IA en Smartsheet: Table View, formularios y búsqueda inteligente
La inteligencia artificial forma parte cada vez más de las herramientas que utilizan los equipos para trabajar con información, configurar procesos y analizar datos. En Smartsheet, distintas capacidades de IA están integradas directamente en la plataforma y permiten trabajar con fórmulas, texto, resúmenes, análisis de datos, formularios y búsqueda. Para equipos que ya cuentan con experiencia en Smartsheet, estas funciones representan nuevas formas de interactuar con soluciones existentes y de agilizar determinadas tareas dentro de las hojas.
Para aprovechar estas capacidades correctamente, es importante entender qué hace cada herramienta y cuáles son sus condiciones de uso. La generación de una fórmula mediante lenguaje natural, por ejemplo, tiene un funcionamiento diferente al llenado inteligente de un formulario o a la búsqueda mediante lenguaje natural. Cada capacidad responde a una necesidad concreta y cuenta con requisitos de disponibilidad que deben considerarse antes de incorporarla a una solución.
Construcción de soluciones con IA en Smartsheet
Smartsheet cuenta con herramientas de IA que se integran directamente con los datos de una hoja. Entre sus capacidades se encuentran la generación de fórmulas, la generación y procesamiento de texto, los resúmenes y el análisis de datos. Estas herramientas permiten introducir instrucciones en lenguaje natural para obtener determinados resultados a partir de la información disponible en la hoja.
La herramienta Generate formulas permite describir qué se necesita calcular y utilizar IA para generar una fórmula. Una vez creada, la fórmula funciona como una fórmula normal dentro de Smartsheet y puede convertirse en una fórmula de columna cuando se utiliza el punto de entrada correspondiente. Smartsheet también permite utilizar referencias a columnas mediante Autocomplete para construir las instrucciones.
Esta capacidad puede utilizarse para trabajar con cálculos y lógica dentro de una hoja. Algunas de sus aplicaciones incluyen:
Generar fórmulas a partir de instrucciones en lenguaje natural.
Procesar, calcular o extraer información de la hoja.
Comprender una fórmula existente mediante una explicación generada por IA.
Crear texto o resúmenes utilizando información de la misma fila.
Analizar los datos de una hoja mediante gráficos o métricas generados por IA.
El alcance de estas herramientas también tiene límites que conviene considerar al diseñar soluciones. Smartsheet especifica que el modo de generación de fórmulas utiliza valores de celdas de la hoja actual y no permite referenciar datos de Sheet Summary u otras hojas. Tampoco permite especificar rangos de celdas como A3:B6 dentro de este modo.
Por esta razón, la generación mediante IA debe entenderse como una herramienta integrada al trabajo de configuración y análisis, no como un reemplazo de la lógica que requiere una solución de Smartsheet. La fórmula generada debe revisarse antes de incorporarse a procesos donde sus resultados tengan impacto sobre métricas, cálculos o información utilizada por otros usuarios.
IA en Table View: generación de fórmulas mediante lenguaje natural
Table View incorpora una experiencia específica para trabajar con fórmulas mediante IA. Smartsheet anunció esta capacidad, extendiendo a Table View la generación de fórmulas que anteriormente estaba disponible en Grid View.
Desde Table View, el usuario puede cambiar entre una entrada basada en lenguaje natural y la sintaxis tradicional de fórmulas. Esto permite describir la intención de un cálculo para que la IA genere una fórmula o introducir una fórmula directamente para solicitar una explicación sobre su funcionamiento.
El flujo puede resultar útil durante distintas tareas de configuración y mantenimiento de una hoja. Por ejemplo, un usuario puede utilizar la capacidad para:
Describir qué resultado necesita calcular.
Obtener una fórmula con referencias a las columnas correspondientes.
Revisar la explicación de una fórmula existente.
Trabajar con lenguaje natural durante la construcción de un cálculo.
Cambiar posteriormente a la sintaxis de fórmula para revisar o modificar el resultado.
La documentación también muestra que Smartsheet continúa ampliando la presencia de herramientas de IA dentro de las experiencias de trabajo con datos. En Table View, la generación de fórmulas permite utilizar una interfaz basada en lenguaje natural sin abandonar el espacio donde se gestionan los datos de la hoja.
Intelligent Form Fill: completar formularios con texto o voz
La captura de información es otra de las áreas donde Smartsheet incorpora IA. Intelligent Form Fill permite que usuarios autenticados completen un formulario mediante voz o pegando un bloque de texto en un único campo. La IA analiza la información proporcionada y completa los campos correspondientes del formulario.
El usuario puede proporcionar las respuestas de todo el formulario o actualizar determinados campos mediante lenguaje cotidiano. Smartsheet ofrece ejemplos como “assign to me” o “remind me in a week” y señala que la función también puede realizar conversiones de unidades, como pasar horas a minutos. Además, permite completar múltiples campos a partir de una misma entrada.
Una característica especialmente útil es la posibilidad de trabajar con información que ya se encuentra escrita en otro lugar. Smartsheet indica que, si el usuario cuenta con notas o información previa, puede pegar un bloque de texto en el campo de Intelligent Form Fill para que la IA analice el contenido y complete los campos correspondientes.
El funcionamiento contempla algunas condiciones específicas que deben considerarse:
Está disponible para usuarios autenticados y con sesión iniciada.
Funciona en formularios web desde desktop y dispositivos móviles.
No está disponible para usuarios anónimos o no autenticados.
Admite respuestas en español, además de otros idiomas.
Puede procesar hasta 4,000 caracteres, aproximadamente 750 palabras.
Requiere una conexión estable a internet para el servicio de transcripción.
La relación con las listas desplegables y los contactos también requiere atención. Cuando la información proporcionada no coincide exactamente con una opción disponible en un dropdown, la IA intenta encontrar la coincidencia lógica más cercana. En el caso de los contactos, Smartsheet recomienda configurar una lista de contactos predefinida y restringida para facilitar la asignación mediante nombres.
Intelligent Form Fill está disponible en los planes Pro, Business y Enterprise. La función también puede desactivarse individualmente desde la configuración de un formulario mediante la opción correspondiente.
Búsqueda con IA: filtros mediante lenguaje natural
La búsqueda dentro de Smartsheet también incorpora capacidades de inteligencia artificial. Este año Smartsheet anunció la disponibilidad general del filtrado mediante lenguaje natural dentro de Search. La función permite escribir qué se está buscando y convierte la consulta en un filtro inteligente.
La consulta puede incluir diferentes tipos de información. Smartsheet utiliza como ejemplos términos relacionados con tipos de recursos, como “form” o “row”, y referencias temporales como “last year”, “last 180 days” o “2024”. La plataforma interpreta estos elementos y los utiliza para generar el filtro correspondiente.
Esto permite realizar búsquedas utilizando instrucciones más cercanas al lenguaje cotidiano. En lugar de seleccionar manualmente cada criterio dentro de los filtros disponibles, el usuario puede expresar la información que necesita localizar y dejar que la herramienta convierta esa consulta en un filtro.
La capacidad está disponiblepara los planes Pro, Business, Enterprise y Advanced Work Management. También está disponible bajo los modelos de suscripción Legacy Collaborator y User Model indicados por Smartsheet.
Analizar datos mediante IA
Además de generar fórmulas y facilitar la búsqueda, Smartsheet incluye una herramienta denominada Analyze data. De acuerdo con el Learning Center, esta función utiliza el contenido de la hoja y el contexto asociado para generar un gráfico o métricas agregadas mediante un modelo de IA generativa. El usuario puede proporcionar instrucciones adicionales para refinar el gráfico o las métricas obtenidas.
Esta capacidad permite trabajar directamente sobre los datos disponibles en la hoja para obtener una representación o un resumen analítico. El proceso parte del contenido existente y permite realizar ajustes mediante nuevas instrucciones, por lo que puede utilizarse durante la exploración de información y el análisis de determinados conjuntos de datos.
Junto con las herramientas de generación de fórmulas y texto, Analyze data forma parte del conjunto de herramientas de IA que Smartsheet integra dentro de la experiencia de trabajo con hojas. La plataforma también proporciona una explicación breve junto con determinados resultados generados por IA para aportar información adicional sobre el análisis realizado.
Cómo se relacionan estas capacidades dentro de Smartsheet
Las funcionalidades de IA cubren diferentes tareas dentro de una solución y pueden analizarse de acuerdo con el momento del trabajo en el que intervienen. Smartsheet documenta capacidades para generar fórmulas y contenido, analizar información, completar formularios y realizar búsquedas mediante lenguaje natural.
Una forma sencilla de organizar estas capacidades es:
Construcción: Generate formulas permite crear fórmulas a partir de instrucciones.
Trabajo en Table View: la IA permite generar o explicar fórmulas directamente desde esta vista.
Captura: Intelligent Form Fill interpreta texto o voz y completa los campos correspondientes.
Análisis: Analyze data genera gráficos o métricas a partir del contenido de una hoja.
Búsqueda: Natural language filtering permite convertir consultas en lenguaje natural en filtros inteligentes.
Esta clasificación ayuda a entender el alcance de cada herramienta sin asumir que todas realizan la misma función. Cada capacidad tiene un punto de entrada diferente y trabaja sobre información disponible dentro de Smartsheet, por lo que conocer sus condiciones y limitaciones resulta fundamental para decidir dónde utilizarla.
Consideraciones para implementar IA en Smartsheet
La documentación oficial de Smartsheet muestra que las capacidades de IA tienen condiciones específicas relacionadas con planes, entornos, permisos y tipo de usuario. Por ello, antes de incorporar una funcionalidad a una solución, es necesario comprobar que esté disponible para la cuenta y configuración correspondiente.
También es importante revisar las características propias de cada herramienta. Por ejemplo, la generación de fórmulas tiene restricciones sobre las referencias que puede utilizar, mientras que Intelligent Form Fill requiere usuarios autenticados y tiene condiciones específicas para trabajar con listas de contactos. La búsqueda mediante lenguaje natural, por su parte, cuenta con sus propios requisitos de disponibilidad por plan y entorno.
Al evaluar una implementación, conviene revisar:
Disponibilidad: confirmar que la función esté incluida en el plan contratado.
Entorno: verificar que la capacidad esté disponible en la región correspondiente.
Permisos: revisar qué usuarios pueden utilizar la herramienta.
Estructura de los datos: comprobar que la información necesaria se encuentre disponible en la hoja o formulario.
Limitaciones: conocer qué referencias, entradas o escenarios no son compatibles.
Validación: revisar los resultados generados antes de utilizarlos dentro de procesos relevantes.
Este último punto es especialmente importante cuando la IA interviene en fórmulas, análisis o captura de información. Smartsheet proporciona herramientas para generar resultados a partir de instrucciones, pero la persona que administra la solución continúa siendo responsable de determinar si ese resultado corresponde con la lógica y los requerimientos del proceso.
IA aplicada al trabajo diario en Smartsheet
Las herramientas de IA de Smartsheet cubren diferentes momentos del trabajo con información. Generate formulas facilita la creación de cálculos mediante lenguaje natural; Table View incorpora esta experiencia directamente en su interfaz; Analyze data permite generar gráficos o métricas a partir del contenido de una hoja; Intelligent Form Fill facilita la captura de información mediante texto o voz; y la búsqueda con lenguaje natural permite convertir consultas en filtros inteligentes.
Para los equipos que ya utilizan Smartsheet, conocer estas capacidades permite identificar en qué tareas puede resultar útil la interacción mediante lenguaje natural. La decisión de utilizar una función determinada debe partir de la necesidad del proceso, la información disponible y las condiciones técnicas de la cuenta. De esta manera, la IA se incorpora como una herramienta dentro del trabajo cotidiano sin perder de vista las características específicas de cada solución.
La incorporación de inteligencia artificial en Smartsheet continúa ampliando las formas en que los usuarios pueden trabajar con sus datos y soluciones. La generación de fórmulas, Table View, Analyze data, Intelligent Form Fill y la búsqueda mediante lenguaje natural cubren necesidades diferentes, desde la configuración de cálculos hasta la captura, análisis y localización de información.
Para aprovechar estas herramientas es necesario conocer no solo sus posibilidades, sino también sus condiciones de disponibilidad y sus limitaciones. Una implementación adecuada parte de los procesos y de la información que ya utiliza la organización, para después determinar qué capacidades de IA pueden incorporarse de acuerdo con el plan, el entorno y los requerimientos de cada solución.
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