Innovación en la gestión de activos de TI con Smartsheet

La gestión eficiente de los activos de TI es valioso para las empresas modernas. Desde computadoras portátiles hasta servidores y licencias de software, mantener un control adecuado de estos recursos es esencial para evitar pérdidas, interrupciones y sobrecostos. Smartsheet ofrece una solución integral para centralizar, automatizar y visualizar la información de tus activos de TI en tiempo real.

Las empresas enfrentan varios retos al gestionar sus activos de TI:

• Falta de visibilidad en tiempo real: No siempre se sabe qué equipo está disponible, en uso o necesita mantenimiento.

• Errores humanos en registros: La actualización manual de inventario puede provocar inconsistencias.

• Mantenimiento reactivo: Se repara el equipo solo cuando falla, generando interrupciones inesperadas.

• Procesos de seguimiento ineficientes: La información fragmentada entre departamentos provoca retrasos y errores.

Smartsheet ofrece diversas funcionalidades que permiten una gestión eficiente de los activos de TI:

• Plantillas personalizables: Smartsheet proporciona plantillas específicas para la gestión de activos de TI, facilitando su implementación y adaptación a las necesidades de cada empresa.

• Escaneo de códigos de barras: La función de escaneo de códigos de barras integrada en la app de smartsheet permite registrar y actualizar el estado de los activos de manera rápida y precisa.

• Automatización de flujos de trabajo: Smartsheet permite automatizar procesos como la asignación de activos, notificaciones de mantenimiento y actualizaciones de estado, reduciendo la carga administrativa y los errores humanos.

• Informes y paneles en tiempo real: Los usuarios pueden crear informes y paneles personalizados que proporcionan una visión clara del estado de los activos, facilitando la toma de decisiones informadas. 

  
  

Estas funcionalidades no solo simplifican la gestión diaria, sino que también proporcionan una visión integral del estado de los activos. Al centralizar la información y automatizar procesos, los equipos de TI pueden anticipar problemas, priorizar tareas críticas y tomar decisiones basadas en datos confiables, lo que se traduce en una operación más ágil y eficiente.

Implementar Smartsheet en la gestión de activos de TI ofrece múltiples ventajas:

• Reducción de pérdidas: Al tener un control preciso sobre la ubicación y el estado de los activos, se minimizan las pérdidas y el uso indebido.

• Mejora en la planificación de mantenimientos: Las alertas automáticas y los registros históricos permiten programar mantenimientos preventivos, evitando fallas inesperadas.

• Optimización de recursos: Al conocer el estado y la disponibilidad de los activos, se pueden asignar y utilizar de manera más eficiente.

• Cumplimiento normativo: Smartsheet facilita el seguimiento de las normativas y estándares relacionados con la gestión de activos de TI, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y externas.

Como resultado, la empresa experimentó una reducción relevante en las pérdidas de activos y una mejora en la eficiencia operativa.

Smartsheet se consolida como una solución integral para la gestión de activos de TI, permitiendo a las empresas centralizar toda la información en un único lugar y automatizar procesos que antes eran manuales y propensos a errores. Esta centralización ofrece claridad, reduce duplicidad de datos y facilita la planificación estratégica de los recursos tecnológicos.

La posibilidad de crear paneles e informes personalizados permite a los equipos de TI y a la gerencia supervisar el estado de los activos de manera sencilla y en tiempo real. Esto no solo reduce pérdidas y errores, sino que también ayuda a identificar oportunidades de optimización y mantenimiento preventivo, evitando interrupciones inesperadas en la operación.

Además, Smartsheet facilita el cumplimiento normativo, asegurando que los activos y las licencias de software se gestionen conforme a los estándares y políticas internas de la organización. La automatización de alertas y flujos de trabajo garantiza que los procesos críticos se ejecuten de manera consistente, liberando tiempo para tareas estratégicas.

Al implementar Smartsheet, las empresas logran un control más eficiente de sus activos de TI, optimizan la asignación de recursos y fortalecen la colaboración entre equipos. Para descubrir cómo Smartsheet puede transformar la gestión de tus activos de TI y mejorar la eficiencia operativa de tu empresa, visita nuestro sitio web de SYSTEC Consulting o agenda una llamada con nuestros especialistas.