La amplia competencia a nivel internacional y el aumento de empresas especializadas, obligan a las organizaciones a innovar, reinventarse y evolucionar para poder crear una ventaja competitiva y destacar en el mercado.
El motor para poder crear todas estas condiciones para el triunfo y éxito de la empresa son los proyectos. Por lo que la importancia de que los proyectos se lleven en alineación con la visión estratégica de la empresa, cumplan su cometido y rindan los beneficios esperados, va a ser de vital importancia para poder conseguir esa tan anhelada ventaja competitiva.
Desgraciadamente gran parte de las empresas u organizaciones se limitan al hecho de que para que un proyecto se considere exitoso, debió de terminar en tiempo, alcance y acorde a lo presupuestado. Sin embargo, estos tres factores ya no son suficientes ya que desde la concepción del proyecto, se debe de definir cuál es el propósito del proyecto, cuáles son los beneficios a futuro que planea obtener y cuál es el objetivo de la estrategia para implementar dicho proyecto.
En este aspecto, para poder llegar entonces a una correcta correlación entre la estrategia de la empresa con los programas, portafolios y proyectos, es necesario tener una Project Management Office (PMO) que cumpla estos dos puntos de gran importancia:
1. Establecer un canal de comunicación entre el liderazgo y los gerentes de proyectos.
El primer punto, es generar un estrecho canal de comunicación entre los cargos directivos, propietarios de la empresa y los gerentes de proyecto. Al tener una participación directa de estos tres miembros anteriormente mencionados, se obtiene una responsabilidad compartida de los objetivos estratégicos y el camino hacía ellos.
Al contar con esta activa comunicación y participación de los tres grupos, se logra que la priorización y ejecución de los proyectos clave sea más sencilla y, por otro lado, el entendimiento de la razón y beneficios esperados al ejecutar el proyecto.
2. Generar indicadores para el objetivo del proyecto (KPIs).
El otro gran punto a trabajar por parte de la PMO es realizar y establecer Key Performance Indicators (KPIs), los cuales no solo vayan ligados a aspectos como el: alcance del proyecto, su costo y tiempo, sino que vayan un paso adelante y sean personalizados dependiendo de los objetivos concretos que esperamos obtener con la ejecución del proyecto.
Por ejemplo, si estamos implementando una nueva herramienta para la organización que nos ayude a optimizar y ahorrar tiempo en el área de recursos humanos, nuestros KPIs no deben limitarse en sí se terminó sin retrasos la implementación o si el costo estuvo dentro de los presupuestado. Más bien debemos de considerar si realmente después de la implementación al terminar el proyecto se cumplió con el objetivo, se ahorró o agilizó tiempo en el área, y cómo los usuarios están adaptando el cambio.
Considerando siempre estos dos puntos, lograremos que los proyectos de la organización se transformen en la fuente de de innovación y revolución, guiados por la estrategia corporativa que se tenga planeada.
En SYSTEC somos expertos en la administración de proyectos y soluciones para PMO’s. Si tienes alguna duda o quieres descubrir nuestra oferta de soluciones tecnológicas, visita nuestra página web www.systec.com.mx o escríbenos a info@systec.com.mx.