Smartsheet es una herramienta que todo el tiempo está adaptándose al paso del tiempo, lanzando y aplicando nuevas funcionalidades para que se encuentre a la vanguardia de lo que se necesita en el mundo de hoy. Uno de los enfoques principales de la plataforma es la comunicación eficiente de equipos y con ese objetivo Smartsheet nos brinda varias herramientas para dar un seguimiento sencillo a algún tema relacionado con el trabajo, comentar o preguntar avances o solamente para agregar información pertinente a nuestras hojas.
De hecho, recientemente Smartsheet realizó una actualización agregando nuevas funcionalidades para darle seguimiento a la información de manera aún más segura y transparente. Vamos a revisarlas a detalle a continuación de nuestro artículo.
Columna de último comentario
En primer lugar, Smartsheet lanza una nueva columna automática de la hoja con el último comentario anotado en la fila. De esta manera será aún más fácil tener a la vista los últimos avances, ya que no será necesario tener que entrar a la sección de comentarios para visualizar este mismo.
Para habilitar esta columna dirígete al panel de Conversaciones y selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha. Allí encontrarás la opción “Insertar la última columna de comentario”, que te permitirá elegir alguna de las columnas existentes de la hoja o añadir una nueva. Cabe destacar que no solo verás el cuerpo del último mensaje en la columna indicada, sino también el nombre de la persona que dejó el comentario y si mencionó a alguno de los compañeros de trabajo.
Columnas de información de Pruebas
La siguiente actualización permite a los usuarios llevar el seguimiento a pruebas de los documentos directamente en las columnas de la hoja, guardando y actualizando automáticamente detalles como estado de la prueba, número de versiones, fechas de creación y finalización de la revisión.
Con esta nueva funcionalidad podrás dar un seguimiento eficiente relacionado a tareas de generación y preparación de contenido (imágenes, videos, presentaciones y PDFs) o de revisión de documentos como pueden ser diferentes contratos, cartas, requerimientos técnicos etc. Esta capacidad puede resultar clave para capturar y medir datos sobre el ciclo de vida de archivos de la organización. Al sacar a la luz estos datos, los equipos pueden ver dónde existen cuellos de botella, comprender cuánto tiempo se tarda realmente en crear o revisar archivos y obtener información sobre la eficiencia operativa y de procedimientos.
Para crear las columnas con dicha información abre el panel de Pruebas desde el menú del lado derecho de tu pantalla, selecciona el ícono de los 3 puntos en la parte superior derecha y luego da clic en “Crear Columna de Información de Pruebas”. Sigue las instrucciones para realizar la asignación de columnas para cada uno de los datos de información de pruebas y recuerda que cualquier cambio en ese punto de datos de Prueba se actualizará automáticamente en la hoja.
También es importante mencionar que, al estar directamente en la hoja de Smartsheet, es posible generar reportes y resúmenes partiendo de los datos de pruebas que se proveen con esta nueva funcionalidad. Así como es posible el uso de esta información para la generación de gráficos con WorkInsights o dentro de un tablero usando las columnas indicadas.
Adicionalmente, es posible crear flujos de trabajo automáticos teniendo en cuenta la información de las pruebas para que, de esta manera se notifique a algún supervisor que una tarea ha sido realizada con éxito, se ha subido una nueva versión del archivo o cualquier otra acción relacionada con las columnas de pruebas.
Como se puede observar Smartsheet es una plataforma versátil y dinámica que te permitirá adaptarla a cualquier necesidad de negocio que tengas. Smartsheet a través de las nuevas funcionalidades nos presenta un panorama abierto, en el cuál podremos aprovechar todas las virtudes que nos brinda para así optimizar los procedimientos de nuestra empresa.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@orkesta.net para descubrir más acerca de otros beneficios, soporte o consultoría que podamos brindarte sobre Smartsheet.