Antecedentes:
Empecemos por conocer a nuestro cliente, una cadena de marcas de comida rápida que ha sido usuario de Smartsheet durante años. Además de la licencia de la plataforma, cuentan con la aplicación DataMesh que facilita la transferencia de información entre hojas de Smartsheet sin requerir fórmulas o referencias.
Smartsheet es una herramienta clave que utilizan en múltiples áreas de la empresa. Juntos, hemos creado soluciones específicas que han mejorado significativamente su trabajo y les han permitido abordar distintos retos. Hoy compartiremos nuestra experiencia trabajando en una de estas soluciones, centrada en el seguimiento de accidentes e incidentes, así como en las medidas correctivas que surgen a raíz de estos eventos.
Retos importantes a los que se enfrentaban:
- Los accidentes e incidentes se tenían que reportar al corporativo inmediatamente, de manera estandarizada y sencilla, desde cualquier ubicación de las diversas cadenas de restaurantes.
- Era importante llevar un registro y revisar a detalle todas las circunstancias, incluyendo factores como las horas trabajadas, el estado de las instalaciones y los últimos mantenimientos, para identificar posibles causas de los incidentes y facilitar la implementación de campañas de prevención.
- La plataforma tenía que realizar la asignación automática de diferentes horarios, estados, número de registros, clasificación de los sucesos y otros datos relevantes para el proceso.
- En el proceso, era indispensable alertar a las personas correctas sobre los incidentes, teniendo en cuenta que estas responsabilidades variaban en función de la marca donde ocurrían los sucesos.
- Se necesitaba comunicación constante entre el gerente, el accidentado y el encargado del seguimiento, así como una efectiva comunicación entre áreas para garantizar la correcta ejecución de investigaciones y medidas correctivas.
- El cliente buscaba medir la duración de los procesos y tener visibilidad de métricas clave como los días sin incidentes en cada marca o restaurante, la gravedad de los incidentes, la duración de la atención y la implementación de medidas correctivas, entre otros KPIs fundamentales.
Soluciones que brindó Smartsheet
Para abordar estos desafíos, se diseñó una solución integral que constaba de dos hojas principales dentro de la plataforma:
La primera hoja está destinada al registro detallado de los incidentes, lo que permite documentar con precisión cada suceso, incluyendo factores como la ubicación, fecha, hora, personas involucradas y otros detalles relevantes.
La segunda hoja está diseñada específicamente para el seguimiento y la gestión de las medidas correctivas. En esta hoja, se registran las acciones tomadas para abordar cada incidente, se asignan responsabilidades, se establecen plazos y se realiza un seguimiento continuo del progreso
También se implementó un formulario accesible para todo el personal de la empresa, permitiendo a cualquier empleado completarlo para reportar cualquier incidente. Esta solución resolvió eficazmente el desafío de la comunicación entre restaurantes y la sede central, al garantizar notificaciones inmediatas, permitiendo una gestión ágil y respuestas rápidas.
Con flujos de automatización, se logró la asignación automática de personal dependiendo la marca en donde se presentaba el accidente, además de la implementación de flujos colaborativos de alertas, solicitudes de actualización y aprobación. Esto aseguró que, ante la aparición de un nuevo caso, todos los responsables tengan acceso inmediato a la información necesaria.
Los flujos operacionales también sirven para automatizar cambios en el estado y otros datos esenciales de acuerdo a la etapa del proceso de investigación. Esto permitió ahorrar tiempo al equipo para que se enfoquen en lo que realmente es importante: atender el accidente de la mejor manera.
Mediante el uso de fórmulas logramos que la hoja fuera lo más automática posible. Por ejemplo, se puede rastrear automáticamente la duración de la jornada de un colaborador y determinar si el accidente ocurrió durante el día, la tarde o la noche.
De igual forma, se implementó un sistema de generación de códigos únicos para cada investigación, lo que facilita la comunicación efectiva y permite un seguimiento óptimo de cada caso.
Integramos la posibilidad de adjuntar archivos para cargar evidencias esenciales en el proceso de investigación. Con la aplicación móvil de Smartsheet, los empleados pueden tomar fotos al instante para documentar el estado de las instalaciones en el momento del accidente
Creamos un tablero que centraliza la información en tiempo real de los nuevos reportes de accidentes generados mediante formularios, con un calendario de días sin accidentes por marca, que se reinicia automáticamente en caso de un nuevo incidente. Además, en el tablero, logramos una visualización clara de los indicadores necesarios, como la duración de las investigaciones, desde la presentación del reporte hasta la implementación de medidas preventivas
En conclusión, con ayuda de Smartsheet y SYSTEC Consulting, el cliente logró obtener una solución unificada, funcional e integral para registrar de la manera correcta y estandarizada todos los accidentes, dar un óptimo seguimiento a la investigación de los mismos y mantener bajo control la aplicación de las medidas correctivas o preventivas.
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