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Mantén el control sobre los tiempos de tu proyecto con las líneas base de Smartsheet


Aprovecha al máximo tus cronogramas y planes de proyectos al programar las líneas base en Smartsheet.
Mantén el control sobre los tiempos de tu proyecto con las líneas base de Smartsheet

Establecer una meta con objetivos bien definidos es parte fundamental de cualquier planteamiento de proyecto, ya sea en relación con entregables, fechas, costos, participación de partes involucradas, entre otros. Pero, ¿qué sucede cuando no tenemos un punto de referencia?


Los puntos de referencia te mantienen consciente de los objetivos alcanzados en el proceso de elaboración de proyectos. Cuando quedan establecidos, funcionan como evidencia de las metas planificadas y reflejan la realidad del progreso de los proyectos. Las líneas base del proyecto son uno de los recursos más útiles para establecer un sólido punto de referencia.


Entonces, ¿qué son las líneas base? 


Una línea base de proyecto se utiliza para comparar el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo. Los responsables del proyecto utilizan estas líneas para evaluar el progreso del alcance, la planificación y los costos a medida que se completan distintas fases del proyecto.


Guardarlas te ayuda a ver cómo el estado del proyecto ha influido en el logro de objetivos con el tiempo. No siempre alcanzar la meta es lo más crucial, a veces lo importante es seguir la planificación, respetar los costos establecidos y considerar el alcance del proyecto para tu equipo.


Al plantear las líneas base en los proyectos, es importante abordar tres puntos fundamentales:


  • Alcance: Representa un resumen detallado de las actividades, recursos y entregas asociadas al proyecto, estableciendo límites claros con instrucciones precisas de lo que incluye y lo que no.

  • Planificación: No importa la metodología que estés usando, si la duración es en días u horas, dividido en fases o sprints, la línea base requiere una planificación completa. Esta planificación abarca una fecha de inicio, una fecha de finalización y la duración entre ellas. Fijar la línea desde el primer día es un requisito para utilizarla de forma eficaz y eliminar la incertidumbre

  • Costos: El costo del proyecto representa la cantidad monetaria o de tiempo acordado por los equipos para asignar al proyecto. Incluye un presupuesto que abarca todos los gastos en los que el equipo pueda incurrir durante la ejecución del alcance del proyecto.


Ahora que ya sabes para qué sirven las líneas base y cómo pueden ayudarte en tus proyectos, descubre cómo puedes activar las líneas base de tiempo en Smartsheet. 


Aquí tienes los pasos a seguir para activarlas:


1. Para activar las líneas base en Smartsheet, es necesario que en tu hoja puedas habilitar la vista de Gantt. Esto se logra al tener al menos dos columnas de fecha y otra columna para dar seguimiento al % de completado del proyecto. Estas son las columnas necesarias para transformar una cuadrícula en una hoja de plan de proyecto.


2. Una vez que esta vista esté habilitada, accede a la configuración del proyecto mediante el botón de engranaje que se observa en la siguiente pantalla:


3. En este espacio, podrás configurar o verificar las columnas de Inicio, Fin y la columna que te ayudará con el % de completado. Asimismo, dentro de esta misma pantalla, debes asegurarte de que las dependencias estén habilitadas, ya que de esta manera Smartsheet añadirá automáticamente las columnas de Predecesoras y Duración.

4. Una vez terminada la configuración del proyecto, regresa tu hoja a la vista de cuadrícula y añade todas las etapas y actividades del proyecto, junto con las dependencias de tus tareas, en la columna de Predecesoras.


5. Después, es necesario introducir la duración de cada tarea en la columna de Duración, ingresándola como un número, Smartsheet la interpretará automáticamente como días y añadirá una "d" al lado. Debes saber que también puedes manejarla en horas o semanas. 


Es importante destacar que asignar correctamente las predecesoras es clave para calcular de manera precisa las fechas de inicio y fin de cada tarea.


6. Agrega la primera fecha de las tareas y, si todas las predecesoras están correctamente establecidas, Smartsheet calculará automáticamente todas las fechas planeadas de las tareas y fases del proyecto.


7. Luego de llevar a cabo la planeación del proyecto y la programación de fechas estimadas, se debe guardar de estas como Líneas de base del proyecto. Para ello, abre la vista de Gantt y haz clic en el botón "Líneas de base" ubicado en la parte superior derecha.


De esta manera, podrás realizar un seguimiento preciso de tus planificaciones y visualizar estas líneas base en tu gráfico de Gantt, tal como se muestra en la siguiente imagen:


*IMPORTANTE: Recuerda, las fechas que podrás actualizar durante la ejecución del proyecto serán aquellas que configuraste como las de Inicio y Fin. No podrás editar las líneas base, ya que estas permanecerán estáticas a menos que decidas establecerlas nuevamente.


En SYSTEC Consulting, somos expertos en brindar soluciones tecnológicas que permitan eficientar y automatizar tus procesos. Si deseas obtener más información acerca de cómo crear tus soluciones en Smartsheet, o quieres llevar tu trabajo actual al siguiente nivel, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net, o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.


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