La gestión de proyectos es fundamental en el mundo empresarial, sin embargo, la forma en que se realiza ha evolucionado notablemente gracias a los avances tecnológicos que demandan herramientas más eficientes y colaborativas. Una de las innovaciones más recientes de Smartsheet ha sido el desarrollo de la vista de línea de tiempo, la cual simplifica considerablemente la manera en que los equipos planifican, organizan y ejecutan sus proyectos. Si bien Smartsheet ya ofrece diversas herramientas para la gestión de proyectos como la vista de cuadrícula, el diagrama de Gantt y las tarjetas, la nueva vista de línea de tiempo añade una capa adicional de flexibilidad y claridad. Conoce un poco más de las opciones existentes: 1. Vista de Cuadrícula: Esta es la vista tradicional que presenta datos y tareas en formato tabular. Es ideal para quienes valoran una presentación organizada y detallada, aunque puede resultar compleja al intentar visualizar el panorama general y las interdependencias entre las tareas. 2. Vista de Gantt: Otra herramienta poderosa que muestra las tareas según su duración y fechas de ejecución. Es excelente para visualizar dependencias y el progreso del proyecto, aunque puede parecer algo estática y limitada en personalización y visualización de múltiples proyectos simultáneamente. 3. Vista de Tarjetas: La más adecuada para proyectos que adoptan un enfoque ágil, facilitando a los equipos mover tareas entre estados de manera intuitiva y visual. Sin embargo, puede no ofrecer una visualización detallada de la línea de tiempo y las fechas límite. Afortunadamente, la vista de línea de tiempo combina lo mejor de las vistas anteriores y añade nuevas funcionalidades para hacer la gestión de proyectos más fluida y transparente. ¿Cuáles son sus características? Permite a los equipos ver y gestionar sus tareas según las fechas en tiempo real. Al mostrar las tareas en una línea de tiempo y organizar la información para facilitar el seguimiento del proyecto, los equipos pueden comprender rápidamente la visión general y ajustar los detalles de manera sencilla. Dentro de las funcionalidades que ofrece se encuentran: Visualización de la línea de tiempo Proporciona una vista panorámica clara y accesible. Ya sea para hojas de ruta de productos o campañas de marketing, esta herramienta organiza tareas y resalta hitos con una claridad y perspectiva inigualables. Agrupación por temas Puedes organizar elementos en carriles visuales como equipo, región o estado para obtener una visión simple y directa de los datos de tu proyecto. Edición en contexto Cada hito y barra representa una tarea organizada por fecha. Haz clic en cualquier elemento para ver y modificar sus detalles dentro del contexto del proyecto. Reacción a los cambios Mantente actualizado con la información más reciente del proyecto. Todos los cambios realizados por los miembros del equipo se guardan y reflejan instantáneamente en la línea de tiempo, asegurando que siempre tengas los datos más actualizados disponibles. La vista de línea de tiempo de Smartsheet no solo permite a los equipos planificar y organizar sus proyectos de manera más eficiente, sino que también facilita el seguimiento del progreso en tiempo real y la identificación de posibles retrasos. Además, al estar integrada en la plataforma, aprovecha todas las capacidades colaborativas y de automatización de Smartsheet, impulsando así tu productividad. La introducción de esta vista representa un avance significativo en la gestión eficiente de proyectos. Al proporcionar una perspectiva visual clara y dinámica, esta nueva funcionalidad complementa las vistas existentes y brinda a los usuarios un mayor control y flexibilidad sobre sus proyectos. Adaptándose a necesidades específicas, la vista de línea de tiempo se convierte en una herramienta invaluable para cualquier Project manager. ¿Necesitas más consejos sobre cómo aprovechar las diversas vistas integradas en Smartsheet para tu negocio? Visítanos en www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net, estaremos encantados de ayudarte a encontrar la solución ideal para ti.

En SYSTEC Consulting, estamos entusiasmados con la nueva función del asistente virtual de IA en Smartsheet y buscamos constantemente formas de aprovechar su versatilidad. El chatbot del Analizador de Datos ofrece una interacción única, facilitando conversaciones fluidas y el desarrollo de ideas y requisitos mediante instrucciones secuenciales y retroalimentación constante. Durante nuestro webinar, discutimos los objetivos de la inteligencia artificial y sus funciones en el asistente virtual de Smartsheet, así como las diversas necesidades que aborda. Por ello, en este artículo, nos enfocaremos en el analizador de datos, destacando la importancia del fraseo de las instrucciones. Además, conocerás las ventajas y objetivos de la inteligencia artificial generativa, junto con las características y usos específicos del analizador. El analizador es la tercera función del asistente virtual y está diseñado para recibir instrucciones en lenguaje natural y analizar toda la información de la hoja sin necesidad de vincularla a filas o columnas específicas. Para entender mejor su alcance y objetivos, aquí algunas de sus funcionalidades: Comprende lenguaje natural en múltiples idiomas, eliminando la necesidad de escribir código, funciones o fórmulas. Acumula instrucciones en el chat para crear una memoria temporal que facilita la construcción de requerimientos a través de retroalimentación y seguimiento. Analiza el contenido de la hoja para entender los objetivos y funciones de las diferentes filas y columnas. Genera conclusiones instantáneas en forma de texto, números o gráficos basados en los datos proporcionados. Enfocado en resolver dudas y necesidades en tiempo real, sin generar contenido almacenado en Smartsheet. Presenta ciertas limitaciones en el cálculo de duraciones entre fechas, numeración automática de columnas y creación de resúmenes sin contexto. De manera más práctica, esta herramienta es invaluable cuando necesitas obtener datos específicos sobre el desempeño de tu trabajo de forma rápida y sin complicaciones. Además, durante las etapas de planificación y definición de estrategias, facilita la generación de métricas, y en las etapas de monitoreo y control, agiliza la identificación de tendencias de avance y valores críticos. Para ilustrar su uso, aquí tienes un ejemplo: una hoja que resume toda la planificación presupuestal y los costos de las diferentes etapas de un proyecto de voluntariado humanitario en curso. Uno de los objetivos más importantes es optimizar el uso del presupuesto, asegurando que el capital se aproveche de la mejor manera posible. Para dialogar con los responsables de las diferentes tareas, es necesario tener claro el impacto de cada fase en relación con las demás. Se podría considerar la creación de una hoja independiente para analizar los presupuestos y costos por fase, junto con otras métricas, aunque aún no está claro si este esfuerzo será verdaderamente beneficioso para el equipo. Por eso, se aprovecharán las capacidades del analizador para simplificar este análisis. Puedes notar que se pidió comparar el costo de cada una de las fases, representándolos como porcentaje y, además, graficándolos. Este sencillo gráfico se presenta al equipo mediante una captura de pantalla, facilitando la comprensión de la información y la importancia de enfocarse en las tareas de la fase de Ejecución. Como se mencionó anteriormente, el asistente virtual adquiere más valor al cumplir funciones prácticas para abordar necesidades diarias que al crear soluciones complejas a largo plazo. Es fácil subestimar este tipo de acciones cuando se dispone de tiempo, pero cuando hay múltiples actividades que supervisar constantemente, contar con un compañero tan eficiente comienza a añadir valor al trabajo de manera significativa. Siguiendo con el mismo ejemplo, también podrías estudiar al responsable de las actividades que ha consumido más presupuesto del asignado. Con estos datos, puedes tener reuniones de investigación y retroalimentación para realizar mejores estimaciones en el futuro o prever posibles incidencias o riesgos durante la ejecución. La información parece coherente, pero se encontró un valor "blank" que carece de sentido. Al estudiar la hoja, puedes notar que la fila seleccionada cumple con los criterios indicados a la inteligencia artificial, pero no hay ningún responsable asignado en las fases, lo que provoca este valor erróneo. Por esto es muy importante ser claro y preciso al dar instrucciones al asistente virtual, especialmente en la formulación de las mismas. La eficacia de los resultados mejorará significativamente al construir enunciados explícitos y exhaustivos sobre el resultado esperado y los datos a analizar. Pero tampoco hay que alarmarse si nos encontramos con este tipo de errores, gracias al historial de conversaciones y a la posibilidad del asistente virtual de comprender el lenguaje natural, podemos tan solo pedirle que corrija el resultado anterior realizando pequeños ajustes. Observa cómo continúa el requerimiento como si estuvieras hablando con un asistente real, todo esto es posible gracias a la naturalidad con la que se puede interactuar con los chatbots de inteligencia artificial. Las funcionalidades del analizador de datos son amplias y fascinantes, adaptándose a las necesidades específicas de tu entorno laboral y a tu habilidad para interactuar con el asistente virtual. Aprovecharlas al máximo significa una notable reducción en el tiempo y esfuerzo dedicados a tareas repetitivas. Si te interesa conocer más sobre esta herramienta o buscas actualizar tu cuenta a Enterprise para acceder a las herramientas de inteligencia artificial en Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o envíanos un mensaje a info@systec-consulting.net. Estamos aquí para ayudarte a llevar tu negocio al siguiente nivel.

¿Te has detenido a reflexionar sobre los cambios de hábitos que podrías implementar en tu rutina diaria para mejorar tu bienestar o avanzar en tu carrera profesional?... Así como te haces estas preguntas en tu vida personal, también es importante considerar cómo mejorar la administración de los proyectos que llevas a cabo. Ya que, siempre existen oportunidades para perfeccionar la gestión de proyectos. En este artículo, explora componentes y procesos adicionales que puedes incorporar dentro de una solución para optimizar y lograr una gestión integral de proyectos, así como perfeccionarla continuamente. Regresando a la fase de planificación, un tema explorado a fondo en artículos anteriores fue el ciclo de vida de un proyecto), donde se definieron cronogramas, presupuestos y asignación de recursos, entre otros aspectos. En este momento, te concentrarás en los procesos adicionales indispensables para el seguimiento y ejecución de proyectos. El primer paso y la recomendación principal es identificar qué aspectos del proyecto, además del cronograma de actividades, necesitan ser controlados. Por ejemplo: presupuestos, riesgos, contactos del equipo de trabajo, solicitudes de cambio, etc. Una vez identificados todos los procesos necesarios, el siguiente paso es preparar las hojas para su registro y seguimiento. Cada hoja debe ubicarse dentro de una carpeta que puedas replicar para cada proyecto. Esto asegura la estandarización de procesos, sin importar el tipo de proyecto o el equipo que lo esté trabajando. Aquí tienes algunos ejemplos de hojas adicionales que puedes incluir: 1. Presupuesto: Primero, es importante definir qué es un presupuesto: se trata de un plan que detalla las operaciones y recursos necesarios para llevar a cabo un proyecto, basado en referencias de precios como horas de servicio o materiales, con el fin de lograrlo dentro de un período específico, siempre expresado en términos monetarios. El presupuesto, al igual que el cronograma, es fundamental para guiar el proyecto. Es crucial reservar un espacio en el cronograma para el presupuesto y los costos actuales, facilitando así su comparación directa. En SYSTEC Consulting, recomendamos mantener un control presupuestal en una hoja aparte. Esta hoja debe incluir parámetros que permitan realizar estimaciones presupuestarias, registrar los costos actuales, alertar al equipo sobre desviaciones presupuestarias, identificar rápidamente gastos significativos mediante indicadores de color, entre otras funcionalidades. 2. Gestión de riesgos Un riesgo en el proyecto es un evento o condición incierta que, de materializarse, puede tener tanto efectos positivos como negativos. Representa la medida en que un proyecto puede verse afectado por un evento potencial, sea este de origen interno o externo. Tener una hoja que consolide todos los riesgos identificados y los clasifique por severidad y probabilidad es fundamental. Esto facilita la ejecución de planes de mitigación si algún riesgo se presenta durante el proyecto, ahorrando tiempo y evitando impactos graves gracias a la preparación anticipada para enfrentar contingencias. 3. Registro de problemas Un problema se define como un evento que ya ha ocurrido y requiere una acción inmediata para minimizar su impacto negativo en los objetivos del proyecto. A diferencia de los riesgos, los problemas no pueden ser mitigados sino solo resueltos una vez identificados. Es importante establecer una comunicación efectiva entre el equipo ejecutor del proyecto y otros stakeholders. Esto garantiza que cualquier problema o incidente durante la ejecución pueda ser reportado y abordado rápidamente. Mantener una hoja dedicada al seguimiento de problemas en plataformas como Smartsheet facilita el registro y la resolución de cada incidencia a través de formularios, evitando así retrasos y riesgos que puedan comprometer el éxito del proyecto. 4. Acuerdos del proyecto Los acuerdos del proyecto se establecen para definir las intenciones iniciales, ya sea de forma escrita o verbal, y pueden originarse a partir de un contrato o reuniones donde se discuten los requisitos y expectativas. Es muy beneficioso que todos los involucrados en el proyecto tengan estos acuerdos a la mano para consultarlos en caso de dudas. Tener estos acuerdos por escrito también sirve como respaldo en caso de que el cliente solicite algo diferente o haya alguna confusión sobre lo establecido. 5. Directorio de equipo Un directorio de equipo es una colección centralizada, organizada y de fácil acceso de perfiles de miembros del equipo, información de contacto, roles y responsabilidades dentro de un proyecto u organización. Tener una hoja con todos los actores de tu proyecto responsabiliza a cada miembro involucrado y permite que cualquier información necesaria se consulte casi de inmediato, facilitando la comunicación en tiempo real con la persona correspondiente. 6. Lecciones aprendidas Las lecciones aprendidas se refieren a todo conocimiento adquirido a través de experiencias,  exitosas o no, durante la realización de un proyecto. El objetivo de estas lecciones es mejorar la ejecución de futuros proyectos. Estas son una referencia valiosa para proyectos similares futuros. Mantener una hoja donde se registren garantiza un aprendizaje continuo. Cada gestión de proyectos es única y puede incluir más componentes de los mencionados aquí. Sin embargo, incluso los proyectos más cortos y sencillos pueden beneficiarse de la incorporación de elementos adicionales más allá de una simple lista de tareas. En los próximos artículos, te daremos recomendaciones para mejorar, optimizar e implementar estos componentes en tu gestión actual de proyectos. ¡No te los pierdas, logra aprender trucos y consejos basados en nuestra experiencia con diversos clientes! Para obtener más información sobre cómo gestionar tus proyectos con Smartsheet o llevar tu trabajo al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

En la actualidad, la implementación de nuevas tecnologías en las organizaciones se ha convertido en un factor clave para potenciar la productividad, mantener la competitividad y optimizar los procesos internos. Una de las plataformas tecnológicas más populares y eficientes es Smartsheet. Esta herramienta en la nube es ideal para mejorar la gestión de tareas y el seguimiento de proyectos en equipos de trabajo, gracias a su enfoque en proyectos, procesos y colaboración. Sin embargo, su adopción, al igual que cualquier otra nueva tecnología, puede presentar desafíos. Para asegurar una transición exitosa, es importante considerar consejos y estrategias que puedan facilitar el proceso y maximizar los beneficios de la plataforma. A continuación, algunas recomendaciones clave: 1. Comprende las necesidades de tu organización Antes de implementar Smartsheet, es crucial comprender las necesidades y procesos específicos de tu organización. Realiza un análisis exhaustivo de cómo se llevan a cabo los proyectos y tareas actualmente, identificando qué áreas podrían beneficiarse de esta herramienta. 2. Establece y comunica los objetivos de la implementación Para garantizar el éxito y asegurar el retorno de la inversión, es fundamental establecer objetivos a corto y mediano plazo. Después, estarás monitoreando el avance hacía estos objetivos y podrás tomar medidas adecuadas para cumplirlos. Recuerda comunicar claramente los objetivos y beneficios de la plataforma a todos los miembros de la organización. 3. Comienza con proyectos piloto Opta por iniciar con proyectos piloto en equipos o departamentos específicos en lugar de implementar la plataforma en toda la organización de una vez. Esta estrategia facilitará la identificación y resolución de cualquier problema o ajuste necesario antes de una implementación a gran escala. 4. Revisa y optimiza los flujos de trabajo La implementación de un nuevo sistema es una excelente oportunidad de identificar las ineficiencias en los procesos de negocio, tomar nota de las áreas de oportunidad y mejorar la gestión general. Definir procesos y flujos de trabajo claros y eficientes es fundamental para optimizar la gestión de trabajo en tu organización. Establecer roles, responsabilidades y plazos de manera transparente contribuirá a una mayor eficacia en la ejecución de tareas. 5. Forma un equipo de implementación Designa un equipo interno responsable de la implementación y adopción. Este equipo debe contar con representantes de diversos departamentos y niveles jerárquicos para asegurar una visión completa y una mejor aceptación de la nueva plataforma en toda la organización. 6. Proporciona capacitación adecuada Es importante brindar capacitación adecuada sobre el uso de la plataforma Esto puede incluir sesiones de capacitación presenciales, tutoriales en línea y material de referencia. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, más probable será su adopción. Aquí, tienes algunos recursos de ayuda que serán valiosos en este proceso: - Centro de ayuda y aprendizaje: https://help.smartsheet.com/es El lugar indicado para empezar a resolver tus dudas. En este espacio encontrarás consejos y una biblioteca extensa de artículos de ayuda para facilitar tu interacción con la plataforma. - Comunidad de Smartsheet: https://community.smartsheet.com Un espacio de colaboración con miles de usuarios como tú, donde puedes expresar tus inquietudes, compartir experiencias y opiniones. Te sorprenderá la cantidad de diferentes ideas que se comparten en la comunidad cada día. - Blog y recursos de SYSTEC Consulting: https://www.systec-consulting.net/articulos Visita nuestro blog con artículos de Smartsheet, checa nuestro canal en YouTube o entra a los grupos de usuarios hispanohablantes en Facebook y LinkedIn. - Capacitación y consultoría personalizados: https://www.systec-consulting.net/servicios Si deseas agilizar la curva de aprendizaje o contar con la guía de expertos, contrata alguno de los servicios de soporte con costo adicional como, cursos de capacitación, bolsas de horas de consultoría o implementación de soluciones. 7. Fomenta la colaboración Fomenta la colaboración en tiempo real entre equipos y departamentos. Anima a los empleados a utilizar las funciones de colaboración, como comentarios, formularios para registro de datos, envío de solicitudes y notificaciones al correo electrónico, revisión de documentos en línea, entre otros. 8. Personaliza según las necesidades Aprovecha la capacidad de personalización de Smartsheet para adaptarla a las necesidades de tu organización. Desde plantillas personalizadas hasta flujos de trabajo automatizados y dashboards ejecutivos, personalizar la plataforma optimiza su utilidad y aceptación en tu organización. 9. Integra con herramientas existentes en tu compañía Smartsheet se integra fácilmente con herramientas y plataformas, como Microsoft Excel, Google Drive, Slack y Microsoft Teams, entre otras. Además, mediante su API abierta, se puede conectar con sistemas ERP, CRM o SAP. 10. Fomenta el liderazgo desde arriba La participación activa y el respaldo de la alta dirección son esenciales para el éxito de la adopción. Los líderes deben comprometerse utilizando la herramienta y fomentando su uso entre los empleados. 11. Conoce toda la familia de productos de Smartsheet Además de la plataforma central, Smartsheet ofrece aplicaciones premium y soluciones para gestionar recursos y activos digitales (imágenes, videos, folletos, presentaciones, logotipos, etc.). Conocer su oferta completa puede resolver integralmente los requerimientos de tu negocio. 12. Evalúa y ajusta continuamente La implementación no termina una vez que la plataforma está en funcionamiento. Es importante realizar un seguimiento constante de su uso y desempeño. Analizar métricas y resultados permitirá identificar posibles mejoras y optimizar la eficiencia operativa para garantizar que la plataforma satisface las necesidades cambiantes de la organización. En resumen, la adopción exitosa de Smartsheet en una organización requiere una combinación de comprensión de las necesidades específicas, capacitación adecuada, liderazgo sólido y un enfoque centrado en la colaboración y la personalización. Siguiendo estos consejos y estrategias, estarás en el camino correcto para asegurar una transición exitosa y maximizar los beneficios de esta herramienta. ¡Aprovecha al máximo el potencial de la plataforma y lleva la colaboración en equipo a un nuevo nivel tecnológico! Si quieres conocer más acerca de Smartsheet y los servicios que brindamos, visita nuestra página web systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para atención personalizada.

Ha llegado la última entrega (Parte 1, Parte 2) sobre esta valiosa aplicación premium que nos permite integrar diferentes flujos de trabajo a través de documentos de Excel, Google Sheets o archivos .csv con Smartsheet. En este artículo, te mostraremos un ejemplo de lo fácil y práctico que es trabajar con Data Shuttle. Nuestro ejemplo se enfoca en un directorio de colaboradores externos, una herramienta útil para gerentes de recursos humanos, directores de proyectos o administradores de comunicaciones internas que buscan dar seguimiento a personas clave en el desarrollo de un proyecto o tarea específica. En este escenario, la empresa opera de forma remota, con personas ubicadas en todo el mundo, aprovechando la flexibilidad que brinda el trabajo desde casa. Sin embargo, esto significa que la comunicación puede llegar a ser un desafío, pues no todos estarán disponibles al mismo tiempo, debido a jornadas distintas y diferentes horarios. En la hoja principal, podemos identificar a cada colaborador con un código único, y así saber su país de residencia, el desfase de horario respecto a la hora local y sus horarios de disponibilidad. Además, con ayuda de algunas fórmulas avanzadas y de la nueva función TIME, de la cual hablaremos más a detalle en un próximo artículo, podrás calcular la hora local real y el total de horas en las que estará disponible cada persona, considerando una jornada local máxima de 08:00 a 18:00 hrs. Para este caso, la empresa utiliza una herramienta especializada ERP para gestionar todos sus diferentes recursos, incluyendo los humanos. Se le solicitó al área de RRHH asignar al personal adecuado a los proyectos o actividades correspondientes. Como es mucho más sencillo continuar trabajando en Smartsheet, gestionando en esta plataforma las tareas y los flujos de automatización de alertas, recordatorios y solicitudes de aprobación, se usará Data Shuttle para facilitar la integración de ambas áreas. Gracias a esta herramienta, el departamento de RRHH podrá exportar un archivo .csv directamente desde su herramienta especializada con los datos relevantes del personal externo. Así, toda la información se obtiene en Smartsheet a través de un flujo de carga. El flujo de importación de datos de Data Shuttle se configura para vincular la información de todas las filas con el Número de empleado, de manera que toda la información que se modifique en el archivo .csv también genera cambios en la hoja de Smartsheet. Por otro lado, el flujo añadirá filas para los empleados y subcontratistas nuevos. En el ejemplo se puede notar que la distancia y el horario de trabajo hacen imposible la comunicación en tiempo real, lo que representa un gran riesgo para el éxito de las actividades. Por ello, un flujo de automatización presente en la hoja ha enviado una alerta al área de Recursos Humanos, solicitando un cambio de recurso o un mejor acuerdo para conseguir una disponibilidad de horas apropiada. Después de negociar con los involucrados, Recursos Humanos consiguió que se desplazaran sus horarios de disponibilidad para dar una ventana de dos horas para comunicarse. Para facilitar la integración de la información nueva, se añadieron estos dos cambios al archivo .csv, en donde, además, se asignan nuevos recursos para otras tareas. El archivo .csv exportado desde la herramienta ERP, contiene la información de diferentes filas, con los valores separados por comas. El flujo de carga de Data Shuttle vincula estos valores al número de empleado correspondiente en la hoja de Smartsheet. Gracias a un flujo configurado para activarse automáticamente al adjuntar un archivo nuevo, basta con agregarlo a los adjuntos de la hoja para que los nuevos datos se integren en segundos. Es importante tener en cuenta que, debido al formato UTF-8 requerido para los archivos .csv, es necesario evitar el uso de acentos y ciertos caracteres especiales, como la "ñ". Esto significa que algunos nombres aparecerán sin tildes o con una "n" en lugar de la "ñ". Como se puede apreciar en la captura, tanto León Torres como María de Lourdes han ajustado sus horarios de inicio de 10:00 a 08:00, otorgando así dos horas disponibles para la comunicación y el seguimiento de las actividades en las que participan. Además, se han añadido todos los nuevos recursos y los cálculos ya se han realizado automáticamente. ¡Todo gracias a las fórmulas! Tal parece que hemos dedicado más tiempo a explicar nuestro ejemplo que a mostrar el funcionamiento de Data Shuttle, pero esto es completamente normal. La herramienta es tan sencilla de configurar y autónoma que requiere muy poco de nuestro tiempo o esfuerzo para llevar a cabo sus funciones. ¿Qué te pareció este ejemplo? Sin duda, una demostración fácil de cómo podemos vincular Smartsheet con herramientas especializadas (como un ERP a través de un simple archivo .csv) y la aplicación premium de Data Shuttle. Así que no pienses en deshacerte de tus flujos de trabajo preexistentes, ni te rompas la cabeza pensando en integraciones de datos entre tus archivos de Excel o Google Sheets y Smartsheet; mejor deja esa labor a Data Shuttle y contáctanos en www.systec-consulting.net para poderte apoyarte con la contratación y configuración de esta poderosa herramienta.

Todos los usuarios de Smartsheet disfrutan de numerosas funcionalidades; desde la creación de fórmulas y automatizaciones para manejar datos, hasta la presentación de la información de manera visual y efectiva a través de los paneles. Sin embargo, para aquellos usuarios de licencias Business y superiores, existe la oportunidad de contratar aplicaciones Premium que extienden aún más el alcance de las posibilidades de Smartsheet. Con diferentes casos de uso, cada aplicación Premium ocupa su lugar en el entorno laboral. Una de estas aplicaciones es Data Shuttle, una poderosa herramienta que actúa como un puente entre hojas de cálculo de Excel, Google Sheets, archivos .csv y nuestras hojas de Smartsheet. Con su ayuda, puedes transferir información de manera sencilla, automática y programada a Smartsheet, incluso desde otros sistemas como ERP, CRM, SAP o bases de datos. Data Shuttle opera a través de flujos de trabajo de carga (upload) o descarga (offload) de información que se podrán activar sobre determinadas hojas de Smartsheet. Los flujos de carga permiten tomar información de un documento adjunto con un tamaño máximo de 1000 MB o almacenado en la nube a través de los servicios de OneDrive/Sharepoint, Google Drive o Box y actualizar la información de la hoja objetivo. Los flujos de descarga hacen lo contrario, trasladando la información de la hoja en cuestión hacia un documento adjunto o almacenado en la nube. Una ventaja destacada de estos flujos es su flexibilidad. Pueden ser activados manualmente o programados para ejecutarse automáticamente en fechas y horas específicas, e incluso configurados para repetirse a intervalos de minutos u horas. Esto garantiza que la información en las hojas se mantenga siempre actualizada en momentos críticos para un seguimiento efectivo. Es importante mencionar que nosotros tenemos el control total sobre la información transferida a través de los flujos, lo que nos permite seleccionar y filtrar los datos, excluyendo información no relevante o sensible. Con esto, podemos crear archivos aptos para diferentes interesados sin revelar información sensible como costos, datos personales, etc. También podemos personalizar la forma en que se actualiza la información del archivo objetivo. Por ejemplo, podemos forzar a que se borren las filas que no coincidan con ningún valor del archivo fuente, o que se añadan nuevas filas cuando se encuentren valores nuevos. Gracias a esta y otras formas de configurar los flujos, se tiene una gran adaptabilidad a múltiples casos de uso. Por último, existe la opción de utilizar como archivo fuente "el último adjunto" disponible en la hoja en lugar de un archivo específico. Esto permite a los usuarios adjuntar documentos para actualizar automáticamente la información en la hoja, ofreciendo una mayor flexibilidad y comodidad en el proceso. En más de una ocasión, es posible que nos hemos enfrentado a la necesidad de combinar hojas de cálculo de Excel o Google Sheets con Smartsheet. Sin embargo, cuando la simple exportación e importación de datos ya no es suficiente, Data Shuttle eleva la integración de estas herramientas a un nivel superior. Lo que facilita la automatización y crea nuevos métodos para centralizar y sincronizar nuestras fuentes de información en el entorno laboral. Si esta herramienta ha llamado tu atención, te invitamos a leer nuestra segunda y tercera entrega, donde te mostramos cómo crear flujos de trabajo con Data Shuttle. De igual forma, si necesitas orientación para adaptar esta aplicación a tus necesidades laborales específicas, no dudes en visitarnos en www.systec-consulting.net para obtener una solución personalizada, o bien escribenos a info@systec-consulting.net con todas tus dudas.

Smartsheet ofrece varias opciones para automatizar tus flujos de trabajo, simplificando la gestión y liberando tu tiempo para otras tareas y una comunicación más efectiva. Sin embargo, en algunos casos, la integración con recursos externos es la única forma de trabajar. En el artículo anterior, conociste algunas de las características de Data Shuttle, una aplicación premium que expande el alcance de Smartsheet, permitiendo la integración con documentos de Excel y Google Sheets. En esta ocasión, conocerás paso a paso cómo crear un flujo de trabajo, de manera que puedas entender mejor el funcionamiento de la herramienta, así como sus posibles usos en el entorno laboral. Vamos a tomar como ejemplo una hoja de Smartsheet en la que se sigue el progreso de las oportunidades de venta de unos productos en distintas regiones del país. En este lugar, se centraliza la información de cada cliente y el producto de su interés, junto con los costos reales, ponderados y la probabilidad de compra. Por otro lado, cada distribuidor regional se encarga de monitorear su área de ventas. En este caso, la Región Centro supervisa las ventas en CDMX, Puebla y Tlaxcala. Debido a que aún no cuentan con una licencia de Smartsheet, siguen trabajando con Google Sheets, pero como tú ya tienes un esquema centralizado de información en Smartsheet, necesitas actualizar tu información con sus reportes. Las imágenes anteriores muestran que la Región Centro proporciona información más detallada, omitiendo fechas y nombres en algunos casos. Lo que se necesita es que la información se actualice de manera instantánea, sin intervención de nadie, ni de ningún tipo de alerta o notificación. Con el poder de Data Shuttle, se puede establecer un flujo de trabajo que automatice la importación de toda la información nueva. 1. Primero crea un flujo de carga (upload) en Data Shuttle, ya que se busca cargar la información desde el reporte en Google Sheets hacia tu hoja centralizada de Smartsheet. 2. Después, selecciona tú “archivo fuente”, que en este caso es el reporte de Google Sheets. Para acceder a él, simplemente inicia sesión (Haz clic en el botón Sign In, de color azul) con tu cuenta de Google Drive y otorga permiso a Smartsheet para tener acceso a la base de datos. *Este proceso se realizará una sola vez al intentar añadir cualquier elemento de Google Drive en Data Shuttle. 3. Luego, selecciona el “archivo objetivo”, que es la hoja de Smartsheet en donde se recopilarán los datos. En este paso, defines cómo se comportará el flujo de trabajo. En el ejemplo, se copiarán todos los datos de cada fila cuando Data Shuttle detecte una coincidencia única entre los valores de una columna específica. 4. La siguiente opción te permite establecer filtros para seleccionar los datos a copiar y aquellos que se excluirán. En este ejemplo, no se aplicará ningún filtro y se dejará en blanco. 5. Ahora sigue la parte más importante: El mapeo de columnas. En este paso, se definen las columnas de las que se tomará información y hacia dónde deberán ser vinculadas. Data Shuttle intentará hacer coincidir automáticamente las columnas del archivo fuente con las del archivo objetivo si tienen nombres similares o iguales. Aún así tienes la libertad de personalizar estas conexiones según tus necesidades. *En este caso, es importante notar que el “identificador único de columna” debe ser un valor único para cada fila. Esto asegura que la información se dirija correctamente a su destino sin confusiones. 6. Antes de terminar, configura un calendario de actualizaciones, para que la información se actualice todos los días en períodos cortos de tiempo (el mínimo es de 15 minutos). De esta manera, tu información en Smartsheet estará siempre al día y actualizada. 7. Finalmente, tendrás la opción de crear fórmulas para los datos que se van a transferir, pero en este caso, se omitirá, ya que no es necesario para el ejemplo. ¡Listo! Con esto ha quedado configurado tu flujo de trabajo, deja de preocuparte por actualizar manualmente la información y concéntrate en continuar con la búsqueda de clientes para maximizar tu productividad. Seguro has notado el potencial de esta herramienta y como sabemos que cada situación es única, te invitamos a visitarnos en www.systec-consulting.net o bien escríbenos a info@systec-consulting.net, para ayudarte a encontrar el flujo de trabajo a la medida para tu entorno de trabajo. Te esperamos en el próximo artículo, donde te presentaremos ejemplos aún más fascinantes del uso de Data Shuttle. Así podrás comprender el mundo de posibilidades que tendrás en tus manos al adquirir esta increíble aplicación premium de Smartsheet.

Las primeras funciones de inteligencia artificial generativa están apareciendo en Smartsheet y con ello, se viene una lluvia de posibilidades que tendrás que explorar a medida que integres plenamente la IA en tu vida diaria. Mientras este momento llega, aquí tienes unas cuantas ideas para dar tus primeros pasos, específicamente con el generador de textos de Smartsheet. Esta función del asistente de inteligencia artificial te permite interpretar la información de tus hojas (la seguridad de tus datos está garantizada por Smartsheet, así que no te preocupes) a través de una ventana de texto en donde puedes escribir instrucciones simples o complejas, casi como si estuvieras hablando con una persona. Antes de adentrarse en el funcionamiento, es importante tener presentes estas cuatro características de la inteligencia artificial en Smartsheet: 1. La IA es una herramienta. Aunque a veces su comportamiento pueda asemejarse al humano, es importante recordar que la aplicación y los resultados obtenidos con su uso serán tu responsabilidad. 2. La IA no es omnisciente. Sus respuestas se basan en algoritmos y bases de datos construidas mediante interacciones. Por lo tanto, la información entregada no es una verdad comprobada, sino lo que la IA interpreta como la mejor respuesta. Es fundamental que se verifique y garantice la fiabilidad de estos datos antes de utilizarlos para acciones críticas o importantes. 3. La IA es amoral. Al carecer de conciencia y juicios humanos, es importante considerar que la información proporcionada podrá tener sesgos y reflejar opiniones inapropiadas (discriminatorias, ofensivas, etc.). Se puede decir, que la IA es incapaz de discernir entre lo correcto y lo incorrecto. 4. La IA se basa en probabilidades. Esto significa que las respuestas no están originadas en la creatividad pura, sino en la réplica de circunstancias similares dentro de su base de datos. Debido a esto, no esperes que las respuestas sean únicas entre los usuarios, sino que es probable que haya muchas similitudes entre ellas. Teniendo todo esto en cuenta, puedes utilizar el generador de textos de manera responsable y consciente, aplicándolo en contextos adecuados para obtener resultados satisfactorios y útiles. A continuación, algunos ejemplos de cómo empezar a usarlo: Traduce textos a diferentes idiomas en segundos Si necesitas comunicarte con otros en distintos idiomas o traducir contenido de tu página web, manuales, campañas de marketing, o cualquier otro material, puedes aprovechar las capacidades de la inteligencia artificial de Smartsheet. Además, puedes organizar el contenido a traducir en una o varias columnas y generar las versiones en las columnas correspondientes al idioma objetivo. En este ejemplo, se utiliza la IA para llevar un control de las traducciones de contenido para una plataforma de venta de ropa en línea. Se organizan los textos según sus categorías y la plataforma en la que debían colocarse, lo que facilita la comunicación con el equipo para realizar correcciones antes o después de los lanzamientos. El generador de texto y resúmenes permitió generar todo este contenido en aproximadamente dos minutos, con la simple instrucción de “Traduce [Columna con texto en español] al idioma tal”. Gracias a que el asistente virtual reconoce las columnas, solo se tuvo que dar clic en “Volver a generar” fila por fila y aplicar el resultado en cada celda correspondiente. De seguro, has notado lo deficientes que pueden llegar a ser los traductores en línea, por lo que es muy satisfactorio ver que la inteligencia artificial presenta resultados mucho más naturales. Aun así, tu equipo de expertos siempre debe verificar y corregir estos textos. La ventaja es que ya no tienen que empezar desde cero, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Nutre tu creatividad y ahorra tiempo Otra función valiosa que el generador de textos de Smartsheet te ofrece, es la capacidad de integrar ideas y adaptarlas a contextos específicos, lo que resultará muy útil. Puedes apoyarte en la gran versatilidad de la IA para redactar un correo electrónico con la información de las celdas y enviárselo al equipo de traductores, recibir sugerencias sobre títulos cortos y concisos para menús y carpetas, generar instrucciones claras para diferentes procesos y crear nuevas descripciones de contenido para la página web, por mencionar solo unos pocos ejemplos. Depende de ti formular instrucciones precisas para obtener los mejores resultados del asistente virtual, así como aprovecharlo de tantas formas como te sea posible. Solo recuerda que, por muy buenas que puedan parecer sus respuestas, siempre debes revisar, mejorar y adaptar el contenido del texto. Analiza y resume la información de tus columnas A medida que las hojas crecen y se añaden más columnas para un seguimiento más detallado, la búsqueda de información y la colaboración entre equipos se vuelven más complejas. Un asistente virtual capaz de interpretar grandes cantidades de datos en segundos, sin necesidad de navegar celda por celda, es una herramienta invaluable. A su vez, la solución de traducción de contenidos incluye una sección dedicada a la gestión de fechas para revisiones, lanzamientos y correcciones de textos, asegurando un seguimiento preciso y oportuno del proceso. En este caso específico, el asistente virtual ayuda a decidir si es necesaria una sesión de retroalimentación con el equipo de traductores. En el ejemplo, el asistente concluyó que no era necesaria, ya que tal como informa el campo “Resultado”, el error no ocurrió durante la traducción del texto, sino en la configuración de la página web. Recuerda, la inteligencia artificial no solo reduce el análisis manual de información, sino que también permite adaptar soluciones para una integración perfecta con asistentes virtuales. ¡Comienza a aplicar estas ideas en tus hojas de Smartsheet! Crea tus propios métodos de integración, aprovechando todas las funcionalidades de esta herramienta. ¿Quieres obtener más consejos sobre cómo aprovechar la inteligencia artificial en tu caso de negocio? Buscanos en www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net y con mucho gusto te ayudaremos a encontrar la mejor solución para ti.

Las reuniones de trabajo son esenciales en cualquier empresa, pero pueden volverse improductivas si no se gestionan adecuadamente. Para garantizar que sean eficientes y efectivas, es fundamental seguir una serie de prácticas y consejos que optimicen el tiempo y los recursos de todos los participantes. 1. Evita las reuniones innecesarias Antes de convocar una reunión, considera si es realmente necesaria. No te sientas obligado a mantener estos encuentros simplemente porque están programados. Revisa regularmente la necesidad de cada sesión recurrente y cancela las que no sean esenciales. A veces, un correo electrónico o una notificación automática desde la plataforma de gestión de proyectos puede ser suficiente. Si decides que la reunión es necesaria, define claramente su objetivo. ¿Es para tomar una decisión, realizar una lluvia de ideas, o informar sobre algo? Un propósito claro ayuda a mantener la reunión enfocada y evita las divagaciones. 2. Prepara una agenda detallada Una agenda bien estructurada es crucial para mantener la reunión en marcha. Distribuye con antelación los temas a tratar, el tiempo asignado a cada uno y quién será el responsable de presentarlos. Esto permite a los participantes prepararse con anticipación y promueve un flujo de trabajo ordenado. 3. Selecciona el formato adecuado Actualmente, las reuniones pueden ser tanto virtuales como presenciales, cada una con sus propias ventajas y desafíos. Comprender estas diferencias es importante para elegir el formato más adecuado y aplicar los consejos de manera efectiva. 4. Limita el número de participantes Invita únicamente a las personas cuya presencia sea realmente necesaria. Un grupo pequeño facilita la toma de decisiones y fomenta la participación activa. Si hay personas que solo necesitan estar informadas, considera enviarles un resumen después de la reunión en lugar de incluirlas. Además, diversas plataformas, como las que se utilizan en SYSTEC Consulting, permiten enviar automáticamente una minuta de reunión una vez se hayan registrado todas las notas, compromisos y acuerdos. 5. Establece límites de tiempo Define una duración específica para la reunión y respétala. Si no se logran cubrir todos los temas en el tiempo asignado, programa una segunda sesión en lugar de extender la primera. Además, asigna tiempos específicos a cada tema de la agenda para asegurar que todos se traten adecuadamente. 6. Facilita la participación activa Fomenta la participación de todos los asistentes. Haz preguntas directas y solicita opiniones para involucrar a todos los miembros del equipo. Una buena práctica es designar a un facilitador para moderar la discusión y asegurar que la conversación se mantenga enfocada y equilibrada. 7. Usa herramientas tecnológicas Las herramientas de videoconferencia, las plataformas de colaboración en línea, pizarras virtuales y los sistemas de gestión de tareas como Smartsheet pueden hacer que las reuniones sean más eficientes. Utiliza estas tecnologías para compartir documentos instantáneamente, revisar pendientes y avances en dashboards interactivos en tiempo real, tomar notas y asignar tareas directamente durante la reunión. 8. Toma notas y define acciones Asigna a alguien la tarea de tomar notas detalladas durante la reunión. Estas deben incluir las decisiones tomadas, los responsables de cada tarea y los plazos establecidos. Al final del encuentro, repasa las acciones acordadas y asegúrate de que todos los participantes comprendan sus responsabilidades. Una buena práctica es realizar estas anotaciones directamente en una hoja colaborativa de Smartsheet, accesible para todos los participantes. 9. Recapitula y cierra efectivamente Dedica los últimos minutos de la reunión a hacer un resumen de lo que se discutió y las acciones a seguir. Esto asegura que no haya malentendidos y que todos los asistentes tengan claro el próximo paso. Un cierre efectivo ayuda a consolidar lo acordado y a preparar el terreno para futuros encuentros. 10. Solicita retroalimentación Pide a los participantes su opinión sobre cómo mejorar las futuras reuniones. Esto puede hacerse a través de encuestas anónimas o discusiones abiertas. El feedback es esencial para identificar áreas de mejora y hacer los ajustes necesarios. La clave para reuniones de trabajo más productivas y ágiles reside en la planificación detallada, la participación activa y el uso eficiente del tiempo y los recursos. Al implementar estos consejos, podrás transformar tus reuniones en herramientas efectivas para la toma de decisiones y la colaboración, en lugar de considerarlas una carga administrativa. La tecnología, como lo es un software de gestión de tareas, mejora significativamente las reuniones de trabajo al proporcionar herramientas para la planificación, ejecución y seguimiento efectivo de las mismas. Al integrar estas soluciones, puedes asegurarte de que tus reuniones sean más organizadas, eficientes y orientadas a resultados. En SYSTEC Consulting somos expertos en la transformación digital de las empresas y procesos de negocios, si quieres conocer más acerca de las soluciones que tenemos para ti, visita nuestra pagina web www.systec-consutling.net o escribenos a info@systec-consulting.net para recibir la atención personalizada.

El tiempo es un recurso valioso y la eficiencia es clave para el éxito. Por ello, la manera en que interactúas con las herramientas y plataformas que usas a diario impacta significativamente en tu productividad y satisfacción. En este contexto, el diseño de experiencias de usuario en Smartsheet es esencial para que sea la herramienta intuitiva y efectiva que es hoy en día. Esto va más allá de ser una interfaz atractiva, implica crear un entorno de trabajo funcional que se adapte a las necesidades individuales de cada usuario. Desde la organización de proyectos hasta la gestión de tareas y la colaboración en equipo, cada interacción de la plataforma está cuidadosamente diseñada para maximizar la efectividad en el trabajo. En este artículo, descubre cómo el diseño centrado en el usuario de las automatizaciones en Smartsheet influye positivamente en la efectividad laboral. Además, aprende cómo estas automatizaciones simplifican tareas, optimizan procesos y promueven la colaboración entre equipos, todo ello con el objetivo de impulsar la productividad y el éxito profesional de cada usuario. Flujos de automatización Los flujos son secuencias de acciones automatizadas configuradas para responder a situaciones específicas dentro de una hoja. Estos permiten a los usuarios crear procesos automatizados más complejos y personalizados, superando las simples reglas y acciones individuales. Cada uno está compuesto por una serie de condiciones y acciones que se ejecutan en respuesta a las modificaciones que suceden en la hoja. La interfaz de esta herramienta ha sido cuidadosamente diseñada para facilitar la exploración y creación de estos flujos. La interfaz de la los flujos de automatización en Smartsheet ofrece: Acceso desde un panel dedicado en la plataforma. Creación de nuevos flujos con un proceso guiado a partir de plantillas o desde cero. Configuración de desencadenadores y condiciones que activan el flujo. Establecimiento de acciones automáticas a ejecutar. Representación visual del flujo para una comprensión clara (incluyendo una vista de tipo diagrama que muestra las condiciones y acciones del flujo en secuencia). Edición y gestión sencilla de flujos existentes. Experiencia de usuario en los flujos de automatizaciones El diseño centrado en el usuario en Smartsheet se refleja en la manera en que la información se organiza y se presenta. La interfaz está diseñada para minimizar la carga cognitiva, facilitando la comprensión y la navegación para los usuarios. Por ejemplo: Iconos universales: Se utilizan iconos reconocibles globalmente para representar acciones comunes, como guardar, imprimir, eliminar, etc. Y se eligen cuidadosamente para que sean identificables por los usuarios sin necesidad de texto explicativo adicional. Consistencia semántica: Los iconos se usan de forma consistente en toda la herramienta para representar acciones similares. Por ejemplo, el icono de engranaje se usa para acceder a configuraciones en diferentes partes, lo que permite a los usuarios asociar rápidamente el icono con una acción específica sin necesidad de aprender nuevos significados. Feedback visual: Los botones e iconos brindan retroalimentación visual al interactuar con ellos. Por ejemplo, cambian de color o forma al pasar el cursor sobre ellos para indicar su interactividad. Del mismo modo, después de hacer clic, cambian de estado para confirmar la acción realizada, ofreciendo retroalimentación inmediata al usuario. Simplicidad: Se prioriza la simplicidad en el diseño para evitar la sobrecarga visual y facilitar la comprensión, evitando la inclusión de detalles innecesarios que puedan causar confusión. En conclusión, la herramienta de flujos de automatización en Smartsheet se destaca por la aplicación cuidadosa de principios semióticos, cognitivos, ergonómicos y de usabilidad en su diseño. La incorporación de iconos universales, la consistencia semántica, el feedback visual y la simplicidad en la interfaz hacen que sea altamente intuitiva y accesible para los usuarios. Recuerda, las automatizaciones son una poderosa herramienta que permite a los usuarios centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor, ayudando a: Eliminar tareas manuales repetitivas. Agilizar procesos y reducir tiempos de respuesta. Reducir errores humanos asociados con tareas repetitivas. Optimizar el tiempo dedicado a actividades de mayor valor. Mejorar la productividad general al trabajar de manera más eficiente. El diseño centrado en el usuario no solo mejora la usabilidad, sino que también potencia la funcionalidad y el poder de la herramienta de flujos de automatización en Smartsheet, convirtiéndola en una opción poderosa y práctica para una amplia gama de usuarios. ¡Así se transforma y aumenta tu productividad! Si quieres conocer más acerca de esta u otra herramienta de Smartsheet te invitamos a visitar nuestra paǵina web www.systec-consulting.net  o escibirnos directamente a info@syste-consulting.net para recibir atención personalizada.

Si sientes que tus jefes o compañeros se han pasado de la raya con sus comentarios sobre tu trabajo en la última reunión… Lee este artículo y compartelo con ellos. En él, podrás aprender sobre la retroalimentación en el equipo de trabajo, así como algunos métodos y consejos para que en su próxima junta salgas con una sonrisa en lugar de un ceño fruncido. Antes de seguir adelante, hay que definir este concepto: la retroalimentación es una parte esencial de cualquier proceso. Consiste en tomar información clave de los resultados para mejorar el rendimiento hacia un objetivo ideal. En términos generales, existen dos tipos principales de retroalimentación: Retroalimentación positiva Este método debe aplicarse con cuidado, ya que, en pocas palabras, implica volver a introducir los resultados positivos con el fin de motivar y reforzar el rendimiento Por ejemplo, en ventas, se puede observar al comienzo de las reuniones de planificación, cuando el director insta a los gerentes a superar las ventas del año anterior. Sin embargo, si esta decisión se toma sin considerar variables como el estado del mercado, el desempeño del equipo, la calidad del producto, la competencia, etc., podría generar una presión injustificada y provocar un colapso en el equipo. Esta retroalimentación es viable siempre y cuando se realice de manera consciente y cuidadosa, buscando siempre reforzar los resultados deseables, pero manteniendo siempre un límite. Al celebrar los éxitos de un compañero, se debe hacer sentir reconocido y alentado, sin presionarlo para que busque metas inalcanzables o para que se sienta superior al resto del equipo. Retroalimentación negativa Este enfoque es bastante común y, aunque su nombre puede sonar un poco desfavorable, en realidad produce resultados más controlables, confiables y efectivos, siempre y cuando se tengan en cuenta las variables adecuadas y se ejecute correctamente. En esta retroalimentación se vuelve a introducir valores bajos comparados con un estado inicial. Esto hace que cada vez que los resultados se desvíen de este estado inicial, el nuevo ciclo se acerque más a él. Esto reduce la variabilidad y ayuda a que el sistema sea más estable. Si gestionas proyectos, probablemente has tenido que discutir con tu equipo sobre los resultados y explicarles en qué áreas necesitan mejorar. Al señalar los puntos débiles de su trabajo, los estás motivando a convertir esos resultados negativos en lecciones para futuros ciclos, con el objetivo de mejorar la calidad de los productos o servicios. Recuerda que las críticas, regaños y quejas constantes no generarán un impacto positivo en las personas, sino que tendrán el efecto contrario: desinterés, falta de participación y desconexión en los equipos de trabajo. Es importante tener en cuenta las emociones humanas al expresar opiniones sobre las acciones y resultados para que los colaboradores se sientan comprendidos y respaldados en el crecimiento profesional y personal. En este contexto, hay algunas acciones que pueden ayudarte en este proceso. 1. Ten en mente los objetivos específicos del trabajo para identificar qué aspectos obstaculizaron los resultados deseados. Evita desviarte del punto clave de la retroalimentación para evitar que se convierta en una sesión de quejas o reclamos. 2. Prepara los temas que deseas abordar y organiza reuniones específicamente para la retroalimentación. De esta manera, tu equipo podrá anticiparse a recibir comentarios sobre su desempeño, tanto positivos como negativos, en lugar de sentirse atacados o expuestos. 3. Presta atención al vocabulario que usas y evita los juicios de valor. Por ejemplo, en lugar de decir "deja de ser impuntual", podrías optar por algo más constructivo como "es importante presentarse temprano en las reuniones". 4. Sé consciente de las emociones de los demás y muestra empatía en todo momento. Si notas que la situación se está volviendo tensa, considera hacer una pausa o cambiar de tema para aliviar la tensión. 5. Valora las opiniones y el trabajo de tus compañeros, e involúcralos en el proceso de retroalimentación. Pídeles sugerencias y actúa como un guía para encontrar soluciones efectivas en lugar de imponer tus ideas. 6. Enseña a otros cómo recibir retroalimentación y da ejemplo practicando lo que predicas. Trabaja en ti mismo y demuestra que sabes cómo manejar críticas de manera madura, convirtiéndolas en oportunidades de mejora. Con el tiempo, verás cómo el proceso de retroalimentación se adapta a la dinámica de trabajo del equipo. La clave está en que los miembros se sientan cómodos y seguros para expresar opiniones y admitir errores ante el grupo. Dado que el proceso involucra a personas, habrá muchos factores que afectarán los resultados del equipo. No obstante, puedes aumentar las probabilidades de éxito al promover estas prácticas éticas en el entorno profesional: Conoce auténticamente a tus colegas, comprende su trabajo y desafíos, y bríndales apoyo. La interacción entre diferentes áreas fortalece la calidad de la retroalimentación y enriquece los procesos. Mantén una comunicación respetuosa y profesional, y nunca des por sentado cómo prefieren ser tratados tus colegas. Preguntarles es clave para establecer una relación de trabajo efectiva. Fomenta la cultura de la retroalimentación. Participa en cursos, comparte artículos y ejemplos de buenas prácticas para promover el intercambio de feedback constructivo. Promueve buenas prácticas administrativas, como documentar lecciones aprendidas, definir roles y responsabilidades, y establecer vías claras de comunicación. Cuando las metas están claras, la retroalimentación es más efectiva. Utiliza herramientas automatizadas para gestionar y rastrear procesos. Esto te permitirá enfocarte en actividades valiosas, como las sesiones de retroalimentación. En SYSTEC Consulting, empleamos Smartsheet para la gestión interna de nuestros procesos administrativos, incluyendo la planificación y seguimiento de sesiones de retroalimentación entre equipos, el proceso de inducción para nuevos colaboradores y una bandeja de comentarios, sugerencias e iniciativas de cualquier miembro del equipo sobre cómo mejorar cualquier área de la empresa. Si estás interesado en implementar estas u otras acciones y buenas prácticas en tu empresa, te invito a que nos contactes en www.systec-consulting.net para recibir atención personalizada sobre cómo lograrlo mediante Smartsheet.

En Smartsheet, la gestión de recursos es una herramienta que ha estado presente desde el inicio. Esta permite asignar recursos a los proyectos de manera eficiente, lo que aumenta la productividad y facilita el trabajo en equipo. Por ello, la vista de recursos es fundamental para evitar la sobreasignación y facilitar la programación clara y sencilla de actividades. Esto permite seguir el progreso y alcanzar los objetivos de manera efectiva. Todas estas características solían estar disponibles en la configuración del proyecto en las hojas de Smartsheet, específicamente en el apartado de administración de recursos en el Legacy Resource Management… hasta ahora. Recientemente, esta funcionalidad ha sido actualizada, llevando todas estas características a un nuevo nivel, No solo ha cambiado la forma en que accedemos a ellas, sino que también hay muchas más mejoras. En este artículo, conoce de primera mano estos emocionantes cambios para que no te pierdas nada. Diseño más atractivo y accesible La visualización de la gestión de recursos es esencial para la herramienta, ya que debe ser fácilmente interpretable por cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia. Por eso, se han realizado algunos cambios en la interfaz para mejorar esta comprensión. Empezando por cómo acceder a ella, antes, la vista de recursos se accedía desde la vista de Gantt, activando previamente el Legacy Resource Management en la Configuración del proyecto. Ahora, se ha simplificado el proceso de acceso: la vista de recursos está disponible en el panel derecho de la pantalla con solo hacer clic en el siguiente ícono. Además, se ha implementado un código de color intuitivo en las barras de asignaciones y en los indicadores de disponibilidad y carga de trabajo, con el objetivo de mejorar la conexión con el usuario. Mapa de calor de carga de trabajo El mapa de calor de carga de trabajo ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo de la duración del proyecto, ayudando en la toma de decisiones sobre asignaciones y personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente. El codigo de color es el siguiente: Este mapa ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo del proyecto, lo que ayuda en la toma de decisiones sobre las asignaciones y el personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente, utilizando el siguiente código de color: Cronograma de carga de trabajo Se trata de una perspectiva simple pero efectiva, los nombres de los recursos están en el lado izquierdo, la escala de tiempo en la parte superior, y en el centro, las barras de colores muestran las duraciones de las actividades y el porcentaje de asignación. Desde esta vista, puedes identificar qué otros proyectos están contribuyendo a la sobrecarga de trabajo (representados en un tono gris medio) y ajustar la asignación de los proyectos para solucionar este problema. Sin embargo, es importante tener en cuenta que solo se pueden modificar las asignaciones en el cronograma de carga de trabajo correspondiente a la hoja actualmente abierta. Además, no podrás monitorear la carga de trabajo de colaboradores externos que no tienen licencia si no están dados de alta en el Centro de administración. Además, es una vista totalmente interactiva, que permite no solo ajustar el porcentaje de asignación, si no también modificar la duración y las fechas de actividades, reasignar a otros miembros del equipo e incluso agregar tareas nuevas, que se colocarán en la parte inferior de la cuadrícula del plan de trabajo. La gestión de recursos en Smartsheet ofrece una solución completa para optimizar la carga de trabajo en proyectos. Con una interfaz simplificada, visualización intuitiva de datos y herramientas de análisis poderosas, los usuarios pueden tomar decisiones informadas que impulsen el éxito de sus proyectos. Esta nueva función mejora la eficiencia operativa y fomenta una mayor colaboración y alineación dentro de los equipos. ¡No te pierdas la oportunidad de probar esta herramienta en tus procesos y proyectos para aumentar tu productividad! Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Smartsheet en la gestión de proyectos y explorar opciones para la gestión de recursos, entra a www.systec-consulting.net para recibir atención personalizada. Recuerda que también existe una plataforma adicional de Resource Management by Smartsheet por si necesitas administrar los recursos, tus hojas de tiempo, tarifas laborales y ocupación en diferentes proyectos de una manera aún más detallada.