Errores comunes en hojas de Smartsheet y cómo evitarlos desde el inicio
- SYSTEC
- hace 13 minutos
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Es normal cometer errores al comenzar a trabajar con una nueva plataforma y Smartsheet no es la excepción. El objetivo de nuestro artículo es prevenir que caigamos en los errores más comunes y así empezar con el pie derecho desde la configuración inicial hasta la implementación y el uso diario de tu solución. Gracias a que Smartsheet es una plataforma tan flexible y poderosa, contamos con una gran variedad de funciones que, si no se entienden y aplican correctamente desde el principio, pueden jugar en contra de la eficiencia y claridad que buscamos.
Muchos usuarios caen en errores comunes al empezar a construir soluciones en Smartsheet. A veces por desconocimiento de las buenas prácticas, otras por prisa al implementar, o simplemente por no anticipar cómo escalan sus procesos.
El resultado de esto terminan siendo, hojas difíciles de mantener, automatizaciones rotas, datos desorganizados, pérdida de control sobre permisos y obviamente dashboards que no reflejan verdaderos datos.
En este artículo te compartimos una revisión de estos errores comunes en nuestras hojas, por qué ocurren y cómo evitarlos desde el inicio. Ayudándote no solo a resolver problemas, sino también a construir soluciones sólidas, escalables y realmente funcionales desde el inicio.
No definir la estructura de tu hoja de antemano
El primer error a la hora de empezar a plantear nuestra solución, es diseñar nuestra hoja sin definir columnas claves, tales como: Identificador único, Estado, Fecha de última actualización, Responsable, etc. Esto nos va a dificultar los reportes, automatizaciones y visibilidad en dashboards. La solución que proponemos a este error, es que desde un principio definamos la estructura mínima estándar antes de empezar a cargar datos, imaginemos más allá de lo inmediato, y pensemos si necesitaremos columnas de verificación, algunas columnas de símbolos para visualizar semáforos de salud del proyecto o tal vez algunas columnas con listas desplegables donde podamos seleccionar una o más opciones, ya sea de áreas, proyectos, etc.
Activar flujos de automatización sin pruebas previas
Otro de los errores más comunes es el de sobre automatizar sin pruebas previas. Crear muchas automatizaciones al mismo tiempo sin hacer pruebas individuales nos puede crear un problema de notificaciones excesivas, avisos fuera de tiempo, correos a personas que no son los destinatarios correctos, etc. Lo mejor es generar las automatizaciones una por una, tomando como principal guía la cronología en la que quieres que se realice cada una de ellas, activarlas en modo de prueba y enviarte a ti mismo la notificación para poder corroborar que cada flujo se esté ejecutando en el momento oportuno, y el mensaje y la información se muestran correctamente.
Otorgar permisos mal configurados (o demasiado abiertos)
El siguiente error común que vamos a mencionar es configurar mal los permisos de nuestra hoja, por ejemplo el dar acceso de editor o administrador a demasiadas personas. No restringir el acceso a hojas más confidenciales puede derivar en pérdida de datos, alteraciones en fórmulas o hasta cambios en notificaciones claves. Para que este no sea un problema recurrente es necesario desde un principio dar el mínimo acceso requerido y únicamente a personas que estén involucradas a un nivel muy significativo del proceso. Recuerda que es mejor hacer uso de reportes y dashboards para mostrar información clave del proceso o proyecto.
También puedes programar las solicitudes de actualización para que las personas puedan editar de manera organizada y periódica ciertos datos de tu hoja sin tener el acceso completo a ella. Por último, si no puedes evitar compartir la hoja con múltiples usuarios debido a la naturaleza del proceso, una solución de Smartsheet que te puede ayudar a asegurar que las personas solo vean y editen la información relevante es una aplicación premium de Smartsheet llamada Dynamic View. Conoce más acerca de esta herramienta en el siguiente artículo.
No hacer uso de los formularios como método principal de recolección de datos
El ignorar el uso de formularios es otro de los errores más comunes que encontramos. Recordemos que Smartsheet cuenta con esta poderosa herramienta para capturar datos y así evitar el compartir la hoja directamente o permitir la manipulación manual dentro de ella, ya que con eso solo vamos a lograr que se pierda el control sobre el formato, sobre la información, sobre el orden de la hoja, etc. Lo mejor en este caso es usar los formularios para capturar la información de manera organizada y selectiva tanto de usuarios internos como externos (recuerda que cualquier persona puede acceder al formulario incluso si no tiene una licencia de Smartsheet!) y así asegurar la estructura intacta y la consistencia de la hoja.
5. Ignorar la escalabilidad y sostenibilidad de la hoja a largo plazo
El último error del que vamos a hablar en este artículo es el de no planear la escalabilidad de nuestra hoja desde el inicio. Es común pensar o imaginar la solución a una escala pequeña o a corto plazo, pero esa no es la mejor práctica, dado que pensar en solo lo que necesitamos hoy, nos limita un poco el crecimiento de la hoja conforme pasa el tiempo, ya que el volumen de datos va a ir aumentando.
La recomendación es pensar modularmente, dividir procesos en múltiples hojas si es necesario, usar enlaces cruzados y definir procesos claros para el mantenimiento y expansión del sistema.
Recuerda que es normal tener estos “errores” al inicio, toma como ayuda esta pequeña guía que hemos creado en este artículo para evitarlos desde el principio y así construir soluciones más limpias, estables y sostenibles a largo plazo.
Si quieres obtener más información sobre actualizaciones, implementaciones o trucos de Smartsheet, visita nuestro sitio web www.systec-consulting.net o escríbenos a info@systec-consulting.net para recibir atención personalizada.
