Una de las principales ventajas de Smartsheet es que es una herramienta totalmente colaborativa ya que permite a los usuarios compartir información, trabajar en una hoja al mismo tiempo y ver los cambios generados en tiempo real. Pero al mismo tiempo es importante tener ordenados los componentes para que todo el equipo de trabajo esté en la misma sintonía y no pierda tiempo valioso en buscar la información requerida. Por otro lado, también es necesario asegurarse que los colaboradores estén compartidos en los elementos que les corresponden y con el permiso adecuado, lo que se traduce en que nuestros procesos y flujos de trabajo se desempeñen de una forma óptima.
Por todas estas razones este artículo se enfoca en cuáles son las herramientas que Smartsheet pone a nuestro alcance para poder organizar nuestro trabajo de la mejor forma.
La carpeta
La carpeta en Smartsheet es un elemento que nos va permitir organizar internamente nuestros componentes. Dentro de cada carpeta se pueden introducir todas las hojas, reportes y portales que sean necesarios. Se pueden crear tantas carpetas como se necesite e, inclusive, se pueden introducir carpetas dentro de carpetas.
La utilidad de este elemento puede parecer un poco obvio, pero una correcta gestión de nuestros elementos de Smartsheet separados, organizados y jerarquizados por carpetas, hará que nuestros colaboradores eviten confusiones y pérdidas de tiempo al buscar información.
Recomendación: Al guardar la copia de una carpeta se mantienen todas las relaciones generadas entre hojas (vínculos y fórmulas), tableros y reportes incluidos. Por lo tanto, recuerda siempre posicionar en una carpeta todos los elementos que requieres copiar y "guardar como nueva” la carpeta entera, en vez de cada elemento por separado.
Espacio de trabajo
El espacio de trabajo inicialmente podría parecer tener la misma funcionalidad que una carpeta, en el cual podemos agregar todas las hojas, reportes, tableros y carpetas de Smartsheet que sean necesarios. Pero la diferencia radica en que cuando compartimos a un colaborador con licencia de Smartsheet dicho espacio, automáticamente todos los elementos que estén incluidos en el espacio de trabajo se le van a compartir con el mismo permiso. Recuerda que por ahora en Smartsheet no es posible compartir carpetas; sólo es posible compartir espacios de trabajo o elementos individuales.
De esta manera un espacio de trabajo por área, proyecto, o proceso va a ser una forma eficiente y correcta para que los miembros del equipo tengan todos los elementos a la mano y cuenten con el nivel de permiso correcto.
Recomendación: En el menú del Espacio de trabajo se pueden encontrar muchas opciones y configuraciones que no están disponibles a nivel de carpeta; por ejemplo: color y logotipos personalizados, copias de seguridad programadas e informes de uso compartido.
Sección “Hojas”
Otra herramienta de Smartsheet que está disponible desde el menú de inicio de Smartsheet es la sección llamada “Hojas”. Esta carpeta preestablecida por Smartsheet tiene varios propósitos: aquí aparecen todas las plantillas de Smartsheet guardadas desde el Centro de Soluciones, elementos eliminados recuperados, así como hojas, reportes y tableros que nos fueron compartidos de forma individual, fuera de un espacio de trabajo.
Recomendación: Hay que evitar crear y trabajar elementos desde la sección de Hojas, ya que esto provocará que tengas que compartir los elementos de uno en uno, cuando tengas que colaborar con un miembro de tu equipo. Por esta razón, siempre será mejor mantener tu trabajo en un espacio de trabajo.
WorkApps
Por último, WorkApps es una plataforma que permite crear aplicaciones intuitivas de escritorio o dispositivos móviles sin código de programación. Esta herramienta da un paso más allá en el orden ya que se consolida en una sola ubicación todos los elementos requeridos de Smartsheet (incluso de varios espacios de trabajo) y contenido web, incluyendo vídeos, documentos, láminas y hojas de Google o Microsoft Office Online, entre otros.
Una vez seleccionados todos los componentes accesibles desde la aplicación, tendrás la opción de generar roles y habilitar ciertos componentes como tableros, reportes y hojas de acuerdo al tipo de rol, otorgando distintos permisos. WorkApps nos da la posibilidad de crear tantos grupos de roles como sea necesario y asignar a las personas correspondientes a estos grupos directamente desde el menú de la edición de la app. Los permisos varían entre “Editor”, “Observador” o "Sin Acceso”.
Esta aplicación estará disponible desde la página de WorkApps o en la app móvil de Smartsheet para las personas a las que le diste acceso.
Con estos tres elementos, Smartsheet pone a nuestra disposición herramientas muy importantes para que la organización y jerarquización de los elementos sea sencilla y adecuada. Además de que compartir dichos elementos a los usuarios correctos, con el permiso necesario, sea la constante en nuestro trabajo.
Si tienes alguna pregunta o comentario, escríbenos a info@systec.com.mx para descubrir más acerca de otros beneficios de Smartsheet, soporte y consultoría que podemos brindarte.