Estamos llegando a las fiestas más esperadas y amadas del año, diciembre: la época que está llena de magia y locura. Todos corriendo, comprando regalos, buscando envolturas novedosas, decorando las casas, festejando en posadas, etc. La Navidad puede llegar a ser muy estresante, pero sobre todo para quien tiene eventos que organizar. Si este año tú eres el anfitrión de la fiesta navideña de tu familia o la empresa, pero estás muy ocupado y no tienes tiempo para darle seguimiento a todos los pendientes, ¡no te preocupes! Aquí te contamos cómo puedes tenerlo todo bajo control con Smartsheet. La lista de invitados Las cenas anuales, por su parte, son momentos especiales y divertidos que pasamos con las personas más queridas, la familia y amigos. Para hacer que tu cena sea inolvidable y perfecta necesitas saber el número de personas, decidir quién va a preparar la comida, considerar si alguien tiene algunas alergias y más detalles. Para recopilar toda esta información importante de forma rápida y fácil, puedes utilizar un formulario de Smartsheet. ¡Recuerda que puedes personalizar los colores y la imagen del formulario para darle un toque Navideño! El intercambio Incluye opciones de regalo en tu formulario o deja campos de comentarios y asegúrate que nadie quede olvidado. También puedes programar una notificación para que todos conozcan qué pidió la persona que le tocó en el intercambio. Incluye opciones de regalo en tu formulario o deja campos de comentarios y asegúrate que nadie quede olvidado. También puedes programar una notificación para que todos conozcan qué pidió la persona que le tocó en el intercambio. La comida Claramente la comida es de las partes más importantes en una reunión. Elige con detenimiento las entradas, los platos principales y el postre. No olvides las bebidas, los dulces navideños y el champán para los brindis. Prepara una lista de ingredientes en tu hoja de Smartsheet y verifica lo que tienes en casa y lo que tienes que comprar y si te falta algo, ¡agrégalo a tu lista! Las compras Las compras navideñas suelen ser la parte más estresante. Para que no te pierdas en la plaza y olvides algún detalle que seguramente es importante, puedes preparar de antemano tu lista de compras en Smartsheet. ¡Que empiece la fiesta! ¡Llegó el día!, mantente relajado y alegre. Con un tablero de Smartsheet puedes comunicar la información más importante a tus invitados: cómo llegar a tu casa con el widget de Google Maps, los últimos pendientes o los platos acordados con ayuda de un reporte. ¡No te preocupes si algo no sale perfecto! A veces nos agobiamos con los preparativos y se nos olvida lo más importante: estar con nuestros seres queridos y disfrutar los momentos mágicos que pasamos juntos. ¡Todo el equipo de SYSTEC te desea muy felices fiestas y un próspero año nuevo! Para obtener más información visita nuestra página www.systec-consulting.net o envíanos un correo a info@systec-consulting.net para consultar cualquier duda.

Para Smartsheet es importante escuchar a sus usuarios, por ello muchas de las mejoras de la plataforma se basan en los comentarios, solicitudes y retroalimentación recibidos a lo largo del año. Así que, en este 2024 vamos a poder experimentar las siguientes novedades en la plataforma: 1. Mejora en la galería de plantillas Esta actualización mejorará la navegación del menú, agilizará la búsqueda de soluciones y proporcionará sugerencias automáticas de plantillas, ofreciendo una experiencia más eficiente y rápida. 2. Nuevas vistas de Smartsheet Vas a poder visualizar tu información de diferentes formas, ampliando las posibilidades de trabajo. - Línea de tiempo: La vista de línea de tiempo facilitará la planificación y gestión visual del trabajo basado en el tiempo. Resultará útil para el seguimiento de planes de cartera, hojas de ruta, proyectos individuales, campañas publicitarias, eventos y más. - Vista de cuadrícula: Se planea implementar una forma fácil de aplicar filtros a una única columna en la hoja, brindando la capacidad de ordenar columnas según distintos valores y revertir estos cambios en cualquier momento. Además, se modificará la manera en que se gestiona el formato de las columnas. Se tendrá la opción de ocultar o mostrar la barra de herramientas ubicada en la parte superior, permitiéndote maximizar el espacio en pantalla y mantener tus datos siempre visibles. - Vista de tarjetas: En el próximo año, Smartsheet experimentará una renovación completa de su diseño. Además, al editar tareas o descripciones de tarjetas, la vista incluirá un panel de detalles para facilitar ediciones rápidas sin perder el contexto. - Visualización de carga de trabajo: Se actualizarán las vistas de recursos con un nuevo panel más intuitivo y visual. Los planes Business y Enterprise tendrán acceso a un mapa de calor y vista de cronograma de actividades Esta vista estará disponible exclusivamente en las hojas de proyectos, permitiendo identificar quién está trabajando en qué, corregir sobre-asignaciones y tomar decisiones informadas para equilibrar la carga laboral. 3. Expansión de los límites de Smartsheet: En 2024, cada hoja admitirá cinco millones de celdas y cinco millones de enlaces por hoja. Independientemente de la cantidad de fórmulas o enlaces que existan, la hoja se abrirá y responderá a las ediciones con la misma rapidez o incluso mayor que hoy en día. ¿Increíble, no es así? 4. Galería de archivos: Se lanzará una nueva biblioteca de contenido de archivos adjuntos que consolida todos los archivos en un solo lugar; con esta mejora podrás gestionar y tener a la vista todos los contenidos adicionales a los elementos de Smartsheet. Además, podrás acceder a una hoja de metadata con la información de tus archivos desde su tamaño, fecha de carga, versión y estado de aprobación. 5. Actualización en los tableros: Nuevas plantillas de temas y estilos: Ya sea para los colores de la empresa o el tamaño y tipo de letra que se usa para los widgets y tipos de gráficos. Paneles más grandes: Disminuye los espacios en blanco y haz posible que tu panel se vea en cualquier pantalla. Entrega a través de correo electrónico: Envía automáticamente tus paneles y guarda widgets como imágenes para luego incorporarlos como soporte en presentaciones de PowerPoint u otros documentos analíticos. Smartsheet es una plataforma flexible que se mantiene a la vanguardia para brindar la mejor experiencia a sus usuarios. Todas estas actualizaciones permitirán explotar aún más la plataforma, eficientar los procesos y explorar nuevas formas de colaborar. En SYSTEC Consulting, destacamos por nuestra experiencia en el uso efectivo de Smartsheet. Estamos aquí para ayudarte a aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades que se implementarán el próximo año. Si buscas maximizar tu uso de Smartsheet, mejorar la eficiencia de tus procesos, gestionar tu tiempo de manera efectiva y dominar las nuevas funcionalidades para aumentar tu productividad, consulta nuestros servicios en https://www.systec-consulting.net/servicios o contáctanos directamente en info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En este mundo digital en constante cambio, la innovación se ha vuelto clave para que las organizaciones alcancen el éxito. Quedarse siempre de la misma manera ya no es suficiente; las empresas deben adaptarse y evolucionar constantemente para mantenerse competitivas. En este contexto, es fundamental crear una cultura de la innovación y cambio en el lugar de trabajo. En este artículo, vamos a explorar cómo fomentar esta cultura y por qué es tan importante para impulsar la innovación en las organizaciones. Primero definamos, ¿qué es la cultura de la innovación? Se trata de crear un entorno donde los empleados se sientan inspirados y motivados para proponer nuevas ideas y soluciones. Para lograr esto, las organizaciones deben promover la apertura, la experimentación y la aceptación de riesgos calculados. Aquí te presentamos 4 elementos para fomentar dicha cultura: 1. Liderazgo en la innovación: Los líderes desempeñan un papel fundamental en la creación de una cultura de innovación. Son los encargados de fomentar la creatividad al inspirar a sus equipos y establecer un ejemplo de mentalidad abierta hacia el cambio. Además, es importante que estén dispuestos a escuchar y respaldar las ideas de los empleados. 2. Empoderar a los empleados: La innovación no debe ser responsabilidad exclusiva de solo un pequeño grupo de personas. Todos en la organización tienen el potencial de contribuir con ideas valiosas. Empoderar a los empleados para que participen activamente en el proceso de innovación puede llevar a descubrimientos sorprendentes. Algunas técnicas que puedes utilizar son: Comunicación y retroalimentación: Establece canales de comunicación abierta y fomenta la retroalimentación constante, ya sea por formularios o encuestas, para que los empleados se sientan escuchados y puedan compartir ideas libremente. Reconocimiento y recompensas: Establece sistemas de reconocimiento y recompensas para aquellos empleados que contribuyan con ideas innovadoras y que las implementen con éxito. Equipos multidisciplinarios: Promueve la interacción entre empleados de diferentes departamentos y experiencias, ya que la diversidad de perspectivas puede impulsar la innovación. Espacios creativos y zonas de descanso: Crea entornos de trabajo que fomenten la creatividad, con áreas designadas para la relajación y la reflexión. 3. Fomentar la colaboración: La innovación a menudo surge de la interacción entre diferentes áreas y disciplinas. Fomentar la colaboración entre equipos y departamentos puede generar nuevas perspectivas y soluciones creativas. Las herramientas tecnológicas y espacios de trabajo colaborativo pueden facilitar este proceso. 4. Aprender de los fracasos: En una cultura de innovación, los errores no se ven como fracasos, sino como oportunidades de aprendizaje. Las organizaciones deben permitir que los empleados experimenten y, en caso de fracaso, analizar lo que salió mal y cómo mejorar. En conclusión, podemos asegurar que el fomentar una cultura de creatividad y cambio en el lugar de trabajo es esencial para impulsar la innovación y mantenerse competitivo en el entorno empresarial. La innovación ya no es una opción, es una necesidad para la supervivencia y el crecimiento de las organizaciones. Al entender la importancia de la cultura de innovación, empoderar a los empleados, fomentar la colaboración y aprender de los fracasos, las empresas pueden crear un entorno para la generación de nuevas ideas y la implementación exitosa de soluciones innovadoras. Además, esto no solo beneficia a las organizaciones, sino también a los empleados al proporcionar un ambiente de trabajo emocionante y estimulante en el que pueden crecer y prosperar. En SYSTEC Consulting tenemos las herramientas que necesitas para facilitar la implementación de la cultura de la innovación, por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web https://www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.

Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro. A lo largo de la historia, hemos sido testigos de diversas revoluciones tecnológicas que transformaron la forma de vivir, desde la invención del fuego y la rueda, hasta la era de las computadoras y los smartphones. En la actualidad, nos encontramos en otro periodo de transición impulsado por la inteligencia artificial. En el 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes, organizado por SYSTEC Consulting y Smartsheet, hablamos sobre el futuro de Smartsheet con la inteligencia artificial generativa. No es de sorprenderse, dado que este tema se está convirtiendo en una tendencia, surgiendo en entornos que antes no imaginábamos. Smartsheet, como siempre, no se va a conformar con hacer lo mismo que los demás. Ya planea un futuro de integraciones innovadoras en diferentes ámbitos. Descubre los puntos clave para la futura implementación en este artículo. Primero que nada, es importante reconocer que varios aspectos de este tema han generado controversias en los últimos años, en gran medida debido a plataformas como ChatGPT, que han ampliado el acceso de sus beneficios al público en general. Estos temas abarcan principalmente las implicaciones éticas en lo profesional, la seguridad de los datos privados de las empresas y el desplazamiento de las personas en favor de la tecnología. Abordar estas tres problemáticas clave resulta desafiante debido a la diversidad de puntos de vista. Por ejemplo: - Existen dos perspectivas principales respecto al uso deshonesto o poco ético de la inteligencia artificial: algunos creen que la responsabilidad recae en el individuo, no en la herramienta, mientras que otros argumentan que la disponibilidad de estas herramientas facilita prácticas deshonestas. - En relación con la privacidad de datos, hay quienes temen que las inteligencias artificiales puedan absorber información privada de personas y empresas de manera inadvertida debido a un mal manejo de los algoritmos. Por otro lado, se sostiene que la inteligencia artificial puede fortalecer los sistemas de seguridad, contribuyendo a verificar la autenticidad y legitimidad de los datos. - En cuanto al impacto laboral, surgen dos opiniones predominantes: algunos advierten sobre el riesgo de reemplazar el trabajo humano y pérdida de empleos, mientras que otros creen que el conocimiento y uso adecuado de la IA pueden generar más empleos y diversificar las oportunidades laborales. Sin duda, se podría extender esta lista de puntos de vista contrastantes, pero lo que más llama la atención, es cómo todos estos podrían ser válidos si se cumplieran las condiciones que plantea cada uno. La verdadera problemática que identificamos es que todos están enfocados en escenarios teóricos proyectados hacia un posible futuro en lugar de abordar una realidad concreta y tangible. Nosotros, que preferimos hablar más sobre los hechos, opinamos que independientemente de que sea “buena” o “mala”, la inteligencia artificial está creciendo y se convertirá en el nuevo estándar en los próximos años. Nos corresponde adaptarnos para aprovechar sus beneficios al máximo y prepararnos para esta transición, buscando generar un impacto positivo en nuestras vidas y en la sociedad. Al parecer, Smartsheet comparte una visión similar al ser consciente de los riesgos y las consecuencias asociadas al uso de inteligencia artificial en el entorno empresarial, donde la seguridad de los datos y la integridad de muchísimos trabajos están en juego. Por este motivo, han establecido cinco principios fundamentales que guiarán esta significativa transformación: Mantener los valores: Atribuir la creación de contenido a las personas sin limitar su independencia de la IA, ni restringir a dejar de pensar o idear nuevos conceptos. Conservar la confianza de los clientes: Reforzar la seguridad de los datos, proporcionar transparencia en el uso de la IA y garantizar la privacidad de los usuarios. Empoderar a las personas: Liberar el potencial creativo al reducir la carga de trabajo repetitivo y tedioso, permitiendo a los usuarios alcanzar mayores logros. Ofrecer valor a los clientes: Asegurar que la inteligencia artificial sea una herramienta genuinamente útil para los usuarios, en lugar de una implementación por moda. Ser únicos: En un entorno donde esta tecnología se vuelve común, Smartsheet resalta a través de detalles auténticos y valiosos, marcando la diferencia frente a otras plataformas similares. Con esto, Smartsheet garantiza un impacto positivo de la nueva tecnología tanto para individuos como para empresas. Así, podemos utilizarla con confianza en nuestras hojas de datos sensibles, sin temor a filtraciones o pérdida de información. Aunque ya hay sugerencias de elementos recientes y descripciones de texto creadas por inteligencia artificial, la próxima gran implementación de Smartsheet será un asistente virtual que nos acompañará para ayudarnos con diversas tareas. Este chatbot especializado en crear soluciones y resolver problemas relacionados con la plataforma y el contenido de nuestras hojas transformará la experiencia de usuario en Smartsheet al interactuar de manera intuitiva. Algunas funciones destacadas incluyen: Creación de soluciones: Podrá desarrollar soluciones completas a partir de la galería de plantillas, generando múltiples hojas, informes y tableros de acuerdo con los requisitos del usuario. Preparación de los resúmenes de información: Proporcionará respuestas en tiempo real a consultas de los usuarios, mostrando valores calculados, creando gráficas y ofreciendo análisis valiosos de la información en una hoja. Generación y corrección de fórmulas: Agilizará la generación y corrección de fórmulas en las hojas de Smartsheet, liberando a los usuarios de esta tarea tediosa y propensa a errores. Generación y traducción de textos y contenido: Facilitará la creación de descripciones de productos, su traducción a diferentes idiomas y su adaptación para su publicación en redes sociales, ampliando así el alcance de la información. Diseño y generación de imágenes: Permitirá solicitudes para eliminar fondos, editar elementos específicos, ajustar paletas de colores o construir imágenes complejas basadas en elementos preexistentes. Personalmente, no podemos estar más emocionados de comenzar a interactuar con el asistente virtual y explorar sus diferentes características, para crear diferentes soluciones, todo con la seguridad que siempre nos brinda Smartsheet. Y a ti, ¿qué te pareció esta pequeña introducción a esta gran tecnología?, si quieres aprender más, te invito a que visites el tablero del 4to Encuentro de Usuarios de Smartsheet Hispanohablantes de SYSTEC Consulting, en donde podrás encontrar videos de las nuevas características que Smartsheet ha implementado o tiene planeadas para el futuro.

Antecedentes: Empecemos por conocer a nuestro cliente, una cadena de marcas de comida rápida que ha sido usuario de Smartsheet durante años. Además de la licencia de la plataforma, cuentan con la aplicación DataMesh que facilita la transferencia de información entre hojas de Smartsheet sin requerir fórmulas o referencias. Smartsheet es una herramienta clave que utilizan en múltiples áreas de la empresa. Juntos, hemos creado soluciones específicas que han mejorado significativamente su trabajo y les han permitido abordar distintos retos. Hoy compartiremos nuestra experiencia trabajando en una de estas soluciones, centrada en el seguimiento de accidentes e incidentes, así como en las medidas correctivas que surgen a raíz de estos eventos. Retos importantes a los que se enfrentaban: - Los accidentes e incidentes se tenían que reportar al corporativo inmediatamente, de manera estandarizada y sencilla, desde cualquier ubicación de las diversas cadenas de restaurantes. - Era importante llevar un registro y revisar a detalle todas las circunstancias, incluyendo factores como las horas trabajadas, el estado de las instalaciones y los últimos mantenimientos, para identificar posibles causas de los incidentes y facilitar la implementación de campañas de prevención. - La plataforma tenía que realizar la asignación automática de diferentes horarios, estados, número de registros, clasificación de los sucesos y otros datos relevantes para el proceso. - En el proceso, era indispensable alertar a las personas correctas sobre los incidentes, teniendo en cuenta que estas responsabilidades variaban en función de la marca donde ocurrían los sucesos. - Se necesitaba comunicación constante entre el gerente, el accidentado y el encargado del seguimiento, así como una efectiva comunicación entre áreas para garantizar la correcta ejecución de investigaciones y medidas correctivas. - El cliente buscaba medir la duración de los procesos y tener visibilidad de métricas clave como los días sin incidentes en cada marca o restaurante, la gravedad de los incidentes, la duración de la atención y la implementación de medidas correctivas, entre otros KPIs fundamentales. Soluciones que brindó Smartsheet Para abordar estos desafíos, se diseñó una solución integral que constaba de dos hojas principales dentro de la plataforma: La primera hoja está destinada al registro detallado de los incidentes, lo que permite documentar con precisión cada suceso, incluyendo factores como la ubicación, fecha, hora, personas involucradas y otros detalles relevantes. La segunda hoja está diseñada específicamente para el seguimiento y la gestión de las medidas correctivas. En esta hoja, se registran las acciones tomadas para abordar cada incidente, se asignan responsabilidades, se establecen plazos y se realiza un seguimiento continuo del progreso También se implementó un formulario accesible para todo el personal de la empresa, permitiendo a cualquier empleado completarlo para reportar cualquier incidente. Esta solución resolvió eficazmente el desafío de la comunicación entre restaurantes y la sede central, al garantizar notificaciones inmediatas, permitiendo una gestión ágil y respuestas rápidas. Con flujos de automatización, se logró la asignación automática de personal dependiendo la marca en donde se presentaba el accidente, además de la implementación de flujos colaborativos de alertas, solicitudes de actualización y aprobación. Esto aseguró que, ante la aparición de un nuevo caso, todos los responsables tengan acceso inmediato a la información necesaria. Los flujos operacionales también sirven para automatizar cambios en el estado y otros datos esenciales de acuerdo a la etapa del proceso de investigación. Esto permitió ahorrar tiempo al equipo para que se enfoquen en lo que realmente es importante: atender el accidente de la mejor manera. Mediante el uso de fórmulas logramos que la hoja fuera lo más automática posible. Por ejemplo, se puede rastrear automáticamente la duración de la jornada de un colaborador y determinar si el accidente ocurrió durante el día, la tarde o la noche. De igual forma, se implementó un sistema de generación de códigos únicos para cada investigación, lo que facilita la comunicación efectiva y permite un seguimiento óptimo de cada caso. Integramos la posibilidad de adjuntar archivos para cargar evidencias esenciales en el proceso de investigación. Con la aplicación móvil de Smartsheet, los empleados pueden tomar fotos al instante para documentar el estado de las instalaciones en el momento del accidente Creamos un tablero que centraliza la información en tiempo real de los nuevos reportes de accidentes generados mediante formularios, con un calendario de días sin accidentes por marca, que se reinicia automáticamente en caso de un nuevo incidente. Además, en el tablero, logramos una visualización clara de los indicadores necesarios, como la duración de las investigaciones, desde la presentación del reporte hasta la implementación de medidas preventivas En conclusión, con ayuda de Smartsheet y SYSTEC Consulting, el cliente logró obtener una solución unificada, funcional e integral para registrar de la manera correcta y estandarizada todos los accidentes, dar un óptimo seguimiento a la investigación de los mismos y mantener bajo control la aplicación de las medidas correctivas o preventivas. Si tú al igual, buscas asegurar las condiciones correctas de tus instalaciones, programar el mantenimiento de manera oportuna, reducir el tiempo de atención a los accidentes e incidentes, y evitar consecuencias negativas para tu negocio. Te invitamos a consultar nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada y ayudarte en lo que necesitas.

La productividad y la eficiencia no solo dependen de nuestro equipo de trabajo, sino también del entorno en el que operamos. Contar con los recursos necesarios para desempeñar tareas y procesos de manera efectiva, es un aspecto clave en cada organización. Por eso, Smartsheet es lo que necesitas para elevar y potencializar tu productividad. La plataforma te brinda la capacidad de trabajar de forma más eficiente y organizada al establecer prioridades, plazos y asignar tareas, mientras se monitorea el progreso. Además, se evita la duplicación de esfuerzos y fomenta una comunicación fluida entre los miembros del equipo. Descubre aquí 3 formas en las que puedes medir la eficiencia y productividad: 1. Vista de Gantt Esta vista es una de las herramientas disponibles en la plataforma que facilita un seguimiento actualizado y detallado de tus proyectos. Al aprovechar esta vista, Smartsheet automatiza el uso de líneas de base, seguimiento de variaciones, identificación de rutas críticas y cálculos de % completado. En un solo clic, podrás evaluar la productividad y eficiencia del trabajo realizado. 2. Fórmulas y funciones En Smartsheet, tienes acceso a una variedad de funciones que te permitirán incrementar la productividad en tu trabajo y así tener un impacto positivo en la organización. Conoce 3 funciones que te ayudarán a realizar tu trabajo de manera más eficaz y eficiente: - IF: Esta función permite evaluar un criterio y proporcionar un resultado definido en caso de que se cumpla, y otro resultado si no se cumple. Si dicha evaluación es verdadera, podemos ejecutar una acción específica, mientras que si es falsa, podemos llevar a cabo una acción diferente. - COUNTIF y SUMIF: Estas funciones te brindan la capacidad de contar y sumar en función de criterios específicos. Esto significa que puedes realizar sumas solo para presupuestos de proyectos atrasados o cantidades de actividades de un tipo particular, entre muchas otras acciones. - INDEX MATCH: El conjunto de estas fórmulas permiten buscar y devolver el valor de una celda en una tabla, lo que resulta muy útil para transferir información de una hoja a otra. *Es importante destacar que puedes vincular otras hojas de Smartsheet a través de fórmulas en tu hoja de cuadrícula. De esta manera, todas tus hojas están conectadas entre sí y se actualizan automáticamente. 3. Tableros Los tableros o dashboards son herramientas extremadamente versátiles que te permiten visualizar y compartir aspectos importantes de tu trabajo a un nivel ejecutivo. Con tan solo una URL, tienes acceso a información precisa y actualizada. En estos tableros, podrás observar indicadores clave, como el estado de las tareas, su progreso y gráficos que muestran los logros y desafíos de tu equipo. En resumen, la productividad y la eficiencia son fundamentales para el éxito de cualquier empresa. Smartsheet se destaca como una herramienta clave para alcanzar estos objetivos. Con esta plataforma, tienes la oportunidad de desbloquear todo tu potencial, lo que se traduce en un aumento significativo de tu productividad y beneficios a largo plazo. Recuerda, la capacidad de gestionar proyectos, colaborar en tiempo real y automatizar tareas te ofrece ventajas para lograr un crecimiento continuo y un impacto positivo en tu organización. En SYSTEC Consulting somos expertos en el uso de la plataforma, si te interesa eficientar procesos, administrar tus tiempos y dominar funcionalidades para mejorar tu productividad, consulta nuestra página web con nuestros servicios https://www.systec-consulting.net/servicios o bien puedes contactarnos en info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.

A veces, por diferentes razones, pueden surgir muchas dudas en algún proceso interno de la empresa. La falta de claridad en un proceso generará muchos problemas para el trabajo en equipo y errores en las etapas que debemos seguir. Por eso, en este artículo te compartiremos las claves para crear un flujo de trabajo. De esta manera, tu equipo conocerá los pasos a seguir y se reducirá la probabilidad de equivocaciones. Para empezar, ¿qué es un flujo de trabajo? Es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Es como seguir un camino con múltiples paradas o etapas que deben cumplirse, con un punto inicial y un punto final. Para representar o visualizar estos flujos de trabajo vamos a usar una herramienta llamada diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se vinculan al mapeo de los procesos de negocio. Existen diversas situaciones en donde podrás usarlos, por ejemplo: Establecer cadenas de aprobación de proyectos según el presupuesto. Lanzar un nuevo producto o servicio. Crear un proceso de onboarding para la incorporación de nuevos empleados. En fin, los casos en los que se pueden aplicar son prácticamente ilimitados. Son muy útiles para guiar a tu equipo en la dirección correcta, alineándose con las metas y objetivos de cada proceso. Es importante recordar que los diagramas siempre irán después del mapeo de los procesos, pero mucho antes de la automatización de los mismos. Ya que estos contienen una descripción detallada paso a paso de todo el proceso, y su representación visual resulta invaluable cuando se implementa una automatización. Pero, ¿cómo se construye un diagrama de flujo? Para esto, se utiliza una serie de símbolos y formas que se seleccionan según el paso o la etapa definida en el mapeo de procesos. A continuación, vamos a conocer los principales: Comenzamos con el óvalo, que indica el punto de inicio o finalización de nuestros procesos. Sirve como la figura inicial y final en los diagramas de flujo. Luego, encontramos el rombo, que simboliza una decisión clave durante la elaboración del proceso. Recuerda que puede aparecer varias veces según las autorizaciones necesarias. El siguiente elemento es el rectángulo que representa las acciones o pasos a seguir para completar el proceso. Los círculos se usan para indicar saltos en las acciones, lo que significa que se pueden omitir ciertos pasos según la situación en el proceso. Por último, las flechas funcionan como conectores que representan las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones. Cuando combinamos todos estos elementos, podemos interpretar los diagramas y utilizarlos como guía para rastrear nuestro progreso hacia el resultado deseado y asegurarnos de seguir el camino correcto. Debes de saber que existen diversos tipos de diagramas de flujo, cada uno diseñado para visualizar diferentes procesos y atender necesidades específicas: - Diagrama de flujo de proceso: Este es el diseño estándar en donde los elementos se organizan en orden cronológico. Es recomendable utilizarlo cuando los equipos desean visualizar y comprender un nuevo proceso de manera inmediata. - Diagrama de flujo de carriles: En este diagrama las unidades o áreas de la empresa están separadas, pero a la vez se interrelacionan. Es ideal para procesos complejos que involucran múltiples departamentos trabajando a la vez. - Notación del modelado de proceso de negocio: Este enfoque utiliza un lenguaje unificado con símbolos estandarizados para representar el proceso. Se recomienda para procesos internos que no afectan a clientes u otras partes externas. - Proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes: Este tipo de diagrama en carriles prioriza a quien crea y recibe datos, ya sea interna o externamente. Es ideal usarlo cuando se busca tener una visión clara de cómo se obtiene la información necesaria en el proceso. Ahora que ya conoces los tipos que existen y para qué sirven, aquí tienes algunas recomendaciones para preparar tu propio diagrama de flujo: 1. Selecciona un proceso: Identifica el proceso que deseas visualizar. Puede ser aquel en el que surgen muchas dudas o donde se producen más errores, ya que al abordar este proceso, es posible notar mejoras en el equipo. 2. Reúnete con tus equipos: Abre un espacio para discutir los procesos diarios, identifica los pasos que necesitan decisiones y establece un orden. Aprovecha esta oportunidad para proponer y revisar soluciones y evitar ineficiencias en el proceso actual. 3. Selecciona el tipo de diagrama a utilizar: Esto será importante, ya que, una vez que tengas claro el proceso, puedes seleccionar el flujograma correcto para visualizar los pasos a seguir. Considera si hay alguna acción específica que inicia el proceso, pues esta será tu punto de partida. 4. Define a los participantes y sus acciones: El mapeo del proceso puede ser complicado, pero si ya sabes quiénes son los participantes y su relevancia en puntos de decisión, establece plazos para evitar retrasos y asegúrate de que los colaboradores tengan la información necesaria para tomar decisiones. 5. Diseña tu flujo de trabajo: Es momento de actuar y diseñar, con apoyo de las figuras, el flujo de trabajo que tu equipo y tú han decidido establecer para el proceso deseado. Una vez que esté listo, compártelo con todos los miembros del equipo. Esperamos que este artículo te sea útil para visualizar tus procesos. Recuerda la importancia de mapear los procesos antes de considerar la automatización en una plataforma externa. En SYSTEC Consulting somos expertos en el mapeo de procesos y en las herramientas para automatizar tus procesos, si te interesa conocer más, te invitamos a visitar nuestra página web https://www.systec-consulting.net/servicios o a contactarnos en info@systec-consulting.net. Estaremos encantados de brindarte toda la ayuda que necesites.

Como sabemos, Smartsheet se destaca por su gran versatilidad, permitiéndonos aprovecharla en diversos casos de uso, áreas y equipos de trabajo. Entre los casos más comunes en los que se utiliza la plataforma podemos encontrar el control de clientes, contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas, y muchos más, pero el más popular, sin duda alguna, es la gestión de proyectos. La correcta gestión de proyectos es fundamental tanto al inicio como durante su desarrollo en una empresa, ya que de ello depende en gran medida el éxito del proyecto, el cumplimiento de los objetivos y su finalización en tiempo y forma Por esta razón, contar con una plataforma completa, accesible y sencilla como Smartsheet nos permite conducir el proyecto de manera eficiente, transparente y colaborativa. Para ayudarte a tener un control de las facetas más importantes de tus proyectos y comenzar de forma más rápida y organizada, en este artículo te compartimos 5 hojas clave que no pueden faltar en tu gestión de proyectos a través de Smartsheet. 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt La primera hoja que no puede faltar en tu carpeta de proyecto es una hoja de planificación con el cronograma de actividades y la vista de Gantt. El objetivo principal de esta hoja es hacer un seguimiento detallado de la ejecución de las actividades para asegurar que se cumplan en tiempo y forma. Cada plan de trabajo puede tener elementos adicionales y opcionales, dependiendo de la empresa o el proyecto, pero hay ciertas características que debe tener una hoja de Smartsheet para ser considerada una hoja de proyecto: Etapas, actividades e hitos. Columnas de fechas de inicio y fin, % de avance, duración. Línea base del proyecto. Vista de Gantt. Dependencias y relaciones entre tareas. Ruta crítica. Persona responsable y su % de asignación de tareas. Tener un plan de trabajo en Smartsheet te permitirá visualizar la información de manera clara y colaborar eficientemente con tu equipo gracias a las automatizaciones que ofrece. 2. Control de issues En la gestión de proyectos, se utiliza el término "incidente" (o "issue" en inglés) para referirse a cualquier problema, error, mejora o pregunta que pueda surgir durante la ejecución de manera imprevista. En la gestión de incidentes, el desafío principal es resolver los problemas de manera rápida y con el menor impacto posible en el proyecto. La gestión de issues mediante una hoja de Smartsheet resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas que surgen durante la vida del proyecto. Por ejemplo, a través de formularios se puede capturar detalladamente cada incidencia. Además, la consolidación de toda la información acerca de los problemas en un solo lugar permite al equipo acceder al estado y los detalles de los incidentes en cualquier momento. Los flujos de automatización y los informes son herramientas valiosas para evaluar los problemas y su impacto potencial, lo que ayuda a elaborar un plan de resolución adecuado. 3. Gestión de riesgos La gestión de riesgos es un proceso altamente complejo y exigente dentro de la administración de proyectos. Sin embargo, es crucial prestar atención a este aspecto, ya que los riesgos, especialmente aquellos no identificados o mal gestionados, son una de las principales causas de fracaso en los proyectos. Mantener una hoja actualizada de gestión de riesgos es crucial para monitorear el estado de un proyecto. Es recomendable analizar el impacto de los riesgos, identificar planes para contingencias y revisar la ejecución de las respuestas. Con Smartsheet, puedes configurar formularios para registrar riesgos, definir flujos de notificaciones, generar reportes y una matriz de riesgos automatizada utilizando fórmulas. 4. Control de cambios Es fundamental contar con un alcance claro y definido antes de iniciar la ejecución del proyecto. Sin embargo, incluso con una sólida planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución, lo que puede ocasionar desviaciones, retrasos en las fechas límite, aumentos en los costos y dificultades en la gestión de recursos. Por estas razón, es muy importante tener un proceso de solicitudes y control de cambios bien definido y ordenado. Para lograrlo, se puede utilizar una hoja de Smartsheet para registrar los cambios y su impacto en costos y tiempos, configurar flujos de aprobación interno y externo con el cliente, y asignar tareas y responsabilidades de manera prioritaria. 5. Minutas de reunión En muchas ocasiones, la información en una empresa suele estar dispersa y desactualizada, lo que tiene un impacto negativo en la gestión de proyectos. Es fundamental incluir en tu carpeta la hoja de minutas de reunión, donde se registren los acuerdos y compromisos detallados. Esta hoja tiene como objetivo centralizar todos los puntos clave discutidos durante las reuniones de equipo. En esta hoja puedes estar anotando todas las minutas de las juntas dedicadas a tu proyecto, incluso puedes publicar esta hoja a los contactos del cliente o configurar unos flujos de notificación o solicitud de actualización para ellos. Genera un reporte de acuerdos pendientes y empieza cada nueva reunión con la revisión del reporte de temas no solucionados, que siempre esté a la mano. +Tablero del proyecto Una de las funcionalidades más valiosas de Smartsheet son los tableros. Un tablero de control de proyecto te brinda acceso rápido y visual a la información más relevante. Al igual que con las hojas de cuadrícula, puedes personalizar la información que deseas visualizar, cómo el estado del proyecto, fechas de inicio y fin, riesgos identificados, responsables, entre otros. Puedes definir parámetros, gráficos e informes necesarios para incluir en el panel. La información en tu tablero se actualizará en tiempo real, lo que te permite tomar acción o presentar avances con datos siempre actualizados. Ahora que ya conoces las 5 hojas que no pueden faltar en tu gestión de proyectos en Smartsheet, atrévete a configurarlas, y haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos o colaborar con tu equipo de trabajo. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

La gestión de proyectos eficiente se ha convertido en un factor crítico para el éxito de prácticamente cualquier organización hoy en día. En un mundo cada vez más dinámico, competitivo y en donde surgen nuevas tendencias, como lo son los equipos remotos, los enfoques híbridos, la inteligencia artificial, el análisis de datos y la automatización (por mencionar solo algunos). Sin duda, la habilidad para planificar, ejecutar y supervisar proyectos de manera efectiva es esencial para alcanzar las metas, mantenerse competitivo y satisfacer las expectativas de los clientes. En este artículo, conocerás un poco del cambio que están experimentando las prácticas de gestión de proyectos y cómo las empresas están reconfigurando su enfoque al abordar sus proyectos, desde pequeñas tareas hasta iniciativas a gran escala, con herramientas específicas. Ahora bien, ¿cómo se está logrando este cambio? Uno de los pilares clave para esta transformación son las herramientas tecnológicas. Como ya se mencionó anteriormente, la gestión se ha vuelto cada vez más compleja, y la adopción de herramientas tecnológicas ha demostrado ser una estrategia efectiva para optimizar la ejecución de dichos proyectos. Estas herramientas llegan a facilitar la colaboración en equipo, mejorar la visibilidad y permitir una toma de decisiones eficaz. Una de las ventajas más destacadas radica en una planificación más eficiente. Ya que se logra una organización más detallada y precisa, donde se pueden definir fechas de compromiso, asignar responsables, establecer prioridades, detallar cada paso, y no solamente esto, también puedes gestionar la asignación de recursos de manera eficiente y optimizar la ruta crítica del proyecto, ¿sorprendente no es así? La comunicación no se queda atrás, las herramientas facilitan la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación geográfica. Lo que promueve una comunicación transparente, reduciendo malentendidos y retrasos. ¡Mantente tranquilo! También puedes lograr una mayor visibilidad del proyecto en todo momento. Los datos clave, como el estado de las tareas, el progreso y los costos, están disponibles instantáneamente. Así tendrás una supervisión constante y la capacidad de realizar ajustes rápidos en caso de desviaciones o problemas imprevistos. Bueno, ya tengo los datos, ¿qué hago con ellos? Otro de los aspectos más destacados de la gestión de proyectos con herramientas tecnológicas es la capacidad de tomar decisiones más informadas y estratégicas. La tecnología proporciona acceso instantáneo a datos críticos. Esto permite a los líderes evaluar el estado actual del proyecto y su alineación con los objetivos estratégicos en tiempo real. Además, estas herramientas permiten una visión holística al integrar datos de diversas fuentes, lo que facilita la comprensión profunda de los factores que afectan al proyecto. La automatización y análisis avanzado impulsados por la tecnología también desempeñan un papel fundamental. Al liberar a los equipos de la carga de trabajo manual y monótono, los gerentes pueden centrarse en tareas estratégicas y creativas. Además, los algoritmos y la inteligencia artificial pueden identificar patrones y tendencias que los humanos podrían pasar por alto, brindando información adicional para la toma de decisiones. En conjunto, estas capacidades impulsadas por la tecnología elevan la calidad y la velocidad de la toma de decisiones en la gestión de proyectos, lo que lleva a resultados más exitosos. Pero, ¿qué plataforma debo utilizar? Fácil… Smartsheet Smartsheet es una plataforma que desempeña un rol crucial en la gestión de proyectos al proporcionar datos en tiempo real y representaciones visuales. Sin embargo, su verdadero valor se manifiesta en la promoción de la colaboración y la cohesión dentro de los equipos de proyectos, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la calidad de las decisiones tomadas. Smartsheet, a través de su capacidad de proporcionar datos actualizados en tiempo real, equipa a los líderes con información precisa. Las diferentes vistas, como gráficos de Gantt y paneles de control, permiten una comprensión rápida y efectiva del estado del proyecto. Esto es fundamental para la toma de decisiones estratégicas, ya que permite a los gerentes identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora de manera eficiente. Además, actúa como un facilitador de la colaboración en equipos de proyectos. Permite a los miembros del equipo trabajar de manera conjunta en documentos compartidos, lo que fomenta una comunicación efectiva y el intercambio de ideas. ¿Quieres algo más específico? Para una gestión efectiva de proyectos, es esencial contar con las herramientas adecuadas como las cinco hojas de Smartsheet para optimizar la gestión de proyectos. Estas cinco hojas de Smartsheet se han convertido en un "must-have" para cualquier profesional de la gestión de proyectos. Desde el seguimiento del progreso hasta la gestión de recursos, estas hojas automatizadas agilizan las tareas cotidianas y permiten un enfoque más estratégico en la ejecución de proyectos: 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt 2. Control de issues 3. Gestión de riesgos 4. Control de cambios 5. Minutas de reunión. La gestión de proyectos no solo trata de tareas y fechas límite; se trata de lograr objetivos claros que impulsen el éxito organizacional. ¿Qué es lo que se busca? Dar la dirección correcta a tu organización con objetivos claros Para alcanzar objetivos claros y definidos que, a su vez, impulsan el éxito organizacional, es importante reconocer que cada proyecto tiene un propósito más grande y una contribución estratégica a la misión general de la organización. Por esta razón, la clave de una gestión de proyectos efectiva es la alineación de los objetivos del proyecto con los objetivos organizacionales. Cada proyecto debe ser visto como un medio para lograr un fin, ya sea aumentar la eficiencia operativa, lanzar un nuevo producto o servicio, expandir el mercado, o mejorar la satisfacción del cliente. Los líderes de proyectos deben comprender cómo su trabajo contribuye a los resultados finales de la empresa y asegurarse de que cada paso que dan esté dirigido hacia esos objetivos. Y lo mejor es que no necesitas una nueva herramienta para lograr lo anterior, Smartsheet facilita el alineamiento de los objetivos organizacionales. Asegúrate de consultar otros artículos relevantes en el sitio web de SYSTEC Consulting para obtener más información sobre la gestión de proyectos, herramientas tecnológicas y consejos prácticos para la mejora de procesos, o bien, si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma en la nube que permite crear soluciones para simplificar y automatizar la ejecución del trabajo, aumentando así la colaboración dentro de tu equipo. Esta herramienta no solo facilita la planificación eficiente de tus proyectos y la entrega en tiempo y forma de los mismos, sino que también aumenta la productividad al eliminar tareas manuales y repetitivas en tu organización. Es una plataforma que se adapta a empresas de todos los sectores y tamaños, así como a todos los departamentos internos. Esto significa que podrás diseñar soluciones integrales para diversas áreas, desde recursos humanos, ventas, marketing, hasta administración y por supuesto gestión de proyectos. La colaboración entre las personas y los equipos de trabajo es uno de los pilares fundamentales de Smartsheet por lo que es posible invitar a diferentes personas a visualizar o editar la información, incluso si son personas externas a tu organización. Dicha colaboración va a depender del tipo de usuario: usuario con licencia y usuarios gratuitos. Si bien los usuarios gratuitos van a poder modificar y/o actualizar la información que les sea compartida, van a experimentar ciertas limitaciones en el espacio de trabajo. ¿Aún no estás convencido?, sigue leyendo este artículo y conoce los beneficios de contar con una licencia en Smartsheet. A continuación, 5 razones por las que necesitas una licencia Smartsheet: 1. Accede sin restricciones a la plataforma: Obtén la capacidad de ser el propietario de procesos y la posibilidad de crear contenido. 2. Crea todos los elementos disponibles: Como usuario con licencia, no tendrás límites a la hora de generar espacios de trabajo, carpetas, hojas, flujos de automatización, formularios, paneles e informes. 3. Fomenta la colaboración dentro de tu equipo: Con una licencia podrás compartir y publicar hojas, reportes y tableros, además de acceder al registro de actividad para hacer un seguimiento de las acciones de los usuarios con los que compartes tus hojas. 4. Modifica elementos: Haz cambios en el cuerpo y base de tu hoja, al tener licencia podrás agregar columnas, cambiar sus propiedades y eliminarlas. 5. Edita la configuración del proyecto: El licenciamiento de Smartsheet te permite realizar ajustes en la configuración de los proyectos que llevas en la plataforma, incluyendo la modificación de días festivos, horarios laborales y días de trabajo. También te ofrece la capacidad de visualizar la disponibilidad y capacidad de recursos en la plataforma. Ahora que ya conoces los beneficios de convertirte en usuario con licencia, el siguiente paso es aprender a explotar todas estas funcionalidades y volverte un máster de la plataforma. Recuerda que al cambiar tu cuenta gratuita a una de usuario con licencia podrás cubrir todas tus necesidades y así sobrepasar todas aquellas limitantes de la cuenta gratuita. ¡Aprovecha todas estas ventajas! Haz de Smartsheet tu plataforma segura para el seguimiento de tus proyectos, automatización del trabajo y la herramienta principal de tu organización. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Una de las muchas maneras en las que puedes utilizar Smartsheet es gestionando proyectos. Un proyecto es el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (según la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK® Sexta Edición). Smartsheet es una plataforma cloud que permite simplificar y automatizar la ejecución del trabajo en todo tipo de proyectos provocando una mayor colaboración entre todos los miembros del equipo incrementando la productividad. Smartsheet permite que gestiones en una sola plataforma todo el trabajo para planear, ejecutar y monitorear el proyecto. Para realizar el plan de un proyecto de forma muy sencilla puedes importarlo desde Excel o MS Project, incluso utilizar las plantillas disponibles en la plataforma. Tendrás también la opción de crear tus propias plantillas de proyecto permitiendo la estandarización de reglas al iniciar un nuevo proyecto. Adicionalmente, podrás incorporar todo tipo de alertas, notificaciones e incluso solicitudes de actualización de tareas y tus colaboradores también pueden adjuntar archivos o fotografías como evidencia del trabajo realizado. Además tendrás disponible las tradicionales vistas de Tabla y Gantt, la vista de Calendario y Kanban que proporcionan una forma más visual de trabajar, comunicar o colaborar. Si quieres conocer la disponibilidad de los recursos o los equipos de trabajo involucrados en el proyecto puedes utilizar la vista de Recursos que puedes configurar para que refleje únicamente cierto periodo o que incluya sólo algunos recursos. Puedes crear fácilmente Reportes que brinden información que necesitan los diferentes participantes del proyecto, por ejemplo, las tareas asignadas para un periodo en particular, los gastos realizados a la fecha, etc. También puedes construir Dashboards o Tableros de Control no solo de un proyecto sino del portafolio completo de proyectos de la empresa y tendrás disponible en un solo lugar toda la información en tiempo real ya que cualquier cambio que se realice en los proyectos se reflejará de forma inmediata. Los Dashboards y Reportes pueden publicarse en una ¨URL¨ que se puede compartir para informar sobre el estatus del proyecto o del portafolio. Si tienes a tu cargo uno o varios proyectos, te invitamos a que nos contactes para mostrarte como Smartsheet puede apoyarte en la gestión efectiva de tus proyectos a info@systec-consulting.net o visita nuestra página para obtener más información www.systec-consulting.net. #excel #proyecto #GestióndeProyectos #Smartsheet #herramientas #alertas #tareas #tabla #calendario #recursos #Tableros #Dasboards #Systec #reportes

Encontrar y retener a los mejores talentos ha sido una preocupación para las empresas durante bastante tiempo. Mantener ese talento comprometido en el trabajo resulta igualmente desafiante y no hacerlo es costoso. Puede haber una respuesta a esta pérdida de productividad en el uso de automatizaciones para liberar tiempo de los empleados para que se concentren en un trabajo más significativo y crítico para el negocio. Una forma de mejorar el compromiso de nuestros colaboradores es brindar oportunidades significativas para un trabajo significativo. Los empleadores pueden abordar este desafío capacitando a los empleados con herramientas para automatizar tareas manuales repetitivas y liberar tiempo para trabajos de mayor valor. Hoy en día existen plataformas como Smartsheet, que aumentan la productividad de los empleados y ayudan a que estos puedan administrar mejor sus tiempos. Sus funcionalidades son bastas, fáciles de accionar y útiles en cualquier área. Te enlistamos tres funcionalidades que mejorarán el desempeño de tus colaboradores: Generación de recordatorios Cuando configuras un flujo de trabajo automatizado único, puedes enviarle a tu equipo tantos recordatorios como sean necesarios. Por ejemplo, en pocos pasos, puedes configurar recordatorios diarios para cualquier tarea cuando se acerca la fecha de entrega. Envía solicitudes automatizadas Crea solicitudes de actualización automatizadas para que Smartsheet recoja la información por ti y deja de perder tiempo mandando correos y organizando reuniones con tus colaboradores. Genera solicitudes de aprobación Las aprobaciones son un componente esencial para avanzar en el trabajo de equipo, pero este proceso suele sufrir retrasos no previstos. Los flujos de trabajo automatizados te ayudan a simplificar las solicitudes y lo que viene después de ser aprobadas. Ahora, te presentamos los pasos para generar un flujo de trabajo en Smartsheet: 1. En la parte superior izquierda de la hoja, selecciona Automatización > Crear flujos de trabajo desde la plantilla. 2. Selecciona una plantilla de flujo de trabajo de la galería y luego selecciona Usar plantilla. Para este ejemplo, selecciona Recordar a alguien en una fecha específica. 3. El bloque del desencadenador define cuando se ejecuta el flujo de trabajo. Puedes enviar recordatorios en un programa, como todos los viernes, o en base a una fecha en tu hoja, como tres días antes de la fecha de vencimiento. También puedes cambiar el desencadenador para responder a los cambios en tu hoja, como cuando se agrega o modifica una fila. 4. Define quién debe recibir el recordatorio en bloque para alertar a alguien. Si lo deseas, puedes personalizar el asunto y cuerpo del mensaje, incluso agregar campos al mensaje con marcadores {{field name}} o seleccionando las columnas para mostrarse al final del mensaje. 5. La mayoría de los flujos de trabajo sólo necesitan un desencadenador y una acción, pero puedes agregar una condición para perfeccionar tus recordatorios. Por ejemplo, puedes definir una condición de solo enviar recordatorios para tareas que aún no se hayan completado. También puedes agregar acciones adicionales al flujo de trabajo, como grabar una fecha en una columna de fecha para mostrar cuándo se ha enviado la alerta. 6. Selecciona Guardar en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y listo, ahora tienes un flujo de trabajo que recuerda automáticamente a las personas cuando vencen los elementos. Automatizar actividades resulta ser de mucha ayuda para los empleados que suelen tener tareas aburridas y repetitivas. Esto facilitará su organización, mejorará sus tiempos y les ayudará a salir de la rutina. Si quieres aprender más sobre cómo Smartsheet y sus múltiples funcionalidades automatizadas pueden ayudarte, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o bien, contáctanos eninfo@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.