¿Alguna vez has sentido que comienzas cada día con un plan para hacer tantas actividades, pero pronto te distraes, te concentras en tareas de baja prioridad y simplemente postergas las cosas? Dado el ritmo de vida actual y los niveles de competitividad existentes, los profesionales están constantemente sometidos a presiones, sobre todo por las metas laborales que deben alcanzar para cumplir tanto sus propias expectativas como las de la empresa. En estas circunstancias, no sorprende que la frustración y la baja productividad en el ámbito laboral sea una problemática cada vez más común. En este artículo vamos a conocer cuáles son los asesinos de nuestra productividad laboral y cómo hacerles frente con ayuda de Smartsheet. 1. Búsqueda y consolidación de la información. Una gran parte del día típico de trabajo se dedica a la búsqueda de la información, ya sea de un dato preciso, un archivo necesario o detalles de un mensaje recibido hace días y sepultado en la bandeja de entrada. Y hay que admitir, no todas los intentos terminan con éxito, ¿cuántas veces hemos tenido que hablar de más con alguien o dedicarle tiempo que no tenemos a esa tarea? Tener una fuente única de datos en la nube se vuelve primordial, permitiendo que el personal de diferentes departamentos, sitios e incluso trabajadores remotos tengan acceso a la misma información. Esto ayuda a conservar la integridad de los datos y minimizar los errores porque todos los empleados pueden consultar y actualizar la información desde cualquier lugar sin importar dónde se encuentren. Smartsheet, siendo una plataforma de ejecución de trabajo centralizada brinda a los equipos los espacios colaborativos, donde pueden manejar todas los procesos relacionados a sus actividades laborales, e incluso adjuntar correos electrónicos y documentos directamente a las hojas de trabajo. Además, sí cuentas con un plan Enterprise de Smartsheet, puedes aprovechar la herramienta de WorkApps para crear aplicaciones dedicadas con todo lo que tus empleados necesitan para sus actividades y adaptarlas a su rol y función. 2. Llamadas y correos para la validación de avances y pendientes. Concentrarse en la realización de las actividades diarias productivas puede ser difícil. Uno constantemente viene interrumpido por la cantidad de llamadas y correos a los que debe de contestar. Sin duda alguna, esta situación genera altos niveles de frustración, pero la buena noticia es que ¡se puede evitar! Primero que nada, mantén a los miembros de tu equipo alineados y responsables mediante una herramienta que permite colaboración en tiempo real. Por ejemplo, en Smartsheet tienes la opción de compartir cualquiera de tus elementos de trabajo, otorgando los permisos requeridos y conversar con los compañeros desde tus hojas de trabajo. Además, no solo puedes colaborar con usuarios con licencia, sino también con vendedores y clientes a través de Dynamic View, compartiendo solamente la información necesaria y protegiendo los datos sensibles. Por último, en cuestión de minutos puedes poner en funcionamiento flujos de automatización que se encargarán de avisar a cualquier persona que necesite de un cambio de estado, aprobación pendiente o fecha importante. 3. Navegación entre diferentes herramientas de software. Con la siempre creciente transformación digital, el mercado de las distintas aplicaciones de software es más variado que nunca. Hoy en día hay cientos de opciones para cada caso de uso. Se habla de que un trabajador usa un promedio de 10 aplicaciones diferentes en el lugar de trabajo. No sorprende que esto resulte en los cambios de contexto frecuentes y que mientras más aplicaciones y software usan los trabajadores, más tiempo pasan distraídos o procrastinando. La respuesta es realizar el trabajo en contexto familiar sin cambiar de una aplicación a otra, eligiendo una herramienta como Smartsheet, que es flexible y adaptable al trabajo de diferentes áreas y sectores organizacionales. Otro punto muy importante a considerar es la posibilidad de integración con tus herramientas más utilizadas. Por ejemplo, ¿sabías que puedes generar tareas en Smartsheet automáticamente al recibir un correo en Outlook o Gmail? Efectivamente, Smartsheet cuenta con una gran cantidad de integraciones disponibles con los servicios más comunes, pero si no encuentras la que necesites, puedes utilizar la plataforma de Bridge para automatizar tareas entre Smartsheet y otras aplicaciones sin programación. 4. Generación de documentos físicos para fines burocráticos. El conocimiento y la información están cada vez más dispersos en el lugar de trabajo: ya sea en los canales de Slack, en las carpetas de Drive, correos electrónicos, las intranets corporativas y, sí, aún en los archivadores. Incluso hoy en día, los documentos físicos desempeñan un papel fundamental en la formalización y finalización de los procesos empresariales. Cuando estamos por cerrar una venta, contratar un empleado, renovar un contrato o muchas situaciones más, necesitamos que esa documentación esté completa y firmada. Muchas veces la preparación de estos documentos es propensa a errores y puede alentar fácilmente nuestro proceso, particularmente a medida que la cantidad de documentos aumenta. Es por eso que Smartsheet cuenta con una herramienta de generador de documentos PDF, que llena la plantilla de un documento de manera automática con datos de la fila; y una integración con DocuSign, que crea un sobre personalizado para cada renglón y lo envía a los destinatarios del proceso de firma electrónica. Además, la plataforma nos brinda un flujo de automatización para que los documentos se generen inmediatamente sin ningún involucramiento manual. 5. Preparación y asistencia a las reuniones internas. Definitivamente hay reuniones de trabajo importantes y luego hay otras que son tortuosamente largas y poco productivas. Entre ellas, las juntas internas de seguimiento, un tipo de reunión de oficina bastante común en la que se realiza poco trabajo real. Además, al tiempo que se desperdicia en las reuniones de este tipo, también tenemos que agregarle el tiempo de su preparación, ya que muy a menudo se requiere una presentación de diapositivas para resaltar los puntos clave y mostrar los últimos avances y resultados. Para recuperar incontables horas de trabajo puedes preparar en Smartsheet informes y tableros de control de autoconsumo con la información clave y KPI críticos. Una vez creado tu tablero de control con los indicadores de negocio, gráficos e informes integrados, puedes compartirlo con cualquier persona para que revise la información en tiempo real en el momento que lo requiera. Eso, sin duda alguna, ayuda a reducir el tiempo de preparación a las juntas o incluso eliminarlas, mientras se impulsa la mejor toma de decisiones estratégicas. De acuerdo a las estadísticas de Smartsheet, el 96% de sus usuarios notan un ahorro de tiempo para que puedan enfocarse en trabajos más productivos. Este ahorro es de 1 a 5 horas semanales que pueden ser clave para aprovechar al máximo nuestro tiempo, lograr las metas establecidas, pero también para cuidar nuestra salud física y mental. Te invitamos a analizar ¿cuánto tiempo pasas enviando correos electrónicos, llamando o chateando con tus clientes, empleados y compañeros de trabajo? o ¿cuántos pasos administrativos manejas a diario que podrían automatizarse?. Aprovecha las funcionalidades que nos brinda Smartsheet, para alcanzar todo lo que te propongas en tu día laboral. Si tienes dudas, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Establecer una estructura de trabajo eficiente en un mundo que aún se está adaptando a los efectos de la pandemia no es tarea fácil. Para los empleados, el trabajo híbrido ofrece beneficios destacados, como un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y más espacio para la creatividad. El modelo híbrido permite a los empleados conservar la flexibilidad que han experimentado al trabajar desde casa y aún así tener el tipo de contacto en la oficina con colegas que fortalecen los equipos. Sin embargo, adaptarse al trabajo remoto, y luego al trabajo híbrido, ha significado que la colaboración entre los equipos ha disminuido. Dado que la colaboración juega un papel tan integral en hacer que el trabajo híbrido funcione, debe haber un enfoque en garantizar que los equipos tengan amplios recursos tecnológicos necesarios para hacer esto junto con mejores estrategias. La colaboración con otras personas puede hacer que un proyecto se mueva a la velocidad de la luz o se vuelva lento. Solo depende de qué tan bien se comprenda la forma en que trabajan otros compañeros de trabajo y cuál es la mejor manera de complementar sus habilidades con las tuyas. Todos queremos que nuestro tiempo de trabajo sea productivo y significativo. La mayoría de nosotros tenemos días en los que parece que podemos hacer cualquier cosa, y días en los que parece que no podemos empezar y estamos esperando que llegue la inspiración por obra divina. Para esto, aquí hay algunos consejos rápidos para incrementar la productividad y colaboración dentro del trabajo híbrido. Crea un equipo cooperativo Por mucho que intentemos equilibrar nuestras habilidades internamente, no hay sustituto para un equipo completo. Las personas que piensan y trabajan diferente a ti pueden encontrar y fortalecer tus puntos débiles. Equilibra el tiempo de supervisión con controles regulares Algunas personas prosperan con comentarios constantes. Algunos prefieren trabajar de forma independiente y volver a reunirse para compartir sus resultados. Puede ser difícil para cada uno de estos estilos de trabajo entender al otro, pero es crucial lograr un buen equilibrio. Sé consciente de tus puntos ciegos Cada estilo de trabajo viene con sus propias fortalezas y debilidades. Las personas que miran el panorama general pueden pasar por alto los detalles, mientras que las personas impulsadas por las emociones pueden pasar por alto el lado lógico. Es importante saber dónde podrían estar las brechas en su conjunto de habilidades y trabajar para contrarrestarlas. Sé productivo solo y con el equipo. Trabajar con un equipo puede ser un desafío. Esto consiste en comprender las formas en que las personas trabajan y cómo su estilo puede complementar el tuyo. Con una comunicación inteligente y un equipo diverso, la productividad y la colaboración no son opuestos: son partes entrelazadas que hacen que todo el proyecto funcione. Medir la productividad es esencial. Es importante medir con precisión la productividad de tu equipo remoto porque es más difícil detectar problemas potenciales cuando no ves a tu equipo cara a cara. Aquí hay algunas métricas para medir la productividad que te pueden interesar. El porcentaje de tareas terminadas a tiempo El número de tareas terminadas Las valoraciones de la calidad del trabajo realizado Las valoraciones de los clientes Los niveles de actividad en las horas de trabajo La disponibilidad en las horas de trabajo Solicitar retroalimentación activamente Dejar espacio para que las personas brinden su opinión es un buen primer paso. Pero más allá de permitir comentarios pasivamente, es importante comunicarse de manera proactiva con aquellos que no siempre pueden hablar. En la era del trabajo remoto e híbrido, es más importante que nunca mantener abiertas las líneas de comunicación para impulsar una colaboración fructífera. Si bien la comunicación y la colaboración son importantes para el éxito de un proyecto, las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a establecer y reforzar los límites que fomentan la colaboración y productividad. Para optimizar el potencial del trabajo híbrido, las soluciones deben incluir un software adecuado para que los empleados que trabajan desde varias ubicaciones tengan acceso a un sistema centralizado, una comunicación fluida y control de recursos. Claramente, hay una gran cantidad de necesidades que las empresas deben comprender y responder antes de crear una solución que funcione. Pero no se debe subestimar la necesidad de lograr un trabajo híbrido correcto, por lo que vale la pena tomarse el tiempo para invertir en herramientas y estrategias ahora para prepararse para un futuro exitoso. En Orkesta, creemos en el poder de la tecnología para impulsar a las empresas en su proceso de adopción del trabajo híbrido. Esto tomando en cuenta prioridades como el bienestar físico, mental, emocional y la flexibilidad sin perder de vista los objetivos de negocio para que les permita desarrollar su potencial al máximo. Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tu desempeño laboral en el modelo híbrido o conocer herramientas que te ayuden, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Los líderes empresariales necesitan aumentar la productividad de sus empleados y empoderarlos con la información que necesitan para ejecutar sus tareas. También necesitan una herramienta para ver cómo progresa el trabajo diario y así mantener a sus equipos por el buen camino. Al mismo tiempo, deben asegurarse de que la información de alto nivel se comunique con precisión y prontitud al grupo ejecutivo de la empresa para que puedan tomar decisiones críticas rápidamente para hacer avanzar el negocio. Con estos desafíos en mente, a continuación analizamos las tres capas de visibilidad que las organizaciones necesitan para tomar mejores decisiones, ejecutar rápidamente nuevas iniciativas y, en última instancia, prosperar en el competitivo mercado actual. Street View: dónde ocurre el trabajo táctico Los colaboradores individuales necesitan una visión clara de dónde están y hacia dónde se dirigen. También necesitan un alto nivel de detalle para ejecutar sus proyectos, cerrar un trato o hacer avanzar un proceso. Esto podría incluir hojas de trabajo personales, listas de tareas, notas de cuenta y otras formas de realizar un seguimiento del trabajo individual. Al mismo tiempo, la naturaleza colaborativa del trabajo requiere que los colaboradores y gerentes individuales tengan acceso y puedan trabajar con planes de proyecto para que puedan ver de qué son responsables y completar su trabajo de manera oportuna. En Smartsheet, esto toma la forma de hojas, que son lo suficientemente flexibles como para permitir diferentes estilos de trabajo y necesidades de ejecución mientras recopilan información en un lugar al que pueden acceder varias personas. Vista de helicóptero: dónde ocurre el impacto del equipo Los líderes también deben tener visibilidad para realizar un seguimiento del progreso del trabajo. Si bien cada uno de los colaboradores individuales tiene sus propias tareas pendientes, notas de cuenta, listas de tareas, etc., todo personalizado y con un formato ligeramente diferente, los gerentes necesitan una forma de ver si su equipo en su conjunto va por buen camino. Con Smartsheet, cuando los colaboradores individuales tienen sus planes propios en hojas, los gerentes pueden obtener información rápidamente de varias hojas en un informe, dónde pueden ver la información específica que desean ver en un solo lugar. Los gerentes pueden usar esto para realizar un seguimiento del trabajo, realizar reuniones de estado más eficientes o compartir una vista detallada de en qué están trabajando sus equipos con su supervisor. Vista de satélite: dónde se toman las decisiones importantes Los líderes empresariales no quieren decirle a sus equipos cómo hacer el trabajo que tienen que hacer, pero sí necesitan información sobre las prioridades de los equipos, cómo alinean eso con los objetivos comerciales y si todo está marchando de manera correcta. También, se hacen preguntas como: ¿Cómo se ve el gasto del presupuesto en comparación con el real? ¿Están los horarios en orden? ¿La empresa alcanzará hitos y objetivos clave? Un panel desplegable o un conjunto de paneles pueden mostrar a los líderes empresariales cómo avanza el trabajo y cómo el trabajo que se ejecuta se ajusta a su estrategia. En Smartsheet, las métricas y los informes se introducen en los tableros en tiempo real para que los ejecutivos puedan ver si el trabajo avanza según lo planeado o si algo no está bien encaminado y así tomar decisiones en consecuencia. ¿Tienes la visibilidad necesaria para tener éxito? No importa cuál sea tu función en tu organización, necesitas acceso a la información en tiempo real relevante para tu trabajo. Sin la visión correcta de lo que está sucediendo en su negocio, es difícil impulsar su empresa para mejorar constantemente. Los tableros son una excelente manera para que los gerentes de proyectos, los gerentes de personas y los líderes empresariales de todos los niveles se mantengan al tanto de lo que sucede en sus negocios, para que puedan tomar las mejores decisiones para sus organizaciones. Para obtener más información sobre lo que los tableros de Smartsheet pueden hacer por su negocio, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Antes de comenzar a crear un dashboard, hay tres factores que debes determinar. Su propósito: ¿Este dashboard es para un solo proyecto, múltiples proyectos o es un portal de información general? Su audiencia: ¿Estás creando un dashboard para tí, para tu equipo, para gerencia media o para un ejecutivo de nivel C? Sus datos: ¿Qué datos e información serán más útiles para tu audiencia? Los dashboard o tableros, son herramientas poderosas para visualizar el trabajo en toda tu empresa pero solo pueden extraer datos que ya existen en sus hojas e informes. Asegúrate de que estén llenos de información precisa. La información en tu dashboard se obtiene de una de las siguientes fuentes: Datos en una hoja: consolida rápidamente los totales y promedios de los datos en tus hojas. Para cualquier dato que desees incluir en un dashboard, primero deberás generar el cálculo en la hoja misma. Informes: puedes extraer un informe completo de Smartsheet en un tablero. La creación de un informe te permite mostrar un determinado conjunto de filas y/o un conjunto específico de columnas, consolidando la información en varias hojas en una sola vista. Vínculos: puede ser extremadamente eficiente utilizar portales como centros de información para vincular todos los documentos relevantes sobre un tema. Los enlaces pueden dirigirse a hojas importantes de Smartsheet, páginas web externas, archivos y más. Determina cuáles de estos tipos de datos ya tienes y cuáles aún necesitas crear. Una vez que sepas lo que deseas que contenga tu panel o portal, es hora de comenzar a construir. Recuerda: no puedes hacer ningún cálculo en un dashboard en sí. Los cálculos deben completarse en tus hojas utilizando funciones de jerarquía o secciones de resumen con fórmulas a nivel de hoja. A continuación configura tus informes. Los informes extraen datos de tus hojas y los dashboards extraen datos de tus informes, así que asegúrate de recopilar solo los datos que deseas mostrar. Creación de tu dashboard Una vez que hayas realizado los preparativos, es hora de comenzar a crear tu dashboard o tablero. Crea un panel como lo haría con una hoja o un informe. Haz clic en “Crear nuevo” o da click en el botón derecho en una carpeta o espacio de trabajo y selecciona “Tablero/Portal” en el menú desplegable. Determina qué tipos de widgets necesitarás. Recomendamos usar varios tipos de widgets diferentes en tu dashboard para mostrar todos los datos que necesitas en un diseño cohesivo. Cuando hayas terminado de planificar, comienza a crear tus widgets. Es importante no estar demasiado preocupado por cómo están organizados todavía. Asegúrate de que se vinculen correctamente a los datos que deseas antes de hacer cualquier otra cosa. Después de crear tus widgets y llenar tu dashboard, es hora de organizarse. Mueve, cambia el tamaño y edita tus widgets según sea necesario. Recuerda, tus tableros pueden tener aproximadamente seis widgets de ancho, pero ser infinitamente largos. Tips: No te preocupes por hacer que tu dashboard se vea "bonito" cuando comiences por primera vez. Primero conecta tus datos a tus widgets y luego concéntrate en organizar esa información. El poder de los dashboards/tableros está en su naturaleza visual de un vistazo. Deja que los datos que aparecen en la superficie hablen por sí mismos. Utiliza widgets de texto enriquecido como marcadores de posición para probar el tamaño y la organización. Plantea los planes en papel antes de empezar. Toma capturas de pantalla del diseño de tu tablero antes de realizar cambios. Si no te gusta tu nuevo diseño, tienes un registro del anterior. Compartiendo tu dashboard con las partes interesadas. Una vez que tu dashboard esté construido y muestre todos los datos que necesitas, es hora de pasarlo a los demás. Para hacerlo, usa la pestaña para compartir en la parte inferior de una página completa. El poder de los dashboards está en su flexibilidad, incluso después de haberlos construido. Más de una persona puede trabajar en un tablero al mismo tiempo. Eso es útil para los gerentes de proyecto y sus equipos que construyen uno de manera colectiva. Hay dos niveles de uso compartido en los paneles: administradores y espectadores. El administrador puede agregar, eliminar y editar widgets y el diseño del tablero. Los espectadores, pueden ver todo el contenido en un dashboard, pero no pueden editarlo ni compartirlo con nadie más. Sin embargo, a diferencia de los informes, los espectadores no requieren acceso a las hojas para ver su información en los tableros, lo que garantiza una manera fácil de resaltar los datos críticos de las hojas y los informes para su audiencia sin mostrarles todo lo que hay detrás. Si tú y tu equipo ya cuentan con un dashboard que funciona adecuadamente, puedes crear una plantilla a partir del mismo y usarla en otros lugares. Copia un tablero seleccionando y guárdalo como nuevo para crear una nueva plantilla que tu o tus compañeros de trabajo y clientes puedan reutilizar. También, puedes editar todos los widgets para extraerlos de nuevos informes y hojas. Los enlaces del panel se actualizarán automáticamente cuando alguien duplique un espacio de trabajo. Tips: Haz que los empleados se acostumbren a agregar filas de encabezado a sus hojas si planean acumular la información debajo de ellas. Tómate el tiempo para brindar capacitación a los empleados que trabajan en las hojas de las que se extraerán sus dashboards. Puedes arrastrar un tablero entre carpetas y espacios de trabajo para compartirlo con un grupo de personas. Con estas prácticas recomendadas, esperamos que descubras que los dashboards son una herramienta tan versátil y útil como nosotros. Si quieres aprender más sobre tableros, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

La elección de la metodología de gestión de proyectos adecuada es fundamental para que los equipos tengan la capacidad de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. De hecho, existe una amplia gama de metodologías y prácticas de gestión de proyectos que se pueden aprovechar para alcanzar las metas establecidas. Entre ellas, las principales son las metodologías tradicionales o en cascada (waterfall) y las metodologías ágiles, que ganan mayor popularidad cada día al prometer diferentes beneficios en la gestión de proyectos. Para que puedas escoger el método óptimo para incrementar la eficiencia y asegurar el éxito de proyectos de tu organización, en este artículo vamos a revisar las ventajas y desventajas de cada una de estas metodologías. GESTIÓN DE PROYECTOS TRADICIONAL (CASCADA) En Waterfall, como indica su nombre, un proyecto pasa por una serie de ciclos de vida que incluyen las fases de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. La planificación inicial requiere una documentación completa, ya que la desviación de alcance previamente establecido puede presentar un riesgo grave para el proyecto. Cabe destacar que generalmente la entrega del producto se realiza al finalizar el proyecto. Ventajas de las metodologías tradicionales: Usa una estructura clara con una serie de pasos definidos. Compromiso con el producto final establecido desde el principio del proyecto. Estimación de calendarios y presupuestos con mayor precisión al comenzar el proyecto. Prioriza la documentación de la información a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Requiere menos coordinación debido a que los procesos son secuenciales, con fases claramente definidas. Desventajas de las metodologías tradicionales: Hay riesgo de pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero debido a retrasos y contratiempos durante las transiciones de fase a fase. Retrasa las pruebas hasta después de la entrega del producto. El cliente o el usuario final no se integra en el proceso de producción activamente hasta la finalización del proyecto. Es más difícil dividir y compartir el trabajo debido a que las secuencias de fases son más estrictas y los equipos están más especializados. El método no es apropiado para los proyectos en los que se sabe desde inicio que hay muchas probabilidades que los requisitos cambien. GESTIÓN ÁGIL DE PROYECTOS A diferencia de las metodología anterior, las metodologías ágiles se basan en un enfoque incremental e iterativo, donde las fases de la ejecución del proyectos son flexibles, evolucionan y a menudo se superponen entre sí. En lugar de una planificación en profundidad al comienzo del proyecto, las metodologías ágiles están abiertas a requisitos cambiantes a lo largo del tiempo y fomentan la retroalimentación constante de los usuarios finales. El objetivo de cada interacción es generar un producto que funcione, lo cual lo hace una elección más adecuada para proyectos en los que el cliente no está seguro del resultado deseado, busca un tiempo de entrega rápido y quiere participar de cerca en el proceso de diseño. Ventajas de las metodologías tradicionales: Se adoptan e implementan fácilmente cambios en el proyecto general. Objetivo final flexible, que evoluciona a medida que avanza el proyecto y se conocen más variables. Entregas más rápidas del producto, acortando los ciclos de producción y minimizando los tiempos de reacción y toma de decisiones. Fomenta una mayor comunicación entre los equipos para mantenerse al día contribuyendo a un ritmo constante de mejora para cada proyecto. Es escalable ya que proporciona un modelo coherente y repetible para gestionar los procesos de desarrollo. Desventajas de las metodologías ágiles: Menor planificación concreta debido a la constante re-priorización de las tareas y su plazo de ejecución. Los equipos ágiles suelen ser pequeños, por lo que los miembros del equipo deben estar altamente capacitados en una variedad de áreas y procesos. Se requiere participación activa y colaboración constante de los miembros del equipo durante todo el proceso, lo que consume más tiempo que un enfoque tradicional. El producto final puede diferir del propuesto, ya que se pueden agregar iteraciones, los comentarios de los clientes pueden alterar los planes y los plazos pueden cambiar. La documentación puede descuidarse, ya que se prefieren los entregables del trabajo a la documentación completa del proyecto. Es importante aclarar que no existe una metodología de "talla única" adecuada para cada proyecto u organización. La elección de implementar una metodología depende en gran medida de factores como la naturaleza del proyecto, el tamaño, equipos involucrados entre otros. La mayoría de las veces, los gerentes de proyectos deciden qué metodología adoptar durante el inicio del proyecto, e incluso pueden optar por una metodología “híbrida” que combine ciertos aspectos de métodos ágiles y tradicionales. Sin embargo, decidir entre una u otra metodologías no tiene que ser una decisión difícil. Cuando cuentas con la plataforma de gestión de proyectos adaptable y flexible, puedes seleccionar e implementar cualquiera de las metodologías de gestión de proyectos que te ayude a cumplir tus objetivos. Te invitamos a revisar nuestra página web www.orkesta.net/smartsheet para conocer la oferta de software de gestión de proyectos que manejamos, o bien, puedes contactarnos a info@orkesta.net para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una de las principales ventajas de Smartsheet es que podemos informar y transmitir datos importantes de distintas maneras para mantener la comunicación efectiva y colaborar fácilmente con nuestros compañeros, clientes, proveedores y socios día a día. Los reportes o informes en Smartsheet te permitirán trabajar de manera muy sencilla con la información de una o varias hojas en un mismo elemento de la plataforma. Podrás unificar varios proyectos en una sola vista o mostrar la información más relevante de las hojas de tus procesos, aprovechando que son bidireccionales y cualquier cambio se sincroniza automáticamente entre el informe y la fuente de información. En Smartsheet contamos con dos tipos de reportes: Los reportes de fila son aquellos que van a consolidar la información de las hojas mostrando columnas y filas con filtros, grupos y organizaciones distintas a las que tenemos en las hojas de origen. También, podemos combinar los datos de varias hojas recordando que todas las columnas utilizadas en el informe tendrán que tener el mismo nombre en las hojas fuente. Los reportes de resumen de hoja son los que nos ayudarán a consolidar los datos críticos que tenemos en los campos de resumen de las hojas de origen, ya sea los calculados, los de fecha o los de tipo texto número. Los casos de uso de los reportes son innumerables, puedes consolidar los reportes con tareas clave para diferentes áreas, informes con resultados y pendientes semanales, reportes con el detalle del presupuesto y los costos actuales de los proyectos. Además, se puede tener un reporte consolidado con los datos del área de Recursos Humanos en donde se incluyan los resultados de las evaluaciones y las capacitaciones para decidir y analizar a quién puedes mover de puesto de acuerdo a las habilidades demostradas. Los reportes serán un elemento personalizable para dar soporte a tu solución. Como mencionamos anteriormente, Smartsheet nos permite aplicar diferentes configuraciones a los reportes, las cuales nos ayudarán a dar un análisis más completo de la información. Las siguientes son las herramientas con las que haremos que nuestro reporte nos muestre la información con más orden, resumida y con algunos filtros que nos harán destacar aquella a la que le tengamos que poner más atención: Filtros: Genera grupos de condiciones para que filtres la información deseada cumpliendo y respetando todas las condiciones establecidas. Grupos: Esta opción te permitirá organizar y consolidar conjuntos de datos comunes en grupos dando así un orden y jerarquía a la información para que tu reporte se vea mucho más organizado. Resumen: Con esta herramienta seremos capaces de utilizar funciones como SUM, COUNT, MAX, MIN o AVG sin necesidad de fórmulas, lo cual nos dará un conteo, suma, promedio, etc., rápido de la información que tenemos en el reporte. Orden: Selecciona una columna y ordena las filas del reporte de forma diferente a la que se tenga en la hoja de origen. Como queremos que aproveches esta herramienta al máximo, te compartimos algunas recomendaciones, condiciones de su uso y observaciones que se tienen en el sistema: Ten en cuenta que si se renombra alguna columna en la hoja de origen, utilizada en en el reporte, se debe de actualizar esta columna en el reporte manualmente, es muy importante que esto lo tengas siempre en mente ya que, ni las propiedades de la columna ni el nombre de la misma, se actualizarán por sí solas en los informes. El permiso para editar y visualizar el reporte depende de los permisos en la hoja de origen, si tu colaborador no está compartido, no podrá editar ni visualizar los datos del reporte. Se puede utilizar distintos tipos de vista, tenemos disponibles en Smartsheet la vista de cuadrícula, tarjeta, gantt y calendario para que puedas entregar los reportes en distintos formatos dependiendo de su función y cómo quieres que tu equipo visualice la información. Podemos programar su envío periódico en formato PDF o Excel, esto te será muy útil si tienes reuniones periódicas o si tienes que entregar avances o resultados en determinado tiempo. Con la programación podrás decidir el formato, si hay una fecha en la que quieres que el reporte se deje de enviar y los correos de los destinatarios. Así mismo, también lo podemos integrar en el tablero e interactuar con él para que dando click nos lleve directo al elemento y podamos editar los datos si así lo deseamos. Recuerda que si juntamos múltiples hojas o múltiples resúmenes y queremos que los datos se vean en las mismas columnas, deberemos mantener el mismo nombre o los mismos campos en todas nuestras hojas origen. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, contáctanos en info@orkesta.net o bien, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada.

Tu negocio necesita moverse rápido. A medida que aumenta el ritmo de trabajo, los equipos necesitan hacer más en menos tiempo. Pero, ¿qué sucede si tienes un trabajador lento en tu equipo? Una sola persona no solo puede disminuir drásticamente la productividad, sino que también puede reducir la moral del equipo, lo que significa un impacto aún mayor en la productividad. Aquí hay cinco maneras que un líder de equipo puede hacer para ayudar a un empleado lento a mejorar su ritmo de ejecución: 1. Habla con el empleado Comienza por escuchar. Siéntate con el empleado y pregúntale cómo se siente acerca del ritmo de su desempeño. Concéntrate en escuchar lo que él tiene que decir, en lugar de hablarle sobre el problema o cómo te afecta. Pregúntale al empleado, sin juzgar, el porqué de su desempeño tan lento. 2. Enséñale habilidades de gestión de proyectos A menudo, los empleados simplemente no saben cuánto tiempo toman ciertas tareas. Muchas personas son más productivas cuando las tareas más grandes se dividen en hitos más pequeños, porque sienten la satisfacción de completar cada hito. También facilita el seguimiento de su progreso. Trabaja con él para establecer fechas de vencimiento y crear un sistema de seguimiento. Utiliza una herramienta de ejecución de trabajo, como Smartsheet, para realizar un seguimiento de las tareas, las fechas de vencimiento, crear recordatorios y comunicarse fácilmente. 3. Realiza cambios para mejorar el enfoque de su empleado Habla con tu empleado sobre en qué entorno necesitan enfocarse. En un informe reciente titulado “Cuidado con el lugar de trabajo" de Mental Health America, más del 77% de los encuestados informaron que estaban "siempre o con frecuencia" distraídos la mayor parte del tiempo en el trabajo, entre 31 y 40 horas. Si los vecinos parlanchines o los olores de la sala de descanso están interrumpiendo su concentración, considera mover su escritorio. 4. Proporciona herramientas para ahorrar tiempo Pídele a tu empleado que te guíe a través de cómo completan sus tareas y así buscar formas que pueden automatizar o ahorrar tiempo. Según el índice Staples Business Advantage Workplace Index, el 75% de los trabajadores sienten que sus empleadores no les brindan tecnología que pueda mejorar su productividad. Considera pedirle a tu empleado que use una grabadora de voz o una aplicación de notas para guardar ideas durante su viaje. También, busca formas de usar Smartsheet para automatizar tareas repetitivas que pueden llegar a ser incómodas. 5. Crea un circuito de retroalimentación En lugar de ver la retroalimentación como una calle de un solo sentido (tu le dices al empleado si su velocidad de desempeño ha mejorado), piensa en la retroalimentación como algo que va en ambos sentidos. Tu empleado te permitirá saber cómo funcionan las diferentes estrategias y brindará información desde su punto de vista. Determina con qué frecuencia te comunicarás con el empleado y mantén ese horario. Asegúrate de celebrar los éxitos, incluso los pequeños, para ayudar a motivar a tu empleado. Al realizar un seguimiento de los proyectos en una herramienta en tiempo real como Smartsheet, puedes obtener una vista panorámica del progreso y la productividad de tus empleados sin interrumpirlos. A veces, las debilidades de alguien son la “otra cara” de uno de sus mayores activos. ¿Tu empleado más lento comete la menor cantidad de errores? Si quieres saber más sobre cómo mejorar el desempeño de tus colaboradores, no dudes en visitar nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada.

Según el reciente informe de Gallup, el 85% de los empleados no están comprometidos o están activamente desconectados en el trabajo. La consecuencia económica de esto se traduce en aproximadamente $7 billones en pérdida de productividad. Gallup define a esta abrumadora mayoría de empleados no comprometidos como aquellos que constantemente brindan su tiempo, pero no su mejor esfuerzo. Estos son empleados que llegan a tiempo, dedican sus ocho o nueve horas y se van a casa, sin aportar su mejor trabajo o ideas. Encontrar y retener a los mejores talentos ha sido una preocupación para las empresas durante bastante tiempo. Pero mantener ese talento comprometido en el trabajo resulta igualmente desafiante y no hacerlo es costoso. Puede haber una respuesta a esta pérdida de productividad en el uso de la automatización para liberar tiempo de los empleados para que se concentren en un trabajo más significativo y crítico para el negocio. Proporcione oportunidades para un trabajo más significativo Una forma de mejorar el compromiso de los empleados es brindar oportunidades significativas para un trabajo significativo. Gallup señala que la fuerza laboral de hoy está motivada por las oportunidades para desarrollar y poseer un sentido de propósito con respecto a su trabajo. Desafortunadamente, los empleados de hoy en día dedican una cantidad significativa de tiempo al trabajo manual y repetitivo que no agrega mucho valor a la organización ni contribuye a un sentido de propósito en el trabajo. Los empleadores pueden abordar este desafío capacitando a los empleados con herramientas para automatizar tareas manuales repetitivas y liberar tiempo para trabajos de mayor valor. El informe “Automatización en el lugar de trabajo” 2017, encontró que el 69 por ciento de los trabajadores de la información encuestados dicen que la automatización reduciría el tiempo perdido durante su jornada laboral, y el 59 por ciento dice que podrían ahorrar seis o más horas a la semana si los aspectos repetitivos de su trabajo estuvieran automatizados. Ayudar a los gerentes a conectar los puntos Si bien la mayoría de los trabajadores de la información dicen que pasarían el tiempo liberado por la automatización para hacer un trabajo más interesante y valioso, puede ser un desafío para las organizaciones aprovechar esa motivación. ¿Por qué? Es posible que los empleados no siempre tengan una idea de los objetivos estratégicos de una empresa o comprendan cómo el trabajo que están haciendo encaja en el panorama general. Las organizaciones necesitan ayudar a los gerentes a conectar los puntos entre los objetivos estratégicos de una empresa o departamento con el trabajo más interesante y valioso en el que a los empleados les gustaría dedicar más tiempo. Una comprensión clara de los objetivos comerciales y cómo se traducen en un equipo también puede generar ideas innovadoras en los empleados una vez que tengan más tiempo para concentrarse en un trabajo de mayor valor. Cultiva una práctica de visibilidad Mientras tanto, los líderes empresariales luchan por obtener visibilidad del trabajo que realizan sus empleados. Se preguntan si el trabajo va en la dirección correcta. No quieren decirles a los equipos qué deben hacer o cómo deben hacerlo. De hecho, les parecería bien que los equipos tomarán la iniciativa de implementar la automatización y reducir el tiempo perdido. Esencialmente, solo quieren saber qué están haciendo sus equipos, cómo ese trabajo se alinea con los objetivos comerciales y si los resultados conducen hacia dónde se dirige el negocio. Automatizar y alinear fomentan el compromiso Las organizaciones que buscan obtener una ventaja competitiva pueden combinar el poder de la automatización y la alineación para impulsar la innovación y fomentar el compromiso de los empleados. La automatización está disponible hoy en día y puede reducir significativamente el tiempo que los empleados pierden en tareas manuales y repetitivas, y liberar su tiempo para un trabajo más valioso y satisfactorio. Las empresas deben adaptarse al cambio y emplear estas nuevas tecnologías para mejorar el desempeño de sus empleados. Si quieres saber más sobre cómo automatizar actividades y sacarle un mejor provecho a las horas laborales, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada y resolver tus dudas.

¿En algún momento te has sentido frustrado porque sientes que podrías hacer más con el tiempo que tienes planeado para trabajar? Nosotros creemos que todos en algún momento de nuestra vida profesional nos hemos sentido de esa forma. ¿Te planteaste objetivos tanto laborales o personales que aún no sabes cómo lograr? En este artículo te daremos algunos tips para que aproveches al máximo tu tiempo y puedas optimizar tus tareas que darán como resultado el mejoramiento de tu productividad. 1. Organiza tus tareas y objetivos del día Una parte muy estresante del día a día es tratar de recordar todas las cosas que se tienen pendientes. Hay veces que pasamos la mayor parte del día con pensamientos de preocupación por la cantidad de tareas que tenemos que realizar. Tener una lista en alguna plataforma de internet o libreta física, te ayudará a que tu mente se enfoque en lo que realmente tiene que realizar. Un ejercicio que puedes realizar es una lluvia de tareas, en donde anotarás cada que surja una nueva. Una vez que tengas todas tus tareas en un solo lugar, las puedes organizar por categoría, tema, urgencia, o hasta por cuánto tiempo te tomará completar esta tarea. Una vez que la completes, táchalas o subráyalas para marcar que están fuera de tu lista. Verás que al final del día te sentirás muy bien al saber cuántas tareas terminaste y qué tan productivo fuiste. 2. Planifica tu jornada Planificar una rutina te hará tener más tiempo para enfocarte en los objetivos y tareas del día. Recuerda que tu rutina va desde la hora en que te despiertas, hasta la hora en que te vas a dormir. Descansar bien también influye mucho en tu rendimiento. Es importante que estemos conscientes que nuestro cerebro trabajará y se enfocará mucho mejor si está descansado. Piensa en qué vas a comer y crea un menú semanal. Si puedes tener tu comida pre-cocida o tus porciones separadas, te ahorrarás tiempo y así podrás enfocar tu cerebro a las tareas del día sin necesidad de preocuparte por el ¿qué voy a comer hoy? 3. Eat the Frog (Comete el sapo) y tómate un descanso Los especialistas de productividad siempre recomiendan empezar tu día con la tarea más compleja, más laboriosa o aquella que te tomará mucho más tiempo en terminarla, esto es porque al empezar con lo más complicado. Después no te dará pereza el completar tus otras tareas. Es como si te comieras un sapo al principio del día; todo lo que pase después va a ser mejor que eso, sin dudas. Además de que quitando de tu camino lo que más te pesa a primera hora, querrás ir haciendo lo más sencillo poco a poco, pero antes de eso toma un descanso. Tu cerebro necesitará respirar y relajarse una vez que hayas completado tu tarea más compleja. Es por eso que te recomendamos que dividas tu jornada laboral y trabajes 25 minutos sin descanso y luego tomes 5 minutos en donde puedas mover tu cuerpo, caminar, socializar con tus compañeros (claro, sin interrumpir a nadie) y darle un pequeño momento a tu cerebro para refrescarse y poder enfocarse sin dudas en el siguiente tiempo de trabajo. 4. Conócete Como bien sabemos no todos somos iguales, habrá personas que logren enfocarse en las mañanas, otras por las tardes y algunas incluso por las noches. Por lo que si te conoces y sabes cuándo funcionas más, organiza tu día para que completes más tareas a la hora que sea más adecuada para ti. En un día de trabajo, mide las horas en las que realizaste más tareas y enfócate a ese momento dentro de tu rutina para que cumplas más objetivos. También, piensa mucho en las horas de comida, habrá muchas personas que funcionen sin desayunar desde las 06:00 am, pero habrá muchas otras que, verán primordial el desayunar para tener mayor productividad durante el día. Otra cosa que ayuda a muchas personas con su productividad es la música. Si tu eres una persona que se motiva con la música, encuentra tu playlist ideal para que no solo seas más productivo, sino que te mantengas relajado, contento y con energía. Si la música no es lo tuyo pero disfrutas trabajar en un jardín o en el patio, hazlo. Recuerda que conocer cómo trabajas, cómo funcionas y cómo aprendes, te ayudará a mejorar el desempeño en tu día a día. 5. Aprovecha tus tiempos con menos rendimiento Una vez que sepas en qué momento eres menos productivo, aprovecha estos tiempos para realizar las tareas rutinarias, como leer y contestar correos electrónicos, completar plantillas, actualizar la computadora y limpiar tus archivos. Esto te ayudará para que al final del día no tengas un montón de tareas repetitivas que no has podido completar, o que tus equipos de cómputo empiecen a fallar por la cantidad de actualizaciones que no has realizado en un tiempo. Mantener tus herramientas al día y en el mejor estado posible, aumentará tu productividad significativamente. Al completar tus tareas repetitivas, te hará sentir que terminaste con un día completamente productivo, ya que no solo completaste aquellas tareas que fueron un reto, sino que también acabaste con las tareas más sencillas de tu día a día. Estos son algunos de los muchos ejemplos de sencillas acciones que puedes hacer para mantenerte productivo, tranquilo y sobre todo enfocado en tus tareas y objetivos del día, semana o mes. Los tips ayudan a aumentar tu productividad, tu capacidad al trabajar y sobre todo a que también tengas ganas de realizar tareas personales y disfrutar con las personas que amas en casa. Recuerda que lo más importante es hacer una rutina que se sienta muy cómoda, que incluya las tareas que priorizas y que te cree una satisfacción al terminar con una tarea u objetivo. Planifica tu rutina, conócete y disfruta el ser productivo. Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, contáctanos en info@systec.com.mx o bien, visítanos en www.systec.com.mx/smartsheet

Los beneficios de construir y mantener una cultura de calidad se pueden medir en dinero. Según un estudio de 2014, las empresas que enfatizan la calidad y, en última instancia cometen menos errores, pueden ahorrar aproximadamente USD $67 millones por cada 5,000 empleados. En un momento en el que los clientes utilizan cada vez más las redes sociales y las reseñas en línea para tomar decisiones de compra informadas, aumenta la presión para que las empresas mejoren continuamente la calidad de sus ofertas. Este énfasis en la calidad, combinado con las presiones para responder rápidamente a las demandas cambiantes, puede generar más errores para las empresas que carecen de una doctrina de calidad claramente definida. Entonces, ¿cómo construyen y mantienen los líderes efectivos una cultura de calidad, sin sacrificar la velocidad? Aquí hay algunas formas en que los líderes empresariales pueden comenzar. Define metas y estrategias claras Brindar claridad sobre la toma de decisiones y las estrategias comerciales, facilitará que los equipos comprendan cómo su trabajo táctico se alinea con las iniciativas de nivel superior. Una perspectiva estratégica clara, donde los líderes comparten conocimientos y otros aprendizajes clave, puede conducir a una toma de decisiones más segura a nivel de equipo y de contribuyente individual. Alinear la comprensión de todos en torno a la información, las decisiones y los estándares estratégicos, ayuda a garantizar una calidad constante incluso cuando los equipos buscan ejecutar a velocidades más rápidas. Con Smartsheet, los líderes pueden hacer que las estrategias corporativas sean más transparentes a través de un portal centralizado. Pueden agregar los recursos correctos, como mensajes de marca o indicadores clave de rendimiento (KPI) del equipo, y hacerlo accesible para todos los empleados; esto ayuda a alinear todos los departamentos con la estrategia general de la empresa y da como resultado menos horas desperdiciadas buscando la información correcta. Crea objetivos ambiciosos para la rendición de cuentas La mayoría de las organizaciones de nivel empresarial se aseguran de que los gerentes, los equipos y las personas, establezcan objetivos trimestrales y anuales. Con objetivos estándar, los trabajadores pueden mantenerse ocupados pero no aumentar la velocidad y la calidad, alcanzando el mínimo de lo que son capaces de lograr. Los líderes hacen que los objetivos ambiciosos sean visibles y también promueven la rendición de cuentas. Esta forma de presión clara motiva a los equipos a trabajar a un ritmo más rápido sin producir un trabajo inconsistente. Los tableros de Smartsheet brindan una manera simple de mostrar los KPI que deben circular ampliamente. Por ejemplo, las métricas como las oportunidades de venta o las tasas de retención de clientes, se pueden extraer de las hojas y acumular para que se muestran como un gráfico de líneas en el tablero compartido. Cuando los KPIs y los objetivos se establecen teniendo en cuenta los resultados de calidad, mantener una alta calidad literalmente define el éxito de una organización. Conviértete en un comunicador más poderoso Siempre que los departamentos no están alineados, la mala comunicación o los silos del equipo suelen ser los culpables. Ya sea a nivel ejecutivo o de gerente, los líderes deben ser comunicadores convincentes que alienten a los colaboradores a hacer su mejor trabajo. Los líderes que ejemplifican una comunicación poderosa, impresionan los valores fundamentales a sus empleados en reuniones, llamadas de ganancias y conversaciones informales en los pasillos de la oficina. Y dado el auge de las plataformas de colaboración y comunicación digital, como Workplace de Facebook, Hangouts Chat de Google y Slack, la ejecución del trabajo y las estrategias de comunicación interna han cambiado irrevocablemente. Y aunque algunos empleados pueden ver el uso de estas aplicaciones como una tarea, con el toque adecuado del liderazgo se pueden usar para sincronizar departamentos a través de canales y grupos de interés común. Los ejecutivos que aprovechan estas aplicaciones, ya sea publicando actualizaciones de clientes o compartiendo información sobre nuevos productos a través de un video de 30 segundos grabado en su teléfono inteligente, pueden llegar a una audiencia interna más amplia y mantener el énfasis en el desempeño de calidad y la entrega como prioridad. Busca la innovación ¿De dónde obtienen sus ideas los mejores líderes? A menudo, aquellos que solo miran dentro de su organización crean ideas en un vacío proverbial. Pueden parecer atractivos y lógicos desde el punto de vista interno, pero es posible que no resuenen con las necesidades o solicitudes reales de los clientes. En cambio, para mejorar los productos, los procesos internos o la experiencia del cliente, es importante saber cómo y cuándo encontrar soluciones innovadoras fuera de su empresa. Además, como líder, pueden contar con que el cambio sea una parte constante de su enfoque comercial. A medida que la tecnología avanza para impulsar a las empresas a trabajar de manera más rápida e inteligente, la forma en que operan las empresas también se encuentra en un estado de cambio constante. Con la nueva tecnología vienen nuevas prácticas y procesos de trabajo. Los líderes que aceptan y preparan equipos para el cambio están tomando medidas para mantenerlos ágiles y adaptables. Y a medida que aumenta la velocidad de producción, ya sea codificando algoritmos, actualizando funciones de software o construyendo hardware, los equipos merecen herramientas innovadoras que puedan adaptarse a sus necesidades. Ahora que tienes una idea más clara sobre el balance entre calidad y velocidad en el trabajo, visita nuestro sitio web www.systec.com.mx/smartsheet para aprender más sobre cómo Smartsheet puede ayudarte, o bien, contáctanos en info@systec.com.mx para brindarte atención personalizada.

La amplia competencia a nivel internacional y el aumento de empresas especializadas, obligan a las organizaciones a innovar, reinventarse y evolucionar para poder crear una ventaja competitiva y destacar en el mercado. El motor para poder crear todas estas condiciones para el triunfo y éxito de la empresa son los proyectos. Por lo que la importancia de que los proyectos se lleven en alineación con la visión estratégica de la empresa, cumplan su cometido y rindan los beneficios esperados, va a ser de vital importancia para poder conseguir esa tan anhelada ventaja competitiva. Desgraciadamente gran parte de las empresas u organizaciones se limitan al hecho de que para que un proyecto se considere exitoso, debió de terminar en tiempo, alcance y acorde a lo presupuestado. Sin embargo, estos tres factores ya no son suficientes ya que desde la concepción del proyecto, se debe de definir cuál es el propósito del proyecto, cuáles son los beneficios a futuro que planea obtener y cuál es el objetivo de la estrategia para implementar dicho proyecto. En este aspecto, para poder llegar entonces a una correcta correlación entre la estrategia de la empresa con los programas, portafolios y proyectos, es necesario tener una Project Management Office (PMO) que cumpla estos dos puntos de gran importancia: 1. Establecer un canal de comunicación entre el liderazgo y los gerentes de proyectos. El primer punto, es generar un estrecho canal de comunicación entre los cargos directivos, propietarios de la empresa y los gerentes de proyecto. Al tener una participación directa de estos tres miembros anteriormente mencionados, se obtiene una responsabilidad compartida de los objetivos estratégicos y el camino hacía ellos. Al contar con esta activa comunicación y participación de los tres grupos, se logra que la priorización y ejecución de los proyectos clave sea más sencilla y, por otro lado, el entendimiento de la razón y beneficios esperados al ejecutar el proyecto. 2. Generar indicadores para el objetivo del proyecto (KPIs). El otro gran punto a trabajar por parte de la PMO es realizar y establecer Key Performance Indicators (KPIs), los cuales no solo vayan ligados a aspectos como el: alcance del proyecto, su costo y tiempo, sino que vayan un paso adelante y sean personalizados dependiendo de los objetivos concretos que esperamos obtener con la ejecución del proyecto. Por ejemplo, si estamos implementando una nueva herramienta para la organización que nos ayude a optimizar y ahorrar tiempo en el área de recursos humanos, nuestros KPIs no deben limitarse en sí se terminó sin retrasos la implementación o si el costo estuvo dentro de los presupuestado. Más bien debemos de considerar si realmente después de la implementación al terminar el proyecto se cumplió con el objetivo, se ahorró o agilizó tiempo en el área, y cómo los usuarios están adaptando el cambio. Considerando siempre estos dos puntos, lograremos que los proyectos de la organización se transformen en la fuente de de innovación y revolución, guiados por la estrategia corporativa que se tenga planeada. En SYSTEC somos expertos en la administración de proyectos y soluciones para PMO’s. Si tienes alguna duda o quieres descubrir nuestra oferta de soluciones tecnológicas, visita nuestra página web www.systec.com.mx o escríbenos a info@systec.com.mx.

Es sumamente importante contar con un dashboard o tablero de control que nos ayude a diagnosticar todos los procesos y actividades que ocurren en nuestra empresa. Un tablero dará apoyo visual que podrá ser compartido con todos y brindará un mejor entendimiento a todas las áreas. Preparación de la información para un dashboard/tablero Antes de comenzar a crear un dashboard, hay tres factores que debes determinar. Su propósito: ¿Este dashboard es para un solo proyecto, múltiples proyectos o un portal de información general? Su audiencia: ¿Estás creando un dashboard para ti, tu equipo, la gerencia media o un ejecutivo de nivel C? Tus datos: ¿Qué datos e información serán más útiles para tu audiencia? Los dashboards son herramientas poderosas para visualizar el trabajo en toda su empresa, pero solo pueden extraer datos que ya existen en sus hojas e informes. Asegúrate de que contengan la información precisa que te gustaría incluir en tu tablero. Esta información en el dashboard se obtiene de las siguientes fuentes de información: Datos en una hoja: consolida rápidamente totales y promedios de los datos en sus hojas. Para cualquier dato que desees incluir en un tablero, primero deberás generar el cálculo para calcularlo en la hoja misma. Informes: puedes extraer un informe completo de Smartsheet en un dashboard. La creación de un informe te permite mostrar un determinado conjunto de filas y/o un conjunto específico de columnas, consolidando la información en varias hojas en una sola vista. Vínculos: puede ser extremadamente eficiente utilizar portales como centros de información para vincular todos los documentos relevantes sobre un tema. Los enlaces pueden dirigirse a hojas importantes de Smartsheet, páginas web externas, archivos y más. Determina cuáles de estos tipos de datos ya tienes y cuáles aún necesitas crear. Una vez que sepas lo que deseas que contenga tu panel o portal, es hora de comenzar a construir. Creación de su panel o portal Una vez que hayas realizado los preparativos, es hora de comenzar a crear tu tablero o portal. Crea un panel como lo harías con una hoja o un informe. Haz clic en “Crear Nuevo” en el botón derecho en una carpeta o espacio de trabajo y selecciona Tablero/Portal en el menú desplegable. Determina qué tipos de widgets necesitarás. Recomendamos usar varios tipos de widgets diferentes en tu dashboard para mostrar todos los datos que necesitas en un diseño cohesivo. Cuando hayas terminado de planificar, comienza a crear tus widgets . Es importante no estar demasiado preocupado por cómo están organizados todavía. Asegúrate de que se vinculen correctamente a los datos que deseas antes de hacer cualquier otra cosa. Después de crear tus widgets y llenar tu tablero, es hora de organizarse. Mueve, cambia el tamaño y edita sus widgets según sea necesario. Recuerda, tus tableros pueden tener aproximadamente seis widgets de ancho, pero infinitamente largos. Ahora que ya sabes cómo crear tableros de control, te recomendamos visitar nuestro sitio web www.orkesta.net para tener una idea más clara o contáctanos en info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.