Hay muchas variables que pueden afectar el rendimiento de una hoja de Smartsheet y la cantidad de datos que se pueden almacenar en ella. Si tienes problemas con una hoja específica que no se carga o guarda como esperabas, es posible que Smartsheet esté agotando el tiempo de espera porque está procesando cantidades significativas de datos.
Este comportamiento ocurre más comúnmente en las siguientes situaciones:
La hoja se acerca a los límites de tamaño de Smartsheet.
La hoja aprovecha una cantidad significativa de capacidades avanzadas, como formato condicional, fórmulas complejas de referencias cruzadas o múltiples enlaces de celdas entrantes.
Ya que es importante saber de qué manera podemos crear soluciones en torno a ello, en este artículo revisamos los valores máximos establecidos por Smartsheet que hay que tomar en cuenta. Adicionalmente describimos consejos para optimizar tus hojas en Smartsheet para que tengan un tiempo de carga más rápido y mejorar el rendimiento.
Cantidad de columnas, filas y celdas
Smartsheet cuenta con la capacidad de tener máximo 400 columnas y un máximo de 20,000 filas dentro de una hoja de cuadrícula. Sin embargo, una hoja puede llegar a tener un total de 500,000 celdas, es decir que, cuando se multiplica la cantidad de filas y columnas de la hoja, no pueden superar este número. También se tiene la capacidad de tener hasta 4,000 caracteres dentro de una celda.
Referencias cruzadas
Las fórmulas con referencias cruzadas entre hojas cambian fundamentalmente la forma en que puedes manipular los datos en Smartsheet, ofreciéndote más flexibilidad y capacidad para crear conexiones en todo el trabajo y la información de tu equipo. Esto es independientemente de la hoja en que se encuentren esos datos, por ejemplo, fórmulas como INDEX(MATCH), VLOOKUP o INDEX(COLLECT). Dentro de una hoja se puede tener hasta 100 referencias cruzadas de distintos rangos.
Enlaces de celda
En lugar de ingresar repetidamente los mismos datos en varias hojas, o buscar manualmente en hojas grandes para copiar y pegar, puedes crear enlaces de celdas. Smartsheet permite tener 20,000 enlaces entrantes en total en una hoja de destino y crear enlaces hasta de 500 celdas desde la misma hoja de origen a la vez.
Cabe destacar que en el Administrador de referencias puedes ver y modificar todas las referencias cruzadas entre hojas y las referencias de enlace de celda en tu hoja. Para abrirlo, haz clic con el botón derecho en cualquier celda de tu hoja y selecciona Administrar referencias.
¿Cómo puedes optimizar la carga de información y el rendimiento de la hoja?
1. Reducir el tamaño de la hoja
Cuanto más grande es una hoja, más potencia de procesamiento necesita tu navegador para cargar y guardar los cambios. Aquí hay algunas formas de reducir el tamaño de la hoja:
Eliminar o mover filas a otra hoja con ayuda del flujo de automatización,
Dividir la hoja en varias hojas del mismo proceso divididas por periodos de tiempo (hojas trimestrales o mensuales), departamento o algún otro criterio. Luego usar un informe para consolidar la información de las diferentes hojas según sea necesario.
2. Dividir un proyecto grande en otros más pequeños
En una hoja de proyecto con una gran cantidad de predecesores y dependencias, cualquier cambio hará que se ajusten todas las tareas de la hoja, lo que puede disminuir el rendimiento de la hoja. Para remediar esto, considera dividir el proyecto en subproyectos, cada uno en su propia hoja. Una vez que hayas dividido el proyecto en subproyectos, puedes usar un informe de filas para consolidar la información.
3. Reducir la complejidad de la hoja.
Reducir la complejidad no significa que una hoja sea menos útil o poderosa. Por ejemplo, en las fórmulas puedes utilizar el argumento @row o @cell para mejorar el rendimiento de cálculo.
Toma en cuenta estos consejos y mejores prácticas ya que son de importancia y utilidad para que puedas mantener la funcionalidad, mejorar la eficiencia de tus hojas, conectar datos en varias hojas y organizar la información de forma más eficiente. Además, recuerda que si estás trabajando mucho con vínculos de datos, la aplicación premium de Smartsheet llamada DataMesh, te puede ayudar a evitar sobrepasar la limitante del número de las referencias cruzadas y enlaces en las hojas de Smartsheet, trayendo la información requerida de la hoja de origen copiando los textos, en vez de generar el enlace entre celda.
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