¿Estás controlando tu proyecto o el proyecto te está controlando a ti? Un proyecto cuenta con demasiados elementos que cambian constantemente, si no contamos con información que nos indique el estado del proyecto clara y oportunamente el proyecto está fuera de control. Dar seguimiento a indicadores clave de rendimiento (KPIs) es crítico durante todo el ciclo de vida del proyecto. Sin ellos, es difícil ver si estamos logrando los objetivos establecidos. Existen cuatro categorías de KPIs que deben contestar a las siguientes preguntas: Oportunidad: ¿Qué desviaciones en tiempo se han presentado hasta el momento? ¿Cuál es la fecha estimada de terminación más realista? Presupuesto: ¿Vamos a lograr mantenernos por debajo del presupuesto establecido o estamos excediendo los costos? Calidad: ¿Los entregables del proyecto están cumpliendo con los requerimientos y especificaciones establecidos? ¿Qué tan satisfecho está nuestro cliente con los entregables hasta el momento? Efectividad: ¿Se están invirtiendo el tiempo y el dinero adecuadamente, o podemos gestionar el proyecto con mayor efectividad? Existen muchos ejemplos de KPIs obvios para cada una de estas categorías, aquí te presentamos algunos no tan obvios: Oportunidad - Número de ajustes realizados al plan de trabajo. ¿Cuántas veces hemos cambiado la fecha de terminación del proyecto? Las implicaciones del resultado de este KPI vienen desde la aprobación y planeación original del proyecto. Presupuesto - Número de líneas en el presupuesto. ¿El grado de detalle que tiene el presupuesto es el adecuado? Debe existir un balance entre contar con un presupuesto demasiado general versus un presupuesto con demasiado detalle. Calidad - Número de errores cometidos: ¿Cuántas veces hemos tenido que repetir el trabajo durante el proyecto? Independientemente del impacto en tiempo y costo este indicador también tiene un impacto sobre nuestra credibilidad. Efectividad - Porcentaje de tiempo facturable versus no facturable: ¿Cuánto de nuestro tiempo invertido en el proyecto es facturable al cliente? Es importante contar con mecanismos de rastreo que nos permitan identificar el tiempo que nuestro equipo invierte en acciones no facturables.   Nuestros KPIs deben ser acordados por todos los participantes antes de iniciar el proyecto y deben cumplir con las características que se muestran en este artículo . Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Tal vez este factor es demasiado obvio, y es esta la razón por la cual puede convertirse en un problema letal en caso de que la situación pasada, presente y futura del proyecto no sean informadas con oportunidad. Es muy importante establecer un plan de comunicación que tome en cuenta los siguientes elementos : Audiencia: ¿a quién queremos informar? Mensaje: ¿ qué queremos transmitir ? Método de entrega: ¿ cómo lo haremos? Frecuencia: ¿ cuándo lo haremos? Fuente: ¿ quién será el responsable de hacerlo? Las situaciones que permitan la comunicación cara-a-cara entre los involucrados deben ser prioritarias, ya que permiten el diálogo, la discusión y el intercambio de ideas, ofreciendo la posibilidad de resolver situaciones en el momento y mejorar la forma en la que se están haciendo las cosas. También, es muy importante contar con herramientas que permitan el auto-consumo de información , tales como reportes y tableros que nos permitan obtener la información que necesitamos en el momento en que la requerimos, sin tener que solicitarla a alguien. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Existen algunos factores que pueden destruir tu proyecto, uno de ellos son los procesos inconsistentes. En este artículo conoceremos un poco más de este problema, pero primero mencionemos algunos de los procesos más importantes involucrados en la gestión de proyectos: Aprobación e inicio de proyecto. Actualización de avances. Control de cambios. Identificación y solución de issues. Mitigación de riesgos. Cierre de proyecto. El no contar con reglas y mecanismos perfectamente definidos para orquestar los procesos previamente mencionados (y muchos más), pone en riesgo la ejecución de cualquier proyecto. Contar con procedimientos documentados y herramientas que incluyan formas, templates y diagramas de flujo facilitan la gestión del proyecto y lo hace avanzar con mayor eficiencia. Mientras cada proyecto puede cambiar de tamaño, alcance, naturaleza y equipo que ejecuta los procesos, en la mayoría de los casos, son los mismos o por lo menos muy similares. Los procesos deben ser diseñados desde la perspectiva del trabajo a realizar y no del de las personas que lo ejecutan, de esta forma los nuevos miembros del equipo o personal externo pueden rápidamente entender su rol, familiarizarse con lo que tienen que hacer y entender la importancia de su trabajo con respecto al resto del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Todo proyecto sufre cierto grado de cambio a su alcance. Es inevitable, porque siempre se presentarán situaciones que provocarán cambios. La clave es no permitir que impacten el objetivo principal del proyecto. Existen seis malas prácticas que debes evitar para reducir los cambios. Las cuatro primeras durante la planeación y las últimas dos durante la ejecución del proyecto: Pobre definición del alcance del proyecto. No involucrar a todos los participantes en el proyecto. Falta de experiencia en el “tipo” de proyecto que se va a llevar a cabo. No hacer corresponsables a los participantes (internos y externos) del alcance, presupuesto y plan de trabajo. No contar con un buen sistema de control de cambio. Pensar que incrementar el alcance una vez iniciado el proyecto, agrega valor al mismo. Un buen gerente de proyecto debe implementar un sistema de control de cambios para controlar las solicitudes de cambio. Si el cambio de alcance al proyecto es aprobado, el plan de trabajo y el presupuesto deben ser ajustados acordemente. De lo contrario el equipo del proyecto se verá presionado a cumplir fechas poco realistas y constantemente reportará retrasos en el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Los proyectos pueden contar con un plan de trabajo detallado ; todo el equipo puede estar trabajando de forma coordinada, las cosas pueden estar avanzando adecuadamente, pero inesperadamente algo sucede, el proyecto se sale de los rieles y nos preguntamos: ¿qué fue lo que pasó? La respuesta : no estamos gestionando los riesgos. Un riesgo es una situación que, en caso de presentarse, tendrá impacto sobre el tiempo de ejecución de un proyecto, su costo presupuestado y/o la calidad de sus entregables. Un buen gerente de proyecto debe estar preparado para cualquier contingencia y constantemente debe preguntarse: ¿qué pasaría si ...? Existen dos procesos clave para gestionar los riesgos: La mitigación es el proceso de identificar, clasificar, evaluar, preparar el plan de respuesta y de monitorear el riesgo; todo esto se lleva a cabo para tratar de evitar que el riesgo se presente y estar preparados en caso de que así suceda. La mitigación inicia con la evaluación del proyecto, continúa a lo largo de la planeación y ejecución y termina con el cierre de éste. La respuesta es el proceso de ejecutar el “plan de respuesta” previamente establecido en caso de que el riesgo se presente, la ventaja de contar con este plan es que sabemos exactamente qué es lo que hay que hacer y quién es responsable de hacerlo. Es muy importante que todas las acciones relacionadas con la gestión de riesgos queden claramente documentadas para que se conviertan en lecciones aprendidas y que en el futuro nos permitan contar con procesos de mitigación y respuesta más eficientes y eficaces. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

"Siempre se llevará más tiempo del que esperas, aun cuando estés tomando en cuenta la Ley de Hofstadter." Establecer compromisos de entrega equivocados para un proyecto es una receta para el desastre . Es sorprendente la cantidad de personas que tratan de estimar la fecha de terminación de un proyecto sin tomar en cuenta todos los elementos que pueden impactarla. Pero, ¿qué podemos hacer para evitarlo? Empecemos partiendo el proyecto en sus componentes y entregables (piensen en un WBS), posteriormente hay que definir las actividades necesarias para construir dichos entregables y componentes, al mismo tiempo que el orden en que se tendrán que ejecutar. Después, tendremos que hacer lo que llamaremos lo "más complicado". No hay nada más difícil que estimar cuánto van a durar las actividades involucradas en la ejecución de un proyecto y para esto tendremos que responder a la pregunta ¿qué es lo que ha retrasado nuestros proyectos en el pasado?: Fuimos demasiado optimistas estableciendo duraciones. Las actividades que duraban un día duraron más. Definimos duraciones sin tomar en cuenta al experto que las va a ejecutar. Se nos olvidaron algunas actividades. A continuación, veremos algunas recomendaciones para evitar que esto vuelva a suceder: Las experiencias pasadas son nuestra primera red de seguridad; documentar las lecciones aprendidas es clave para ser cada vez más precisos estableciendo duraciones (planeadas vs reales). Si una actividad que normalmente planeamos ejecutar en 10 días y realmente dura 15, para la próxima vez se tendrá que planear en 15. Evitemos las actividades que duran un día; por alguna razón las que están relacionadas a algún tipo de aprobación les asignamos un día de duración cuando normalmente se tardan más que esto. Hagamos un cálculo sencillo: si en un proyecto de seis meses tenemos 15 aprobaciones necesarias para continuar avanzando, y en lugar de un día se llevan dos, el proyecto se retrasará tres semanas. No olvidemos las actividades involucradas en firmas de documentos, permisos, normatividad, compras, pruebas de calidad, etc., es muy probable que varias de ellas deban formar parte de la ruta crítica del proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Frecuentemente el plan de un proyecto no cuenta con el detalle necesario para controlarlo y asegurar su éxito. Esto puede confundir al equipo del proyecto y provocar imprevistos de tiempo y costo. ¿Qué tenemos que hacer para detallar nuestro plan de trabajo? 1. Contar con un WBS. Nuestro Work Breakdown Structure (WBS) debe ordenar el trabajo en el tiempo y desmenuzar el proyecto en sus componentes y entregables. De esta forma podemos construir un plan de trabajo para cada entregable con las actividades que deben ejecutarse para producirlos. Un WBS típico podría verse de la siguiente manera: Proyecto Fases Etapas Componentes Entregables Actividades El software que seleccionemos para planear y controlar nuestros proyectos debe ser capaz de agrupar, organizar y filtrar las actividades con base en los criterios que necesitemos. 2. Evitar actividades demasiado largas Es frecuente encontrar que las actividades de un plan de trabajo tienen duraciones demasiado largas. Esto provocará dos problemas graves: los avances reflejados en dichas actividades no serán significativos y será muy difícil contar con una ruta crítica realista. Si las actividades van a terminar en más de 4 o 5 cortes, es probable que sean demasiado largas para medir si se están ejecutando adecuadamente. Lo deseable es ver un avance de por lo menos 25% en cada corte. Si los cortes de avance son semanales, nuestras actividades no deben durar más de 20 días. Si los cortes son diarios, las actividades no deben durar más de 4 días. 3. Eliminar ambigüedad en la responsabilidad. Si no se puede identificar claramente al responsable de una actividad, es necesario partir esa actividad en varias de ellas aunque se ejecuten de manera paralela. 4. No omitir actividades en el plan de trabajo. Es importante identificar todas aquellas actividades que puedan afectar la ejecución del proyecto y plasmarlas en el plan de trabajo. El ejemplo típico (aunque parezca increíble) es omitir las actividades de compra en el plan de trabajo: Selección de proveedores Pedidos Fabricación Traslados / Importación Entrega Si estas actividades no aparecen en la ruta crítica, la lógica de nuestro plan de trabajo está mal elaborada. Otras actividades que con frecuencia se omiten de los planes de trabajo son las firmas y/o autorizaciones de algún documento relacionado con el proyecto. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Es muy importante asegurar que las personas correctas sean las que están trabajando en el proyecto; esto se refiere al personal propio y al proporcionado por proveedores, contratistas y consultores externos. Las personas asignadas al proyecto deben contar con la experiencia, las habilidades (suaves y duras), y el conocimiento técnico necesario para realizar las actividades asignadas. La dirección del proyecto debe realizar una evaluación cuidadosa y honesta de los candidatos antes de incorporarlos al proyecto. En caso de encontrar algunas lagunas estas, pueden cubrirse con entrenamiento y asesoría. Con respecto al equipo que gestiona el proyecto, es importante que sus miembros cuenten con las siguientes cinco características: Ser un excelente comunicador: Debe contar con la habilidad para comunicarse claramente con diferentes interlocutores y audiencias, en diferentes niveles de la organización. Una mala comunicación puede ser desastrosa para el proyecto. Ser sumamente organizado: El caos y el éxito no se mezclan. Se debe saber, en todo momento, exactamente qué está sucediendo en cada paso del proyecto. Esto incluye el uso de herramientas y técnicas para gestionar adecuadamente el proyecto. Poder leer a las personas: Los mejores miembros de un equipo son líderes sólidos que saben cómo motivar a la gente: pueden comunicarse horizontal y verticalmente con facilidad, tienen la habilidad para trabajar con diferentes personalidades e idiosincrasias y saben perfectamente cuando usar “mano izquierda” y cuando exigir más del equipo. Estimar con precisión: Una estimación equivocada de tiempo y/o costo, puede tener un impacto negativo en el proyecto. Una actividad retrasada; por haber sido estimada con una duración equivocada, puede tener un efecto “domino”, causando retrasos significativos en el proyecto. La habilidad para estimar correctamente depende de la experiencia obtenida al haber participado en proyectos similares en el pasado. Seguridad en sí mismo: Es importante que sea capaz de defender su punto de vista de manera cordial y firme. Debe defender claramente los intereses del proyecto al enfrentarse a situaciones que se presentan a lo largo de éste y a obstáculos colocados por los mismos participantes. Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

¿Estamos seguros que los proyectos que estamos ejecutando son los indicados? En el artículo sobre el Factor 1 de esta serie, hablamos de que los proyectos deben estar alineados a los “objetivos estratégicos” de la organización , enfocados en los inversionistas , los clientes , la operación y los empleados . Sin embargo esto no es suficiente. Cada idea de proyecto debe ser estudiada detalladamente antes de convertirse en un proyecto a ejecutar. Es por esto que necesitamos contar con un portafolio de iniciativas y un proceso de evaluación ordenado que permitan recopilarlas, estudiarlas y documentarlas para decidir objetivamente cuáles de ellas se convertirán en proyectos. Todos los miembros de la organización deberían tener la posibilidad de someter iniciativas para ser tomadas en cuenta, convirtiéndose prácticamente en una fuente inagotables de posibles proyectos. Independientemente del proceso de evaluación que se haya establecido, cualquier iniciativa debería contar por lo menos con las siguientes características al momento de ser sometida: Una clave que la identifique Nombre de la iniciativa Descripción detallada Fecha en que se sometió Nombre de quien la sometió Área o departamento de quien la somete Objetivo(s) estratégicos a los que se alinea Tipo de iniciativa Impacto esperado en el negocio Costo estimado de inversión Duración estimada El proceso de evaluación no solo estudia las iniciativas de forma individual sino que las compara y pone a competir entre sí para convertirse en proyectos, formar parte del backlog del portafolio o ser rechazadas. Algunos de los atributos a evaluar deben ser: El valor que agrega al negocio El grado de complejidad para llevarla a cabo El costo involucrado La duración para implementarla El retorno sobre la inversión Los riesgos involucrados Un mapa de inversión (gráfica de burbujas) nos permite graficar cuatro variables de cada iniciativa y es muy útil para tener un comparativo visual del portafolio. En este ejemplo las variables son: Eje X = Beneficio para el negocio Eje Y = Grado de riesgo Tamaño de la burbuja = Costo de inversión Color de la burbuja = Objetivo estratégico ¿Cuáles crees que sean las iniciativas que deben convertirse en proyectos? Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

No hay un método a prueba de fuego para eliminar todos los factores que pueden afectar a un proyecto, pero estar conscientes y preparados, puede reducir su impacto considerablemente. Los 10 factores que destruyen proyectos son: 1. Objetivos poco claros. 2. Selección equivocada de proyectos. 3. Asignación equivocada de personal. 4. Planes de trabajo no detallados. 5. Compromisos poco realistas. 6. Gestión de riesgos inexistente. 7. Scope creep : Constante cambio al alcance. 8. Procesos inconsistentes. 9. Comunicación pobre. 10. Falta de indicadores claros y oportunos. Poco a poco iremos explicando cada uno de estos factores, en esta ocasión hablaremos del primero de ellos. 1. Objetivos poco claros. Tener un proyecto sin un objetivo claro sólo confundirá y frustrará a las personas involucradas en su ejecución; es como pedirles que disparen una flecha con una venda en los ojos sin saber dónde está el blanco. Después de todo, si no sabes cuál es tu destino, ¿cómo saber que has llegado? Un objetivo claro debe describir los resultados deseados del proyecto que; en la mayoría de los casos, debe ser algo tangible. Un objetivo debe ser específico, medible y debe cumplir con restricciones de tiempo, costo y calidad; en conclusión, debe ser S.M.A.R.T.: Specific (Específico) Measurable (Medible) Actionable (que provoque una Acción) Realistic (Realista) Time-bound (restringido en el Tiempo) Hay otros factores que pueden destruir tu proyecto, conoce más de esta serie: 1. Objetivos poco claros 2. Selección equivocada de proyectos 3. Asignación equivocada del personal 4. Planes de trabajo no detallados 5. Compromisos poco realistas 6. Gestión de riesgos inexistente 7. Scope Creep - Constante cambio de alcance 8. Procesos inconsistentes 9. Comunicación pobre 10. Falta de indicadores claros y oportunos Para obtener más información visita nuestra página www.orkesta.net o envíanos un correo a info@orkesta.net para consultar cualquier duda.

Desde que Brandfolder se unió a Smartsheet, ambos equipos han estado creando funcionalidades para optimizar los puntos de contacto entre el trabajo y el contenido. Aquí presentamos algunas de las características que nuestros clientes compartidos ya disfrutan: -Integra formularios de solicitud de Smartsheet en Brandfolder para agilizar la producción de contenido y activar flujos de trabajo automatizados dentro de Smartsheet. También puedes procesar solicitudes de activos para archivos que no existen en Brandfolder. -Integra Brandfolder en WorkApps para proporcionar una manera fácil de realizar un seguimiento de las operaciones de contenido en el contexto del proyecto o campaña general que se esté ejecutando en Smartsheet. -Publica activos revisados ​​en Brandfolder y reduce el trabajo manual necesario para copiar, revisar, aprobar y publicar contenido desde una única plataforma integrada. -Sincroniza Brandfolder Workspace con Smartsheet para crear rápidamente cuadrículas de Smartsheet para proyectos creativos que se pueden incluir en informes a nivel de programa y portafolio. Hoy se siguen implementando mejoras que acercan aún más el trabajo y el contenido de principio a fin. La funcionalidad central de Brandfolder ahora es nativa en Smartsheet. La capacidad de encontrar, agregar o cargar activos directamente desde una hoja crea un mejor flujo de trabajo para navegar, buscar, usar o entregar activos de manera eficiente. El nuevo panel te permite acceder a Brandfolder directamente en Smartsheet para: Busca, filtra y navega para encontrar los activos que necesitas. Adjunta activos a la hoja o fila mientras mantienes Brandfolder como tu hoja madre. Visualiza etiquetas, metadatos y campos personalizados de activos adjuntos. Sincroniza los activos adjuntos con la última versión en Brandfolder. Sube activos a Brandfolder desde una hoja. El rendimiento del equipo y de los activos, juntos mejor. Los datos de Brandfolder Insights en Smartsheet permiten a los especialistas en marketing extraer los principales datos de activos y usuarios directamente de Brandfolder Insights a Smartsheet. Al habilitar esta función, puedes: Sincronizar los conocimientos de Brandfolder con Smartsheet para crear informes y paneles personalizados, extrayendo datos de ambas plataformas, para ayudar a los equipos y ejecutivos a conectar los activos y el rendimiento del equipo para dar forma a las estrategias creativas y de marketing. Informa datos más precisos para comprender mejor el rendimiento creativo y de marketing utilizando datos de vistas, recursos compartidos y descargas. Realiza un seguimiento y optimiza la forma en que tu equipo y el contenido trabajan juntos agregando información para encontrar el punto óptimo entre la creación, el uso y la participación del contenido. ¿Estás listo para potenciar tus equipos creativos y de marketing? Si tú o tu equipo están agotados y la demanda no se está desacelerando, algo tiene que ceder. La contratación es difícil y el desgaste es más difícil, por eso tienes que empoderar a tu equipo con las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo. Para hacer más, más rápido y sobre todo sin perjudicar la vida de todos. Smartsheet con Brandfolder es la mejor manera de hacer exactamente eso. Capacita a tu equipo con las herramientas que se merecen: Flujos de trabajo digitales optimizados y uso de activos para acelerar la comercialización con equipos distribuidos. Visibilidad integral y gestión del trabajo para responder rápidamente a los comentarios del mercado. Análisis de extremo a extremo para demostrar el impacto y la eficiencia del marketing. Un proveedor para facilitar la adquisición y el soporte. Servicios de clase mundial para crear soluciones personalizadas de alto valor. Años de experiencia ayudando a los vendedores y creativos a resolver desafíos. Enfoque y dedicación al marketing y la creatividad a través de la inversión y la innovación continuas. Si quieres aprender más sobre los beneficios que tiene Smartsheet, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.

Smartsheet es una herramienta que todo el tiempo está adaptándose al paso del tiempo, lanzando y aplicando nuevas funcionalidades para que se encuentre a la vanguardia de lo que se necesita en el mundo de hoy. Uno de los enfoques principales de la plataforma es la comunicación eficiente de equipos y con ese objetivo Smartsheet nos brinda varias herramientas para dar un seguimiento sencillo a algún tema relacionado con el trabajo, comentar o preguntar avances o solamente para agregar información pertinente a nuestras hojas. De hecho, recientemente Smartsheet realizó una actualización agregando nuevas funcionalidades para darle seguimiento a la información de manera aún más segura y transparente. Vamos a revisarlas a detalle a continuación de nuestro artículo. Columna de último comentario En primer lugar, Smartsheet lanza una nueva columna automática de la hoja con el último comentario anotado en la fila. De esta manera será aún más fácil tener a la vista los últimos avances, ya que no será necesario tener que entrar a la sección de comentarios para visualizar este mismo. Para habilitar esta columna dirígete al panel de Conversaciones y selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha. Allí encontrarás la opción “Insertar la última columna de comentario”, que te permitirá elegir alguna de las columnas existentes de la hoja o añadir una nueva. Cabe destacar que no solo verás el cuerpo del último mensaje en la columna indicada, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros de trabajo. Columnas de información de Pruebas La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento a pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión. Con esta nueva funcionalidad podrás dar un seguimiento eficiente relacionado a tareas de generación y preparación de contenido (imágenes, videos, presentaciones y PDFs) o de revisión de documentos como pueden ser diferentes contratos, cartas, requerimientos técnicos etc. Esta capacidad puede resultar clave para capturar y medir datos sobre el ciclo de vida de archivos de la organización. Al sacar a la luz estos datos, los equipos pueden ver dónde existen cuellos de botella, comprender cuánto tiempo se tarda realmente en crear o revisar archivos y obtener información sobre la eficiencia operativa y de procedimientos. Para crear las columnas con dicha información abre el panel de Pruebas desde el menú del lado derecho de tu pantalla, selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha y luego da clic en “Crear Columna de Información de Pruebas”. Sigue las instrucciones para realizar la asignación de columnas para cada uno de los datos de información de pruebas y recuerda que cualquier cambio en ese punto de datos de Prueba se actualizará automáticamente en la hoja. También es importante mencionar que, al estar directamente en la hoja de Smartsheet, es posible generar reportes y resúmenes partiendo de los datos de pruebas que se proveen con esta nueva funcionalidad. Así como es posible el uso de esta información para la generación de gráficos con WorkInsights o dentro de un tablero usando las columnas indicadas. Adicionalmente, es posible crear flujos de trabajo automáticos teniendo en cuenta la información de las pruebas para que, de esta manera se notifique a algún supervisor que una tarea ha sido realizada con éxito, se ha subido una nueva versión del archivo o cualquier otra acción relacionada con las columnas de pruebas. Como se puede observar Smartsheet es una plataforma versátil y dinámica que te permitirá adaptarla a cualquier necesidad de negocio que tengas. Smartsheet a través de las nuevas funcionalidades nos presenta un panorama abierto, en el cuál podremos aprovechar todas las virtudes que nos brinda para así optimizar los procedimientos de nuestra empresa. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@orkesta.net para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.