Una de las principales ventajas de Smartsheet es que podemos informar y transmitir datos importantes de distintas maneras para mantener la comunicación efectiva y colaborar fácilmente con nuestros compañeros, clientes, proveedores y socios día a día.
Los reportes o informes en Smartsheet te permitirán trabajar de manera muy sencilla con la información de una o varias hojas en un mismo elemento de la plataforma. Podrás unificar varios proyectos en una sola vista o mostrar la información más relevante de las hojas de tus procesos, aprovechando que son bidireccionales y cualquier cambio se sincroniza automáticamente entre el informe y la fuente de información.
En Smartsheet contamos con dos tipos de reportes:
Los reportes de fila son aquellos que van a consolidar la información de las hojas mostrando columnas y filas con filtros, grupos y organizaciones distintas a las que tenemos en las hojas de origen. También, podemos combinar los datos de varias hojas recordando que todas las columnas utilizadas en el informe tendrán que tener el mismo nombre en las hojas fuente.
Los reportes de resumen de hoja son los que nos ayudarán a consolidar los datos críticos que tenemos en los campos de resumen de las hojas de origen, ya sea los calculados, los de fecha o los de tipo texto número.
Los casos de uso de los reportes son innumerables, puedes consolidar los reportes con tareas clave para diferentes áreas, informes con resultados y pendientes semanales, reportes con el detalle del presupuesto y los costos actuales de los proyectos. Además, se puede tener un reporte consolidado con los datos del área de Recursos Humanos en donde se incluyan los resultados de las evaluaciones y las capacitaciones para decidir y analizar a quién puedes mover de puesto de acuerdo a las habilidades demostradas. Los reportes serán un elemento personalizable para dar soporte a tu solución.
Como mencionamos anteriormente, Smartsheet nos permite aplicar diferentes configuraciones a los reportes, las cuales nos ayudarán a dar un análisis más completo de la información. Las siguientes son las herramientas con las que haremos que nuestro reporte nos muestre la información con más orden, resumida y con algunos filtros que nos harán destacar aquella a la que le tengamos que poner más atención:
Filtros: Genera grupos de condiciones para que filtres la información deseada cumpliendo y respetando todas las condiciones establecidas.
Grupos: Esta opción te permitirá organizar y consolidar conjuntos de datos comunes en grupos dando así un orden y jerarquía a la información para que tu reporte se vea mucho más organizado.
Resumen: Con esta herramienta seremos capaces de utilizar funciones como SUM, COUNT, MAX, MIN o AVG sin necesidad de fórmulas, lo cual nos dará un conteo, suma, promedio, etc., rápido de la información que tenemos en el reporte.
Orden: Selecciona una columna y ordena las filas del reporte de forma diferente a la que se tenga en la hoja de origen.
Como queremos que aproveches esta herramienta al máximo, te compartimos algunas recomendaciones, condiciones de su uso y observaciones que se tienen en el sistema:
Ten en cuenta que si se renombra alguna columna en la hoja de origen, utilizada en en el reporte, se debe de actualizar esta columna en el reporte manualmente, es muy importante que esto lo tengas siempre en mente ya que, ni las propiedades de la columna ni el nombre de la misma, se actualizarán por sí solas en los informes.
El permiso para editar y visualizar el reporte depende de los permisos en la hoja de origen, si tu colaborador no está compartido, no podrá editar ni visualizar los datos del reporte.
Se puede utilizar distintos tipos de vista, tenemos disponibles en Smartsheet la vista de cuadrícula, tarjeta, gantt y calendario para que puedas entregar los reportes en distintos formatos dependiendo de su función y cómo quieres que tu equipo visualice la información.
Podemos programar su envío periódico en formato PDF o Excel, esto te será muy útil si tienes reuniones periódicas o si tienes que entregar avances o resultados en determinado tiempo. Con la programación podrás decidir el formato, si hay una fecha en la que quieres que el reporte se deje de enviar y los correos de los destinatarios.
Así mismo, también lo podemos integrar en el tablero e interactuar con él para que dando click nos lleve directo al elemento y podamos editar los datos si así lo deseamos.
Recuerda que si juntamos múltiples hojas o múltiples resúmenes y queremos que los datos se vean en las mismas columnas, deberemos mantener el mismo nombre o los mismos campos en todas nuestras hojas origen.
Si te interesa aprender a gestionar tus tareas, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, contáctanos en info@orkesta.net o bien, visítanos en www.orkesta.net/smartsheet para brindarte atención personalizada.