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Al trabajar en Smartsheet, comúnmente tenemos la información de nuestro trabajo repartida en diferentes hojas o informes. A veces es posible que necesitemos reunir ciertos datos en una hoja específica para tener a la mano información crítica. Sin embargo, conectar la información de bases de datos o distintos procesos puede ser un desafío, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de datos. Para realizar esto podemos usar diferentes funcionalidades de Smartsheet como: Enlaces de celda. Esta funcionalidad permite crear un vínculo directo entre celdas de diferentes hojas. El beneficio es que cuando la información se modifica en las hojas de origen, el enlace se actualiza automáticamente, mostrando siempre el dato más reciente. Fórmulas de referencias cruzadas entre hojas. En la plataforma se pueden aprovechar funciones de búsqueda como VLOOKUP, INDEX y MATCH para traer datos relevantes de otras hojas. Adicionalmente se pueden usar funciones como SUM, COUNT, AVG, etc. para ejecutar cálculos con la información ubicada en distintos archivos. Los valores calculados también se actualizarán en tiempo real en función de los cambios en la hoja de origen. DataMesh. El objetivo de esta aplicación de Smartsheet es realizar el mapeo de la información entre múltiples hojas para agregar automáticamente valores correspondientes, crear enlaces de celda o mantener actualizada la información, todo en función de una variable en común. Todas éstas herramientas cambian fundamentalmente la forma en que puedes manipular los datos en Smartsheet, ya que brindan mayor flexibilidad y capacidad para crear conexiones con toda la información de tu equipo, sin ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas o buscar manualmente la información para copiar y pegar. Es importante considerar que mientras los enlaces de celda funcionan a nivel individual y se realizan de manera manual seleccionando una celda específica de una hoja de origen, las fórmulas funcionan a nivel de columna. El funcionamiento de fórmulas logra que exista más automatización, aunque su generación requiere de un conocimiento más técnico del uso y de la sintaxis de fórmulas. Cabe destacar, que ambas funcionalidades están disponibles en cualquier plan de licenciamiento de Smartsheet. Ahora, DataMesh es una aplicación premium de Smartsheet que nos ayuda a dar un siguiente paso, ya que proporciona una función de búsqueda entre hojas e informes más avanzada. Para utilizar DataMesh debes contar con un plan de licenciamiento que incluya esta aplicación. Además es necesario que seas el propietario o administrador tanto en las hojas de origen como en las de destino. Con DataMesh puedes: Consolidar la información de varias hojas al mismo tiempo trayendo automáticamente la información de una hoja específica o, incluso, de un reporte. Realizar más rápido y fácil el mapeo de la información para múltiples columnas, olvidando la necesidad de uso de fórmulas de VLOOKUP o enlaces manuales. Definir el valor de búsqueda (variable en común), columnas requeridas, frecuencia de la ejecución y el detalle de la acción. Sobrescribir o completar datos en una hoja de destino, generando enlaces en tiempo real o copiando los valores existentes de forma automática. Sincronizar la información entre las hojas de origen y de destino para poder mantenerlas siempre actualizadas. Evitar sobrepasar la limitante del número de las referencias cruzadas y enlaces en las hojas de Smartsheet. Obtener un reporte de cada operación que permite identificar rápidamente datos faltantes, duplicados, errores, no coincidencias, etc. Crear múltiples configuraciones para mapear datos de múltiples fuentes a una sola hoja de destino. Escenarios donde deberías considerar usar DataMesh: Si necesitas contar con una manera más simple y rápida de evitar ingreso de datos repetidos y copiado manual. Cuando tienes una cantidad significativa de enlaces o fórmulas que hacen referencia a otras hojas, y comienzas a notar tiempos de carga más largos que afectan el rendimiento de la plataforma. Si estás preocupado por llegar a la limitante de la cantidad permitida de referencias y enlaces en la hoja de cálculo. Cuando deseas obtener la información, buscando los datos correspondientes en varias hojas al mismo tiempo. En SYSTEC sabemos que tener la información correcta en el momento preciso es fundamental para mejorar y acelerar la toma de decisiones en tu organización y actuar con mayor rapidez. Los enlaces de celdas, el uso de funciones de búsqueda y DataMesh hacen que sea más fácil y rápido conectar tus datos para que puedas enfocarte en la información necesaria para avanzar y acelerar tu trabajo creando una solución funcional y escalable. Ahora que conoces las diferentes opciones para conectar datos entre varias hojas o informes, puedes organizar tu información de manera mucho más eficiente para ahorrar tiempo y también reducir los errores que pueden surgir al copiar y pegar o importar y exportar datos. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, DataMesh, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Smartsheet constantemente pone a disposición nuevas funcionalidades y capacidades que permiten crear mejores soluciones para el trabajo diario. Uno de los usos principales de la plataforma es dar visibilidad a los datos críticos y conocer los avances y los pendientes de cualquier proceso o proyecto en tiempo real, lo cual se logra muy bien con los tableros gráficos de Smartsheet. Ahora, para tener esta información aún más cerca y sin tener que preparar resúmenes de datos por medio de fórmulas, Smarstheet agrega una nueva herramienta llamada “Perspectivas de Trabajo”, disponible para los planes de tipo Enterprise o superior. Ésta nueva funcionalidad permite generar gráficos de forma automática directamente en la hoja y sin la necesidad de emplear fórmulas, usando datos actuales e históricos del proceso o proyecto. Los gráficos de los que disponemos en Perspectivas de Trabajo, son los siguientes: Instantánea de la columna: Éste gráfico nos permite ver el comportamiento de los valores de una columna dentro de una fecha específica. Por ejemplo, si queremos ver el comportamiento del estatus de las tareas o de las actividades en alguna fecha específica, con este gráfico podemos generarlo automáticamente. Serie temporal: Mediante éste gráfico podemos visualizar el comportamiento de los valores de una columna específica en un intervalo de fechas particulares que deseamos analizar. En este gráfico podemos definir el ciclo con el que se toman los datos, si es de forma diaria, semanal o mensual. Por último, podemos decidir qué valores de la columna queremos visualizar, si son todos los valores o solo uno en particular. Tabulaciones cruzadas: Con esta última opción de gráfico, podemos realizar la comparación de los valores de dos columnas que nosotros designemos, con lo que se generará una tabla consolidada con los valores de ambas columnas, a partir de una fecha en concreto. Además, en todas las Perspectivas de Trabajo es posible aplicar un filtro de una o varias condiciones para ver los valores concretos que deseamos tener plasmados en nuestros gráficos y, así, analizar mejor el rendimiento de nuestro trabajo. La gran importancia y el enorme valor agregado de Perspectivas de Trabajo es que realizar unos gráficos parecidos sin esta herramienta podría ser muy complejo, o en algunos casos sencillamente imposible. Esto se debe a que en éste momento no se puede realizar formulación en Smartsheet utilizando datos históricos o los valores previos de las celdas. Por lo que Perspectivas de Trabajo se convierte en una herramienta infalible para obtener el comportamiento histórico de los valores de columnas clave, viendo tendencias y cuellos de botella. Si tienes dudas o te interesa seguir aprendiendo sobre ésta gran herramienta, escríbenos a info@systec.com.mx para brindarte asesoría personalizada, mostrarte más acerca de los beneficios del plan Enterprise de Smartsheet, soporte y consultoría de acuerdo a tus necesidades.

Existen muchas complicaciones a la hora de cumplir objetivos, ya sean empresariales y/o personales; esto es debido principalmente a que cometemos varios errores al momento de plantearlos. SMART: es la regla que nos permitirá plantear nuestros objetivos correctamente y de esta forma, poder llegar a cumplirlos exitosamente. ¿Cómo son los objetivos SMART y qué características tienen? Se utiliza la palabra “SMART” como regla mnemotécnica para recordar los 5 atributos que debe tener un objetivo: Específicos: nuestros objetivos deben de ser lo más concreto posible para poder identificar lo que queremos lograr. Lo más importante es contestar las preguntas: ¿qué es exactamente lo que quiero lograr?, ¿dónde?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿con quién? Medibles: es importante señalar características cuantitativas y cualitativas que nos ayuden a evaluar el rendimiento de nuestro objetivo, esto nos ayudará a determinar si cumpliremos la meta planteada. Alcanzables: la meta que se desea cumplir debe de ser desafiante pero no imposible. Lo más importante para que un objetivo sea alcanzable es plantear un compromiso tan fuerte que todos los implicados generen el esfuerzo necesario, y así cumplir el desafío. Realistas y relevantes: los objetivos planteados deben estar dentro de tus posibilidades y, además de ello, debes pensar si es que se encuentran alineados a la estrategia de tu empresa y/o si al cumplirlos te dejarán algún beneficio. Acotados a un periodo de tiempo: un objetivo bien estructurado requerirá un límite de tiempo en el que éste debe de ser alcanzado. Si no se tiene una fecha límite para lograrlo, se tomará más del tiempo previsto para alcanzar nuestro objetivo. Para obtener más información visita nuestra página https://www.systec.com.mx/ o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda.

¿A qué se refiere la triple restricción en la gestión de proyectos? En el panorama empresarial moderno, para una ejecución exitosa de proyectos se deben de tomar en consideración distintas variables. Sin embargo, desde el nacimiento de la gestión de proyectos como disciplina, se han identificado 3 principales restricciones de mayor impacto. Ésta teoría de la triple restricción, también llamada “Triángulo de Hierro” en la administración de proyectos, define los tres factores (y sus variaciones) de la siguiente manera: Alcance, tiempo, presupuesto Entregables, cronograma, costo Bueno, rápido, barato Si bien los nombres de los tres elementos pueden cambiar, todos miden esencialmente lo mismo: un presupuesto establecido, un cronograma o plazos de tiempo estimados y un conjunto fijo de expectativas o entregables. ¿Por qué se conoce como un triángulo? El triángulo es la forma geométrica más estable, que además de mostrar la relación entre los objetivos del proyecto, el tiempo que tomará producirlos y cuánto costará completar el trabajo, hace énfasis en que cualquier intento de hacer cambios a una esquina tendrá un impacto inmediato en las otras dos. Por ejemplo, si un cliente solicita una fecha de entrega más temprana, es probable que el proyecto necesite más recursos o tal vez una reducción del alcance. Lo mismo sucede en caso de requerir mayor alcance o funcionalidad, ya que inevitablemente tomará más tiempo realizarlo y costará más. Por último, si el cliente restringe el presupuesto tendrá que aceptar una menor cantidad de entregables. ¿Cuáles son las distintas variaciones del triángulo de hierro? Algunos administradores de proyectos consideran que el triángulo no está lo suficientemente detallado como para capturar todas las variables que afectan la ejecución de un proyecto. Por lo tanto, otro factor que comúnmente se introduce para complementar el triángulo revisado es el concepto de calidad. Sin embargo, existen diferentes puntos de vista al respecto, ya que la calidad es subjetiva. Por ejemplo, ¿se verá afectada la calidad general del trabajo realizado? o, ¿puede seguir siendo un trabajo de alta calidad con un alcance reducido? Éstas son las preguntas que un gerente de proyecto siempre debe tener en cuenta durante las conversaciones con las partes interesadas, sponsors y clientes. Otros expertos y el mismo PMBOK (“Project Management Body of Knowledge”) la guía de fundamentos para la dirección de proyectos, hablan de equilibrar las restricciones que compiten dentro del proyecto e incluyen, pero no se limitan a: alcance, calidad, tiempo, costo, recursos y riesgos. Además, a veces se recomienda usar una estrella de seis puntas, que incluye éstos componentes que son importantes, pero quizás demasiado subjetivos para medirlos como un pilar de restricción. ¿Qué beneficios trae la consideración de la triple restricción? Los principios de la triple restricción y cómo afectan un proyecto o programa tienen que ser establecidos temprano en el ciclo de vida de los mismos, ya que todos los proyectos tienen diferentes grados de sensibilidad a los cambios en una de las tres restricciones principales. Eso ayuda a un gerente de proyecto a ser proactivo en la definición de restricciones, en lugar de reactivo cuando algo cambia repentinamente. Adicionalmente, tener bien claros los conceptos y el entendimiento de su relación, proporciona transparencia y ayuda a identificar las posibles causas de la variación del alcance y las alternativas para abordar los problemas. Hacer cumplir el “triángulo de hierro” es una de las responsabilidades clave del administrador de proyecto y para eso necesita, entre otras cosas, desarrollar un cronograma y un plan de recursos para lograr el éxito del proyecto, así como llevar un control de cambios detallado. Sin duda alguna, en éste proceso es indispensable contar con el apoyo de un software especializado en la gestión de proyectos. ¡Conoce las soluciones tecnológicas que tenemos para ti en nuestra página www.systec.com.mx!

Para cumplir en tiempo y forma con los entregables de un proyecto, debemos de establecer un cronograma que albergará todas las tareas a realizar y que serán la guía para completar nuestro proyecto con éxito. Naturalmente, las actividades que van a conformar nuestro cronograma van a estar relacionadas entre sí. Por ejemplo, algunas tareas son secuenciales, lo que quiere decir que cuando termina una comienza otra. O algunas se pueden llevar de forma simultánea. Ésta relación entre las tareas se conoce como diagrama de precedencias. Las precedencias entre las actividades básicamente son de 4 tipos, indicando la forma en la que se relacionan las tareas. Éstas relaciones son las siguientes: Fin a Comienzo (FC): la tarea comienza después de que termina una anterior. Fin a Fin (FF): la tarea finaliza al momento que termina otra tarea. Comienzo a Comienzo (CC): la tarea comienza a la par que comienza otra tarea. Comienzo a Fin (CF): la tarea finaliza antes de que comience otra tarea. Tener nuestras tareas relacionadas con las cuatro dependencias mencionadas nos permitirá tener un correcto cálculo de la duración de nuestro proyecto y poder definir las tareas que están sobre nuestra ruta crítica. Configuración de dependencias en Smartsheet Considerando que el caso de uso más común de Smartsheet es la gestión de proyectos, la plataforma nos ofrece funcionalidades especiales para definir las relaciones entre tareas de un cronograma de proyecto. Dicha herramienta se habilita en las configuraciones del proyecto. Esto creará una columna en nuestro plan de trabajo llamada predecesoras. Al dar clic sobre cualquier celda en esta columna aparecerá un ícono de lápiz que habilitará una nueva ventana para la edición de predecesoras. En esta ventana podremos ingresar directamente el número de fila de nuestra tarea o escoger entre las tareas que podremos observar en una lista desplegable para definir la secuencia de la realización del trabajo. Además, dentro de ésta misma ventana del lado derecho tendremos una lista desplegable con las precedencias de tareas que revisamos anteriormente: FC, FF, CC y CF. Por último, tenemos un recuadro para definir si habría un tiempo de inactividad (retrasos) entre las tareas, o al contrario, un adelanto. Éstos tiempos se pueden ingresar manualmente en semanas, días, horas, minutos y hasta segundos, o inclusive una combinación entre éstas escalas de tiempo. Por otro lado, podemos ingresar directamente en la hoja de Smartsheet la relación de nuestra tarea sin tener que acceder a la ventana de editar predecesoras, agregando los siguientes datos: El número de la fila con la tarea a relacionar El tipo de relación que se tendrá entre las tareas (FC, FF, CC y CF) Los tiempos de retraso o adelanto, utilizando signos + / - y el número de horas, días, semanas, etc. Un ejemplo de cómo ingresar directamente una precedencia a la columna podría ser el siguiente: 5CC+6h, que se puede leer como: relación comienza-comienza con la fila 5, con un retraso de 6 horas. Por último, es importante recalcar que podemos agregar tantas tareas predecesoras como necesitemos, dependiendo de los casos específicos de nuestro proyecto. En conclusión, las relaciones entre tareas son un proceso de vital importancia para crear un cronograma para cualquier proyecto. Y Smartsheet nos ofrece la posibilidad de crear éstas relaciones de una forma clara e intuitiva. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una parte esencial de la planeación y la ejecución de todo proyecto es la asignación de recursos, ya que nos permite asegurar que el trabajo será realizado por personas que no solo tienen la habilidad, sino también tienen disponibilidad y no están sobrecargadas. Por esta razón, contar con un directorio de recursos que adicional a su rol nos proporcione visibilidad de su carga de trabajo, se vuelve crucial. Con éste propósito Smartsheet ofrece a sus usuarios una plataforma adicional conocida como Resource Management by Smartsheet. Este software (anteriormente llamado 10,000ft) fue fue adquirido por Smartsheet en mayo del 2019. Está enfocado en atender las necesidades de los equipos de trabajo para administrar sus recursos, registrar y rastrear el tiempo laborado, mantener bajo control el presupuesto y tiempo de proyectos, y pronosticar las necesidades de contratación. ¿Cómo se complementan Smartsheet y su plataforma de Resource Management? Dentro de las hojas de Smartsheet existe un panel de integración que nos permite conectar las plataformas y lograr una mayor visibilidad y alcance en la asignación de los recursos. En primer lugar, con ésta integración podemos generar automáticamente un proyecto en la plataforma de Resource Management sin salir del plan de trabajo correspondiente en Smartsheet. También podemos conectar proyectos ya existentes, así ahorrando tiempo y reduciendo tareas manuales. Como siguiente paso, podemos ir asignando los recursos necesarios en nuestro proyecto. Si todavía no estamos seguros de quién podría ocuparse de una u otra tarea, podemos colocar un “placeholder”: una asignación temporal que está relacionada al rol y disciplina específicos. Durante este proceso, el panel nos dejará ver automáticamente los datos de carga de trabajo, la disponibilidad o la sobreasignación generada de cada uno de los recursos para que los visualicemos y realicemos cualquier modificación en asignaciones antes de tomar una decisión definitiva. Inicialmente la integración entre Smartsheet y 10,000ft funcionaba en una sola dirección: las asignaciones y cambios se tenían que realizar directamente en el plan de trabajo de Smartsheet, ya que las modificaciones hechas en la plataforma de recursos no se sincronizaban de regreso. Sin embargo, la situación cambió completamente con la última actualización. Ahora es posible: Agregar o editar las asignaciones directamente en Resource Management y sincronizar esos datos (responsables, placeholders, porcentaje de asignación, fechas y nombres de actividades) a través del panel para que se actualicen las filas asociadas en el proyecto de Smartsheet. La información contenida en Resource Management ahora también podrá ser observada o disponible para interactuar dentro de WorkApps, permitiéndonos centralizar la información de ambas plataformas y realizar modificaciones en un solo lugar. Por último, en los dashboards o tableros de control también será posible interactuar con el panel de Resource Management si éste se encuentra habilitado en una hoja. Además de estas nuevas funcionalidades que pueden ser utilizadas entre Resource Management y Smartsheet, también es posible tomar provecho de las siguientes: Las diferentes vistas y los reportes que son creados en Resource Management pueden ser agregados ya sea en un tablero de Smartsheet o WorkApps como un elemento de contenido web. Ésta función es específicamente útil para tener siempre a la mano los datos de utilización, presupuesto, tiempo invertido en los proyectos y la disponibilidad general de los recursos. Una de las formas poco utilizadas de compartir información de Resource Management y Smartsheet al mismo tiempo es la impresión del tablero y a su vez su guardado en formato PDF. Utilizar ésta función permite obtener una captura de la información con los indicadores clave del proyecto y sus recursos, plasmarla para su distribución por correo electrónico o su almacenamiento . De ésta forma, utilizando ambas plataformas en conjunto, podremos obtener más valor y promover junto con Smartsheet y Resource Management la transparencia de la información de nuestros recursos y proyectos, e impulsar la colaboración dentro de nuestro equipo de trabajo. ¿Quieres obtener más información sobre Resource Management o el uso de Smartsheet para la gestión de proyectos? Visita nuestra página https://www.systec.com.mx/smartsheet o envíanos un correo a info@systec.com.mx para consultar cualquier duda o programar una demo.

¿Qué es un gráfico de dispersión? Un gráfico de dispersión es un tipo de gráfico que se utiliza normalmente para observar y mostrar visualmente la relación entre distintos conjuntos de datos. Este gráfico utiliza puntos para representar valores de dos variables numéricas diferentes. Los gráficos de dispersión son una herramienta ideal de control y apoyo para verificar la existencia de una correlación entre variables cuantitativas, así como para validar hipótesis de una posible causa-efecto. Con ayuda de esta representación de datos podemos responder preguntas, como: ¿cuál es la relación entre dos variables? ¿Cómo se distribuyen los datos? ¿Dónde están los valores atípicos? ¿Cuándo puedes utilizar una gráfica de dispersión? Tienes 2 variables numéricas, como pueden ser los resultados de encuestas, pruebas, datos demográficos, resultados de ventas etc. Necesitas determinar si las dos variables están relacionadas; por ejemplo, para identificar las posibles causas raíz de los problemas o para validar que efectos parecidos se producen por la misma razón. Buscas destacar las similitudes en un conjunto de datos. O, al contrario, quieres observar valores atípicos y entender la distribución general de los datos. Requieres una visualización de datos compacta y de lectura sencilla. ¿Cómo analizar los datos representados en la gráfica de dispersión? Como mencionamos, el uso principal de este tipo de gráfico es poder identificar o verificar una relación entre datos, ya que los puntos de representación no solo informan los valores, sino también forman patrones. Las relaciones identificadas entre las variables se pueden describir de muchas formas: positivas o negativas, fuertes o débiles, lineales o no lineales. Por ejemplo, si los datos forman una banda que se extiende desde la parte inferior izquierda a la superior derecha, lo más probable es que exista una correlación positiva entre las dos variables. Por otro lado, si es difícil ver un patrón y los puntos están dispersos, es probable que no haya ninguna correlación. Además, las gráficas de dispersión también pueden ser útiles para identificar otros patrones en los datos, como grupos con conducta similar, brechas inesperadas y puntos atípicos. Sin embargo, recuerda que la correlación no siempre implica causalidad. El hecho de que veas una fuerte correlación positiva o negativa en tus datos no significa necesariamente que los cambios en una variable sean responsables de los cambios en la otra. Es posible que la relación observada sea impulsada por alguna tercera variable que afecte a ambas o que, inclusive, el patrón sea simplemente una coincidencia. ¿Puedo crear el gráfico de dispersión en Smartsheet? ¡Así es! Este nuevo tipo de gráfico, muy solicitado por los usuarios de la plataforma, ya está disponible en los tableros de Smartsheet. Para comenzar, es necesario crear un widget de gráfico o editar un widget existente, seleccionar su fuente de datos haciendo clic en "Add data" y luego cambiar el tipo de gráfico a "Scatter”. Con la misma actualización Smartsheet agregó también la posibilidad de cambiar el eje para que sea un "eje numérico", de modo que los gráficos reflejen con precisión la posición de los datos en lugar de espaciar los puntos de datos de forma predeterminada. ¡Prueba ya está nueva funcionalidad! Si quieres conocer más acerca de las funcionalidades de Smartsheet o requieres apoyo y capacitación para tu diseño de tableros y preparación de datos, escríbenos a info@systec.com.mx o visita nuestra página web: https://www.systec.com.mx/smartsheet.

Una de las principales ventajas de Smartsheet es que es una herramienta totalmente colaborativa ya que permite a los usuarios compartir información, trabajar en una hoja al mismo tiempo y ver los cambios generados en tiempo real. Pero al mismo tiempo es importante tener ordenados los componentes para que todo el equipo de trabajo esté en la misma sintonía y no pierda tiempo valioso en buscar la información requerida. Por otro lado, también es necesario asegurarse que los colaboradores estén compartidos en los elementos que les corresponden y con el permiso adecuado, lo que se traduce en que nuestros procesos y flujos de trabajo se desempeñen de una forma óptima. Por todas estas razones este artículo se enfoca en cuáles son las herramientas que Smartsheet pone a nuestro alcance para poder organizar nuestro trabajo de la mejor forma. La carpeta La carpeta en Smartsheet es un elemento que nos va permitir organizar internamente nuestros componentes. Dentro de cada carpeta se pueden introducir todas las hojas, reportes y portales que sean necesarios. Se pueden crear tantas carpetas como se necesite e, inclusive, se pueden introducir carpetas dentro de carpetas. La utilidad de este elemento puede parecer un poco obvio, pero una correcta gestión de nuestros elementos de Smartsheet separados, organizados y jerarquizados por carpetas, hará que nuestros colaboradores eviten confusiones y pérdidas de tiempo al buscar información. Recomendación: Al guardar la copia de una carpeta se mantienen todas las relaciones generadas entre hojas (vínculos y fórmulas), tableros y reportes incluidos. Por lo tanto, recuerda siempre posicionar en una carpeta todos los elementos que requieres copiar y "guardar como nueva” la carpeta entera, en vez de cada elemento por separado. Espacio de trabajo El espacio de trabajo inicialmente podría parecer tener la misma funcionalidad que una carpeta, en el cual podemos agregar todas las hojas, reportes, tableros y carpetas de Smartsheet que sean necesarios. Pero la diferencia radica en que cuando compartimos a un colaborador con licencia de Smartsheet dicho espacio, automáticamente todos los elementos que estén incluidos en el espacio de trabajo se le van a compartir con el mismo permiso. Recuerda que por ahora en Smartsheet no es posible compartir carpetas; sólo es posible compartir espacios de trabajo o elementos individuales. De esta manera un espacio de trabajo por área, proyecto, o proceso va a ser una forma eficiente y correcta para que los miembros del equipo tengan todos los elementos a la mano y cuenten con el nivel de permiso correcto. Recomendación: En el menú del Espacio de trabajo se pueden encontrar muchas opciones y configuraciones que no están disponibles a nivel de carpeta; por ejemplo: color y logotipos personalizados, copias de seguridad programadas e informes de uso compartido. Sección “Hojas” Otra herramienta de Smartsheet que está disponible desde el menú de inicio de Smartsheet es la sección llamada “Hojas”. Esta carpeta preestablecida por Smartsheet tiene varios propósitos: aquí aparecen todas las plantillas de Smartsheet guardadas desde el Centro de Soluciones, elementos eliminados recuperados, así como hojas, reportes y tableros que nos fueron compartidos de forma individual, fuera de un espacio de trabajo. Recomendación: Hay que evitar crear y trabajar elementos desde la sección de Hojas, ya que esto provocará que tengas que compartir los elementos de uno en uno, cuando tengas que colaborar con un miembro de tu equipo. Por esta razón, siempre será mejor mantener tu trabajo en un espacio de trabajo. WorkApps Por último, WorkApps es una plataforma que permite crear aplicaciones intuitivas de escritorio o dispositivos móviles sin código de programación. Esta herramienta da un paso más allá en el orden ya que se consolida en una sola ubicación todos los elementos requeridos de Smartsheet (incluso de varios espacios de trabajo) y contenido web, incluyendo vídeos, documentos, láminas y hojas de Google o Microsoft Office Online, entre otros. Una vez seleccionados todos los componentes accesibles desde la aplicación, tendrás la opción de generar roles y habilitar ciertos componentes como tableros, reportes y hojas de acuerdo al tipo de rol, otorgando distintos permisos. WorkApps nos da la posibilidad de crear tantos grupos de roles como sea necesario y asignar a las personas correspondientes a estos grupos directamente desde el menú de la edición de la app. Los permisos varían entre “Editor”, “Observador” o "Sin Acceso”. Esta aplicación estará disponible desde la página de WorkApps o en la app móvil de Smartsheet para las personas a las que le diste acceso. Con estos tres elementos, Smartsheet pone a nuestra disposición herramientas muy importantes para que la organización y jerarquización de los elementos sea sencilla y adecuada. Además de que compartir dichos elementos a los usuarios correctos, con el permiso necesario, sea la constante en nuestro trabajo. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una de las principales ventajas de Smartsheet y fuerte beneficio ante otras herramientas de la competencia, es su funcionalidad colaborativa. El hecho de que varios colaboradores estén trabajando al mismo tiempo en una misma hoja, viendo los cambios y actualizaciones en tiempo real, es invaluable. Sin embargo, mayor colaboración viene acompañada con mayor riesgo. Es por eso que Smartsheet cuenta una serie de mecanismos y herramientas que nos permiten un alto grado de seguridad en nuestra información, así como un fácil rastreo de todos los cambios que sufren nuestras hojas en el día a día del trabajo. Vamos a conocer dichas funcionalidades: 1. Registro de actividades El registro de actividad de Smartsheet es una bitácora que almacena absolutamente todos los cambios, visualizaciones y modificaciones que sufre la hoja desde el momento que se crea. Cabe mencionar que el registro de actividad es inalterable y no se puede desactivar. En esta bitácora podemos aplicar diferentes filtros para buscar los registros de algún tipo de acción específica, en un intervalo de tiempo e inclusive realizados por un cierto usuario. 2. Historial de la celda Si queremos tener un control más exacto de algún movimiento en específico de la hoja, cada una de las celdas en Smartsheet va a recordar cuáles son los valores que ha tenido en el pasado, quién fue la persona que estableció dicho valor, e inclusive cuándo fue la fecha en la que se modificó ese valor. El historial de la celda es completamente automático y tampoco se puede modificar. 3. Exportación automatizada de hojas y reportes Otro elemento importante de seguridad en Smartsheet es la posibilidad de exportar la información a formato PDF o Microsoft Excel, para poder tener siempre un respaldo de nuestros datos en el ordenador. Dicha exportación llegará directamente a nuestro correo electrónico o a algún email que designemos con la periodicidad requerida; por ejemplo, todos los lunes a las 9:00 a.m. o inclusive todos los días 15 y 30 del mes. No obstante, recuerda que siempre existe la posibilidad de descargar la información en un momento dado. 4. Copia de seguridad periódica de un espacio de trabajo Otra de las opciones que nos va a proporcionar Smartsheet como método para resguardar nuestros datos es la creación de copias de seguridad de un espacio de trabajo completo. Con esto Smartsheet nos va a enviar por medio de correo electrónico un archivo de tipo ZIP donde vendrán las hojas en formato de Microsoft Excel, así como todos los adjuntos que se encuentren en las hojas. Esto es equivalente a una copia de seguridad de una gran cantidad de información a la vez. Por otro lado, Smartsheet nos otorga también la posibilidad de hacer que estas copias de seguridad se realicen con la periodicidad que nosotros programemos. 5. Informe de uso compartido Por último, si quieres un informe de usuarios que tienen acceso al espacio de trabajo o de los diferentes elementos que lo componen, podemos seleccionar la opción Descargar informe de uso compartido. Con esta herramienta Smartsheet nos enviará por correo electrónico un archivo ZIP con dos informes en Excel que detallarán: quiénes son las personas que han sido compartidas al espacio de trabajo, cuándo fue la última vez que modificaron un elemento, cuál fue el nivel de permiso que se le otorgó, entre otros datos. Dicho informe permitirá tener un control más preciso de las personas que acceden a nuestra información de Smartsheet, con el fin de asegurarnos de que los únicos que accedan sean los colaboradores destinados a ello. Con estas 5 herramientas que Smartsheet pone a disposición de sus usuarios podemos tener la confianza de que nuestra información se encuentre segura y que solo los colaboradores asignados interactúan con nuestros datos. De esta manera trabajar con Smartsheet no solo es una experiencia colaborativa sin igual, sino que también segura. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.

Una de las principales bondades de Smartsheet sin duda son los formularios ya que agilizan la recolección de datos y ayudan a mantener organizada la información en una sola hoja. Independientemente de tu área de trabajo puedes usar los formularios de Smartsheet para una amplia variedad de propósitos gracias a sus múltiples beneficios. Aquí te presentamos qué debes de considerar para poder lograr formularios exitosos: Diseña y personaliza tu formulario Realizar pequeños ajustes en la edición puede contribuir en gran medida a que tu formulario sea más sencillo de completar para las partes interesadas. Por esto Smartsheet hace que el proceso de creación y modificación de los formularios sea bastante simple y amigable para cualquier usuario. Este proceso se realiza dentro del generador de formularios. Aquí es donde puedes usar la capacidad de arrastrar y soltar (“drag & drop”) para agregar, eliminar o reordenar los campos que vas a mostrar en el formulario. También puedes establecer valores predeterminados, agregar instrucciones y determinar campos obligatorios. Haz preguntas correctas y valida las respuestas Para recopilar datos completos y precisos a través de tus formularios debes hacer las preguntas correctas a las personas adecuadas, y Smartsheet proporciona las herramientas para hacerlo. Puedes controlar qué campos verá alguien al completar cada pregunta con lógica condicional, la cual te permite mostrar campos e incluso presentar diferentes secciones y encabezados en función de las respuestas anteriores. Además, con la nueva funcionalidad de validación de campos basada en caracteres y patrones, puedes lograr una recopilación de datos coherentes y sin errores. Esta función ayuda a confirmar que los datos ingresados al formulario coincidan con el formato requerido: número de teléfono, correo electrónico, número o porcentaje. Si se presenta algún error, el usuario será notificado inmediatamente y deberá corregir la falla para poder remitir sus respuestas. Actúa con mayor rapidez Una vez que esté listo tu formulario, asegúrate de que tus colegas, clientes y otras partes interesadas puedan acceder fácilmente a él mediante una liga URL única. También puedes enviar el formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet o incrustarlo en un panel o página web. Finalmente, Smartsheet ofrece numerosas formas de incorporar las entradas de formularios en soluciones más amplias que te ayudarán a impulsar tu trabajo. Por ejemplo, tu equipo puede ahorrar tiempo y actuar más rápido cuando utiliza las entradas nuevas del formulario para activar flujos de trabajo automatizados. Con éstos, se pueden recibir notificaciones cada vez que llegue una nueva entrada; solicitar seguimiento o aprobación, así como mover o copiar filas a otras hojas. 10 consideraciones para el uso exitoso de formulario: Agrega instrucciones al formulario y texto de ayuda a cualquier campo que pueda causar confusión. Las nuevas entradas de formularios siempre crearán nuevas filas. Si deseas darle a alguien la posibilidad de editar una fila existente, lo que debes hacer es enviar una solicitud de actualización. Habilita Captcha para mayor seguridad y permite que el usuario reciba una copia de sus respuestas para mayor transparencia. Se requiere una licencia de Smartsheet y tener permisos de propietario o administrador de la hoja para crear y editar formularios. Sin embargo, cualquiera que tenga acceso al formulario - inclusive sin licencia - puede completarlo. La liga URL del formulario es dinámica. Incluso si editas el formulario, el enlace seguirá siendo el mismo. Los cambios que realices aparecerán en el formulario en cuanto los guardes. En Smartsheet tú decides lo que debe de suceder cuando se contesta un formulario; por ejemplo: mostrar una respuesta automática, direccionar a una página web o volver a cargar inmediatamente el formulario para una nueva entrada. Puedes crear diversos formularios por hoja para recopilar información distinta o mostrar un formato diferente a distintas personas. Si necesitas saber quién ingresó una entrada, puedes configurar tu formulario para que se requiera iniciar sesión en Smartsheet (usuarios con y sin licencia dados de alta en la cuenta). En la columna automática de “Creado por” estará capturado el correo del usuario correspondiente. Usa el campo de archivos adjuntos que permite a los usuarios enviar documentos, imágenes, videos, presentaciones etc. con su respuesta del formulario. Si tienes configuradas fórmulas de celda o fórmulas de columna en tu hoja principal, estas se aplicarán automáticamente a las nuevas filas que se agreguen a tu hoja con cada entrada nueva. Uno de los principales beneficios de los formularios es poder recopilar información de cualquier persona, en cualquier momento y lugar. Ten en cuenta que los formularios con preguntas relevantes hacen que la persona que lo conteste esté más interesada en brindar respuestas completas y precisas. Con los formularios de Smartsheet podrás crear e implementar rápidamente soluciones que optimicen la forma en que recolectas y actúas sobre la información. Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca del soporte y consultoría que podemos brindarte.

Smartsheet es una plataforma muy flexible y poderosa que de forma nativa ofrece una gran gama de funcionalidades aplicables a cualquier área y caso de uso. Sin embargo, para aquellos usuarios que buscan profundizar aún más sus soluciones, así como lograr una mayor automatización y conectividad, Smartsheet ofrece soluciones adicionales como conectores y aplicaciones premium. La selección correcta de las aplicaciones para tu negocio es clave para agilizar los procesos y evitar la falta de funcionalidades necesarias, adquisiciones inesperadas y costos extras. Por todas estas razones, nos alegra presentarles Smartsheet Advance, la nueva solución de Smartsheet para aquellas empresas que buscan aprovechar al máximo el potencial de la plataforma. En esta edición del blog vamos a conocer los beneficios de este nuevo plan que nos otorga todas las herramientas necesarias para gestionar el trabajo a escala de forma más eficiente. ¡Acceso sin límite a todas las capacidades premium de Smartsheet! Smartsheet Advance reinventa y simplifica la forma en la que se ofrecen las capacidades premium de Smartsheet, consolidando y proporcionando acceso a todos los conectores disponibles y aplicaciones premium. Los usuarios de Smartsheet Advance también encontrarán valor agregado al disfrutar de la eliminación de las restricciones en las premium apps como blueprints de Control Center, flujos de trabajo de Data Shuttle o conectores de datos entre plataformas, beneficiando el alcance de las soluciones. La contratación de Smartsheet Advance, que se encuentra disponible con un costo adicional para planes Enterprise y superiores, vuelve más sencillo el proceso de compra y renovación de licencias y premium apps. Principales características de Smartsheet Advance - Gestión de proyectos y procesos a escala Utiliza Control Center de forma ilimitada para mejorar la administración del portafolio de proyectos, estandarizar la ejecución de proyectos y asegurar la toma de decisiones estratégicas correctas. Adicionalmente, con Calendar App visualiza las fechas clave de las actividades en calendarios interactivos. - Colaboración con confidencialidad Con la aplicación de Dynamic View supervisa procesos, proporcionando múltiples vistas a tus colaboradores compartiendo solo lo que necesitan ver y cuando lo necesitan, sin mostrar la hoja fuente de datos. - Datos siempre actualizados Con Data Shuttle importa y exporta datos de manera automática y en un horario requerido para obtener la información más reciente de otros sistemas. Además, vincula automáticamente con DataMesh tus hojas y evita el copiado manual de datos. Por último usa Pivot App y genera tablas dinámicas para el análisis de los KPIs empresariales. - Automatización de tareas entre sistemas Aumenta la eficiencia operativa y agiliza los procesos de negocio con Bridge, generando flujos de automatización entre Smartsheet y otras aplicaciones web que utilizas. - Más integraciones y conexiones Mantén los equipos de trabajo alineados entre varios sistemas con conectores de datos bidireccionales, sincronizando información entre Smartsheet, Jira, Salesforce o Microsoft Dynamics 365. - Información más segura que nunca Asegura los estándares más altos de seguridad, cifrado de datos y autenticación de usuarios. Lo mejor de Smartsheet Advance es poder acceder a la gama completa de funcionalidades de las aplicaciones premium en un solo plan. Niveles de Smartsheet Advance El propósito de Smartsheet Advance es empoderar a los usuarios para que puedan implementar las capacidades premium de Smartsheet a medida que avanzan sus necesidades, sin adquisiciones adicionales. Los clientes ahora pueden seleccionar entre tres niveles de Smartsheet Advance para comenzar, escalar y crecer más rápidamente: Advance Silver proporciona el acceso a todas las aplicaciones premium de Smartsheet, aplicables a una gran variedad de casos de uso. Advance Gold permite conectar Smartsheet, mediante Bridge y conectores disponibles, a otros sistemas de trabajo para una mayor eficiencia y optimización de procesos de negocio. Avance Platinum agrega controles avanzados de seguridad para empresas que necesitan niveles adicionales de protección mientras ejecutan su trabajo en Smartsheet. Smartsheet Advance fue diseñado para que las empresas logren mayor flexibilidad al contar con las herramientas adecuadas para la optimización del trabajo en sus procesos y proyectos. ¿Quieres conocer más detalles de Smartsheet Advance? Escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir a fondo la oferta o visítanos en https://www.systec.com.mx/smartsheet para cualquier duda.

No es ningún secreto que el marketing digital va en aumento. El auge de lo digital no solo ha cambiado la forma en que los especialistas en marketing hacen publicidad, ha cambiado cómo los compradores toman decisiones y cómo interactúan con tu marca. Para atender estas necesidades y retos modernos, en marketing se involucran muchas partes que trabajan, planifican y colaboran en proyectos, por lo que también se necesita una tecnología flexible y adecuada que: Impulse colaboración y responsabilidad Una buena solución de marketing permite que todas las partes interesadas se comuniquen y colaboren conjuntamente para producir contenido creativo que ayude a posicionar y resaltar la marca en el mercado. Además, la actualización del estado del trabajo en tiempo real y el registro de todos los movimientos y cambios ayudan a responsabilizar a los equipos involucrados y provocan un mayor sentido de compromiso. Mejore la planificación de campañas y proyectos Una plataforma de gestión del trabajo colaborativo realmente brilla cuando conecta a todos los equipos, tanto internos como externos. Con esto, pueden ser notificados de las tareas y los próximos pasos con alertas, tener acceso al programa o ver un calendario de marketing compartido para identificar fechas clave y pendientes. Esto permite que los equipos de marketing multifuncionales se coordinen, planifiquen, ejecuten e informen sobre actividades con facilidad. Sea fácil de usar y aumente la velocidad de ejecución La solución adecuada brinda a los equipos de marketing la capacidad de comenzar a trabajar y adaptar la herramienta a sus necesidades sin la ayuda de técnicos expertos. Las acciones rutinarias que consumen mucho tiempo, como las verificaciones de estado o las solicitudes de aprobación, deben automatizarse para ahorrar tiempo a los empleados para la innovación o la elaboración de estrategias. Smartsheet, siendo una plataforma colaborativa, flexible y fiable, ayuda a las organizaciones a planear estratégicamente, dar seguimiento oportuno a los pendientes y a automatizar tareas monótonas. Adicionalmente logra maximizar la colaboración y mantener el control de cada detalle para llevar a cabo campañas de marketing exitosas que logran y superan las metas establecidas. Esto se alcanza con el uso de herramientas como: Control de información Consolida toda la información clave en un solo lugar, gestiona cientos de campañas en paralelo, actividades, iniciativas y eventos con acceso a cada detalle y desde cualquier dispositivo sin importar dónde te encuentres. Formularios Comparte formularios con departamentos internos o clientes externos y recopila fácilmente información sobre nuevas propuestas de campañas o solicitudes de servicio. Reportes Programa la entrega automática de reportes y obtén el resumen de tu información basado en los criterios deseados, desde las publicaciones pendientes hasta costos generados en campañas y el impacto obtenido. Tableros de control Genera una vista completa de todos los datos que más importan: cantidad, calidad, rendimiento, seguimiento del ROI y más. Pronostica con confianza las necesidades comerciales, monitorea el progreso de los servicios creativos y el desempeño de las campañas en tiempo real. Asignación de recursos Simplifica la asignación de diseñadores, creativos y especialistas del área para una planificación precisa de actividades. Pronostica las necesidades del personal antes de que sus equipos lleguen al agotamiento. Automatización Envía notificaciones a miembros del equipo sobre nuevas tareas y solicitudes pendientes, así como recordatorios para las próximas fechas de entrega, lanzamientos y publicaciones. Con las automatizaciones de Smartsheet puedes asignar inmediatamente a la persona adecuada para el tipo de trabajo que se requiera y solicitar actualizaciones de estado y avances de las actividades de manera periódica. Contenido Carga y revisa directamente en Smartsheet todo el contenido creativo generado: folletos en PDF, imágenes para redes sociales, vídeos promocionales o láminas de presentaciones. Anota comentarios puntuales, sube nuevas versiones y solicita automáticamente la aprobación de los materiales diseñados. Integraciones Integra Smartsheet con las herramientas más importantes para el desarrollo y lanzamiento de tus campañas como Adobe Creative Cloud, Jira, Microsoft Teams, Tableau, Salesforce y más. Para generar campañas que impacten a los clientes de hoy, las organizaciones necesitan equipos de marketing dinámicos que impulsen visibilidad, colaboración en tiempo real e innovación. Con Smartsheet tienes el poder de organizar todas tus actividades de marketing en una sola plataforma para facilitar la ejecución de trabajo y finalmente brindar una mejor experiencia al cliente y obtener mayores resultados comerciales. Te invitamos a revisar el Fast Track de Marketing que en SYSTEC hemos desarrollado para que tu equipo de marketing ahorre tiempo e impulse su trabajo de manera inmediata con Smartsheet: https://www.systec.com.mx/acelerador-marketing