Search this site

A veces, por diferentes razones, pueden surgir muchas dudas en algún proceso interno de la empresa. La falta de claridad en un proceso generará muchos problemas para el trabajo en equipo y errores en las etapas que debemos seguir. Por eso, en este artículo te compartiremos las claves para crear un flujo de trabajo. De esta manera, tu equipo conocerá los pasos a seguir y se reducirá la probabilidad de equivocaciones. Para empezar, ¿qué es un flujo de trabajo? Es la secuencia de actividades necesarias para la realización de un proceso. Es como seguir un camino con múltiples paradas o etapas que deben cumplirse, con un punto inicial y un punto final. Para representar o visualizar estos flujos de trabajo vamos a usar una herramienta llamada diagramas de flujo o flujogramas, los cuales se vinculan al mapeo de los procesos de negocio. Existen diversas situaciones en donde podrás usarlos, por ejemplo: Establecer cadenas de aprobación de proyectos según el presupuesto. Lanzar un nuevo producto o servicio. Crear un proceso de onboarding para la incorporación de nuevos empleados. En fin, los casos en los que se pueden aplicar son prácticamente ilimitados. Son muy útiles para guiar a tu equipo en la dirección correcta, alineándose con las metas y objetivos de cada proceso. Es importante recordar que los diagramas siempre irán después del mapeo de los procesos, pero mucho antes de la automatización de los mismos. Ya que estos contienen una descripción detallada paso a paso de todo el proceso, y su representación visual resulta invaluable cuando se implementa una automatización. Pero, ¿cómo se construye un diagrama de flujo? Para esto, se utiliza una serie de símbolos y formas que se seleccionan según el paso o la etapa definida en el mapeo de procesos. A continuación, vamos a conocer los principales: Comenzamos con el óvalo, que indica el punto de inicio o finalización de nuestros procesos. Sirve como la figura inicial y final en los diagramas de flujo. Luego, encontramos el rombo, que simboliza una decisión clave durante la elaboración del proceso. Recuerda que puede aparecer varias veces según las autorizaciones necesarias. El siguiente elemento es el rectángulo que representa las acciones o pasos a seguir para completar el proceso. Los círculos se usan para indicar saltos en las acciones, lo que significa que se pueden omitir ciertos pasos según la situación en el proceso. Por último, las flechas funcionan como conectores que representan las dependencias entre todas las formas geométricas y las acciones. Cuando combinamos todos estos elementos, podemos interpretar los diagramas y utilizarlos como guía para rastrear nuestro progreso hacia el resultado deseado y asegurarnos de seguir el camino correcto. Debes de saber que existen diversos tipos de diagramas de flujo, cada uno diseñado para visualizar diferentes procesos y atender necesidades específicas: - Diagrama de flujo de proceso: Este es el diseño estándar en donde los elementos se organizan en orden cronológico. Es recomendable utilizarlo cuando los equipos desean visualizar y comprender un nuevo proceso de manera inmediata. - Diagrama de flujo de carriles: En este diagrama las unidades o áreas de la empresa están separadas, pero a la vez se interrelacionan. Es ideal para procesos complejos que involucran múltiples departamentos trabajando a la vez. - Notación del modelado de proceso de negocio: Este enfoque utiliza un lenguaje unificado con símbolos estandarizados para representar el proceso. Se recomienda para procesos internos que no afectan a clientes u otras partes externas. - Proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes: Este tipo de diagrama en carriles prioriza a quien crea y recibe datos, ya sea interna o externamente. Es ideal usarlo cuando se busca tener una visión clara de cómo se obtiene la información necesaria en el proceso. Ahora que ya conoces los tipos que existen y para qué sirven, aquí tienes algunas recomendaciones para preparar tu propio diagrama de flujo: 1. Selecciona un proceso: Identifica el proceso que deseas visualizar. Puede ser aquel en el que surgen muchas dudas o donde se producen más errores, ya que al abordar este proceso, es posible notar mejoras en el equipo. 2. Reúnete con tus equipos: Abre un espacio para discutir los procesos diarios, identifica los pasos que necesitan decisiones y establece un orden. Aprovecha esta oportunidad para proponer y revisar soluciones y evitar ineficiencias en el proceso actual. 3. Selecciona el tipo de diagrama a utilizar: Esto será importante, ya que, una vez que tengas claro el proceso, puedes seleccionar el flujograma correcto para visualizar los pasos a seguir. Considera si hay alguna acción específica que inicia el proceso, pues esta será tu punto de partida. 4. Define a los participantes y sus acciones: El mapeo del proceso puede ser complicado, pero si ya sabes quiénes son los participantes y su relevancia en puntos de decisión, establece plazos para evitar retrasos y asegúrate de que los colaboradores tengan la información necesaria para tomar decisiones. 5. Diseña tu flujo de trabajo: Es momento de actuar y diseñar, con apoyo de las figuras, el flujo de trabajo que tu equipo y tú han decidido establecer para el proceso deseado. Una vez que esté listo, compártelo con todos los miembros del equipo. Esperamos que este artículo te sea útil para visualizar tus procesos. Recuerda la importancia de mapear los procesos antes de considerar la automatización en una plataforma externa. En SYSTEC Consulting somos expertos en el mapeo de procesos y en las herramientas para automatizar tus procesos, si te interesa conocer más, te invitamos a visitar nuestra página web https://www.systec-consulting.net/servicios o a contactarnos en info@systec-consulting.net. Estaremos encantados de brindarte toda la ayuda que necesites.

Como sabemos, Smartsheet se destaca por su gran versatilidad, permitiéndonos aprovecharla en diversos casos de uso, áreas y equipos de trabajo. Entre los casos más comunes en los que se utiliza la plataforma podemos encontrar el control de clientes, contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas, y muchos más, pero el más popular, sin duda alguna, es la gestión de proyectos. La correcta gestión de proyectos es fundamental tanto al inicio como durante su desarrollo en una empresa, ya que de ello depende en gran medida el éxito del proyecto, el cumplimiento de los objetivos y su finalización en tiempo y forma Por esta razón, contar con una plataforma completa, accesible y sencilla como Smartsheet nos permite conducir el proyecto de manera eficiente, transparente y colaborativa. Para ayudarte a tener un control de las facetas más importantes de tus proyectos y comenzar de forma más rápida y organizada, en este artículo te compartimos 5 hojas clave que no pueden faltar en tu gestión de proyectos a través de Smartsheet. 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt La primera hoja que no puede faltar en tu carpeta de proyecto es una hoja de planificación con el cronograma de actividades y la vista de Gantt. El objetivo principal de esta hoja es hacer un seguimiento detallado de la ejecución de las actividades para asegurar que se cumplan en tiempo y forma. Cada plan de trabajo puede tener elementos adicionales y opcionales, dependiendo de la empresa o el proyecto, pero hay ciertas características que debe tener una hoja de Smartsheet para ser considerada una hoja de proyecto: Etapas, actividades e hitos. Columnas de fechas de inicio y fin, % de avance, duración. Línea base del proyecto. Vista de Gantt. Dependencias y relaciones entre tareas. Ruta crítica. Persona responsable y su % de asignación de tareas. Tener un plan de trabajo en Smartsheet te permitirá visualizar la información de manera clara y colaborar eficientemente con tu equipo gracias a las automatizaciones que ofrece. 2. Control de issues En la gestión de proyectos, se utiliza el término "incidente" (o "issue" en inglés) para referirse a cualquier problema, error, mejora o pregunta que pueda surgir durante la ejecución de manera imprevista. En la gestión de incidentes, el desafío principal es resolver los problemas de manera rápida y con el menor impacto posible en el proyecto. La gestión de issues mediante una hoja de Smartsheet resulta muy eficaz para identificar y documentar problemas que surgen durante la vida del proyecto. Por ejemplo, a través de formularios se puede capturar detalladamente cada incidencia. Además, la consolidación de toda la información acerca de los problemas en un solo lugar permite al equipo acceder al estado y los detalles de los incidentes en cualquier momento. Los flujos de automatización y los informes son herramientas valiosas para evaluar los problemas y su impacto potencial, lo que ayuda a elaborar un plan de resolución adecuado. 3. Gestión de riesgos La gestión de riesgos es un proceso altamente complejo y exigente dentro de la administración de proyectos. Sin embargo, es crucial prestar atención a este aspecto, ya que los riesgos, especialmente aquellos no identificados o mal gestionados, son una de las principales causas de fracaso en los proyectos. Mantener una hoja actualizada de gestión de riesgos es crucial para monitorear el estado de un proyecto. Es recomendable analizar el impacto de los riesgos, identificar planes para contingencias y revisar la ejecución de las respuestas. Con Smartsheet, puedes configurar formularios para registrar riesgos, definir flujos de notificaciones, generar reportes y una matriz de riesgos automatizada utilizando fórmulas. 4. Control de cambios Es fundamental contar con un alcance claro y definido antes de iniciar la ejecución del proyecto. Sin embargo, incluso con una sólida planificación, el alcance puede cambiar durante la ejecución, lo que puede ocasionar desviaciones, retrasos en las fechas límite, aumentos en los costos y dificultades en la gestión de recursos. Por estas razón, es muy importante tener un proceso de solicitudes y control de cambios bien definido y ordenado. Para lograrlo, se puede utilizar una hoja de Smartsheet para registrar los cambios y su impacto en costos y tiempos, configurar flujos de aprobación interno y externo con el cliente, y asignar tareas y responsabilidades de manera prioritaria. 5. Minutas de reunión En muchas ocasiones, la información en una empresa suele estar dispersa y desactualizada, lo que tiene un impacto negativo en la gestión de proyectos. Es fundamental incluir en tu carpeta la hoja de minutas de reunión, donde se registren los acuerdos y compromisos detallados. Esta hoja tiene como objetivo centralizar todos los puntos clave discutidos durante las reuniones de equipo. En esta hoja puedes estar anotando todas las minutas de las juntas dedicadas a tu proyecto, incluso puedes publicar esta hoja a los contactos del cliente o configurar unos flujos de notificación o solicitud de actualización para ellos. Genera un reporte de acuerdos pendientes y empieza cada nueva reunión con la revisión del reporte de temas no solucionados, que siempre esté a la mano. +Tablero del proyecto Una de las funcionalidades más valiosas de Smartsheet son los tableros. Un tablero de control de proyecto te brinda acceso rápido y visual a la información más relevante. Al igual que con las hojas de cuadrícula, puedes personalizar la información que deseas visualizar, cómo el estado del proyecto, fechas de inicio y fin, riesgos identificados, responsables, entre otros. Puedes definir parámetros, gráficos e informes necesarios para incluir en el panel. La información en tu tablero se actualizará en tiempo real, lo que te permite tomar acción o presentar avances con datos siempre actualizados. Ahora que ya conoces las 5 hojas que no pueden faltar en tu gestión de proyectos en Smartsheet, atrévete a configurarlas, y haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos o colaborar con tu equipo de trabajo. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo gestionar tu proyecto en Smartsheet o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

La gestión de proyectos eficiente se ha convertido en un factor crítico para el éxito de prácticamente cualquier organización hoy en día. En un mundo cada vez más dinámico, competitivo y en donde surgen nuevas tendencias, como lo son los equipos remotos, los enfoques híbridos, la inteligencia artificial, el análisis de datos y la automatización (por mencionar solo algunos). Sin duda, la habilidad para planificar, ejecutar y supervisar proyectos de manera efectiva es esencial para alcanzar las metas, mantenerse competitivo y satisfacer las expectativas de los clientes. En este artículo, conocerás un poco del cambio que están experimentando las prácticas de gestión de proyectos y cómo las empresas están reconfigurando su enfoque al abordar sus proyectos, desde pequeñas tareas hasta iniciativas a gran escala, con herramientas específicas. Ahora bien, ¿cómo se está logrando este cambio? Uno de los pilares clave para esta transformación son las herramientas tecnológicas. Como ya se mencionó anteriormente, la gestión se ha vuelto cada vez más compleja, y la adopción de herramientas tecnológicas ha demostrado ser una estrategia efectiva para optimizar la ejecución de dichos proyectos. Estas herramientas llegan a facilitar la colaboración en equipo, mejorar la visibilidad y permitir una toma de decisiones eficaz. Una de las ventajas más destacadas radica en una planificación más eficiente. Ya que se logra una organización más detallada y precisa, donde se pueden definir fechas de compromiso, asignar responsables, establecer prioridades, detallar cada paso, y no solamente esto, también puedes gestionar la asignación de recursos de manera eficiente y optimizar la ruta crítica del proyecto, ¿sorprendente no es así? La comunicación no se queda atrás, las herramientas facilitan la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación geográfica. Lo que promueve una comunicación transparente, reduciendo malentendidos y retrasos. ¡Mantente tranquilo! También puedes lograr una mayor visibilidad del proyecto en todo momento. Los datos clave, como el estado de las tareas, el progreso y los costos, están disponibles instantáneamente. Así tendrás una supervisión constante y la capacidad de realizar ajustes rápidos en caso de desviaciones o problemas imprevistos. Bueno, ya tengo los datos, ¿qué hago con ellos? Otro de los aspectos más destacados de la gestión de proyectos con herramientas tecnológicas es la capacidad de tomar decisiones más informadas y estratégicas. La tecnología proporciona acceso instantáneo a datos críticos. Esto permite a los líderes evaluar el estado actual del proyecto y su alineación con los objetivos estratégicos en tiempo real. Además, estas herramientas permiten una visión holística al integrar datos de diversas fuentes, lo que facilita la comprensión profunda de los factores que afectan al proyecto. La automatización y análisis avanzado impulsados por la tecnología también desempeñan un papel fundamental. Al liberar a los equipos de la carga de trabajo manual y monótono, los gerentes pueden centrarse en tareas estratégicas y creativas. Además, los algoritmos y la inteligencia artificial pueden identificar patrones y tendencias que los humanos podrían pasar por alto, brindando información adicional para la toma de decisiones. En conjunto, estas capacidades impulsadas por la tecnología elevan la calidad y la velocidad de la toma de decisiones en la gestión de proyectos, lo que lleva a resultados más exitosos. Pero, ¿qué plataforma debo utilizar? Fácil… Smartsheet Smartsheet es una plataforma que desempeña un rol crucial en la gestión de proyectos al proporcionar datos en tiempo real y representaciones visuales. Sin embargo, su verdadero valor se manifiesta en la promoción de la colaboración y la cohesión dentro de los equipos de proyectos, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la calidad de las decisiones tomadas. Smartsheet, a través de su capacidad de proporcionar datos actualizados en tiempo real, equipa a los líderes con información precisa. Las diferentes vistas, como gráficos de Gantt y paneles de control, permiten una comprensión rápida y efectiva del estado del proyecto. Esto es fundamental para la toma de decisiones estratégicas, ya que permite a los gerentes identificar áreas problemáticas y oportunidades de mejora de manera eficiente. Además, actúa como un facilitador de la colaboración en equipos de proyectos. Permite a los miembros del equipo trabajar de manera conjunta en documentos compartidos, lo que fomenta una comunicación efectiva y el intercambio de ideas. ¿Quieres algo más específico? Para una gestión efectiva de proyectos, es esencial contar con las herramientas adecuadas como las cinco hojas de Smartsheet para optimizar la gestión de proyectos. Estas cinco hojas de Smartsheet se han convertido en un "must-have" para cualquier profesional de la gestión de proyectos. Desde el seguimiento del progreso hasta la gestión de recursos, estas hojas automatizadas agilizan las tareas cotidianas y permiten un enfoque más estratégico en la ejecución de proyectos: 1. Plan de trabajo de proyecto con la vista de Gantt 2. Control de issues 3. Gestión de riesgos 4. Control de cambios 5. Minutas de reunión. La gestión de proyectos no solo trata de tareas y fechas límite; se trata de lograr objetivos claros que impulsen el éxito organizacional. ¿Qué es lo que se busca? Dar la dirección correcta a tu organización con objetivos claros Para alcanzar objetivos claros y definidos que, a su vez, impulsan el éxito organizacional, es importante reconocer que cada proyecto tiene un propósito más grande y una contribución estratégica a la misión general de la organización. Por esta razón, la clave de una gestión de proyectos efectiva es la alineación de los objetivos del proyecto con los objetivos organizacionales. Cada proyecto debe ser visto como un medio para lograr un fin, ya sea aumentar la eficiencia operativa, lanzar un nuevo producto o servicio, expandir el mercado, o mejorar la satisfacción del cliente. Los líderes de proyectos deben comprender cómo su trabajo contribuye a los resultados finales de la empresa y asegurarse de que cada paso que dan esté dirigido hacia esos objetivos. Y lo mejor es que no necesitas una nueva herramienta para lograr lo anterior, Smartsheet facilita el alineamiento de los objetivos organizacionales. Asegúrate de consultar otros artículos relevantes en el sitio web de SYSTEC Consulting para obtener más información sobre la gestión de proyectos, herramientas tecnológicas y consejos prácticos para la mejora de procesos, o bien, si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Smartsheet es una plataforma en la nube que permite crear soluciones para simplificar y automatizar la ejecución del trabajo, aumentando así la colaboración dentro de tu equipo. Esta herramienta no solo facilita la planificación eficiente de tus proyectos y la entrega en tiempo y forma de los mismos, sino que también aumenta la productividad al eliminar tareas manuales y repetitivas en tu organización. Es una plataforma que se adapta a empresas de todos los sectores y tamaños, así como a todos los departamentos internos. Esto significa que podrás diseñar soluciones integrales para diversas áreas, desde recursos humanos, ventas, marketing, hasta administración y por supuesto gestión de proyectos. La colaboración entre las personas y los equipos de trabajo es uno de los pilares fundamentales de Smartsheet por lo que es posible invitar a diferentes personas a visualizar o editar la información, incluso si son personas externas a tu organización. Dicha colaboración va a depender del tipo de usuario: usuario con licencia y usuarios gratuitos. Si bien los usuarios gratuitos van a poder modificar y/o actualizar la información que les sea compartida, van a experimentar ciertas limitaciones en el espacio de trabajo. ¿Aún no estás convencido?, sigue leyendo este artículo y conoce los beneficios de contar con una licencia en Smartsheet. A continuación, 5 razones por las que necesitas una licencia Smartsheet: 1. Accede sin restricciones a la plataforma: Obtén la capacidad de ser el propietario de procesos y la posibilidad de crear contenido. 2. Crea todos los elementos disponibles: Como usuario con licencia, no tendrás límites a la hora de generar espacios de trabajo, carpetas, hojas, flujos de automatización, formularios, paneles e informes. 3. Fomenta la colaboración dentro de tu equipo: Con una licencia podrás compartir y publicar hojas, reportes y tableros, además de acceder al registro de actividad para hacer un seguimiento de las acciones de los usuarios con los que compartes tus hojas. 4. Modifica elementos: Haz cambios en el cuerpo y base de tu hoja, al tener licencia podrás agregar columnas, cambiar sus propiedades y eliminarlas. 5. Edita la configuración del proyecto: El licenciamiento de Smartsheet te permite realizar ajustes en la configuración de los proyectos que llevas en la plataforma, incluyendo la modificación de días festivos, horarios laborales y días de trabajo. También te ofrece la capacidad de visualizar la disponibilidad y capacidad de recursos en la plataforma. Ahora que ya conoces los beneficios de convertirte en usuario con licencia, el siguiente paso es aprender a explotar todas estas funcionalidades y volverte un máster de la plataforma. Recuerda que al cambiar tu cuenta gratuita a una de usuario con licencia podrás cubrir todas tus necesidades y así sobrepasar todas aquellas limitantes de la cuenta gratuita. ¡Aprovecha todas estas ventajas! Haz de Smartsheet tu plataforma segura para el seguimiento de tus proyectos, automatización del trabajo y la herramienta principal de tu organización. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de nuestros cursos de capacitación, nuestros servicios disponibles o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Una de las muchas maneras en las que puedes utilizar Smartsheet es gestionando proyectos. Un proyecto es el esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (según la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos PMBOK® Sexta Edición). Smartsheet es una plataforma cloud que permite simplificar y automatizar la ejecución del trabajo en todo tipo de proyectos provocando una mayor colaboración entre todos los miembros del equipo incrementando la productividad. Smartsheet permite que gestiones en una sola plataforma todo el trabajo para planear, ejecutar y monitorear el proyecto. Para realizar el plan de un proyecto de forma muy sencilla puedes importarlo desde Excel o MS Project, incluso utilizar las plantillas disponibles en la plataforma. Tendrás también la opción de crear tus propias plantillas de proyecto permitiendo la estandarización de reglas al iniciar un nuevo proyecto. Adicionalmente, podrás incorporar todo tipo de alertas, notificaciones e incluso solicitudes de actualización de tareas y tus colaboradores también pueden adjuntar archivos o fotografías como evidencia del trabajo realizado. Además tendrás disponible las tradicionales vistas de Tabla y Gantt, la vista de Calendario y Kanban que proporcionan una forma más visual de trabajar, comunicar o colaborar. Si quieres conocer la disponibilidad de los recursos o los equipos de trabajo involucrados en el proyecto puedes utilizar la vista de Recursos que puedes configurar para que refleje únicamente cierto periodo o que incluya sólo algunos recursos. Puedes crear fácilmente Reportes que brinden información que necesitan los diferentes participantes del proyecto, por ejemplo, las tareas asignadas para un periodo en particular, los gastos realizados a la fecha, etc. También puedes construir Dashboards o Tableros de Control no solo de un proyecto sino del portafolio completo de proyectos de la empresa y tendrás disponible en un solo lugar toda la información en tiempo real ya que cualquier cambio que se realice en los proyectos se reflejará de forma inmediata. Los Dashboards y Reportes pueden publicarse en una ¨URL¨ que se puede compartir para informar sobre el estatus del proyecto o del portafolio. Si tienes a tu cargo uno o varios proyectos, te invitamos a que nos contactes para mostrarte como Smartsheet puede apoyarte en la gestión efectiva de tus proyectos a info@systec-consulting.net o visita nuestra página para obtener más información www.systec-consulting.net. #excel #proyecto #GestióndeProyectos #Smartsheet #herramientas #alertas #tareas #tabla #calendario #recursos #Tableros #Dasboards #Systec #reportes

Encontrar y retener a los mejores talentos ha sido una preocupación para las empresas durante bastante tiempo. Mantener ese talento comprometido en el trabajo resulta igualmente desafiante y no hacerlo es costoso. Puede haber una respuesta a esta pérdida de productividad en el uso de automatizaciones para liberar tiempo de los empleados para que se concentren en un trabajo más significativo y crítico para el negocio. Una forma de mejorar el compromiso de nuestros colaboradores es brindar oportunidades significativas para un trabajo significativo. Los empleadores pueden abordar este desafío capacitando a los empleados con herramientas para automatizar tareas manuales repetitivas y liberar tiempo para trabajos de mayor valor. Hoy en día existen plataformas como Smartsheet, que aumentan la productividad de los empleados y ayudan a que estos puedan administrar mejor sus tiempos. Sus funcionalidades son bastas, fáciles de accionar y útiles en cualquier área. Te enlistamos tres funcionalidades que mejorarán el desempeño de tus colaboradores: Generación de recordatorios Cuando configuras un flujo de trabajo automatizado único, puedes enviarle a tu equipo tantos recordatorios como sean necesarios. Por ejemplo, en pocos pasos, puedes configurar recordatorios diarios para cualquier tarea cuando se acerca la fecha de entrega. Envía solicitudes automatizadas Crea solicitudes de actualización automatizadas para que Smartsheet recoja la información por ti y deja de perder tiempo mandando correos y organizando reuniones con tus colaboradores. Genera solicitudes de aprobación Las aprobaciones son un componente esencial para avanzar en el trabajo de equipo, pero este proceso suele sufrir retrasos no previstos. Los flujos de trabajo automatizados te ayudan a simplificar las solicitudes y lo que viene después de ser aprobadas. Ahora, te presentamos los pasos para generar un flujo de trabajo en Smartsheet: 1. En la parte superior izquierda de la hoja, selecciona Automatización > Crear flujos de trabajo desde la plantilla. 2. Selecciona una plantilla de flujo de trabajo de la galería y luego selecciona Usar plantilla. Para este ejemplo, selecciona Recordar a alguien en una fecha específica. 3. El bloque del desencadenador define cuando se ejecuta el flujo de trabajo. Puedes enviar recordatorios en un programa, como todos los viernes, o en base a una fecha en tu hoja, como tres días antes de la fecha de vencimiento. También puedes cambiar el desencadenador para responder a los cambios en tu hoja, como cuando se agrega o modifica una fila. 4. Define quién debe recibir el recordatorio en bloque para alertar a alguien. Si lo deseas, puedes personalizar el asunto y cuerpo del mensaje, incluso agregar campos al mensaje con marcadores {{field name}} o seleccionando las columnas para mostrarse al final del mensaje. 5. La mayoría de los flujos de trabajo sólo necesitan un desencadenador y una acción, pero puedes agregar una condición para perfeccionar tus recordatorios. Por ejemplo, puedes definir una condición de solo enviar recordatorios para tareas que aún no se hayan completado. También puedes agregar acciones adicionales al flujo de trabajo, como grabar una fecha en una columna de fecha para mostrar cuándo se ha enviado la alerta. 6. Selecciona Guardar en la esquina superior derecha del creador de flujos de trabajo y listo, ahora tienes un flujo de trabajo que recuerda automáticamente a las personas cuando vencen los elementos. Automatizar actividades resulta ser de mucha ayuda para los empleados que suelen tener tareas aburridas y repetitivas. Esto facilitará su organización, mejorará sus tiempos y les ayudará a salir de la rutina. Si quieres aprender más sobre cómo Smartsheet y sus múltiples funcionalidades automatizadas pueden ayudarte, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o bien, contáctanos eninfo@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.

El proceso de toma de decisiones puede ser en ocasiones complicado, o bien derivar en resultados poco eficientes o positivos para tu organización. En este artículo vamos a explorar cómo las plataformas tecnológicas modernas pueden facilitar la toma de decisiones en tu empresa. Un proceso de toma de decisiones exitoso contribuye a un incremento de la productividad y a reducir los tiempos de reacción. Asimismo, fomenta la creación de nuevas oportunidades que aporten al desarrollo del negocio y evita posibles errores a futuro. Uno de los métodos más sencillos, pero efectivos de este proceso consiste de cinco fases: 1. Definición del problema: Comprende adecuadamente la situación y desde cuándo se encuentra presente. Aquí es importante contestar la pregunta: ¿cuál es el problema que se busca resolver? 2. Búsqueda de opciones e información: En esta fase reúne toda la información necesaria, así como los datos históricos y a su vez, considera todas las posibles alternativas. Es aquí donde resulta indispensable contar con una plataforma que contenga toda la información armonizada sobre la empresa o grupo de trabajo. De manera que todas las alternativas analizadas se encuentren basadas en información confiable y fidedigna. Con Smartsheet siempre puedes tener a la mano datos, documentos o información de tu trabajo, en tiempo real, y actualizada. 3. Evaluación de las diferentes soluciones Analiza las ventajas y desventajas de cada una de las soluciones propuestas, a fin de descartar aquellas que no generan grandes beneficios o bien se traducen en problemas o complicaciones para tu empresa o equipo de trabajo. 4. Elección de la solución Después de analizar cada una de las opciones seleccionadas previamente, se escoge la que represente mayor cantidad de beneficios en el largo plazo. En la mayoría de los casos, la opción más viable es combinar diferentes alternativas, de manera que la solución sea creativa y completa. 5. Plan de implementación En esta última etapa se detalla y evalúa la hoja de ruta a seguir, a fin de valorar su posible ejecución. Uno de los aspectos más importantes de esta fase es que nos permitirá saber si es necesario complementar con alguna otra de las posibilidades presentadas anteriormente. El seguimiento a la ejecución y la realización de cualquier iniciativa también se puede realizar dentro de la plataforma de Smartsheet, ya que nos ayudará a detallar todas las actividades y compromisos, mantener informados a todos los involucrados con avisos y recordatorios automáticos, y dar el seguimiento correcto. A lo largo de todo este proceso es importante basar el análisis en la información verídica y actualizada de la empresa. Por lo que herramientas de gestión del trabajo como Smartsheet desempeñan un papel activo en el seguimiento de decisiones clave. Al ser una herramienta sumamente versátil para cualquier caso de uso, todos los colaboradores podrán tener acceso a la información necesaria con los reportes y tableros visuales, ya sea para el desarrollo de una campaña de marketing, el comienzo de un nuevo trabajo, la gestión de proyectos, el manejo de presupuesto, entre muchas otras opciones. En SYSTEC Consulting podemos ayudarte a facilitar tu proceso de toma de decisiones con Smartsheet, de manera que todo tu equipo de trabajo tenga toda la información necesaria a su alcance de manera clara y organizada. Si quieres mayor información, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o bien, escríbenos a info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada.

Si algo es cierto, hablando de gestión de proyectos, es que la disciplina está experimentando cambios y evolucionando significativamente, absorbiendo los nuevos aprendizajes, paradigmas de liderazgo, herramientas y tecnologías. Explora en este artículo algunas de las tendencias de gestión de proyectos más notables que impactan en la industria y conoce los mejores pasos que pueden tomar los gerentes de proyectos para adaptarse a este entorno cambiante. 1. Conexión más estrecha entre proyectos y la estrategia de la empresa Los proyectos y la estrategia organizacional han sido tradicionalmente dominios separados. El rol de un gerente de proyecto era solo ejecutar proyectos hasta lograr resultados exitosos que incluían, por ejemplo, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Sin embargo, las tendencias recientes en la gestión de proyectos muestran que esta función ahora se está expandiendo, asumiendo un papel más práctico en la ejecución de la estrategia de la empresa. Para los gerentes de proyectos que deseen poner sus habilidades en un mejor uso estratégico dentro de su organización, es esencial comprender la relación entre la gestión de proyectos, programas y portafolios. Hacerlo les permitirá ver cómo los proyectos individuales se relacionan entre sí, pero principalmente con los objetivos estratégicos, lo que ayuda a tomar decisiones más informadas y correctas para que su organización avance. 2. Gestión de proyectos que impulsa la gestión del cambio Cada año, una organización puede pasar por decenas, incluso cientos de cambios organizativos. Estos pueden variar desde pequeños ajustes en los procesos internos hasta revisiones completas de productos, servicios, la cadena de suministro, estrategia o la estructura de una empresa. Si bien esto siempre ha sido cierto, la aparición de la pandemia obligó a muchas organizaciones a adoptar iniciativas de cambio sustanciales en cuestión de días o semanas, y al mismo tiempo completar proyectos previamente existentes. Para hacer frente a estos retos, muchas organizaciones están buscando a sus gerentes de proyectos para impulsar iniciativas de cambio; por ejemplo, la transformación digital. Los gerentes de proyecto están asumiendo la responsabilidad de desarrollar estrategias de gestión del cambio como parte de su plan de proyecto general, incluyendo la documentación de pasos y protocolos que seguirá su equipo. 3. Aparición de enfoques híbridos de gestión de proyectos En un pasado no muy lejano, los gerentes de proyectos, e incluso organizaciones enteras, por lo general perseguían todos los proyectos de acuerdo con una única metodología de administración. Si bien la metodología específica adoptada puede haber variado entre los administradores de proyectos u organizaciones, la dependencia de un marco único era generalmente la norma. Recientemente las organizaciones han comenzado a experimentar con un enfoque híbrido en el que se conjugan diferentes elementos de dos o más metodologías. Ya no se trata solo de la metodología tradicional, ágil, scrum o lean, sino de unir atributos específicos para una mayor flexibilidad y eficiencia en la entrega de resultados exitosos del proyecto. 4. Crecimiento de trabajo a distancia y equipos remotos La gestión de proyectos, como otras industrias, ya no está estrictamente ligada a los confines de una oficina típica. Si bien el trabajo remoto ya estaba en aumento, el inicio de la pandemia obligó a un cambio sin precedentes. Un año después, todo indica que es probable que el crecimiento del trabajo a distancia continúe incluso después de que la crisis de salud mundial disminuya. El trabajo remoto ofrece muchos beneficios, incluida una mayor flexibilidad, que puede ayudar a una organización a atraer y retener a los mejores talentos. Mientras tanto, el software de gestión de proyectos en la nube se vuelve crucial para fuerzas de trabajo híbridas o remotas, ya que les permite estar al tanto de sus tareas y proyectos, colaborar y monitorear el estado de trabajo de manera eficaz. 5. Énfasis en las habilidades blandas e inteligencia emocional Gestionar proyectos va más allá de definir el alcance, fijar plazos o establecer el presupuesto. Los gerentes de proyecto necesitan un cierto nivel de habilidades analíticas y organizativas para ser efectivos en sus funciones. Pero, en el centro de su trabajo, se encuentra la comprensión de las personas y cómo administrarlas de una manera que produzca los mejores resultados. Para tratar con diferentes personalidades y garantizar el éxito del proyecto se requiere la capacidad de conectar y empatizar con los demás, así como una comprensión adecuada de las emociones, lo que la convierte en una habilidad de liderazgo necesaria para los gerentes de proyectos de todo el mundo. 6. Expansión de la Inteligencia Artificial (IA), análisis de datos y automatización Al igual que prácticamente todas las demás industrias, la gestión de proyectos se ve afectada por el aumento del uso de la inteligencia artificial, la facilidad de la recopilación y el análisis de datos, y la automatización de procesos de negocio. El análisis basado en la inteligencia artificial brinda una imagen completa de los resultados de toda la organización y todos los proyectos. Se obtiene visibilidad de nivel granular y se generan informes personalizados para observar los datos de la manera exacta que necesitan los gerentes. Con estas herramientas los líderes de proyectos pueden respaldar y tomar decisiones informadas en tiempo real. Otro impacto consiste en la automatización de muchas tareas que actualmente recaen en los gerentes de proyectos, incluida la asignación de recursos, las actualizaciones de programación y presupuesto, entre otras. Al automatizar las tareas de bajo valor agregado, los gerentes de proyectos pueden enfocar sus esfuerzos y energía en completar las tareas que más benefician a su organización, permitiéndoles aumentar la probabilidad de lograr los objetivos estratégicos de cada proyecto. 7. Herramientas y soluciones avanzadas de gestión de proyectos En la era digital actual, las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en una parte indispensable para la gestión de proyectos. Este tipo de software puede generar muchos cambios positivos en la forma en que las organizaciones gestionan sus proyectos, sin importar cuán complejos sean. A continuación, presentamos algunas formas en las que el software adecuado puede marcar una gran diferencia: Aprovechar los datos históricos y lecciones aprendidas de proyectos pasados para mejorar la planeación de proyectos futuros. Encontrar el recurso o el equipo adecuado tomando en cuenta la disponibilidad de recursos, sus habilidades, disciplina y otros detalles. Realizar un seguimiento de todos los proyectos a través de los páneles personalizables y tomar decisiones informadas sobre la marcha. Ayudar a entregar proyectos dentro del presupuesto asignado, en tiempo y forma, con el control de la ejecución de cada tarea. Mantener a todas las partes interesadas y miembros del equipo informados sobre el estado, el progreso y los cambios del proyecto en tiempo real. Las tendencias de gestión de proyectos descritas anteriormente son solo algunas de las más importantes que las organizaciones notarán en los próximos años. El mundo de la gestión de proyectos cambia y evoluciona constantemente, y las empresas deben ser proactivas y evolucionar al mismo tiempo para garantizar la mejora y el crecimiento continuos. En SYSTEC Consulting somos expertos en la administración de proyectos y procesos, gestión del cambio y riesgos. Si tienes alguna duda o quieres descubrir nuestra oferta de soluciones tecnológicas, visita nuestra página web https://www.systec-consulting.net/ o escríbenos a info@systec-consulting.net.

¿Qué es la gestión de proyectos? La gestión de proyectos es una actividad que sirve para planear, organizar y controlar todas las tareas relacionadas con la ejecución de un proyecto y/o portafolio y poder alcanzar los objetivos definidos. Para toda empresa la gestión de proyectos es relevante porque se establece como una metodología necesaria que incrementa ingresos, reduce sobrecostos, evita saturación de recursos y aumenta la colaboración. Antes de empezar a ejecutar un proyecto, es necesario conocer las bases sobre la gestión y sus pasos, así como los beneficios de utilizar plataformas tecnológicas para facilitar su ejecución. ¿Quién gestiona un proyecto? El Project Manager (PM) es la persona que gestiona un proyecto de principio a fin. Actualmente sus tareas pueden ser tan complejas que solamente con la ayuda de herramientas tecnológicas puede lograr un control a detalle de todas las actividades y sus responsables. Dentro de las principales funciones del PM está el planificar, establecer objetivos, supervisar tareas, implementar soluciones, definir y presentar el proyecto. ¿Qué debe hacer un Project Manager? Para cumplir el objetivo de un proyecto, el Project Manager requiere ejecutar todas las actividades necesarias – inclusive de forma concurrente – administrando todo tipo de tareas desde fechas compromiso, descripciones, responsables de tareas, prioridades, planes y entregables. ¿Para qué es necesaria la gestión de proyectos? La gestión de proyectos se realiza para lograr un objetivo en específico, en el que se utilizan los medios necesarios para concretar un proyecto. Desde el inicio hay un plan que se debe seguir por medio de la implementación de estrategias específicas en las cuales se contemplan elementos como el tiempo, recursos, adaptabilidad entre otros. Dentro de la gestión de proyectos, un elemento importante es la gestión de recursos: el designar a colaboradores para realizar actividades que ayuden a que un proyecto se complete. Este es uno de los grandes factores a considerar ya que las diferentes áreas de trabajo requieren de cuidado y atención constante. Se debe reflexionar acerca de qué tipo de rol es el adecuado para cada perfil, el control de información y la motivación para obtener mejores resultados. ¿Cuáles son las etapas de la gestión de proyectos? Es claro que para poder llevar a cabo una buena gestión de proyectos se necesita planeación y estructura. Los 4 principales pasos son: Inicio: Es necesario definir el alcance del desarrollo del proyecto para poder lograr los objetivos establecidos. Planeación: Organizar desde el inicio los recursos que se requieren para llevar a cabo el proyecto, revisar si el plan es viable y preparar propuestas de cada una de las fases para tener un mayor control. Ejecución: Conseguir que todas las partes cooperen dentro y fuera de la empresa para que los trabajadores, proveedores y clientes se coordinen a través de una comunicación eficiente. Para alcanzar el éxito desde el inicio del proyecto se debe tener un alcance claro, visibilidad constante y detallada. Solo así se lograrán resolver riesgos de manera oportuna y ágil Fin del proyecto: Confirmar la terminación de todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto. Es importante tomar en consideración las lecciones aprendidas para incorporarlas a otros proyectos. ¿Qué plataformas se pueden utilizar para gestionar proyectos? Las herramientas de gestión de proyectos son de gran ayuda para visualizar los planes en alto nivel, conocer qué actividades faltan por ejecutarse, llevar un buen control del avance, manejar costos y recursos. Utilizadas correctamente, solucionan problemas de productividad y agilidad en el desarrollo de un proyecto. La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos no tienen como finalidad ayudar a una industria en específico, por lo que siempre se pueden utilizar para mejorar muchos de los procesos dentro de las empresas o proyectos. Algunas herramientas de gestión de proyectos son: Oracle Primavera: Plataforma líder mundial en gestión de soluciones para proyectos, tanto on-premise como en la nube. Se puede aplicar para cualquier empresa ya que engloba todos los entornos de gestión de proyectos. Smartsheet: Esta herramienta impulsa todos los beneficios que otorga una mayor colaboración y agilidad en el trabajo, ofreciendo una solución potente en la nube para que las empresas logren planear, dar seguimiento a actividades, automatizar tareas y crear informes de trabajo. Powerproject: Es una solución de gestión de proyectos para la construcción. Es fácil de adoptar y sus funciones la convierten en la primera opción de más de 100.000 profesionales de la construcción en todo el mundo. ¿Cuál es la importancia de usar una plataforma de gestión de proyectos? Aunque desde hace años existen diversas herramientas de apoyo, es muy importante seleccionar la plataforma adecuada a nuestras necesidades de gestión de proyectos. Contar con la información en tiempo real sobre el estatus del proyecto o el portafolio, tanto en términos de tiempo, costos y si estamos utilizando adecuadamente nuestros recursos, facilitará la toma de decisiones. La ejecución de un proyecto y el manejo de sus recursos puede resultar una tarea complicada, pero al contar con una herramienta tecnológica se facilita el proceso e incluso se puede consultar información histórica para realizar comparaciones y obtener la información de la manera más rápida. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar plataformas para gestionar proyectos? Si aplicas de forma adecuada tus herramientas para gestionar proyectos, optimizas todos los recursos disponibles para el proyecto como las rutas críticas, la identificación de cuellos de botella, la mitigación de riesgos, la coordinación entre equipos de trabajo, se obtiene comunicación constante, se pueden evaluar KPI´s, se gestionan presupuestos, etc. Es claro que hoy en día las plataformas de gestión de proyectos son importantes para planear, monitorear y controlar proyectos, pero también es necesario que sean ágiles, adaptables y nos permitan coordinar los diferentes elementos del proyecto. Adicionalmente nos ayudarán a mantener una conexión entre el equipo del proyecto y nuestros clientes, y finalmente, lograr la ejecución exitosa del proyecto. Comienza a utilizar estas plataformas. No solo cambiarás la forma de gestionar tus proyectos y obtendrás mejores resultados, sino tu empresa tendrá mayores rendimientos y contarás con clientes satisfechos. Si quieres saber más sobre las herramientas que debes utilizar para gestionar los proyectos de tu empresa, visita nuestro sitio web https://www.systec-consulting.net/ o bien, contáctanos a info@systec-consulting.net para brindarte atención personalizada. #GestióndeProyectos #Ventajas #herramienta #Tecnología #Systec #gestión #Proceso #projectmanager #etapas #plataforma #OraclePrimavera #Smartsheet #Powerproject #beneficios

En el entorno laboral, los conflictos son situaciones a las que estamos expuestos, es prácticamente imposible evitarlos. Lo más recomendable siempre será resolverlos de una manera pacífica y armoniosa, ya que esto no solo contribuye al éxito de los equipos, sino que también evita que se conviertan en problemas de convivencia entre los compañeros de trabajo. Por esta razón, aquí te presentamos 10 consejos o herramientas para resolver tus conflictos en las primeras etapas, con el objetivo de evitar que los conflictos crezcan a un nivel más complejo y retrase tus proyectos o el trabajo diario. 1. Mantén la calma: Los conflictos a menudo crecen cuando perdemos los estribos y nos enojamos con quienes los provocan. Si es necesario, tómate un respiro para comenzar a idear una solución. 2. Escucha activamente: En un conflicto, es común no escuchar, sino que solo se busca tener un argumento para refutar o discutir el punto de vista de la otra persona. Para poder resolver el conflicto necesitas escuchar cómo se siente la otra persona. 3. Acepta el problema: Cuando los conflictos se presentan, no los ignores. Anima a tu equipo a buscar o trabajar en una solución juntos. Y recuerda, el tiempo es clave, no dejes que pase mucho, ya que puede complicar aún más el conflicto y generar más tensión. 4. Establece un acuerdo: En medio del conflicto siempre hay dos lados, cada uno con puntos válidos y argumentos no negociables. Escribir estos argumentos hacen que llegar a un acuerdo sea más sencillo. 5. Evita ataques: Promueve un ambiente respetuoso y libre de interrupciones para una comunicación efectiva, evita los comentarios de desaprobación y no busques culpables. 6. Conviértete en un moderador: A veces, además de un líder, debes asumir varios roles sin tomar partido. Es importante que si un conflicto se presenta seas imparcial para que todo tu equipo se sienta comprendido. 7. Fomenta un buen ambiente laboral: Para que tu equipo se sienta seguro compartiendo sus opiniones, crea un ambiente laboral de confianza. Refuerza el “salario emocional” y fomenta la evaluación constante para promover la libre expresión. 8. Indaga o consulta: A veces, la respuesta al conflicto no estará dentro de tus manos, sino que posiblemente debas consultar a un experto en el tema. Una vez que hayas consultado, evalúa las opciones para que elijas el mejor acuerdo. 9. Crea un plan de riesgos: Antes de comenzar nuevos proyectos, planifica para identificar posibles riesgos y desarrollar un plan de contingencia. Una sesión en equipo para discutir y anticipar riesgos puede ser altamente productiva al prepararse para enfrentarlos. 10. Evalúa las soluciones: Establece un plazo definido para probar las soluciones acordadas. Si no funcionan, reúnete nuevamente para buscar enfoques diferentes. Si funcionan, evalúa cómo mejorarlos o identifica soluciones similares de manera oportuna con tu equipo. Sin duda, estos consejos pueden facilitar el proceso de resolución de problemas, ya sea que apliques todos en un solo momento o seleccionando los más adecuados para los conflictos específicos en tu entorno laboral. ¡Y no lo olvides! Aplicar estas herramientas requiere paciencia, trabajar en tu inteligencia emocional y practicar una escucha activa para abordar los problemas de manera imparcial y efectiva. Sí te interesa aprender más tips sobre la resolución de problemas, gestión de recursos, gestión de procesos, gestión de proyectos, innovación, liderazgo y más. Te invitamos a visitar nuestra página web systec-consulting.net o puedes contactarnos en info@systec-consulting.net. Estaremos encantados de brindarte toda la ayuda que necesites.

La colaboración en el entorno laboral es un elemento clave para garantizar el éxito de todo el equipo de trabajo. Por eso, contar con una plataforma que facilite compartir el trabajo de manera rápida y sencilla resulta imprescindible y necesario. Sin lugar a dudas, Smartsheet es esa plataforma que te llevará al siguiente nivel de colaboración y garantizará la sintonía en tu trabajo. En el entorno laboral, es común tener que utilizar diferentes herramientas para comunicarnos con clientes, proveedores y colaboradores. Ya sea por medio de correos electrónicos u otras plataformas, es fácil que nuestra comunicación se vea obstaculizada o dependa de otros factores. En nuestro artículo de este mes, te presentamos 4 maneras de compartir tus hojas, informes y paneles en Smartsheet, para que puedas elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. 1. Invitar a colaborar en tu hoja/informe/tablero mediante el botón de compartir Compartir documentos en Smartsheet te facilita la inclusión de nuevos colaboradores en tu hoja, informe o tablero. Estas personas tendrán acceso y podrán ver la información, con permisos que pueden variar desde administrador y editor hasta observador. Es importante tener en cuenta que los colaboradores que agregues de esta manera deben tener una cuenta de Smartsheet para acceder y visualizar la información. Esta forma de enviar la información es recomendable cuando el objetivo es que tu equipo de trabajo tenga acceso directo a la información y trabaje en el día a día con ella. 2. Publicar tu hoja En ocasiones, necesitamos que un cliente o un colaborador no tan activo en el equipo pueda acceder a la información de nuestra hoja, pero no necesariamente hacer grandes cambios en ella. La funcionalidad de publicar te permitirá compartir tu hoja en una URL única que se actualiza en tiempo real. Al publicar tu hoja, puedes restringir el acceso y también elegir si deseas que la información sea editable o exclusivamente de consulta. A diferencia de compartir con el botón verde, esta opción permite enviar información de Smartsheet a personas sin una cuenta en la plataforma. 3. Enviar como adjunto en formato PDF o Excel Compartir tu información de esta manera es sencillo, simplemente envía un correo electrónico con un archivo adjunto a cualquier persona. Esto funciona sin importar si están en la hoja o tienen una licencia de Smartsheet; recibirán un documento PDF o Excel según tu elección. Además, puedes programar el envío para que sea automático en un horario específico, como cada lunes por la mañana o mensualmente, ¡tú decides lo que mejor te funcione! Así mismo, también tienes la opción de enviar datos específicos de una fila por correo, lo que te permite compartir información selectiva. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la información compartida de esta manera es estática, lo que significa que cualquier modificación posterior al envío no se verá reflejado en el PDF o Excel enviado. 4. Flujos automatizados Si necesitas automatizar la comunicación de cambios en tus hojas, programar recordatorios de fechas de inicio, gestionar aprobaciones o solicitar actualizaciones específicas, los flujos de trabajo automatizados son tu solución ideal. Estos flujos envían notificaciones a tus clientes y/o colaboradores a través de correo electrónico, permitiéndoles aprobar o rechazar consultas y modificar datos seleccionados directamente en el correo. Para aprender más de los flujos automatizados te recomendamos leer nuestro artículo Desencadena la magia y deja que tu trabajo se haga solo, donde podrás entender con mayor detalle cómo funciona esta gran herramienta de Smartsheet. Ahora que ya conoces las 4 formas de compartir y distribuir tu información de Smartsheet, haz uso de todas las funcionalidades que la plataforma ofrece y elige la que más se ajuste a tus necesidades. Recuerda que al ser una plataforma en la nube siempre podrás acceder a todos los datos y colaborar con tu equipo de trabajo con datos actualizados en tiempo real. En SYSTEC Consulting somos especialistas en aplicaciones tecnológicas para el uso empresarial. Si buscas más información acerca de cómo colaborar con tu equipo, crear flujos automatizados en tus hojas o alguna otra solución, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.

Hoy en día, los desafíos empresariales pueden llegar a complicarse más de lo esperado, lo que requiere el uso de enfoques diversos y especializados para alcanzar soluciones efectivas. La colaboración entre equipos multidisciplinarios se ha convertido en un pilar fundamental para el éxito en entornos empresariales y proyectos de gran tamaño. En este artículo, analizaremos cómo equipos con habilidades y especializaciones diferentes pueden unirse y trabajar de manera conjunta para cumplir con éxito los objetivos establecidos. ¿Qué son los equipos multidisciplinarios? Son grupos de personas que tienen diferentes conjuntos de habilidades, conocimientos y experiencias en diferentes áreas o disciplinas. Estos equipos están compuestos por individuos que provienen de diferentes especialidades o campos de estudio, y se reúnen para trabajar en un proyecto o resolver un problema específico. La idea es combinar diferentes perspectivas y enfoques para abordar los desafíos de manera más completa y creativa. Cada miembro del equipo aporta su experiencia única y su conocimiento, lo que puede conducir a soluciones más efectivas. Ahora bien, ¿qué es lo que necesitas para lograr un enfoque exitoso? Dos cabezas o tal vez más… piensan mejor que una Al trabajar juntos, los equipos pueden abordar problemas desde diferentes ángulos y enriquecer la toma de decisiones con una variedad de puntos de vista. Esto puede ser especialmente útil cuando se enfrentan a desafíos complejos que requieren una comprensión profunda de múltiples áreas de conocimiento. Por ejemplo, un equipo que combina expertos en diseño, programación y marketing puede crear productos que no solo sean funcionales, sino también atractivos y bien comercializados. Estrategias de comunicación efectiva La comunicación es esencial en la colaboración multidisciplinaria. Se deben establecer canales de comunicación claros, fáciles y regulares para garantizar que todos los miembros estén al tanto de los avances, desafíos y objetivos. La capacidad para compartir actualizaciones, discutir ideas y tomar decisiones informadas se convierte en una base importante para lograr una comunicación efectiva. Además, la transparencia y el respeto a las ideas de todos los miembros del equipo son fundamentales para fomentar un ambiente de confianza. Recuerda que el uso de herramientas de colaboración en línea y reuniones regulares puede ayudarte a mejorar la comunicación, incluso en equipos distribuidos geográficamente. Por ejemplo, la plataforma Smartsheet proporciona la infraestructura necesaria para establecer canales fluidos y constantes. Los miembros del equipo pueden mantenerse al tanto de toda la información en tiempo real. Este acceso rápido a la información garantiza que cada persona esté enterada sobre el panorama general y pueda contribuir de manera significativa.Y lo mejor es que con la plataforma, las reuniones regulares pueden organizarse sin problemas. Los detalles de la agenda, las actualizaciones clave y los documentos relevantes pueden estar fácilmente accesibles para todos. ¡No te rindas!, aún cuando las cosas se pongan difíciles A pesar de los beneficios, la colaboración entre equipos multidisciplinarios puede enfrentar desafíos. Las barreras lingüísticas, culturales y de enfoque son algunos de los más comunes. Para superar estos obstáculos, se deben establecer reglas claras, valores y objetivos compartidos y un liderazgo sólido. A su vez, se deben abordar las diferencias de opinión de manera constructiva y buscar soluciones que combinen las mejores ideas de todos. Pero, tranquilo, no todo se trata de evitar obstáculos, ya que incluso los desacuerdos y debates pueden enriquecer el proceso creativo. Sin duda, la colaboración entre equipos multidisciplinarios es un motor poderoso para la innovación y el éxito para todo tipo de proyectos. ¡No tengas miedo de intentar este enfoque en tus proyectos! A través de una comunicación abierta, estrategias de colaboración sólidas y herramientas en línea, tus equipos pueden lograr objetivos comunes que podrían ser inalcanzables de manera individual. Más que una simple tendencia, la colaboración multidisciplinaria seguirá siendo un factor clave para impulsar el progreso en diversos campos. En SYSTEC Consulting tenemos la herramienta que necesitas para facilitar la colaboración en tus equipos multidisciplinarios, por eso te invitamos a visitar nuestro sitio web www.systec-consulting.net para que conozcas más, o si deseas una demostración personalizada, contáctanos a info@systec-consulting.net.