de trabajo. 4. Elección de la solución Después de analizar cada una de las opciones seleccionadas previamente, se escoge la que represente mayor cantidad de beneficios en el largo plazo. En la mayoría de los casos, la opción más viable es combinar diferentes alternativas, de manera que la solución sea creativa y completa. 5. Plan de implementación En esta última etapa se detalla y evalúa la hoja de ruta a seguir, a fin de valorar su posible ejecución. Uno de los aspectos más importantes de esta fase es que nos permitirá saber si es necesario complementar con alguna otra de las posibilidades presentadas anteriormente. El seguimiento a la ejecución y la realización de cualquier iniciativa también se puede realizar dentro de la plataforma de Smartsheet, ya que nos ayudará a detallar todas las actividades y compromisos, mantener informados a todos los involucrados con avisos y recordatorios automáticos, y dar el seguimiento correcto. A lo largo de todo este proceso es importante basar el análisis en la información verídica y actualizada de la empresa. Por lo que herramientas de gestión del trabajo como Smartsheet desempeñan un papel activo en el seguimiento de decisiones clave. Al ser una herramienta sumamente versátil para cualquier caso de uso, todos los colaboradores podrán tener acceso a la información necesaria con los reportes y tableros visuales, ya sea para el desarrollo de una campaña de marketing, el comienzo de un nuevo trabajo, la gestión de proyectos, el manejo de presupuesto, entre muchas otras opciones. En orkesta podemos ayudarte a facilitar tu proceso de toma de decisiones con Smartsheet, de manera que todo tu equipo de trabajo tenga toda la información necesaria a su alcance de manera clara y organizada. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Sabemos que tu información es valiosa, y en ocasiones los permisos de colaboración en Smartsheet no cumplen con las necesidades de tu organización. Por eso, en este artículo conocerás Dynamic View, la aplicación premium de Smartsheet que te ayudará a proteger tu información y al mismo tiempo compartirla de manera dinámica. El objetivo principal es poder compartir secciones de tu hoja o informe sin tener que dar acceso a toda la hoja de origen. Esto quiere decir que todos los involucrados en un proceso podrán visualizar parcialmente y/o modificar bajo ciertas reglas la información de una hoja o reporte sin tener acceso a la información fuente. Con Dynamic View: Impulsa una colaboración eficiente Tú eliges el nivel de discreción en la colaboración. Esto se logra generando distintas vistas de información para cada colaborador involucrado en cada etapa del proceso, asegurando la integridad de tu información. Asimismo, adquiere la posibilidad de administrar procesos con tus proveedores, equipos mixtos internos y externos, o entre organizaciones, de manera rápida y sencilla. Protege la confidencialidad de tu información Siempre podrás compartir la información requerida sin comprometer tu confidencialidad, brindando acceso únicamente a aquellas filas y columnas que sean necesarias para tus colaboradores. Evita que las personas involucradas o proveedores accedan a la hoja completa y visualicen la información que nos les corresponde. Además, puedes definir reglas específicas para la visualización y edición de ciertos datos, de acuerdo al estado del proceso, aprobaciones requeridas, u otra situación que se puede presentar en tu negocio. De esta manera, la colaboración de tu equipo nunca se verá obstaculizada. Simplifica procesos Otra de las funcionalidades de gran valor que ofrece Dynamic View es la posibilidad de agilizar tus solicitudes de trabajo mediante el uso de un formulario integrado para recopilar, filtrar y ver el estado de la atención a las solicitudes entrantes. Así de fácil puedes mejorar tus soluciones relacionadas con los tickets de soporte, solicitudes de órdenes de compra, registro de vacaciones, propuestas de iniciativas de proyectos, etc. Recuerda que puedes generar una vista con formulario para el solicitante, y otra para el equipo responsable de la revisión. Esta aplicación premium de Smartsheet es para ti si: Manejas procesos de negocios que involucran diferentes áreas, organizaciones, clientes y colaboradores. Tu equipo de trabajo u organización requiere un alto nivel de colaboración con diferentes tipos de permisos y restricciones de acceso a la información. Quieres simplificar la búsqueda de la información y la visualización de datos requeridos para cada uno de tus colaboradores. Deseas eficientar procesos y brindar esta posibilidad a tus clientes, colaboradores y equipo. Tienes como objetivo transformar tu negocio y realizar tus actividades con menos pérdida de tiempo, esfuerzo duplicado o comunicaciones fragmentadas. Dynamic View es una aplicación premium de Smartsheet accesible para cualquier caso de uso y tipo de organización. Esta aplicación te permitirá compartir tu información de manera totalmente personalizada, protegiendo así lo más importante: tu privacidad. Si tú como nosotros quieres llevar tu negocio al siguiente nivel, visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para programar una demo o consultar cualquier duda.

En un mundo que cambia constantemente, la preparación de las empresas para innovar e implementar nuevas soluciones es primordial para su crecimiento. Para que las empresas estén preparadas a recibir e implementar cambios digitales, necesitan de una transformación digital; es decir, un proceso de adaptación estructural y estratégico del modelo de negocio para la aplicación de innovaciones tecnológicas con el objetivo de optimizar procesos de una organización y solucionar problemas. Este proceso es implementado a través de la transformación de la cultura, estructura y procesos empresariales para una mayor productividad y colaboración en los equipos. La colaboración en equipo es cada vez más importante. Principalmente, después de la pandemia, los equipos tuvieron que adecuarse a trabajar remotamente y encontrar maneras de mantener la buena ejecución de las actividades. Distintos estudios declaran que empresas más desarrolladas digitalmente se vuelven más eficientes y ofrecen una mejor experiencia para sus clientes. Entre las soluciones más utilizadas para mejorar la productividad en el trabajo y la colaboración se destacan las herramientas de colaboración en línea. Estas utilizan acceso en la nube para facilitar la comunicación, organización del trabajo y ejecución de tareas. Igualmente, pueden ser usadas para gestionar equipos remotos o en sitios de trabajo. Existen herramientas de diferentes categorías, como por ejemplo: - Comunicación en equipo: Los colaboradores son organizados en grupos, logrando una comunicación instantánea por mensajes de texto, independientemente de dónde estén. Se envían los documentos y enlaces necesarios para el trabajo con un acceso rápido. Además, ayuda a reducir el número de reuniones y correos electrónicos. - Gestión de proyectos: Herramientas para equipos de todos los tamaños que facilitan la planeación, organización y visualización de todas las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto. Estas plataformas generalmente facilitan la comunicación entre el equipo e incluyen el almacenamiento de archivos. - Videoconferencias: Permite que los colaboradores internos y externos se conecten por videollamada o por teléfono para que puedan comunicarse en tiempo real, compartir sus pantallas y hablar por chat de manera eficiente. - Revisión de documentos: Se brinda acceso y permisos a los usuarios para que puedan visualizar, editar o hacer sugerencias para mejorar el contenido de los archivos. Es posible crear nuevos documentos y colaborar en los documentos existentes, de forma ágil y sencilla. - Almacenamiento: Posibilita almacenar archivos en un solo sitio, en donde pueden acceder todos los colaboradores desde cualquier dispositivo y utilizarlos de manera compartida. Los archivos pueden ser almacenados en carpetas para una mejor organización. - Gestión del trabajo: Permite que los colaboradores organicen todo su flujo de trabajo, incluyendo las tareas relacionadas con proyectos, carga de trabajo, gestión de documentos y sus versiones. Asimismo, que intercambien mensajes y reciban recordatorios de actividades pendientes, e inclusive automaticen sus tareas. Estas plataformas brindan la posibilidad de integrar otras herramientas empleadas en el trabajo para que todas las actividades se centren en un solo sitio. Estas son solo algunas de las categorías de herramientas de colaboración en línea comúnmente utilizadas por las empresas. Elegir aquellas que sean adecuadas para tu empresa es fundamental para optimizar el tiempo de los colaboradores y aumentar su productividad. Para esto hay que ser extremadamente cuidadosos al momento de considerar las opciones que brindarán los mejores resultados. Si necesitas una solución adecuada a tu negocio, contáctanos. En orkesta somos especialistas en plataformas que facilitan el proceso de transformación digital en empresas de todos los tamaños. Conoce más sobre nuestras soluciones, en nuestro sitio web www.orkesta.net/ o escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada y resolver tus dudas.