En el mundo corporativo, estamos acostumbrados a que el seguimiento de los papeles y documentos legales sea una tarea manual, tediosa y que consume mucho tiempo. A través de Smartsheet podrás tomar el liderazgo del departamento siendo eficiente y automatizando los procesos para que, de esta manera, la documentación siempre esté lista para su entrega y firma.
Con la ayuda de Smartsheet no solo podremos automatizar la creación de documentos, sino que, se podrá recopilar la información de manera sencilla, almacenar la documentación en un repositorio en la nube y, por último, darle seguimiento a cada paso de la ejecución de los documentos.
Uno de los ejemplos más usados, que vamos a revisar a detalle en este artículo, corresponde al seguimiento de contratación: una vez que el candidato pase a ser empleado, tendremos que llevar un arduo seguimiento en cuanto a la recepción de sus documentos oficiales, tales como su cédula profesional, acta de nacimiento y la carta de situación fiscal del empleado. Además de toda la entrega de documentos, el área legal tendrá que preparar el contrato requerido de manera personalizada, esto generalmente se realiza de manera manual.
Este proceso en Smartsheet sería sencillo y automatizado, agilizando todos los pasos de contratación y logrando mayor eficiencia sin tanto esfuerzo manual. Aquí explicaremos cómo se llevaría a cabo este seguimiento mediante la herramienta de Smartsheet.
1. Recopilación de información
El primer paso será la recopilación de la información necesaria. Cabe destacar que este proceso funciona de la misma manera tanto para contratos y documentación legal, como para facturas y notas de débito.
Debes tener preparado un formulario para cada uno de los documentos que quieres generar o bien, utilizar un formulario con reglas lógicas. Dentro de ellos tendrás que tener como campos la información más detallada que necesitas para la generación del documento. Por ejemplo, pedir RFC y Razón Social para una factura; el número de cédula, nombre de beneficiarios y número de seguridad social para una contratación, etc.
Este formulario, al llenarse, generará una nueva entrada en nuestra hoja de trabajo, en la cual encontraremos todos los datos que se solicitaron mediante el formulario. Ahora, con ayuda de los flujos de automatización, podremos alertar a los colaboradores correspondientes y revisar así la información que se recibió.
2. Flujos de automatización
Los flujos nos ayudarán a tener un mejor control y mantener a todas las áreas, departamentos internos y personas clave al tanto de los cambios y avances en el proceso. Una vez que los documentos y la información esté completa, se avisará al área legal que todos los datos se encuentran revisados y así puedan generar la documentación pertinente.
Regresando al ejemplo de incorporación de un nuevo empleado, adicionalmente avisaremos a todas las áreas sobre el nuevo ingreso, entre ellas TI, para informar que se debe preparar el equipo y los accesos que usará el individuo. También puede ser necesario enviar un recordatorio a las personas responsables de recursos humanos, contabilidad y administración.
Mientras el proceso avanza con los flujos, también se contará con fórmulas, las cuales serán de utilidad para dar seguimiento a las fechas, avanzar los procesos y así tener claro en qué etapa se encuentra esta contratación.
3. Generador de documentos y Docusign
Una vez completados los flujos de automatización y que todas las áreas involucradas estén notificadas de la nueva incorporación, será pertinente tener la documentación lista para su firma y entrega a RH.
Lo primero que tenemos que hacer será preparar un documento en el formato de PDF rellenable, este será nuestra hoja maestra, y con los datos que recabamos en los procesos anteriores, podremos llenar de manera automática el contrato a través del generador de documentos.
Una vez preparada la plantilla del documento, procedemos a configurar los campos rellenables para que coincidan con las columnas de Smartsheet. Esto es completamente configurable desde el gestor de documentos.
Durante la configuración del documento, arrastraremos las columnas a nuestro PDF para cubrir los campos rellenables y así dejar todo listo para su generación automática. De esta manera, podrás generar documentos completamente personalizados a solo un clic de distancia. Además, puedes aprovechar el nuevo flujo de automatización de Smartsheet para crear el documento requerido al instante cada que se apruebe la contratación o que se agregue una nueva fila a tu hoja.
Es importante mencionar que estos documentos se adjuntarán a nuestra hoja de Smartsheet, la cual fungirá como repositorio de documentos para que no se pierda ni traspapele la información importante para nuestra organización.
Otra gran ventaja que tiene Smartsheet es la integración con Docusign, la cual nos permitirá compartir estos documentos por correo electrónico con el colaborador y pedir su firma electrónica de manera digitalizada. Cabe destacar que para utilizar esta integración será indispensable contar con el plan Enterprise de Smartsheet y tener una cuenta de Docusign, la cuál es ajena a la licencia de Smartsheet.
Como pueden observar, con Smartsheet podemos aventajar y optimizar los procesos que contienen la gestión de documentos para realizar de manera sencilla un seguimiento adecuado de la documentación.
Si quieres saber más sobre cómo puedes mejorar tus procesos administrativos, visita nuestro sitio web www.orkesta.net/smartsheet o bien, escríbenos a info@orkesta.net para brindarte atención personalizada.