En Smartsheet, la gestión de recursos es una herramienta que ha estado presente desde el inicio. Esta permite asignar recursos a los proyectos de manera eficiente, lo que aumenta la productividad y facilita el trabajo en equipo.
Por ello, la vista de recursos es fundamental para evitar la sobreasignación y facilitar la programación clara y sencilla de actividades. Esto permite seguir el progreso y alcanzar los objetivos de manera efectiva.
Todas estas características solían estar disponibles en la configuración del proyecto en las hojas de Smartsheet, específicamente en el apartado de administración de recursos en el Legacy Resource Management… hasta ahora.
Recientemente, esta funcionalidad ha sido actualizada, llevando todas estas características a un nuevo nivel, No solo ha cambiado la forma en que accedemos a ellas, sino que también hay muchas más mejoras. En este artículo, conoce de primera mano estos emocionantes cambios para que no te pierdas nada.
Diseño más atractivo y accesible
La visualización de la gestión de recursos es esencial para la herramienta, ya que debe ser fácilmente interpretable por cualquier usuario, sin importar su nivel de experiencia. Por eso, se han realizado algunos cambios en la interfaz para mejorar esta comprensión.
Empezando por cómo acceder a ella, antes, la vista de recursos se accedía desde la vista de Gantt, activando previamente el Legacy Resource Management en la Configuración del proyecto. Ahora, se ha simplificado el proceso de acceso: la vista de recursos está disponible en el panel derecho de la pantalla con solo hacer clic en el siguiente ícono.
Además, se ha implementado un código de color intuitivo en las barras de asignaciones y en los indicadores de disponibilidad y carga de trabajo, con el objetivo de mejorar la conexión con el usuario.
Mapa de calor de carga de trabajo
El mapa de calor de carga de trabajo ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo de la duración del proyecto, ayudando en la toma de decisiones sobre asignaciones y personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente. El codigo de color es el siguiente:
Este mapa ofrece una visión general del tiempo disponible y la ocupación de los recursos a lo largo del proyecto, lo que ayuda en la toma de decisiones sobre las asignaciones y el personal. Las barras de colores debajo de cada nombre representan esta información visualmente, utilizando el siguiente código de color:
Cronograma de carga de trabajo
Se trata de una perspectiva simple pero efectiva, los nombres de los recursos están en el lado izquierdo, la escala de tiempo en la parte superior, y en el centro, las barras de colores muestran las duraciones de las actividades y el porcentaje de asignación.
Desde esta vista, puedes identificar qué otros proyectos están contribuyendo a la sobrecarga de trabajo (representados en un tono gris medio) y ajustar la asignación de los proyectos para solucionar este problema.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que solo se pueden modificar las asignaciones en el cronograma de carga de trabajo correspondiente a la hoja actualmente abierta. Además, no podrás monitorear la carga de trabajo de colaboradores externos que no tienen licencia si no están dados de alta en el Centro de administración.
Además, es una vista totalmente interactiva, que permite no solo ajustar el porcentaje de asignación, si no también modificar la duración y las fechas de actividades, reasignar a otros miembros del equipo e incluso agregar tareas nuevas, que se colocarán en la parte inferior de la cuadrícula del plan de trabajo.
La gestión de recursos en Smartsheet ofrece una solución completa para optimizar la carga de trabajo en proyectos. Con una interfaz simplificada, visualización intuitiva de datos y herramientas de análisis poderosas, los usuarios pueden tomar decisiones informadas que impulsen el éxito de sus proyectos. Esta nueva función mejora la eficiencia operativa y fomenta una mayor colaboración y alineación dentro de los equipos.
¡No te pierdas la oportunidad de probar esta herramienta en tus procesos y proyectos para aumentar tu productividad!
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Recuerda que también existe una plataforma adicional de Resource Management by Smartsheet por si necesitas administrar los recursos, tus hojas de tiempo, tarifas laborales y ocupación en diferentes proyectos de una manera aún más detallada.